Velkommen Akademiet for talentfulde unge v. Michael Bager
Dagens program 16.00 Velkommen Divergent og konvergent fase participatoriske processer Fra agil til vandfald 16.30 Projektbeskrivelse formål, leverance og succeskriterier 17.00 Projektplan work breakdown structure 18.30 Projektanalyser: interessentanalyse + kommunikation 19.30 Opsamling og klargøring 2
Definition af projekt
Definition på et projekt Et projekt er løsningen af en opgave inden for en given tidsramme ved hjælp af tildelte ressourcer og ved brugen af rette værktøjer. Samtidig udtrykker et projekt ønsket om forandring og inddragelse af mennesker 4
Kendetegn ved projekter Klassisk forståelse af projekter: opgaven har en vis størrelse opgaven er afgrænset (typisk engangs-opgave) opgaven er tidsbegrænset der kræves en tværfaglig indsats når opgaven er afsluttet, opløses projektet 5
Introduktion Dilemma / Usikkerhed og viden Stor Usikkerhed Viden Usikkerhed Projektinitiering 6
Opstart af projekt At danne et overblik
Strategisk analyse Inden projektstart er der behov for at analysere de forhold, som er bestemmende for projektets realisering og om det understøtter strategien: kan det betragtes som et projekt og kan det bearbejdes i projektform? er projektet væsentligt ift. strategien eller skal vi noget helt andet? hvordan kan projektet afgrænses, så det bliver håndterbart? hvor ressourcekrævende er projektet? 8
Jo klarere målsætning jo tydeligere uenighed Udfordringen kan være at definere en klar målsætning blandt uenige interessenter, der er aktuel i en omskiftelig verden 9
Målsætning For at sikre, at målsætningen kan anvendes som projektstyringsværktøj opdeles den i tre typer mål Formål Hvorfor dette projekt? Leverancer Hvordan skal vi levere? Succeskriterier Den ønskede effekt Det vil sige: et formål der indeholder visionen og det ønskede udbytte leverance der indeholder hvilket produkt vi skal komme med succeskriterier der kan sig noget om ønskede effekt 10
Formål - hvorfor Eksempelvis Flere medlemmer af festudvalget Bedre kvalitet Sjovere frivilligt arbejde på Roskildefestivallen (LEAN osv.) Understøtte vores event strategi Osv. 11
Leverancer - hvordan Leverancen skal være så konkret som muligt Hvad man skal stå med i hånden, når projektet er færdigt. Output/leverancer fra projektet Billedet af det ønskede resultat Flere deltagere -> 5% Bedre kvalitet -> måling Sjovere camps -> væk med tvang Understøtte vores event strategi -> x projekter 12
Succeskriterier - effekten Her forholder du dig til, hvad der skal til for at projektet får succes her skal du forholde dig til: Hvilke projektmål skal være opfyldt for at projektet er en succes = du laver projektmål om til succeskriterier Hvilke interessenters succeskriterier skal indfries for at du vil betegne projektet som en succes Er der hensigtsmæssigt at have succeskriterier på kort og lang sigt? 13
Succeskriterier Succeskriterierne skal være SMART (SMARTER) Specifikt Målbart Accepteret af væsentlige interessenter Realistisk men ambitiøst og udfordrende Tidsfastsat Evaluer Re think 14
Målformulering kvalitative mål hjælper dig ikke meget til at få klare mål bedre omsætning gladere kunder større arbejdsglæde Især udviklingsprojekter kan være vanskelige at opstille klare, entydige og målbare mål for hvorfor? 15
Målformulerings niveauer Formål: Større indtjening i DSB-kiosker Give kunderne en bedre betjening og service Leverancer: Dec. Kundeanalyse gennemført Feb: Ledere trænet i nyt koncept Marts: Afholdt medarbejderseminar Succeskriterier: Indtjening steget med 10 % 31.12.2016 Kundetilfredshed opnår score på 4,2 maj 16
Projektplanen MÅLHIERARKI EN DEL AF MÅLSÆTNINGEN
Projektbeskrivelse Målhierarkiet Målhierarkiet udarbejdes i foreløbig form inden selve analysefasen (interessentanalyse osv.) Målene justeres og tydeliggøres under analysefasen Trin 1 Tag udgangspunkt i formålet Når et mål eller formål er placeret på kan man bevæge sig op eller ned i målhierarkiet ved at spørge Hvordan og Hvorfor. 18
Formål Hvordan Projektmål Hvorfor Delmål Indsatsområder/aktiviteter Skal kunne måles om de er opfyldt eller ej
Projektbeskrivelse Eksempel vedr. forplejning ved camps Hvordan Bedre forplejning ved camps Flere menuer at vælge Bedre kvalitet af maden Hvorfor 20
Mål hierarkiet et eks. mere Formål: Mere velvære under camps Leverancer: Spise sundt» 6 stk. grønt pr. dag» Max xx antal KJ» Drikke 3 liter væske» Drikke et stort glas vand før hvert måltid Dyrke motion» Løbe 3 x ugentligt 5 km.» Cykle til arbejde Succeskriterier:» At have tabt 1 kg. efter campen» At deltagerne har tabt sig yderligere 3 kg. ½ år efter 24
Hvordan Hvordan Et lykkeligt liv Velvære Tabe sig Hvorfor? Hvorfor? Hvordan Løbe Hvordan Motion Cykle til arbejde Spise sundt Spise grønt Drikke vand Hvorfor? 25
Øvelse Tid: I skal nu arbejde med målhierarkiet i Jeres projekt Prøv at følge beskrivelsen trin for trin nøje og brug tid på at gå op og ned i målhierarkiet 26
Kapitel 4: Interessenter Projektanalyser INTERESSENTERNE
Definition på en interessent En definition på en interessent er: Projektinteressenter er enkeltpersoner og organisationer, der er aktivt involveret I projektet, eller hvis interesser kan blive positivt eller negativt påvirket som et resultat af projektets gennemførelse. Kilde - Projektledelsens Grundbegreber, side 31 28
Definition på en interessent En definition på en interessent er: Projektets interessenter er de personer eller grupper, der påvirker eller påvirkes direkte eller indirekte af projektets gennemførelse eller projektets resultater. Egen tilpasning efter: Power i projekter, side 116 29
Interessentanalyse Kan udgøres/inspireres af flere ting: Interessentanalyse Kundeanalyse Kundetilfredshedsanalyse Fokusgruppeinterview Segmentering Interessenter er de personer eller grupper, der påvirker og påvirkes af projektets gennemførelse eller projektets resultater 30
Dagens smartass ord Stakeholder 31
Analyse - interessenter Fiaskoprojekter mangler en analyse af interessenterne!!!!! 32
Analyse - interessenter En interessentanalyse er en identifikation af projektets interessenter og en analyse af deres interesse i projektet. Interessenter kan både være organisationer, persongrupper og enkeltpersoner Man finder interessenterne ved at spørge: Hvem kommer (eller potentielt kan komme) i berøring med projektet dvs. påvirker og påvirkes af projektet (s. 120) 33
Analyse - interessenter Jeg tror att vi egentligen skulle vara ratt duktiga på att hantera det enskilda projektet om vi bara fick vara i fred for omgivningen Wenell 2001 Den gode projektleder lader folk vide, hvad der sker hele tide, både projektmedarbejdere, chefer, kunder. Både godt og dårligt nyt er lige vigtigt jf. Briner Troværdighed, respekt 34
Manglende fokus Uden kontakt til interessenterne risikerer man at arbejde med en projekt, der løser problemer som ingen har eller skabe resultater som ingen har brug for Jo mere erfarne projektledere jo større opmærksomhed mod interessenterne er især vigtigt ved komplicerede og store projekter En projektleder der bruger tid på netværksarbejde, rydder vejen for projektet i organisationen og skaber arbejdsro for teamet 35
Tænk win win Der er succes nok til alle! 36
Interessenter - tjekliste Der kan være forskellige interessenter i projektets etaper Hvem er opdragsgiver/projektejer? Hvem anvender og hvem accepterer resultatet? Hvem skal acceptere anvendelsen? Hvem berøres (får udbytte, lider afsavn, generes, for ændrede forhold, forflyttes osv.)? Hvem er ressourceyderne? Viden, tid, ressourcer Hvilke systemer bliver berørt? 37
Søg først at forstå, dernæst at blive forstået Vellykket interessenthåndtering kræver: solid forståelse for hvem den enkelte interessent er 38
Finde de vigtigste interessenter Aktive medvirken: hvor vigtigt er det, at interessenten medvirker for, at projektet eller projektets produkt/resultat bliver en succes Stor Skal informeres Gidsel Minimum af opmærksomhed Stor opmærksomhed/ inddragelse Ressourceperson Sørg for at de er tilfredse Pas på med for store grupperinger! Et byråd består fx af mange partier, en virksomhed af mange afdelinger, en gruppe borgere af mange typer osv. Analysen skal være operationel! Ekstern Grå eminence Lille Stor Indflydelse: Hvilken magt og indflydelse har interessenten til at påvirke projektet? 39
Interessenter Interessenter og informationsstrategier Aktive medvirken Gidsel Skal informeres Stormøder Undervisning Indhente information via skemaer eller fokusgruppe Ekstern interessent Skal orienteres Nyhedsbreve Skabe et godt image Ressourceperson Skal involveres Interview Møder Workshops I arbejdsgruppe Grå eminence Skal høres Interview Møder I referencegruppe Ikke nødvendig / Indflydelse Lille indflydelse 40
Faser i interessentanalysen Brainstorming. Hvem berøres under projektforløbet eller af resultater? Sortering af interessenter i kategorier: Gidsel, eksterne interessenter, ressourceperson og grå eminencer Opstille mål og forventninger for de væsentligste interessenter Hvilke mål vil være attraktive? Identificere mulige interessekonflikter: Imellem hvem, om hvad og hvornår vil de opstå? Hvad betyder billedet for projektet og projektledelsen (for målsætningen, projektplanen, organiseringen og kommunikationen)? 41
Interessenter i typer projekter Hvor stor en del af selve projektet, interessenthåndteringen udgør, varierer fra projekttype til projekttype: Politiske projekter: ofte 90% af tiden Organisatoriske forandringsprojekter: deler mange træk med politiske projekter IT- og systemudvikling: har i dag også fået fokus på interessenterne, særligt slutbrugerne Forskning og teknologi: her er netværk til den rigtige viden afgørende Produktudvikling: har fokus på potentielle kunder Bygge og leverance: interessentperspektivet som regel mindre dominerende 42
Interessenter - sociogram I de helt store projekter hvor der er mange interessenter med et net af indbyrdes afhængighed/relationer og dermed etablerede kommunikationskanaler, sympatier eller det modsatte, kan det være en fordel at afbilde forholdet i et sociogram D E C B A G F H 43
Interessenter Identifikation vurdering vægtning håndtering Hvem er de Hvad er deres indsats/output/forventning/succeskriterier Hvilken betydning har de for projektet 1 meget lille 5 meget stor Støtter eller modstander Hvad kan projektgruppen foretage sig overfor interessenten 44
Interessentanalyse Interessent (Hvem, hvorfor) Succeskriterier Betydning (1-5) Støtter eller modstander Handling Kommunikation xxxx 45
Opgave Udarbejd en interessentanalyse på dit projekt Overvej undervejs: hvordan imødegår du, at interessenter forventer og ønsker noget forskelligt af projektet? Hvilken afsmittende effekt får det fx på kommunikationsplanen? Og hvilke overvejelser vil du gøre dig som projektleder? Hvor stor en opmærksomhed bør interessenterne have fra dig og projektgruppen, og hvordan vil du sørge for det? 46
Hvilke faser består et projekt af? Aktiviteten kan deles op i 5 faser: 1 2 3 4 5 Initiering Analyse & Plan Gennemførelse Evaluering Opfølgning
Initieringsproces Planlægningsproces Styringsproces Udførelsesproces Afslutningsproces Projektledelsesprocesser 48
Stage-gate model 1 2 3 4 5 Initiering Analyse & Plan Udførelse Evaluering Opfølgning 49
1 2 3 4 5 Initiering Analyse & Plan Udførelse Evaluering Opfølgning 50
Projektlederens rolle Projektleder bør: o være bevidst om de metoder og værktøjer, der hjælper med at udvælge de rigtige ideer (inden de bliver til projekter) o løbende overvåger de projekter der er sat i gang ud fra en forretningsmæssig optik. o Projektlederen også et ordforråd og en tankegang, der gør det nemmere at gøre sine hoser grønne over for såvel ledelsen i forretningssprog som for projektdeltageren i motivationssprog i forhold til projektet. Kilde: www.mannaz.com/da/artikler/strategi-terapi 51
Ledelse eller styring? Projektledelse eller Projektstyring? 52
Projektbeskrivelse
Trekanten som forhandling Kan bruges til at aftale/forhandle projektets indhold: hvilke ressourcer bliver stillet til rådighed hvad skal leveres af projektgruppen hvad er tidspunktet for levering ressourcer Sker mellem styregruppen og projektgruppen Projekt trekanten leverancer tid 54
Projekttrekanten Kontrakten mellem styregruppe og projektet Projektejers ansvar Ressourcer Leverancer Projektgruppens ansvar (tid og leverancer) Tid Man kan ikke trække i et hjørne uden at det får betydning for mindst et andet hjørne! + når du ændrer på trekanten aftales dette med projektejer 55
5x5 modellen oversigt Elementet Projektopgaven Omgivelser Interessenter Indhold Hvad er meningen med projektet Giver betingelser og vigtige sammenhænge Skaber det ejermæssige fundament for projektet Ressourcer Hvad har vi til rådighed af kompetencer (viden og kunnen + teknik og penge) Projektledelse Planlægge hvordan projektet skal gennemføres 56
5x5 modellen oversigt Elementet Projektopgaven Omgivelser Interessenter Indhold Hvad er meningen med projektet Giver betingelser og vigtige sammenhænge Skaber det ejermæssige fundament for projektet Ressourcer Hvad har vi til rådighed af kompetencer (viden og kunnen + teknik og penge) Projektledelse Planlægge hvordan projektet skal gennemføres 57
Riis & Mikkelsen s projektmodel Venstre arm Fokus på interessenterne Anvendelse og ejerskab Vilje og drivkraft Ressourceydelser Formel godkendelse Social accept Interessenterne Projektledelse Projektstyring Hovedet Behov og nyttemål Omfang og indhold Mål og produkter Forandringen Tidsramme Omgivelserne Kroppen Projektledelse og -styring Projektformulering Fremgangsmåde og plan Organisation og samvirke Ledelse og styring Ressourcerne Benene Fokus på ressourcerne Viden, erfaring og kunnen Personer Materiel, udstyr Materialer, Penge Højre arm Fokus på omgivelserne Marked, Teknologi Omgivende systemer Fysiske miljø Regelsæt og normer 58
Målsætningsproces forskellig Opgaveusikkerhed Målsætningsproces Målsætningsproces Politisk udredning skabes som kompromis ml. interessenterne Organisatorisk forandring medarbejdere involveres ofte løsninger opstår sent i processen Målsætningsproces Produktudviklingsprojekt produktudviklingsprojekter gennemføres ofte i forhold til en beskrevet projektmodel med bestemte faser Målsæt Bygge- og leveringsprojekt målsætningsfasen er stort set slut, når projektgruppen kommer til 59
Målbeskrivelse kaldes også Kommissorium Projektbeskrivelse Kontrakt Projektmandat = den del, der kommer som udspil fra ledelsen/projektejeren til projektgruppen (og som udarbejdes i overensstemmelse med kundens behov/bestilling). 60
Kommissorium/projektbeskrivelse (målbeskrivelse projektmandat) Rammerne for projektet Konkretisering af opgaverne Udarbejdes når styregruppe, projektleder og projektgruppe er udpeget Kommer ofte som udspil fra ledelsen/projektejeren 61
Kommissorium indhold bud 1 1. Formål 2. Målsætning, leverancer, succeskriterier 3. Rapportering 4. Interessentanalyse 6. Risikoanalyse 7. Styregruppen 8. Projektgruppen 9. Projektgruppens arbejdsform 10. Hovedtidsplan med milepæle 11. Ressourceforbrug 62
Projektbeskrivelse: bud 2 Indeholder ofte: 1. Projektnavn 2. Baggrund og projektidé 3. Formål 4. Projektmål og resultater 5. Projektaktiviteter projektfaser/delmål/leverancer 6. Projektorganisering 7. Projektøkonomi ressourcer og budget 8. Succes- og evalueringskriterier, interessent- og risikoanalyse 9. Evaluering og læring (produkt og proces) Andet? 63
Afslutning 64
Evaluering Hvordan har det været at være dig? Hvad tager du med dig herfra? 65