Indkøbsundersøgelse Effektiv indkøb og procesunderstøttelse: `fra ordre til betaling Forsommeren 2015 2015 A-2 A/S Effektiv forandring
Introduktion Kære læser, Få optimeret indkøbet i din virksomhed Deltag i A-2 s indkøbsundersøgelse og få adgang til benchmark og specifikke forbedringsmuligheder til indkøbsfunktionen. Formålet med indkøbsundersøgelsen er at sammenligne egen virksomhed med andre danske virksomheder, og identificere indkøbsområder med forbedringspotentialer. tilvejebringe grundlag for en intern dialog om nuværende situation og muligheder for forbedringer Er din virksomhed interesseret i at deltage i undersøgelsen, herunder få adgang til undersøgelsens fulde resultater benchmark af din virksomhed mod andre danske virksomheder et uformelt inspirationsmøde omkring vores erfaringer med indkøb, så kontakt seniorkonsulent Rasmus Lund Jensen på mobil 61280 198 eller rje@a-2.dk Side 2.
Introduktion OBS OBS eksempler Nærværende rapport indeholder kun, fordi undersøgelsens resultater bliver beskrevet i én individuel virksomhedstilpasset rapport. Yderligere er undersøgelsen stadig åben for besvarelser. Af de årsager er der ikke genereret en samlet overordnet rapport Deltag i undersøgelsen og få en gratis og tilpasset rapport til din virksomhed* Kontakt seniorkonsulent Rasmus Lund Jensen på mobil 6128 0198 eller rje@a-2.dk * Virksomheden skal minimum have en omsætning på 200 mio. kr. Side 3.
Indhold Opsummering Side 5 Indledning Baggrund og formål Metode 7 Modenhed 10 Proceseksekvering 29 Nøgletal 31 Side 4.
Opsummering Virksomhed Xs indkøbsmodenhed placerer dem på en xx. plads ud af xx deltagende virksomheder Omsætningsmæssigt er Virksomhed X placeret som nr. x ud af de xx virksomheder Branchen xxxx har x virksomheder repræsenteret. Virksomhed X er her placeret som nr. x på modenhed og nr. x på omsætning På baggrund af A-2 s modenhedsmodel, er analysens hovedkonklusioner opsamlet på næste side. Konklusionerne peger på en række punkter, hvor Virksomhed X kan forbedre sig Side 5.
Opsummering Område Udviklingsområde Acceptabelt modenhedsniveau Organisering Organisatorisk koordinering af indkøb Målstyring Samarbejde mellem supply chain og indkøbsfunktionen Proces Kvalitetssikring Anvendelse af procesbeskrivelser IT Indkøbssystem IT-understøttelse i indkøbsfunktionen Strategisk indkøb Etablering af indkøbsstrategi Strategisk leverandørsamarbejde Rapportering Side 6.
Indledning Side 7.
Baggrund og formål A-2 ønsker, at undersøge virksomheders indkøbsmodenhed. Vi erfarer, at der er tid og penge at spare ved, at optimere den samlede indkøbsproces. Besparelserne afspejles direkte på bundlinjen, og påvirker oftest ikke kunder eller medarbejdere Derfor er formålet med undersøgelsen at sammenligne egen virksomhed med andre danske virksomheder, og identificere områder med forbedringspotentialer. give grundlag for en intern dialog om nuværende situation og muligheder for forbedringer Side 8.
Metode Dataindsamling er sket via et elektronisk spørgeskema der omfattede 21 spørgsmål omkring tre emner: Indkøbsfunktionen (Organisering, Proces, IT og Strategisk indkøb) Svarene fra spørgeskemaet har fastlagt virksomhedens modenhedsniveau. Modenhedsniveauet er anvendt til benchmarking mod gennemsnitberegning og top- 3 performers Proceseksekvering (Strategisk prioritet) Nøgletal (Indkøb) Virksomheder som har besvaret spørgeskemaet, har en samlet omsætning på ca. kr. 515 mia. Respondenterne har været på direktions- og/eller chefniveau relateret til indkøb Ca. 20 % af virksomhederne har desuden benyttet muligheden for at få flere medarbejdere til at besvare undersøgelsen, således at konkrete muligheder og tiltag kan diskuteres fra forskellige perspektiver. Resultaterne er beregnet som simple gennemsnit. Svar angivet som ved ikke indgår ikke i analysen Side 9.
Modenhed Side 10.
A-2 s modenhedsmodel A-2 s modenhedsmodel tager udgangspunkt i verdens mest udbredte modenhedsmodel, det internationalt anerkendte CMM ("The Capability Maturity Model) rammeværk tilpasset indkøb. Modellen lægger vægt på, hvordan virksomheder operationelt kan forbedre deres performance inden for indkøb. De forskellige modenhedsniveauer bygger på virksomhedernes evner inden for koordinering, standardisering, forståelse, implementering og kontinuerlig læring Temaerne i modenhedsmodellen er: Organisering, processer, IT og strategisk indkøb Tanken med modenhedsmodellen er løbende at evaluere egen indkøbsmodenhed med henblik på dels at inspirere til indsatsområder for udvikling, dels at fastholde fokus på forbedring af performance Værdien ved at tage stilling til sit modenhedsniveau er, at skabe et fælles grundlag for virksomheders fremadrettede kompetenceudvikling og optimering Modellen er angivet på næste side med overordnede beskrivelser af de forskellige niveauer fra 1 til 5 Side 11.
Ad Hoc: - Manglende indkøbskoordinering - Processtandarder er usystematiske og upræcise - Intet særskilt indkøbssystem - Ingen plan for leverandører eller måling af performance - Indkøb håndteres decentralt og der er ingen koordinering - Roller og ansvarsområder er ikke defineret - Der arbejdes ikke med målstyring - Indkøb er ikke involveret i drift og udviklingen af virksomhedens supply chain - Arbejdsprocesser er normalt ikke defineret - Procesbeskrivelser anvendes ikke, arbejdet udføres ud fra erfaring - Der eksisterer ikke viden om hvor arbejdsgangene er effektive - Den enkelte kvalitetssikrer eget arbejde - Indkøb understøttes ikke af et indkøbssystem - Elektronisk eksekvering af ordre- og fakturaflow er ikke understøttet i de nuværende systemer - Leverandører har alle samme status, og fokus er på det enkelte indkøb - Der sondres ikke mellem hvordan indkøbsområder analyseres og håndteres - Der er ikke beskrevet en indkøbsstrategi - Der er ikke indført effektmålinger - Der anvendes ikke rapportering A-2 s modenhedsmodel Organisering Processer IT-understøttelse Strategisk indkøb Grundlæggende standarder: - Grundlæggende indkøbsforståelse - Grundlægende processtandarder er implementeret - IT system understøtter elektronisk eksekvering - Indkøbsstrategi er implicit implementeret - Der er koordinering på 10-15% af indkøbene mellem de decentrale og centrale enheder - Overordnede roller og ansvarsbeskrivelser er defineret - Implementering af målstyringsmodel overvejes - Begyndende erkendelse af at inddrage Indkøb i drift og udvikling af virksomhedens supply chain - Grundlæggende processer er dokumenteret - Det er individuelt hvilke procesbeskrivelser der følges - Der er planer om at igangsætte initiativer for procesforbedring - Der udføres ad-hoc kvalitetssikring fra en leder eller kollega ved større opgaver - Der er planer for anskaffelsen af et indkøbssystem - IT-systemerne understøtter elektronisk eksekvering af ordre- og fakturaflow - Sporadisk kontakt til udvalgte leverandører med henblik på forbedringer af samarbejdet - Der arbejdes implicit med forskellige strategier for indkøbsområderne - Der er planer for at udarbejde en indkøbsstrategi - Det overvejes at indføre effektmåling af arbejdsindsatsen - Begyndende erkendelse af behovet for systematisk rapportering Koordinerende processer: - Større grad af indkøbskoordinering - Standarder for, og dokumentation af, væsentlig processer. Kvalitetssikring er en del af ethvert projekt - Delvis implementeret indkøbssystem - Målstyring anvendes som et værktøj - Der er koordinering på 50% af indkøbene mellem de decentrale og centrale enheder - Roller og ansvar er defineret, men kun delvist implementeret - Indkøbsfunktionen er overordnet styret af fastsatte mål - Drift og udvikling af supply chain er i nogen grad lokalt koordineret med indkøbsfunktionen - Væsentlige processer er dokumenteret på et detaljeret niveau indeholdende roller, ansvar, ansvarsskift, leverancebeskrivelser - Procesbeskrivelser følges ved alle væsentlige processer - Procesforbedringer sker sporadisk - Kvalitetssikring fra kollega eller leder er en fast del af enhver proces - Indkøbsfunktionen er understøttet af et indkøbssystem, men kun delvist implementeret - Elektronisk eksekvering af ordre- og fakturaflow anvendes for udvalgte varegrupper - Jævnlig kontakt til udvalgte leverandører, med henblik på koordinering af processer og generelle forbedringer af samarbejdet - Indkøbskategorierne er inddelt i kategorier og der er en overordnet strategi - Der er en indkøbsstrategi men den er ikke opdateret i forhold til nuværende målsætninger - Virksomheden er i gang med at indføre en systematisk effektmåling - Anvender rapportering, men det er uensartet og lokalt Evaluering og kontrol: - Central koordinering af indkøb - Fokus på automatisering af arbejdsgange - IT-systemer understøtter indkøbsfunktionen. Opfølgning på anvendelse og brugeruddannelse - Særskilt strategi for forskellige indkøbsområder/leverandører - Løbende målstyring og rapportering - Så mange indkøbsområder som muligt koordineres - Roller og ansvar er klart defineret og medarbejderne kender deres roller og ansvar - Målstyring anvendes som et værktøj for at sikre at der arbejdes mod de strategiske mål -Indkøb deltager i drift og udvikling af udvalgte områder i virksomhedens supply chain - Alle relevante indkøbsprocesser er defineret på et detaljeret niveau indeholdende roller, ansvar, ansvarsskift og leverancebeskrivelser - Det er en naturlig del af arbejdet at følge procesbeskrivelser - Der er en kontinuerlig forbedring af procesbeskrivelserne ud fra opsamlede erfaringer. - Kvalitetssikringen foregår ud fra definerede kvalitetskriterier - Virksomheden har et næsten fuldt implementeret IT-system. Opfølgning på anvendelse og brugeruddannelse - Elektronisk eksekvering er implementeret. Anvendes for alle relevante varegrupper, men varekataloget opdateres af virksomheden selv - Forskellige leverandørtyper er defineret, og der indgås strategisk samarbejde med udvalgte leverandører for at forbedre samarbejdet - Alle indkøbsområder er inddelt i indkøbskategorier og der er strategi for hvordan disse håndteres - Indkøbsstrategien omsætter virksomhedens vision til konkrete målsætninger. - Der sker systematisk og løbende effektmålinger af arbejdet - Løbende rapportering af nøgletal, fx benchmark og dokumentation af gevinster og potentialer Den optimerende organisation: - Systematisk opsamling af viden og erfaringer. Fuld afklaring af roller og ansvar - Proces optimering - Fuldt implementerede IT-systemer. Varekataloget opdateres af leverandørerne. - Effektmål og rapportering er forankret hos ledelsen. Rød tråd mellem indkøbsstrategi og virksomhedens vision - Der tages aktivt stilling til koordineringsgraden på alle indkøbsområder. Her er roller og ansvar mellem decentrale og centrale enheder afklaret - Alle involverede kender rolle og ansvarsfordelingen, som løbende optimeres - Afdelingens målstyring er koblet til et incitamentssystem for den enkelte medarbejder - Indkøb deltager og initierer drifts- og udviklingsprojekter på tværs af supply chain - Alle relevante processer er detaljeret beskrevet og processerne er tilpasset til enkelte indkøbsområder. - Der arbejdes løbende på at forbedre arbejdsgange og processer - Procesforbedringer via opsamling af systematisk viden om styrker og svagheder i procesforløb - Kvalitetssikring foregår ud fra kvalitetskriterier og dette anvendes til kontinuerlig forbedring - Fuldt implementeret IT-system der optimeres løbende i samarbejde med brugere og leverandører - Elektronisk eksekvering er implementeret og anvendes for alle relevante varegrupper og varekataloget opdateres af leverandørerne. - Tæt samarbejde med udvalgte strategiske leverandører. Model for forbedring af samarbejdet, sikring af læring og procesintegration - Inddeling af strategiske kategorier, som justeres løbende i forhold til opsamlede erfaringer. - Indkøbsstrategien tegner en rød tråd fra virksomhedens overordnede vision og strategien justeres løbende. - Der følges op på effektmålingerne, fx om de opnåede resultater er i overensstemmelse med målsætningerne og kan ressourcer udnyttes bedre - Rapportering er fuldt implementeret og forankret via elektronisk ledelsesinformationssystem.
Samlede modenhed Side 13.
Samlede modenhed FORDELT PÅ OMSÆTNING Analyse Ingen sammenhæng mellem virksomhedernes omsætning og deres indkøbsmodenhed. Side 14.
Samlede modenhed Organisering Strategisk indkøb Proces Virksomhed X s samlede Gns. Virksomhed X s modenhed pr. område Gns. modenhed pr. område IT Side 15.
Modenhed, Organisering Side 16.
Organisering Organisering I hvilket omfang er der samarbejde mellem virksomhedens supply chain og indkøbsfunktion? 3,07 I hvilket omfang arbejder indkøbsfunktionen med målstyring af deres performance, f.eks. reducering af indkøbspris, nye aftaler, fleksibilitet i aftalerne etc.? 3,00 Hvordan koordineres indkøb organisatorisk i virksomheden? 2,94 Er der defineret roller og ansvar for hvordan indkøb foretages i virksomheden, herunder rekvisition, aftaleindgåelse, behovsafdækning etc.? 2,76 0 1 2 3 4 5 Top 3 Virksomhed X Gns. Side 17.
Organisering ANALYSENS RESULTATER `Organisering er det område, som samlet udviser størst modenhed Virksomhed Xs modenhed på området er under gennemsnittet. Det er Virksomhed Xs laveste placering i undersøgelsen Område Status Næste skridt Organisatorisk koordinering af indkøb Virksomhed Xs decentrale afdelinger/datterselskaber og indkøbsfunktion koordinerer udvalgte `standardindkøb for virksomheden, men kun 10-15 % af den samlede indkøbsvolumen koordineres Koordinering mellem decentrale enheder og de indkøbsansvarlige skal være et fokuspunkt Målstyring Indkøbsfunktionen er overordnet styret i forhold til fastsatte mål En målstyringsmodel skal indføres og indkøb skal styres i forhold til fastsatte mål Supply chain I Virksomhed X er der en begyndende erkendelse af at inddrage indkøbsfunktionen i drift og udvikling af virksomhedens supply chain Indkøbsfunktionen skal deltager i drift og udvikling af udvalgte områder i virksomhedens supply chain Side 18.
Modenhed, Proces Side 19.
Proces I hvilken grad forbedres processerne løbende? 2,82 I hvilken grad anvendes de beskrevne processer? 2,62 I hvilken grad er arbejdsgange og processer beskrevet? 2,41 I hvilken grad er kvalitetssikring en del af processerne? 2,22 0 1 2 3 4 5 Top 3 Virksomhed X Gns. Side 20.
Proces ANALYSENS RESULTATER Proces er det område, hvor Virksomhed X udviser mindst modenhed i undersøgelsen Kvalitetssikring er spørgsmålet med mindst modenhed i undersøgelsen Område Status Næste skridt Beskrivelse af arbejdsgange og processer Indkøbsfunktionen har defineret nogle grundlæggende processer som er overordnet dokumenteret Væsentlige eller alle processer relevant for indkøbsprocessen skal dokumenteres på et detaljeret niveau indeholdende roller, ansvar, ansvarsskift, leverancebeskrivelser etc. Kvalitetssikring Der udføres ad hoc kvalitetssikring fra en leder eller kollega ved større opgaver Kvalitetssikring fra en kollega eller leder er en fast del af enhver proces. Gerne ud fra definerede kvalitetskriterier Side 21.
Modenhed, IT Side 22.
IT Virksomheden har ikke et indkøbssystem 47% Virksomheden anvender et indkøbsordresystem (fx. dispositionsregnskab, herunder ordrematch af fakturaer) 47% Virksomheden anvender E-handel (fx. registrering af leverandørernes varer til online bestilling) 29% Virksomheden anvender et indkøbsanalysesystem (fx. analyse af store datamængder indenfor varekøb på varelinjeniveau) 29% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Top 3 Virksomhed X Gns. NB: Det har været muligt at sætte mere end et kryds Side 23.
IT I hvilken grad anvendes elektronisk eksekvering af ordre- og fakturaflow? 2,63 I hvilket omfang er IT-understøttelse anvendt i indkøbsfunktionen? 2,38 0 1 2 3 4 5 Top 3 Virksomhed X Gns. Side 24.
IT ANALYSENS RESULTATER `IT er området med lavest gennemsnitlig modenhed, og også det område hvor Virksomhed X udviser lavest modenhed Virksomhed Xs modenhed på området ligger under gennemsnittet Alle top-3 performers har et indkøbsordresystem og anvender E-handel Område Status Næste skridt IT-understøttelse Virksomhed Xs indkøb er ikke understøttet af et indkøbssystem. Virksomhed X benytter ikke indkøbsanalysesystem, indkøbsordresystem eller E-handel Hvis det giver mening, bør Virksomhed X sikre IT-understøttelse af indkøbsfunktionen og dens arbejdsprocesser Side 25.
Modenhed, Strategisk indkøb Side 26.
Strategisk indkøb I hvilket omfang arbejdes der strategisk med leverandørsamarbejde? 3,12 I hvilken grad forholder ledelsen sig til effekten af indkøbsfunktionens arbejde, herunder f.eks. besparelses- og kvalitetsmål etc.? 2,88 I hvilken grad har indkøbsfunktionen opdelt indkøbsområder i strategiske kategorier? 2,88 I hvilket omfang arbejder indkøbsfunktionen med rapportering af deres arbejde? 2,75 Er der udarbejdet en indkøbsstrategi? 2,56 0 1 2 3 4 5 Top 3 Virksomhed X Gns. Side 27.
Strategisk indkøb ANALYSENS RESULTATER Strategisk indkøb er det område, hvor Virksomhed X udviser størst modenhed i undersøgelsen Virksomhed X er over gennemsnittet på alle spørgsmål På spørgsmålet om indkøbsstrategi er Virksomhed X blandt de 10 % mest modne virksomheder Område Status Næste skridt Strategisk leverandørsamarbejde Indkøbsfunktionen har defineret forskellige leverandørtyper, og der indgået et strategisk samarbejde med udvalgte leverandører, hvor formålet er at forbedre samarbejdet og sikre fremtidig læring. Indkøbsstrategi Virksomhed X har udarbejdet en indkøbsstrategi, der omsætter virksomhedens vision til konkrete målsætninger, som indkøbsfunktionen arbejder efter Effektmål som ledelsesfokus Der er indført en fast effektmålingsmodel, og effekten af indkøbsfunktionens arbejde måles løbende Side 28.
Proceseksekvering - strategisk prioritering Side 29.
Strategisk prioritering Hvilken strategiske har det for virksomheden at IT miljøet er stabilit ift. eksekveringen af forretningen 4,53 kunden oplever den perfekte ordre (rette vare, rette sted og rette tid) datakvaliteten ift. ordre, faktura og bestillinger o.l. er 100 % fejlfri for at virksomheden kan operere effektivt 4,14 4,38 IT miljøet er opdelt på så få systemer og kommunikationskanaler som muligt 4,00 anlægge TCO-betragtninger frem for omkostningsminimering 3,79 værdikæden ift. effektivitet er IT-understøttet 3,40 ikke-kernefunktioner bliver outsourcet der er fuldstændig skalerbarhed i ind- og udgående kommunikation (ordre, faktura, bestilling o.l.) reducere CAPEX (engangsomkostninger) til fordel for OPEX (løbende omkostninger) 3,00 3,33 3,25 0 1 2 3 4 5 Virksomhed X Gns. Side 30.
Nøgletal Side 31.
Metode A-2 er medlem af APQC, som er en af verdens førende organisationer for benchmarking og best practics. APQC samarbejder med over 500 virksomheder worldwide inden for alle industrier. Formålet for APQC er at give virksomheder den information, som er nødvendig for at de kan arbejde smartere, hurtigere og bedre På de kommende sider kan I læse om den indkøbsundersøgelse Top performers (TP) in procurement what makes them the best og resultaterne heraf, som APQC har foretaget i 2014 De karakteristika og anbefalinger som APQC fremkommer med, er sammenlignet med besvarelserne af denne undersøgelses modenhedsniveau. Resultatet viser i udbredt grad sammenhæng mellem undersøgelsen fra APQC og denne undersøgelse Side 32.
Top Performers in Procurement WHAT MAKES THEM THE BEST 514 virksomheder har deltaget i APQC s undersøgelse. De bedste 10 %, 51 virksomheder, er identificeret som top performers med høj performance indenfor 4 kerneområder Undersøgelsen vurderede 19 KPI er og gennemførte faktoranalyse og pålidelighedstest for at identificere de KPI er som bedst opsamlede performance indenfor de 4 kerneområder. 5 KPI er blev udvalgt ud af gruppen på 19 Side 33.
Procurement Costs Total cost of procurement per $1.000 revenue Resultat: TP virksomheder har $ 5,26 i mindre udgift pr. $1.000 omsætning ved øvre kvartil (75%) end de øvrige virksomheder Det betyder en virksomhed der omsætter for $2 milliarder, har en besparelse på $10,5 million i indkøbsomkostninger årligt ved at være en TP i forhold til øvrige virksomheder Anbefaling: Udfør spend-analyse for at skabe større synlighed i virksomhedens indkøbsomkostninger Se fx på udgiftsniveauet, - hvilke leverandører der bliver indkøbt fra og om leverandørerne leverer i forhold til kontrakten. Det vil medføre identifikation af områder til omkostningsreduktion og procesoptimering Side 34.