CB Retail Miniguide til E-mail opsætning Indhold 1 Faktura på e-mail... 2 1.1 Hvornår sker det automatisk... 2 1.2 Opsætning af e-mail muligheden... 3 1.3 Tekst i den automatiske afsendte e-mail... 3 1.4 Layout der bliver sendt til kunden... 4 1.5 Fejlhåndtering... 4 God fornøjelse... 5 Side 1 af 5
1 Faktura på e-mail I CB Retail kan der nu automatisk sendes en faktura vedhæftet til en e-mail til kunden. Dette understøttes både i salgsmodul, touch og fakturamodul. Ønskes hjælp til opsætning kontakt support pris 1 konsulenttime. 1.1 Hvornår sker det automatisk Når der på kundekortet er udfyldt en e-mailadresse i feltet Mail til faktura vil CB Retail selv foreslå at sende fakturaen som e-mail. Når der indtastes en kunde med e-mail adresse i Mail til faktura i kundekartoteket vil der for eksempel i fakturamodulet fremgå følgende markering: Hvis kunden i forvejen en E-mail -adresse på kundekortet, men ikke i feltet Mail til faktura vil fakturaen ikke foreslås sendt automatisk. Men i salgssituationen, er det muligt at vælge at fakturaen skal sendes. Hvis der ikke er indtastet en e-mail adresse på kundekortet i nogen af de 2 felter vil det ikke være muligt at vælge afsendelsen på e-mail. Hvis der er udfyldt e-mail adresse i begge felter vil Mail til faktura være den der bliver valgt. Derved kan kunden godt have en e-mail til deres bogholderi og en til andet i CB Retail. Når fakturaen faktureres og udskriftsdialogen fremkommer: Side 2 af 5
Nederst på udskriftsdialogen er der en checkbox PDF e-mail der angiver at udskriften sendes som PDF vedhæftet til en e-mail. I dialogen vises kun de layouts som kan anvendes til at sende PDF. Hvis man i stedet vil udskrive fakturaen, kan man fjerne fluebenet i checkboxen og de valgmuligheder til udskrift til printer vises i stedet for. På den måde er det muligt både at sende fakturaen som PDF i en arbejdsproces og udskrive den på papir efterfølgende. 1.2 Opsætning af e-mail muligheden Menu -> Tilpasning -> Systemopsætning: Her skal følgende opsættes: Server navn: Her indtastes DNS navnet på den SMTP server der skal anvendes. Ofte er det udbyderens SMTP-server (for eksempel asmtp.tdc.dk) Serverport: Portangivelse på SMTPserveren (for eksempel 25 eller 583) Bruger og kodeord til mailserver udbyderen. 1.3 Tekst i den automatiske afsendte e-mail Menu -> Tilpasning -> Finans -> Faktura/Kreditnota setup: Side 3 af 5
Her indtastes emne og tekst i meddelelsen. 1.4 Layout der bliver sendt til kunden For at adskille udskrift på printer og udskriften til PDF skal der oprettes et layout i printeropsætningen. Ofte er det jo fordi man i sine almindelige fakturaudskrifter til kunden anvender et fortrykt papir. Opsætningen findes under: Menu -> Tilpasning -> Udskrifter -> Andre På det pågældende layout vælges PDF e-mail layout nederst. 1.5 Fejlhåndtering Hvis e-mailen af en eller anden årsag ikke kan sendes til kunden vil der fremkomme en besked i informationsdialogen (Menu -> Kartoteker -> Information eller CTRL + 4) Eksempel, hvor linjen med SMTP fejl er markeret: Side 4 af 5
SMTP angiver at en e-mail ikke kunne sendes. I ovenstående eksempel er fejlen at den angivne e-mailadresse ikke findes. Dette vises i indholdsruden nederst til venstre. I fejlsituation anbefales det at først at tjekke om e-mailadressen er korrekt. Er man usikker på fejlbeskeden kan Retail Planit Support kontaktes. Når man efterfølgende ønsker at sende e-mailen igen efter fejlundersøgelse og tilretningen er udført. Så kan man højreklikke med musen på linjen i informationsdialogen: Her er muligheden for at gensende. Hvis man vil have fjernet beskeden, hvis man har opgivet at gå e-mailen sendt, kan Arkiver e-mail vælges. God fornøjelse Side 5 af 5