Referat for: Tryggevælde Provstiudvalg PU møde 28. januar 2014. Kl. 16.15 Mødested: Provstikontoret Afbud: Ebbe Jørgensen Janne Melcher forlod mødet efter behandling af punkt 8. Morten Vive forlod mødet efter behandling af punkt 8. kl. 17.30 - under punkt 4. Magleby præstegård deltog formand Bodil Seyer Hansen fra Magleby MR og rådgivende ingeniør Per Schleiter. kl. 18.15 - under punkt 3. Sankt Katarina kirketag deltog Hans-Helmuth Hansen og Arne Gammelgaard fra Store Heddinge MR, og arkitekt Henning Johansen. Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Godkendt med tilføjelse af indkommet punkt; som sættes ind som punkt 25. 2 Nyt fra formanden Sag: Ny provst pr. 1. januar 2014 i Tryggevælde Provsti (1320) Ny provst pr. 1. januar 2014 i Tryggevælde Provsti 3 Sankt Katarina kirke -renovering Sag: Store Heddinge (1132) - Store Heddinge Sogn MR og arkitekt Henning Johansen fremlægger renoveringsprojekt af tag på Sankt Katarina kirke i Store Heddinge. Provstiudvalg tager stilling til projektet, som skal videresendes til stiftet. Ansøgning og bilag om istandsættelse af kirkens tage m.v. Provst har haft møde med Faxe kommune ang. konfirmandundervisning. Største udfordring er transport til og fra konfirmandundervisning. Møde afholdt med alle præster med foredrag af Stinna Ahrenst om plejehjemsgudstjenester. Provst og sekretær har været på 2-dages kursus med vejlederprovst i Fredericia. Brev fra provst Lars til PU omdelt Arkitekt Henning Johansen, Arne Gammelgaard og Hans Helmuth Hansen fra menighedsrådet fremlagde projektet. Helga Wulf forlod mødet under behandling af punktet. PU fremsender projektbeskrivelse til stiftsøvrigheden med anbefaling. Projektet er estimeret til 7.800.000 inkl. moms og finansering tages der stilling til senere. Menighedsrådet anbefales at søge fondsmidler og statstilskud. Referat,28-01-2014 Side: 1
4 Magleby præstegård - renovering Sag: Magleby præstegård (1263) - Magleby Stevns Sogn MR fremlægger sag om renovering af Magleby præstegård for PU. PU skal tage stilling til projektet som anslås koste ca. 3 millioner kr. Provstiudvalget har mulighed at sende projektet i høring hos præstegårdskonsulent, inden udvalget tager endelig stilling til projektet. VS: høflig forespørgsel Formanden og Bygningsingeniør Per Schleiter præsenterede projektet. Der er konstateret skimmelsvamp og præstegården har ikke været vedligheholdt i en årrække, og der er brug for en omfattende renovering. Vibeke Morthorst forlod mødet under behandlingen. PU besluttede at provsten kontakter biskoppen for afklaring omkring embedets/pastoratets fremtid. Projektet sættes på dagsorden til næste PU-møde. Magleby præstegård BREV TIL PU Referat,28-01-2014 Side: 2
5 Terslev præstegård renovering Sag: Terslev PG (1284) - Terslev Sogn Terslev MR ansøger om midler fra 5% puljen for Faxe kommune, til renovering af Terslev præstegård. Præstegården skal males, og badeværelse renoveres samt nye gulve i gangen. Ved receptionen den 5.januar i Terslev for vor ny provst, havde PU v/ Vibeke Gunnar, Morten, Ebbe, Bjarne, sammen med formanden for Terslev lejlighed at inspicere præstegården og få fremvist de ønskede renoveringer. De tilstedeværende PU-medlemmer sagde god for renoveringerne og opfordrede formanden at snarest gå i gang med arbejdet.. Erhard forlod mødet under behandling af punktet PU imødekommer ansøgningen om midler til renovering ca. kr. 420.000 PU fik mundtlig orientering og bevilliger møbler til provstens kontor og præstens kontor til ca. kr. 110.000 + moms. Normalt vedtages beslutninger i indkaldte møder. Dette var en af de gange hvor man må tage tilfældet i agt og træffe beslutninger "i møde på stedet". Arbejdet kan ikke vente til at igangsættes efter dette PU-møde, idet provsten og hans familie skal flytte ud af Toksværd præstegård snarest muligt. først fremsendte overslag lød på 330.000 inkl. moms. Der er kommet yderligere arbejder på; der er ikke skimmelsvamp på 1. sal, men udskiftning af plader, indstallering af 5 radiatiorer (for og ulovlig el som skal lovgliggøres anslås til ca 70.000 ekl. moms, I alt ca. 420,000 kr. Terslev præstegård renovering info fra formand 6 Ekstra miljøarbejde - Terslev Sag: Terslev - nedrivning af lade (1253) - Terslev Sogn Terslev MR ansøger om yderligere kr. 64.375 fra 5 % puljen, til ekstra miljøarbejde ved nedrivning af lade. Der er fundet asbest og bly, der skal behandles iflg gældende lovgivning. Erhard forlod mødet under behandling af punktet. PU imødekommer ansøgningen. Pengene overføres til Terslev MR snarest. PU bevilgede midler fra 5% puljen i 2013, til nedrivning af lade ekstra miljøarbejde Referat,28-01-2014 Side: 3
7 Betaling for konfirmandlærer - Haslev sogn i.h.t. aftale med præsterne i Haslev Sag: Haslev sogn (1322) - Haslev Sogn Haslev anmoder om at få udbetalt kr. 12.400,27 fra 5 % puljen til dækning af kordegnens timer med konfirmandundervisning i 2013. Arbejdet har været udført i det Terslev og Øde Førslev- Teestrup-Bråby har været uden præster i skoleåret. Gunnar Kjærgaard Larsen forlod mødet under behandling af punktet. PU imødekommer ansøgningen, med påskønnelse af den store arbejdsindsats af personalet i Haslev under vakancen. Betaling for konfirmandlærer - Haslev sogn i.h.t. aftale med præsterne i Haslev 8 Budget 2014 for pinsegudstjenesten Sag: Pinsegudstjeneste 2014 (1331) På møde den 15.1 vedtog styregruppen for Boesdal at ansøge PU om en forøgelse af budgettet på kr. 5.000, til 55.000 med føglende begrundelse: Boesdal 2013 var en stor succes takket være en stor indsats fra musikken. Med henblik på at gentage denne succes igen ansøges hermed om at at PU godkender en forøgelse af budgettet for 2014 på kr. 5.000, fra kr. 50.000 til 55.000. Der påtænkes besparelser i teknik på kr. 5.000. (til 33.000), forøgelse af musikbudget fra 4. 000 til 14.000. samt fastholdelse af PR og udsmykning på kr. 8.000, ialt 55.000. PU imødekommer ansøgningen og bevilliger en forøgelse af budgettet med kr. 5.000, ialt kr. 55.000 Udover dette undersøger Janne og Agneta priser og antal på T-shirt med tryk til personale og andre at have på under gudstjenesten. Pris fremlægges på næste PU-møde. Budger 2014 for pinsegudstjenesten Referat,28-01-2014 Side: 4
9 Årshjul og budgetproces Provst fremlægger årshjul med arbejdsopgaver samt følgende forslag vedr. budgetsamråd i marts:, Provst gennemgik første halvdel af udkast til årshjul. Der var enighed om at iværksætte planlægningsmødet i marts. Indbydelse sendes primo februar til MR. Årshjulet sættes på til hvert andet PU-møde. Mødet ændres til Formandsmøde, og alle formænd i provstiet inviteres til et fælles møde for begge ligningsområder, med f eks let spisning kl. 17-ca. 20 et centralt sted i provstiet. forlsag til Dagsorden: -Præsentationsrunde - Langtidsplanlægning, melder formændene ind med projekter (skema udsendes) og mødet synliggør hvilket projekter der er, evt. prioritering af opgaver til PU s endelige prioritering ved budgetmøde 2015 i august. - Kirkekalkning, Nogle af MR har udtrykt ønske om pulje til kirkekalkning. Dette drøftes på møde, og er der interesse for dette tages det med til godkendelse på budgetsamråd. PU udmelder foreløbige driftrammer den 15. april. 10 Retningslinier Sag: Vederlag etc. til PU medlemmer (1315) Principiell drøftelse om provstiudvalget som tilsynsmyndighed, og gældende regler. vejledning og deltagelse i konventer Bekendtgørelse om diæter til udvalg Gunnar Kjærgaard Larsen forlod mødet under behandlingen af punktet. PU-medlemmer kan alene modtage diæter iflg. bekendtgørelsen om diæter. Derudover kan der ikke ydes honorar til PU-medlemmer for rådgivning til de enkelte menighedsråd. Eventuelle honorarkrav må rettes til det enkelte menighedsråd. Deltagelse i kurser for PU-medlemmer aftales på forhånd med provsten. 11 Provstesyn Sag: Øde Førslev (1023) - Øde Førslev Sogn Udflytningssyn af Øde Førslev præstegård. På baggrund af provstesynets bemærkninger om den ny bygning ved Øde Førslev præstegård, foreslås at provstiudvalget snarest muligt foretager en samlet tur dertil, inden der tages stilling til provstesynets bemærkninger. Dato og tidspunkt aftales: Udflytningssyn godkendt. PU vedtog at provst og næstformand tager på besøg i Øde Førslev. Sagen sættes på dagsorden til næste PU-møde Provstesyn Referat,28-01-2014 Side: 5
12 Introduktionskursus for provstiudvalgsmedlemmer Sag: Introduktionskursus for provstiudvalgsmedlemmer (1310) Landsforeningen holder intro-kursus for nye PU-medlemmer. Hvor mange ønsker at deltage? Betales af PU-kassen? Kursus betales af provstiudvalgskassen. Provstikontoret koordinerer deltagelsen. Introduktionskursus for provstiudvalgsmedlemmer 13 Ansøgning vedr. organiststilling Hylleholt Kirke Sag: Hylleholt kirkekasse - budget 2015 (1309) - Hylleholt Sogn Hylleholt skal ansætte ny organist, og påtænker nye og ændrede arbejdsopgaver for den ny organist. Hylleholt menighedsråd ansøger om 115.740 kr fra 5% puljen til at dække øget lønudgift i 2014 for organist. PU vedtog at provsten indkalder menighedsrådsformanden og kontaktpersonen til et møde. Hylleholt MR ansøger ydermere om forhåndsgodkendelse for en øget årlig lønudgift på, i nutids kr., 120.000 Desuden spørger MR om de ved ny ansættelse skal indregne vikaforpligtelse. Forslag: Provst inviterer MR til møde på provstikontoret, til en drøftelse om stillingen. ansøgning nr. 2-5% pulje vedr. organiststilling Hylleholt Kirke 14 Ansøgning Sag: Øde Førslev Præstegård_Udbudsmateriale (1098) - Øde Førslev Sogn Øde Førslev fik i 2013 bevilget midler fra 5% puljen til nye døre og vinduer i PG. MR ansøger nu om yderligere midler fra 5 % puljen, kr. 69.114, til indvendig maling af stuehuset, i forbindelse med klargøring til indlfytning af ny præst. PU imødekommer ansøgningen og midlerne overføres til menighedsrådets kasse snarest. Ansøgning Faktura Referat,28-01-2014 Side: 6
15 Kasseeftersyn - Faxe kommune Sag: Kasseeftersyn 2013, Faxe kommune (1301) Provstirevisor har holdt kasseeftersyn. Ingen graverende bemærkninger. PU tager provstirevisors kasseeftersyn til efterretning. Alslev Sogn Faxe Sogn Haslev Sogn Hylleholt Sogn Karise Sogn Smerup-Spjellerup Sogn Terslev Sogn Ulse-Vester Egede-Øster Egede Sogn Vemmetofte Sogn Øde Førslev Sogn Tureby Sogn Referat,28-01-2014 Side: 7
16 Kasseeftersyn - Stevns kommune Sag: Kasseeftersyn 2013, Stevns kommune (1302) Provstirevisor har holdt kasseeftersyn. Ingen graverende bemærkninger PU tager provstirevisors kasseeftersyn til efterretning. Havnelev Sogn Himlingøje Sogn Lille Heddinge Sogn Store Heddinge Sogn Varpelev Sogn Hårlev Sogn Lyderslev-Frøslev Sogn Magleby Stevns-Holtug Sogn 17 Kasseeftersyn PUK-kasse Sag: PUK-kasse 2013 (1312) Provstirevisor har holdt kasseeftersyn på provstiudvalgskassen. Ingen bemærkninger udover regnskabsinstruks færdiggøres. PU tager provstirevisors kasseeftersyn til efterretning. Kasseeftersyn 18 Anmodning frigivelse erstatningssum Sag: Smerup Spjellerup PG (1316) - Spjellerup Sogn MR har modtaget 25.000 i erstatningssum for ekspropriation. Beløbet er frigivet til MR. PU tager afgørelsen til efterretning. Anmodning frigivelse erstatningssum 19 Sdr Dalby pg Sag: 2013 Syn - Faxe kommune (1167) Syn afholdt i Sdr Dalby pg. Syn godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning Sdr Dalby pg Referat,28-01-2014 Side: 8
20 Lejekontrakt Teestrup Bygade 33 B, Haslev Sag: Teestrup gl. præstegård (1308) - Teestrup Sogn Teestrup MR fremsender lejekontrakt til godkendelse. MR har udlejet boligdelen af den gamle præstegård. PU godkender lejekontrakten. Lejekontrak Teestrup Bygade 33 B, Haslev 21 Faktura nr: 36505-2. halvår 2013 Sag: Toves opgaver i provstiet (1247) Provstikonsulent fremsender faktura til betaling for 2. halvår 2013, kr 20.902 Gunnar Kjærgaard Larsen forlod mødet under behandling af punktet. PU godkender faktura til betaling. Provstikonsulent inviteres til næste PU-møde til præsentation og præcisering af konsulentopgaver. Faktura nr: 36505-2. halvår 2013 22 Graverbygning i Kongsted Sag: Kongsted Kirkegård - graverbygning (SE SAG 737) (1307) - Kongsted Sogn Kongsted MR fremsender ny tegning over graverbygning til godkendelse PU fremsender tegning med anbefaling til stiftsøvrigheden. brev kongsted tegning 23 Ansøgning om midler til konsulentbistand Sag: Strøby Sogn (1332) - Strøby Sogn Strøby MR ansøger om kr. 50.000 fra reservepuljen til konsulentbistand vedr. projekt jordvarmeanlæg. MR vil optage lån i stiftet til projektet og vil søge stiftsrådet om særlig afdragstid, isf 4 år kan opnås helt op til 10 år. PU kan ikke imødekomme ansøgning om 50,000 fra 5% puljen. 5 % puljen er til uforudsete udgifter. Menighedsrådet opfordres til at bruge evt. frie midler. Ansøgning om midler til konsulentbistand Brev om lån til solceller Referat,28-01-2014 Side: 9
24 Frigivelse af indestående salgskapital til istandsættelse af Lille Heddinge præstegård Sag: Lille Heddinge (1189) - Lille Heddinge Sogn Lille Heddinge MR ansøger om PU godkendelse af frigivelse af yderligere ca. 16.000 til afsluttende arbejder. Keld fremlagde indhentede tilbud. Keld forlod mødet under behandling af punktet. PU videresender ansøgning om frigivelse af midler kr. 35.000 inkl. moms, med anbefaling til stiftsøvrigheden. Keld medbringer tilbud Frigivelse af indestående salgskapital til istandsættelse af Lille Heddinge præstegård 25 Ansøgning vedr kirkebænke Sag: Hellested kirke (1034) - Hellested Sogn Mr ansøger om yderliger kr. 60.000 til maling af kirkebænkene. PU henviser til brev fra PU-møde den 2. oktober 2013. Ansøgning vedr kirkebænke Referat,28-01-2014 Side: 10
Orientering 26 Til pu: Godk. rev. regnskab 2012 Sag: Regnskab PUK 2012 (1177) Til orientering PU tager til efterretning Til pu: Godk. rev. regnskab 2012 27 Himlingøje - nyt tag Sag: Himlingøje Kirke (1210) - Himlingøje Sogn Til orientering PU tager til efterretning Himlingøje - nyt tag Nyt tag på Himlingøje Kirke 28 Om offentliggørelse af regnskaber Sag: Om offentliggørelse af regnskaber (1324) Til orientering PU tager til efterretning Om offentliggørelse af regnskaber 29 Besigtigelsesrapport vedrørende historisk inventar i Vester Egede Kirke, Tybjerg Herred, Præstø Amt, (NM, j. nr. 968/2013) Sag: Vester Egede Kirke - frigvelse af salgskapital til varmeanlæg (1181) - Vester Egede Sogn Til orientering PU tager til efterretning Besigtigelsesrapport vedrørende historisk inventar i Vester Egede Kirke, Tybjerg Herred, Præstø Amt, (NM, j. nr. 968/2013) 30 [Dok.nr.: 121183] Registreringsmeddelelse Sag: [Dok.nr.: 121183] Registreringsmeddelelse (1306) - Smerup Sogn Til orientering PU tager til efterretning [Dok.nr.: 121183] Registreringsmeddelelse 31 Faxe Kirke - indvendig restaurering Sag: Faxe Kirke (gl. sag. 1006) (1183) - Faxe Sogn Til orientering PU tager til efterretning Faxe Kirke - indvendig restaurering Referat,28-01-2014 Side: 11
Orientering 32 Evt. Mødet sluttede kl. 22.30 Erhard S. Westenberg Morten Vive Keld Køcher Bjarne Østergaard Rasmussen Hans Pedersen Helga Wulf Vibeke Morthorst Janne Melcher Gunnar Kjærgaard Larsen Referat,28-01-2014 Side: 12