DIRIGENT: TINA LAURSEN Freddy startede mødet med, at byde velkommen til vores nye suppleant Bianca Balslev. AD. 1 Fremmødte / Fraværende. Forretningsfører Esbern Ott (EO) Varmemester Jan Grzona (JG) Formand Freddy Rasmussen (FR) Aase B. Stisen (AAS) Tina Laursen (TL) Peter Nielsen (PN) Knud Petersen (KP) Bianca Balslev (BB) Afbud fra Mads Greve og David Oszlak. AD. 2 Godkendelse af referat nr. 11, samt beslutningsreferatet. Godkendt ingen bemærkninger. AD. 3 Meddelelser fra varmemester v/ Jan Grzona, samt fra Administrationen V / Esbern Ott. 1. Personale. Bilag 1. Bestyrelsen byder velkommen til vores nye funktionær Tine Binau, som er uddannet som jordbrugsteknolog, og har 7 års erfaring indenfor det grønne område. Der kommer opslag op i opgangene med billeder af det nye team. 2. Lås på dørene til kældrene i blok 1. Stemmerik er nu færdig med at etablere låsene til både kælder og loft i blok 1. Hoveddøren er samtidig blevet gjort modstandsdygtig overfor tryk og spark. Bestyrelsen er enige om, at beboerne skal underskrive, når de får udleveret nøgler. Bestyrelsen godkender, at der skal fortsættes med etablering af låse til dørene, samt udskiftning af låseblikket på hoveddørene. (PN) kan bekræfte, at det allerede har hjulpet på problemet. 3. Affald i skakte. Der er desværre en del beboere der smider affald i skakten, uden at det er kommet i poser. Det drejer sig om eksempelvis kattegrus, pizza bakker, brugte bleer fra hjemmeplejen. Det kan ikke være rigtigt, at vores funktionærer skal stå med disse problemer. Bestyrelsen vil opfordre til at man tager hensyn. 1
Meddelelser fra varmemester fortsat. Problemet er størst i blok 3, nr. 51. Skakten bliver fyldt så meget op i weekenden, så der reelt er skrald til 5 skraldespande. Vores funktionærer er villige til at skiftes til at komme om søndagen, i 2 timer. Bestyrelsen godkendte. (FR) sender en skrivelse til hjemmeplejen på bestyrelsens vegne vedr. problemet med fjernelse af de brugte bleer. (FR) kontakter Kommunen på bestyrelsens vegne, Teknisk forvaltning vedr. udfærdigelse af brochure, der henvender sig til beboerne på Torvet omkring håndtering af alle former for affald til bl.a. containergården. 4. Motorsplit. (JG) skal undersøge til næste møde, hvad en motorsplit koster, samt prisen på en sakseløfter til salt. I budgetåret 2012 skal der indarbejdes et beløb til en tip mini vogn. AD. 4 Konstituering af bestyrelsen. Bilag 2 og Bilag 3. Formand Freddy Rasmussen, Formand i Organisationsbestyrelsen Næstformand Mads Greve. Suppleant i organisationsbestyrelsen Sekretær Aase B. Stisen. Suppleant i organisationsbestyrelsen Kasserer David Oszlak Medl. af repræsentantskabet Best. Medl. Tina Laursen. Best. Medl. i organisationsbestyrelsen Best. Medl. Peter Nielsen Medl. af repræsentantskabet Best. Medl. Knud Petersen Medl. af repræsentantskabet 1 suppleant Bianca Balslev 1. suppleant til repræsentantskabet Uden for bestyrelsen er Louis Nielsen og Jan Smed medl. af repræsentantskabet. Informations og Kontorudvalget: Aase B. Stisen, Freddy Rasmussen, Mads Greve. Udlån af bestyrelseslokalet / boremaskine, registrering af flagdage Freddy Rasmussen. Hejsning af flag: Mads Greve og Knud Petersen. Ansvarlig for Hjemmesiden: Peter Nielsen. Beboer Kanal: Jan Smed uden for bestyrelsen. Det grønne udvalg: Aase B. Stisen og Tina Laursen. Kontaktperson til de erhvervsdrivende: Bianca Balslev. 2
Konstituering af bestyrelsen fortsat. Festudvalget: Tina Laursen og Aase B. Stisen. Husdyrudvalget: Freddy Rasmussen Bygge og økonomiudvalget: Freddy Rasmussen, Mads Greve, Peter Nielsen og Knud Petersen. AD. 5 Godkendelse af forretningsordenen og målsætninger. Bilag 4 og Bilag 5. Der var ønske om enkelte rettelser og tilføjelser til forretningsordenen. Under punkt 3 efter sidste del, hvor der står den endelige godkendelse. Skal der tilføjes, at bestyrelsen skal modtage månedlige budgetkontroller. Under punkt 15 der omhandler sekretærens ansvar. Enighed om at slette hvor der står Sekretæren varetager afdelingsbestyrelsens korrespondance og forestår praktiske arrangementer og lign. Under punkt 16, hvor der henvises til at beboerne kan få udlevet et referat fra bestyrelsesmøderne. Det skal ændres til Kan det afhentes på administrationen i deres åbningstid. Målsætninger. Under punkt 9. Der skal stå, styrke samarbejdet mellem erhvervsdrivende og beboerne på Torvet. AD. 6 Evaluering af beboermøde. Det var et godt møde med mange spørgsmål fra de fremmødte. Der deltog 38 husstande. De forslag bestyrelsen havde om ændringer i vedtægterne blev godkendt. AD. 7 Gennemgang af budgetkontrol. Bilag 6a og 6b, Bilag 7. Ingen bemærkninger til budgettet og vedligeholdelsesplanen. AD. 8 Planlægning af kommende fester. (FR) kontakter afd. 1 2 med forslag om, at de står for arrangementet for de fælles fester. Afholdelse af Juletræstænding bliver rykket til 1 time senere kl. 15.30. 3
AD. 9 Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer og suppleant. (AAS) kunne meddele, at det havde været et godt kursus. Det omhandlede både råderet og mulighed for større renovering, samt en forklaring om Landsbyggefonden. AD. 10 Meddelelser fra kasserer v / Freddy Rasmussen. Bilag 8. Forslag om at indkøbe plastikblomster til alle opgange. Priser undersøges. Bestyrelsen bevilgede øl, snaps og sodavand til funktionærernes Julefrokost. AD. 11 Organisationsbestyrelsesmøde v / Freddy og Tina. Næste møde afholdes d. 14. december i afd. 3.s bestyrelses lokaler. Bestyrelsen skal bl.a. godkende alle 3 afdelingers budgetter. Styringsdialog dokumentationspakke. AD. 12 Formandens meddelelser v / Freddy Rasmussen. 1. Forbrugerkontakt. Bilag 9. Der er sendt en skriftlig advarsel fra administrationen til Forbrugerkontakt vedr. at en omdeler har sparket en dør op. Hvis dette gentager sig vil vi fremsende en regning til Forbrugerkontakt, på udbedring af skaderne. 2. Dagrenovation. Bilag 10. Fra 1. januar 2011 skal alle de erhvervsdrivende selv sørge for at træffe aftale med et renoverings firma, om at få fjernet deres affald. Bestyrelsen er blevet kontaktet af en butiks indehaver omkring problemet. (FR) skriver på bestyrelsens vegne et brev til de erhvervsdrivende, hvor de kan kontakte renovationsfirmaet, som selskabet benytter. 3. Orientalsk marked. Bilag 11. Forespørgsel fra måske ny indehaver, omkring salg af Tyrkiske specialiteter kan forenes med de betingelser der er i kontrakten. Bestyrelsen godkender. 4. Ny butiks indehaver. Ide Shoppen har opsagt sit lejemål til d. 31.12.10. Ny indehaver bliver Patcworkhuset, som har haft butikslokale i Glostrup i 16 år. Et flertal i bestyrelsen har godkendt. 4
Formandens meddelelser fortsat. 5. Ledigt lejemål fra d. 30 april 2011. Bilag 13. (FR) har i samarbejde med SSP medarbejder et forslag til Brøndby Kommune. Det ledige lejemål kunne bruges til et sted, hvor der var voksne der kunne give de unge kontakt og måske mulighed for noget rådgivning, et sted at gå hen. Et enig bestyrelses godkender forslaget. 6. Dirigentliste. Bilag 14. Dirigentliste til bestyrelsesmøderne. AD. 13 Indkomne meddelelser til bestyrelsen efter dagsorden. 1. Bolind. Bilag 15. Der er aftalt en rammeaftale for VVS- leverancer. Rammeaftalen er gældende i perioden 6. december 2010 til 30 juni 2011. Derefter gældende dagspriser, eller genforhandling. AD. 14 Forslag til Orienteringsbrev / Dagsorden. Skakterne / Ønske om en God Jul og et Godt Nytår. AD. 15 Eventuelt. Ingen bemærkninger Dirigent på næste møde: Mads Greve Husk afbud til formanden eller sekretæren Referent: Aase Birthe Stisen 5