Referat af møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur

Transkript

1 Medlemmer: Referat af møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 11. juni 2018 kl på Odder Rådhus, Møderum 2 Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Jette Schæfer, Dan Gjerrild Søgaard, Peter Christensen Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Helle K. Nielsen, Sten Andersen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam, Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Birgit Elkær Hegelund, Hanne Fleron Referat: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra møde den 23. april 2018, dok. nr Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt 3. Orientering fra formand og næstformand Jobpulje Ultimo maj 2018 er der én medarbejdere i jobpuljen, som henhører under FOA. Udvikling i børnetallet Af tabellen nedenfor fremgår udviklingen i børnetallet i Odder Kommune i perioden 3. kvartal 2017 til 2. kvartal Dokumentnr.: side 1

2 Odder 3. kvartal kvartal kvartal kvartal år år år år år år år Total 0-6 år år år år år år år år år år år Total 7-16 år Total 0-16 år Ingen bemærkninger 4. Status vedr. arbejdsmiljø - til information og drøftelse Besøg fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i maj 2017 og igen i maj 2018 fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn i Vennelund, i december er der fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn på Hundslund Skole, og i februar er der fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn i Hou Børnehave. Besøgene er endnu ikke gennemført. Den 15. maj 2018 er der gennemført supplerende tilsyn på Parkvejens Skole, idet det i forbindelse med det almindelige risikobaserede tilsyn den 4. april 2018 ikke var muligt at vurdere det samlede arbejdsmiljø i virksomheden. Det supplerende tilsyn havde primært fokus på mellemtrinnet, da trivselsmålingen vidnede om et stort arbejdspres på mellemtrinnet. Arbejdstilsynet konstaterede i forbindelse med besøget, at der ikke var sket overtrædelser af Arbejdsmiljølovgivningen, og der blev derfor givet en grøn smiley. Hou Børnehave fik i forbindelse med tilsynsbesøg den 8. januar 2018 et påbud om at sikre, at løft af børn, når de bliver lagt til at sove i krybber, foregår fuldt forsvarligt. Påbuddet skulle efterkommes senest den 1. maj Arbejdstilsynet har på baggrund af børnehavens tilbagemelding vurderet, at påbuddet er efterkommet, og påbuddet er dermed lukket. Dokumentnr.: side 2

3 Intern audit Der er gennemført intern audit på Hundslund Skole og Børnehus den 13. april 2018 og i Dagplejen den 25. april 2018 og 18. maj Bilag: Auditrapport for Hundslund Skole og Børnehus, dok. nr Auditrapport for Dagplejen, dok. nr Sygefravær Sygefraværet på Børn, Unge og Kultur området er i perioden januar til april faldet med 0,18 procentpoint i forhold til samme periode året før. Faldet i det samlede sygefravær dækker over et fald i langtidsfraværet, mens korttidsfraværet er steget. Faldet i det samlede sygefravær slår igennem på fritids- og undervisningsområdet, mens der kan konstateres stigninger i Børne- og Familiecentret og på børnepasningsområdet. Stigningerne på de to områder skyldes stigninger i langtidsfraværet (januar - april) 2017 (januar - april) Institution/område Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Børne- og Familiecentret: 3,97% 3,61% 7,58% 4,40% 1,22% 5,62% BFC - internt 4,15% 4,11% 8,25% Sundhedsplejen 2,65% 0,00% 2,65% Børnepasning: 3,14% 4,10% 7,24% 3,45% 2,99% 6,44% Bifrost 4,63% 5,05% 9,68% Dagplejen 2,02% 4,84% 6,85% Egholmgård 3,09% 0,44% 3,53% Krible Krable huset 4,72% 3,35% 8,07% Børnehaven Vennelund 3,05% 4,98% 8,04% Fritid: 1,88% 0,76% 2,65% 4,14% 0,26% 2,77% Odder Bibliotek 2,93% 0,00% 2,93% Odder Musikskole 0,32% 1,91% 2,23% Undervisning: 3,53% 2,47% 6,01% 2,85% 4,60% 6,98% Landsbyordninger i alt 3,57% 1,44% 5,02% Gylling Skole og Børnehus 3,32% 1,78% 5,10% Hou Skole og Børnehus 4,47% 0,52% 4,99% Hundslund Skole og Børnehus 2,88% 3,04% 5,92% Saksild Skole og Børnehus 3,33% 1,12% 4,45% Parkvejens Skole og SFO 3,75% 1,59% 5,34% Vestskolen 3,22% 4,75% 7,97% Total 3,43% 2,98% 6,41% 3,15% 3,44% 6,59% Arrangementer Den 19. april 2018 blev der gennemført supplerende arbejdsmiljøuddannelse med fokus på digital chikane. Ca. 55 ledere og tillidsvalgte deltog i arrangementet. På baggrund af arrangementet har Ledelse & Udvikling udarbejdet et forslag til proces for det videre arbejde med Dokumentnr.: side 3

4 digital chikane, der behandles som særskilt punkt på HovedUdvalgets møde den 28. maj Sundhedsordning 2018 Der er kommet i alt fire ansøgninger til sundhedsordningen, som er behandlet og godkendt i arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen den 4. maj Fra Børn, Unge og Kultur området er der kommet en enkelt ansøgning. Det drejer sig om en fælles ansøgning fra Børne- og Familiecentret og Vennelund om tilskud til deltagelse i Stafet for Livet. En samlet oversigt over ansøgninger, der er givet tilskud til, kan ses på HR-portalen. Det er ikke nødvendigt at opgøre sygefravær for Sundhedsplejen selvstændigt. Desuden bør overskriften på Børnepasning ændres, så det er tydeligt, at det alene omfatter børnepasning i Odder by. Der er positive tilbagemeldinger på supplerende arbejdsmiljøuddannelse vedrørende digital chikane. 5. Stigende langtidsfravær på børnepasningsområdet og Børne- og Familiecentret - til information og drøftelse (20 min.) På møde den 23. april 2018 udtrykte OmrådeUdvalget bekymring i forhold til det stigende langtidsfravær på børnepasningsområdet og Børne- og Familiecentret, og det blev derfor besluttet at behandle det stigende langtidsfravær som et særskilt punkt på det førstkommende møde i OmrådeUdvalget. OmrådeUdvalget drøfter den aktuelle status på samt udviklingen over tid i langtidsfraværet på børnepasningsområdet og Børne- og Familiecentret. Udvalget drøfter desuden betydningen af proces God Dialog i relation til langtidsfraværet, hvordan der drages omsorg for de nærværende medarbejdere med blandt andet vikardækning samt mulige næste skridt. OmrådeUdvalget finder det nødvendigt at komme et spadestik dybere ved blandt andet at undersøge årsagerne til det stigende langtidsfravær. OmrådeUdvalget beslutter derfor at sende et brev til de lokale MED udvalg på børnepasningsområdet i Odder by samt BFC med ønske om en redegørelse for: Udviklingen i sygefraværet over det seneste år, herunder årsagerne til det stigende langtidsfravær Hvad man har gjort for at nedbringe sygefraværet Hvad man yderligere vil gøre for at nedbringe sygefraværet Hvad man gør for de tilbageværende medarbejdere Karsten og Torben udarbejder brevet til de lokale MED udvalg. Af brevet skal det tydeligt fremgå, at hensigten med at indhente oplysninger fra de lokale MED udvalg er at give OmrådeUdvalget mulighed for at handle på baggrund af viden frem for fornemmelser. Dokumentnr.: side 4

5 På baggrund af tilbagemeldingerne drøfter OmrådeUdvalget på et møde i efteråret endnu en gang udviklingen i langtidsfraværet på børnepasningsområdet i Odder by og BFC. Formålet at afklare, hvordan OmrådeUdvalget kan bidrage til en positiv udvikling i sygefraværet. Desuden vil OmrådeUdvalget drøfte, om der er behov for også at sende en forespørgsel til de øvrige lokale MED udvalg på området. 6. Budget 2019: Status og videre proces - til information og drøftelse (15 min.) Byrådet godkendte på møde den 22. maj 2018 Økonomisk Politik Politikken opstiller en række mål, som i perioden har væsentlig betydning for at sikre en økonomi, der kan bidrage til udvikling af Odder Kommune, herunder overordnede retningslinjer for de kommende års budgetlægning såsom beskatning, driftsresultat, kassebeholdning, låntagning m.m. Politikken er vedlagt som bilag. Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget skal på møde den 4. juni 2018 tage stilling til, om udvalget vil fremsætte forslag til budget Forslagene skal tage udgangspunkt i Visionen for Odder Kommune og kommunens strategiske målsætninger. Såfremt udvalget ønsker at fremsætte forslag, medtages forslagene i det budgetmateriale, som fremsendes til de politiske budgetdrøftelser. På mødet orienterer Karsten Poulsen om den aktuelle status på budgetprocessen samt OmrådeUdvalgets muligheder for indflydelse i den videre proces. Bilag: Økonomisk Politik , dok. nr Karsten redegjorde for den nye økonomiske politik, som til forveksling ligner den hidtidige. Karsten orienterede desuden om det første budgetmøde mellem Byrådet, HovedUdvalget og samtlige virksomhedsledere og stabschefer. Mødet, som blev afholdt den 30. maj 2018, blev indledt med en status på kommunens økonomi samt forventninger til de kommende år. Efterfølgende blev der blandt andet sat fokus på sociale investeringer. Formålet var at gøre alle deltagerne mere vidende om, hvordan en kommune kan arbejde med sociale investeringer som en metode til at høste både menneskelige og økonomiske gevinster. Der blev generelt taget godt imod logikken, men der er behov for at arbejde videre med det. På budgetmødet blev det desuden tydeligt, at Byrådet i den kommende budgetperiode ønsker at lave flere anlægsinvesteringer, herunder investeringer i infrastrukturen mellem Odder og Århus. De ønskede anlægsinvesteringer i infrastruktur vil lægge beslag på en stor andel af de samlede anlægsmidler. Regeringen og KL har den 7. juni 2018 indgået aftale om kommunernes økonomi for Ved første øjekast så aftalen ud til at være fordelagtig for Odder Kommune, men når der læses ned i aftalen, bliver det tydeligt, at der også er elementer i aftalen, som ikke er til fordel for Odder Kommune. Regeringen og KL har blandt andet aftalt, at kommunerne som følge af et samlet fald i udgifter til overførselsindkomster i 2018 skal tilbagebetale en andel af det tilskud, som kommunerne har fået fra staten i Beløbet, som kommunerne sam- Dokumentnr.: side 5

6 let set skal tilbagebetale til staten, fordeles på alle landets kommuner, hvilket rammer Odder Kommune særligt hårdt, idet der i Odder Kommune ikke er sket et fald i udgifterne til overførselsindkomster. Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget har på møde den 4. juni 2018 drøftet driftsforslag til budget Udvalget drøftede blandt andet fritidspas til foreningssvage børn og unge, sprogvejledere på dagtilbudsområdet, læsevejledere på skoleområdet samt etablering af en kreativ skole. Udvalget har desuden fokus på investeringer i sårbare børn og unge. Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget drøftede desuden anlægsinvesteringer, herunder etablering af et åbent selvbetjent bibliotek med udvidet åbningstid, udbedring af utæt tag på biblioteket, flytning af børnehusene i Hou og Hundslund til skolernes matrikler samt mindre anlægsønsker. Desuden blev mulighederne for etablering af et kampsport center drøftet, men det blev besluttet ikke at medtage det i budget 2019, men fortsætte arbejdet med en løsning i forbindelse med Spektrum. Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget vil på møde den 13. august 2018 færdiggøre udvalgets forslag til budget Status på Børne- og Familiecentrets udviklingsarbejde i samarbejde med Task Force - til information og drøftelse (10 min.) På baggrund af vanskeligheder med at overholde lovgivningens tidsfrister samt et ønske om at øge kvaliteten i sagsbehandlingen i Myndighedsafdelingen i Børne- og Familiecentret har Odder Kommune har indgået en aftale med Socialstyrelsens Task Force om 1½ års udviklingsarbejde Som grundlag for udviklingsarbejdet og samarbejdsaftalen har Børne- og Familiecentret i samarbejde med Task Force udarbejdet en udviklingsplan, der er opdelt i tre hovedområder: 1. Politik, strategi og styring Der skal udarbejdes en Børn- og Ungepolitik, som dækker hele børn- og ungeområdet, og som i højere grad end den nuværende også omfatter området for udsatte børn og unge, således politikken kan være retningsgivende for dagtilbud, skoler og Børne- og Familiecentrets arbejde med denne gruppe. 2. Børne- og Familiecentret overordnet (alle afdelinger) Der skal arbejdes med det tværfaglige samarbejde i Børne- og Familiecentret, herunder ledelsesinformation, fælles metoder og redskaber til tidlig opsporing. 3. Myndighedsarbejdet i Børne- og Familiecentrets Myndighedsafdeling Der skal arbejdes med en fælles forståelse af kvalitet i helheden og de enkelte dele i sagsbehandlingen samt med udarbejdelse af skriftlige retningslinjer for sagsbehandlingen. Dokumentnr.: side 6

7 Samarbejdsaftalen indebærer, at der minimum to gange årligt skal afrapporteres til Byrådet om status på udviklingsarbejdet. Første afrapportering fandt sted på Byrådets møde den 22. maj 2018 og er gengivet nedenfor: 1. Politik, strategi og styring Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget har på møde d. 26. februar 2018 besluttet, at der skal udarbejdes en ny Børn- og Ungepolitik, og på møde d. 9. april 2018 har udvalget vedtaget en tids- og procesplan. Planen sikrer, at der tages afsæt i allerede vedtagne politikker og strategier på området, samt at politikken udarbejdes på grundlag af en bred inddragelse af alle interessenter. Tids- og procesplanen er vedhæftet som bilag. 2. Børne- og Familiecentret overordnet Der er udarbejdet reviderede retningslinjer for samarbejdet mellem Børne- og Familiecentrets afdelinger. Retningslinjerne er implementeret, men det er en fortløbende proces at fastholde og fuldt ud udnytte de gode muligheder for det tværfaglige samarbejde. I forhold til metoder og redskaber til tidlig opsporing har alle socialrådgivere været på kursus i Fælles sprog. Der er efterfølgende afholdt et kursus for Børne- og Familiecentrets øvrige afdelinger samt af Jobcentret og daginstitutionerne. 3. Myndighedsarbejdet i Børne- og Familiecentrets Myndighedsafdeling Udviklingsarbejdet er indledt med en uges efteruddannelse for alle socialrådgivere i Systematik i sagsbehandlingen. Der er videre planlagt kurser/efteruddannelse for alle i: Inddragelse af familie og netværk Den børnefaglige undersøgelse og handleplanen At skrive en sag Børnesamtalen De anførte kurser/efteruddannelse har hver et omfang på 1-5 dage og afvikles alle i løbet af Der har været nedsat arbejdsgrupper blandt medarbejderne, som er kommet med oplæg til arbejdsgangsbeskrivelser på områderne: Underretning Børnesamtalen Børnefaglig undersøgelse Handleplan Opfølgning Afslutning af sag Dokumentnr.: side 7

8 Ultimo maj deltager Task Force i møde med medarbejderne, hvor der på grundlag af et oplæg fra Task Force skal drøftes kvalitet i sagsbehandlingen. I forlængelse af dette præsenteres de første fire arbejdsgangsbeskrivelser, og efterfølgende skal alle arbejde efter disse. De sidste arbejdsgangsbeskrivelser indføres kort tid efter. I forhold til vanskelighederne med at overholde lovgivningens tidsfrister afrapporterer Børne- og Familiecentret kontinuerligt til Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget. Ved sidste afrapportering var der en væsentlig forbedring i forhold til børnesamtaler og handleplaner, mens situationen var uændret for børnefaglige undersøgelser. Næste afrapportering finder sted i september måned. I forbindelse med udviklingsarbejdet mødes Børne- og Familiecentrets ledelse hver anden måned med Task Force med henblik på opfølgning, sparring, inspiration mv. Bilag: Samarbejdsaftale, dok. nr Udviklingsplan, dok. nr Tids- og procesplan, dok. nr OmrådeUdvalget spurgte ind til, hvordan medarbejderne oplever det at være en del af udviklingsarbejdet. Blandt medarbejderne er der generelt opbakning til indholdet i udviklingsarbejdet, men det er et forløb, som presser og belaster medarbejderne. Udviklingsarbejdet indebærer et stort antal kursusdage, ændrede arbejdsgange samt en stor politisk bevågenhed. Med henblik på at afhjælpe presset på medarbejderne er der i projektperioden opnormeret med fire sagsbehandlere, hvilket har betydet en reduktion i medarbejdernes sagstal. OmrådeUdvalget spurgte desuden ind til arbejdet med en ny Børne- og Ungepolitik. I arbejdet med den nye politik er der primært fokus på indsats og anbringelser samt fritidsområdet, hvorimod der ikke forventes de store ændringer på skole- og dagtilbudsområdet. I modsætning til tidligere har politikerne valgt først at inddrage børn og forældre i arbejdet med den nye Børne- og Ungepolitik, og medarbejderne vil først blive inddraget på et senere tidspunkt i processen. OmrådeUdvalget opfordrer politikerne til også at bringe medarbejderne og de professionelle på banen på et tideligt tidspunkt. Dette blandt andet for at forhindre unødig modstand fra medarbejderne, som indtil videre oplever, at forældrene er mere velinformerede end medarbejderne. 8. Analyse af inkluderende fællesskaber og børn og unge i udsatte positioner - til information og drøftelse (60 min.) Børn, Unge og Kulturudvalget besluttede den 28. august 2017, at der skal udarbejdes en analyse af arbejdet med inklusion på dagtilbuds- og skoleområdet, samt at årsagerne til stigende udgifter til specialklasseelever skal belyses. Analysen, som er udarbejdet af Camilla Dyssegaard og Niels Egelund, blev præsenteret for projektorganisationen samt på et offentligt møde den 14. maj Med afsæt i analysen skal arbejdsgrupperne nu i gang med at lave anbefalinger. Arbejdsgrupperne samles på Dokumentnr.: side 8

9 hele arbejdsdage den 31. maj 2018, 4. juni 2018 og 6. juni Camilla Dyssegaard og Niels Egelund deltager også på arbejdsdagene. Den nedsatte styregruppe afholdt den 3. maj 2018 sit fjerde møde. Referat fra mødet er vedlagt som bilag. OmrådeUdvalget gennemfører gruppedrøftelser med henblik på at kvalificere de anbefalinger, der er på vej fra arbejdsgrupperne. Materiale til drøftelserne eftersendes eller uddeles på mødet. Bilag: Analyserapport, dok. nr Referat af styregruppemøde den 3. maj 2018, dok. nr Der er nedsat tre arbejdsgrupper, som på fire temadage har arbejdet med anbefalinger til, hvordan man kan højne kvaliteten i arbejdet med de sårbare børn og unge inden for følgende områder: 1. Kompetencer i organisationen 2. Systematik i indsatser 3. Forældresamarbejde 4. Organisering af specialklasser 5. Pædagogisk praksis i specialklasser 6. Styring og økonomi 7. Visitation og handleplaner for børn i specialklasser 8. Inklusion på almenområderne 9. Ressourcepersoner tæt på praksis 10. Systematik i overgange, møder m.v. Den videre proces er, at styregruppen på møde den 26. juni 2018 præsenteres for de første bud på mål, anbefalinger og indsatser, og herefter vil der hen over sommeren blive arbejdet videre med henblik på en præsentation for Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget den 13. august OmrådeUdvalget drøftede, hvordan en tovholder kan være med til at sikre, at man i forhold til det enkelte barn i en udsat position kommer hele vejen rundt og får taget tidligt fat. Udvalget drøftede blandt andet, hvem der skal være tovholder, samt vigtigheden af at gøre det meget klart, hvad det indebærer at være tovholder. 9. Opfølgning på trivselsmålingen: Arbejdspres til information og drøftelse (30 min.) På møde den 11. december 2017 drøftede OmrådeUdvalget resultaterne af trivselsmålingen blandt de ansatte på Børn, Unge og Kultur området. Udvalget identificerede i den forbindelse en række særlige opmærksomhedspunkter, som skal danne afsæt for det videre arbejde med trivselsmålingen i OmrådeUdvalget og de lokale MED-udvalg. Dokumentnr.: side 9

10 Et særligt opmærksomhedspunkt i det videre arbejde med trivselsmålingen er arbejdspres. Arbejdsmængde er det tema, som scorer lavest i trivselsmålingen på Børn, Unge og Kultur området, og OmrådeUdvalget udtrykte på mødet den 11. december 2017 bekymring i forhold til koblingen mellem arbejdspres og den selvoplevede stress. Formålet med punktet er at inspirere til, hvordan man kan arbejde med at reducere det oplevede arbejdspres. Janni Thorstensen deltager på mødet med et oplæg om, hvordan Hou Skole og Børnehus med afsæt i et SPARK forløb har arbejdet med at reducere det oplevede arbejdspres. Desuden giver Karsten Poulsen et oplæg om, hvordan mødetid påvirker det oplevede arbejdspres, samt hvordan man konkret kan arbejde med at reducere tiden anvendt på møder. Janni orienterede om SPARK forløbet i Hou Skole og Børnehus, som havde fokus på prioritering af opgaver og stresshåndtering. En konsulent fra SPARK deltog på fire MED møder med henblik på at klæde MED udvalgets medlemmer på til at kunne gennemføre processen med medarbejderne. Der blev afholdt to fælles personalemøder om prioritering af opgaver og stresshåndtering. Den samlede proces varede cirka et år. I forhold til prioritering af opgaver blev der arbejdet med kerneopgaven, og der blev formuleret én fælles kerneopgave for Hou Skole og Børnehus, som alle kunne committe sig til. Næste skridt var at tale om kerneydelser og prioritering heraf med afsæt i en prioriteringstrekant. Sidste skridt var at drøfte kvalitet i opgaveløsningen, herunder afstemme forventninger i forhold til, hvornår en opgave er løst tilfredsstillende. I forhold til stresshåndtering blev der med afsæt i materialet Forebyg stress i fællesskab arbejdet med at styrke mening i arbejdet (kerneopgaven), prioritere i arbejdsopgaverne (prioriteringstrekanten), den gode kommunikation, positiv arbejdskultur, hjælp og samarbejde samt det at passe på dig selv. OmrådeUdvalget bemærker vigtigheden af, at man taler om arbejdspres og håndtering heraf i det store fællesskab, hvor alle føler sig hørt. OmrådeUdvalget er desuden nysgerrige på, hvordan man kan definere en standard for kvalitet i opgaveløsningen, hvordan man kan gøre det legitimt at prioritere i sin hverdag, og hvordan man kan gøre prioritering til en kollegial udfordring i stedet for en individuel udfordring. Endelig er det interessant at blive klogere på, hvordan man fastholder fokus og sikrer vedholdenhed med henblik på at udvikle kulturen. OmrådeUdvalget overvejer at invitere medarbejderrepræsentanter fra Hou Skole og Børnehus med på et senere møde. Karsten indviede OmrådeUdvalget i sin ambition om at reducere mødetiden med 25 procent ved at skabe bedre og kortere møder. Målet skal nås inden for 1-2 år. Karsten vil i dialog med de faste mødeforaer finde en mødeform, som sikrer bedre og kortere møder. OmrådeUdvalget gør opmærksom på, at en reduceret mødetid kan opleves som tab af indflydelse hos medarbejderne, og at en reduceret mødetid kan være konfliktoptrappende. Dokumentnr.: side 10

11 OmrådeUdvalgets medlemmer er enige om, at det er et fælles ansvar at sikre kortere og bedre møder. Dette kan man blandt andet gøre ved at blive mere skarpe på dagsorden, og hvad der skal drøftes. Desuden kan man med fordel se på balancen mellem forberedelsestid og mødetid. I dialogen på møderne skal deltagerne være opmærksomme på ikke at gentage sig selv og andre, og der skal være en meget tydelig mødeledelse. Endvidere kan man med fordel tilstræbe mere producerende møder. Endelig kan man overveje, om det er mere effektivt med hyppigere men kortere møder. Dog bør man i den forbindelse være opmærksomhed på tid til transport m.v. 10. Opfølgning på trivselsmålingen: Krænkende adfærd til information og drøftelse (45 min.) Et andet særligt opmærksomhedspunkt i det videre arbejde med trivselsmålingen er krænkende adfærd, som omfatter fysisk vold, psykisk vold, trusler og chikane, uønsket sexuel opmærksomhed og mobning. Trivselsmålingen vidner om konkrete oplevelser med alle typer af krænkende adfærd på Børn, Unge og Kultur området. Nedenfor er en oversigt over, hvor mange medarbejdere, der har oplevet de forskellige typer krænkende adfærd inden for de seneste 12 måneder: Fysisk vold 102 (19,5 %) Psykisk vold, trusler og chikane 93 (17,8 %) Uønsket seksuel opmærksomhed 1 (0,002%) Mobning 25 (0,05 %) Med henblik på at understøtte det lokale arbejde anbefales det, at der udarbejdes en vejledning til lokalt beredskab i forhold til krænkende adfærd. Malene Nørgård Jensen givet et kort oplæg om, hvad man skal være opmærksom på, når man udarbejder en sådan vejledning, og efterfølgende kommer OmrådeUdvalget med input til en vejledning. På baggrund af OmrådeUdvalgets input udarbejder HR et oplæg til vejledning til beredskab i forhold til krænkende adfærd, som færdigbehandles på møde den 3. september Punktet udsættes til møde den 3. september Nærværende faglig ledelse på skoleområdet til information og drøftelse (30 min.) OmrådeUdvalget udtrykte på møde den 5. marts 2018 ønske om en principiel drøftelse af forventninger til og syn på nærværende faglig ledelse på skoleområdet. Et flertal i byrådet vedtog mandag den 6. februar 2017 en ny skolestruktur for folkeskolerne og Ungdomsskolen i Odder Kommune. Et af principperne i den nye skolestruktur er, at der med henblik på at øge elevernes læring og trivsel skal sikres nærværende faglig ledelse. I landsbyordningerne og på Vestskolen varetager skolelederen strategiske og administrative opgaver på flere geografiske enheder. Skolelederen leder og sparrer med afdelingslederne, som varetager den faglige ledelse af medarbejdere på den enkelte skole og børne- Dokumentnr.: side 11

12 hus. Afdelingslederen er derfor den primære leder for medarbejdere, børn og forældre samt samarbejdspartneren for lokalsamfundet. Ledelsen fra landsbyordningerne deltager på mødet med et oplæg om grundlaget for ledelse af landsbyordningerne. Med afsæt i oplægget drøfter OmrådeUdvalget forventninger og syn på nærværende faglig ledelse samt kommer med anbefalinger til, hvordan der fortsat sikres en nærværende faglige ledelse på skoleområdet i Odder Kommune. Vivian orienterede om grundlaget for ledelse af landsbyordningerne. Ledelsesgruppen består af ni ledere en skoleleder og otte pædagogiske ledere. Det er primært de pædagogiske ledere, som skal sikre den nærværende faglige ledelse, mens Vivians primære rolle er at lede og understøtte de pædagogiske ledere samt være bindeledet til direktøren. Denne rollefordeling samt kommandoveje har ikke fra start været kommunikeret klart nok ud, men vurderingen er, at det nu er ved at falde på plads. Ledelsen af landsbyordningerne ser frem til at få det nye MED-udvalg og den nye skolebestyrelse på plads, idet det giver mulighed for at komme op i fulde omdrejninger. Dette har ikke været muligt før nu, hvorfor der også har været et produktionstab i forbindelse med implementering af den nye ledelsesstruktur. OmrådeUdvalget anbefaler, at der udarbejdes en beskrivelse af, hvad nærværende faglig ledelse betyder. Dette er der i dag mange forskellige opfattelser af, hvilket giver anledning til frustration. OmrådeUdvalgets medlemmer har fået tilbagemeldinger om, at nogle medarbejdere oplever, at ledelsesopgaver falder ned på medarbejderne, og at der herved skabes uformelle ledelsesrum. Vivian oplyser, at man vil tage snittet mellem de pædagogiske ledere og medarbejderne op i det nye MED udvalg. Fokus har indtil nu været på snittet mellem skoleleder og pædagogiske ledere. OmrådeUdvalget følger op på den nærværende faglige ledelse om et halvt år, og der skal i den forbindelse være både et ledelses- og et medarbejderperspektiv herpå. Torben og Karsten afklarer, om der er behov for at tage hånd om oplevelsen af distribueret ledelse til medarbejderne her og nu. 12. Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse - til information og drøftelse (15 min.) Hovedudvalget har på møde den 26. februar 2018 drøftet, hvilke retningslinjer der i dag eksisterer for tidsramme i forbindelse med deltagelse i kurser og efteruddannelse. Der eksisterer ikke fælles retningslinjer for Odder Kommune som helhed, men der er eksempelvis beskrevet retningslinjer i personalehåndbogen for Rådhuset, som følges af flere arbejdspladser. I nogle overenskomster er der endvidere aftalt nærmere vilkår for dem pågældende overenskomstgruppe. Dokumentnr.: side 12

13 Hovedudvalget nedsatte på den baggrund en arbejdsgruppe, der skal udarbejde et oplæg til overordnede rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse. Arbejdsgruppen havde første møde den 18. april 2018 og var her enige om, at man i lighed med principperne for tillidsvalgtes vilkår ønsker at arbejde for et produkt, der beskriver en række bærende principper, som tager højde for de variationer og de forskellige vilkår, vi som ansatte har. Arbejdsgruppen har foreløbigt drøftet følgende principper: Kurser og efteruddannelse er et fælles anliggende. En fælles forståelse af rammer og vilkår skal stå på værdierne i Ledelses- og Organisationsgrundlaget og på de bærende elementer i Social Kapital om tillid, retfærdighed og samarbejde. Der skal være klarhed og gennemsigtighed over rammen i forhold til den enkelte arbejdsplads. Der skal være plads til forskellighed inden for en given ramme. Det skal være tydeligt, hvor man kan få hjælp og sparring, hvis der opstår tvivl. Vi overholder naturligvis det, der måtte være aftalt i de enkelte overenskomster. Forinden arbejdsgruppen udarbejder konkret forslag til en beskrivelse af rammer og principper ønsker arbejdsgruppen et billede af, hvordan praksis er i dag. Derfor ønsker gruppen Områdeudvalgenes kvalificering og bidrag i forhold til følgende: Områdeudvalgets generelle bemærkninger til ovenstående principper. Hvilke eksempler er der fra praksis på, hvordan tidsrammen ved deltagelse i kurser og efteruddannelse fastlægges fx: o Aftales individuelt mellem leder og medarbejder o Vilkår er aftalt i det lokale MED-udvalg o Der er ikke aftalt noget konkret, men der er op til den enkeltes egen vurdering. Kommentarer til arbejdsgruppen i øvrigt. Arbejdsgruppen mødes igen den 25. juni 2018, hvor Områdeudvalgenes input vil indgå. OmrådeUdvalget hæfter sig særligt ved princippet om, at det skal være tydeligt, hvor man kan få hjælp og sparring, hvis der opstår tvivl. OmrådeUdvalget opfordrer til, at der altid først hentes hjælp og sparring lokalt, og at det kun er i tilfælde af uenigheder, der ikke kan løses lokalt, der hentes hjælp og sparring på næste niveau. I tilfælde af, at det bliver nødvendigt at hente hjælp og sparring på næste niveau, skal det være tydeligt, hvor man skal gå hen. OmrådeUdvalget spurgte desuden ind til princippet om, at den fælles forståelse af rammer og vilkår skal stå på de bærende elementer i social kapital. OmrådeUdvalget pointerer, at deltagelse i kurser og uddannelse ikke kun handler om retfærdighed, men også hvordan opgaven skal løses, og hvordan man gør det bedst. Dokumentnr.: side 13

14 OmrådeUdvalget opfordrer til, at arbejdsgruppen retter henvendelse til alle ledere med henblik på at afdække, om der er lokale aftaler, som kan tjene til inspiration. OmrådeUdvalgets umiddelbare vurdering er, at konkrete aftaler om kurser og uddannelse laves på meget forskellig vis. 13. Opfølgning på årshjul og planlægning af næste møde OmrådeUdvalget følger op på årshjulet med særligt fokus på dagsorden for næste møde, herunder prioritering af de enkelte punkter samt mødeform. Bilag: Årshjul, dok. nr Ændringer og tilføjelser besluttet under de foregående punkter indarbejdes i årshjulet. 14. Til efterretning Referat fra MED-udvalgsmøde den 9. april 2018, Hou Skole og Børnehus dok. nr Referat fra MED-udvalgsmøde den 10. april 2018, Parkvejens Skole dok. nr Referat fra MED-udvalgsmøde den 12. april 2018, Vennelund dok. nr Referat fra MED-udvalgsmøde den 7. maj 2018, Børne- og Familiecentret dok. nr Ingen bemærkninger 15. Eventuelt Ingen bemærkninger Næste møde: Mandag den 3. september 2018 kl Dokumentnr.: side 14