Et redskab til brug ved mediekontakt, hvad enten den er opsøgende og man selv tager kontakt eller Rotarys repræsentanter bliver opsøgt af medierne.

Transkript

1 Værktøjskassen Et redskab til brug ved mediekntakt, hvad enten den er psøgende g man selv tager kntakt eller Rtarys repræsentanter bliver psøgt af medierne. Indhld: Værktøjskassen...1 Indhld: Generelt m mediekntakt: Chekliste når medierne ringer Chekliste inden jeg selv ringer til medierne Budskab Mediernes natur En gd histrie...4 Nyheder...4 Baggrundshistrier: Hvrdan får jeg histrien afleveret? Ngle gyldne regler i mgang med medier Pressemeddelelsen...6 Pressemeddelelsens indhld: Pressemødet Opfølgning Mediernes frventninger til virksmheder g rganisatiner : Virksmhedernes frventninger til medier: Navnestf er gdt stf Eksempler på pressemeddelelser...8 Eks. 1. Optagelse af et nyt medlem...8 Eks. 2. Ny præsident i klubben...9 Eks. 3. Udvekslingsstudent inbund...9 Eks. 4. Udvekslingsstudent utbund...10 Eks. 5. Lkal velgørenhed...10 Eks. 6. Omtale af lkales indsats

2 01. Generelt m mediekntakt: Følgende punkter skal tænkes igennem før mediekntakten. Hvad er budskabet? Hvem skal vide det? Hvrfr skal de vide det? Hvem skal frtælle det? Hvrdan skal det frtælles? Hvad sker der så? Efterfølgende knsekvenser Hvem i eller uden fr Rtary skal ellers vide at der er kntakt? 02. Chekliste når medierne ringer Hvem ringer? Spørg efter navn g medie. Også selv m han vist nk sagde det i starten. Få evt. hans direkte telefnnummer. Følgende plysninger har du krav på at få at vide. Sørg fr at få det. Hvrfr ringer han til dig? Hvad er hensigten med histrien? Hvrnår g hvr skal den bringes? Båndes samtalen? (ja nrmalt) Taler jurnalisten med andre? (Mdpart, knkurrent) Er jeg nu klar til at tale med ham? (Se tænkepause nedenfr!) Skal jeg tale med ngen inden jeg siger nget? Sm hvem udtaler jeg mig? (Privat eller sm Rtary - rep.) Bliver jeg citeret eller er det kun baggrund? Pas på! Det er meget sjældent hyggesnak, når jurnalister ringer. Knsekvenser? Lav eventuelt en aftale Skal jeg rientere andre? Brug en undskyldning. Tag en tænkepause. Det er næsten altid en gd ide efter at have fået styr på venstående - at tage en tænkepause. Sig at du står lige nede i kælderen eller hvad du kan finde på g at du ringer p m en halv time. Men hld den tid, du lver. Ellers ringer han igen g er ikke i bedre humør. Brug tænkepausen til at kigge i den her liste g frmuler budskaber g svar på de spørgsmål du kender eller regner med fr dig selv. Skriv evt p, hvad du slet ikke vil tale m. Og hld fast på det! 2

3 03. Chekliste inden jeg selv ringer til medierne Hvrfr ringer jeg? Tænk grundigt igennem, hvad det er du vil frtælle. Budskabet skal være enkelt, klart g tydeligt Sm hvem ringer jeg? Privat- eller sm rtarianer. 04. Budskab Tænk følgende spørgsmål igennem inden du ringer: Hvad vil jeg sige? Hvad vil jeg ikke sige? Hvrdan vil jeg frmulere mit budskab? Hvad vil jurnalisten så derefter spørge m? Hvad vil han mere spørge m? Hvad vil jeg gerne have ham til at spørge m? Og husk: Du skal kun tale m det du har på hjerte. Og kmpetence til at udtale dig m. Skal jeg henvise til andre? Skal jeg underrette andre? Vil han spørge andre? Skal jeg lave en aftale Knsekvenser? Hvad sker der hvis andre medier ringer? Medierne elsker en gd histrie, men: Medierne frygter at blive misbrugt 05. Mediernes natur Medier dækker frskellige mråder. Enten gegrafisk eller fagligt. Nyheder inden fr mrådet har interesse. Andre ikke. TV-landsdækkende TV-reginale-lkale Radi (nyheder) Reginale statiner Lkalradi Landsdækkende aviser Erhvervsaviser Specialaviser Lkalaviser Lkale ugeblade 3

4 Magasiner Freningsblade Vælg derfr medier efter målgruppe. Ekstrabladet er ikke altid det mest frmålstjenlige medie J mere lkal man kan gøre sin histrie, j mere vil lkalaviser efterspørge den. Så husk altid den lkale vinkel! En histrie m plibekæmpelsen er tifld bedre fr lkalaviser, hvis den handler m at lkale flk gør en internatinal indsats. I den rækkefølge! ( se pressemeddelelser eks 6.) 06. En gd histrie Jurnalister har en rigtig gd frnemmelse fr den gde histrie, men kan sjældent frklare hvad der gør en histrie gd. Her er lidt spr at gå efter Nyheder Overraskelse Selvbekræftelse (Hvad sagde jeg) Frargelse Frygt Gdt det ikke er mig Bare det var mig Frandringer i gadebilledet Baggrundshistrier: Nysgerrighed Videnbegær Hvrdan passer min histrie ind i mediebilledet? Er der frstyrrende elementer? Valg, ulykker eller andet, der gør det svært at tr man får nget med. Er der nget i aviserne, der passer til histrien, der gør, at det er lettere? 07. Hvrdan får jeg histrien afleveret? Når budskabet er fastlagt, mediet valgt g mediebilledet taget i betragtning skal man vælge afleveringsfacn: Kender en jurnalist - Det er den bedste metde Ring til redaktinen - Alle redaktiner kan gdt lide henvendelser, men husk: Du er ikke en kunde. Du vil ftere bliver betragtet sm en sælger. 4

5 Send en pressemeddelelse Til et eller flere udvalgte medie Til et bureau (Ritzau) Til mange/alle relevante medier Vær kritisk med at bedømme histriens værdi fr mediet. Pressemøde Lkalt Reginalt Landsdækkende Pressemøde hldes kun når mange jurnalister er interesseret i den samme nyhed på en gang. Faktisk kun når man simpelthen ikke kan nå at tale med alle de interesserede medier. 08. Ngle gyldne regler i mgang med medier Vær frberedt. Jurnalister ønsker kendsgerninger. Kend dem. Vid, hvad du vil tale m Styr samtalen, så gdt sm muligt. Vid, hvad du ikke vil tale m Frbered dig på andre spørgsmål Lad dig ikke phidse Lad dig ikke rive med Tal sandhed. Jurnalisten har andre kilder Tænk dig m inden du svarer. Et svar kan ikke trækkes tilbage Ved telefninterview: Bed m betænkningstid g ring tilbage Undgå småsnak (telefninterview), Jurnalisten snakker m alt mulig, men har en fast ide m, hvad han vil have dig til at sige. Han er aldrig bare scial Stp, når du har sagt det, du ville. Jurnalister lægger aldrig røret på. Jurnalister frsøger altid lige at få lidt mere ud af dig. Det er dig, der skal stppe samtalen Svar på spørgsmålene. Lyt til spørgsmålene. Tænk, inden du svarer. Find dig ikke i hvad sm helst Hvis du synes, samtalen går i en frkert retning, så grib ind. Meld fra. Tal m det, du har frstand på. Sig fra, hvis jurnalisten spørger dig m andet end det, du har kmpetence til at udtale dig m. Firmaets repræsentant er aldrig privat. 5

6 Hvad mener du selv? Jurnalisten vil frsøge på at få den prfessinelle facade til at krakelere. Men du taler sm rtarianer. Bliv i den rlle. Lav en kntrakt Det kan altid lade sig gøre at aftale med jurnalisten, hvad interviewet drejer sig m. Aftal, hvad I skal tale m g gså, hvad I ikke skal tale m. Og få evt. et pusterum inden det går løs: Står lige et frkert sted. Jeg ringer lige tilbage til dig 09. Pressemeddelelsen En pressemeddelelse er en meddelelse til pressen. Ikke til kllegerne. Sørg derfr fr ikke at være teknisk, mstændig eller reklameagtig. Dine klleger elsker det, men jurnalisterne hader det. Pressemeddelelsens indhld: Husk budskabet skal gså her være klart, frståeligt g entydigt. Brug alle h- rdene Hvem, hvad, hvr, hvrfr, hvrdan sv. Husk, hvem du henvender dig til Tag hensyn til mediet. (Mange tal er f.eks ikke just gdt til en lkalradi) Husk alle relevante data. Pressemeddelelsen skal ikke stille spørgsmål. Den skal give svar på alle relevante spørgsmål. Pas på reklamesprg Jurnalister vil ikke misbruges. Gør den krt Brug eventuelt bilag, hvis der er lister, talmateriale eller andet, der abslut skal med. Oplys, hvem der giver yderligere kmmentarer. (Hvem der kan ringes til) Tlf. nummer, mail adresse, mm Og vær så til at få fat i, når medierne ringer Jurnalister går ikke altid hjem kl Pressemødet Hld kun pressemøde, når mange medier skal have samme plysninger! Og det derfr er umuligt at nå at snakke med alle interesserede jurnalister individuelt Varsel: Et vigtigt pressemøde kan indkaldes med krt varsel, men redaktinen skal lige have tid til at reagere. (dags varsel er sm regel fint) Et mindre vigtigt pressemøde bør dg indkaldes med ngle dages varsel. Vær pmærksm på at indkaldelsen til pressemødet kan give anledning til jagt på histrien Gør pressemødet krt Begræns de ptrædendes antal. 6

7 Det er ikke en præsentatin af hele ledelsen. Og det er lidt pinligt, når der er flere på pdiet end i salen. Begræns indlæggene. En er sm regel nk. Sørg fr at budskabet er enkelt, klart g frståeligt. Sørg fr bilagsmateriale med de tal g fakta, der præsenteres på mødet Giv mulighed fr spørgsmål, men vid, at ingen jurnalist bryder sig m at stille sit geniale spørgsmål fran alle knkurrenterne. Giv derfr mulighed fr specielle interviews 11. Opfølgning Budskabet er afleveret: Hvad sker der så? Ingenting: Ring til jurnalisten g spørg hvrfr? Den kmmer i avisen/radien Sm den skulle Helt misfrstået Ttalt frdrejet Helvede er løs Hvad gør vi så? Er budskabet kmmet igennem trds misfrståelser g fejl? Den, der har afleveret en histrie synes fte at den er frkert pfattet, mens læserne ikke bemærker nget. Dementier retter sm regel kun på aflevererens pfattelse. Ikke på læserens. 12. Mediernes frventninger til virksmheder g rganisatiner : De vil sælge mig nget De vil pnå nget hs mig De er sm udgangspunkt utrværdige De vil (lvligt) tjene penge fr enhver pris De er ansvarsbevidste, hvis det kan betale sig De er gde ved deres ansatte, frdi det kan betale sig Der er nk et eller andet, de skjuler Der er i hvert fald nget, de ikke siger Overvej m dine udsagn bekræfter frdmmene! 7

8 13. Virksmhedernes frventninger til medier: De vil helst finde nget at slagte mig på De vil aldrig skrive m det gde vi gør De frdrejer fte sandheden De kan ikke lide at vi tjener penge De trr ikke på at vi gør nget af gdhed De trr at medarbejdere g virksmheder er mdsætninger De vil bare afsløre et eller andet De trr, vi skjuler nget Overvej m venstående påvirker dine udtalelser! Eksempler på infrmatiner, der med frdel kan bruges af Rtary: 14. Navnestf er gdt stf Alle ptagelser, udnævnelser til tillidspster g præsidentskifter i Rtary med billeder er fremragende redskaber til at prfilere Rtary. Og de er ven i købet gdt stf i medierne. Sådanne meddelelser dementerer (frhåbentligt) myter m Rtary g de cigarrygende gamle mænd. De frtæller direkte, hvem eventuelle kandidater kan møde i et sådant netværk. Navnestf viser med andre rd mere end alt andet m, hvem vi er i Rtary. Til prfilering af Rtarys mfattende udvekslingsprgram er et hvert nyt eksempel guld værd. Billeder er vigtige. Sørg fr ngenlunde kvalitet. Simple prtrætbilleder er bedst. Prøv ikke at knkurrere med presseftgrafer m smarte billeder. De kmmer ikke med. Det hele sendes pr mail til Navneredaktinen i de lkale medier. Navnemeddelser: 15. Eksempler på pressemeddelelser Eks. 1. Optagelse af et nyt medlem Pressemeddelelse dat- Tømrermester Peter Hansen, nyby er pr. 1.xx ptaget sm nyt medlem af Nyby Vestre Rtary Vedhæftet billede Billedtekst: Tømrermester Peter Hansen: Ny i Rtary 8

9 Eks. 2. Ny præsident i klubben Pressemeddelelse dat- Ny præsident i Nyby Vestre Rtary Afdelingschef Lise Nielsen, Revisrfirmaet a/s er udnævnt til præsident fr Nyby Vestre Rtary fr det kmmende år. Hun afløser brandchef Orla Olsen, Nyby Brandvæsen. Evt: Lise Nielsens væsentligste arbejdspgave bliver at få gennemført en lkal indsat fr Rtarys verdensmspændende arbejde fr at få udryddet pli i hele verden. Yderligere henvendelse Lise Nielsen, tlf xxx eller xxx Billedtekst: Lise Nielsen. Ny præsident i Nyby Vestre Rtary Billedtekst: Brandchef Orla Olsen. Går af sm præsident frnyby Vestre Rtary. Eks. 3. Udvekslingsstudent inbund Udvekslingsstudent: Pressemeddelelse dat- Fra Brasilien til Udby De 17-årige Emanuelle Fantastic fra Prtfølge i Brasilien bliver i det næste år sklekammerat med eleverne Udby Strskle. Det er Ydby Rtary, der gennem Rtarys stre internatinale udvekslingsprgram sikrer, at unge mennesker får internatinal frståelse g lærer at stå på egne ben. Fire Rtary familier i Udby skiftes til at have Emanuelle bende, g Udby Rtary står sm garant fr, at Emenuelles phld i Udby bliver både udviklende, plevelsesrigt g lærererigt. Emanuelle, der sm første værtsfamilie har fået authandler Niels Tpnøgle i Ydbylund, har netp haft sin første skledag. Rtary er gennem sit internatinale netværk en af de største frmidlere af ungdmsudvekslinger g gennem sine klubber g medlemmer i begge ender af udvekslingen er Rtary gang på gang udnævnt sm verdens bedste g sikreste udvekslingsprgram fr unge. Yderligere plysninger prkurist Søren Nielsen, Ydbyvej 17, tlf- xx Billedtekst: Emanuella Fantastic. 9

10 Eks. 4. Udvekslingsstudent utbund Pressemeddelelse dat- Sussie flytter til Argentina Den kun 16-årige Sussie Langtbrte rejser i næste uge til Argentina fr at b g gå i skle der i det næste år. Det sker sm led i det stre internatinale udvekslingsprgram fr unge, Rtary i Udby er med i. Sussie skal b hs frskellige Rtary-familier i den argentinske by Asta la Vista i den nrdlige ende af landet, gå i skle i en argentinsk skle g i det hele taget leve sig ind i hverdagen i i alt fire argentinske familier. Sussie siger selv, at hun glæder sig til at se, hvrdan skleundervisningen fregår i Sydamerika g ikke mindst glæder hun sig til at få argentinske venner. Rtary er gennem sit internatinale netværk en af de største frmidlere af internatinale ungdmsudvekslinger g gennem sine klubber g medlemmer i begge ender af udvekslingen, er Rtary gang på gang udnævnt sm verdens bedste g sikreste udvekslingsprgram fr unge. Yderligere plysninger prkurist Søren Nielsen, Ydbyvej 17 tlf xx Billedtekst: Sussie Langtbrte rejser til Argentine på mandag Hvis der pnås kntakt med lkalavisen kan man evt. aftale at Sussie sender rejsebreve eller lign. til redaktinen. J mindre byen (eller bydelen) er, j lettere er det. Når Sussie kmmer hjem er det mest praktiske at ringe til den lkale avis g frtælle, at hun er kmmet hjem efter et år sm udvekslingsstudent i Argentina. Eks. 5. Lkal velgørenhed Lkal velgørenhed. Mens det kan være yderst vanskeligt at kmme igennem med internatinale nyheder m at Rtary er ved at udrydde plie er det betydeligt nemmere at kmme igennem med lkale prjekter. Hjemløse i Småby får tag ver hvedet De hjemløse i Småby får nu deres eget hus. Det er Rtary i Småby, der sammen med Rtaryanere fra hele verden har sikret penge til at Småbys husvilde kan få tag ver hvedet i frm af et hus med mulighed fr at få en seng fr natten. Præsident fr Småby Rtary, Søren Mangerd, Småtrykkeriet, siger herm, at det længe har været et ønske fr Rtary at gøre nget fr en scial udsat gruppe, g at han derfr er glad fr at det med pbakning fra rtarianerne i Småby g Rtarys internatinale netværk er lykkedes at skaffe pengene. -Nu skal vi bare i samarbejde med Småby kmmune g freningen Tag ver hvedet, der skal stå fr den daglige drift, ud g finde et velegnet hus, siger Rtarys præsident. 10

11 Yderligere plysninger Søren Mangerd, Småtrykkeriet. Tlf xx Priv xx Ft af præsidenten medsendes. Eks. 6. Omtale af lkales indsats Enhver lkalisering gør det nemmere at kmme igennem i lkale medier- Det gælder fr øvrigt gså landsdækkende medier. Tænk på dækning af udenlandske katastrfer. tre danskere i fare da Indere døde under versvømmelse. Tandlæge fra Frstad til Afristat fr at udrydde pli Tandlæge Søren Frtand, Frstadgades tandlægeklinik har taget en måneds rlv fra klinikken fr at tage til Afristat med Rtary Internatinal fr helt knkret at give en hånd med i det stre internatinale arbejde, Rtary-klubber ver hele verden er i gang med, nemlig helt at udrydde børnelammelse. Rtary i frstaden deltager i næste uge i en verdensmspændende indsamling til frmålet, sm Micrsfts grundlægger g Rtary i fællesskab har sat sig sm mål. Søren Frtand skal blandt andet hjælpe med at dele vaccine ud til skler i det fjerne land. Yderligere plysninger Tandlæge Søren Frtand tlf. xx Præsident fr Rtary i Frstad sktøjshandler Niels Tåspids tlf. xx 11