Beskytte værdien af de kommunale bygninger samtidig med at rammerne for at løse kommunens kerneopgaver bliver bedst mulige

Transkript

1 NOTAT Projekt Analyse af Ejendomsdriften Kunde Randers Kommune Dato 31. juli 2014 Til Randers Kommune Fra Rambøll 1. Principper for fremtidig organisering af ejendomsdriften Rambøll foreslår at etablere et Ejendomscenter i Randers Kommune. Herunder beskrives et muligt idégrundlag efterfulgt af forslag til organisation og opgaver for både den administrative organisation og den udførende organisering. 1.1 Idégrundlaget Udkast til mission for Ejendomscentret: Beskytte værdien af de kommunale bygninger samtidig med at rammerne for at løse kommunens kerneopgaver bliver bedst mulige Rambøll Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Aarhus N T F Udkast til vision for Ejendomscentret: Skabe en professional ejendomsforvaltning med en mere effektiv og sammenhængende indsats for arbejdet med kommunens bygninger, hvor kunderne og dermed kerneopgaverne altid er i centrum, og hvor der er stærke faglige miljøer og løbende kompetenceudvikling af medarbejdere, således at bygningsvaretagelsen altid er i de bedste hænder. 1.2 Organisation og opgaver Det foreslås, at følgende eksisterende og nye forvaltningsfunktioner indgår i Ejendomscentret og styres fra Ejendomscentret: Investeringsforvaltning (eje/leje, køb/salg, nedrivning, ombygning, nyanlæg) Finansiel administrativ forvaltning (budget, kontrakter, ind/udlejning, aftalestyring med leverandører) 1/11 Rambøll Management Consulting A/S CVR NR

2 Areal forvaltning (optimering af m 2, lokaleudnyttelse, omflytninger, udfordre behov for lokaler) Driftsforvaltning bygninger og arealer (drift og vedligehold af bygninger udvendig og indvendig, tekniske installationer, vedligehold af udenoms arealer, energistyring) Serviceforvaltning (rengøring, vægterordning, kantinedrift m.v.) Forvaltning af særlige udviklingsbehov og behov for innovative løsninger, der understøtter kerneopgaverne i samarbejde med brugerne Ejendomscenteret, som har ejerskabet til de kommunalt ejede bygninger, er således budgetansvarlig for de områder, der samles og flyttes til Ejendomscentret indenfor rammerne af de konteringsregler der er gennemgået i bilag 1. Ejendomscenteret varetager ejerrollen for alle de kommunale ejendomme og har ansvar for optimering af bygningsporteføljen efter retningslinjer udstukket af det politiske udvalg og byrådet på basis af høring af fagudvalgene. Ejendomscenteret modtager ønsker om lokalebehov og skal i samarbejde med forvaltningerne og brugerne søge at tilgodese lokalebehovene på en måde, som samtidig er optimal for kommunens håndtering af bygningsporteføljen. Målene for den nye organisation i de første år efter etableringen bliver især at: Få et godt overblik over området og fokusere på effektiv planlægning og styring Sikre en altid effektiv udnyttelse af de kvadratmeter kommunen har til rådighed Minimere tomme lokaler og eksterne lejemål mest muligt Skabe en ensartet gennemsigtig prioritering og en effektiv drift af bygninger og teknisk service Sikre samarbejdspartnere og brugere en god og hurtig service Opnå den bedst mulige samlede udnyttelse af vedligeholdelsesressourcerne Sikre, at de kommunale ejendomme fremstår vedligeholdte Optimere de fælles driftsopgaver, der flyttes til Ejendomscentret 2/11

3 1.2.1 Den administrative organisering Til at varetage disse opgaver foreslås Ejendomscentret organiseret som vist her. Der bliver 5 administrative enheder og en ejendomsservice enhed med ansvaret for 7 udførende områder i marken. De syv områder i marken, som beskrives senere er følgende: Område Nord Område Vest Område City Område Syd Område Installationer og styring Område Vagt og sikring Område Service Der vil være fem ledere i Ejendomscenteret; en ejendomschef samt en leder for hver af de fire underliggende sektioner. Chefstillingen skal besættes med en chef med kompetencer indenfor ledelse og styring af praktisk udførende organisationer. To af lederstillingerne overføres fra sektioner i Miljø og Teknik, hvor den fulde opgaveportefølje overføres til ejendomscenteret. De resterende tre lederstillinger er nye stillinger (1 vakant), som skal besættes af ledere med kompetencer indenfor henholdsvis økonomi/administrativ styring, specialist i rengøringsstyring samt en velkvalificeret personaleleder med erfaring fra en udførende organisation med mange ansatte. 3/11

4 Enheden indeholdende Bygningsdrift og vedligehold, Anlæg og Projektering samt Energi vil bestå af yderligere 15 medarbejdere, hvoraf 9 vil komme fra det nuværende Bygninger, 3 fra Klima og Energi samt 3 nye til varetagelse af nye opgaver i den udvidede opgaveporte følje. De tre tilførte medarbejdere skal især have kompetencer indenfor bygningsdrift og vedligehold, herunder viden om fastlæggelse af bygningernes vedligeholdelsestand og langsigtet vedligeholdelsesplanlægning. Enheden bestående af Ejendomsservice & Vagt består udover lederen af et antal udførende teams af 2 nye administrative medarbejdere med kompetencer indenfor administration og styring, bruger/kundekontakt, kontrakt- og leverandørstyring, administration af servicekontrakter, planlægning af vagtturnus etc. Enheden Rengøring skal ud over lederen og de udførende teams bestå af 4 nye medarbejdere med kompetencer indenfor opmåling, planlægning, optimering, leverandørstyring, indkøb og personaleadministration for hele rengøringsområdet. Administration & Økonomi og Rådhusservice vil udover lederen og det udførende team bestå af 5 medarbejdere, hvoraf 1 kommer fra Teknisk Service under Miljø og Teknik, mens de 4 er nye medarbejder med kompetencer indenfor økonomistyring, kontraktstyring, planlægning, kontakt til udlejere og lejere m.v. Betegnelsen nye medarbejdere dækker over både de nye medarbejdere i ejendomscenteret der skal flyttes internt fra forvaltningerne til ejendomscenteret, medarbejdere fra den udførende organisation med administrative opgaver samt nye rekrutteringer af medarbejdere til varetagelse af de nye og opprioriterede opgaver som ejendomscenteret skal varetage. Administration og økonomi Hovedopgaverne for administration og økonomi vil som udgangspunkt være: Vedligehold af administrative data på området Budget, regnskab, økonomistyring Husleje- og boligadministration (herunder ældre og plejeboliger) Ind- og udlejning i kommunale bygninger Styring af eksterne lejemål Administration af de kommunale bygninger og de samlede arealer. Et væsentligt værktøj for at sikre den bedste mulige bygnings- og lokaleanvendelse i et Ejendomscenter er, at der afsættes de nødvendige ressourcer til oprettelse af bygningsadministrationen. En bygningsadministration, der bygger på bygningsmæssige nøgletal og analyser af de nødvendige arealer, så de altid rummer de rigtige tilbud til brugerne. En administration skal også omfatte dialog med nuværende som kommende brugere af de kommunale bygninger og lokaler. 4/11

5 Bygningsadministrationen vil være tæt forbundet med aktiviteterne i de respektive fagområder og løbende være i dialog om på den ene side at sikre den bedst mulige udvikling af fysiske rammer og på den anden side sikre den bedst mulige udnyttelse af de nuværende rammer. Fremadrettet foreslås desuden at vedtage følgende principper for at kunne styre lokaleanvendelsen: Anmeldelse af alle former for lokalebehov sker til Ejendomscenteret Anmeldelse af planlagte fraflytninger og evt. tomme lokaler sker til Ejendomscenteret Ejendomscenteret anviser løsning på lokalebehovet, som drøftes med brugeren Indgåelse af eksterne lejemål styres af Ejendomscenteret Tomme lokaler er Ejendomscenterets ansvar. Bestræbelserne på at udskifte dyrere eksterne lejemål med bedre udnyttelse af egne lokaler bliver sat i system af Ejendomscenteret. Energi Her samles ansvaret for styring og optimering af hele energiområdet for alle de kommunale ejendomme. Der forventes fortsat at kunne opnås en økonomisk gevinst ved mere målrettet styring og gennemførelse af de allerede planlagte foranstaltninger. De administrative medarbejdere vil blive støttet af og skal samarbejde med det udførende Team Installationer og Styring. Anlæg og projektering Anlæg og Projektering har ansvaret for, at byggeprojekterne gennemføres inden for den aftalte anlægsbevilling, tid og kvalitet det vil sige: Sikring af sammenhæng mellem krav og behov i forhold til den afsatte økonomi og tid Gennemførelse af rådgiverudbud, herunder evt. afholdelse af licitationer og konkurrence Sikre myndighedsgodkendelser, interessentinddragelse og løbende afrapportering Udarbejdelse af udbudsmateriale og gennemførelse af udbud og licitation Indgåelse af aftaler med og styring af rådgivere og entreprenører Aflevering af byggeriet til kunden og brugerne Afslutning af anlægsopgaver, herunder anlægsregnskab. Bygningsdrift og vedligehold Funktionen er en videreførelse og udbygning af det arbejde, der allerede foregår i Bygning i M&T. Der er i dag meget akut vedligehold, og det er målet for funktionen at etablere en langsigtet planlægning baseret på flerårige vedligeholdelsesplaner, planlægning af forebyggende vedligehold, eventuelt udbud og styring af større udvendige og indvendige vedligeholdelsesprojekter samt overordnet styring af bygningsdriften. Medarbejderne her får som i dag en tæt brugerkontakt og et tæt samarbejde med de fire geografiske team. 5/11

6 Ejendomsservice Denne funktion er ny som fælles funktion og består overordnet af styring, koordinering og udførelse af: Daglig drift og vedligeholdelse af kommunens bygninger udvendig og indvendig samt tekniske anlæg. Iværksættelse af mindre akutte vedligeholdelsesarbejder samt udbedring af skader på bygninger Planlægning og opfølgning på vedligeholdelsesopgaver i tæt samarbejde med Drift og vedligehold Renholdelse og mindre vedligeholdelsesopgaver på udenoms arealer Energistyring og vejledning vedr. energiforbrug og energibesparelser Tilsyn og vedligehold af tekniske installationer. I det omfang, der er ressourcer til det, skal funktionen selv varetage udførende opgaver; men det forventes, at samlede udbud af de opgaver, der allerede i dag købes eksternt, bliver en vigtig aktivitet. Ejendomsservice vil altså skulle varetage en række af de beskrevne opgaver, hvor ansvaret i dag er placeret hos institutionerne. Det forventes at opgaveløsningen vil blive standardiseret efterhånden som Ejendomscentret får overblik over områderne. Vagt Der etableres et administrativt team der skal forestå vagt og sikringsopgaverne. Rengøring Denne funktion er ny som fælles funktion og består overordnet af styring, koordinering og udførelse af rengøringsopgaverne i Kommunens bygninger. Det forventes at opgaveløsningen vil blive standardiseret efterhånden som Ejendomscentret får overblik over områderne. Rådhusservice Rådhusservice består af opgaver med kantinedrift, budservice, trykkeri, arkiv samt øvrige forefaldende opgaver på rådhuset Den udførende organisering Som vist i hovedrapporten skelnes mellem den administrative organisation og den udførende organisation, som beskrives herunder. Ejendomsservicelederen bliver omdrejningspunktet for koordinering og styring. Den udførende organisations medarbejdere løser de konkrete praktiske opgaver og have deres daglige gang i de områder de tilhører. Det foreslås at organiseringen i marken kommer til at bestå af følgende serviceområder: Område Nord Område Vest Område City Område Syd Område Installationer og styring Område Vagt 6/11

7 Område Ejendomsservice Der er således 4 geografiske områder og 3 specialist områder, som arbejder på tværs af de geografiske områder. Hvert af de 4 geografiske områder består af servicemedarbejdere, som er placeret på de største institutioner i området, men servicerer alle institutioner - på tværs af forvaltninger- beliggende i det geografiske område. Forslaget skal analyseres videre, og det kan eksempelvis overvejes, om der skal være flere teams indenfor de forskellige geografiske områder. Rambøll har p.t. ikke beskrevet den præcise snitflade mellem de geografiske teams og antallet af institutioner tilknyttet hvert team. Der er nedsat en arbejdsgruppe under projektgruppen til at afdække de lokale behov og udarbejde forslag hertil. Det er Rambølls vurdering, at Randers Kommune kan bemande den udførende organisation, herunder finde områdeledere og teamkoordinatorer, blandt de medarbejdere, der er på området i dag. Opbygningen af mark-organisationen under Ejendomsservice og Vagt kan vises således: Service leder Område Vagt Område Nord Område Installation og styring Team Vest Område Rengøring og service Område City Område Syd Servicelederens opgave vil være at planlægge og koordinere arbejdet i de syv områder samt at være overordnet kontaktperson for lederne på de respektive institutioner, skoler, plejecenter osv. Hver institution i team-området vil få en fast kontakt person i det pågældende team og den daglige kontakt vil være på team-niveau. Teamlederen vil være daglig ansvarlig for opgaveløsning og bruger-service og have sin daglige gang på institutionerne i teamets område. Hvert team skal have et godt kendskab til bygninger og installationer i området. De tre specialteam vil i størst muligt omfang bestå af teknisk faglærte medarbejdere. 7/11

8 Team Installation og styring vil få ansvaret for alle de kommunale bygninger i forhold til: Drift, vedligeholdelse og styring af alle tekniske installationer (ventilation/el/vand/varme/ CTS) Varetage arbejdet med lovbestemte godkendelser (eksempelvis elevatorer, brandmæssige foranstaltninger) Indgå og styre serviceaftaler med eksterne leverandører på de tekniske specialområder. Team Vagt og Sikring får ansvaret får koordinering og styring af de eksisterende vagtopgaver samt styring af alarm-aftaler, tilkald, nødreparationer, åbning og lukning etc. Der findes allerede i dag medarbejdere flere steder i organisationen, som har vagtopgaver som deres hovedopgave. Disse vil som udgangspunkt kunne udgøre start bemandingen i teamet. Aftalestyringen med eksterne vagtselskaber bliver ligeledes en del af Ejendomscentrets opgaver. Opbygningen af mark-organisationen under Rengøring vil blive organiseret som en parallel organisering til de geografiske områder og teams under Ejendomsservice og Vagt og kan vises således: Service leder Område Nord Område Vest Område City Område Syd 8/11

9 1.3 Medarbejderressourcer Udførende medarbejdere Diskussionen om et selvstændigt ejendomscenter har især drejet sig om de ulemper, det giver for institutionerne ikke at have råderet over egne servicemedarbejdere og den støtte til løsning af kerneopgaverne, som servicemedarbejderne leverer i dag. Rambøll har for at belyse omfanget af den tid, der anvendes på kerneopgaverne og de øvrige hovedopgaver, udsendt spørgeskema til servicelederne på de to store områder; skoler og ældrecentre. Ca. 60 % svarede og flere gav undervejs udtryk for vanskeligheder ved at foretage et generelt skøn. Der skal derfor understreges, at tallene kun er en indikation af en skønnet fordeling af tidsforbruget og ikke baseret på en egentlig kortlægning af tidsforbruget. Serviceledernes skøn over anvendt nettotid årligt på hovedopgaver i procent Hovedopgave Skolerne Ældrecentre Bygningsopgaver, inkl. tekniske installationer Opgaver vedr. rengøring, snerydning og grønne arealer Deltagelse i løsning af institutionens kerneopgaver Vagt, kontrol og overvågningsopgaver 5 5 Biler og transportopgaver 5 12 Opgaver for Lejerbo m.fl. 35 Øvrig tid, interne møder, uddannelse m.v. 7 3 Ved de gennemførte workshops blev kommenteret, at det angivne tidsforbrug til deltagelse i løsning af kerneopgaverne var for lavt i det præsenterede undersøgelsesresultat. Det anbefales herudfra også at tage stilling til, hvordan opgaverne for Lejerbo styres og tilrettelægges bedst muligt i et ændret set up. Opgaverne for Lejerbo er for en stor dels vedkommende indvendig vedligeholdelse af beboernes lejligheder. Analysen viser med forbehold for validiteten af data, at ca. 80 % af servicemedarbejdernes tid på skolerne bruges på opgaver indenfor bygnings- og arealområdet; mens et tilsvarende tal for ældrecentre er omkring 50 % af tiden, der bruges på den kommunale del af bygningerne m.v. Udgangspunktet for en fortsat drøftelse af hvor mange medarbejdere, der skal indgå i et ejendomscenter og hvor mange medarbejdere, der skal blive på institutionerne til andre opgaver, kan være dette udkast til fordelingsnøgle; 80 % af servicemedarbejderne på skolerne og 50 % af medarbejderne fra ældreområdet flyttes til ejendomscenteret. Lejerbo opgavernes placering vil med denne fordeling fortsat være på institutionerne. På de øvrige områder (daginstitutioner, sociale institutioner, kultur) foreslås at foretage en konkret vurdering med udgangspunkt i de enkelte institutioners behov og konkrete byg- 9/11

10 ningsopgaver. Der er institutioner med en enkelt deltids servicemedarbejder med så sammensatte opgaver, at det vil kræve en konkret vurdering. Rambøll har fået oplyst, at der på daginstitutionsområdet er fastlagt en bestemt fordeling af rationen mellem pædagogisk uddannet og øvrigt personale. Desuden er Rambøll gjort opmærksom på, at institutionerne indenfor det gældende bevillingssystem kan vælge at erstatte medarbejdere, der eventuelt flyttes over i et ejendomscenter. Ud af de i alt ca. 500 medarbejdere, fordelt på ca. 200 indenfor teknisk service og ca. 300 rengøringsmedarbejdere, er ca. 175 ansat på særlige ordninger med løntilskud. Ved design af organisationen skal der tages hensyn til, at det stadigt skal være muligt at skabe gode rammer for de ansatte i særlige ordninger. Det er Rambølls vurdering, at der minimum skal være tekniske servicemedarbejdere med institutionskendskab i et nyt Ejendomscenter for at kunne dække opgaveområdet og kompetencebehovene. Hertil kommer medarbejderne fra det nuværende Rådhus service og 3 vagter fra skole/fritidsområdet. Randers Kommune har selv forestået analysen af rengøringsområdet og medarbejdernes involvering i andre opgaver. Det er Rambølls vurdering på baggrund af interviewrunden, at især på de sociale institutioner indgår dele af rengøringsmedarbejderne også i løsning af kerneopgaverne Administrative medarbejdere Det er vigtigt, at den administrative del af ejendomscentret startes med en bemanding, der kan løfte opgaverne og yde en god service overfor brugerne. De administrative ressourcer i ejendomscentret kommer fra: Hele Bygninger i M&T Hele Rådhusservice Delvist Klima & Energi sektionen i M&T Ressourcer fra Sekretariat i M&T Viden og ressourcer fra Driftsafdelingen De ressourcer fagforvaltningerne i dag bruger på bygninger og arealer Delvist de nye områdeledere fra den udførende organisation til administrative tilsyns- og planlægningsopgaver Ejendomscentret skal løse opgaver, som er nye, overtage eksisterende opgaver og løse opgaver, som ikke prioriteres tilstrækkeligt højt i det nuværende set up. Der skal arbejdes videre med at finde den rette bemanding. Det er Rambølls vurdering, at der er behov for at flytte ressourcer internt fra forvaltningerne til ejendomscentret, fordi der flyttes opgaver og tilføres nye opgaver. Også her kan der anvendes en fordelingsnøgle (f.eks. m 2 antal) for at bestemme, hvor bidragene skal komme fra. Den endelige bemanding vil afhænge af hvilke opgaver, der flyttes 10/11

11 til ejendomscentret og Rambølls bud på bemandingen ved en fuld implementering af model Ejendomsservice fremgår af afsnit 1.2.1, hvor betegnelsen nye medarbejdere dækker over de nye medarbejdere i ejendomscenteret der skal flyttes internt fra forvaltningerne til ejendomscenteret. Det er Rambølls foreløbige vurdering, ud fra en vurdering af opgaverne og andre kommuners erfaringer, at der vil, foruden en chef og fire ledere, være behov for minimum 25 administrative medarbejdere i et nyt ejendomscenter. Som vist foran kommer nogle af disse fra M&T; mens andre vil være en samling af de ressourcer der i dag bruges på området i forvaltningerne. De nye opgaver og de opgaver der opprioriteres fremadrettet i ejendomscentret kan formentlig ikke umiddelbart dækkes af de eksisterende ressourcer i de nuværende forvaltninger; men må løses ved en ressourcetilførsel, der sikrer at opgaverne faktisk bliver løst. Det skønnes at de nye og opprioriterede opgaver (fremgår af 1.2 og beskrevet i analyserapport), udover at skulle være i konstant fokus på ledelsesniveau, kræver 4-5 administrative medarbejdere ud af de ca. 13 medarbejdere, der foreløbig er beregnet at skulle tilføres udover M&Ts egne medarbejdere. En af de nye driftsopgaver er styring og administration af rengøringsområdet; men eksempelvis bedre styring af eksterne lejemål vil også kræve nye administrative ressourcer. Ressourcerne til løsning af de nye og opprioriterede opgaver er indeholdt i den foretagne vurdering af potentialet. På nogle områder er de berørte opgaver spredt på mange ledere og medarbejdere og det vil derfor ikke være muligt at identificere konkrete medarbejdere der kan flyttes. I andre kommuner er derfor valgt en fordelingsnøgle baseret på at det administrative ressourcebehov tilføres fra forvaltningerne som lønkroner sat i forhold til det antal kvm. der er på området. Det anbefales også at bruge denne fordelingsnøgle i dette tilfælde. Der vil således i praksis være tale om flytning af en forholdsmæssig andel af lønbudgettet og ikke konkrete medarbejdere. 11/11