Integration med Unitel Generel vejledning Maj 2005

Transkript

1 Integration med Unitel Generel vejledning Maj 2005

2 Indhold Indledning Fordele ved integration med Unitel Integreret løsning til udbetalinger Integreret løsning til indbetalinger Samlede fordele ved integration med Unitel Elektronisk betalingsformidling - Unitel Unitel til pc Unitel EDI Åbningstider for betalinger i Unitel Betalingstransaktioner Indenlandske betalinger Udenlandske betalinger Særlige betalinger Mest anvendte betalingstyper Adviseringer Udbetalinger Indbetalinger Kontoposteringer Indhold og funktionalitet i en integrationsløsning Model for en integrationsløsning Løsningskomponenter fælles for ud- og indbetalinger Løsningskomponenter til udbetalinger Løsningskomponenter til indbetalinger Køreplan for udvikling af integrationsløsning Kontakt til Nordea Teknisk dokumentation Rådgivning ved udarbejdelse af specifikation Test Salg og markedsføring Ordforklaring Appendiks A. Tekniske vejledninger til Unitel B. Regler for anvendelse af tekstkoder og fri tekst i "Indenlandsk bankoverførsel" C. Indbetalingskort / Girobetaling D. Regler for anmeldelse til Danmarks Nationalbank via Unitel E. Oversigt over opkoblingsformer til Unitel EDI F. Dataflow ved integration med Unitel EDI G. Fuldmagtsforhold ved betalingsanmodninger H. Sikkerhed i Unitel EDI - DES/MAC Sikkerhed: Hemmeligholdelse, integritet og uafviselighed

3 Indledning I mange virksomheder rettes fokus på optimering af arbejdsprocesser og rationalisering af administrative rutiner. Det har bl.a. medført, at integration mellem forskellige datasystemer er blevet mere og mere udbredt. Denne tendens er ingen undtagelse, når fokus rettes mod økonomisystemer og et Office Banking system som Unitel. Det er dog ikke uden betydning, hvorledes en integrationsløsning mellem et økonomisystem og Unitel designes, for at kunden kan få dækket netop sine behov i relation til økonomistyring. I en integrationsløsning flyttes grænsen mellem bank- og kundesystem tættere på kunden, hvilket både kan være en fordel og en ulempe. Fordelen består i, at kunden kan få udført sin betalingsformidling på en nem og fleksibel måde. Ulempen er, at kunden er afhængig af den funktionalitet, som er indeholdt i integrationsløsningen. Er løsningen ikke funktionelt i orden, kan det betyde, at kunden ikke kan tilrettelægge sin betalingsformidling på den mest optimale måde. Integration med Unitel er dermed ikke udelukkende et spørgsmål om at overføre data fra kunden til Nordea og omvendt, men i høj grad også et spørgsmål om design af en løsning, som kan dække kundens forretningsmæssige behov i relation til økonomistyring. Denne vejledning har tre mål: at beskrive en række faktuelle forhold om Unitel og Nordeas betalingsformidlingsprogram i Unitel. at anskueliggøre nogle værdiskabende anvendelsesmuligheder ved integration med Unitel. at anvise Nordeas anbefalinger til indhold og funktionalitet i en integrationsløsning. Vejledningen henvender sig primært til software-udbydere, som står foran at ny- eller videreudvikle en integrationsløsning til Unitel. Den kan dog med fordel også læses af kunder, som vil vide mere om fordelene ved integration mellem et økonomisystem og Unitel. Inden ny - eller videreudvikling igangsættes, skal der altid tages kontakt til Cash Management Systemer for at få information om evt. planlagte ændringer i betalingstyper, formater og/eller sikkerhedskoncepter. Har du spørgsmål til vejledningen eller ønsker du rådgivning om andre forhold i relation til integreret betalingsformidling kan du kontakte: Cash Management Systemer Telefon: Telefax: integration@nordea.dk Cash Management Systemers servicetilbud er primært rettet mod software-udbydere. Har du som kunde i Nordea spørgsmål til denne vejledning, beder vi dig i første omgang kontakte din sædvanlige kontaktperson vedrørende betalingsformidling i Nordea. 3

4 1. Fordele ved integration med Unitel Idégrundlaget for integration med Unitel tager udgangspunkt i: Genanvendelse af data Optimering af arbejdsprocesser Idégrundlaget er nærmere belyst nedenfor. Udgangspunktet er en opdeling af integrationsløsningen til henholdsvis udbetalinger og indbetalinger. 1.1 Integreret løsning til udbetalinger Udbetalingssiden omfatter kundens/virksomhedens betalinger til kreditorer, fx vareleverandører, offentlige myndigheder, eller lønudbetalinger til virksomhedens medarbejdere. Betalinger kan være tilbagevendende eller enkeltstående. En integreret løsning på udbetalingssiden vil følge denne principskitse: Virksomhed Unibank Nordea Faktura Registrering Bogføring Betalingsforslag Betaling Bogføring Afstem ning Figur 1.1: Integreret løsning, udbetalinger Betalingsanmodning Advisering Posteringsdata Unitel For at virksomheden kan opnå en værdiskabende effekt af en integreret løsning, skal den enkelte udbetaling være genereret på baggrund af data, som er registreret i virksomhedens økonomisystem, fx en faktura, sådan som det er anført i figur 1.1. Hermed er det grundlæggende datasæt for at danne en betalingsanmodning til rådighed, idet beløb, forfaldsdato, beløbsmodtager samt betalingsreference normalt vil fremgå af registreringerne i virksomhedens kreditor- eller lønsystem. Når betalingsanmodningen er overført til Nordea, danner Unitel et returdatasæt til kunden. Dette datasæt består af advisering af anmodede og udførte betalinger samt posteringsdata. Datasættet kan anvendes til bogføring af udbetalingen samt afstemning af virksomhedens bankkonti. 4

5 Fordelene for kunden ved en integreret udbetalingsløsning er: Manuelle betalinger, fx checks, kan enten afskaffes eller reduceres Bogføring af udbetalinger kan automatiseres Afstemning af bankkonti kan automatiseres Rettidige betalinger kan tilrettelægges på en mere smidig måde Fejl kan undgås eller reduceres væsentligt 1.2 Integreret løsning til indbetalinger Indbetalingssiden omfatter virksomhedens indbetalinger fra diverse debitorer, typisk virksomhedens kunder. Integration med Unitel kan baseres på adviseringer fra indbetalingskort og/eller bankoverførsler. En integreret løsning til indbetalinger vil følge denne principskitse: Virksomhed Debitor Nordea Udskrivning Faktura/ rykker Indbetaling PI clearing Bogføring Registrering Udligning Indbetalingskort advisering/ Bankoverførsel advisering Unitel Bogføring Afstemning Posteringsdata Figur 1.2: Integreret løsning, indbetalinger På baggrund af virksomhedens registreringer i debitorsystemet udskrives en faktura med et indbetalingskort med påtrykt betalingsreference. Når debitor indbetaler det skyldige beløb i et pengeinstitut eller på et posthus, vil beløb samt betalingsreference blive overført til Nordea i forbindelse med pengeinstitutternes interne clearing. Herefter genererer Nordea et datasæt til virksomheden bestående af indbetalingskort adviseringer samt posteringsdata. På baggrund af indbetalingskort- samt evt. bankoverførselsadviseringer kan virksomheden udligne åbne debitorposter, og evt. udskrive rykkere for ikke betalte forfaldne fakturaer. På tilsvarende vis kan posteringsdata anvendes til afstemning af virksomhedens bankkonti. 5

6 Fordelene for kunden ved en integreret indbetalingsløsning er automatisering af: bogføring af indbetalinger udligning/afstemning af debitorer rykkerprocedurer afstemning af bankkonti 1.3 Samlede fordele ved integration med Unitel En integreret løsning mellem virksomhedens økonomisystem og Unitel kan give kunden disse samlede fordele: Administrative lettelser i form af mindre ressourceforbrug til: - udfærdigelse af manuelle betalinger - bogføring af ind- og udbetalinger - afstemning af debitorer og kreditorer - afstemning af bankkonti - udskrivning af rykkere Minimering af fejlinput ved genanvendelse af data Hurtigere procedurer og mere effektivt handelsforløb Fokus på problemløsning frem for kontrol Den centrale fordel ved integration er således en genanvendelse af allerede tilgængelige data fra andre administrative processer i virksomheden, hvorved der er mulighed for rationalisering og effektivisering. 6

7 2. Elektronisk betalingsformidling - Unitel Unitel er et af Nordeas elektroniske informations- og transaktionssystemer rettet mod erhvervskunder. Med Unitel kan virksomheden udføre bankforretninger uafhængigt af bankens normale åbningstider. Kunden kan få adgang til Unitel enten via et pc-program eller en EDI-løsning. Principperne i de to løsninger er skitseret i figur 2.1 og uddybet i den efterfølgende tekst. Brugergrænseflade som selvstændigt program - Unitel til pc Økonomisystem X Format: UTF / EDI4 Unitel til pc Kommunikation : Internet Unitel Nordeas baggrundssystemer (Host) Unitel Integrationsløsning Format: EDI4 / EDIFACT Unitel EDI Brugergrænseflade integreret i økonomisystem, AS/400, UNIX, NT osv. samt MAINFRAME Figur 2.1: Principskitse, Unitel 2.1 Unitel til pc Betalingsanmodninger kan dannes decentralt ved brug af Unitel til pc (et pc-program udviklet af Nordea) og overføres efterfølgende til Nordea via internettet. Betalingsanmodningerne kan også dannes i kundens eget økonomisystem og derefter eksporteres i en fil til Unitel til pc. Unitel til pc kan endvidere levere elektroniske adviseringer vedr. udbetalinger, indbetalinger og posteringer på kundens konti. 2.2 Unitel EDI Modsat Unitel til pc præsenteres Unitel EDI ikke med en brugergrænseflade overfor kunden. En Unitel EDI-løsning medfører udveksling af data direkte mellem kundens økonomisystem og Nordea. I sådanne løsninger er Unitel EDI alene en fil- eller dokumentudvekslingsgrænseflade, som med rette kan betragtes som en elektronisk postkasse med en række ind- og udbakker. Det er dog vigtigt at fastholde opdelingen mellem brugergrænseflade og filudvekslingsgrænseflade. Således kan flere varianter af brugergrænseflader kommunikere med Unitel EDI. Ved integration mellem Unitel EDI og et økonomisystem vil brugergrænsefladen ligge i økonomisystemet. Princippet bag Unitel EDI er skitseret i figur 2.1. Kundens edb-system er placeret i venstre side af figuren. Kunden sender sine instruktioner til postkassen, Unitel EDI, i midten. Disse instruktioner afhentes og behandles efterfølgende af Nordeas applikationer, som er placeret i højre side. Fra disse applikationer genereres forskellige former for datasæt til kunden, som afleveres i postkassen. Kunden kan herefter modtage disse data ved at etablere forbindelse til Unitel EDI. Pilene indikerer retningen af datastrømmen, og hvorvidt det enkelte leverancesystem anvender en eneller tovejs kommunikation. 7

8 Kommunikation med Unitel EDI er nærmere beskrevet i appendiks E og i flere tekniske vejledninger. Se oversigt over disse i appendiks A. 2.3 Åbningstider for betalinger i Unitel Betalingsanmodninger kan afleveres indenfor Unitels åbningstid, som fremgår af skemaet nedenfor, med overførselsdato indtil 90 dage frem i tiden. For hver betalingstype er fastsat et cut-off tidspunkt, dvs. det seneste tidspunkt, hvor betalingsanmodningen skal være afleveret for at kunne blive udført samme dag. Cut-off tidspunkter fremgår af bilaget "Betalinger via Unitel". Via Unitel Online Unitel til pc Åbningstid Mandag - fredag kl Unitel EDI Mandag kl søndag kl I tidsrummet kl kan systemet være lukket Betalingsanmodninger behandles dog kun i tidsrummet kl på bankdage, se nedenfor Figur 2.2: Åbningstider i Unitel Betalingsanmodninger mellemlagres i Unitel EDI. I tidsrummet kl trækkes betalingsanmodninger ud fra Unitel EDI hvert 10. minut til behandling i selve Unitel systemet. Ændrede åbningstider når afviklingen af betalinger i Unitel er omlagt i løbet af Den enkelte kunde får særskilt information inden betalingerne omlægges. Via Åbningstid Unitel Online Unitel til pc Alle dage kl kl Unitel EDI Mandag kl søndag kl I tidsrummet kl kan systemet være lukket Betalingsanmodninger behandles dog kun i tidsrummet kl på bankdage, se ovenfor Figur 2.3: Ændrede åbningstider i Unitel i løbet af

9 Returdata fra Unitel er tilgængelige til afhentning i Unitel EDI som anført nedenfor: Datatype Modtagelsessvar Anvendes som kvittering for modtagelse af data i Unitel EDI Tilgængeligt i Unitel EDI Umiddelbart efter data er afleveret fra kunden, fx betalingsanmodninger. Statussvar Anvendes som kvittering for modtagelse af betalingsanmodninger i Unitel EDI med angivelse af valideringsresultat i Unitel Ca min. efter Unitel har modtaget data fra Unitel EDI. Eksempel: Betalingsanmodninger afleveres kl til Unitel EDI. Kl vil statussvar kunne forventes i kundens postkasse. Fejladvis Anvendes som specifikation af evt. fejlbehæftede betalingsanmodninger Samtidig med statusadvis, dvs. ca min. efter Unitel har modtaget data fra Unitel EDI. Fejladvis leveres dog kun, hvis en leverance indeholder fejlbehæftede betalingsanmodninger. Betalingsadvis Anvendes som kvittering til beløbsafsender for udførte betalinger samt kvittering for modtagne betalingsanmodninger Udførte betalinger: Fra kl dagen efter betalingens udførelse. Betalingsanmodninger: Fra kl dagen efter modtagelse af betalingsanmodningen. Advisering om indbetalinger med Indbetalingskort Anvendes som meddelelse til beløbsmodtager om indbetalinger foretaget med Indbetalingskort Efter kl på den dag advisering er bestilt til. Er daglig advisering bestilt, kan advisering afhentes efter kl på alle bankdage. Adviseringsdag er da lig med bogføringsdag. Bankoverførselsadvisering Anvendes som meddelelse til beløbsmodtager om indbetalinger foretaget med Bankoverførsler Efter kl på den dag advisering genereres. Posteringsdata Anvendes som elektronisk kontoudtog Efter kl dagen efter den dag der er bestilt posteringsdata til. Posteringsdata kan leveres dagligt eller ugentligt. Depotdata Danske beholdninger: Anvendes som elektronisk depotudskrift Dagligt efter kl Udenlandske beholdninger: Dagligt efter kl Figur 2.4: Tidspunkter for levering af returdata i Unitel EDI 9

10 3. Betalingstransaktioner I det følgende redegøres kort for anvendelsesmulighederne af Nordeas betalingsprogram indeholdt i Unitel. Information om transaktionsgebyrer og valørregler findes i bilaget "Betalinger via Unitel". Unitel kan håndtere en række indenlandske og udenlandske betalingstyper, som alle er beskrevet på de følgende sider. Herudover kan Unitel håndtere særlige betalingstyper, som kræver et specifikt aftalegrundlag mellem den enkelte kunde og Nordea. Disse betalingstyper er kort beskrevet i afsnittet om særlige betalinger. I beskrivelsen af hver enkelt betalingstype er angivet record-identer, der refererer til de 3 forskellige dataformater, som kan anvendes i forbindelse med integration til Unitel til pc og Unitel EDI: EDI4: Formatet anvendes både ved direkte integration med Unitel EDI og ved integration med Unitel til pc UTF: Kommasepareret format, der anvendes ved integration med Unitel til pc EDIFACT: Formatet anvendes alene ved direkte integration med Unitel EDI Disse formater er nærmere beskrevet i 3 særskilte formatbeskrivelser, se appendiks A for yderligere information. Afsnit 3 afsluttes med en oversigt over de mest anvendte betalingstyper. 10

11 3.1 Indenlandske betalinger Indenlandsk bankoverførsel 1 : Record id.: EDI4: UBT04500 UTF: 45 EDIFACT: IBB UKA, IBB UUA og IBB ULA Anvendelse: Advisering: Indenlandsk bankoverførsel i DKK eller EUR mellem egne konti i Nordea, eller til 3. mand, som er kontoførende i Nordea eller et andet pengeinstitut. Overførslen kan anvendes til alle formål, fx lønoverførsler og kreditorbetalinger. Girobetalinger (kortartkode 01) kan med fordel betales via denne type. Som kontonummer benyttes gironummer med registreringsnummer 1199 foran. Overførsler i EUR skal hæves på en EUR-konto. Ved overførsler til 3. mand er det muligt at knytte en valgfri meddelelse til beløbsmodtager. Meddelelsen kan enten bestå af en kort tekst på beløbsmodtagers kontoudtog, eller det kan være en kombination af en kort tekst og en mere uddybende særskilt meddelelse. Beløbsmodtager kan enten modtage meddelelse om betalingen straks, ved at modtagers pengeinstitut sender et brev med meddelelsen til beløbsmodtager samme dag, som pengene krediteres kontoen. Eller beløbsmodtager kan modtage meddelelse om betalingen senest samtidig med det næste kontoudtog. Ved overførsel til 3. mand kan beløbsmodtagers identifikation af afsender (fx et kundenummer), samt en reference til primært dokument (fx et fakturanummer), anføres i særskilte felter. Tekstkoder og fri meddelelse, som overstiger 20 karakterer, kan ikke sammensættes fuldstændig valgfrit. Mulighederne for sammensætning af adviseringen afhænger af afsenders valg af: - tekstkode - reference til primært dokument - kreditors identifikation af debitor - straksadvisering Regler for sammensætning af tekstkoder og fri meddelelse, herunder lønog pensionsoverførsler er anført i appendiks B. Samlerpost Betalingstypen kan håndtere samlerposteringer, hvorved alle overførsler med samme overførselsdato og samme samlerpostnummer vil blive trukket på beløbsafsenders konto med ét samlet beløb. 1 Indenlandsk bankoverførsel er en form for "multi-betalingstype". Afhængig af, hvilke ønsker beløbsafsender har til omfang og hastighed af advisering til modtager, effektueres betalingen fra Nordea til modtagende pengeinstitut ved hjælp af forskellige betalingstyper. Således bliver betalingen enten udført som en "Kontooverførsel i Nordea", "Bankoverførsel med kort meddelelse", "Bankoverførsel med meddelelse" eller "Bankoverførsel med straksmeddelelse". Det er disse betalingstyper, som fremgår af bilaget "Betalinger via Unitel". 11

12 Indbetalingskort/Girobetaling: Record id.: EDI4: UBT04600 UTF: 46 EDIFACT: IBK A01, A04, A15, A71, A73, A75. Anvendelse: Advisering: Samlerpost: Overførsel til 3. mand, hvor beløbsmodtager som grundlag for betalingen har udstedt et indbetalingskort eller et giroindbetalingskort. Afhængig af kortarten skal enten betalingsid (betalingsreference) og/eller meddelelse til modtager udfyldes. Appendiks C uddyber brugen af kortarter, betalingsid og meddelelsesfelter ved kortbaserede indbetalingsmedier. Betalingstypen kan håndtere samlerposteringer, hvorved alle overførsler med samme overførselsdato og samme samlerpostnummer vil blive trukket på beløbsafsenders konto med ét samlet beløb. Check til Danmark: Record id.: EDI4: UBT04700 UTF: 47 EDIFACT: 26 DFA, 26 DFM Anvendelse: Særlige forhold: Overførsel til 3. mand, når andre betalingsformer ikke er mulige, eller når beløbsmodtager kræver betaling via check. Betalingstypen genererer en bankcheck, som enten fremsendes direkte fra Nordea til beløbsmodtager eller til beløbsafsender efter dennes ønske. Bemærk at en bankcheck til forskel fra en almindelig check debiteres ved udstedelsen og ikke kan tilbagekaldes. Valutakontooverførsel mellem konti i Nordea: Record id.: EDI4: UBT05600 UTF: 56 EDIFACT: IBB VAL Anvendelse: Særlige forhold: Overførsel mellem egne valutakonti i Nordea, eller overførsel til 3. mand med valutakonto i Nordea. Beløbsafsender har 4 linier a 35 karakterer til rådighed til angivelse af meddelelse vedr. betalingen. Overførslen kan gennemføres uden eller med veksling. 12

13 3.2 Udenlandske betalinger Udenlandske betalingstyper kan også benyttes til at overføre valuta til et andet dansk pengeinstitut. Mulighederne for kombination af de enkelte felter er beskrevet i vejledningerne på "Overførsel til udlandet via Unitel generel information" og "Overførsel til udlandet via Unitel opbygning af kontonumre" Standardoverførsel: Record id.: EDI4: UBT04900 UTF: 49 EDIFACT: UBB ALO Anvendelse: Advisering: Særlige forhold: Overførsel til 3. mand, som er kontoførende i et udenlandsk pengeinstitut. Standardoverførsel er den billigste udenlandske betalingstype, men har også den længste overførselstid. Beløbsafsender har i alt 4 linier a 35 karakterer til rådighed til angivelse af meddelelse til modtager. Nordeas korrespondentbanknet muliggør, at hovedparten af Nordeas overførsler til udlandet kan sendes direkte til beløbsmodtagers pengeinstitut. I tilfælde, hvor Nordea ikke har kontakt med beløbsmodtagers pengeinstitut, sendes overførslen via en lokal korrespondentbank. I disse tilfælde kan der opstå en forsinkelse af advisering om betalingen til beløbsmodtager. Standardbetalinger der indeholder korrekte informationer i henhold til betingelserne for EU Payment eller Nordea Payment, bliver udført som disse. Ekspresoverførsel: Record id.: EDI4: UBT05000 UTF: 50 EDIFACT: UBB - EXP Anvendelse: Advisering: Særlige forhold: Samme anvendelsesområde som en standardoverførsel, blot gennemføres overførslen væsentligt hurtigere. Ekspresoverførsel henvender sig derfor primært til kunder, som overfører store beløb, og hvor overførselstiden er af betydning. Beløbsafsender har i alt 4 linier a 35 karakterer til rådighed til angivelse af meddelelse til modtager Ekspresoverførsel kan anvendes med og uden veksling. Hvis den anvendes med veksling vil transaktionsgebyret blive tillagt et promilletillæg. Nordeas korrespondentbanknet muliggør, at hovedparten af Nordeas overførsler til udlandet kan sendes direkte til beløbsmodtagers pengeinstitut. I tilfælde, hvor Nordea ikke har kontakt med beløbsmodtagers 13

14 pengeinstitut, sendes overførslen via en lokal korrespondentbank. I disse tilfælde kan der opstå en forsinkelse af advisering om betalingen til beløbsmodtager. Koncernoverførsel til udenlandsk pengeinstitut: Record id.: EDI4: UBT05100 UTF: 51 EDIFACT: UBB KON Anvendelse: Advisering: Særlige forhold: Overførsel fra en koncerns konto i Nordea til samme koncerns konto i et udenlandsk pengeinstitut. Beløbsafsender har i alt 4 linier a 35 karakterer til rådighed til angivelse af meddelelse til modtager Betalingsanmodningen skal sendes senest 2 dage før dispositionsdagen. Nordea Intracompany Payment: Record id.: EDI4: UBT05200 UTF: 52 EDIFACT: UBB NOR Anvendelse: Advisering: Særlige forhold: Overførsel fra en koncerns konti i Nordea til koncernens konti i Nordeas udenlandske enheder. Beløbsafsender har i alt 4 linier a 35 karakterer til rådighed til angivelse af meddelelse til modtager Overførslen kan gennemføres med og uden veksling. Check til udlandet: Record id.: EDI4: UBT05400 UTF: 54 EDIFACT: 23 DFA, 23 DFM Anvendelse: Advisering: Særlige forhold: Overførsel til 3. mand, når andre betalingsformer ikke er mulige, fx når beløbsmodtagers udenlandske pengeinstitut ikke er kendt. Beløbsafsender har i alt 4 linier a 35 karakterer til rådighed til angivelse af meddelelse til modtager Ingen. 14

15 3.3 Særlige betalinger Ud over de i afsnit 2.1 og 2.2 beskrevne betalingstyper findes nogle betalingstyper, som kræver et særligt aftalegrundlag mellem kunden og Nordea, før betalingen kan effektueres. Er det korrekte aftalegrundlag ikke til stede mellem kunden og Nordea, vil en sådan betalingsanmodning blive afvist. I det nedenstående følger en kort beskrivelse af de særlige betalingstyper efter samme struktur som øvrige betalingstyper. Gebyr- og valørregler indgår i det konkrete aftalegrundlag. Koncernoverførsel: Record id.: EDI: UBT05500 UTF: 55 EDIFACT: IBB NAT Advisering: Anvendelse: Der er ikke mulighed for at angive meddelelse Indenlandsk overførsel via Nationalbanken mellem en koncerns konti i flere pengeinstitutter. Overførslen kan gennemføres uden valørtab ved beløb over 5 mio. kr. når overførslen meldes til såvel modtagende som afsendende pengeinstitut. Request for Transfer: Record id.: EDI: UBT04300 UTF: 43 EDIFACT: MTA + særlig aftalt kode Anvendelse: Anmodning om betaling fra en konto i et udenlandsk pengeinstitut. Pengeinstituttet kan enten være en udenlandsk Nordea-afdeling eller et andet pengeinstitut. Request for Transfer giver mulighed for hjemtagelse af penge fra kundens konto i udlandet, og for bestilling af indenlandske eller udenlandske overførsler fra kontoen i det pågældende land. Fx kan en kunde anvende Request for Transfer til at betale sine kreditorer i Tyskland ved at bestille indenlandske (tyske) overførsler fra kundens konto i Nordea Tyskland. IBAN må kun benyttes efter forudgående aftale med kontoførende bank og Nordea. Se også "Indtastning af Request for transfer" på Vejledningerne indeholder oplysning om, hvilke overførselstyper der kan anvendes i de enkelte lande, samt anvisning om indholdet i meddelelsesfelter etc. Advisering: Muligheden for at angive en meddelelse til modtager afhænger af overførselstypen. Der vil max. være 4 linier af 35 karakterer til rådighed. 15

16 3.4 Mest anvendte betalingstyper Nordea fører statistik over, hvorledes vores kunder anvender Unitel. Statistikmaterialet er interessant for at kunne vurdere, hvilke betalingstyper der anvendes hyppigst, og dermed hvilke betalingstyper der med fordel kan indeholdes i en integrationsløsning. Nedenstående figur 3.1 viser anvendelsen af indenlandske betalingstyper og figur 3.2 viser de mest anvendte udenlandske betalingstyper. Anvendelsen af de særlige betalingstyper er ikke medtaget. Statistikken er opdelt mellem antal transaktioner og omsætning. 1 angiver hyppigste anvendte type, 2 næsthyppigste osv. Betalingstype Hyppighed ift. antal transaktioner Hyppighed ift. omsætning Indenlandsk bankoverførsel 1 1 Girobetaling 3 3 Indbetalingskort 2 2 Checks til Danmark 4 4 Figur 3.1: Mest anvendte indenlandske betalingstyper Betalingstype Hyppighed ift. antal transaktioner Hyppighed ift. omsætning Standardoverførsel 1 2 Checks til udlandet 3 3 Ekspresoverførsel 2 1 Figur 3.2: Mest anvendte udenlandske betalingstyper Request for Transfer, som er en instruks til en udenlandsk bank om udførelse af en given betaling, er ikke med i statistikken, da den dækker over flere forskellige betalingstyper. Brug af Request for Transfer er dog i hastig vækst og kan derfor være en vigtig del af en integrationsløsning. 16

17 4. Adviseringer Nordea leverer flere former for adviseringer i relation til betalingsformidling. De beskrevne adviseringer leveres elektronisk. Det betyder, at data kan genanvendes i forskellige automatiserede afstemningsrutiner i virksomhedens økonomisystem, som det kort blev beskrevet i afsnit 1. Anvendelsesmulighederne af de enkelte adviseringstyper er ligeledes beskrevet. Enkelte papirbaserede adviseringstyper er ligeledes beskrevet. Disse adviseringer er ikke anvendelige i forbindelse med integreret betalingsformidling, men er medtaget i gennemgangen for at give et fuldstændigt billede af betalings- og adviseringsflowet. 4.1 Udbetalinger Adviseringstyper og -omfang: Advisering af udbetalinger kan opdeles i tre typer: Betalingsanmodninger. Leveres kun for betalinger, som har en senere overførselsdato end anmodningsdato. Adviset er således en bekræftelse på kundens betalingsanmodning. Udførte betalinger. Adviset er en kvittering for udførelse af en betalingsanmodning. Tilbagekaldte betalinger. Adviset er en bekræftelse på, at en anmodet betaling er tilbagekaldt. Tilbagekaldelse af betalinger kan kun ske via Unitel Online. Advisering af indenlandske udbetalinger leveres kun elektronisk. Udenlandske udbetalinger adviseres både på papir og elektronisk Formatbeskrivelserne indeholder en nærmere uddybning af indholdet af lang og kort advisering. Se appendiks A for yderligere information. Anvendelsesmuligheder for udbetalingsadviseringer: Advisering af udbetalinger kan anvendes på flere måder. Dels som bogføringsgrundlag, og dels som afstemningsgrundlag. Ved udenlandske betalinger er udbetalingsadviset af særlig interesse, idet kursen for den afregnede valuta fremgår heraf. På denne baggrund kan en kursdifference beregnes og bogføres. I økonomisystemer bliver en udbetaling bogført på det tidspunkt, hvor betalingskladden godkendes, dvs. inden en advisering er modtaget retur fra Nordea. Denne procedure harmonerer med forsigtighedsprincippet om at tage en udgift, når denne truer. I disse tilfælde vil udbetalingsadviseringen primært tjene som afstemningsgrundlag og som bogføringgrundlag for kursdifferencer ved udenlandske betalinger. Ulempen ved brug af denne metode er dog, at overblikket over virksomhedens likviditet kan blive forringet. Ved at anvende udbetalingsadviseringer aktivt i økonomisystemet kan forsigtighedsprincippet overholdes, samtidig med at der lettere kan skabes et overblik over virksomhedens likviditetssituation. Et eksempel herpå er angivet i det følgende, hvor anvendelsen af udbetalingsadvisering er illustreret ved hjælp af kontoskitser. 17

18 (1) Registrering af faktura: Denne registrering sker på vanlig vis og har ingen umiddelbar relation til en integrationsløsning. Den er medtaget for fuldstændighedens skyld, da fx fakturaregistreringer danner udgangspunktet for dannelsen af et betalingsforslag. Omkostninger/ lager Kreditorer Debet Kredit Debet Kredit 1 1 (2) Bogføring af betalingsanmodning: Når et betalingsforslag er dannet, og dermed en betalingsanmodning til Nordea, kan anmodningen enten bogføres direkte på hhv. bank og kreditorer, når betalingsanmodningen er udlæst til banken, eller bogføres på en eller flere mellemregningskonti (såkaldte interimskonti), indtil endelig bogføring kan ske. Dermed skabes overblik over likviditet, og forsigtighedsprincippet overholdes. Den direkte bogføring på hhv. bank og kreditorer vil, som nævnt ovenfor, ikke umiddelbart give mulighed for overblik over virksomhedens likviditet. Alternativt kan et betalingsforslag gemmes uden bogføring. Denne metode vil dog heller ikke umiddelbart give overblik over forventede pådragne forpligtelser, eller nuværende eller fremtidig likviditetssituation. (3) Bogføring af betalingsadvisering: Når betalingsadvisering modtages fra Nordea, kan endelig bogføring ske på bank og kreditor konti som modposteringer til udligning af interimskonti. Alternativt kan bogføring ske på baggrund af betalingsadviseringen i det tidligere gemte ikke bogførte betalingsforslag. Kreditorer interimskonto Debet Kredit Bank interimskonto Debet 2 2 Kreditorer interimskonto Debet Kredit Debet Kredit Bank interimskonto 2 2 Kreditorer 3a 3b Bank Kredit Debet Kredit Debet Kredit 3a 3b (4) Bogføring af kursdifferencer: For udenlandske betalinger, hvor en kronekonto er anvendt som debetkonto, fremgår den afregnede kurs af betalingsadviseringen. På baggrund heraf kan en evt. kursdifference bogføres. Kontoskitsen illustrerer bogføring af en positiv kursdifference. Kursdifferencer Bank Debet Kredit Debet Kredit 4 3b 4 18

19 4.2 Indbetalinger Advisering af inden- og udenlandske indbetalinger afhænger af den betalingstype, som beløbsafsender har valgt til overførslen. Adviseringstyper og -omfang Indenlandske indbetalinger adviseres i Nordea på nedenstående måde, alt efter hvilken betalingstype beløbsafsender har anvendt: Bankoverførsel med kort meddelelse: Bankoverførsel med meddelelse Bankoverførsel med straksmeddelelse: Indbetalingskort: Advisering fremgår af beløbsmodtagers kontoudtog i form af en tekst på indtil 20 karakterer. Kontoudtog er papirbaserede, men kan leveres elektronisk under navnet "Posteringsdata". Se afsnit 4.3. Advisering fremgår af beløbsmodtagers kontoudtog i form af en tekst på indtil 20 karakterer samt oplysning om nummer på en særskilt meddelelse, der indeholder yderligere advisering. Denne meddelelse sendes med brevpost senest ved udsendelsen af næste kontoudtog. Adviseringerne kan også leveres elektronisk via Unitel (posteringsdata og bankoverførselsadvis). Advisering fremsendes med brevpost samme dag som pengene indsættes på kontoen. Adviseringen indeholder overførselsbeløb, kreditvalør samt beløbsafsenders meddelelse. Advisering fremgår også af beløbsmodtagers kontoudtog i form af en tekst på indtil 20 karakterer samt oplysning om nummer på den fremsendte meddelelse Adviseringen kan også leveres elektronisk via Unitel (posteringsdata og bankoverførselsadvis). Advisering kan enten leveres på beløbsmodtagers kontoudtog, eller som særskilt advisering. Vælges særskilt advisering vil flere indbetalinger med samme overførselsdag optræde som en sumpost på beløbsmodtagers kontoudtog. Den særskilte advisering indeholder bl.a. debitoridentifikation, indbetalingsdato, kreditvalør, evt. gebyrbeløb samt evt. meddelelse fra beløbsafsender. Særskilt advisering leveres enten på papir eller elektronisk. For yderligere information om anvendelse af bankoverførselsadvisering, se afsnit Udenlandske indbetalinger adviseres i Nordea på papir, uanset hvilken betalingstype beløbsafsender har anvendt. Er der knyttet en meddelelse til betalingen, fremgår meddelelsen af adviset. Indbetalingskortadviseringer Advisering af indbetalinger via indbetalingskort kan anvendes til flere formål. Selve indbetalingen kan bogføres direkte, hvor indbetalingsadviseringen anvendes som bogføringsgrundlag Debitorbogholderiet kan udlignes automatisk på baggrund af de bogførte indbetalinger Evt. gebyrer, som pålægges kreditor ved indbetalingen, kan bogføres direkte på baggrund af adviseringen 19

20 (1) Bogføring af indbetalingsadvisering: Det leverede indbetalingsadvis indeholder en række informationer knyttet til indbetalingen. Feltindholdet af indbetalingskortadvisering er udførligt specificeret i flere vejledninger og afhænger af, om advisering afhentes direkte fra Unitel EDI, eller ved brug af Unitel til pc. Se appendiks A for yderligere detaljer. Følgende informationer fra adviseringen kan bruges til bogføring af selve indbetalingen: Indbetalingsdato, dato for indbetaling på indbetalingsstedet. Debitoridentifikation, kreditorbestemt nummer som muliggør identifikation af betalingen. Bogføringsdato, dato for bogføring på kreditors konto. Kreditbeløb, indbetalt beløb. Nøglen til en direkte bogføring af indbetalingen er den kreditorbestemte debitoridentifikation. Denne identifikation fremgår af det indbetalingskort, som kreditor har udstedt. Kreditor har 14 eller 15 cifre plus et kontrolciffer til rådighed, hvor kreditor kan placere en entydig identifikation af debitor, alt efter hvilken type af indbetalingskort, der bruges. Denne identifikation kan fx bestå af: Debitors kunde-/kontonummer hos kreditor Fakturanummer vedrørende betalingen En kombination af begge Da debitoridentifikationen er af afgørende betydning i kreditors videre behandling af indbetalingen, er der knyttet et kontrolciffer til den egentlige debitoridentifikation. Dette kontrolciffer beregnes efter modulus 10. (2) Bogføring af evt. gebyrer knyttet til indbetalingen: Ved indbetaling på indbetalingsstedet kan der ske fejl ved indlæsning af debitoridentifikationen. Enten fordi kontrolcifret på kortet ikke stemmer med modulus 10, fordi debitoridentifikationen ikke er maskinel læsbar, eller fordi debitoridentifikationen af anden grund ikke kan indlæses. I disse tilfælde bliver kreditor pålagt et gebyr for håndteringen af fejlbehæftede kort. I adviset vil det fremgå, om den enkelte indbetaling har været fejlbehæftet, og om der er pålagt kreditor et gebyr. På baggrund af disse informationer kan evt. gebyrer bogføres automatisk. (3) Håndtering af fejlbehæftede indbetalinger: I få tilfælde kan indbetalingskortet ikke indlæses korrekt på indbetalingsstedet. Det vil både kunne medføre et gebyr (som beskrevet ovenfor), men vil også give kreditor problemer med at identificere indbetalingen. I adviseringen indgår derfor et arkivnummer, som gør det muligt at spore det originale indbetalingsbilag i indbetalingsstedets arkiv, dvs. i det pågældende pengeinstituts filial eller posthus. Tilbageførsler af indbetalingskortadviseringer Adviseringer om indbetalinger via indbetalingskort kan ske elektronisk, dette indebærer at tilbageførsler via PBS også adviseres elektronisk. Det kan undertiden ske, at der ved en fejl sendes advisering om en indbetaling flere gange, eller at en indbetaling er fejlbehæftet. Nordea tilbagefører derfor denne indbetaling og sender en advisering om tilbageførsel elektronisk. 20

21 Med hensyn til hvilke felter og koder, der benyttes ved tilbageførsel henvises til vejledningerne: Indbetalingskort advisering og Unitel EDI - CREMUL FIK. Det bør derfor sikres at økonomisystemet kan håndtere advisering om tilbageførsler, så bogføringen og eventuelle rettelser sker automatisk. 4.3 Kontoposteringer Ud over de rene adviseringer af henholdsvis ind- og udbetalinger, kan posteringer på en given konto leveres elektronisk til kunden. Informationerne til kunden er reelt identiske med de informationer, som er tilgængelige på et almindeligt papirbaseret kontoudtog. Posteringsdata kan dermed betragtes som et elektronisk kontoudtog. Anvendelsesmuligheder for posteringsdata: Posteringsdata kan anvendes til forskellige afstemningsrutiner. Som eksempel på konkrete afstemninger på baggrund af posteringsdata kan nævnes: Afstemning af udbetalinger udført via Unitel Afstemning af indløste checks Afstemning af salg via Dankortterminaler Generel afstemning af posteringer og saldi på bankkonti I Unitel til pc kan posteringsdata sorteres og eksporteres efter samtlige posteringstyper. I Unitel EDI kan følgende posteringsdata leveres: Alle poster, kun indløste checks eller kun dankortposter. (1) Afstemning af udbetalinger foretaget via Unitel En egenreference, som kunden selv vælger, kan anføres på betalingsanmodningen, der transmitteres til Unitel. Denne egenreference kan fx være et kreditornummer. Kunden modtager sine kontoposteringer elektronisk. I dette datasæt vil egenreferencen fremgå. En søgning på åbne udbetalinger kan herefter gennemføres, og posterne kan lukkes. 21

22 5. Indhold og funktionalitet i en integrationsløsning Dette afsnit har retningslinier og anbefalinger for indhold og funktionalitet, som bør indgå i en integrationsløsning til Unitel. Både retningslinier og anbefalinger er baseret på Nordeas erfaringer med vores kunders brug af Unitel. 5.1 Model for en integrationsløsning En integrationsløsning kan enten udvikles som et tilvalgsmodul til et økonomisystem eller være indeholdt i systemet som standard. Uanset type af løsning er det nødvendigt, at løsningen indeholder en grundfunktionalitet og nogle basale registre. Komponenterne, som en integrationsløsning bør bestå af, er skitseret i denne model: Modellen tager udgangspunkt i en stamdata- og en kommunikationskomponent, som er fælles for både udbetalings- og indbetalingsløsninger. Der er knyttet 4 komponenter til hhv. udbetalinger og indbetalinger. I de efterfølgende afsnit bliver Nordeas anbefalinger til indhold af de forskellige komponenter beskrevet mere indgående. Stamdata Udbetalinger: Indbetalinger: Betalingsoplysninger Udligning og bogføring Betalingsforslag Identifikation Filudlæsning Filindlæsning Sikkerhed Udskrivning af indbetalingskort Kommunikation Figur 5.1: Model for en integrationsløsning Det er forskelligt fra økonomisystem til økonomisystem, om alle, enkelte eller ingen af integrationsløsningens komponenter er til stede i systemet i forvejen. Samtidig er det afgørende, hvilket Unitel produkt økonomisystemet skal integreres med. Nordea håndterer funktionaliteten i nogle af komponenterne ved integration med bestemte Unitel produkter, og disse komponenter kan derfor udelades i integrationsløsningen. 22

23 Integration med Sikkerhed Kommunikation Unitel til pc Unitel EDI fra IBM iseries 400, UNIX el. Windows systemer Unitel EDI fra MVS Unitel til pc har et indbygget sikkerhedssystem, som beskytter betalingsdata under transmission. Sikkerhed og/eller kommunikation Nordea leverer et EDI Sikkerheds- og Transport Modul (ESTM), som kan anvendes både til EDI/4 og EDIFACTformat. ESTM kan benyttes på platforme med styresystemer, der har en javafortolker Sikkerhed 1. Nordea kan levere sikkerhedsmodul Unikrypt MVS til MVS platform: 2. Nordea kan levere algoritmen, som skal anvendes i sikkerhedskomponenten. Algoritmen kan betragtes som kernen i komponenten, og integrationsløsningen skal dermed kunne håndtere programfunktionalitet mv. omkring sikkerhed. Unitel til pc indeholder et kommunikationsprogram med specialudviklede scripts til styring af kommunikationen med Unitel Online og Unitel EDI. Sikkerhed og/eller kommunikation Nordea leverer et EDI Sikkerheds- og Transport Modul (ESTM), som kan anvendes både til EDI/4 og EDIFACTformat. ESTM kan benyttes på platforme med styresystemer, der har en javafortolker Figur 5.2: Løsningskomponenter til integration, der er indeholdt i Unitel produkter 5.2 Løsningskomponenter fælles for ud- og indbetalinger Stamdata Et stamdataregister er en komponent, som med fordel kan anvendes både af en udbetalings- og en indbetalingsløsning. Stamdata er kendetegnet ved at følge kunden og er således konstante værdier, som anvendes i forbindelse med dannelse af betalingsfiler og anmodninger om postkassetømning til Unitel EDI. Stamdataregistret skal som minimum indeholde følgende informationer: Til brug for alle udbetalingsløsninger: Debetkontonr. Kundens egen konto, hvorfra udbetalinger skal hæves. Debetkonto skal angives på hver betalingsanmodning, som dataoverføres til Nordea. Til brug for udbetalingsløsninger med direkte integration til Unitel EDI: UBT-nr. Kundens Unitel Betalingsnr., som bl.a. anvendes som identifikation, når kunden dataoverfører betalingsanmodninger til Nordea. Krypteringsnøgler. Kundens krypteringsnøgler skal kunne indtastes. Disse nøgler anvendes til at beskytte data under transmission. Til brug for alle løsninger med direkte integration til Unitel EDI: EDI-ident. Kundens postkassenummer i Unitel EDI, som anvendes til at angive den postkasse, som skal modtage retursvar på kundens transmission til Unitel EDI. 23

24 Til brug for alle indbetalingsløsninger: Kreditornummer. Kundens eget kreditornummer, som bl.a. anvendes ved udskrivning af Indbetalingskort, og ved validering af modtagne indbetalingskortadviseringer. Kreditkontonummer: Kundens egen konto, hvor indbetalinger via indbetalingskort og bankoverførsler indsættes. Kommunikation Som det fremgår af fig. 5.2., er kommunikationskomponenten indbygget i Unitel til pc og ESTM (EDI Sikkerheds- og Transport Modul). Ved brug af Unitel EDI fra MVS skal kommunikationskomponenten sættes op særskilt. Kommunikationskomponentens opgaver har ikke noget at gøre med den fysiske kommunikationskontrol, dvs. protokoller for skærmdialog og filoverførsel. Kommunikationskomponenten skal styre kommunikation med Unitel EDI på applikationsniveau, dvs. kommandoer for afsendelse og afhentning af data i Unitel EDI og kontrol af samme. Disse kommandoer er fælles, hvad enten integrationsløsningen anvendes til ind- og eller udbetalinger. Funktionaliteten er beskrevet i særskilte implementeringsvejledninger. 5.3 Løsningskomponenter til udbetalinger Betalingsoplysninger Betalingsoplysninger er stamdata, som er knyttet til betalingsmodtager, som fx kan være en af virksomhedens leverandører eller en af virksomhedens medarbejdere. Nordea anbefaler, at indtastningsfelter til stamdata inddeles i indenlandske og udenlandske betalingsmodtagere. Integrationsløsningen skal som minimum rumme mulighed for at følgende betalingsoplysninger kan registreres på de enkelte betalingsmodtagere: Fælles felter for inden- og udenlandske betalingsmodtagere: Navn og adresse. Unitel giver mulighed for angivelse af navn og adresse med 4 linier af 35 karakterer Betalingstype. Default valg af betalingstype til den pågældende betalingsmodtager. Valg bør kunne overskrives i betalingsforslaget. I fig. 5.3 nedenfor findes de betalingstyper, som Nordea anbefaler som minimum i en integrationsløsning Betalingsbetingelser. En forfaldsdato bør registreres på hver enkelt skyldigt beløb ud fra den valgte værdi af dette felt. Hermed er der grundlag for en søgning efter forfaldsdato i betalingsforslaget Egen identifikation hos betalingsmodtager. Felt til angivelse af virksomhedens navn eller kundenummer hos betalingsmodtager. I Unitel kan oplysningen overføres til feltet "meddelelse til modtager" eller på indenlandske overførsler til feltet "modtagers identifikation af afsender". Egen identifikation af betaling. Feltet kan anvendes som egen identifikation af betalingen ved brug af Unitel feltet "Egen reference". Egen identifikation kunne fx være kreditornummer eller kreditornavn. 24

25 Betalingstyper På baggrund af afsnittet "Mest anvendte betalingstyper" anbefaler vi som minimum, at der implementeres følgende indenlandske betalingstyper: Indenlandsk bankoverførsel Indbetalingskort / Girobetaling Derudover anbefaler vi implementering af minimum én udenlandsk betalingstype: Standardoverførsel Figur 5.3: Nordeas anbefaling vedr. valg af betalingstyper Felter til indenlandske betalingsmodtagere: Kontoinformation, modtager Giro-kontonummer, modtager Kreditornummer. Modtagers "konto" i Indbetalingskortsystemet Kortartkode. Den kortartkode, som modtager anvender på indbetalingskort eller giroindbetalingskort Felter til udenlandske betalingsmodtagere: Betalingsmodtagers bank. Navn og adresse på betalingsmodtagers bankforbindelse. Unitel giver mulighed for angivelse af navn og adresse med 4 linier a 35 karakterer. Feltet skal udfyldes med min. 3 linier Udenlandsk bankkode / Registreringsnummer. I enkelte lande indgår bankkode/registreringsnummer ikke som en integreret del af kontonummeret, som det er tilfældet i Danmark. For betalinger til disse lande er det hensigtsmæssigt at anføre bankkode særskilt. Se endvidere bilaget "Overførsel til udlandet via Unitel" SWIFT-adresse. 'Adressen' på betalingsmodtagers bankforbindelse i det internationale SWIFT samarbejde. Koden er alfanumerisk og har en længde på enten 8 eller 11 karakterer. Se endvidere bilaget "Overførsel til udlandet via Unitel" Landekode Betalingsforslag Betalingsforslaget er en meget central komponent i en udbetalingsløsning. Betalingsforslaget er - for kreditorbetalinger - resultatet af en søgning i åbne poster. Imidlertid er det en fordel med udbyggede søgekriterier ved dannelse af betalingsforslag - for eksempel er det et minimum, at forfaldne poster automatisk kan fremfindes i betalingskladden, ligesom andre søgekriterier vil være relevante. For lønninger vil betalingsforslaget blive dannet på baggrund af en lønkørsel i kundens lønsystem. I forbindelse med dannelse af betalingsforslaget er det væsentligt, at følgende funktionalitet er til rådighed: Datafangst af betalingsid. For betalinger, hvor modtager har udstedt et giro- eller fælles indbetalingskort, er det vigtigt, at betalingsid kan datafanges. Dette skal senest gøres ved klargøringen af betalingerne i betalingsforslaget. Den bedste løsning er en datafangst i tilknytning til en fakturaregistrering. Ved datafangsten bør der udføres moduluskontrol på betalingsid. 25

26 Forfald på en ikke-bankdag. Mange økonomisystemer tager ikke højde for helligdage, når forfaldsdato anføres på en faktura. Betalinger, som anmodes udført på en ikke-bankdag, bliver afvist i Unitel. Det er derfor væsentligt, at denne fejl opdages, inden data overføres til Unitel. Samlerpost. Ved dannelse af betalingsforslaget bør kunden have mulighed for at anføre et samlerpostnummer. Herved kan udbetalingerne hæves på kundens konto i ét samlet beløb. Samlerbetalinger. For at minimere transaktionsgebyrer, bør kunden have mulighed for at samle flere betalinger til den samme modtager til én betaling. Godkendelse af betalingsforslag. Ved direkte integration med Unitel EDI skal der være knyttet en godkendelsesfacilitet til behandlingen af betalingerne i betalingsforslaget, således at de enkelte betalingsanmodninger er kvitterede inden dataoverførsel til Unitel. Se appendiks G for uddybende information om kvittering og fuldmagtsforhold, og appendiks H for overvejelser om sikring af betalingsforslaget mellem 1. og 2. kvittering. Filudlæsning Når betalingsforslaget er endeligt godkendt, er betalingsanmodningerne klar til overførsel til Unitel for videre ekspedition. Data til de enkelte anmodninger skal sammenstilles i en fil, der er struktureret i et af de dataudvekslingsformater, som Unitel kan modtage. Data hentes dels fra betalingsforslaget, dels fra betalingsoplysningerne om kreditorer og lønmodtagere. Sikkerhed Udbetalingsløsninger til Unitel EDI skal endvidere kunne håndtere den sikkerhedsmæssige klargøring af betalingsfilen, inden filen transmitteres til Unitel. Se appendiks H. Som det fremgår af fig. 5.2., er sikkerhedskomponenten kun nødvendig, hvis man ikke benytter Unitel til pc eller ESTM (EDI Sikkerheds- og Transport Modul). I begge disse programmer er der nemlig indbygget rutiner, som varetager sikkerhedskomponentens opgaver 5.4 Løsningskomponenter til indbetalinger Indbetalingskort Da en integrationsløsning på indbetalingssiden forudsætter anvendelse af indbetalingskortet som indbetalingsmedie, er det af afgørende betydning, at kunden kan udskrive indbetalingskort i forbindelse med fakturaer. Kunden bør ved parametre kunne afgøre, hvilken information OCR-liniens betalingsid skal indeholde. Filindlæsning Unitel EDI leverer indbetalingskortadviseringer i PBS fællesformat (fastlængde) eller som EDI- FACT CREMUL FIK, mens Unitel til pc kan levere indbetalingskortadviseringer i følgende formater: PBS fællesformat (fastlængde og kommasepareret) Danske Bank format (CMM format) - kun kortart 71 BG Bank (GiroBank) format - kun kortart 71 26

27 Beskrivelse af formaterne kan hentes Nordeas hjemmeside: Nordea anbefaler, at PBS fællesformaterne anvendes. I forbindelse med filindlæsning er det væsentligt, at integrationsløsningen kan håndtere adviseringsdata for flere kreditornumre. Dette vil i praksis betyde, at løsningen skal kunne håndtere flere sektioner af datarecords. Identifikation De indlæste datarecords skal valideres mod et register over åbne betalingsid, således at entydig identifikation af de enkelte bogføringsposter kan ske. Der bør også være mulighed for manuel udkrydsning ved fejl i OCR linie eller beløb, der gør en automatisk udligning umulig. Udligning og bogføring På baggrund af filindlæsning og identifikation skal der dannes et bogføringsforslag, hvor de enkelte indbetalinger udligner åbne debitorposter, og samlekonti for debitorer krediteres. Herudover skal løsningen: Debitere bankkonto. Summen af indbetalinger pr. bogføringsdato debiteres bankkontoen i ét beløb. Postere gebyrer på gebyrkonto. Evt. gebyrer, som er blevet pålignet kreditor, posteres automatisk i bogføringsforslaget. Tilbageførsler af indbetalingskort adviseringer, Se punkt 4.2 Indbetalinger - Tilbageførsler af adviseringer Bankoverførselsadvisering Når adviseringer om indbetalinger via bankoverførsler modtages elektronisk, er det muligt også at foretage automatisk udligning af debitorer, som ikke betaler via indbetalingskort. Debitor kan anmodes om at anføre fakturanummer eller kundenummer i et bestemt felt i overførslen. Udligningsprogrammet kan så søge efter information i netop dette felt. Udligningsprogrammet kan også søge efter genkendelige data, fakturanummer, kundenummer eller kundenavn i alle tilgængelige informationsfelter, afhængigt af hvor stor en del af indbetalingerne man ønsker at kunne udligne automatisk. Principperne er de samme som beskrevet ovenfor under 5.4.1, den automatiske udligning vil dog aldrig kunne nå så høj en udligningsprocent som ved brug af indbetalingskort. 27