4. MUS 2015 Ønsker til gennemgående tema(er), der ønskes diskuteret ved efterårets MUS

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET Møde den: 11. juni 2015 kl Mødelokale /015 (videolink ) Møde i LSU for Uddannelse Dagsorden Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anders Nyegaard Mikkelsen, Anne Vedsted Hansen, Bjarke Parner, Christian K. Ramsing, Lisbeth Ramsgaard Carlsen, Louise Ydemann Duarte, Per Lindblad Johansen, Tina V. Gerkens, Zbigniew Sobkowicz, Hanne Kaiser (HR, referent) og Signe Osbahr 1. Godkendelse af dagsorden 2. Status på analyse af AUL og uddannelsesområdet [LUKKET] Bilag vedr. analyse af optagelse medsendes. Bilag vedr. analyse af AUL eftersendes tirsdag eftermiddag. Dato: 4. juni 2015 Side 1/1 3. Evaluering af Fællesseminar d. 18. maj 2015 Plancher fra workshop om værdier og leveregler er medsendt 4. MUS 2015 Ønsker til gennemgående tema(er), der ønskes diskuteret ved efterårets MUS 5. Kompetenceudvikling Nedsættelse af arbejdsgruppe og forventninger til rammer og temaer 6. Arbejdspres, krydspres og stress Drøftelse af videre proces, herunder evt. gennemførelse af minispørgeskemaundersøgelse ud fra IGLO-tankegangen. 7. Kriterier for lønforbedring til lønforhandling 2016 Medarbejderne bør i god tid før lønforhandlingerne kende de kriterier, der tildeles lønforbedringer på baggrund af. Det vil blive drøftet, om der er behov for revidering af kriterierne for 2015 (medsendt som bilag). 8. Eventuelt Medsendt til orientering Arbejdsmiljøstatistikker Q Aarhus Universitet

2 Bord 1 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Åbenhed og transparens i beslutningerne Anerkendende kultur Respekt for den enkle Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Anerkender tilgang i dialog og samarbejde Involverende ledelse Tilstedeværelse Synlighed Flydende information mellem hierarkier Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Kollegial faglig sparring Mere dynamik og mødende (Walk and talk, stand up tavlemøder etc.) Nysgerrighed og interesse for hinanden

3 Bord 2 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Synliggør successer anerkendelse Fælles mailkultur o Kvitter for modtagelse o Tak- mail Værktøjer til at sætte rammer for godt teamkultur, herunder indsigt i hinandens opgaver (prioriteringer) Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Udvikle konkrete redskaber til at fejre successer - en vifte af muligheder og afhængig af situation temperament Markere successer gå foran med det gode eksempel Understøtte at problemopgaver får ros ( også) Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Gå foran med et godt eksempel Nærvær, empati, løsningssortering Investere i fællesskab

4 Bord 3 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi at der være i AU Uddannelse? Respekt for forskellighed Godt samarbejde og vidensdeling Godt frokostmiljø Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? I italesættelse Synlighed/ tilgængelighed Skabe gode fysikske rammer Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Åben og positiv tilgang Medansvar Sætte tid af til hinanden

5 Bord 4 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Kendskab giver venskab Anderkendende tilgang Positiv kultur Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Udvise tillid Værdsætte og andekende Give plads til indflydelse på eget arbejde Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? En positiv, åben og fleksibel tilgang Udvise tillidsskabende respekt og interesse Give plads til hinanden i opgaveløsning

6 Bord 5 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Respekt o Respekt for fælles mål o Gensidig respekt o Faglig respekt (overfor alle (vip/tap)) o Respekt for andres tid o Respekt er fundamentet for at en arbejdsplads fungerer o En ordentlig tone Troværdighed o Tillid til hinanden o Tillid ift. dem vi servicerer o Høj faglig kvalitet skaber troværdighed om AU Uddannelse Tillid o Professionel udførsel af ens arbejde også tillid til at andre gør det samme o Mulighed for at indrømme egen fejl o Mulighed for at sige til hvis der er opgaver, man ikke kan finde ud af eller skal have hjælp til Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Prioritering o Sikring af kvalitet i den enkelte opgave o Fælles mål og modet til at fastholde disse o Synliggøre konsekvenserne af prioritering Åbenhed o Information om mål, midler m.m. o Skabe fælles mål o Åbenhed om prioritering o Lederen som rollemodel for respekt, troværdighed lederen somkulturbærer Synlig ledelse o Samme som ovenfor Kommunikation o Hænger sammen med åbenhed Alle fire punkter hænger tæt sammen. Ledelsen skal skabe rum for konstruktiv kritik og udvikling.

7 Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Efterleve de tre værdier (respekt, troværdighed, tillid) o Turde sige til en kollega eller leder hvis disse værdier ikke efterleves o ærlighed Være klar over hvad man kan påvirke - og starte der Være opmærksom på, hvordan man selv har det Anderkende når andre handler efter værdierne Det er ens eget ansvar at sprede glæde Villighed til vidensdeling (tillidsskabende) o Gensidig respekt for kollegers fagligheder

8 Bord 6 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? I AU Uddannelse har vi høje ambitioner og højt fagligt niveau det er den vare, vi leverer I AU Uddannelse udviser vi gensidig respekt for hinandens opgaver, tid, forskellige fagligheder osv. I AU Uddannelse arbejder vi på at sikre kvalificeret service med udgangspunkt i konstruktiv sparring med interne samarbejdspartnere for at levere de bedste uddannelser Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Skabe tid og rum til at mødes på tværs for at vi kan skabe en fælles kultur og fælles mål i AU Uddannelse fx VD-seminar, føl-ordning Sakbe tydelighed om kerneydelsen og hvordan den relaterer sig til de enkelte afdelinger i AU Uddannelses arbejdsopgaver Fokus på kompetenceudvikling, opkvalificering, faglig udvikling Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Positiv og konstruktiv tilgang til kolleger, arbejdsopgaver, ledelse osv. Fokus på deling af viden og information både faglig og praktisk, fx cc på mails, information om, når man er væk, opfølgning på mails. Plads til forskellighed, rum for opmærksomhed vær opmærksom på ens kolleger, men have respekt for at folk er foskellige

9 Bord 7 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Rummelighed, tillid, respekt Hjælpsomhed, omsorg, plads til at sige fra Levende læringsmiljø nysgerrighed, vidensdeling, plads til fejl Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Prioritere opgaver + tid til læring og udvikling Åbenhed ledelsen går forrest Fælles arrangementer, rammer, projekter lære hinanden at kende for at kunne bruge hinanden Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Udvise initiativ, ansvar og aktiv deltagelse Nysgerrighed, være opsøgende og kreativ, tænk ud af boksen

10 Bord 8 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? God omgangstone og anerkendende adfærd Respekter hinanden og kompetencer kvalitetsbevidsthed Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Gå foran med det gode eksempel & positiv forstærkning af ønsket adfærd Mål & strategi samstemt med ressourcer (tid, viden) og kvalitet Skabe inddragelse & transperans Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Husk at rode og giv konstruktiv saglig feedback/kritik Spil aktivt ind Hold fokus på service, sammenhæng, mening & værdi

11 Bord 9 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Gensidig respekt og ordentlig omgangstone uanset faglig baggrund og arbejdsområde Åben kommunikation & dialog mhp. fælles forståelse Betragte andre områder som medspillere i stedet for modspillere enhedskultur Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Øge kendskabet til andre områder via fællesarrangementer Leading by example Øget medarbejderinddragelse i beslutningsprocesser Øget brug af ad-hoc tværgående arbejdsgrupper Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Behandl andre som du selv vil behandles Send ikke mails, når du er vred sov på det. Og læs mails i en positiv ånd Kræv god ledelse

12 Bord 10 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Åbenhed Imødekommenhed Engagement Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Lytte Kommunikere tydelige mål/resultater Give plads Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Give sin mening til kende Videndele Vis initiativ

13 Bord 11 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Worklife balance (balance mellem arbejde og privat) fleksibilitet Godt kollegaskab så det er rart at gå på arbejde Samarbejde på tværs i AU Uddannelse i respekt for forskellig fagligheder og arbejdsopgaver Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Ledelsen italesætter løbende regler for fleksibilitet (arbejdstider, mailkultur, sygedage osv) undgå stress Støtte op om sociale tiltag. Legalisere pauser. Nærværende ledelse Øe kendskab til hinandens afdelinger og arbejdsopgaver. Videregive informationer. Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Ordentlig holdning, så fleksibiliteten ikke bliver misbrugt. Respekt for kollegaer sige fra kommunikation med kollegaer Worklige balance: sætte ord på prioriteringer Deltage i arrangementer engagement Være åben og nysgerrig. Have respekt og vise hensyn for andres arbejde

14 Bord 12 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Forståelse for forskellighed. Ikke tage viden for givet. Bruge forskellighed til at skabe et stærkt potentiale. Dele og modtage sine erfaringer positive som negative med andre Dele de muligheder/erfaringer som andre faggrupper har med hinanden Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Skabe brede projekter Skabe rum og tid til udveksling mellem afdelinger. Gensidigt engagement medarbejder-ledelse Sikre kommunikation mellem enheder Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Mulighed for besøg hos andre enheder og speeddating Deltage i møder og være åben og positiv

15 Bord 13 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Frihed under ansvar Gensidig anerkendelse Hensyn til vores brugere (hjælp til selvhjælp) Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Klare, realistiske mål og prioriteringer Tillid og fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelse Bevidsthed om medarbejderne arbejdsfunktioner, enhedernes, afsnittenes.. Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Orientere mig bredt i organisationen Agere ansvarsfuldt understøtte realistiske mål og give feedback Spørge hvordan gavner det brugeren?

16 Bord 14 Hvilke værdier og leveregler ønsker vi, at der skal være i AU Uddannelse? Respekt for faglighed og personlige forskelligheder Gensidig åbenhed bla. ift. samarbejde om samarbejdsflader Ansvar for o Opgaver o relationer dialog Hvad kan ledelsen gøre for at skabe rammer for disse værdier og leveregler? Forbilleder Tillid og respekt for medarbejderne Sikre ro om opgaven klar besked om forandringer - tydelighed Hvad kan du selv gøre for at sikre disse værdier og leveregler? Klare i vores krav til ledelsen Plan for praktisering af værdier i det daglige Selvstændigt initiativ og virkelyst

17 Kriterier for tildeling af løntillæg i Uddannelse Der kan forhandles om følgende tillæg: Kvalifikationstillæg: Knytter sig til den enkeltes personlige kvalifikationer eller stillingen, herunder uddannelse, erfaringer og mere bløde kriterier som samarbejdsevne, omstillingsparathed m.m. Tillægget er pensionsgivende. Engangsvederlag: Gives for en særlig ydet indsats i en bestemt periode. Vederlaget er som udgangspunkt ikke-pensionsgivende. Funktionstillæg: Kan f.eks. være tillæg for særlige funktioner, der varetages i en bestemt periode. Tillægget er i udgangspunktet midlertidigt (så længe funktionen varetages). Tillægget er pensionsgivende. Kvalifikationstillæg og engangsvederlag Kvalitet og produktivitet i opgaveløsningen Medarbejderen løser drifts- og/eller udviklingsopgaver med høj kvalitet og målopfyldelse set i relation til AU s kernefunktioner og/eller vigtige milepæle for Uddannelse. Medarbejderen evner i særlig grad at maksimere sit bidrag inden for den tilrådeværende tid. Brugerorientering Medarbejderen udfører sit arbejde med høj grad af imødekommenhed og yder en optimal service, der er med til at få opgaverne til at lykkes og skaber værdi for slutbrugeren. Fleksibilitet og fornyelse i forhold til opgaver Medarbejderen er omstillingsparat i forhold til håndtering af nye opgaver og påtager sig gerne ekstra ansvar. Medarbejderen yder bidrag til hensigtsmæssige problemløsningsmodeller og udvikling af nye/bedre administrative rutiner. Samarbejde med kollegaer og eksterne interessenter Medarbejderen udviser en særlig evne til at samarbejde og dele viden med kollegaer i egen og andre administrative enheder og yder derigennem bidrag til etablering af sammenhængende løsninger for Aarhus Universitet. Medarbejderen leverer et selvstændigt bidrag til et godt samarbejde med eksterne interessenter af betydning for Aarhus Universitet f.eks. ministerier, øvrige danske universiteter, fonde og samarbejdspartnere. Medarbejderen har påtaget sig opgaver som superbruger ved indførelsen af nye systemer. Relevant kompetenceudvikling/faglige udvikling Medarbejderen har øget sine kompetencer væsentligt f.eks. via deltagelse i kurser, jobbytte, udvekslingsophold og opgaverotation. De nye kompetencer anvendes og har øget kvaliteten i arbejdet væsentligt og/eller har bevirket, at medarbejderen kan løse opgaver med større kompleksitet. Fastholdelse Medarbejderen har kvalifikationer / kompetencer, der er af særlig vigtighed for Uddannelse og Aarhus Universitet i øvrigt. Bidrag til godt arbejdsmiljø Medarbejderen bidrager i særlig grad til at skabe en arbejdsplads med trivsel og et godt arbejdsmiljø.

18 Funktionstillæg Ledelsesansvar Medarbejderen har personaleledelse, selvstændig beslutningskompetence og/eller budgetansvar af betydeligt omfang. Projektansvar Medarbejderen har selvstændigt ansvar for omfattende planlægnings/-koordinationsopgaver eller større omstillings- og udviklingsopgaver. Specialistfunktioner: Medarbejderen har særlig stor vide viden på et afgrænset område af betydning for Aarhus Universitet.

19 AARHUS UNIVERSITET Dato: 29. maj 2015 Side 1/4 Sagsfremstilling Mødedato: [Dato] Møde: Møde i [Navn] Punktejer: [Fulde navn] Gæst: [Fulde navn] Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) Emne Arbejdsmiljøstatistikker 1. kvartal 2015 Resumé Arbejdsmiljøstatistikkerne dækker sygefravær, psykologisk rådgivning og arbejdsskader. Indstilling Sagsfremstilling AU HR udarbejder fire gange årligt arbejdsmiljøstatistikker med det formål at informere ledelsen og medarbejderrepræsentanter om udviklingen i arbejdsmiljøet og hermed danne grundlag for en forebyggende indsats. I statistikkerne for 1. kvartal (Q1) 2015 er administrationscentrene som udgangspunkt medtaget under fakulteterne, således at der rapporteres i forhold til den nye organisering af fakulteterne og Fællesadministrationen. Statistikkerne for 2013 og 2014 rapporteres i forhold til den daværende struktur med fakulteterne og AU Administration. Sygefraværsstatistik I forhold til Q er fraværet på AU steget med 0,1 dag, idet det gennemsnitlige fravær i 1. kvartal 2015 var på 1,7 dag. I 2014 var der registreret 6,5 sygedage pr. ansat. Sygefravær 2015 ARTS BSS HE ST FA Øvrige 1 AU Sygedage Q Antal ansatte Q Antal sygedage pr. ansat Q ,3 2,0 1,4 1,5 2,4 1,6 1,7 1 Øvrige: Omfatter pt. Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS). Imellem fakulteterne og AU Administration har der tidligere været store forskelle i det registrerede sygefravær. I Q1 2015, hvor administrationscentrene er medtaget under de respektive fakulteter, udlignes en del af forskellen imellem fakulteterne og Fællesadministrationen. På alle fire fakulteter er fraværet steget med 0,4-0,5 dag pr. ansat fra Q til Q Fjernes administrationscentrene fra de fire fakulteter, er fraværet for første kvartal 2015 følgende: Arts 2,0 dage, Aarhus BSS 1,6 dage, HE 1,1 dage, ST 1,2 dage. Dette dækker over stigninger på 0,1 dag på alle fire fakulteter i forhold til første kvartal Se eventuelt Bilag 2 Sygefraværsstatistik Q På de fire administrationscentre er det registrerede gennemsnitlige sygefravær på mellem 3,3 og 4,7

20 AARHUS UNIVERSITET Dato: 29. maj 2015 Side 2/4 dage, hvilket giver et gennemsnitligt fravær på 3,7 dage (3785 sygedage /1036 ansatte) i administrationscentrene, hvilket er højere end det gennemsnitlige fravær på 2,4 dage i Fællesadministrationen. Fremadrettet indsats I forhold til eventuelle sammenligninger imellem og internt på fakulteter, administrationscentre og Fællesadministrationen skal der tages højde for forskelle i registreringspraksis, forskelle i arbejdsfunktioner og de videnskabelige medarbejderes rapportering af sygedage. Imidlertid bør det alligevel undersøges, hvorfor nogle enheder har markant højere fravær end andre. Af Personalepolitikken fremgår det, at Aarhus Universitet har en særlig opmærksomhed rettet mod hyppige tilfælde af korttidssygdom (enten mere end ti enkeltstående sygedage eller mere end fire korte fraværsperioder) eller længerevarende sygdom, og at lederen skal analysere årsagerne, herunder om der er arbejdspladsbetingede årsager: samarbejdsrelationer, arbejdsbelastninger, psykisk arbejdsmiljø o.l. I forbindelse med nedbringelse af sygefraværet kan det således være relevant at undersøge, om nogle medarbejdere har et forholdsvist højt fravær, hvad fraværet generelt skyldes (fx influenza, fysiske gener, arbejdsulykke, personlige problemer, arbejdsrelaterede problemer mv.), og hvad der er kutyme i forbindelse med en fraværsdag (100 % sygemelding eller arbejde hjemmefra). En anden tilgang i forhold til sygefravær er at se på tilstedeværelse, og hvorfor nogle medarbejdere er langtidsfriske. En intern undersøgelse foretaget af Region Sjælland har de langtidsfriske udpeget følgende fire forhold som de væsentligste for deres arbejde: At de synes, at arbejdet er meningsfuldt At de har gode kolleger At de har indflydelse på, hvordan arbejdet skal udføres At de kan levere god kvalitet Manglende registreringer af sygefravær indebærer et potentielt økonomisk tab i forhold til manglende indhentning af lønrefusion ved længerevarende fravær, mens der også kan være personlige konsekvenser for medarbejdere ved, at eventuelt fravær ikke registreres fx ved forlængelse af ph.d-studier, skilsmisse, forsikringsspørgsmål mv. HR arbejder løbende på at forbedre registreringsdisciplinen. Ultimo maj 2015 har AU HR indkaldt en gruppe medarbejdere til at deltage i arbejdet med at kvalificere en ledelsesrapporteringsform (AUHRA-rapporter), hvor enhederne kan sortere på fraværsperioder (herunder langtidsfravær), stillingstyper, køn, alder mv. i AUHRA. Løsningen kan forhåbentligt implementeres snarest, mens der efterfølgende vil blive udviklet på løsningen. Psykologisk rådgivning I Q har der været 57 rådgivningsforløb, hvilket er mindre end i tre af de fire kvartaler i Hertil skal det bemærkes, at 3. kvartal 2014 var kvartalet med færrest henvendelser. Generelt set må 3. kvartal formodes at være kvartalet med færrest rådgivningsforløb som følge af, at kvartalet dækker sommerferieperioden. Rådgivningsforløb ARTS BSS HE ST FA Øvrige AU Q Økonomiproces 2014 bidrog markant til stigningen i antallet af rådgivningsforløb i 2014, da der i 2014 var 37 rådgivningsforløb vedrørende afskedigelse. Ingen rådgivningsforløb har vedrørt Afskedigelser i første kvartal 2015, men Voldsomme hændelser er i stigning, og det er et område, hvor man lokalt bør undersøge, om man kan gøre en indsats i forhold til forebyggelse. Henvendelser (1) vedrørende Samarbejdsproblemer er desuden på det laveste niveau i de fem seneste kvartaler. Ligesom i de foregående år og kvartaler fortsætter rådgivningsområdet Stress/udbrændthed med at dominere. 67 % (38/57) af rådgivningsforløbene vedrører således Stress/udbrændthed i første kvar-

21 AARHUS UNIVERSITET Dato: 29. maj 2015 Side 3/4 tal De 67 % er identisk med niveauet for 2014, hvis man fraregner de 37 forløb vedrørende Afskedigelse i 2014 (149/223), hvilket er et fald fra knap 80 % i % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 27% Udvikling i rådgivningsforløb i procent 35% 29% 30% 33% 32% 32% 26% 32% 12% 12% 14% 8% 19% 11% 8% 14% 18% 7% 16% 18% 13% 18% 18% Q (ADM = Enhedsadm.) 19% Q (ADM = Fællesadm.) AR BSS HE ST ADM Søjlen Q (ADM = Enhedsadm.) viser, at Enhedsadministrationen anvendte 30 % af rådgivningsforløbene, hvilket er tæt på 2014-niveauet for AU Administration. ST og HE har oplevet fald på 6-7 % i forhold til årsgennemsnittet for Aarhus BSS har derimod et væsentligt større procentvist forbrug af ordningen sammenlignet med 2014, hvor BSS havde meget få henvendelser (18 forløb /899 ansatte = 2,0 henvendelse pr. 100 ansatte), mens det procentvise forbrug på ARTS også er øget. Søjlen Q (ADM = Fællesadm.) viser Fællesadministrationens og fakulteternes (inkl. administrationscentrenes) forbrug af ordningen. ST har et ressourcetræk på 33 % af det samlede forbrug af ordningen, mens BSS ligesom ARTS har et ressourcetræk på 18 %. Anvendes antallet af ansatte (Headcount) fra sygefraværsstatistikken for Q fremgår forskellen på fakulteternes og Fællesadministrationens brug af ordningen i Q1 2015: AU: 57 forløb/8459 ansatte = 0,67 henvendelse pr. 100 ansatte ARTS: 10 forløb/1186 ansatte = 0,84 henvendelse pr. 100 ansatte BSS: 10 forløb/1163 ansatte = 0,86 henvendelse pr. 100 ansatte HE: 7 forløb/2509 ansatte = 0,28 henvendelse pr. 100 ansatte. ST: 19 forløb/2942 ansatte = 0,65 henvendelse pr. 100 ansatte. FA: 11 forløb/688 ansatte = 1,60 henvendelse pr. 100 ansatte. Fællesadministrationens brug af rådgivning adskiller sig således væsentligt fra fakulteternes inkl. administrationscentrenes forbrug af psykologisk rådgivning. Administrationscentrene havde i Q ,58 henvendelse pr. 100 ansatte (6 forløb/1036 ansatte). Der har været seks rådgivningsforløb på administrationscentrene i Q (Administrationscenter Aarhus BSS = 2, Administrationscenter ST = 4). Det er således interessant, at Fællesadministrationen har et væsentligt større brug af rådgivningsordningen i forhold til administrationscentrene, mens administrationscentrene har et væsentligt større sygefravær end Fællesadministrationen.

22 AARHUS UNIVERSITET Dato: 29. maj 2015 Side 4/4 Arbejdsskadestatistik I Q er der anmeldt 12 arbejdsskader. Arts er det eneste fakultet, hvor der ikke er anmeldt arbejdsskader. Anmeldte arbejdsskader ARTS BSS HE ST FA AU Q I 2014 var knap 60 % (45/74) af de anmeldte arbejdsskader forbundet med under en dags fravær, hvilket adskiller sig fra Q1 2015, hvor 17 % af arbejdsskaderne var forbundet med under 1 dags fravær. I Q er der således anmeldt procentvist flere skader med længere fravær, men færre skader end tidligere. De anmeldte skader omhandler ofte led-skader, forstrækninger, brud og forstuvninger samt sårskader. Henholdsvis 50 % og 25 % af arbejdsskaderne i Q vedrører således disse kategorier, hvilket er næsten identisk med billedet fra 2014, hvor de respektive tal var 49 % og 25 %. Af Arbejdstilsynets Årsopgørelse for 2013 udarbejdet november 2014 fremgår det, at der i branchegruppen Universiteter og forskning er anmeldt 186 arbejdsulykker i AU anmeldte således forholdsvist mange arbejdsskader i Tallene for første kvartal 2015 giver forhåbninger om et lavere antal arbejdsskader i Sagsbehandler Jacob Søndergaard Jensen, AU HR Involvering Tidsfrist Bilag Bilag 1 Arbejdsmiljøstatistikker Q Bilag 2 Sygefravær 2015

23 ARBEJDSMILJØSTATISTIKKER Q SYGEFRAVÆR - PSYKOLOGISK RÅDGIVNING - ARBEJDSSKADER AU AARHUS UNIVERSITET HR, ORGANISATIONSUDVIKLING OG ARBEJDSMILJØ MAJ 2015

24 1. SYGEFRAVÆR Sygefravær 2015 ARTS BSS HE ST FA Øvrige 1 AU Sygedage Q Antal ansatte Q Antal sygedage pr. ansat Q ,3 2,0 1,4 1,5 2,4 1,6 1,7 1 Øvrige: Omfatter pt. Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS). Sygefravær ARTS BSS HE ST AU ADM Øvrige AU Antal sygedage pr. ansat ,9 3,9 5,4 11,4-6,5 Antal sygedage pr. ansat ,8 4,4 3,1 4,6 10,4-5,6 Antal sygedage pr. ansat Q ,9 1,5 1 1,1 2,9-1,6 Antal sygedage pr. ansat Q ,5 1,2 0,9 1 2,4-1,3 Antal sygedage pr. ansat Q ,6 1,4 0,8 1,4 2,5-1,5 Antal sygedage pr. ansat Q ,1 1,6 1,2 1,8 3,1-1,9 Udvalgte oplysninger om datagrundlag mv.: Sygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg opgavefritagelse, Sygdom 56 refusion. Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage for ansatte, der ikke har 37 timer pr. uge, er medtaget som hele dage (100 %). Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal månedslønnede ansatte på kvartalets første og sidste dag. Kommentarer I forhold til første kvartal 2014 er fraværet på AU steget med 0,1 dag i første kvartal Imellem fakulteterne og AU Administration har der tidligere været store forskelle i det registrerede sygefravær. I Q1 2015, hvor administrationscentrene er medtaget under de respektive fakulteter, udlignes en del af forskellen imellem fakulteterne og Fællesadministrationen. På alle fire fakulteter er fraværet steget med 0,4-0,5 dag pr. ansat fra Q til Q Udelades data fra administrationscentrene på de fire fakulteter, er fraværet for første kvartal 2015 følgende: Arts 2,0 dage, Aarhus BSS 1,6 dage, HE 1,1 dage, ST 1,2 dage, hvilket er en stigning på 0,1 dag på alle fire fakulteter i forhold til første kvartal På de fire administrationscentre er det registrerede gennemsnitlige sygefravær på mellem 3,3 og 4,7 dage, hvilket giver et gennemsnitligt fravær på 3,7 dage (3785 sygedage /1036 ansatte) i administrationscentrene, hvilket er højere end det gennemsnitlige fravær på 2,4 dage i Fællesadministrationen. AU AARHUS UNIVERSITET MAJ

25 2. PSYKOLOGISK RÅDGIVNING Rådgivningsforløb ARTS BSS HE ST FA Øvrige AU Q Kommentarer I 2014 gjorde AU s medarbejdere brug af 260 rådgivningsforløb. Økonomiproces 2014 bidrog markant til stigningen i antallet af rådgivningsforløb, da der i 2014 bl.a. var 37 rådgivningsforløb vedrørende afskedigelse. (Se næste side) Rådgivningsforløb ARTS BSS HE ST AU ADM Øvrige AU Q Q Q Q I Q har der været 57 rådgivningsforløb, hvilket er mindre end i tre af de fire kvartaler i Hertil skal det bemærkes, at tredje kvartal generelt set må formodes, at være kvartalet med færrest rådgivningsforløb som følge af, at kvartalet dækker sommerferieperioden. Brugen af ordningen er et udtryk for, at der er forhold i arbejdsmiljøet, der har nødvendiggjort inddragelsen af psykologisk rådgivning. Det lokale kendskab til den visiterede del af ordningen omkring psykologisk rådgivning, hvor lederen informeres om, hvem og hvorfor ordningen benyttes, kan kaste yderligere lys over stigningen. En tidlig henvendelse om psykologisk rådgivning, hvor problemer håndteres i opløbet, vil oftest være forbundet med mindre gener og eventuelt fravær end, hvis problemerne eskalerer og ikke håndteres eller håndteres på et senere tidspunkt. AU AARHUS UNIVERSITET MAJ

26 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 27% FORDELINGEN AF RÅDGIVNINGSFORLØB Udvikling i rådgivningsforløb i procent 35% 29% 30% 19% 33% 32% 32% 26% 32% 12% 12% 14% 8% 19% 11% 8% 14% 18% 7% 16% 18% 13% 18% 18% Q (ADM = Enhedsadm.) Q (ADM = Fællesadm.) Kommentarer Af diagrammet til venstre fremgår udviklingen i den procentvise fordeling af brugen af rådgivningsordningen. Afhængigt af om administrationscentrene medregnes under fakulteterne eller medtages under enhedsadministrationen, ændres billedet betragteligt. I diagrammet er der derfor afbilledet to søjler for Q Søjlen Q (ADM = Enhedsadm.) viser, at Enhedsadministrationen anvendte 30 % af rådgivningsforløbene, hvilket er tæt på 2014-niveauet for AU Administration. ST og HE har oplevet fald på 6-7 % i forhold til årsgennemsnittet for Aarhus BSS har derimod et væsentligt større procentvist forbrug af ordningen i første kvartal af 2015 sammenlignet med 2014, hvor BSS havde meget få henvendelser (18 forløb /899 ansatte = 2,0 henvendelse pr. 100 ansatte), mens det procentvise forbrug på ARTS også er øget. Søjlen Q (ADM = Fællesadm.) viser Fællesadministrationens og fakulteternes (inkl. administrationscentrenes) forbrug af ordningen. ST har et ressourcetræk på 33 % af det samlede forbrug af ordningen, mens BSS ligesom ARTS har et ressourcetræk på 18 %. AR BSS HE ST ADM Søjlen Q (ADM = Enhedsadm.) dækker over Fællesadministrationen og administrationscentrene, mens administrationscentrene er medtaget på fakulteterne i søjlen Q (ADM = Fællesadm.). AU AARHUS UNIVERSITET MAJ

27 RÅDGIVNINGSOMRÅDER - AU Rådgivningsområder Q Q Q Q Q Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) Afskedigelse Samarbejdsproblemer Voldsomme hændelser Stress/udbrændthed Angst/Depression Misbrug Relationsproblemer Helbredsproblemer AU Kommentarer I Q dominerer rådgivningsområdet Stress/udbrændthed, som i de foregående kvartaler. Ingen rådgivningsforløb har vedrørt Afskedigelser, men Voldsomme hændelser er i stigning, og det er et område, hvor man lokalt bør undersøge, om man kan gøre en indsats i forhold til forebyggelse. Henvendelser vedrørende Samarbejdsproblemer er desuden på det laveste niveau i de fem seneste kvartaler. Anvendes antallet af ansatte (Headcount) fra sygefraværsstatistikken for Q fremgår forskellen på fakulteternes og Fællesadministrationens brug af ordningen i Q1 2015: AU: 57 forløb/8459 ansatte = 0,67 henvendelse pr. 100 ansatte ARTS: 10 forløb/1186 ansatte = 0,84 henvendelse pr. 100 ansatte BSS: 10 forløb/1163 ansatte = 0,86 henvendelse pr. 100 ansatte HE: 7 forløb/2509 ansatte = 0,28 henvendelse pr. 100 ansatte. ST: 19 forløb/2942 ansatte = 0,65 henvendelse pr. 100 ansatte. FA: 11 forløb/688 ansatte = 1,60 henvendelse pr. 100 ansatte. Fællesadministrationens brug af rådgivning adskiller sig således fra fakulteternes inkl. administrationscentrenes forbrug af psykologisk rådgivning. På de følgende sider fremgår det, at der har været seks rådgivningsforløb på administrationscentrene i Q (Administrationscenter Aarhus BSS = 2, Administrationscenter ST = 4). Administrationscentrene havde i Q ,58 henvendelse pr. 100 ansatte (6 forløb/1036 ansatte). AU AARHUS UNIVERSITET MAJ

28 FORDELINGEN AF RÅDGIVNINGSFORLØB Q INSTITUT/VD-OMRÅDE ARTS Arts - Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier 2 Arts - Institut for Kultur og Samfund 5 Arts - Institut for Uddannelse og Pædagogik 2 Arts - Institut for Æstetik og Kommunikation 1 Administrationscenter Arts 0 10 BSS Business and Social Sciences - Institut for Erhvervskommunikation 3 Business and Social Sciences - Institut for Statskundskab 3 Business and Social Sciences - Juridisk Institut 1 Business and Social Sciences - Øvrige 1 Administrationscenter Aarhus BSS 2 10 HE Health - Institut for Folkesundhed 1 Health - Institut for Klinisk Medicin 1 Health - Institut for Odontologi 1 Health - Skolen for klinikassistenter, tandplejere og kliniske tandteknikere 2 Health - Øvrige 2 Administrationscenter HE 0 7 FA AU HR 2 AU IT 2 Forskning og Eksterne relationer 3 Uddannelse 2 Universitetsledelsens Stab 2 11 Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige. ST Science and Technology - Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet 1 Science and Technology - Institut for Agroøkologi 1 Science and Technology - Institut for Bioscience 2 Science and Technology - Institut for Datalogi 1 Science and Technology - Institut for Fødevarer 3 Science and Technology - Institut for Geoscience 1 Science and Technology - Institut for Husdyrvidenskab 1 Science and Technology - Institut for Miljøvidenskab 2 Science and Technology - Øvrige 3 Administrationscenter ST 4 19 AU AARHUS UNIVERSITET MAJ

29 Anmeldte arbejdsskader ARTS BSS HE ST FA AU Q ARBEJDSSKADER Kommentarer I Q er der anmeldt 12 arbejdsskader. Arts er det eneste fakultet, hvor der ikke er anmeldt arbejdsskader. Anmeldte arbejdsskader ARTS BSS HE ST ADM AU I Fællesadministrationen er der i Q anmeldt to arbejdsskader (17 %), mens der anmeldt tre arbejdsskader på administrationscentrene. Dette svarer til 41 % af anmeldelserne, hvilket er væsentligt højere end i 2014, hvor 29 % af arbejdsskaderne skete blandt medarbejderne i AU Administration. Anmeldte arbejdsskader 2015 FA 17% ST 42% ARTS 0% BSS 8% HE 33% Anmeldte arbejdsskader 2014 AU ADM 29% ST 40% ARTS 4% BSS 3% HE 24% Af Arbejdstilsynets Årsopgørelse for 2013 udarbejdet november 2014 fremgår det, at der i branchegruppen Universiteter og forskning er anmeldt 186 arbejdsulykker i AU anmeldte således forholdsvist mange arbejdsskader i Det er vigtigt, at man i de lokale ledelsesteams, arbejdsmiljøudvalg og -grupper løbende drøfter forebyggelse for at sikre, at medarbejderne ikke får kort- og langvarige gener af at gå på arbejde. AU AARHUS UNIVERSITET MAJ

30 FRAVÆRSDAGE VED ARBEJDSSKADE Fraværsdage ved arbejdsskade Q ARTS BSS HE ST FA AU Under 1 dag dage dage dage dage dage måneder måneder 0 Fraværsdage ved arbejdsskade 2014 ARTS BSS ST HE AU ADM AU Under 1 dag dage dage dage dage dage måneder måneder 1 1 Kommentarer En ulykke kan ifølge Arbejdsskadestyrelsen anerkendes som en arbejdsskade, hvis skaden er sket på grund af arbejdet eller de forhold, arbejdet er foregået under. Der skal være sammenhæng mellem arbejdet og årsagen til skaden. Hvis en medarbejder får en skade, mens medarbejderen er på arbejde, skyldes skaden ikke nødvendigvis arbejdet. Et ulykkestilfælde, fx hvor medarbejderen rejser sig fra en stol og får en diskusprolaps, skyldes ikke nødvendigvis arbejdet. Når der er sket en arbejdsulykke, har AU pligt til at anmelde ulykken senest ni dage efter ulykken, hvis medarbejderen er fraværende mere end en dag ud over tilskadekomstdagen. Ulykker med under en dags sygefravær anmeldes i tilfælde af efterfølgende gener samt ved udgifter til behandling, lægeerklæringer mv. I 2014 var knap 60 % (45/74) af de anmeldte arbejdsskader forbundet med under en dags fravær, hvilket adskiller sig fra Q1 2015, hvor 17 % af arbejdsskaderne havde under 1 dags fravær. I Q er der således anmeldt procentvist flere skader med længere fravær, men samtidigt også færre skader end tidligere. Udover de rapporterede arbejdsskader modtager HR også en mindre mængde anmeldelser af ulykkestilfælde og nærved-ulykker, som ikke opfylder Arbejdsskadestyrelsen og Arbejdstilsynets kriterier for anmeldelse. Den lokale arbejdsmiljøorganisation bør imidlertid give tilstrækkelig opmærksomhed til nærvedulykkerne, så fremtidige ulykker forebygges. AU AARHUS UNIVERSITET MAJ

31 ARBEJDSSKADENS ART Skadens art Q ARTS BSS HE ST FA AU Overfladiske sår eller skader 0 Åbne sår Luksation, forstuvning, forstrækning, brud Forgiftning, infektion 1 1 Tandskader 0 Hjernerystelse 0 Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 1 1 Andet 1 1 Total 12 Tandskader 0% Andet 8% Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 8% Arbejdsskadens art Q AU Hjernerystelse 0% Forgiftning, infektion 9% Åbne sår 25% Overfladiske sår eller skader 0% Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 50% Kommentarer De anmeldte skader omhandler ofte led-skader, forstrækninger, brud og forstuvninger samt sår-skader. Henholdsvis 50 % og 25 % af arbejdsskaderne i Q vedrører således disse kategorier, hvilket er næsten identisk med billedet fra 2014, hvor de respektive tal var 49 % og 25 %. Mange af ulykkerne skyldes formentlig uopmærksomhed, men ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen kan bidrage til, at mængden af disse og andre former for ulykker mindskes igennem påvirkning af medarbejderadfærd samt tydeliggørelse og ændring af fareforhold. AU AARHUS UNIVERSITET MAJ

32 FORDELINGEN AF ARBEJDSSKADER Q INSTITUT/VD-OMRÅDE ARTS 0 BSS 1 Undervisning og Eksamen BSS 1 HE 4 Institut for Biomedicin 2 Institut for Folkesundhed 1 Administrationscenter HE 1 ST 5 Institut for Husdyrvidenskab 1 Institut for Bioscience 1 Institut for Datalogi 1 Institut for Fødevarer 1 Administrationscenter ST 1 FA 2 AU Uddannelse 1 AU IT og Digitale Medier 1 AU AARHUS UNIVERSITET MAJ

33 AU Sygefravær 2015 Datagrundlag Datagrundlaget antal ansatte, antal sygedage og de ansattes indplacering på enheder er baseret på oplysninger fra AUHRA. Bemærk at der kan være forskel mellem registreret fravær og reelt fravær. Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige på de fire fakulteter og i Fællesadministrationen. Antal ansatte Antal ansatte (Headcount) dækker over antallet af entydige månedslønnede ansatte (identifikation ved CPR-nummer) herunder månedslønnede ph.d. er. Antal ansatte adskiller sig hermed fra optællingsmetoder som årsværk (FTE), økonomisk årsværk mv. Ansatte med ansættelse i flere enheder er talt med i de pågældende enheder. Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag. Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag. Udregningsmetoden af antal ansatte gør, at der ikke vil være overensstemmelse mellem årsopgørelsen og summen af de fire kvartaler. Sygedage Sygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg opgavefritagelse, Sygdom 56 refusion. Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage i weekenden er hermed ikke medtaget. Sygedage for ansatte, der ikke har en fuldtidsstilling (37 timer pr. uge), er medtaget som hele dage (100 %). Sygedage, der ikke er registreret som 100 % fravær, er medtaget med den angivne fraværsprocent. Har en ansat skiftet institut, VD-område mv. i et kvartal, er fraværet medregnet i begge enheder. I 2014 vedrørte dette højest 50 dage på hele AU. Sygedage for ansatte med Socialt Kapitel fx fleksjobbere er medtaget. Kontakt Statistikken er udarbejdet af AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Lena Henriksen og Jacob Søndergaard Jensen Ved spørgsmål, kommentarer eller ønsker kontakt venligst: Jacob Søndergaard Jensen, jacobsj@au.dk, Læs mere om AU's retningslinjer for fravær på 1

34 Q Hovedområde Sygedage Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Arts ,3 Health ,4 Business and Social Sciences ,0 Science and Technology ,5 Øvrige ,6 Fællesadministrationen , ,7 Hovedområde Enhed Institut/VD Sygedage Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Arts 1986 Administrationscenter Arts , Entreprenørskab og Innovation , Kultur og Samfund, Institut for , Uddannelse og Pædagogik, Inst. f , Underv.udv. og Dig.Medier, Cent. f , Æstetik og Komm., Inst. f , Øvrige , ,3 Health 1988 Administrationscenter Health , Biomedicin, Inst. f , Folkesundhed, Inst. f , HE Centre m.m , Klinisk Medicin, Inst f , Odontologi, Institut for , Retsmedicin, Institut for , SKT - Skolen for Klin.-ass., TP og KT , Øvrige , ,4 1

35 Business and Social Sciences 1987 Administrationscenter BSS , AU Herning , Erhvervskommunikation, Inst. f , Juridisk Institut , Marketing og Organisation, Inst. f , Psykologisk Institut , Statskundskab, Inst. f , Undervisning og Læring, Center for , Økonomi, Inst. f , Øvrige , ,0 Science and Technology 1989 Administrationscenter ST , Agroøkologi, Institut for , Bioscience, Institut for , Datalogi, Institut for , Dekanat, ST , Fysik og Astronomi, Inst. f , Geoscience, Institut for , Husdyrvidenskab, Institut for , Ingeniørhøjskolen AU , Ingeniørvidenskab, Institut for , Institut for Fødevarer , Interdisciplinær Nanotek., Cent.f , Kemi, Institut for , Matematik, Institut for , Miljøvidenskab, Inst. f , Molekylærbiologi og Genetik, Inst. f , Science Museerne , Øvrige , ,5 Øvrige Øvrige 1954 Advanced Studies,Aarhus Inst. of , ,6 Fællesadministrationen Fællesadministrationen 1771 AU Forskning og Eks. Relationer , AU HR , AU IT og Digitale Medier , AU Uddannelse , AU Økonomi og Bygninger , Øvrige , ,4 2