Randers Kommune Ny łkonomimodel for Driftsafdelingen

Transkript

1 dd. Randers Kommune Ny łkonomimodel for Driftsafdelingen November 2009 Omplacering af Driftsafdelingens nettobudget 1

2 Indhold 1 Baggrund Partneringmodellen 3 2 Omkostningsregnskab og omkostningsbaserede timepriser Omkostningsregnskab Grundprincipper Beregning af overhead, beregnede og indirekte omkostninger Beregning af omkostnings gte timepriser H ndtering af over- eller underskud 6 3 Budgettilretning Driftsafdelingens nuv rende budget Budgetomplacering af 19,0 mio. kr Den bevillingsm ssige oprydning 7 1 2

3 2 Baggrund 2.1 Partneringmodellen Byr det har den 12. januar 2009 besluttet, at Driftsafdelingen fremadrettet skal lłse sine opgaver i en s kaldt partneringmodel. Modellen er kort fortalt en tilpasset udgave af en Bestiller- Udfłrer- Modtagermodel (BUM-model), hvor Driftsafdelingen skal leve af de aftaler om arbejdsudfłrelse, som kommunens łvrige driftsomr der indg r med den. Det vil sige, at Driftsafdelingen i fremtiden ikke som i dag vil have et eget budget, men udelukkende operere med udgifter og indt gter, der i alt er lige store; Driftsafdelingen vil derfor have et budget, der netto er lig med 0 kr. Driftsafdelingen har i 2010 indtil videre et nettoudgiftsbudget p 16,3 mio. kr. Partneringmodellen er valgt for dels at sikre, at opgavelłsningen sker i en lłbende dialog mellem bestillerfunktionerne og Driftsafdelingen, dels for at sikre, at effektiviseringer i driften, og/eller overskud p Driftsafdelingens rsregnskab ogs skal komme bestillerne af afdelingens ydelser til gode. Derfor skal Driftsafdelingens regnskab v re gennemsigtigt for kommunens łvrige omr der, der bestiller ydelser af afdelingen - heraf begrebet partner. Samtidig ligger der i modellen en fast binding for stłrre opgaver mellem bestillerfunktionerne og Driftsafdelingen. Markedet er s ledes ikke frit, men da der er gennemskuelighed i modellen kan Driftsafdelingens pr stationer vurderes. 3 Omkostningsregnskab og omkostningsbaserede timepriser 3.1 Omkostningsregnskab For til stadighed at kunne sammenligne łkonomien i egne driftsopgaver med eksterne leverandłrers priser, opereres der i Driftsafdelingen med en omkostningsmodel, hvor alle omkostninger, der medg r til produktion af ydelser, vil v re medregnet og synlige i priser og rsregnskab. Det betyder samtidig, at kłbere af ydelserne vil kunne sammenligne Driftsafdelingens priser med priserne p markedet i łvrigt. Selvom der ikke er frit valg af leverandłr i alle tilf lde, vil omkostningsmodellen understłtte partneringmodellen ved sin gennemsigtighed. 3.2 Grundprincipper Bestemmende for Driftsafdelingens budget bliver de timepriser, som afdelingen anvender til fakturering af opgaverne naturligvis i kombination med det antal timer, afdelingen bruger p opgaverne. Der er beregnet timepriser for s vel mandskab som maskiner. Eksempel: Gr ssl ning af pl ne i park faktura for juni m ned 2009 Mandetimer: 52 timer Æ kr. 300 kr

4 Gr sklipper stor - uden fłrer: 52 timer Æ kr. 259 kr Fakturabelłb i alt: kr De fastsatte timepriser for mandskab og maskiner skal kunne modsvare de omkostninger, som Driftsafdelingen har til drift af afdelingen. Disse er f.eks. lłnninger, bygninger, ledelse, administration, afskrivning og forrentning af maskiner, br ndstof mv. Hvis man ser regnestykket fra den anden side, bliver en fastl sning af timeprisen samtidig til en foruds tning for Driftsafdelingens eget, interne budget dvs. at de 300 kr. pr. time i eksemplet ovenfor bliver bestemmende for hvilke omkostninger Driftsafdelingen vil kunne b re. 3.3 Beregning af overhead, beregnede og indirekte omkostninger Driftsafdelingens omkostninger indeholder en andel af Randers Kommunes f llesomkostninger, idet Driftsafdelingen tr kker p centrale ressourcer som lłnadministration, bogholderi, juridisk bistand mv. Dette overhead er beregnet til at udgłre kr. Udover overhead skal der til beregning af timepriserne ogs medg beregnede omkostninger. De beregnede omkostninger er omkostninger, der ikke fremg r af bogfłringen af de lłbende udgifter for Driftsafdelingen, men som alligevel skal medregnes for at Driftsafdelingen kan lłbe rundt. Der er ikke mange beregnede omkostninger; af de v sentligste kan n vnes forrentning og afskrivning af Driftsafdelingens grunde og bygninger og omkostninger til tjenestemandspensionsforsikring. Der er for Driftsafdelingen opgjort beregnede omkostninger p kr. Driftsafdelingen har en r kke omkostninger, der ikke direkte er forbundet med udfłrelsen af opgaverne f.eks. omkostninger til bygningsvedligeholdelse, ledelse, administration m.v. Denne type indirekte omkostninger skal ogs indg i beregningen af timepriserne. I beregningen af de indirekte omkostninger er der taget hłjde for, at en del af ledelsen, is r driftsassistenterne, anvender en del af deres arbejdstid p tilsynsopgaver for bestillerfunktionerne i Miljł og Teknik. Det drejer sig om tilsyn med vejinventar, huller i asfalt, sk ve fortovsflise osv. Omkostninger ved disse tilsynsopgaver er vurderet til kr. Dette belłb faktureres direkte til bestillerfunktionerne i Miljł og Teknik. 3.4 Beregning af omkostnings gte timepriser Mandskabstimer Mandskabstimeprisen for det udfłrende mandskab beregnes p baggrund af de samlede omkostninger, der direkte, indirekte og som beregnede omkostninger og overhead medg r til produktion af ydelserne. Omkostningerne s ttes i forhold til det antal timer, de udfłrende medarbejdere producerer, n r ferie, frihed, sygdom, młder osv. er fratrukket. Andel af timer, der g r direkte til produktion er beregnet til 70 %. Driftsafdelingen vil fremover grundl ggende operere med 2 mandskabstimepriser. Dels en mandskabstimepris, hvor der er indregnet omkostninger til mandskabsvogne, dels en 4

5 mandskabstimepris uden indregning af omkostninger til mandskabsvogne. rsagen til at der normalt indregnes omkostninger til mandskabsvogne er, at hovedparten af Driftsafdelingens opgaveoplłsning foruds tter, at mandskabet anvender mandskabsvogne til at komme frem til arbejdsstedet og til transport af h ndredskaber og sm maskiner. Timeprisen uden indregning af omkostninger til mandskabsvogne anvendes f.eks. n r medarbejdere betjener specialmaskiner, og derfor ikke anvender en mandskabsvogn. Herudover vil der v re behov for i enkelte tilf lde at operere med timepriser, der afviger fra normen; dette g lder f.eks. rengłring, der er mindre omkostningstungt end gennemsnittet og visse specialfunktioner, der kan v re dyrere. P baggrund af regnskabstallene for 2008 fasts ttes 2010 gennemsnitstimeprisen til 300 kr. ekskl. mandskabsvogne Der vil snarest blive beregnet en timepris inkl. mandskabsvogn. Timepriserne vil fremadrettet blive reguleret med den almindelige lłnudvikling p arbejdsmarked, jf. dog afsnit 2.5 om h ndtering af over- eller underskud. det kommunale Maskintimepriser Driftsafdelingen har i 2008 ikke foretaget en komplet registrering af afdelingens maskinanvendelse. Visse maskiner har v ret fuldt ud registreret, mens andre maskiner fłrst er kommet med et stykke inde i ret og der har v ret maskiner, der slet ikke har v ret registreret i ret. Der er anvist en metode til grundregistrering af maskinerne i et regneark, s ledes at det fremg r, at de forskellige maskingrupper behandles ens. Data kan senere indrapporteres til Driftsafdelingens nyanskaffede ressourcestyringssystem. Driftsafdelingen har opgjort anskaffelsespris og dato for hver enkelt maskine. Der resterer dog en r kke registrerings- (og beslutnings-) opgaver, fłr maskinerne er registreret i tilstr kkeligt omfang til at registreringerne vil kunne anvendes i łkonomistyringen. Det er vurderingen, at opgaven ikke i sig selv er - eller błr głres kompliceret, men det er naturligvis nłdvendigt at gennemg maskingrupperne nłje, fłr registreringen er tilstr kkelig. Samtidig er det v sentligt, at (grund-)registreringen som udgangspunkt foretages p en m de, der er i overensstemmelse med en fornuftig driftsm ssig registreringspraksis. Emne Handling/beslutning Aktiveringsgr nse Beslutning om hvilke maskiner, der skal aktiveres med henblik p afskrivning, og hvilke der skal straksafskrives. Maskingrupperinger Praksis for registrering af timetal Beslutning om overordnet gruppering af maskiner Der skal tr ffes en beslutning for hver maskingruppe, om hvilken faktisk registreringspraksis, der skal anvendes. Faste omkostninger for maskiner Variable omkostninger for maskiner Der skal foretages budgettering af faste omkostninger for maskingrupperne. Der skal besluttes en praksis for, og ske en budgettering af variable omkostninger 5

6 vrigt Det skal vurderes, om der er maskingrupper, som ikke egner sig til en registrering p timebasis Driftsafdelingen udfłrer de i skemaet ovenfor anfłrte handlinger i forbindelse med implementering af nyt ressourcestyringssystem i efter ret I den forbindelse vil omkostningerne ved mandskabsvogne ogs blive beregnet. Den samlede maskinłkonomi Jf. det udgiftsbaserede regnskab for Driftsafdelingen for 2008, kan den samlede maskinłkonomi opgłres til 13,6 mio. kr. Det antages, at maskinłkonomien i en afdeling af Driftsafdelingens stłrrelse i det enkelte r vil have et omfang i relation til indkłb og salg af maskiner, br ndstofforbrug, vedligeholdelse mv. som svarer til de gennemsnitlige langsigtede omkostninger, som de vil fremg af en reel omkostningsberegning. Det antages dermed, at der ikke i 2008 har v ret foretaget v sentlige enkeltst ende dispositioner, som f.eks. anskaffelse af s rligt dyre maskiner, der har bevirket, at 2008 i s rlig grad adskiller sig fra normen rent udgiftsm ssigt. Det betyder, at de samlede maskinomkostninger fremadrettet vurderes at kunne v re i stłrrelsesordenen 13,6 mio. kr. (2008- prisniveau). Samtidig skal Driftsafdelingen fakturere et tilsvarende belłb til kunderne. Ved gennemfłrelse af en detaljeret maskinbudgettering i efter ret 2009 vil man f indikator af det samlede maskinbudget. Ved halv rsregnskabet 2010 vil man f egentlige billede af maskinomkostningerne og maskintimepriserne. den fłrste det fłrste Driftsafdelingen skal til stadighed sammenligne sine priser med maskintimepriser i det private og i andre kommunale driftsorganisationer. Hermed vil Driftsafdelingen altid arbejde p at skabe en rationel maskindrift og en optimal sammens tning af maskinparken. 3.5 H ndtering af over- eller underskud Det enkelte r vil Driftsafdelingen ligesom kommunens łvrige aftaleenheder ikke kunne undg at regnskabs ret ender med et mindre over- eller underskud. Det kan f.eks. skyldes indt gter, der falder i et efterfłlgende r eller at Driftsafdelingen sparer op til stłrre investeringer. Men i henhold til Randersmodellen skal aftaleenhederne forklare alle afvigelser stłrre end 5 pct. Men da Driftsafdelingens m l er et nettoresultat p 0 kr. vil de altid skulle forklare enhver afvigelse. Det foresl s derfor at Driftsafdelingen alene skal forklare afvigelser, der er stłrre end 5 pct. af Driftsafdelingens bruttobudget. Herved ligestilles Driftsafdelingen med de fleste andre aftaleenheder i Randers Kommune. Over- eller underskuddet kan ogs skyldes, at timepriskalkulationen har v ret forkert. Hvis det er tilf ldet, vil over- eller underskuddet kunne give anledning til en revurdering af timepriserne. 4 Budgettilretning 4.1 Driftsafdelingens nuv rende budget Ved kommunesammenl gningen blev de tidligere kommuners budgetter p park- og vejomr det m.v. lagt sammen. Der var tale om forskellige budgetmodeller den gamle Randers Kommune 6

7 havde f.eks. en BUM-model, andre havde en model, hvor materielg rdene havde egne budgetter til opgaveudfłrelsen uden at kunderne skulle betale. Sammenl gningen medfłrte et nettobudget, som nu i 2010 er p 16,3 mio. kr. - den samlede oms tning for Driftsafdelingen er dog langt stłrre. Samtidig medfłrte den praktiske sammenl gning af opgaver mv. at de gamle łkonomier naturligt blev lagt sammen. Det er derfor i dag ikke muligt ej heller form lstjenligt at genskabe og tilbageregne til den tidligere łkonomi. Det er v sentlig at fastsl, at Driftsafdelingen har overholdt sit budget ved sidste regnskab Driftsafdelingens aktivitetsniveau har s ledes v ret som budgetteret i Budgetomplacering af 19,0 mio. kr. Som n vnt indledningsvist foruds tter indfłrelsen af partneringmodellen, at Driftsafdelingens budget g r i nul n r alle omkostninger, ogs indirekte og beregnede, er indregnet. Med udgangspunkt i budgettet for 2010 er de samlede omkostninger beregnet til 67,1 mio. kr., men Driftsafdelingens indt gter udgłr alene 48,1 mio. kr. For at skabe balance mellem omkostninger og indt gter skal Driftsafdelingens indt gter derfor forhłjes med 19,0 mio. kr. For at sikre, at bestillerne har r d til at kłbe de ydelser, de hidtil har f et leveret af Driftsafdelingen og dermed bibeholde serviceniveauet for pasning og pleje af udenomsarealer, renholdelse af veje mv. i Randers Kommune, skal bestillernes budgetter tilsvarende forhłjes med 19,0 mio. kr. Samlet set for kommunen er nettovirkningen nul, jf. nedenst ende tabel. Hele kr. afrundede belłb (varer ikke medregnet) Driftsafdelingen Kunder Nettovirkn kommune Ud Ind Netto Ud Budget Beregnede omkostninger Budget 2010 omkostningsbaseret , Ny model Nłdvendig budgetomplacering netto: Note: For en uddybning af de beregnede omkostninger henvises til afsnit Den bevillingsm ssige oprydning N r den samlede budgetubalance skal fordeles til kunderne, skal der opstilles en oversigt over de budgetter, kunderne i dag har til r dighed til kłb af ydelser hos Driftsafdelingen og derefter foretages en sammenligning til den udgift, disse kunder vil f, n r Driftsafdelingen fremadrettet anvender de fulde omkostnings gte timepriser for mandskab og maskiner. Differencen mellem disse to belłb udgłr den budgetomplacering, der vil skulle ske fra Driftsafdelingen til kunderne for at stille disse u ndret i kłbekraft som vist i nedenst ende eksempel: Kunde Udgift omkostningsbaseret Budget Difference = budgetomplacering Kunde Kunde

8 Kunde I alt I 2009 er vedligeholdelsen af idr tsomr det blevet udliciteret, hvorved Driftsafdelingens samlede oms tning er faldet med et betydeligt belłb i alt omkring 10 mio. kr. Da den samlede opgłrelse af budgetomplaceringen tager udgangspunkt i senest kendte regnskabs r nemlig 2008 er der forsłgt korrigeret for tabet af idr tsomr det, men opgłrelsen er beh ftet med en vis usikkerhed. Derfor foresl s reserveret en mindre restpulje til senere omplacering, da en endelig udredning af alle forhold lettest kan ske efter afslutningen af det fłrste regnskabs r efter udliciteringen. Det er imidlertid afgłrende, at Driftsafdelingens budget fuldt ud er tilpasset pr. 1. januar Puljen foresl s derfor placeret under Sekretariatet i Miljł og Teknik til midtvejsregulering i 2010, n r regnskabet for 2009 er kendt. Med virkning fra 1. januar 2010 foretages fłlgende budgetomplaceringer med henblik p Driftsafdelingens kunder kan kłbe de ydelser de hidtil har kłbt hos Driftsafdelingen. at Opgave Forvaltnin Budgetregulering g (belłb i kr.) Til omplacering i alt Parker KB Div. stadions KB 600 Idr tsomr det i łvrigt KB Grłnne omr der (inkl. budget til MT pasning af de grłnne omr der ved aftaleenhederne) Grłnne omr der - MT myndighedsopgaver Skove MT 500 Naturpleje MT 400 Vandlłb MT 300 Skadedyr MT 100 Veje MT Veje - myndighedsopgaver MT P-tjeneste MT 300 Fast ejendom MT 200 Beredskab MT 100 Kirkeg rde MT 100 I alt omplaceret Rest til midtvejsregulering Note: KB = Kultur og Borgerservice, MT = Miljł og Teknik 8