Samtidig blev det besluttet, at kommunens łvrige betalinger skulle analyseres n med henblik p eventuel optimering.

Transkript

1 Notat Forvaltning: konomiafdelingen Dato: J.nr.: Br.nr.: 22. februar 2010 Udf rdiget af: Brian Hansen og Poul Hjłllund Vedrłrende: Optimering af ind- og udbetalinger Notatet sendes/sendt til: Direktionen (młde den 25/2) 1. Indledning I aug-sep m ned 2009 drłftede direktionen de mellemkommunale betalinger og det blev besluttet at fremrykke betalingsfristen fra 1 m ned til 3 uger. Samtidig blev det besluttet, at kommunens łvrige betalinger skulle analyseres n med henblik p eventuel optimering. rmere I dette notat beskrives fłrst udgiftssiden (afsnit 2) og dern st indt gtssiden (afsnit 3) og notatet slutter med en indstilling (afsnit 4). Form let med notatet er at give grundlag for en drłftelse af kommunens ud- og indbetalinger med henblik p en optimering. Baggrunden er, at kommunens kassebeholdning er reduceret markant siden 2008, hvorfor alle tiltag, der kan styrke kassebeholdningen, er nłdvendige. Eventuelle ndringer i vilk rene de betalingsfrister kommunen anvender p b de udgiftssiden og indt gtssiden kan i nogle situationer opleves som en serviceforringelse af borgerne og m ske give anledning til mere administrativt arbejde. Disse forhold błr opvejes mod den forventede gevinst ved ndringen, n r det vurderes om denne skal iv rks ttes.

2 Udgiftssiden betalinger af regninger Kommunens generelle betalingsbetingelser er fastsat til fakturadato + 30 dage. Dette svarer til hovedreglen i Renteloven, nemlig at der kan opkr ves rente 30 dage efter fakturaens afsendelse. I kommunens łkonomisystem er denne betalingsfrist derfor opsat automatisk. S medmindre der aktivt foretages ndringer i systemet vil betalingen ske 30 dage efter fakturadatoen. Medarbejdere (med s rlig adgang til kreditorregistret) i de enkelte forvaltninger har dog mulighed for at ndre betalingsfristerne manuelt, hvilket ogs er sket i flere tilf lde. Der er en r kke undtagelser fra den generelle frist. For det fłrste kan der v re lovgivning, som fordrer en anden betalingsfrist (som eksempel kan n vnes AB92, hvor betalingsfristen er 15 arbejdsdage). For det andet kan der v re aftalt en anden betalingsfrist i forbindelse med indg else af handlen (som eksempel kan n vnes telefoni, hvor betalingsfristen er l ngere og varme/el, hvor betalingsfristen er kortere). B de lovgivning og łvrige aftaler skal selvsagt respekteres og tilsides tter s ledes den generelle regel om betaling 30 dage efter modtagelse af fakturaen. Spłrgsm let er nu, i hvilken udstr kning kommunen skal acceptere łvrige afvigelser fra den generelle regel? Som eksempel kan n vnes den lille kłbmand, der fremsender faktura med 8 dages betalingsfrist. Skal denne frist accepteres eller skal kommunens generelle frist p 30 dage fastholdes? En fastholdelse af de 30 dage kan betyde, at en r kke leverandłrer ikke l ngere łnsker at handle med kommunen. De fleste af kommunens indkłb er dog d kket af indkłbsaftaler. S ledes g lder fx at ca 70% af kommunens łvrige varekłb (p i alt 160 mio. kr. i 2009) er d kket af indkłbsaftaler. Og indkłbsaftalerne opererer alle med en betalingsfrist svarende til kommunens generelle frist p 30 dage. Tilbage er der s ledes ca. 30%, hvor der kan opst drłftelse omkring betalingsfrister. I lyset af kommunens generelle łkonomiske situation (herunder den lave kassebeholdning) er det łkonomiafdelingens vurdering, at den nuv rende generelle regel om betalingsfrist p 30 dage efter modtagelse af faktura som udgangspunkt skal fastholdes, men at det p nogle f omr der kan det vise sig hensigtsm ssigt at fravige denne generelle frist. For at sikre et ensartet administrationsgrundlag foresl s, at den centrale regnskabsafdeling fremover kontaktes, hvis der łnskes en anden frist, og regnskabsafdelingen vil s udarbejde og vedligeholde en oversigt over de omr der, hvor betalingsfristen afviger fra den generelle med henblik p at tilvejebringe ensartede regler. Det er vigtigt, at kommunens generelle betalingsfrist meldes ud p kommunens hjemmeside (og andre relevante steder) s fremtidige leverandłrer kender disse frister inden en eventuel aftale indg s.

3 - 3 - gtspo- 3. Indt gtssiden udsendelse af regninger Nedenst ende tabel 1 indeholder en oversigt over de stłrste kommunale indt ster samt en vurdering af, om det vil v re fordelagtigt at ndre betalingsfrist/- procedure. Fordelen ved at fremrykke en betalingsfrist er af finansiel art. For det fłrste vil det betyde łgede renteindt gter og for det andet vil den gennemsnitlige kassebeholdning łges. Med det nuv rende lave renteniveau er renteeffekten yderst begr nset 1. Belłbene skal v re s rdeles store fłr effekten kan m les. Anderledes interessant er effekten p den gennemsnitlige kassebeholdning, idet det netop er den gennemsnitlige kassebeholdning Ministeriet m ler p med henblik p overholdelse af kassekreditreglen 2. Ethvert tiltag til styrkelse af den gennemsnitlige kassebeholdning m derfor hilses s rdeles velkomment. Ulemperne ved at fremrykke en betalingsfrist eller ndre betalingsproceduren vil fłrst og fremmest v re en d rligere oplevet service blandt borgere og evt. łget administration. Ovenn vnte fordele og ulemper skal opvejes mod hinanden, n r det vurderes om der skal ske ndringer af de nuv rende betalingsfrister/-procedurer. Dette sker i nedenst ende tabel: Tabel 1 Oversigt over stłrre kommunale indt Omr de Ejendomsskatter og renovation rligt belłb (mio kr. i 2008) gtsposter. Nuv rende betalingsfrist Mulighed for ndring 308 Den 5/1 og 5/7 Ifłlge lov om ejendomsskat skal grundskyld og d kningsafgift opkr ves i to eller flere lige store rater. S det er fx ikke muligt at opkr januar. ve hele belłbet primo Men optimeringen kan ske ved at ndre betalingsfristen til 1. bankdag i hhv. januar og juli. Renteeffekten vil v re godt kr. og den gennemsnitlige kassebeholdning vil forłges med ca. 3 mio. kr. P den baggrund foresl s, at fristen frykkes til 1. bankdag i hhv. januar og juli. Affaldsterminal 7,3 Lłbende m ned. Der udsendes regninger ca den i efterfłlgende m ned med betalingsfrist ultimo m neden Fristen i dag er ca dage (afh ngig af hvorn r regning sendes ud). Det er muligt at fremrykke fristen til fx 14 dage. Renteeffekten og effekt p den gennem- 1 Ved beregning af renteeffekten i tabel 1 foruds ttes en rente p 1,5% (hvilket er lidt over den nuv rende forrentning af kommunens lłbende konto i Nordea). 2 I henhold til kassekreditreglen skal kommunens gennemsnitlige kassebeholdning (m lt som gennemsnittet de seneste 365 dage) til enhver tid v re positiv.

4 - 4 - snitlige kassebeholdning er dog yderst begr nset. Desuden vil en fremrykning kr ve en ndring af vejeprogrammet p affaldsterminalen. P den baggrund foresl s, at nuv rende frister fastholdes. Byggesagsgebyrer 8,4 30 dage. Byggetilladelse og faktura fremsendes samtidigt til borgeren/firmaet Den finansielle effekt ved en evt. fremrykket betalingsfrist er yderst begr nset. Men proceduren kan ndres, s byggetilladelsen fłrst gives, n r byggesagsgebyret er indbetalt. Dette vil dog betyde mere administration og betalingskontoret oplyser, at der ikke er afskrevet tab i 2009 p tilgodehavender for byggetilladelser. P den baggrund foresl s, at nuv rende frister fastholdes. For ldrebetaling (daginstitution og SFO) 158,4 Den 5. i hver m ned (forud) Ved at ndre betalingsfristen til den 1. i hver m ned vil renteffekten v re knap kr. og gennemsnittet forłges med ca 2 mio. kr. Det foresl s at ndringen iv rks ttes Huslejer 5,6 3. hverdag i hver m ned Opkr vningen kłrer via UNIK-systemet og PBS. Kan ikke umiddelbart ndres. Madservice 11,6 30 dage (bagud) En mulighed kunne v re at ndre til forudbetaling for nye borgere. Det vil dog kr ve mere administration, idet den fłrste regning skal skrives manuelt. Desuden vil det medfłre en del efterreguleringer, da borgeren skal have kostrefusion for de dage, han/hun ikke har f et mad (fx pga sygehusophold). P den baggrund foresl s, at nuv rende procedure fastholdes. Musikskole (deltagergebyrer) 2,9 1/10 (for sep/okt) 1/12 (for nov/ dec) 1/2 (for jan/feb) og 1/4 (for marts/april) Det er muligt at fremrykke, s der betales i starten af perioden, dvs. 1/9 for sep/okt, 1/11 for nov/dec osv. Den kassem ssige effekt vil dog v re yderst begr nset, hvorfor det foresl s at fastholde nuv rende frister. Kirkeg rd (inkl. br nding) 7,5 30 dage. Det er bedem ndene der opkr ver pengene hos borgere ifm dłdsfald En fremrykning af betalingsfristen kan betyde, at bedem ndene i nogle tilf lde kommer i forskud (alts kommer til at

5 - 5 - l gge penge ud). Desuden vil den kassem ssige effekt v re begr nset. Det foresl s derfor, at nuv rende frister fastholdes. Mellemkommunale 494,0 21 dage (bagud) Er i sep 09 ndret fra 1 m ned til 21 daligt betalinger ge. Ifłlge rammeaftalen vil det v re mu- at fremrykke til 14 dage. Det vurderes dog, at vi selv vil have sv rt ved at betale regninger med en betalingsfrist under 21 dage. Det foresl s derfor, at nuv rende frister fastholdes. Grundsalg 47,0 Overtagelsesdagen der En mulighed kunne v re at forłge depositummet. betales et depositum p kr. (boligform l) I en tid, hvor grundpriserne falder vurderes det dog ikke hensigtsm ssigt. Dertil kommer, at en forłgelse kan betyde, at flere vil f sv rt ved at tilvejebringe belłbet. Det foresl s derfor, at nuv rende depositum fastholdes. A conto refusioner 828,8 Tidsfrister for udbetaling fasts ttes af Ministeriet Da der er tale om store belłb har a conto refusionernes stłrrelse stor kassem ssig effekt. Tidsfrister er fastsat af Ministeriet og kan derfor ikke ndres, men selve refusionerne udbetales p baggrund af kommunens egne indberetninger. Det foresl s derfor, at der tilrettel gges en procedure der sikrer, at a conto refusionen mindst svarer til det endelige afregningsbelłb. Det skal i den forbindelse bem rkes, at en eventuel tilbagebetaling ikke p l gges renter. P-afgifter 2,5 10 dage Det vurderes ikke hensigtsm ssigt at fremrykke betalingsfristen yderligere 4. Sammenfatning og indstilling P udgiftssiden foresl s, er den nuv rende generelle regel om betalingsfrist p 30 dage efter modtagelse af faktura skal fastholdes, men at det p nogle f omr der kan det vise sig hensigtsm ssigt at fravige denne generelle frist. Det foresl s desuden at regnskabsafdelingen udarbejder og vedligeholder en oversigt over de omr der hvor betalingsfristen afviger fra den generelle. Det er desuden vigtigt

6 - 6 - at den generelle betalingsfrist bliver meldt klart ud (fx p kommunens hjemmeside), s potentielle leverandłrer kender betalingsbetingelserne inden en eventuel aftale indg s. P indt gtssiden er alle stłrre kommunale indt gtsposter gennemg et med henblik p at vurdere, om det vil v re hensigtsm ssigt at fremrykke betalingsfristen eller ndre proceduren. Den kassem ssige effekt heraf er sammenholdt med eventuelle ulemper i form af d rligere service eller mere administration. Gennemgangen viser, at det p de fleste omr der ikke vil v re hensigtsm ssigt at ndre nuv rende frister/procedure. Men p ejendomsskatter samt for ldrebetaling foresl s en fremrykning af betalingsfristen. Desuden foresl s en procedure der sikrer, at de a conto refusioner kommunen modtager fra Ministeriet mindst svarer til det endelige afregningsbelłb. Ovenst ende kan sammenfattes i fłlgende indstilling: At der ved betalinger af regninger som udgangspunkt anvendes en generel betalingsfrist p 30 dage efter modtagelse af faktura medmindre andet er fastsat via lovgivning eller łvrige aftaler, At regnskabsafdelingen kontaktes, hvis den generelle frist łnsker fraveget med henblik p at sikre ensartede regler At betalingsfristen for ejendomsskatter og renovation fremrykkes til 1. bankdag i h.h.v. januar og juli, At betalingsfristen for daginstitutioner og SFO fremrykkes til den 1. i hver m ned, og At der tilrettel gges en procedure, der sikrer at a conto refusionen fra Ministeriet mindst svarer til det endelige afregningsbelłb.