Styrket łkonomistyring i Randers Kommune

Transkript

1 1. Indledning Byr det i Randers kommune godkendte den 26. maj 2008 m l og regler for den łkonomiske styring af kommunen. Der er efterfłlgende (p byr dsmłdet den 14. december 2009) vedtaget nogle korrektioner til det tidligere vedtagne herunder at det specialiserede socialomr de głres rammebelagt. I lyset af den yderst stramme łkonomiske situation og de fortsat meget stramme krav til budgetoverholdelse fra centralt hold, har direktionen besluttet at udarbejde forslag til en styrket łkonomiopfłlgning i Randers Kommune. Behovet for styrket łkonomiopfłlgning ses bl.a. af fłlgende forhold: Regnskab driftsregnskabet var mindre tilfredsstillende end forventet. Flere omr der var under pres i 2009, is r det specialiserede socialomr de samt sygedagpengeomr det. Dette sammenholdt med et fald i opsparede midler medvirkede til at forv rre regnskabsresultatet. En styrket łkonomiopfłlgning kan ikke forhindre udgiftspres, men sikre, at et eventuelt udgiftsskred opdages i tide, s der kan handles herp. Bindinger p kvalitetsfondsomr der og l n Kommunen modtager hvert r et tilskud fra den centrale kvalitetsfond. Kvalitetsfonden er m lrettet anl gsudgifter p dagtilbuds-, skole- og ldreomr det samt idr tsfaciliteter. Det er en foruds tning for anvendelsen, at kommune bidrager med en tilsvarende finansiering til projekterne. I 2011 modtager Randers 34,4 mio. kr. fra kvalitetsfonden og budgettet til kvalitetsfondsomr derne skal s ledes udgłre mindst 68,8 mio. kr. Hvis dette m ltal ikke realiseres, skal kommunen deponere halvdelen af den manglende m lopfyldelse. Det er derfor vigtigt lłbende at holde łje med de relevante anl gsprojekter, for at sikre, at m ltallet p kvalitetsfondsomr derne opfyldes. En lłbende opfłlgning er ogs vigtig af hensyn til de modtagne l nedispensationer, der knytter sig til konkrete anl gsprojekter. Hvis disse ikke realiseres vil l nemuligheden som udgangspunkt bortfalde. En lłbende budgetopfłlgning błr sikre, at de anl gsprojekter, der er bundet op p l n realiseres, s ledes at kommunen ikke mister l neadgang. get sanktionstrussel p serviceudgifter Regeringsaftalen for 2011 indeb rer, at det hidtidige betingede balancetilskud forhłjes fra 1 mia. kr. til 3 mia. kr. For Randers svarer det til en forhłjelse fra 17,2 mio. kr. til 51,6 mio. kr. Betingelsen er afh ngig af, at kommunerne under et overholder den aftalte serviceramme. For at sikre, at det kan lade sig głre er det nłdvendigt at hver enkelt kommune overholder sin egen serviceramme (som opgjort af KL ). Kommunens łkonomistyring skal dermed v re tilrettelagt s en overholdelse af servicerammen sikres. 1

2 Presset łkonomi i Randers. Som i mange andre kommuner er łkonomien i Randers kommune yderst presset. Den gennemsnitlige kassebeholdning er lav og n rmer sig det kritiske niveau p kr. pr. indbygger. I en s dan situation er det afgłrende, at łkonomistyringen tilrettel gges, s udviklingen i kommunens likviditet hele tiden er i fokus. Ovenn vnte punkter illustrerer tydeligt behovet for en styrket łkonomiopfłlgning b de fordi łkonomien i Randers (som i mange andre kommuner) er presset, men ogs fordi de styringsm ssige udfordringer i kommunerne bliver stadig mere komplekse. Som en konsekvens heraf er det nłdvendigt med j vne mellemrum at revurdere kommunens łkonomistyring, s den til enhver tid er tilpasset de aktuelle udfordringer. Nedenfor beskrives forslag til, hvordan łkonomistyringen kan styrkes. 2. Frekvens - stor łkonomirapport hvert kvartal. Som reglerne er i dag er der 2 ordin re budgetkontroller (pr. 30/4 og 30/9). Derudover er der m nedlige budgetkontroller p de ikke-rammebelagte omr der samt det specialiserede socialomr de. Forslag til ny frekvens De m nedlige budgetkontroller har hidtil ikke fungeret optimalt. Man har som udgangspunkt i stedet afventet de ordin re budgetkontroller med henblik til at f en eventuel bevilling p plads. Udfordringen har v ret/er, at de omr der der her er tale om er meget konjunkturfłlsomme og for ikke hele tiden at komme med forskellige meldinger har beslutningen som regel v ret at afvente de ordin re kontroller. Dermed er der stort set ikke kommet nye oplysninger frem i de m nedlige budgetkontroller. P baggrund af erfaringerne med de m nedlige budgetkontroller foresl s, at der fremover ikke foretages m nedlige budgetkontroller, men i stedet udvides antallet af ordin re budgetkontroller fra 2 til 4 (pr. 31/3, 30/6, 30/9 og 30/11). Al budgetkontrolmateriale samles i en łkonomirapport Det er vurderingen, at en reduktion til 4 gange rligt vil łge kvaliteten af budgetkontrollerne. Tanken er at lave en stłrre łkonomirapport, der b de indeholder budgetkontrollen p alle driftsomr der samt budgetkontrollen p anl g (anl gsstyrelisten). En s dan samlet łkonomisk afrapportering vil v re en v sentlig forbedring i forhold til de mere spredte afrapporteringer som foreg r i dag. Samtidig vil det i hłjere grad v re muligt at sikre konsistens og kvalitet i den samlede rapport. S rligt vedr. det specialiserede socialomr de Det specialiserede socialomr de skal have s rskilt opm rksomhed i de kvartalsvise afrapporteringer. Der eksisterer allerede krav om kvartalsvise indberetninger til ministeriet og denne indberetning błr indg i kvartalsrapporten. Derudover har kommunen nu 2

3 udviklet et prognosev rktłj p omr det (Calibra) som vil v re et godt redskab i forbindelse med de kvartalsvise budgetkontroller. 3. Indholdet af den kvartalsvise łkonomirapport. Nedenfor gives en n rmere beskrivelse af indholdet i de emner, der indg r i de łkonomirapporten. 3.1 Budgetopfłlgning For kommunens rammebelagte omr der (som jo udgłr langt den stłrste del) er budgetkontroller i princippet overflłdige. Det foruds ttes jo her, at budgettet holdes og eventuelle afvigelser medtages som overfłrsler (enten overskud eller underskud) til n ste budget r. Budgetkontrollen i dette tilf lde har dermed mere karakter af regnskabs-kontrol end bevillingskontrol. Derfor anvendes ogs i det fłlgende begrebet budgetopfłlgning, der d kker mere end blot en ren bevillingsm ssig tilretning. Fokus p forventet regnskab Det foresl s at fokus i budgetopfłlgningsmaterialet bliver p det forventede regnskab dvs forventet overskud/underskud ved rets udgang (prim rt overfłrsler p centrale driftskonti samt anl gsoverfłrsler). Oplysninger herom er s rdeles relevant, idet det bl.a. indikerer om kommunen kan overholde servicerammen eller ej. Et stort forbrug af opsparede midler vil s ledes alt andet lige betyde stłrre risiko for overskridelse af servicerammen. Omvendt vil et lavere forbrug af de opsparede midler betyde stłrre sandsynlighed for overholdelse af servicerammen. Ikke-rammebelagte omr der For de ikke-rammebelagte omr der 1 vil den kvartalsvise budgetopfłlgning samtidig fungere som bevillingskontrol/bevillingstilretning. Ifłlge kommunens łkonomistyringsregler gives ikke ufinansierede till gsbevillinger, men for de ikke-rammebelagte omr der g lder, at eventuelle merudgifter skal finansieres indenfor den samlede kommunale łkonomi. Det er derfor vigtigt, at eventuelle merudgifter kommer frem s tidligt som muligt. Desuden er det vigtigt, at der skabes forst else for, at de ikke-rammebelagte omr der er s rdeles konjunkturfłlsomme, hvilket bevirker, at skłnnet over det endelige regnskabsresultat ofte ndres. Indkomstoverfłrslerne er desuden omfattet af budgetgarantien p landsplan, der sikrer at kommunerne samlet set bliver kompenseret for eventuelle merudgifter. Kompensationen p landsplan vil dog erfaringsm ssigt sj ldent svare til behovet i Randers kommune der kan v re tale om b de over- eller underkompensation. 1 De ikke rammebelagte omr der best r fłlgende poster: indkomstoverfłrsler, aktivitetsbestemt medfinansiering og vederlagsfri fysioterapi. 3

4 Krav om - rsregnskab Ifłlge regeringsaftalen er der fra 2011 krav om indberetning af - rsregnskab til Ministeriet. Budgetopfłlgningen pr. 30/6 błr tilrettel gges, s resultatet heraf umiddelbart kan anvendes som indberetning til Ministeriet (de pr cise formkrav kendes endnu ikke her afventes yderligere meldinger fra Ministeriet). 3.2 Anl gsstyreliste Form let med anl gsstyrelisten er at give status p fłlgende omr der: Hvor langt er vi fra m ltallet p kvalitetsfondsomr derne pt. kan vi forvente at n m ltallet? Hvordan g r det med de anl gsprojekter, hvortil der er knyttet l n? Bliver der behov for at słge om overfłrsel af l neadgang eller kan vi forvente at skulle tilbagebetale l n, der allerede er hjemtaget? Hvordan ser det samlede anl gsbillede ud? I hvor hłj grad n r vi at realisere de besluttede anl gsprojekter? Hvor meget skal i givet fald overfłres til n ste r? Svarende p ovenn vnte spłrgsm l er yderst vigtige bl.a. af hensyn til udviklingen i kommunens kassebeholdning. Dertil kommer en berettiget forventning om, at de besluttede anl gsprojekter rent faktisk som udgangspunkt realiseres i det budget r, hvor de er besluttet. Anl gsstyrelisten udarbejdes hvert kvartal og indg r i łkonomirapporten. Men det er tanken, at forvaltningerne lłbende orienterer de respektive udvalg om udviklingen i igangv rende anl gsprojekter, s udvalgene hele tiden er fuldt opdaterede p dette omr de. Anl gsstyrelisten vil fortsat lłbende blive revideret med henblik p s overskueligt som muligt at besvare ovenn vnte spłrgsm l. 4. Procedure Ovenn vnte łkonomirapport vil givetvis fłrst finde sin endelige form efter nogen tid. Men det foresl s, at łkonomirapporten allerede tr der i kraft pr. 30/ i hvert fald i forelłbig form. M.h.t. proceduren for budgetopfłlgningerne og anl gsstyrelisten foresl s fłlgende: Mere tid til ledelsesm ssig fokus det foresl s, at tidsplanen tilrettel gges s der i hłjere grad bliver tid til ledelsesm ssig behandling af sagerne bl.a. i de respektive chefgrupper inden de sendes videre til łkonomiafdelingen. Form let er, at der er fuld enighed om det talgrundlag, der sendes frem. 4

5 Mere inddragelse af łkonomiafdelingen - direktionen har tidligere besluttet, at łkonomiafdelingen skal ha en mere aktiv/udadfarende rolle i forhold til fagforvaltningerne. I forl ngelse heraf vil det v re oplagt, at łkonomiafdelingen inddrages i hłjere grad i forbindelse med forvaltningernes udarbejdelse af budgetopfłlgningen ogs inden materialet formelt afleveres til łkonomiafdelingen. Den pr cise samarbejdsform skal afklares n rmere. M lrettet sagsfremstilling af budgetopfłlgningen den hidtidige procedure har v ret, at łkonomiafdelingen har lavet Øn samlet sag vedr. budgetopfłlgningen som s er g et hele vejen gennem systemet (fagudvalg, łkonomiudvalg og byr d). Ulempen ved denne fremgangsm de er, at det er sv rt at m lrette budgetopfłlgningen til det enkelte udvalg. Det er imidlertid afgłrende, at det enkelte udvalg fłler ejerskab til udvalgets budgetopfłlgning og rapporteringen skal derfor v re s detaljeret og m lrettet som udvalget łnsker. P den baggrund foresl s, at forvaltningerne selv laver sagsfremstilling til udvalgene dog vil łkonomiafdelingen udarbejde en standardskabelon med oplysninger, der skal v re til stede i sagsfremstillingen. Efter at sagerne har v ret i de respektive fagudvalg vil łkonomiafdelingen lave en samlet sag som indg r i łkonomirapporten og sendes frem til łkonomiudvalg og byr d. S rligt vedrłrende anl gsstyrelisten datagrundlaget til anl gsstyrelisten skal udarbejdes i et t t samarbejde mellem Miljł og teknik samt de respektive forvaltninger. Forvaltningerne har ansvaret for at anl gsprojekterne bevillingsm ssigt kommer p plads, men Miljł og Teknik vil ofte varetage den udfłrende del. Derfor er det nłdvendigt med et t t samarbejde omkring anl gsstyrelisten. Ansvaret for udfyldelse af anl gsstyrelisten ligger ved fagforvaltningerne, men datagrundlaget til listen udarbejdes i samarbejde med Miljł og teknik. I praksis vil det ske gennem kvartalsvise młder op til udfyldelse af anl gsstyrelisten, hvor ogs łkonomiafdelingen deltager. Form let er at tilvejebringe viden om de enkelte anl gsprojekters stade og fremdrift, s oplysningerne p anl gsstyrelisten bliver s korrekte som muligt. 5. Sammenfatning og indstilling De styringsm ssige udfordringer i kommunerne bliver stadig mere komplekse. Dertil kommer, at łkonomien i Randers Kommune (som i mange andre kommuner) er s rdeles presset. Som en konsekvens heraf finder direktionen det nłdvendigt at revurdere kommunens łkonomistyring, s den er tilpasset de aktuelle udfordringer, kommunen st r overfor. Forslaget til styrket łkonomistyring indeb rer fłrst og fremmest łget fokus p budgetopfłlgningen p b de drift og anl g. De m nedlige budgetopfłlgninger p vanskeligt styrbare omr der har ikke fungeret efter hensigten, hvorfor det foresl s, at det łgede fokus fremadrettet bliver p de ordin re budgetopfłlgninger. Mere konkret foresl s: 5

6 At antallet af ordin re budgetopfłlgninger łges fra 2 til 4 (pr. 30/3, 30/6, 30/9 og 30/11) At budgetopfłlgningen pr. 30/6 danner grundlag indberetningen af - rsregnskab til Ministeriet. At der sikres stłrre konsistens og kvalitet i materialet gennem stłrre ledelsesm ssig fokus og mere inddragelse af łkonomiafdelingen i processen. At budgetopfłlgningen p de rammebelagte omr der indeholder oplysninger om forventet overskud/underskud ved rets udgangs, s det kan vurderes om servicerammen kan overholdes. At det specialiserede socialomr det tildeles s rskilt opm rksomhed (s rskilt afsnit) i budgetopfłlgningen. At forvaltningen fortsat vil lave m nedlig budgetopfłlgning p de ikkerammebelagte omr der og fremsende s rskilt sag til politisk niveau, hvis der er tale om v sentlige afvigelser. At budgetopfłlgningen p anl gssiden (via anl gsstyrelisten) giver en status p b de kvalitetsfondsomr derne, tilknyttede l n og p i hvor hłj grad de besluttede anl gsprojekter kan gennemfłres i budget ret. At der holdes kvartalsvise młder mellem fagforvaltninger, Miljł og Teknik og łkonomiafdelingen med henblik p at sikre, at oplysningerne p anl gsstyrelisten bliver s korrekte som muligt. At fagudvalgene lłbende informeres om status p igangv rende anl gsprojekter indenfor udvalgets omr de. At sagsfremstillingen af budgetopfłlgningen (drift) og anl gsstyrelisten m lrettes fagudvalgenes łnsker og behov. At resultatet af budgetopfłlgningen p b de drift og anl g samles i en samlet sag til łkonomiudvalg og byr d via en stłrre łkonomirapport At łkonomirapporten indeholder fłlgende faste statuspunkter: status p servicerammen (driften), status p eventuelt till gsbevillingsbehov p de ikkerammebelagte omr der samt status p anl gssiden (kvalitetsfondsomr der, tilknyttede l n samt i hvor hłj grad anl gsprojekterne forventes realiseret). 6