Aftale med Driftsafdelingen for 2011 og 2012

Transkript

1 Aftale med Driftsafdelingen for 2011 og Form l med aftalen Denne aftale g lder for 2011 og 2012, og aftalen indg s mellem Driftsafdelingen, heri indbefattet Nordre- og stre Kirkeg rd, under miljł- og teknikudvalget og Randers Byr d. Aftalen har til form l at: skabe sammenh ng mellem byr dets politik og Driftsafdelingens faktiske handlinger, koble den łkonomiske styring sammen med diskussionen af politiske m l og dermed mulighederne for strategisk planl gning, skabe klarhed for ledere og medarbejdere over, hvilke m l de skal forfłlge, og inden for hvilken ramme dette skal foreg. Aftalen indg s indenfor rammerne af lovgivningen, byr dets visioner og politikker, bestillernes opgavedefinitioner samt Driftsafdelingens budget. 2. Politiske visioner, m l og krav Lovgrundlag Driftsafdelingen lłser sine opgaver blandt andet med baggrund i vejlovens 10, som siger, at vejbestyrelsen skal holde deres veje i en stand, som trafikkens art og stłrrelse kr ver. Nordre- og stre Kirkeg rd, som organisatorisk er tilhłrende Driftsafdelingen, varetager dens opgaver med hjemmel i Bekendtgłrelse af lov om Folkekirkens bygninger og Kirkeg rde. M lgruppe Alle der f rdes p de offentlige grłnne arealer samt offentlige veje og stier. P Nordre- og stre Kirkeg rd er den prim re m lgruppe de efterladte til afdłde. Den sekund re m lgruppe er borgere, der łnsker et roligt rekreativt byrum, hvor de i fred og ro kan mindes afdłde, men ogs bruge kirkeg rdene som park under foruds tning af, at det sker med respekt for det at v re p en kirkeg rd. Politiske visioner og m ls tninger Driftsafdelingens prim re opgavefokus er at udfłre opgaver, som andre dele af den kommunale organisation definerer og s tter kvalitetsstandarder for. Det er derfor ogs i hłj grad bestillerne i f.eks. andre afdelinger i Miljł og Teknik, der har til opgave at tilrettel gge og prioritere opgaver, s byr dets visioner kan realiseres. Det samme głr sig g ldende i forhold til myndighedsopgaver og dermed lovgrundlag. Undtagelsen er Nordre og stre Kirkeg rd, som varetager opgaverne med hjemmel i bekendtgłrelsen om lov om folkekirkens bygninger og kirkeg rde. 1/9

2 3. Hvem er vi? Driftsafdelingen er organisatorisk en del af Miljł og Teknik Driftsafdelingens opgaver er baseret i en partneringmodel, hvor selve opgavelłsningen sker i t t dialog mellem bestillere i łvrige dele af den kommunale organisation. Driftsafdelingens n rmeste samarbejdspartnere er derfor Veje og Bygninger og Natur og Miljł i Miljł og Teknik samt Kultur- og Fritidsafdelingen i Kultur og Borgerservice. Herudover lłser Driftsafdelingen opgaver for en r kke aftaleenheder i de łvrige forvaltningsomr der. Samarbejdspartnerne er bestillere af de ydelser, Driftsafdelingen leverer inden for service, vedligeholdelse og renholdelse af veje og stier, pleje og vedligeholdelse af de grłnne byn re arealer, dele af vandlłbsvedligeholdelsen, pleje af naturarealer samt vedligeholdelsen af de grłnne omr der ved en stor del af kommunens aftaleenheder. Nordre- og stre Kirkeg rd er to af de meget f kommunalt drevne kirkeg rde i Danmark. Driftsafdelingen best r pr. 1. januar 2011 af 153 medarbejdere, heraf 9 ved ledelse og administration og 144 ved markpersonellet. Af markpersonellet er 39 vinterhjemsendt. Service- og aktivitetsm lene skal fłlge de nedskrevne aftaler, der er med bestillerne. Derudover er der en r kke faglige m l om kirkeg rdenes udseende og udfłrelsen af selve arbejdsopgaverne. Driftsafdelingens overordnede form l er at sikre, at lłsningen af forvaltningens entreprenłropgaver sker p markedsm ssige vilk r, hvor effektivitet, kvalitet, service, miljł og arbejdsmiljł s ttes i hłjs det. Driftsafdelingens hovedopgaver er prim rt kommunaltekniske entreprenłropgaver indenfor vej- og trafikomr det og natur- og miljłomr det. Nordre- og stre Kirkeg rds hovedopgaver er prim rt afholdelse af bis ttelser, begravelser og kremeringer, ren- og vedligeholdelse af gravsteder og friarealer, registrering af afdłde, ajourfłring af nye og udlłbne gravsteder samt yde de słrgende og efterladte en passende stłtte. Kirkeg rdskontoret p Nordre Kirkeg rd vil i lłbet af 2011 blive nedlagt, som fłlge af samling af administration p Driftsafdelingens materialeg rd. 4. Aftaleenhedens m l Driftsafdelingens m l er at sikre, at opgaverne til enhver tid lłses til priser, der ligger p et konkurrencedygtigt prisniveau p det samlede entreprenłrmarked. Driftsafdelingen har fokus p dens kerneydelser, opgavernes kvalitet og serviceleverancerne. Dette er en kontinuerlig proces, hvor disse bliver udviklet i dialog med borgere, samarbejdspartnere og bestillerenhederne. Kvaliteten sikres og udvikles ved at arbejde med b de selve kerneydelserne og arbejdsprocesserne. 2/9

3 Vision og strategiplanen Fremtidens Driftsafdeling Driftsafdelingens interne m l er fastlagt i visionen samt strategiplanen Fremtidens Driftsafdeling: 1. Vi vil forts tte vores prim re fokus p vores kerneydelser, kvaliteten og den service, vi leverer. 2. Vi vil forts tte vores kontinuerlige bestr belser p at v re blandt de allerbedste indenfor tilsvarende arbejdspladser. 3. Vi vil v re en arbejdsplads, der er kendetegnet ved at v re et godt sted at arbejde med hłj medarbejdertrivsel og blandt de mest attraktive i kommunen. 4. Vi vil leve op til vores rlige trivselsundersłgelse s ledes, at denne sikrer bedst mulige vilk r i Driftsafdelingen. 5. Vi vil forts tte med at v re opsłgende og orientere os i forhold til nye opgaver/aktiviteter, hvor vi vil levere ydelser af hłj kvalitet. 6. Vi s tter innovation i hłjs det og vil forts tte vores bestr belser p at opdyrke og s tte mindst en ny opgave i drift om ret. 7. Vi vil forts tte det gode arbejde med selvstyrende teams og kontinuerligt łge uddelegeringen til disse. S ledes vil medarbejderne opn en stłrre grad af frihed og ansvar, der skaber bev gelsesrum til at kunne agere og lłse opgaver. 8. Vi skal arbejde for at medarbejderne i Driftsafdelingen fortrinsvis er hel rsbesk ftigede. Fremtidens Driftsafdeling Ledestjernen i strategiplanen Fremtidens Driftsafdeling er at blive Danmarks bedste offentlige arbejdsplads i 2015 ikke fordi placeringen i sig selv er m let, men fordi Driftsafdelingen vil v re en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne er stolte af at levere kvalitetsarbejde, innovative lłsninger, solide łkonomiske resultater og g forrest som en social ansvarlig virksomhed. Driftsafdelingen vil v re en moderne virksomhed, der drives og konkurrerer p markedsvilk r. Selvstyrende Teams Driftsafdelingen forts tter implementeringen og udviklingen af selvstyrende teams. Disse er organiseret med 7-9 medarbejdere i hvert team med ansvaret for en veldefineret opgaveportefłlje. Medarbejderne kommer i langt hłjere grad til i f llesskab at planl gge opgaverne. Erfaringerne har vist, at selvstyrende teams hurtigt bliver mere effektive - og at denne effektivitet g r h nd i h nd med en stłrre arbejdsgl de og trivsel. I 2010 er der arbejdet med 5 selvstyrende teams, og fra starten af 2011 vil de resterende medarbejdere blive organiseret i teams. Takstrevision Anvendelsen af Kirkeministeriets nye principper for takstberegning medfłrer, at taksterne skal fasts ttes s ledes, at kommunen f r d kket samtlige omkostninger ved kirkeg rdsdriften. Det betyder, at der i taksterne ud over de direkte omkostninger til drift og lłnninger ogs skal indregnes indirekte omkostninger i form af afskrivning og forrentning af bygninger og teknisk udstyr samt et overhead til forholdsm ssig d kning af kommunens udgifter til lłnadministration, juridisk hj lp, it-support osv. Nye takster vurderes ift. faktisk tidsforbrug. Den fulde merindt gt vil derfor fłrst blive oppeb ret med virkning fra budget Takstrevisionen er en del af budgetvedtagelsen /9

4 5. Opfłlgning p m l M ls tninger Fremtidens Driftsafdeling er en langsigtet plan, hvorfor m ls tningerne har et element af resultater p den korte bane samtidig med, at m ls tningerne afstemmes med den langsigtede strategi. Det er endvidere Driftsafdelingens m ls tning at skabe budgetbalance mellem omkostninger og indt gter, s ledes at det samlede budget g r i nul. Driftsafdelingens interne m l vil bl.a. blive analyseret og m lt p baggrund af tre fokuspunkter, som Driftsafdelingen samtidig v gter hłjt for at kunne optimere organisationen. 1. Trivsel Trivselsm lingen har til form l at sikre godt psykisk og fysisk arbejdsmiljł. Trivselsm lingen belyser den gode arbejdsplads med hłj medarbejdertrivsel og Driftsafdelingen vil leve op til den hvert r Alle medarbejderne skal deltage i de rlige trivselsm linger, langtidssygemeldte undtaget. Grundet optimering af organisationsstruktur blev der ikke gennemfłrt trivselsm ling i Den samlede performancescore skal v re bedre end: 2009: 64 % 2011: 68 % 2012: 73 % 1.2. Trivselsanalysens hłjeste m lingsparametre er v rdien 4.0. M leomr der, der evt. ikke młder sin m llinje (p henholdsvis 2,8 3,0 3,2), skal have godkendt en konkret og m lrettet handlingsplan for det kommende r i ledergruppen, hvor opfłlgning er en nedf ldet del af planen. 2. Fakturering Faktureringsgraden łnskes forłget og retningslinjer for timeregistrering vil blive fastlagt Der skal primo 2011 v re retningslinjer for, hvordan timeregistrering udfłres korrekt, og alle medarbejdere skal sammen med deres n rmeste leder have gennemg et og implementeret disse retningslinjer. Fakturering skal minimum indfri nedenst ende forventninger pro anno: r Timer pr. medarbejder (regnskabstal) (regnskabstal) /9

5 3. Kunde- og borgertilfredshed Driftsafdelingen har fokus p at optimere kundetilfredsheden og den leverede service og kvalitet. Derfor gennemfłres brugerundersłgelser og dialogmłder med bestillerne. Der er ogs et łnske om at lave tilfredshedsm linger i forhold til borgerne generelt, men dette skal ske i samarbejde med bestillerne, da det i hłj grad er bestillerne, der definerer serviceniveauet. 3.1 Brugerne bestillere, aftaleenhederne m.fl. skal ved brugerundersłgelser erkl re sig enig (ud fra en gennemsnitsbetragtning) i, at Driftsafdelingen leverer fagligt tilfredsstillende lłsninger, hłjt serviceniveau og konkurrencedygtige betingelser herunder pris. Svarene afgives p en 4-skala, og der forventes fłlgende performance: r M ling Gns. >2, Gns. >2,9 6. konomi Partneringsmodellen og ny łkonomimodel Byr det vedtog i 2009, at samarbejdet mellem bestillerenhederne og Driftsafdelingen skulle v re baseret i en partneringsmodel, hvor selve opgavelłsningen sker i t t dialog mellem bestillerenhederne og den udfłrende enhed Driftsafdelingen. Partneringsmodellen betyder bl.a., at der over for bestillerfunktionerne er benhed om Driftsafdelingens łkonomi. Det betyder, at der efter regnskabsafl ggelse i samarbejde med bestillerne kan aftales justeringer af de aftalte priser, hvis Driftsafdelingen ikke har balance mellem udgifter og indt gter, ved eksempelvis p virkning fra eksterne markedsfaktorer. Der blev i for ret 2009 udarbejdet en ny styringsmodel for Driftsafdelingen, der adskilte Driftsafdelingens budget fra kommunens virksomhed i łvrigt. Driftsafdelingen ville hermed i stłrst muligt omfang kunne arbejde p markedslignende vilk r og i et vist omfang i konkurrence med private entreprenłrer, naturligvis med overholdelse af de g ldende regler for priskalkulationer. Driftsafdelingen har implementeret et nyt łkonomi- og ressourcestyringssystem, der bidrager med en optimering af priskalkulationer og de generelle administrative opgaver. Driftsafdelingen har hele tiden fokus p, at selve priss tningen og ydelserne er konkurrencedygtige. Det blev fastholdt, at det er Driftsafdelingens ansvar at sikre en tilpasning mellem udgifter og indt gter b de i forhold til arbejdsstyrke og maskinpark. Dvs. lavere indt gter skal modsvares af lavere udgifter, ligesom hłjere indt gter, eksempelvis som fłlge af opgavetilgang, kan anvendes af Driftsafdelingen indenfor aftalens rammer. Drifts- og vedligeholdelsesopgaver aftales og udfłres hovedsageligt efter fłlgende 3 kategorier: 1: Der foreligger ingen kvalitetsbeskrivelse og/eller m ngdeopgłrelse. Bestilleren rekvirerer opgaver, s vidt muligt for 1 r ad gangen. Der afs ttes rammebelłb for opgavetyper. Arbejdet udfłres som regningsarbejde baseret p fakturerede timer for mandskab, materiel og materialer. Der kan aftales belłb for afgr nsede ydelser. 5/9

6 2: Der foreligger kvalitetsbeskrivelse og m ngdeopgłrelse. Der indg s intern kontrakt om opgaven, som omfatter m ngde, kvalitet og pris. Bestilleren rekvirerer s vidt muligt for et r. Arbejdet afregnes hovedsageligt efter enhedspriser eller faste summer for udfłrte ydelser. Enhedspriserne skal svare til markedsprisniveau. 3: Ekstern part. Driftsafdelingen kan udfłre anl gsarbejder. Bestilleren afgłr, om anl gsopgaver udbydes eller om anl gsopgaven overdrages til Driftsafdelingen som intern kontrakt uden udbud. Ved udbud af anl gsopgaver hłres Driftsafdelingen som hovedregel om afdelingen er interesseret i at afgive kontrolbud. Driftsafdelingens budget og regnskab er en del af Randers Kommunes łkonomi og indberettes efter de herfor g ldende normale retningslinjer for kommunens budget, regnskab og łkonomistyring. Driftsafdelingen kan udfłre indt gtsd kket virksomhed under overholdelse af kommunalfuldmagten og opgaveudfłrelsesloven, lovgivningen om kommuners lłsning af opgaver for andre offentlige virksomheder. Dette har til form l at sikre, at Driftsafdelingen har effektiv drift eksempelvis ved periodisk ledig kapacitet, s ledes at der undg s v rdispild. Driftsafdelingen kan inddrage private underleverandłrer i opgavelłsningen. Driftsafdelingen m udfłre opgaver for Randers Kommune, statslige institutioner og private/selvejende offentligt stłttede institutioner i kommunen inden for de rammer, som ovenn vnte lovgivning samt skrevne og uskrevne regler udstikker. Ved force majeure eller i beredskabssituationer f.eks. ved skybrud o.l. indg r Driftsafdelingen i kommunens samlede beredskab og opgavevaretagelse. H ndtering af over- eller underskud Det enkelte r vil Driftsafdelingen - ligesom kommunens łvrige aftaleenheder afslutte regnskabs ret med et mindre over- eller underskud. Det kan f.eks. skyldes indt gter, der falder i et efterfłlgende r eller at Driftsafdelingen sparer op til stłrre investeringer. I henhold til Randersmodellen skal aftaleenhederne forklare alle afvigelser stłrre end 5 pct. Driftsafdelingens m l er et nettoresultat p 0 kr. For at ligestille Driftsafdelingen med de łvrige aftaleenheder skal Driftsafdelingen alene forklare afvigelser, der er stłrre end 5 pct. af bruttobudgettet. Driftsafdelingen 2011-Priser Omkostninger Lłnomkostninger samt lłnrefusioner Overheadomkostninger 1 Maskiner og materiel Husleje Driftsudgifter i łvrigt Kłb af materialer p opgaverne kr Overheadomkostninger til Laksetorvet 6/9

7 Indt gter 2 Indt gter fra bestillere og aftaleenheder Indt gter i łvrigt I alt 0 2 Salg af materialer p opgaverne er indregnet i indt gterne. Omkostninger og indt gter ved materialer p opgaven. I alt = 0 Ovenst ende tabel viser Driftsafdelingens samlede bruttobudget. Fra 2011 vil Driftsafdelingen igangs tte praksis med afskrivning af anl gsmateriel. Dette har ikke tidligere i stłrre omfang v ret anvendt. Nedenst ende viser bruttobudget for kirkeg rdene. Ved Driftsafdelingen og kirkeg rdene er der en budgetm ssig opdeling. Kirkeg rdene 2011-Priser Omkostninger Lłnomkostninger samt lłnrefusioner Driftsudgifter i łvrigt Indt gter Gravsteder fornyelse & udenbys boende Br nding Renholdelse af gravsteder kr Indt gter i łvrigt I alt Gensidige aftaleforhold Byr det har fortsat det juridiske og bevillingsm ssige ansvar. Byr det kan derfor til enhver tid tilbagekalde eller ndre i aftalen i kraft af det almindelige over-/underordnelsesforhold, dog med respekt for Driftsafdelingens muligheder for at tilpasse arbejdsstyrken i nedadg ende retning. Randers Kommune den / 2010 Driftsafdelingen Byr det 7/9

8 8/9