Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet p Natur og Miljłomr det

Transkript

1 Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet p Natur og Miljłomr det

2 Analyserapportens indhold Analyserapporten skal ifłlge den procedure om ledelsens evaluering (S 4.1) indeholde: 1. Analyse af resultaterne fra den interne og eksterne audit 2. Analyse af resultatet af brugertilfredshedsundersłgelser 3. Undersłgelser af om systemet fungerer og bidrager til at leve op til 1) lovens form l, 2) kommunens fastsatte kvalitetspolitik og 3) kommunens kvalitetsm l. 4. Status for korrigerende og forebyggende handlinger 5. Orientering om v sentlige organisatoriske, lovgivningsm ssige eller tekniske ndringer, der kan f betydning for systemet 6. Forslag til at imłdeg eventuelle behov for forbedringer af systemet 7. Oplysning om/status p hvordan ledelsens beslutninger om forbedringer/ ndringer er blevet fulgt op. Bilag til ledelsens evaluering - Beslutningsreferat fra młde i Chefgruppen den 18. november 2009, - Beslutningsreferat fra Miljł og Teknik Udvalgsmłde den 17. december

3 Form l Analyserapporten udarbejdes til brug for ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Den systemansvarlige udarbejder hvert r en rapport, som omfatter resultat af interne og eksterne audit, herunder status for korrigerende og forebyggende handlinger. Rapporten skal tillige omfatte resultat af brugertilfredshedsundersłgelser, samt undersłgelser af, om systemet lever op til lovens krav og de fastsatte politikker og m l. Endvidere oplyses om forslag til forbedringer og opfłlgning p tidligere ledelsesbeslutninger. Et udkast til rapporten pr senteres, gennemg s og behandles p młde, hvor ledelsen og den systemansvarlige er til stede. Nłdvendige ndringer og tilfłjelser foretages, og ledelsens evaluering vedl gges analyserapporten som bilag. Herefter forel gges rapporten med ledelsesevaluering som bilag, til endelig godkendelse ved Miljł og Teknik Udvalget (MTU). N r MTU har godkendt rapporten, og beslutningsreferat fra MTU-młdet vedl gges analyserapporten som bilag, betragtes den som v rende ledelsens rlige evaluering, og offentliggłres herefter. Analyse af resultater for interne og eksterne audits Resultatet af de interne audits viser, at de auditerede har et godt kendskab til kvalitetsstyringssystemet og udviste engagement under audit. Den interne audit viser, at systemet b rer pr g af, at processen omkring opbygning af den elektroniske h ndbog fłrst rigtig er kommet i gang i P trods af den korte tid for opbygningen, har medarbejderne dog opn et et godt kendskab og ejerskab til systemet. Der er dog stadig plads til forbedringer og tilretninger af procedurerne. Audit viser ogs, at systemet kan blive et egnet, effektivt og hensigtsm ssigt v rktłj til at styre kvaliteten i administrationens opgaver, og at det kun kan blive bedre gennem anvendelse og lłbende forbedringer. Der er gennemfłrt intern audit i september og oktober m ned Af auditrapporten fremg r det, at der er rejst 43 afvigelser, heraf 3 stłrre- og 6 mindre afvigelser, samt 34 forbedringsforslag. Der er ikke foretaget ekstern audit af kvalitetsstyringssystemet. Analyse af resultater for brugertilfredshedsundersłgelser Der er ikke foretaget nogen brugertilfredshedsundersłgelse i Det er planlagt, at der fłrst gennemfłres en brugertilfredshedsundersłgelse for Randers Kommune i Den overordnede plan for hvordan og hvorn r brugertilfredshedsundersłgelsen skal gennemfłres, fremg r af rshjul for kvalitetsstyringssystemet i Randes Kommune. Af planen fremg r det, at: det er ledelsen, der udpeger emner til undersłgelser det er kvalitetsgruppen, der planl gger, igangs tter og lłbende har styring med undersłgelsen det er den systemansvarlige, der foretager analysen af undersłgelser 3

4 Undersłgelse af kvalitetsstyringssystemets funktion i forhold til lovgivningen og relationer til kvalitetspolitik og m l Kvalitetsstyringsloven tr dte i kraft den 1. juli 2006 s ledes, at en overordnet kvalitetspolitik med interne m l, en r kke tv rg ende procedurer samt en tilg ngelig kvalitetsh ndbog var klar i kommunen til den 1. januar Kvalitetsh ndbogen (papirformat) blev vedtaget af sammenl gningsudvalget for Ny Randers Kommune den 19. december I samme forbindelse blev der udpeget 1 systemansvarlig til at varetage lovens implementering i kommunen. Randers Kommune har i dag en elektronisk h ndbog i D4-infonet. H ndbogen indeholder de nłdvendige procedurer til at sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed p sagsbehandlingen p natur- og miljłomr det. I juni 2009 er der gennemfłrt en screening af kvalitetsstyringssystemet. Efterfłlgende har Randers Kommune genstartet processen ved at revidere en stor del af de tv rg ende procedurer, herunder politikker og m l. Der er anvendt workshops som opstart til udarbejdelse af fagprocedurerne. Denne proces har sikret, at der er et udbredt kendskab til kvalitetsstyringssystemet. Der er sket organisatoriske ndringer, idet der i januar 2009 er udpeget en ny systemansvarlig og omr det for sagsbehandling i relation til lov om sommerhuse og campering medio 2009 er flyttet fra Kultur og Borgerservice til Miljł og Teknik (Plan og Byg). Den koordinerende del omkring VVM-proceduren er fłrst blevet placeret i sekretariatet i september Randers Kommune har indg et en certificeringsaftale med Dansk Standard Certificering A/S. Certificeringsaudit er aftalt med DS Certificering til den 26. november 27. november Inden certificeringsaudit er det planlagt, at der for hele Natur og Miljł skal sker en generel optimering omkring filh ndtering af dokumenter til D4-infonet. I den forbindelse er der afholdt en workshop den 12. november I n rmeste fremtid er det planlagt, at der til D4-infonet installeres workflow program til udformning af bedre flowdiagrammer og D4 news program med mulighed for at opbygning af et debat- og nyhedsforum, der kan segmenteres efter udvalgte grupper erfaringsudveksling, deling af nyheder, diskussionsfora mv. Screening DS Certificering har foretaget screening af systemet den 2. juni Konklusion p screening var, at systemet kan v re d kkende og implementeret til certificering hvis: Der fasts ttes konkrete kvalitetsm l for 2009/2010. Der udarbejdes procedure for ansvar og befłjelser, dels i relation til sagsbehandlingen, dels i relation til kvalitetsstyringssystemet. Kompetencekortl gningerne laves f rdig, s ledes at alle fagomr der og relevante/berłrte medarbejdere er omfattet. Der afholdes intern audit d kkende som minimum alle de tv rg ende procedurer og nogle af fagprocedurerne og der skal udarbejdes en langsigtet auditplan (3-4 r). Der afholdes en ledelsesevaluering med afrapportering i henhold til proceduren. Der iv rks tte et system til behandling og styring af afvigelser og forbedringer, og I skal begynde at bruge systemet s ledes, at det er overbevisende implementeret ved certificeringen. De sidste planlagte fagprocedurer skal udarbejdes. S rligt skal det afklares, hvilke sagsbehandlingsomr der der skal v re udarbejdet procedurer for indenfor gruppen affald. Pr audit DS Certificering har foretaget pr audit af systemet den 26. oktober Konklusion p pr audit var, at systemet kan v re d kkende og implementeret til certificering hvis: Der foretages offentliggłrelse p kommunens hjemmeside vedrłrende en beskrivelse af kvalitetssystemet, kvalitetspolitik og m l samt referat fra ledelsens evaluering. Det beskrives, hvordan det sikres, at b de overordnede og faglige procedurer tilrettes, s ledes at de realiserer de besluttede m l. 4

5 Ledelsens evaluering omfatter en samlet konklusion p kvalitetsstyringssystemets effektivitet samt eventuelle beslutninger om ndringer Det beskrives hvordan hverdags afvigelser indmeldes og registreres. Der udarbejdes definition af kategorisering af afvigelser. Der af kompetenceoversigten fremg r en vurdering af minimums-kompetencebehovet for den enkelte sagstype. Der udarbejdes CV registrering p alle medarbejdere omfattet af kvalitetsh ndbogen. Registreringerne skal bl.a. begrunde de tildelte kompetencetrin og omfatte basis-uddannelse, sagsbehandlererfaring, basisviden,kurser og evt. deltagelse i faglige netv rk. Hvis varetagelse af s rlige opgaver kr ver en s rlig uddannelse eller lign. skal disse Det beskrives i fagprocedure hvem der sikrer tilsynsforpligtelsen i relation til brand og hygiejne. Der sker henvisning til bekendtgłrelse om regulering af visse aktiviteter, bek. nr af 14/ Der henvises til Lov om kemiske stoffer og produkter + Lov om betalingsregler for spildevand + Lov om betalingsregler for spildevandsanl g m.v.. P baggrund af de mangler, der er konstateret ved s vel screening som pr audit, er der foretaget opfłlgning og forbedring af de enkelte dokumenter, s ledes at systemet er klar til certificeringsaudit den 26. og 27. november Status for korrigerende og forebyggende handlinger Den interne audit p viste 3 stłrre og 6 mindre afvigelse, derudover er der forsl et 34 forbedringsforslag. Afvigelser og forbedringsforslag har fłrt til fłlgende forbedringer af kvalitetsstyringssystemet som forventes lukket inden certificeringsaudit: Der skal der v re styr p kompetenceoversigten for alle omr der, herunder ogs en vurdering af kompetencebehovet for de enkelte opgaver. Der skal udarbejdes en procedure for tilkłb af kompetencer, herunder kvalitetssikring af kontrakter. Der skal udarbejdes en procedure for opl ring af nye medarbejder, herunder tilegnelse af kompetencer til at lłse opgaver. Der skal udarbejdes en procedure med beskrivelse af ansvar og befłjelser i forhold til sagsbehandlingen Det skal sikres, at forbedringsforslag til procedurerne ndres. Overordnet plan og rsplaner for intern audit skal l gges i D4 Sikre at procedurer under udarbejdelse udgives. Primo 2010 skal der tr ffes beslutning om, hvilket tema, der skal g lde for brugertilfredshedsundersłgelsen i 2010, og hvilke metode(r), der skal anvendes. I 2009 er alle afvigelser registreret p dokumenter i papirform. Disse er indscannet og arkiveret i Public. Original udgave af afvigelsesrapporter er gemt i ringbind sammen med de sagsdokumenter, der er auditeret p. I lłbet af 2010 vil Request-modulet i D4 blive opstartet. Efterfłlgende vil alle afvigelser, registreringer, korrigerende og forebyggende handlinger blive registreret og gemt elektronisk i D4. Supplerende bem rkninger Som beskrevet er systemet under opbygning, og der er derfor plads til forbedringer. Kvalitetsstyringssystemet har ledelsens og medarbejdernes bev genhed og opbakning. 5

6 Den systemansvarliges forslag til ledelsen om forbedringer og af kvalitetsstyringssystemet. Forslag til forbedringer i 2010: Opfłlgning p evt. afvigelser fra certificeringsaudit i november Der laves audit p alle de tv rg ende procedurer (lovkrav) samt p alle de fagprocedurer, der ikke er auditeret p i I forbindelse med kommunens sagsbehandling p omr derne, skal sagsbehandlerne lłbende sikre sig, at der lłbende sker en tilretning og forbedring af procedurerne. I starten af 2010 skal chefgruppen udpege emner til brugertilfredshedsundersłgelse. I den forbindelse skal den systemansvarlige frems tte forslag til emner, der kan undersłges, herunder ogs forslag til i hvilken form og hvem der kan st for styringen af undersłgelserne. Ledelsen błr udarbejde en langsigtet plan for brugertilfredshedsundersłgelser idet, undersłgelsen som minimum skal gennemfłres hvert andet r. Alle medarbejdere der er omfattet af systemet skal have undervisning i brugen af Request. Alle medarbejdere der er omfattet af systemet skal have undervisning i funktionen, redaktłr af dokumenter i D4. Der skal indfłres kvartalsvise introduktionsmłder for nye medarbejdere Administratorer af systemet skal have undervisning i brugen omkring Request (D4news og D4flownet). Der skal fasts ttes rammer for hvordan kontaktgruppen skal fungere, herunder hvor tit der skal afholdes młder. Som udgangspunkt regnes med, at afholde 4 młder rligt. Ved arbejdsplanl gningen skal det sikres, at der er afsat fornłden tid og ressourcer til at medarbejderne kan medvirke til arbejdet i kvalitetsstyringsorganisationes enkelte funktioner. Desuden skal det sikres, at der er afsat fornłden tid til, at medarbejdere aktivt kan medvirke til at vedligeholde og forbedre dokumenter i systemet. Forslag til forbedringer inden recertificering i 2013: Vurdering af behovet for flere konkrete kvalitetsm l. Evt. overveje om nogle af handlingsplanerne for projekt F lles fundament kan bruges som fremtidige m l for den videre udvikling og forbedring af systemet. Behovet for om der błr uddannes flere auditorer fra kontaktgruppen błr overvejes, idet den systemansvarlige błr friholdes for planlagte intern audit (p n r audit af auditorer). P den m de vil der ikke kunne drages tvivl omkring audit af auditorer, da den systemansvarlige vil kunne p tage sig denne opgave og st for alle dagligdags afvigelser. Et alternativ kunne v re, at der laves samarbejde med en nabokommune omkring audit af tv rg ende procedurer. Ledelsen skal vedligeholde langsitet plan for brugertilfredshedsundersłgelser. Forslag til lłbende forbedringer af systemet: I forbindelse med kommunens sagsbehandling p omr derne, skal sagsbehandlerne sikre sig, at der lłbende sker en tilretning og forbedring af procedurerne. Ved arbejdsplanl gningen skal det sikres, at der er afsat fornłden tid og ressourcer til at medarbejderne kan medvirke til arbejdet i kvalitetsstyringsorganisationes enkelte funktioner. Desuden skal det sikres, at der er afsat fornłden tid til, at medarbejdere aktivt kan medvirke til at vedligeholde og forbedre dokumenter i systemet. 6

7 7