Tilsyn Centerets navn: Center for børn og unge, Region Syddanmark Afdeling: Specialskolen Storebælt. Adresse: Strandvænget 2, 5800 Nyborg

Transkript

1 J.nr.10/18880 Område: Psykiatri og socialstaben Afdeling: Psykiatri og socialstaben Sagsbehandler: Hege Margrethe Grunnet Dato: 1. marts Telefonnr.: Tilsyn 2013 Centerets navn: Center for børn og unge, Region Syddanmark Afdeling: Specialskolen Storebælt. Adresse: Strandvænget 2, 5800 Nyborg Tilbuddets hjemmeside: Anmeldt tilsyn foretaget den: 28. februar 2013 Tilsynsførende: Socialfaglig konsulent Martin Rasmussen og specialkonsulent Hege Margrethe Grunnet. Kort beskrivelse af tilbuddet / institutionen: Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold evt. særlig forhold: Specialskolen Storebælt er en specialskole, der pr. 1. januar 2013 indgik i Center for Børn og Unge under Region Syddanmark. Skolen tilbyder vidtgående specialundervisning for elever fra 1. til 10. skoleår. Specialskolen Storebælt er ikke normeret til et bestemt antal elever, men aktuelt er der 22 elever. Målgruppen er børn og unge med multiple funktions-nedsættelser i moderat til svær grad. Kun få af skolens elever har udviklet et aktivt talesprog. Mange af eleverne er kørestolsbrugere. Flertallet af skolens elever bor i Børnehusene, som også er en del af Region Syddanmark. De øvrige bor hjemme og befordres til og fra skole med taxa. Tilbuddet drives i henhold til folkeskoleloven. Specialskolen Storebælt har også et STU-tilbud til 2 elever. Børnehusenes nybyggeri forventes færdigt ved årsskiftet 2014/15, hvilket vil medføre en markant Side 1 á 26

2 reduktion i elevtallet på Specialskolen Storebælt. Skolen forventes derfor at blive lukket inden udgangen af Tilsynets samlede vurdering Baggrunden for tilsynets samlede vurdering er forskellige former for datamateriale (interview, dokumentgennemgang, observation o.l.), hvilket er beskrevet i rapporten under pkt Hvert punkt omhandler et tema, som svarer til de følgende 7 temaer: 1. Kvalitetssikring og udvikling. Tilsynets vurdering af arbejdet med tilsynets tidligere anbefalinger: Tilsynet vurderer, at der er blevet arbejdet tilfredsstillende med de fleste af tilsynets tidligere anbefalinger. En anbefaling er fremsat på ny. 2. Målgruppe og beboersammensætning. Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning: Det er tilsynets vurdering, at der aktuelt er efterspørgsel efter skolens tilbud, idet der er 20 elever i folkeskolealderen, inkl. Børnehaveklasse. Yderligere er der 2 elever i et STU-forløb. 3. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold. Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v.: Det er tilsynets vurdering, at undervisningen og den pædagogiske støtte tilrettelægges individuelt, hvor der tages udgangspunkt i den enkelte elevs udfordringer og potentialer. Tilsynet bemærker, at de pårørende (inkl. formanden for skolebestyrelsen) gav udtryk for stor tilfredshed med specialskolen Storebælt. Det er desuden tilsynets indtryk, at skolen har velfungerende samarbejdsrelationer med eksterne parter. Tilsynet har fremsat en anbefaling vedrørende utilsigtede hændelser vedrørende sundhedsfaglige opgaver, herunder at skabe klarhed i medarbejdergruppen om, hvad der er en utilsigtet hændelse samt indberetning til Dansk Patient Sikkerheds Database ( DPSD). 4. Personale og arbejdsmiljø. Tilsynets vurdering af personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold at matche de pædagogiske mål: Tilsynet har ikke bemærkninger til personalenormeringen, personalets disponering og kvalifikationer. Tilsynet bemærker, at der er udfordringer i det fysiske arbejdsmiljø knyttet til løft og Side 2 á 26

3 forflytninger, og at der ifølge medarbejderne er stillet de nødvendige hjælpemidler til rådighed. Tilsynet vurderer, at det er fokus på medarbejdernes kompetenceudvikling. Tilsynet vurderer, at der fortsat er behov for fokus på registrering og indberetning af vold mod medarbejderne, jf. anbefalingen under pkt. 1., og der er fremsat en anbefaling om udarbejdelse af en voldspolitik. 5. Fysiske rammer. Tilsynets vurdering af de fysiske rammers egnethed og om standarden er tilfredsstillende: Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er egnede og tilfredsstillende. 6. Organisation, drift og forretningsgange. Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold, herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering: Tilsynet vurderer, at Specialskolen Storebælt er organisatorisk og driftmæssigt veldrevet. Tilsynet bemærker, at skolen står ovenfor store udfordringer i forbindelse med, at Børnehusene (hvor de fleste af eleverne bor) flytter til en anden kommune. Tilsynet bemærker medarbejdernes oplevelse af, at der er en klar ansvars- og kompetencefordeling. Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: Til videre kvalitetssikring og -udvikling anbefaler tilsynet: - At der arbejdes konkret med registrering af vold mod medarbejdere og vold børnene imellem samt at disse registreringer indberettes i henhold til gældende retningslinjer i Region Syddanmark (jf. pkt. 1- tidligere anbefaling, samt jf. pkt. 4.3). - At der skabes klarhed i personalegruppen om, hvad der er en utilsigtet hændelse, og at disse skal indberettes til Dansk Patient Sikkerheds Database (DPSD) (jf. pkt. 3.3.). - At der udarbejdes en voldspolitik (jf. pkt. 4.3.). - At der udarbejdes en alkoholpolitik (jf. pkt. 4.3.). Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Fra centerledere, vicecenterleder og afdelingsleder: Ad anbefaling 1: Der er udarbejdet registreringsskema efter møde med Driftssekretariatets arbejdsmiljøkonsulent. Ad. Anbefaling 2: Centerleder og visecenterleder har drøftet emnet med Driftssekretariatets arbejdsmiljøkonsulent. Det, som vi har indberettet som utilsigtede hændelser, vurderes ikke at være det. Så det, vi skal indberette, er, hvis der sker fejl vedrørende medicinudlevering. Emnet vil blive taget op på et pædagogisk Råds møde. Ad anbefaling 3: I første omgang har der været drøftelser og udarbejdelse af skema. Side 3 á 26

4 Fra driftsdirektøren: I forlængelse af ledelsens vurdering og set i lyset af specialskolens forestående nedlæggelse, vurderer driftsdirektøren, at opfyldelse af den sidste anbefaling om udarbejdelse af en alkoholpolitik kan nedprioriteres, da det ikke er relevant i forhold til specialskolens målgruppe. Fremsendelsesbemærkning til driftsdirektøren: Rapporten fremsendes hermed til videre behandling, idet der henvises til driftsdirektørens bemærkninger. Den 21. juni 2013, ABJ. Eventuelle prioriteringer ved tilsynet: Evt. særlige fokuspunkter: Tilsynet har i perioden november 2012 august 2013 særligt fokus på utilsigtede hændelser ved alle de regionale tilbud. Fokuspunktet er også undersøgt i forbindelse med tilsynet på Specialskolen Storebælt, og beskrives under pkt Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Ingen. Deltagere der blev interviewet ved tilsynet: Ledelsen: Vicecenterleder (tidl. forstander for Børnehusene) og afdelingsleder for specialskolen Storebælt. Beboere/brugere: Ingen p.g.a. kommunikationsudfordringer Medarbejdere: Tre medarbejdere deltog, heraf en TR/lærer, en AMIR/lærer og en pædagogmedhjælper. Blandt de tre medarbejdere er der to med lange ansættelser (15-17 år) og den sidst ansatte. Pårørende: Formand for skolebestyrelsen og pårørende til en hjemmeboende elev og pårørende til en elev, der har boet på Børnehusene, men som nu bor på et tilbud for voksne. Andet: Intet. Side 4 á 26

5 1. Kvalitetssikring og udvikling Hvorledes er anbefalingerne fra seneste tilsynsrapport for henholdsvis anmeldt og uanmeldt tilsynsbesøg fulgt op? Tidligere anbefalinger: Anbefalinger fra uanmeldt tilsyn d. 11. september 2012, og opfølgning: - Tilsynet anbefaler, at der arbejdes konkret med registrering af vold mod medarbejdere og vold børnene imellem samt at disse registreringer indberettes i henhold til gældende retningslinjer i Region Syddanmark. Opfølgning: Ifølge afdelingslederen er de tidligere voldsudfordringer ikke til stede mere. Medarbejderne fortalte, at der forekommer en del niv, krads o.l., men at de ikke betragter dette som vold. Dette beskrives yderligere under pkt Vold mod personale. Anbefalingen fremsættes på ny. - Tilsynet anbefaler, at medicin håndteres efter de gældende regler i vejledningen om medicinhåndtering, herunder at al medicin skal være påført navn på den person, som medicinen tilhører. Opfølgning: Tilsynet observerede medicinopbevaring i forbindelse med rundvisningen, hvor der blev foretaget stikprøvekontrol af elevernes medicin, som var mærket med navn og cpr.nr. - Tilsynet anbefaler, at ledelse og medarbejdere drøfter, om der evt. er behov for supervision i forhold til at håndtere den psykiske belastning, der kan være forbundet med den afmagt medarbejderne udtrykker at kunne opleve i konkrete situationer med børnene. Opfølgning: Tidligere var det kun medarbejderne i to af grupperne, der ønskede supervision, hvilket de får. Den sidste gruppe har efterfølgende også ytret et ønske herom, og nu får alle medarbejderne supervision. Anbefalinger fra anmeldt tilsyn d. 5. oktober 2011, og opfølgning: - At skolen finder en løsning, som sikrer, at forældre dagligt får mulighed for at læse det, der skrives i kontaktbøgerne. Opfølgning: Afdelingslederen har drøftet dette med skolebestyrelsen, herunder om de skal benytte Ipads, men det ønsker de ikke. Forældrene har udtrykt, at de er glade for kinabøgerne, hvor de får kommentarer fra både skole og børnehusene. En af grupperne benytter et elektronisk system HER bor, hvor forældrene kan læse med. Ledelsen fortalte, at de på nuværende tidspunkt ikke vil udvide dette til de øvrige afdelinger, da skolen formentlig lukkes Side 5 á 26

6 inden udgangen af At der udarbejdes en procedure, som sikrer, at alle nyansatte medarbejdere introduceres til reglerne om magtanvendelse. Opfølgning: Der er udnævnt en medarbejder, der er ansvarlig for introduktionsproceduren, og magtanvendelsesreglerne indgår nu i denne procedure. - At Specialskolen Storebælt undersøger muligheden for at betale for ppr-tjenester (psykolog) efter regning ud fra en aftalt timepris, eller finde en anden model, hvor der er sammenhæng imellem den købte ydelse og den pris man betaler. Opfølgning: Psykologen fra PPR leverer også supervision nu og er mere på skolen. 2. Beboersammensætning Aktuel beboer/bruger/elevsammensætning ændringer heri siden sidste tilsyn: Aktuelt er 21 elever indskrevet på skolen. Der er tilmeldt yderligere en elev (med en særforanstaltning), som vil starte i skolen, så snart en medarbejder fra elevens tidligere skoletilbud har mulighed for at starte på Specialskolen Storebælt. I løbet af tilsynsdagen kom der besked om, at den aktuelle medarbejder ville tiltræde indenfor kort tid. I indeværende skoleår er der kommet 1 ny børnehaveklasseelev, og der er etableret STU for to elever på 19 år. Særforanstaltninger: Der er aktuelt to elever med en særforanstaltning (registreret i LIS social). Enkeltmandsprojekter: Ingen. Andet: Intet 3. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Side 6 á 26

7 Pædagogisk koncept og metode: I specialskolens servicedeklaration fremgår, at eleverne har så forskellige funktionsniveauer og potentialer, at skolen ikke arbejder med én bestemt pædagogik. Der udarbejdes individuelle planer med beskrivelser af det enkelte barns muligheder og potentialer, som således danner udgangspunktet for arbejde med udviklingen af den enkelte elevs kompetencer. I forbindelse med rundvisningen observerede tilsynet, hvordan der blev arbejdet med eleverne. Flere af eleverne var til ridning, og dem der var tilbage på skolen fik undervisning i mindre grupper. Tilsynet fik forklaret hvilke fællestræk, der var kendetegnede for de forskellige grupper. Tilsynet bemærkede, at aktiviteterne harmonerede med det der blev fortalt om de forskellige grupper, hvor der desuden er fokus på individuelle potentialer og udfordringer hos den enkelte elev. Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: I servicedeklarationen kan man læse om et samarbejde med Børnehusene, hvor de fleste af skolens elever bor: Specialskolen arbejder sammen med Børnehusene omkring handleplaner for børnene. Børnehusene udarbejder elevbeskrivelser, skolen udarbejder elevplaner (læringsplaner). Tilsynet har læst 3 elevplaner, som indeholder en statusbeskrivelse af den enkelte elev, fokuspunkter/konkrete mål i skoleåret 2012/2013 og undervisningsplan for skoleåret. Undervisningsplanen indeholder humanistiske fag, naturvidenskabelige fag, praktiske/musiske fag og beskrivelser af elevens sociale relationer. Under hvert af fagene (f.eks. dansk, kristendom, matematik o.l.) er der en kort beskrivelse af elevens kompetencer og potentialer, hvad eleven skal arbejde med, og hvad læreren skal foretage sig. Anvendelse af individuelle planer / elevplaner i praksis: - Foreligger der kommunale handleplaner for eleverne? Skolen får den individuelle plan fra Børnehusene, som er godkendt af kommunerne. Skolen har ikke adgang til den kommunale handleplan. Specialskolen Storebælt har manual for koordinering af skole hjemsamtaler, koordinationsmøder, handleplansmøder og evalueringsmøder, som udarbejdes for hver enkelt elev, herunder hvem der skal deltage. - Hvordan følges der op på elevernes læringsplan eller individuelle plan (dokumentation af indsats, elevens fremskridt/ikke fremskridt, statusrapporter m.m)? Inden sommerferien skal der foreligge en læringsplan for elevernes næste skoleår, og der foretages en rettelse, hvis nødvendig, i starten af efteråret. Medarbejderne fortalte, at der ikke orienteres om små ændringer/justeringer (f.eks. en øvelse skal vare 15 sekunder i stedet for 10 Side 7 á 26

8 sekunder), hvorimod større ændringer formidles til elevens kommune og forældre. Der afholdes pædagogisk rådsmøde 4 gange pr. år, hvor det kommer frem, hvis der er noget, der bør ændres på. Der foretages også løbende evalueringer af elevernes udvikling bl.a. på lærermøder, psykologmøder o.l. Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde: Ledelsen fortalte, at der er ved at blive indført et nyt kommunikationssystem minspeak, som er finansieret af fondsmidler. Ifølge ledelsen er minspeak en ny måde at gribe kommunikation an på i forhold til skolens målgruppe, og der benyttes elektroniske hjælpemidler. Anvendelse af Bosted Systemet: Specialskolen Storebælt anvender ikke Bosted Systemet, som er særlig udviklet til botilbud (se pkt. 1, hvor det fremgår at skolebestyrelsen ikke har ønsket udskiftning af kinabøger). De pårørende, som deltog ved tilsynet fortalte om stor tilfredshed med skolens kommunikationsform og indhold. Ifølge de pårørende benyttes kinabøger, taleklods, billeder og mail. Andet: Intet Magtanvendelse og vold Hvordan introduceres til reglerne om magtanvendelse? Tilsynet har læst Specialskolens retningslinjer for magtanvendelse, som er vedtaget i skolens MED-udvalg d. 4. november Retningslinjerne bygger på Bekendtgørelse om foranstaltninger og til fremme af god orden i folkeskolen, nr. 27 af 12. januar Indgår introduktion til magtanvendelsesreglerne som fast procedure ved nyansættelser? Den sidst ansatte medarbejder, som også deltog ved tilsynet, kan ikke erindre at være blevet introduceret til retningslinjerne for magtanvendelse. Medarbejderen fik ikke et introduktionsforløb, som var færdig fastsat, hvilket medarbejderen selv formoder skyldes, at medarbejderen kendte børnene fra sit tidligere arbejde på Børnehusene. Medarbejderne fortalte, at introduktion til magtanvendelsesreglerne nu indgår som en fast del af introduktionen til nye medarbejdere, se pkt Giver medarbejderne under interviewet udtryk for, at de kender reglerne om Side 8 á 26

9 magtanvendelse? Ja. Antal og arten af magtanvendelser siden sidste tilsyn: I hele 2012 og 1. kvartal 2013 er der indberettet 2 magtanvendelser fra specialskolen Storebælt. Hvordan er magtanvendelserne fulgt op? Efter en magtanvendelse samarbejder medarbejderen, der har foretaget magtanvendelsen, og afdelingslederen om udarbejdelsen af magtindberetningen. Der er også fokus på opfølgning af medarbejderen efter en magtanvendelse. Ifølge medarbejderne er det fast praksis, at den der har været involveret i en magtanvendelse skal blive på arbejde til vedkommende har talt med nogen om det, og man skal ikke tage hjem med noget, der trykker. Herefter kommer magtanvendelsen også op på førstkommende teammøde og fællesmøde. Medarbejderne fortalte, at magtanvendelser får stor opmærksomhed i ledelsen og medarbejdergruppen. Ifølge ledelsen har medarbejderne fokus på opfølgning af den elev, som har været udsat for en magtanvendelse. Vold beboerne/brugerne/eleverne imellem: I perioden kvartal 2012 er der indberettet én episode med trussel om overgreb/vold eleverne imellem. Andet (Evt. politianmeldelser): Intet Beboer/bruger/elevindflydelse og trivsel Hvordan arbejdes der med Regionens brugerpolitik, herunder dato for tilbuddets brugerpolitik (kun voksentilbuddene)? (Region Syddanmarks brugerpolitik kan læses på følgende hjemmeside: ). Ikke relevant. Kender beboerne tilbuddets brugerpolitik (voksentilbuddene)? Ikke relevant. Side 9 á 26

10 Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? I tilbuddets servicedeklaration står, at der arbejdes med med- og selvbestemmelse på følgende måde: Vi arbejder desuden målrettet mod så stor autonomi, som den enkelte har mulighed for at udvikle. Flertallet af skolens elever er ikke i stand til at deltage i planlægning af deres undervisningsforløb. En enkelt af eleverne har dog været med til planlægningen i Beboernes oplevelse af muligheden for selv- og medbestemmelse: På grund af udfordringer knyttet til kommunikation, har tilsynet ikke haft mulighed til at undersøge elevernes oplevelse af mulighed for selv- og medbestemmelse. Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? Den ene pårørende omtalte medarbejderne som ildsjæle, der er engagerede i deres arbejde og som har håndteret skolens besparelser på en måde, som sikrer, at der ikke reduceres væsentligt i den konkrete støtte, som gives til den pårørendes barn. Den pårørende fortalte, at eleverne også kommer på udflugter, selv om der er gennemført besparelser. Udflugterne er måske kortere nu end tidligere, og enkelte gange blot en dagstur i den nærliggende park, men den pårørende er meget glad for at hendes barn kommer ud. Den pårørende fortalte også, at hun kan slappe af, når barnet er i skolen, fordi hun er tryg ved, at der bliver taget godt hånd om barnet. Den anden pårørende fortalte, at medarbejderne er lydhøre, hvis man stiller spørgsmålstegn ved nogen ting. Den pårørende fremhævede et eksempel fra et par år tilbage, hvor der var en tendens til, at der skulle være arrangementer, som alle eleverne skulle deltage i. Den pårørende fortalte, at der nu er kommet større fokus på, at der tages individuelle hensyn. Den pårørende har en oplevelse af, at medarbejderne brænder for deres arbejde, og den pårørende ser udvikling hos sit eget barn, som følge af den støtte skolen tilbyder. Begge de pårørende gav udtryk for stor tilfredshed med Specialskolen Storebælt. De pårørende udtrykte også stor bekymring for, hvad der skal ske med skolen i fremtiden, idet de ikke mener, der er andre undervisningstilbud i nærheden til deres børn. En af de pårørende gav udtryk for, at det er ærgerligt, at svømmehallen som tidligere blev benyttet (hvor man kan bruge lift o.l), blev renoveret og efterfølgende lukket Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: Eksternt firma står for rengøring af gulve og tungere rengøring. En pædagogmedhjælper står for det øvrige. Side 10 á 26

11 I forbindelse med rundvisningen observerede tilsynet, at der var rent og pænt over alt. Medicin/sundhedsfaglige opgaver: (Retningslinjer for medicinhåndtering i Region Syddanmark Socialområdet, kan læses på følgende hjemmeside: Yderligere information om standardprogrammet, Den Danske Kvalitetsmodel på socialområdet, herunder de retningsgivende dokumenter, kan læses på følgende hjemmeside: Tilsynet har læst Specialskolen Storebælts lokale instruks for medicinhåndtering, som er godkendt af MED-udvalget d. 4. november Det er tilsynets vurdering, at instruksen indeholder en tydelig beskrivelse af ansvarsfordelingen vedrørende håndtering af elevernes medicin (skolens, Børnehusenes og forældrenes ansvar). Ledelsen bekræftede, at ansvarsfordelingen er afklaret med både Børnehuset og elevernes forældre. Elevernes medicin er færdig doseret hjemmefra (af forældrene eller Børnehusenes medarbejdere), og gives til eleverne af skolens medarbejdere. Der er enkelte præparater, der skal gives i flydende form, som skolens medarbejdere doserer. I forbindelse med rundvisningen observerede tilsynet, at elevernes medicin opbevares i aflåst skab, og medicinen er mærket med den enkelte elevs navn og cpr.nr. - Hvor mange af eleverne får medicin? Fire af eleverne får medicin i skoletiden. - Hvor mange af eleverne får støtte til andre sundhedsfaglige opgaver? To af eleverne får hjælp til RIKning (blæren tømmes ved hjælp af et engangskateter). To medarbejdere er lært op i at udføre dette, og de er de eneste af skolens medarbejdere, som udfører opgaven. Hvis ingen af de to medarbejdere er på arbejde kontaktes en sygeplejerske. - Antal medarbejdere med medicinkursus (antal medicinansvarlige): Medarbejderne fortalte, at de ikke har været på decideret medicinkursus, men de har fået gennemgang/oplæring af en sygeplejerske. - Arbejde med standarder og retningsgivende dokumenter for hhv. medicinhåndtering og utilsigtede hændelser: Skolen er fritaget for at skulle arbejde med de nævnte standarder. - Antal utilsigtede hændelser indenfor de sidste 12 måneder: Ifølge ledelsen har der været 1 utilsigtet hændelse indenfor det sidste år, som alligevel ikke skulle registreres, idet det ikke omhandlede en sundhedsfaglig ydelse. - Praksis i forhold til dokumentation og indberetning af utilsigtede hændelser (Lokalt og DPSD): Ifølge medarbejderne kan det forekomme, at man glemmer at signere, efter man har givet en Side 11 á 26

12 elev medicin. Dette sker oftest i forbindelse med, at der sker noget uforudset, idet man er ved at give medicin, f.eks. at et barn får et epileptisk anfald eller lignende. Den normale praksis er, at man signerer på et medicinskema, når man har givet et barn medicin. Eventuelle uregelmæssigheder vedrørende medicin noteres ligeledes på skemaet og formidles til Børnehusene og/eller elevens forældre. Medarbejderne kender ikke til, at utilsigtede hændelser skal indberettes til Dansk Patient Sikkerheds Database (DPSD). Ledelsen er klar over kravet om indberetning af utilsigtede hændelser (til DPSD). Tilsynet anbefaler, at der skabes klarhed i personalegruppen om, hvad der er en utilsigtet hændelse, og at disse skal indberettes til Dansk Patient Sikkerheds Database (DPSD). Evt. kostpolitik: Specialskolen Storebælt har ikke en kostpolitik, idet eleverne har madpakke med. Andet: Intet Samarbejde med forældre / pårørende Hvordan arbejdes der med Regionens pårørendepolitik, herunder dato for tilbuddets / institutionens pårørendepolitik? (Region Syddanmarks pårørendepolitik kan læses på følgende hjemmeside: ). Specialskolen Storebælt har en skolebestyrelse. Skolebestyrelse/Forældrebestyrelse / pårørenderåd: Det overordnede samarbejde mellem skole og hjem bliver varetaget af skolebestyrelsen, der vælges hvert fjerde år. Skolebestyrelsen består af 5 forældrevalgte medlemmer, et regionsrådsmedlem, to medarbejderrepræsentanter samt uden stemmeret skolelederen. Skolebestyrelsens opgaver er bl.a.: At fastsætte principper for skolens arbejde og at føre tilsyn med dette At fastsætte principper for samarbejdet mellem skole og hjem, fællesarrangementer m.m. At godkende skolens budget At godkende skolens undervisningsmidler. Nøgleordene for samarbejdet mellem forældre og skole er respekt, åbenhed, tillid, gensidig information, engagement og dialog. Side 12 á 26

13 (Beskrivelsen er hentet fra Specialskolens servicedeklaration) Opfølgning af sager fra skolebestyrelse / forældrebestyrelse / pårørenderåd: Bestyrelsesformanden fortalte, at der afholdes 4-6 møder pr. år. Formanden gav udtryk for, at hun oplever et højt informationsniveau fra afdelingslederens side. Formanden for skolebestyrelsen synes, at deres opgave er at stille spørgsmål til det der sker på skolen, men at det er skolens og lærernes ansvar at vurdere, hvilke initiativer der skal iværksættes f.eks. indførelse af mindspeak. Det er bestyrelsesformandens indtryk, at skolebestyrelsen er inddraget i passende omfang. Den pårørende, som ikke er med i skolebestyrelsen, oplever, at de pårørende bliver indkaldt til de forskellige arrangementer i god tid. Det er den pårørendes indtryk, at samarbejde imellem bestyrelsen og skolen fungerer godt. Den pårørende læser referaterne fra skolebestyrelsens møder, og synes det fungerer godt. Andet: Tilsynet har læst referat fra 3 møder i skolebestyrelsen i Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Børn og unge: Procedure for udbetaling af lomme- og tøjpenge: (Kendes og anvendes gældende takster for 2013: Ikke relevant, idet skolen ikke administrerer elevernes lomme- og tøjpenge. Voksne: Procedure for håndtering af beboermidler: (Kendes og anvendes Region Syddanmarks Forretningsgangsbeskrivelse vedr. administration af beboermidler, Ikke relevant. Andet: Intet Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet med region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: I specialskolens servicedeklaration fremgår, at der samarbejdes med følgende: Side 13 á 26

14 Skolens vigtigste samarbejdspartnere er Børnehusene og forældrene. I samarbejde med Børnehusene er der udarbejdet en manual for samarbejdet, som klargør, hvilke møder, der skal være, hvad indholdet skal være, hvem der skal deltage, og hvem der indkalder til mødet. Skolen har udarbejdet en lignende plan for de hjemmeboende børn. Samarbejdspartnere: De øvrige specialskoler på Fyn: Rævebakkeskolen, Nyborg Byhaveskolen, Svendborg Pilehaveskolen, Assens Enghaveskolen, Odense Nørrebjergskolen, Odense Skrillingeskolen, Middelfart Derudover har vi mange samarbejdspartnere: Forældre og skolebestyrelse Børnehusene, herunder børnehaven Fysio- og ergoterapeuter fra Børnehusene Daghjemmet Østerhuse CSV Østfyn Institutionerne på Skaboeshusevej Diverse kommuner. Social- og Sundhedsskolen i Svendborg Center for videregående uddannelser på Fyn Specialbørnehaver VIHS VIKOM: Videnscentret om kommunikation og multiple funktionsnedsættelser Refsnæsskolen, synskonsulent Center for rehabilitering og specialrådgivning Nyborg Taxa Diverse fonde Desuden har skolen mange projekter med specialskoler fra andre lande, primært i EU. Disse projekter finansieres via Comenius, som hører under Styrelsen for Universiteter og Internationalisering. Ledelsen fortalte om generelt velfungerende samarbejdsrelationer med eksterne parter. Handleplansamarbejdet: - Hvor mange kommuner samarbejdes der med? Side 14 á 26

15 Skolen samarbejder i alt med 5 kommuner. Det er Nyborg kommune, der har skoleforpligtigelsen. Elevplanerne sendes til elevens hjemkommune og Nyborgs ppr-tjeneste til godkendelse. - Hvor ofte holdes der møder med kommunerne vedr. den enkelte elev? Der holdes det indledende møde ved indskrivning, og efter dette er det ppr, som følger op i forhold til det enkelte barn. - Deltager eleven og/eller forældrene? Der er skole-hjemsamtaler, hvor forældrene også kommer ind over elevplanerne. Der afholdes også fælles forældremøder. De fleste forældre kommer til møder vedrørende deres eget barn. - Pårørendes oplevelse vedrørende deltagelse i udarbejdelse af elevplaner: De pårørende får barnets elevplan sendt hjem inden skole-hjem samtalerne, og kan gøre indsigelser, hvis der skulle være noget. Den ene pårørende har selv fremsat forslag, som er blevet tænkt ind i elevplanen, f.eks. ønske om at barnet skulle til at bruge computer. Andet: Intet Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Har der været mundtlige / skriftlige klager siden sidste tilsyn, og hvordan er de evt. håndteret? Afdelingslederen / skolelederen oplyste, at der ikke er modtaget klager siden sidste tilsyn. Andet: Intet. Side 15 á 26

16 3.8. Særlige problemstillinger F.eks. sidst godkendte undervisningsplan ved intern skole: Undervisningsplanerne er udarbejdet i samarbejde med de øvrige specialskoler på Fyn. Nyborg kommune har godkendt planen, ved at Rævebakke skolen har sendt den ind, og det er den samme plan. F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Legepladsen er godkendt (gennemgået af legepladsinspektør). Andet: Intet. 4. Personale og arbejdsmiljø Matcher antal ansatte (faktisk personaleforbrug) og personalets sammensætning de faglige mål (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Medarbejdersammensætningen (hentes fra servicedeklaration): Pædagogisk personale: - 9 lærere - 7 pædagogmedhjælpere Administrativt personale: - 1 skoleleder - 1 skolesekretær En af pædagogmedhjælperne er desuden rengøringsassistent. En anden af pædagogmedhjælperne har timer til pedelarbejde. - Medarbejdernes egen vurdering: Det er medarbejdernes vurdering, at personalesammensætningen matcher børnenes behov. Idet børnene har brug for 1 til 1 kontakt kunne det være ønskeligt at være flere, men medarbejderne giver udtryk for, at de kan give et godt tilbud til eleverne, selv om de ind imellem må vente Side 16 á 26

17 lidt. Medarbejderne gav udtryk for et godt tværfagligt samarbejde, hvor man supplerer hinanden. Lærerne har ansvar for den læring der foregår, men i praksis deltager alle i udførelsen. - Pårørendes vurdering: Den ene pårørende fortalte, at hun ikke tænker ret meget over medarbejdernes faglige baggrund. Det er hendes oplevelse, at medarbejderne har forskellige funktioner og god kontakt med hendes barn. Den anden pårørende er glad for, at man har både lærere og pædagogmedhjælpere, fordi de kan noget forskelligt. Vikaranvendelse, omfang og procedure: Der benyttes kun vikarer ved kendt langtidsfravær. I kortere perioder ved akut behov kan tidligere medarbejdere tilkaldes. Lærere dækker så vidt muligt hinanden ind. De fleste lærere har et antal vikardage, som sikrer at alt kendt fravær dækkes ind Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg årsagen hertil? En pædagogmedhjælper er fratrådt sin stilling ved årets afslutning for at påbegynde en uddannelse. Stillingen er ikke genbesat Sygefravær Sygefraværsstatistik: (Sygefraværsstatistik for tilbuddet og de sociale tilbud leveres fra Regions Syddanmarks HR-afdeling. Tilsynet inddrager Socialøkonomis kvartalsvise oversigt, hvor sygefraværet deles i kort og - langtidssygdom). Sygefravær på Specialskolen Storebælt i perioden februar 2012 januar 2013: Barns 1. sygedag Børnerelateret fravær Sygedage, Arb.sk, 56, Nedsat tid I alt Afdelings-niveau Fravær i % Fravær i % Fravær i % Fuldtids Fravær i % (timer) (timer) (timer) ansatte (timer) Storebælt Assistent/Overass. 0,00% 0,00% 1,91% 0,81 1,91% Side 17 á 26

18 Storebælt Lærer/Overlærer 0,67% 0,00% 1,85% 6,81 2,52% Storebælt Lærer/Overlærer 0,00% 0,00% 1,15% 1,00 1,15% Storebælt Praktisk 0,75% 0,00% 5,63% 4,36 6,37% Medhjælper Storebælt Skoleinspektør 0,00% 0,00% 0,76% 1,00 0,76% Storebælt Souschef Ovk 0,38% 0,00% 0,76% 1,00 1,15% Sum 0,41% 0,00% 2,08% 19,89 2,49% Det samlede sygefravær (sygedage, arbejdsskade, 56, nedsat tid) har i perioden februar 2012 januar 2013 ligget på 2,08 %. Dette er betragtelig lavere end det regionale gennemsnitlige sygefravær, som i samme periode har været 6,25%. Ledelsen fortalte, at der i starten af 2013 har været en periode med en del sygefravær p.g.a. influenza. Det er ifølge ledelsen svært at undgå smitte, når støtten til eleverne kræver, at der er tæt kontakt. Ledelsen fortalte, at de har holdt måltallene for sygefraværet. Aktuelt antal langtidssyge: (Def. på langtidssygdom: 28 sygefraværsdage, eller flere, i løbet af et år). I perioden februar 2012 januar 2013 er der registreret 3 langtidssyge medarbejdere. Ledelsen fortalte, at der aktuelt er 1 medarbejder der er langtidssyg, hvilket ikke er arbejdsrelateret, og der er aftalt dato for, hvornår medarbejderen vender tilbage i arbejde. Sygefraværspolitik: Specialskolens sygefraværspolitik er godkendt af MED-udvalget d. 29. november Ifølge afdelingslederen er der en praksis, som lever op til 1, 5, 15 ordningen, men denne er ikke skrevet ind i sygefraværspolitikken endnu, idet de afventer afgørelse om, der skal udformes en samlet fraværspolitik i centeret, eller om man selv skal udforme en egen. Andet: Intet Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: I opfølgningen på sidste APV/MTU (fra 2012) fremgår, at der kan være udfordringer knyttet til løft og forflytninger, herunder brug af hjælpemidlerne og håndteringsvejledningerne, som er til rådighed. Også høje lyde, som enkelte af eleverne giver fra sig, kan være generende, hvilket forsøges løst ved, at der skal være høreværn tilgængelig, og der skal være mulighed for personaleskifte. Ifølge medarbejderne er de nødvendige hjælpemidler tilstede. Side 18 á 26

19 Psykisk arbejdsmiljø: Medarbejderne refererede til seneste MTU (fra 2012), som viser, at der er stor arbejdsglæde og trivsel i medarbejdergruppen. Medarbejderne fortalte også, at lederen har en åben dør, og man kan altid gå til hende, dersom der er noget der trykker. Anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: (Hentes fra EASY, Arbejdsskadestyrelsen, Arbejdstilsynet) Tilsynet fik oplyst (i det indsendte materiale), at der ikke har været arbejdsskader siden sidste tilsyn. Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): Antal voldsepisoder mod medarbejderne, som er indberettet til socialområdet i perioden kvartal 2012: 0 episoder. Der er udarbejdet en skriftlig procedure for registrering af vold, som er godkendt af MED-udvalget d. 4. november Medarbejderne fortalte, at de lige har drøftet registreringspraksis i forhold til vold på deres personalemøde. Medarbejderne fortalte, at der forekommer niv og krads, hvilket de ikke opfatter som vold. Niv, krads og lignende registreres i pædagogisk øjemed, men registreringerne indberettes ikke til socialområdet. Medarbejderne fortalte, at de oplever krads, slag, hiv i håret, niv o.l. dagligt. Tilsynet vurderer, at de niv, krads, slag o.l., som medarbejderne fortalte at de udsættes for i deres arbejde, går under hvad der defineres som vold (også selv om den enkelte elev ikke udfører handlingen bevidst for at skade). Tilsynet anbefaler, at alle former for vold registreres og indberettes til socialområdet. Dato for sidste APV hvordan følges op? Sidste APV/MTU var i 2012, og der er udarbejdet en handleplan med beskrivelser af bl.a. indsatsområder, deadline, ansvarlig og evalueringstidspunkt. Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: - Dato for seneste besøg af arbejdstilsynet: Den 8. januar Evt. påbud fra arbejdstilsynet, der endnu ikke er afsluttet: Specialskolen Storebælt fik en grøn smiley, hvilket betyder, at de ikke har noget udestående med Arbejdstilsynet. Politikker røg, vold, misbrug m.v.: Side 19 á 26

20 - Har tilbuddet følgende politik (seneste rev. dato angives i parentes): Vold: Skolen har ikke en voldspolitik. Røg: Ja (Rev. af MED-udvalget d. 11. maj 2011). Misbrug: Specialskolen Storebælt har ikke en decideret alkohol og misbrugspolitik. Medarbejderne fortalte, at de kender politikkerne, som står i en håndbog, der også gennemgås med alle nye medarbejdere. Ledelsen fortalte, at det første møde i centerets nye sikkerhedsudvalg afholdes d. 7. marts Mødet skal bl.a. bruges til at finde de temaer, der skal arbejdes med fremadrettet og i hvilken rækkefølge. Ved mødet forventes også en drøftelse af, om der skal udarbejdes fælles politikker for centeret, individuelle løsninger eller fælles politikker med mulighed for lokale tilpasninger. Jf. pkt. Vold mod personale vurderer tilsynet, at der er behov for at definere, hvad der skal registreres som vold. Tilsynet anbefaler derfor, at der udarbejdes en voldspolitik. Ifølge afdelingslederen er der ikke udfordringer vedrørende alkohol og misbrug. For at forebygge eventuelle udfordringer i forbindelse med alkohol og/eller misbrug anbefaler tilsynet, at der udarbejdes en alkoholpolitik. Andet: Intet Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: - Har alle medarbejderne en kompetenceudviklingsplan? Ifølge ledelsen har alle medarbejderne en kompetenceudviklingsplan, der udarbejdes ved medarbejderudviklingssamtalen (MUS). Medarbejderne fortalte, at de har en kompetenceudviklingsplan, og at det er deres opfattelse, at planen medvirker til at sikre, at de kan komme på relevante kurser. Særlige efteruddannelsestiltag: Aktuelt er der særlig fokus på, at medarbejderne skal uddannes til at kunne bruge minspeak. Der er også fokus på, at relevante deltagere deltager i arbejdsmiljøuddannnelse (AMIR) og MED-uddannelsen. En medarbejder er i gang med den pædagogiske diplomuddannelse. En anden medarbejder, der har afsluttet et lignende forløb sidste sommer, er nu blevet pædagogisk vejleder. Side 20 á 26

21 MUS / GRUS. Form og hyppighed: Der afholdes MUS årligt. Supervision: Alle medarbejderne får fast supervision (børnenes psykolog er supervisor), og det fungerer godt. Der er også mulighed for individuel supervision. Introduktionsforløb for nye medarbejdere, herunder vikarer: - Er der udarbejdet en fast introduktionsprocedure/plan? Nye medarbejdere introduceres ud fra en fast procedure, hvor der er beskrevet, hvad der skal gennemgås. Hvilken baggrund har de medarbejdere, der fungerer som praktikvejledere for at udøve praktikvejledning og hvordan følges op på kvaliteten af praktikvejledningen? Har ikke praktikanter. Hvordan organiseres praktikforløbet for de studerende og med hvilket indhold, herunder dato for seneste plan over praktikforløbet? (Gældende: Lov nr. 315 af 19. april 2006 om uddannelsen til professionsbachelor som pædagog, 14-15) Ikke relevant, jf. ovenfor. Andet: Intet MED arbejde Hvordan er strukturen? MED - strukturen er ved at blive ændret i forbindelse med dannelsen af det nye center (pr. 1. januar 2013). Det nye MED-udvalg bliver sammensat af ca. 20 medlemmer i alt. Specialskolen Storebælt får to repræsentanter i MED-dvalget TR for lærerne og afdelingslederen. Centerlederen bliver formand for MED-udvalget, og en medarbejderrepræsentant skal udpeges som næstformand. Side 21 á 26

22 Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? Tilsynet har fået tilsendt og læst referat fra 5 MED-udvalgsmøder. Ledelsen regner med, at centerets første år vil blive brugt til at få MED-udvalget til at fungere godt samt etablering af sikkerhedsorganisationen. Andet: Intet. 5. Fysiske rammer Udendørs rammer: Specialskolen Storebælt ligger på en naturskøn grund ud mod Storebælt, hvor de er omgivet af et stort parkanlæg. Skolen har også legepladser, der er bygget til elevernes behov. Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Lokalerne er indrettet efter, at der udelukkende er elever med multiple funktionsnedsættelser på Specialskolen Storebælt. Skolen har i de sidste 4 år foretaget en gennemgribende modernisering. Skolen er malet lys og venlig, og der er installeret belysning, som tager hensyn til de synssvage elever. Skolen har haft et projekt, hvor eleverne sammen med en kunstner har udsmykket væggene, så der er noget spændende at se på for de, der har en synssans. Skolen har fået tilbygget lokaler, så undervisningsmiljøet nu fremtræder tidssvarende og optimalt for eleverne. Der er foretaget tilbygning og ændring af lokalefordelingen, så skolen nu har et stort kombineret møde- og motoriklokale. I lokaler med elever, der ikke er mobile, er der rumdækkende lifte. Der forefindes relevante stole og siddepladser, som eleverne måtte have brug for. Skolen har trænings-redskaber som cykler, stå- og gåstativer, mekanisk hest, diverse gyngeredskaber, smartboards og touchskærme, talemaskiner m.m. I alle undervisningslokaler er der køleskab til opbevaring af madpakker o.a. Seneste bygningssyn: - Dato: Planlagte ombygninger: Side 22 á 26

23 Ingen. Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: - Seneste godkendte beredskabsplan: Gennemgås 1 gang pr. år. Sidste gang i maj Seneste brandsyn: Der har ikke været brandsyn. Falck gennemgår beredskabet 1 gang pr. år og udarbejder sikkerhedsrapport. Sidste gang var d. 28. marts 2012, og her var ingen bemærkninger. - Seneste brandøvelse: Der afholdes evakueringsøvelse 1 gang pr. skoleår. Sidste øvelse var d. 1. december Der er endnu ikke fastsat dato for dette skoleår. Seneste levnedsmiddelkontrol: Specialskolen er ikke underlagt levnedsmiddelkontrollen. Andet: Intet. 6. Organisation, drift og forretningsgange Det økonomiske tilsyn, bestående af et kvartalsvis ledelsestilsyn, varetages af det sociale område. Her udtrækkes alene nøgletal fra det økonomiske tilsyn. Vedtaget budget: Budget for 2012 var: kr. Det endelige budget for 2013 var ikke fastlagt på tilsynstidspunktet. Belægningsforhold og takst: [Belægning år til dato, forventet belægning resten af året, evt. venteliste] Belægningsoversigt for tilbuddet i 2012 (Hentet fra LIS): Katalogydelse Normerede Forbrugte Takst Budgetterede Faktiske pladser i gnst. pladser i gnst. belægnings- procent belægnings- procent Specialskolen Storebælt (121) 22 20, % 92% Side 23 á 26

24 Specialskolen Storebælt, STUelev 0,3 0, % 100% 22,7 21,5 Evt. bemærkninger: Ingen Økonomi Forventet over- /underskud: Efter første økonomiopfølgning i 2012 blev der forventet et underskud på 5,15 %. Specialskolen Storebælt kom ud af 2012 med et lille underskud på 0,73 % ( kr.). Årsag til forventet over- /underskud? Ledelsen fortalte, at de har gennemført et indkøbsstop i Seneste revisionsbesøg: - Dato: Den 8. november Evt. bemærkninger: En bemærkning vedr. en kørselsgodtgørelse der ved en fejl ser ud til at være udbetalt to gange. Evt. bemærkninger vedr. ledelsestilsyn: [Vedr. opfølgning på delegeret ansvar for økonomi, månedsrapport, opfølgning] Ingen. Andet: Intet Ledelse og organisation Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne? Ifølge medarbejderne er ansvars- og kompetencefordelingen synlig. Hvordan holder centerleder, vicecenterleder, afdelingsleder sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Centerlederen holder 1 gang om måneden individuelle samtaler med afdelingslederen. Side 24 á 26

25 Vicecenterlederen har særligt ansvar for skolen og børnehusene. En gang om måneden vil der blive holdt møder for afdelingslederne på hhv. handicap og unge området, hvor der er mulighed for faglig drøftelser. Hvorledes kommunikeres regler og retningslinjer (fra center ud til medarbejderne)? Vicecenterlederen har erfaringer med kommunikation fra Børnehusene, som også inden centerdannelse lå spredt rent geografisk. Afdelingslederen og vicecenterlederen har en forventning om, at der vil blive kommunikeret igennem MED-udvalget, afdelingslederne og ved at centerlederen eller vicecenterlederen deltager ved møder. Afdelingslederen har en oplevelse af, at centerdannelsen har ført til, at tingene er kommet tættere på end tidligere, da det hele lå i regionshuset. Hvorledes kommunikeres regler og retningslinjer? Medarbejderne fortalte, at regler og retningslinjer formidles via pædagogisk rådsmøde, fredagsmøde o.l. Hvilket møde som benyttes til formidling/kommunikation afhænger af, om det er noget til beslutning eller orientering o.l. Udviklingstendenser: Specialskolen Storebælt står aktuelt ovenfor udfordringer, idet Børnehusene bygger nye fysiske rammer, som forventes færdig ved årsskiftet 2014/15. De nye fysiske rammer ligger i Odense kommune, hvor eleverne således vil blive overflyttet til. Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: Specialskolen Storebælt indgik pr. 1. januar 2013 i Center for Børn og Unge under Region Syddanmark. Centeret består yderligere af de tidligere regionale tilbud: Børnehusene, Egely og Møllebakken. Ledelsen forventer, at det første år efter centerdannelsen vil blive brugt til at få den nye organisation til at fungere godt. Hvordan anvendes socialområdets ledelsesgrundlag i praksis på tilbuddet har det været drøftet, og hvilke dele er tillagt størst vægt? Vicecenterlederen fortalte, at man tidligere har benyttet ledelsesgrundlaget på hvert af de tidligere tilbud, og det vil man bygge videre på. Der er taget hul på at beskrive mission, vision og værdier for det nye center. Side 25 á 26

26 Andet: Intet. Side 26 á 26