Nyhedsbrev oktober Om effektive indkøb og institutionsforvaltning for selvejende institutioner

Transkript

1 KONTAKT SKI Hvis du har spørgsmål omkring tilmelding eller generelt, er du velkommen til at kontakte SKI Kundeservice: Nyhedsbrev oktober 2012 Om effektive indkøb og institutionsforvaltning for selvejende institutioner Udarbejdet af Ministeriet for Børn og Undervisning (MBU), Uddannelsesministeriet (Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, FIVU), Rådgivningsgruppen og SKI

2 Indhold Uddannelsesministeriet er ny partner i samarbejdet... 3 Kommende arrangementer i partnerskabet... 3 Fælles udbud/indkøb af elektricitet for selvejende institutioner... 4 SKI s rammeaftaler og Statens Indkøbsaftaler er forskellen ens?... 4 Overblik over SKI s rammeaftaler... 5 Overblik over aftaler i Statens Indkøb... 6 Introduktion til tærskelværdier og kontraktberegning... 7 Udbud.dk en platform for annoncering af indkøb under ca. 1,5 mio. kr Rådgivningsgruppen og dens medlemmer... 8 Yderligere information samt gode ideer til projekter mv Indkøbs- og udbudsrelaterede links... 9

3 Uddannelsesministeriet er ny partner i samarbejdet Ministeriet for Børn og Undervisning, Uddannelsesministeriet og SKI har indgået en ny partnerskabsaftale med virkning fra den 1. oktober Partnerskabsaftalen afløser den tidligere aftale mellem MBU og SKI. Da MBU, de selvejende institutioner og SKI i fællesskab vurderer, at arbejdet i regi af partnerskabsaftalen generelt har været værdifuldt og bidraget til at skabe brugbare resultater for ikke mindst institutionerne, er det besluttet at indgå en ny partnerskabsaftale for perioden , hvor også Uddannelsesministeriet og ministeriets institutioner deltager i samarbejdet. Intentionen med partnerskabsaftalen er i et tæt samarbejde mellem de to ministerier, institutionerne og SKI yderligere at understøtte og inspirere til udviklingen af effektive indkøb og effektiv institutionsforvaltning på både de selvejende institutioner og centralt i ministerierne. De selvejende institutioner leder arbejdet med at implementere partnerskabsaftalen via en styregruppe (Rådgivningsgruppen af institutions- og foreningsrepræsentanter). Rådgivningsgruppen træffer beslutninger om igangsættelse af projekter og aktiviteter samt prioriterer de midler, som stilles til rådighed i forbindelse med arbejdet. Kommende arrangementer i partnerskabet Temadag om indkøb og udbud for institutioner uden egne professionelle indkøbsafdelinger Den 25. oktober på Syddansk Erhvervsskole i Odense afholdes en temadag målrettet institutioner, der ikke (endnu) har egne professionelle indkøbsafdelinger. Formålet med temadagen er at give institutionerne praktisk og anvendelig information om konkrete initiativer, værktøjer og aftalemuligheder, der kan bidrage til at sikre flest mulige midler til institutionerne og deres uddannelser frem for i leverandørernes lommer. På dagen får institutionerne bl.a. en indføring i, hvilke regler og love, der regulerer institutionernes indkøb samt inspiration til, hvor der er hjælp at hente, herunder oplagte områder, hvor der kan realiseres konkrete indkøbsgevinster på institutionerne inden for bl.a. it- og på bygningsområdet. Klik her for at se program, invitation og tilmelding. Konference i Odense om fremtidens it I januar 2013 afholdes konference om fremtidens it, hvor der er fokus på institutionernes it- og digitaliseringsmæssige muligheder og udfordringer. Målgruppen er it-ansvarlige på selvejende institutioner, herunder it-chefer, it-ansvarlige, administrationschefer, ressourcedirektører mv. med overordnet ansvar for it-og systemområdet på institutionerne. På konferencen vil institutionerne få information om nyheder og udviklingstendenser på it-området i bred forstand fra bl.a. UNI-C og Uddannelsesministeriet, bl.a. med fokus på, de politiske mål og myndighedskrav til pædagogisk og administrativ it på selvejende institutioner. På konferencen stilles skarpt på forventningerne til fremtidens digitale uddannelsesinstitution og på, hvordan institutionerne udnytter de nye muligheder og den nyeste teknologi. Deltagerne får desuden inspiration til, hvordan it-afdelingerne kan effektivisere sine indkøb. Konferencen afsluttes med et kig i krystalkuglen om, hvordan fremtidens pædagogiske og administrative it på selvejende institutioner vil udvikle sig inden for de kommende 10 år. Der udsendes invitationer i november.

4 Fælles udbud/indkøb af elektricitet for selvejende institutioner Tidligere er der i perioden 2008 til 2010 med stor succes og store besparelser for institutionerne gennemført fælleskoordinerede miniudbud af el, hvor 150 institutioner har deltaget. Mange af leveringsaftaler, som institutionerne tidligere har indgået, udløber med udgangen af Derfor gennemføres der i efteråret 2012 en ny udbudsrunde, som institutionerne har mulighed for at tilmelde sig. Udbuddet sker i samarbejdet med Nordisk Energipartner, der tidligere har bistået institutionerne med at gennemføre udbud på området. Der udsendes primo oktober, via de to ministeriers forsendelsesservice, mere konkret information om projektet samt proces for tilmelding mv. Eventuelle spørgsmål til projektet kan rettes til: Jens Hedegaard Madsen i SKI på mail: jhm@ski.dk eller telefon: Jytte Colling, indkøbschef på Slagelse Gymnasium på mail: Jytte.colling@Skolekom.dk. Søren Rytter, Nordisk Energipartner på mail: Soeren.rytter@energipartner.dk SKI s rammeaftaler og Statens Indkøbsaftaler er forskellen ens? På institutionerne kan der med rette opstå tvivl om forskellene mellem SKI og Statens Indkøb. SKI er en indkøbscentral, der ejes af Finansministeriet og Kommunernes Landsforening og har til formål at stille frivillige rammeaftaler til rådighed for selvejende institutioner og hele den øvrige del af den offentlige og halvoffentlige sektor i Danmark. SKI s aftaler har typisk et lidt bredere leverandørfelt og sortiment end aftalerne i Statens Indkøb. Det er frivilligt for de selvejende institutioner at anvende både aftalerne i SKI og i Statens Indkøb. Nedenfor finder du en oversigt over de væsentligste ligheder og forskelle mellem Statens Indkøb og SKI. SKIs rammeaftaler Statens Indkøbsaftaler Antal rammeaftaler medio Sortimentsudbud: Bredt og varieret sortiment Smalt og standardiseret sortiment Hvornår træder nye aftaler i kraft? Er det frivilligt for de selvejende institutioner at anvende aftalerne? Kan de private gymnasier, produktionsskolerne og de frie grundskoler anvende aftalerne? Skal man tegne abonnement for at få adgang til at købe på aftalerne? Løbende Ja Ja Ja Primo januar hvert år træder ca. 4-6 ny indkøbsaftaler i kraft (på nye og genudbudte vareområder). Ja Nej Nej.

5 Skal man tilmelde sig hver aftale, man ønsker at handle på? Findes der aftaler, hvor man efter frivillig tilslutning forpligter sig på køb? Nej, man kan frit benytte/tildele på de frivillige aftaler Ja, på de 11 såkaldte forpligtende aftaler på forbrugsartikler, rengøringsartikler, engangsservice samt på kontormøbler, computere, printer og multifunktionsmaskiner. Forpligtelsen modsvares af skarpe priser. Ja, Tilmelding til Statens Indkøbs aftaler for de selvejende skal som udgangspunkt ske i perioden primo januar til 1. marts i det år, hvor aftalen træder i kraft. Det sker i systemet Ethics. Ja. Men aftaler indgået fra og med 2010 er ikke omfattet af en forpligtelse for institutionerne til køb/anvendelse Overblik over SKI s rammeaftaler SKI har udarbejdet en vejviser, som giver en komplet grafisk og indholdsmæssig oversigt over alle SKI s nuværende og kommende rammeaftaler. Klik her for se vejviseren. På ski.dk kan du også se SKI s udbudsplan og få et overblik over igangværende og kommende udbud. Klik her for at se udbudsplanen. Nedenfor er en kort gennemgang af rammeaftaler, som er trådt i kraft hen over sommeren. Tre fødevareaftaler, der giver adgang til et langt menukort Før sommerferien trådte tre aftaler på fødevareområdet i kraft. En aftale, hvor du kan placere din ordre hos en totalleverandør, samt to aftaler for specialleverandører inden for økologi og kød og pålæg : Fødevarer og drikkevarer totalleverandører, en aftale som giver adgang til et meget bredt sortiment af fødevarer og drikkevarer Fødevarer og drikkevarer Specialleverandører; Økologi, som omfatter langt de fleste efterspurgte økologiske produkter. Aftalen gælder kun i Region Sjælland og Region Hovedstaden, da SKI ikke modtog tilbud på den delaftale, der skulle dække vest for Storebælt Fødevarer og drikkevarer Specialleverandører; Kød og pålæg, som omfatter de fleste former for kød og pålæg. Udover de traditionelle slagtervarer, giver aftalen også mulighed for særlige udskæringer. Sammen med rammeaftalerne på Forbrugsartikler og Storkøkkenudstyr kan du nu købe næsten alt til offentlige køkkener gennem SKI s rammeaftaler. Til sammen dækker aftalerne både madvarer til hverdag og specielle behov, samt behovet for tilbehør og udstyr såsom fødevareemballage, engangsservice, storkøkkenudstyr og køkkenartikler. Fælles for de tre aftaler er, at de er baseret på anerkendte standarder for fødevarernes kvalitet. Ny rammeaftale for elektricitet Indkøb af el er en kompleks opgave, som foregår på et komplekst marked. 1. august trådte en ny rammeaftale for elektricitet i kraft, som har til formål at gøre det nemmere for offentlige organisationer at konkurrenceudsætte elektricitet.

6 Rammeaftalen er opdelt i fem delaftaler, der afspejler fem typiske kundeforbrugsprofiler. Opdelingen giver din organisation målrettede priser, alt efter hvor komplekst organisationens elforbrug er. SKI har udarbejdet vejledninger og værktøj, som hjælper dig med at indhente din organisations forbrugsdata, identificere organisationens kundeforbrugsprofil samt at gennemføre et miniudbud. Ny rammeaftale på computere Offentlige indkøbere kan spare tid og penge ved at købe computere nemt og hurtigt med SKI s rammeaftale på computere. SKI stiller et online værktøj til rådighed, der hjælper brugeren med at købe de rette computere og for hele den offentlige organisation bliver udbudspligten samtidig afløftet. Aftalen er frivillig og fællesoffentlig, og kan derfor som udgangspunkt bruges af alle offentlige organisationer. Dog skal statslige enheder først afklare med Moderniseringsstyrelsen, om de er underlagt den forpligtende statslige aftale på området. Overblik over aftaler i Statens Indkøb Statens Indkøb vil i efteråret 2012 gennemføre EU-udbud af indkøbsaftaler på følgende indkøbsområder: Flytteydelser (nyt udbud) Rengørings- og forbrugsartikler (nyt udbud) Kontorartikler (genudbud) Netværkskomponenter (switche, routere mv.) (genudbud) Kontormøbler (genudbud) Aftalerne træder i kraft 1. januar 2013 og udgør indkøbsprogrammets 7. fase. Selvejende institutioner har i perioden fra den 1. januar Statens Indkøb har desuden rammekontrakter på følgende indkøbsområder: Antivirusprogrammel AV-materiel Computere Datakommunikation Forbrugsstoffer og datatilbehør Grafisk software (tilmelding sker direkte til Adobe) Hjemmearbejdspladser Hotelophold i Danmark IT-sikkerhedsrådgivning Konferencefaciliteter Konsulentassistance vedr. Microsoft-programmel Kontorartikler med dag-til-dag-levering Kontorartikler til konsignationslager Kontormaskiner, multifunktionsmaskiner Kontormaskiner, printere Kontormøbler Kontrolcentral

7 Mobilt bredbånd Netværkskomponenter Papir i ark med dag-til-dag-levering Rejsebureauydelser Rengøring Server Standard kopi- og printydelser Storage Telefoniaftalen Trykkeriydelser Vagt Videokonferenceudstyr Selvejende institutioner kan anmode Moderniseringsstyrelsen om at få lov til at tilslutte sig de eksisterende rammekontrakter. Det skal ske via systemet Ethichs, som kan tilgås via Nærmer information om aftalerne findes på Introduktion til tærskelværdier og kontraktberegning Det er en udfordring for mange selvejende institutioner løbende at vurdere, hvorvidt et indkøb af varer og tjenesteydelser skal i EU-udbud eller ej. Selvejende institutioner er udbudsretligt forpligtet til at sende indkøbet i EU-udbud, når institutionens samlede indkøbsvolumen inden for en specifik varegruppe overstiger tærskelværdien på kr. Typisk opgøres kontraktværdien over en 4- årig periode. Med henblik på at hjælpe de selvejende institutioner og andre SKI-brugere i forbindelse med disse overvejelser, har SKI i samarbejde med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen udarbejdet en vejledning, der sætter fokus på de regler, der gælder, når værdien af en kontrakt skal beregnes. Vejledningen giver institutionerne svar på en række centrale spørgsmål, bl.a.: Hvordan beregner/opgør institutionen kontraktværdien? Hvordan sikrer institutionen, at udbudspligten er afløftet? Hvornår og hvordan kan institutionen bruge rammeaftaler? Hvilke indkøb er omfattet af annonceringspligten? Hvordan bliver udbudsreglerne håndhævet? Vejledningen Introduktion til tærskelværdier og kontraktberegning kan hentes på: Udbud.dk en platform for annoncering af indkøb under ca. 1,5 mio. kr. Siden 1. april 2012 har alle ordregivere skulle benytte når de annoncerer indkøb af varer og tjenesteydelser omfattet af tilbudslovens annonceringspligt. Dermed skal de selvejende institutioner som offentlige ordregivere annoncere følgende kontrakter på

8 Offentlige vareindkøbskontrakter, hvis værdi overstiger kr., men er mindre end de aktuelle tærskelværdier i udbudsdirektivet ( kr.). Offentlige tjenesteydelseskontrakter omfattet af udbudsdirektivets bilag II A, hvis værdi overstiger kr., men er mindre end de aktuelle tærskelværdier i udbudsdirektivet ( kr.). Offentlige tjenesteydelseskontrakter omfattet af udbudsdirektivets bilag II B, hvis værdi overstiger kr. (Annonceringspligten for II B-tjenesteydelser forventes at blive ophævet pr ). Rådgivningsgruppen og dens medlemmer Rådgivningsgruppen træffer beslutninger om projekter og aktiviteter samt prioriterer de midler, som Ministeriet for Børn og Undervisning (MBU), Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser (FIVU) samt SKI stiller til rådighed i forbindelse med arbejdet. Følgende institutionssektorer er repræsenteret i Rådgivningsgruppen: Gymnasier SOSU-skoler Erhvervsskoler og AMU-centre VUC Professionshøjskoler Erhvervsakademier Følgende institutions- og foreningsrepræsentanter repræsenterer de enkelte institutionsområder i Rådgivningsgruppen: Gerly Rimmer, indkøbschef, VIA UC (formand, udpeget af Professionshøjskolernes Rektorkollegium) Claus Engsted, økonomi- og administrationschef, Randers Social og sundhedsskole (næstformand, udpeget af SUSO-lederforeningen) Aage Toft-Christensen, leder af indkøbsfællesskabet IFIRS (udpeget af Danske Erhvervsskoler) Ib Thyge Christensen, indkøbschef, UC Capital (udpeget af Professionshøjskolernes Rektorkollegium) Tina Hansen, indkøbskoordinator, EUC Sjælland (udpeget af Danske Erhvervsskoler) Susanne Würtz, konsulent, Danske Erhvervsskoler (udpeget af Danske Erhvervsskoler) Ulla Lundgaard, Viborg Gymnasium (udpeget af Gymnasieskolernes Rektorforening) Anne Wieth-Knudsen, konsulent, SOSU-lederforeningen (udpeget af SUSO-lederforeningen) Jytte Colling, indkøbschef, Slagelse Gymnasium (udpeget af Gymnasieskolernes Rektorforening) Kirsten Overgaard Bach, chefrådgiver, Rektorforeningen (udpeget af Gymnasieskolernes Rektorforening) Torben Hollingdal, økonomi- og administrationschef, VUC Djursland (udpeget af VUClederforeningen)

9 Maya Ryvad Lauritsen, konsulent, KEA (udpeget af Erhvervsakademiernes Rektorkollegium) Torben Samson, It-chef, KEA (udpeget af Erhvervsakademiernes Rektorkollegium) Ministeriet for Børn og Undervisning (MBU), Ministeriet for Forskning, Innovation og videregående Uddannelser (FIVU) samt SKI er sekretariat for Rådgivningsgruppen via: Irene Pless, fuldmægtig, MBU Sine Kildevang Madsen, fuldmægtig, FIVU Jens Hedegaard Madsen, kundepartner, SKI Yderligere information samt gode ideer til projekter mv. Ved behov for yderligere information om nyhedsbrevet og de enkelte projekter og aktiviteters indhold kan henvendelse ske til rådgivningsgruppens medlemmer og til sekretariatet ved: Fuldmægtig Irene Pless, MBU: eller på Fuldmægtig Sine Kildevang Madsen, FIVU: eller på Kundepartner Jens Hedegaard Madsen, SKI: eller på Rådgivningsgruppen, Undervisningsministeriet og SKI opfordrer institutionerne til løbende at komme med forslag og idéer til projekter, indsatsområder mv., som institutionerne ønsker, at Rådgivningsgruppen skal tage op. Indkøbs- og udbudsrelaterede links Institutionerne kan søge yderligere information om udbud og effektive indkøb på bl.a. følgende adresser/links: samt samt