Activity-Based Costing som supplement til variabilitetsregnskabet - Med MySQL og SAP Business One

Transkript

1 Activity-Based Costing som supplement til variabilitetsregnskabet - Med MySQL og SAP Business One Aalborg Universitet Cand. merc. Økonomistyring 7. semester Gruppe

2 Titelblad Uddannelsesinstitution: Aalborg Universitet Uddannelse: Cand. Merc. Økonomistyring 7. Semester Gruppe: 2 Emne: Variabilitetsregnskabet & ABC Vejleder: Daniel Harritz Afleveringsdato: 19. december 2012 Sider: 64 Anslag: Normalsider: 52,19 Forord: Dette projekt er udarbejdet i fagene videnskabelig metode, ledelsens informationsværktøjer samt managerial accounting på 7. semester af uddannelsen Cand. Merc. Økonomistyring på Aalborg Universitet. I projektet er der benyttet teori fra pensum samt relevant litteratur omhandlende variabilitetsregnskabet samt Activity-Based Costing. Projektet er udarbejdet i samarbejde med vores tildelte vejleder Daniel Harrtiz. Projektet er udarbejdet af: Dennis Jakobsen Rasmus Olsen Tine Josefsen Vinni Østergaard

3 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Metode Videnskabsmetodiske overvejelser Metodesyn Analysetilgang Operativt paradigme Afgrænsning Projektdesign Interne regnskabsvæsen Variabilitetsregnskabet Registreringerne Stedsdimensionen Formålsdimensionen Absolut delelighed og reversibilitet Kritik af variabilitetsregnskabet Activity-Based Costing Grundprincipper Aktivitets cost drivere Reversibilitet i ABC Kritik af ABC Del Variabilitetsregnskabet versus ABC Case: Crunchy Crisps Databasen Anvendte programmer Relationelle databaser Normalisering Relationer Database for variabilitetsregnskabet Database for ABC Samlet database Lønsomhedsanalyse Lønsomhedsanalyse i Wavemaker af Crunchy Crisps Lønsomhedsanalysen i Excel af Crunchy Crisps Delkonklusion Del ERP-system SAP Moduler i SAP Business One... 48

4 6.3 Variabilitetsregnskabet i SAP Business One Dimensioner i SAP Business One Hierarkier i SAP Business One Kalkulationsopgaven ABC i SAP Business One Direkte omkostninger i SAP Business One Ressourcer Aktiviteter Omkostningsobjekter Kritik af ABC i SAP Business One Delkonklusion Konklusion Litteraturliste Appendix Bilag 1 Fordeling af aktivitetsomkostninger til omkostningsobjekter

5 1 Indledning Regnskabsvæsenet er et instrument, som benyttes af ledelsen i enhver virksomhed. I regnskabet registreres alle virksomhedens transaktioner i forhold til omverdenen og ved hjælp af disse registreringer beregnes overskuddet for perioden. Udover registreringerne skal registreringsgrundlaget også give oplysninger om de økonomiske forhold i virksomheden og ud fra dette er det muligt for ledelsen at træffe bedre beslutninger (Madsen 1959). Den danske økonom Vagn Madsen står bag udviklingen af variabilitetsregnskabet, som er et af de danske grundregnskaber. Madsen fokuserede på grundregistreringerne i det interne regnskabsvæsen, som skulle gøre det muligt at løse flere opgaver. Robert Kaplan & Robin Cooper udviklede Activity-Based Costing (ABC), som et forbedringsforslag til de traditionelle amerikanske fordelingsregnskaber. ABC blev udviklet på baggrund af, at fordelingen af kapacitetsomkostningerne, ofte ikke afspejlede det reelle kapacitetstræk, hvilket betød, at beslutningsgrundlaget var utilstrækkeligt (Bukh & Israelsen 2003). En af udfordringerne med variabilitetsregnskabet er, at det kan være meget ressourcekrævende at foretage registreringer på det dybeste hierarkiske niveau, da det kræver direkte målinger. Hvis ikke det er muligt at foretage direkte målinger fordeles omkostninger på en bloc og derved er det ikke muligt præcist at aflæse, hvilket formål omkostningerne tilhører. Derfor vil vi anvende ABC, som supplement til variabilitetsregnskabet, for at give en mere præcis fordeling af omkostningerne til produkterne og derved give ledelsen et bedre beslutningsgrundlag. Ledelsens informationssystemer vil blive inddraget gennem projektet og i Del 1 vil der blive fokuseret på udarbejdelsen af en database, som skal danne grundlag for udarbejdelsen af en fiktiv lønsomhedsanalyse. Vores problemstilling til første del af projekt er: Hvordan kan Activity-Based Costing supplere variabilitetsregnskabet med henblik på, at få en mere præcis allokering af omkostningerne til produkterne? For at visualisere og eksemplificere vores problemstilling, vil vi udarbejde databasen i MySQL, der sammenkobler variabilitetsregnskabet og ABC samt anvender denne til udarbejdelsen af lønsomhedsanalysen. Lønsomhedsanalysen skal fungere som en inspirationsanalyse til ledelsen, hvorved ledelsen vil være i stand til at træffe beslutninger ud fra. Gennem udarbejdelsen af projektet er vi kommet frem til, at ABC kan supplere variabilitetsregnskabet på tre punkter, da ABC tillader estimeringer. Det første punkt ABC skal varetage er fordelingen af de små omkostningspuljer, da omkostningerne er for små til, at der vil blive foretaget direkte målinger i variabilitetsregnskabet og derved vil registreringen ske på en bloc. 1

6 Det andet punkt er støtteomkostningerne, da det er små opgaver, der udføres mange gange og derved vil der skulle bruges mange ressourcer på at få en nøjagtig registrering. Det sidste punkt er indirekte lønomkostninger, da det kan være vanskeligt og ressourcekrævende at måle medarbejdernes tidsforbrug mellem forskellige produkter. Ved at anvende ABC som supplement til variabilitetsregnskabet på disse punkter spares der ikke udelukkende ressourcer, men allokeringen af omkostningerne bliver også mere detaljeret og danner derved bedre grundlag for beslutninger. I anden del af projektet har vi valgt en anden tilgang til ABC og variabilitetsregnskabet. Her vil fokus på ledelsens informationssystemer være funktionaliteten af et ERP-system og hvordan et ERP-system, som SAP Business One, interagerer med de to omkostningsregnskaber. Til dette har vi opsat to problemstillinger: 1) Hvilke muligheder er der for at genfinde variabilitetsregnskabets principper i SAP Business One? og 2) Kan SAP Business One levere data til udarbejdelsen af et ABC-system med henblik på løsning af kalkulationsopgaven? Resultatet på disse problemstillinger til Del 2 blev, at der ikke er nogen direkte relationer mellem variabilitetsregnskabet og SAP Business One, men der er dog enkelte ligheder. Til den anden problemstilling fandt vi ud af, at SAP Business One ikke kan levere tilstrækkelig information til udarbejdelsen af et ABC-system, da SAP Business One kun arbejder med én fordelingsnøgle og ikke de to som ABC har brug for. 2 Metode I de følgende afsnit vil vores metodiske overvejelser ud fra Arbnor & Bjerke (2009) blive beskrevet. De metodiske overvejelser er et vigtigt element af et projekt, da det medvirker til at give opgaven ensartethed og struktur, da de procedurer, der anvendes tilhører det valgte metodesyn. Derudover kan verden anskues på forskellige måder, så for at begrunde valgene foretaget i projektet er det relevant at have det metodiske syn klarlagt. 2.1 Videnskabsmetodiske overvejelser Ud fra Arbnor & Bjerke (2009) beskrives de grundlæggende antagelser, som ligger til grund for paradigmevalget. Nogle af paradigmerne tilhører to af de metodiske syn, hvilket illustreres i Figur 1 Paradigme og metodesyn. 2

7 Figur 1 Paradigme og metodesyn Kilde: Egen tilvirkning med inspiration fra Arbnor & Bjerke (2009) System synet er valgt som det metodiske syn i projektet, da det underbygger vores grundantagelse, at virkeligheden kan forklares som bestående af systemer, der er en del af en større helhed. Vi undersøger en lille del af virkeligheden og har udelukkende valgt elementer som vi finder relevante, hvilket betyder, at virkeligheden kunne se anderledes ud, hvis den var blevet undersøgt anderledes. 2.2 Metodesyn Metodesynet i et projekt er vigtigt, så procedurerne der følges tilhører det valgte syn. Dette gælder især, når der er tale om casestudier eller empiriske undersøgelser. I et teoretisk projekt har metodesynet ikke den samme betydning, hvilket betyder, at system synet i dette projekt er anvendt for at skabe sammenhæng. I det følgende vil fremgangsmåden blive forklaret, med inddragelse af de begreber fra system synet, som vi finder relevante for projektet Analysetilgang Ifølge Arbnor & Bjerke (2009) er systemanalysen, systemkonstruktion og systemteorien de tre tilgange, der kan vælges indenfor system synet. Formålet med systemanalysen er at gengive, forklare og forstå. Der gengives det virkelige system, en systemmodel eller en fortolkning uden at ændre det virkelige system. I systemkonstruktionen udarbejdes en ny systemmodel, som vil være en ny kombination af virkeligheden. Modellen skal erstatte det eksisterende system, som ikke virker optimalt. I systemteorien er formålet at skabe en generel model, som kan anvendes på alle systemer Operativt paradigme Som bindeled mellem system synet og projektet anvendes det operative paradigme, hvor der i dette afsnit forklares, hvordan system synet kommer til udtryk. System synet er udgangspunktet i dette projekt, hvilket giver fleksibilitet i forhold til undersøgelsen af elementerne. Derudover er analysetilgangen til Del 1 systemkonstruktionen, da vi vil udarbejde 3

8 en ny kombination af variabilitetsregnskabet og ABC, da det eksisterende system ikke virker optimalt. For at kunne gøre dette skal eksisterende empiri studeres, forstås og fortolkes, så det er muligt, at kunne analysere hvilke ændringer, der skal foretages, for at opnå en forbedret model. Til Del 2 anvendes systemanalysen, da vi vil gengive, forstå og forklare, hvordan ERP-systemet SAP Business One interagerer med variabilitetsregnskabet og ABC. Dataene i projektet består af sekundær litteratur, hvilket hovedsagligt er bøger og relevante artikler. Litteraturen anvendes til at validere vores problemstillinger. I første del anvendes litteraturen til, at analysere, hvordan ABC supplerer variabilitetsregnskabet med henblik på en mere præcis allokering af omkostningerne til produkterne. Derudover undersøges det også, hvordan man via MySQL og Wavemaker kan opbygge en database, der kombinerer variabilitetsregnskabet og ABC, hvilket gør det muligt at levere information til ledelsen. I anden del anvendes litteraturen til, at analysere, hvilke muligheder der er i SAP Business One for at genfinde variabilitetsregnskabets principper og om SAP Business One kan levere den nødvendige data til løsning af kalkulationsopgaven via ABC. Anvendelsen af sekundær litteratur i projektet betyder, at man skal være opmærksom på, at litteraturen er udarbejdet til et andet formål end at komme med et løsningsforslag til vores problemstillinger. Derfor er det nødvendigt at tolke den sekundære litteratur for, at det kan benyttes på vores område, hvilket kan forårsage en negativ effekt af gyldigheden. Størstedelen af de sekundære kilder i projektet er bøger udgivet af troværdige forlag samt artikler udgivet af anerkendte forskere, hvilket er med til at øge validiteten af kilderne og derved ses de som troværdige i forhold til vores projektskrivning. Vi vil jf. system synet forholde os objektivt til litteraturen på trods af visse forskere/forfattere kan fremstå subjektive overfor deres forskningsområde. 2.3 Afgrænsning Vi har i vores projekt valgt at afgrænse os fra Wavemaker, da vi ikke mener at Wavemaker bringer nogen værdi til vores projekt. Vi vil derfor kun anvende Wavemaker til at vise et eksempel på, hvordan man indtaster data i Wavemaker. Formålet med at udarbejde en databasemodel i MySQL er ikke nødvendigvis at kunne udføre det i Wavemaker, men derimod at kunne bruge den som eksemplificering til en lønsomhedsanalyse af casevirksomheden Crunchy Crisps. Derfor har vi valgt, at Microsoft Excel skal håndtere databasemodellens data. Vi har valgt at afgrænse os fra det styringsorienterede regnskab og kun anvende det til at forklare rammen om de danske grundregnskaber. Årsagen hertil er, at vi udelukkende vil se på 4

9 variabilitetsregnskabet, da det er mere sammenligneligt med ABC. Årsagen til dette er, at ABC og variabilitetsregnskabet begge benytter sig af omkostninger, hvorimod det styringsorienterede regnskab anvender udgifter og derfor finder vi det ikke relevant at inddrage det styringsorienterede regnskab i vores samlede model for omkostningsfordelingen. 3 Projektdesign I dette afsnit vil vi redegøre for, hvordan projektet er opbygget. Dette er illustreret i nedenstående figur. Figur 2 Projektdesign Kilde: Egen tilvirkning 5

10 Vi vil først beskrive teorien for det interne regnskabsvæsen, hvor der kort forklares omkring de seks opgaver som Madsen (1959) mener regnskabsvæsnet skal løse. Herefter beskrives teorien bag variabilitetsregnskabet og Activity-Based Costing, hvor vi efter hver teoribeskrivelse forholder os kritisk til de enkelte dele. Vi vil i denne forbindelse benytte os af Madsen samt Kaplan & Cooper til at beskrive vores teori og inddrage andre teoretikere, hvor det findes nødvendigt. I Del 1 vil vi gennemgå problemstillingen tilhørende første del af projektet, hvor vi diskuterer variabilitetsregnskabet set i forhold til ABC, samt en beskrivelse af vores fiktive casevirksomhed Crunchy Crisps. Derefter opstilles en database i MySQL, som vil blive anvendt til både at illustrere sammenkoblingen mellem variabilitetsregnskabet og ABC samt til udarbejdelsen af en lønsomhedsanalyse for Crunchy Crisps produkter. I forbindelse med diskussionen af variabilitetsregnskabet set i forhold til ABC, vil vi supplere vores anvendte teori med Bukh & Israelsen. Under teoridelen i databasen anvendes materiale fra Vang. I Del 2 vil vi gennemgå den anden problemstilling, som er opdelt i to. Først vil vi foretage en generel beskrivelse af ERP-systemer samt beskrive det anvendte ERP-system SAP Business One. Derefter vil vi se på, hvilke muligheder der er for at genfinde variabilitetsregnskabets principper i SAP Business One. Herefter vil vi se om det er muligt, at SAP Business One kan levere data til udarbejdelsen af et ABC-system med henblik på løsningen af kalkulationsopgaven. Til denne del af projektet vil vi benytte os af Romney & Steinbart til at forklare teorien bag ERP-systemer, samt inddrage tidligere skrevet teori, hvor vi finder det nødvendigt. Efter afslutningen af hhv. Del 1 og Del 2 vil vi udarbejde delkonklusioner, som vil danne grundlag for den endelige konklusion, der har til formål at besvare problemstillingerne. 4 Interne regnskabsvæsen I de følgende afsnit dannes der grundlag for den videre benyttelse af variabilitetsregnskabet og ABC. Derfor vil der blive givet en introduktion til økonomistyring som et begreb, samt en introduktion til hhv. variabilitetsregnskabet og ABC. Derefter vil teorierne omkring variabilitetsregnskabet og ABC blive gennemgået. Økonomistyring er et meget bredt begreb, som kan tolkes på utallige måder. Fortolkningen afhænger af personerne, som undersøger emnet og hvilket perspektiv der anlægges. Andersen & Rohdes (2001, s. 1) definition af økonomistyringsbegrebet er at træffe bevidst 6

11 målrettede beslutninger, specielt under hensyn til økonomi som målelement. Økonomistyringsbegrebet betyder også, at organisationen skal etableres, udvikles og vedligeholdes, således beslutningsprocesserne kan varetages og gennemføres. Ydermere skal kvaliteten af virksomhedens gennemførte beslutninger evalueres (Andersen & Rohde 2001). Den danske professor i økonomi Vagn Madsen (1959) mener, at regnskabsvæsnet er inkluderet i økonomistyringsbegrebet og regnskabsvæsnet skal hjælpe danske virksomheder med produktionsstyring og ressourceoptimering. Regnskabsvæsnet skal ifølge Madsen (1959) hjælpe virksomhedens ledelse med at træffe beslutninger og gennemføre handlingerne. Derved danner regnskabsvæsnet grundlag for fremtidsorienterede beslutninger ud fra en helhedsorienteret betragtning. Ifølge Madsen (1959) omfatter regnskabsvæsnet de fortløbende økonomiske og materielle registreringer, som danner basis for de økonomiske registreringer. De periodisk tilbagevendende økonomiske beregninger, som foretages på grundlag af registreringerne er også tilknyttede heri. Madsen har defineret seks opgaver som regnskabsvæsnet skal løse, disse er; registreringsopgaven, overskudsopgaven, kalkulationsopgaven, kontrolopgaven, alternativopgaven og budgetopgaven. Opgaverne har forskellige funktioner, hvor fx budgetopgaven giver et overblik over forventede indtægter og omkostninger for den kommende periode. Opgaverne indgår også i et sammenspil med hinanden, hvor fx kontrolopgaven anvendes, når budgettet afviger væsentligt fra de realiserede tal. Derudover danner registreringsopgaven fælles grundlag for alle opgaverne. Kalkulationsopgaven omhandler ifølge Madsen (1959, s. 82) tilregning af omkostningerne til produkterne. Når omkostningerne er fordelt kan disse oplysninger danne grundlag for en forkalkulation for fremtidens produktomkostninger og derved hjælpe med prisfastsættelsen. I kontrolopgaven er hovedopgaven at kontrollere om de faktiske omkostninger stemmer overens med de forventede omkostninger, der er blevet lagt sammen for de enkelte produkter. Hvis der opdages en difference mellem de faktiske og forventede omkostninger skal denne analyseres. Alternativopgavens hovedopgave er ifølge Madsen (1959, s. 83) at forsøge at give svar på, hvordan fremtidige handlinger kan bidrage til virksomhedens overskud. Her bruges tidligere regnskaber til at analysere, hvordan omkostningerne varierer i takt med en eller flere faktorer. Oplysningerne derfra skal bruges som grundlag for alternativkalkulerne til de fremtidige handlinger i virksomheden (Madsen 1959, s. 83). Ud fra alternativkalkulerne skal virksomheden vælge de mest fordelagtige handlinger blandt mulighederne. I variabilitetsregnskabet skal kalkulerne foretages udenfor selve 7

12 regnskabet eller arbitrært i regnskabet, dog skal den arbitrære del have en isoleret klart afgrænset plads (Madsen 1959, s. 83). Registreringsopgaven skal ifølge Madsen (1959, s. 84) gøre det muligt at løse de opgaver, som ligger udenfor regnskabsvæsnets rammer. Registreringerne skal være fri for arbitrære fordelinger, hvilket skyldes, at oplysningerne skal kunne anvendes individuelt for hver kalkulesituation. Overskudopgaven går ifølge Madsen (1959, s. 18) ud på, at registreringerne for regnskabsperioden skal danne grundlag for at opstille overskuddet for perioden. Overskudsopgaven har forskellige overskudsberegninger alt efter, hvad formålet er med beregningerne. I budgetopgaven ligges der planer for virksomhedens fremtid (Madsen 1959, s. 19). I planerne indgår de alternativer, som er blevet valgt og budgettet vurderer begyndelsessituationen og periodens handlinger frem til periodens slutning. Hovedopgaven med det interne regnskab skal ifølge Madsen (1959, s. 131) være registreringsopgaven uden arbitrære fordelinger. Når registreringerne er fortaget, kan de bruges som grundlag for alternativvurdering, som står uden for regnskabet. Som en kritik til variabilitetsregnskabet videreudviklede professor Zakken Worre i 1960 erne det styringsorienterede regnskab, som professor Palle Hansen havde udviklet i 1940 erne. Hansen havde adskilt det interne og eksterne regnskab, med inspiration fra det tyske omkostningsregnskab. Hansen havde opstillet to hovedformål med det interne omkostningsregnskab, hvilke var; præcis produktomkostning og omkostningskontrol (Worre 1994). Zakken Worre udviklede i stedet tre hovedopgaver, hvilke er; at omkostningsregnskabet skal levere information så ledelsen kan bibeholde, justere eller ændre strategien. Ydermere skal omkostningsregnskabet levere opdateret og valid information som basis til beslutningstagen samt levere dokumentation til lovmæssige og interne formål (Worre 1994). Omkostningerne skal ifølge Worre (1994) have den samme validitet på alle hovedopgaverne og må ikke fordrejes ved kun at anskue en af hovedopgaverne. Ifølge Bukh & Israelsen (2003) har de traditionelle regnskabssystemer siden 1980 erne været kritiseret, for ikke at give ledelsen den nødvendige information. ABC blev udviklet på baggrund af kritikken omkring de traditionelle fordelingsregnskaber, som var baseret på fuld fordeling af omkostninger. Det traditionelle fordelingsregnskab var ifølge Bukh & Israelsen (2004) det mest anvendte interne regnskab i USA på daværende tidspunkt. Robert Kaplan og Robin Cooper udviklede ABC, som effekt af debatten omkring de traditionelle 8

13 fordelingsregnskaber og den økonomistyringstænkning, som blev benyttet på amerikanske universiteter. Stigende kapacitetsomkostninger var bl.a. et af hovedpunkterne i debatten, da fordeling af kapacitetsomkostninger, som ikke afspejler reelle kapacitetstræk, ofte kan være årsagen til et utilstrækkeligt beslutningsgrundlag og være medvirkende til at gøre beslutninger mindre valide (Kaplan & Cooper 1998). Denne beskrivelse af de interne regnskabsvæsner danner grundlag for videre beskrivelse af teori samt diskussion af variabilitetsregnskabet og ABC. 4.1 Variabilitetsregnskabet Den danske økonom Vagn Madsen udviklede i 1950 erne variabilitetsregnskabet, hvilket skete på baggrund af de opgaver som han mente regnskabsvæsnet havde. Madsen inddeler de seks opgaver i tre grupper, hvor den interne regnskabsopgave består af kalkulations-, kontrol- og alternativopgaverne, der omhandlede det interne regnskab. Grundlaget for at disse opgaver kan løses er ifølge Madsen registreringsopgaven (Madsen 1959, s. 20). Derudover er overskudsopgaven den primære opgave for det eksterne regnskabsvæsen, dog anvendes overskudsopgaven også i det interne regnskabsvæsen. Den sidste opgave er budgetopgaven (Madsen 1959, s. 20). Variabilitetsregnskabet er et dualistisk system, som består af variabilitetsregnskabssystemet og den eksterne finansielle rapportering. Madsen fokuserer dog udelukkende på variabilitetsregnskabssystemet i hans fremstilling. For at kunne analysere variabilitetsregnskabet yderligere vil der blive givet en grundig beskrivelse af teorien omkring Madsens principper herunder. Dette vil inkludere registreringerne art, sted og formål samt reversibilitet, absolut delelighed og kritik af variabilitetsregnskabet Registreringerne Variabilitetsregnskabet fokuserer på, at regnskabet skal danne grundlag for at tage beslutninger om ændringer i tilstanden ved hjælp af alternativer i kalkulerne. Formålet er at komme frem til alternative materielle kombinationer, som er mere fordelagtige end den nuværende (Madsen 1959, s. 131). Hovedopgaven for variabilitetsregnskabet er at være et registreringsregnskab med formålsneutrale registreringer, hvor omkostningerne skal registreres i forhold til en eller flere faktorer (Madsen 1959, s. 133). Registrering af alle enkeltfaktorerne er dog uoverkommeligt og i stedet må omkostningerne samles i større grupper. Grupperne skal have en fælles variabilitetsfaktor, som omkostningerne varierer tilnærmelsesvis proportionalt i forhold til, hvilket også kaldes 9

14 variabilitetsprincippet (Madsen 1959, s ). Hvis det ikke er muligt at finde en fælles variabilitetsfaktor, vil den samlede omkostningspulje være registreret på en bloc, hvilket er hierarkiets øverste niveau. Variabilitetsprincippet, der er nævnt ovenover, er det ene af to principper, som gælder for variabilitetsregnskabet. Det andet er, som tidligere nævnt, at der ikke foretages arbitrære fordelinger. Dette betyder, at der ikke fremkommer vilkårlige fordelinger, men der i stedet bliver henført direkte til formålet. Derfor accepterer Madsen udelukkende valide samt faktiske målinger af forbruget, når omkostningen skal registreres. Således inddrages afskrivningerne og finansielle omkostninger ikke i variabilitetsregnskabet (Madsen 1959, s ). Variabilitetsregnskabet er et omkostningsregnskab, da en registrering foretages når der er sket et forbrug. Omkostningerne registreres ved en budgetrate multipliceret med en faktisk mængde. Omkostningsarten skal registreres direkte og på rette niveau under steds- og formålsdimensionen og omkostningen skal altid registreres på alle tre dimensioner, hvilket betyder, at summen af hver dimension altid er lig hinanden (Madsen 1959). Figur 3 Variabilitetsregnskabets tre dimensioner Omkostningsarter Omkostningssteder Omkostningsformål Kilde: Egen tilvirkning med inspiration fra Madsen (1959, s. 133). Variabilitetsregnskabet bygger på, at alle omkostninger registreres ud fra art, sted og formål, hvilket ses i Figur 3 Variabilitetsregnskabets tre dimensioner. Artsbegrebet angiver forbruget af en ressourcetype, hvilket eksempelvis kunne være materialer eller løn. Disse omkostningsarter varierer med forskellige faktorer, som både har en steds- og en formålsplacering Stedsdimensionen Stedet, ofte også kaldet afdelingen, er der hvor selve forbruget finder sted, og kan afspejles i virksomhedens organisatoriske hierarki. Før der kan ske yderlig definition af Madsens stedsdimension er det vigtigt først, at få defineret, hvorvidt der er tale om neutrale eller problembaserede hierarkier i variabilitetsregnskabet. I det problembaserede hierarki er dimensioner og egenskaber ikke adskilt og dette kan føre til informationstab. Det omvendte gør sig dog gældende i det neutraltbaserede hierarki, og for at undgå informationstab er det derfor vigtigt, at registreringerne foretages så neutralt som muligt (Israelsen 1993, s ). I 10

15 variabilitetsregnskabet er hierarkierne udelukkende neutrale, hvor omkostninger skal så langt ned i hierarkiet som muligt uden arbitrære fordelinger. Under stedsdimensionen i Madsens variabilitetsregnskab, registreres en del af virksomhedens ressourceforbrug i den øverste del af hierarkiet, hvilket er illustreret i Figur 4 Hierarkiet for stedsdimensionen. Dette er som regel kun en mindre del af virksomhedens forbrug, da Madsen påpeger, at størstedelen af forbruget tilhører produktionsafdelingen og afsætningsafdelingen (Madsen 1959, s. 136). Derudover kan der i figuren ses et eksempel på den hierarkiske opbygning af en virksomheds afdelinger, og i hver af disse afdelinger kan forbruget enten tildeles afdelingen som helhed, eller specificeres ud på underafdelinger og specifikke steder under disse. Hierarkisk registreres ressourceforbruget for det meste oppefra og ned, men Madsen (1959, s. 136) lægger vægt på, at en omvendt rækkefølge også sagtens kan lade sig gøre, hvor forbruget eksempelvis først registreres de enkelte steder, for derefter at bevæge sig op i hierarkiet. Figur 4 Hierarkiet for stedsdimensionen Hele virksomheden Produktionsafdelinger Produktionsafd. A sted A1 sted A2 sted A3 Produktionsafd. B sted B1 sted B2 sted B3 Produktionsafd. C sted C1 sted C2 sted C3 Afsætningsafdelinger Reklameafdeling Salgsafdeling Distributionsafdeling Kilde: Egen tilvirkning på baggrund af Madsen (1959, s. 137) 11

16 4.1.3 Formålsdimensionen Under formålsbegrebet i variabilitetsregnskabet registreres formålet med ressourceforbruget. Hovedformålet for en virksomhed er ifølge Madsen (1959, s. 138) at fremstille og afsætte produkter, hvilket dermed fører til skabelsen af profit. Når der registreres på formålet med ressourceforbruget vises der, hvilke ydelser som kan henføres direkte til hovedformålet. Direkte registreringer betyder, at der skal registreres så langt nede i hierarkiet, som ikke arbitrære registreringer tillader, hvilket gøres for ikke at miste information. Det betyder ifølge Madsen (1959, s. 139), at variabilitetsregnskabet vil undgå begrebet indirekte omkostninger, da alle omkostninger betragtes som direkte i forhold til den faktor de varierer i forhold til. Det ses af Figur 5 Hierarkiet for formålsdimensionen, at omkostningerne kan henføres til produktionsformålet, men hvis det er muligt at henføre omkostninger direkte videre til produktarten, produktet, serien eller produktdelen skal dette gøres (Madsen 1959, s ). Figur 5 Hierarkiet for formålsdimensionen Virksomhedens ledelse og administration Produktionsformål Produktart x Produkt x 1 Serie x 11 Produktdel x 111 Vedligeholdelsesformål Anlægsformål Afsætningsformål Distribution Fordelt på landsdele Fordelt på kundekategorier i landsdelene Salg Fordelt på landsdele Reklame Kilde: Egen tilvirkning på baggrund af Madsen (1959, s. 140) 12

17 I variabilitetsregnskabet er de faste omkostninger ifølge Madsen (1959, s ) primært anlægs-, vedligeholdelses-, administrations- og reklameformål. Disse udgør dog et problem, da de ikke varierer proportionalt i forhold til en faktor og derudover ikke kan relateres direkte til hovedformålet. Derfor får disse omkostninger en særlig plads i formålsdimensionen, hvor henholdsvis anlægs-, vedligeholdelses-, administrations- og reklameformål kategoriseres individuelt. Når det gælder faste omkostninger kan det ifølge Madsen (1959, s ) være nødvendigt at acceptere arbitrære fordelinger, da disse omkostninger ofte løber over længere perioder helt op til 30 år. Ifølge Madsen (1959, s. 133) bliver omkostningsregistreringerne mere detaljeret jo længere ned i hierarkiet man kommer. Det kan dog være problematisk at foretage omkostningsregistreringer helt ned til mindste detalje, da registreringsprocessen vil blive meget kompliceret at udføre. Når dette er tilfældet kan virksomheden vælge at gruppere omkostningerne på overordnet niveau, hvor der anvendes ens variabilitetsfaktor. Et problem ved at gruppere omkostninger er, at man ikke nødvendigvis ved, hvad man vil bruge omkostningerne til på registreringstidspunktet. Hvis man har mange små omkostningspuljer og man vælger at registrere dem alle på overordnede niveauer kan det være svært at anskue de reelle omkostninger. Samtidig kan der senere hen opstå et behov for oplysninger om nogle af de omkostninger, som er registeret på det overordnede niveau, hvilket vil være et problem, da registreringen er foretaget Absolut delelighed og reversibilitet I forlængelse af Madsens originale variabilitetsregnskab, introducerede Israelsen i 1993 to tilføjelser til regnskabet, det var principperne om absolut delelighed og reversibilitet, som begge knytter sig til artsdimensionen i Madsens oprindelige variabilitetsregnskab. Disse to ekstra principper vil kort blive gennemgået i dette afsnit, da de vil være relevante som sorteringskriterier for omkostninger. Israelsen (1993) fastslår, at der bør måles på absolut delelighed i forbindelse med omkostningsarterne. Absolut delelighed kan defineres som værende det antal kapacitetsenheder en ressourceart kan fordeles ud på, set ud fra den totale kapacitet. Generelt gælder det, at jo lavere absolut deleligheden er, jo større er risikoen for at skulle kapacitetstilpasse (Israelsen 1993, s ). Dette kan eksemplificeres ved at antage, at en virksomhed har fire lageransatte der hver udgør 25 % af den samlede kapacitet. Aktiviteten i dette eksempel skal altså variere med 25 % før der overvejes en kapacitetstilpasning. Havde der været flere lageransatte ville den absolutte delelighed være lavere og dermed øges risikoen for at skulle kapacitetstilpasse. Princippet om absolut 13

18 delelighed er ifølge Israelsen (1993) et vigtigt element at indføre i Madsens variabilitetsregnskab, da det giver mulighed for at sortere kapacitetsenhederne alt efter, hvor høj en absolut delelighed de har. I lighed med princippet om absolut delelighed, anvendes også reversibilitet som sorteringskriterium. Ved reversibilitet måles der på, hvor hurtigt de variable omkostninger falder bort, jo mere reversible omkostningerne er, jo hurtigere falder de bort (Israelsen 1993, s ). Omkostninger kan således sorteres efter om de falder bort efter fx tre måneder, seks måneder eller et år Kritik af variabilitetsregnskabet Variabilitetsregnskabet blev udviklet af Madsen i 1950 erne. Dengang var informationssystemet langt fra så udviklet som det er i dag og de fleste virksomheders organisering er også blevet mere kompleks med tiden. Virksomhederne har i dag ofte flere forskellige afdelinger end en produktions- og afsætningsafdeling, som virksomhederne primært havde i 1950 erne, da variabilitetsregnskabet blev udviklet. Dette betyder, at det i dag kan være en kompleks proces at spore omkostninger til fx det helt konkrete formål. Samtidig vil procentdelen af omkostningerne til produktions- og afsætningsafdelingen også være mindre end Madsen beskrev tilbage i 1950 erne, da omkostningerne skal deles ud på flere afdelinger. Hvis en omkostning skal spores langt ned i hierarkiet, kan registreringsprocessen blive en meget ressourcekrævende og tidskrævende proces for virksomheden. Virksomheden kan i stedet for at gå helt i dybden med registreringerne vælge at registrere på mere overordnede niveauer. Det kan have den konsekvens, at omkostningerne bliver samlet under en fælles variabilitetsfaktor, hvor sammenhængen mellem variabilitetsfaktoren og den enkelte omkostning ikke er tilnærmelsesvis proportionalt. Derved kan information gå tabt for virksomheden, da man ikke kan aflæse omkostningerne langt nok nede i hierarkiet. 4.2 Activity-Based Costing ABC er et amerikansk regnskabsværktøj til fordeling af omkostninger udviklet af Kaplan og Cooper. Udviklingen skete i sammenhæng med, at de traditionelle fordelingsregnskabers fordeling af de indirekte omkostninger ikke var præcis nok. Det traditionelle fordelingsregnskab fordeler ofte omkostningerne i forhold til omsætningen og derved var udfordringen, at omkostningerne ikke afspejlede omkostningsobjekternes kapacitetstræk tilstrækkeligt (Bukh & Israelsen 2003). Som en effekt heraf besluttede Kaplan og Cooper at udvikle et aktivitetsbaseret fordelingsregnskab. ABC's opgave er at spore omkostningerne mere præcist til de rigtige omkostningsobjekter, som fx er kunder eller produkter (Bukh & Israelsen 2003). 14

19 Et væsentligt formål med ABC er at undgå de fejlallokeringer af omkostningerne, som finder sted i det traditionelle fordelingsregnskab. Disse forvridninger er ifølge Bukh & Israelsen (2003): - At omkostninger fordeles til produkter, som de ikke vedrører - At produkt- eller kundespecifikke omkostninger ikke henføres til de produkter eller kunder, der forårsager dem - At indirekte omkostninger henføres upræcist, fordi fordelingsnøglen eksempelvist ikke giver udtryk for omkostningsobjektets belastning på aktiviteten. - At fællesomkostninger fordeles ABC's løsning på ovenstående forvridninger er, at hovedparten af de aktiviteter, der gennemføres i virksomheden har til formål at sikre produktion og salg af produkter eller tjenesteydelser og derfor bør opfattes som produkt- eller kundeomkostninger. Omkostningerne skal derfor henføres til produkterne i forhold til deres træk på aktiviteten. Derved skal det vurderes om omkostningerne skal tillægges den enkelte enhed, produktet eller produktlinjen (Bukh & Israelsen 2003) Grundprincipper ABC-systemet kan, ligesom det traditionelle fordelingssystem, opfattes som en procedure med to trin, men har dog visse forskelle fra det traditionelle fordelingssystem. Fokus i ABC-systemet er lagt på aktiviteterne, hvor omkostningernes fordeling er mere fleksibel i forhold til det traditionelle fordelingsregnskab, hvor fokus er på produktionsafdelingerne. Nedenstående Figur 6 ABC totrins model viser grundprincipperne og strukturen i et ABC-system. Figur 6 ABC to-trins model Kilde: Bukh & Israelsen (2003) 15

20 Grunden til ABC-systemet er mere fleksibelt er, at man selv kan vælge omkostningsobjekterne, som typisk vil være produkter, produktgrupper, kunder eller kundesegmenter (Bukh & Israelsen 2003). Aktiviteter er defineret som arbejdsprocesser, hvilket fx kan være kvalitetskontrol af produktionsprocessen, produktionshåndtering og omstilling. På det første trin i Figur 6 ABC to-trins model fordeles ressourceomkostningerne til de udførte aktiviteter ved hjælp af en ressource cost driver. På det andet trin skal aktivitetsomkostningerne henføres til omkostningsobjekterne på baggrund af deres træk på aktiviteten, hvilket kan udføres via en aktivitets cost driver. Forskellen mellem ABC-systemet og det traditionelle fordelingsregnskab er, at omkostningsallokeringen også kan ske til andre omkostningsobjekter end produktenhederne samt måden omkostningerne allokeres på. Ifølge Israelsen (1993) benytter ABC sig af problembaserede hierarkier til rapportering, fordi der kan indgå flere elementer under et hierarki, dette vil fx fremstå som omkostninger pr. produkt pr. marked pr. kunde. Derudover er ABC hierarkiet også arbitrært idet der anvendes estimeringer til, at fordele omkostningerne. Dette betyder, at omkostningerne kan fordeles dybt ned i hierarkiet Aktivitets cost drivere I ABC er der tre typer aktivitets cost drivere: Transaction drivere, duration drivere og intensity drivere. Transaction drivere afspejler antallet af gange en aktivitet udføres og anvendes, når alle omkostningsobjekter trækker på aktiviteten på samme måde (Kaplan & Cooper 1998). Transaction drivere kan også være de mindst præcise, da de antager, at man til hver aktivitet skal anvende den samme mængde ressourcer hver gang (Kaplan & Cooper 1998). Ifølge Kaplan & Cooper (1998) afspejler duration drivere tiden det tager at udføre aktiviteten og bør anvendes, hvis aktivitetens varighed varierer markant mellem de forskellige omkostningsobjekter. Duration drivere er normalt mere præcise end transaction drivere, men samtidig også dyrere at implementere eftersom, at det kræver et estimat af varigheden hver gang en aktivitet udføres. Valget mellem transaction drivere og duration drivere skal derfor balanceres, for at kunne vurdere fordelen ved øget præcision mod de øgede omkostninger (Kaplan & Cooper 1998). Hvis hverken transaction drivere eller duration drivere afspejler aktivitetsomkostningerne hensigtsmæssigt, kan det være nødvendigt at henføre omkostningerne ved hjælp af en intensity driver. Intensity drivere anvender en direkte beregning for de ressourcer, der er brugt hver gang en aktivitet udføres. Dette gør, at de er de mest præcise, men også de dyreste at implementere. Intensity drivere bør derfor kun anvendes, når ressourcerne associeret med udførelsen af aktiviteten er både dyr og varierer hver gang aktiviteten udføres (Kaplan & Cooper 1998). 16

21 4.2.3 Reversibilitet i ABC I ABC er det ifølge Kaplan & Cooper (1998) muligt at inddele ens ressourceomkostninger efter hvor reversible de er. Omkostningerne bliver inddelt på en 1-5 skala, der illustrerer hvor hurtigt de kan justeres afhængig af deres reversibilitet. 1) Justeres med det samme 2) Justeres efter uger eller måneder 3) Justeres på et år 4) Justeres over flere år 5) Justeres ikke Første punkt ville repræsentere omkostninger, som justeres næsten med det samme, hvis der ændres i efterspørgselen fx strøm til maskiner. Hvis det tager uger eller måneder at justere ens omkostninger fx personale, der enten kan allokeres til andre afdelinger eller fyres vil dette placeres som andet punkt på skalaen. Tredje punkt er fx personale, hvor det kan tage op til et år at erstatte, hvilket fx kan være ledelsen. Fjerde punkt repræsenterer fx bygninger og maskiner, der kan tage flere år at afvikle og femte punkt repræsenterer fx unikke specieldesignede maskiner, som det ikke er muligt at afsætte (Kaplan & Cooper 1998) Kritik af ABC For mange virksomheder vil det være komplekst at indføre ABC. Først og fremmest kan processen med interviews og stikprøver være tidskrævende og omkostningsfuld. Omkostningerne forbundet med at estimere og opdatere ABC modellen, har betydet, at udbredelsen ikke har været så stor som kunne have været tilfældet og primært er det større virksomheder, der har taget modellen til sig. De mange omkostninger forbundet med at holde ABC-systemet opdateret kan medføre, at virksomheder vælger kun at holde systemet delvist opdateret, hvilket fører til ikke-opdaterede aktivitets cost driver rater og unøjagtige estimater af processer, produkter og kundeomkostninger. Ledere stiller også spørgsmålstegn ved nøjagtigheden eftersom omkostningerne er baseret på individuelles subjektive estimater omkring, hvordan de benytter deres tid. Dette kan dog afhjælpes, hvis virksomheden anvender stikprøver til estimeringen af omkostningerne i stedet. Et andet kritikpunkt af ABC-systemet er kompleksiteten af selve IT systemet. En stor virksomhed vil i løbet af en måned have så mange aktiviteter udført, at deres IT program kan bruge adskillige dage på at udføre beregningerne af omkostningerne for hele virksomheden. Dette gør ikke kun, at 17

22 der er et stort ressourcespild, men yderligere bliver det også svært at ændre aktiviteterne eller omkostningsobjekterne efter de er fastlagt. 5 Del 1 I Del 1 vil vi diskutere variabilitetsregnskabet set i forhold til ABC. Herefter vil vores fiktive casevirksomhed Crunchy Crisps blive gennemgået og derefter vil der blive udarbejdet en databasemodel i MySQL. Databasemodellen vil blive anvendt til både at illustrere sammenkoblingen mellem variabilitetsregnskabet og ABC, samt til udarbejdelse af en lønsomhedsanalyse for produkterne i vores casevirksomhed Crunchy Crisps. For at opsummere vil vores problemstilling for første del omhandle, hvorledes ABC kan supplere variabilitetsregnskabet med henblik på en mere præcis allokering af omkostningerne til produkterne. 5.1 Variabilitetsregnskabet versus ABC Det danske grundregnskab, variabilitetsregnskabet, har til formål at løse registreringsopgaven. ABC har derimod udviklet sig til at være et mere fleksibelt omkostningsregnskab, som er en form for et grundregnskab. ABC kan derfor løse adskillige regnskabsopgaver indenfor økonomistyring, som fx kalkulations- og prisfastsættelsesopgaven. En ABC-model er dog ikke formålsuafhængig, som variabilitetsregnskabet skal være (Bukh & Israelsen 2004). Derfor er det relevant at sammenligne regnskaberne, for at kunne opstille en kombineret model. Begreberne der anvendes i variabilitetsregnskabet og ABC dækker nogenlunde over de samme funktioner. Aktiviteter i ABC og formål i variabilitetsregnskab fortæller begge noget om, hvilken opgave der bliver udført. Ligeledes er forskellen mellem variabilitetsfaktorer og transaction drivere også minimal, dog skal der tages højde for at begreberne er dannet ud fra forskellige baggrunde og derved ikke er fuldstændig sammenlignelige. Dette betyder, at et begreb som fx aktiviteter i ABC ikke kan henføres direkte til variabilitetsregnskabet, da ABC benytter sig af to-trins modellen, hvorimod variabilitetsregnskabet benytter sig af simultan registrering på alle dimensioner. Madsen har ikke kommenteret på, hvordan indtægtsregistreringen skal håndteres i variabilitetsregnskabet. Vi har derfor selv valgt at inddrage indtægterne, da det er interessant at have indtægterne med til udarbejdelse af en lønsomhedsanalyse til vores case. Indtægterne gør det muligt at udregne et resultat for de forskellige produkter og vi kan derfor analysere, hvilket produkt har 18

23 den bedste profitabilitet. Vi har i vores databasemodel valgt at koble indtægterne til Madsens formålsdimension, for at kunne allokere dem ud på virksomhedens produkter. Reversibilitetsbegrebet blev tilføjet til Madsens variabilitetsregnskab af Israelsen i Reversibilitet er et sorteringskriterium til omkostningerne, hvor man kan analysere, hvor hurtigt man kan afskaffe de variable omkostninger. Reversibiliteten er i ABC inddelt på en 1-5 skala, der indikerer hvor hurtigt omkostninger kan justeres til aktivitetsniveauet. Vi har valgt at inddrage ABC s reversibilitetsbegreb i den samlede databasemodel, da vi mener det er relevant at have et sorteringskriterium over, hvor hurtigt omkostningerne kan afskaffes, såfremt det bliver relevant for virksomheden. Årsagen til vi har valgt at anvende ABC's reversibilitetsbegreb er, at det giver et overblik at kunne inddele reversibilitetsgraden på en skala fra 1-5 og derefter vil ledelsen kunne opdele disse efter prioritet såfremt det ønskes. En væsentlig forskel på ABC og variabilitetsregnskabet er angående anvendelsen af hierarkier. I variabilitetsregnskabet anvendes der neutrale hierarkier for at undgå informationstab, mens ABC benytter sig af problembaserede hierarkier, hvilket kan forårsage informationstab grundet manglende adskillelse af dimensioner og egenskaber. ABC benytter problembaserede hierarkier til rapportering og variabilitetsregnskabet anvender de neutrale hierarkier til registrering af omkostninger. I casen vil vi anvende neutrale hierarkier på steds- og formålsdimensionen til omkostningsregistreringen. På formålsdimensionen er der et hierarki bestående af bl.a. produktionsformålet, produktarten og produktet. Vi fokuserer dog udelukkende på produktet i formålshierarkiet, da vi kigger på de overordnede produkter i vores case. Grunden til dette er, at vores hierarkier ikke er særligt dybe, da formålshierarkiet fx består af den overordnede ledelse og administration, fulgt af produktionsformålet og derefter de enkelte produkter. Vores fordeling af omkostninger vil dog udelukkende ske på produktdimensionen, da alle omkostninger kan registreres direkte til produkterne. Registreringsdybden skal i variabilitetsregnskabet ske på dybeste ikke-arbitrære niveau og på dette punkt mener vi, at ABC kan være med til at supplere variabilitetsregnskabet. De følgende afsnit vil derfor fokusere på, hvordan vi mener ABC's estimeringer kan erstatte variabilitetsregnskabets direkte målinger. Lønomkostninger kan være svære at fordele korrekt ud på produkter, derfor mener vi, at ABC's estimeringer kan anvendes til disse omkostninger. Grunden hertil er, at der skal laves en direkte måling af tidsforbruget i variabilitetsregnskabet, for at kunne fordele lønomkostningerne vedrørende den enkelte medarbejder ud på de forskellige produkter. I variabilitetsregnskabet strider 19

24 en estimering af tidsforbruget imod grundprincipperne, hvorimod det i ABC er tilladt at estimere medarbejdernes tidsforbrug på de forskellige aktiviteter. Dette medfører, at omkostningerne i ABC, ud fra medarbejdernes estimering af deres tidsforbrug, eller en stikprøve, bliver fordelt ud på et bestemt omkostningsobjekt, som forårsager en mere detaljeret omkostningsfordeling frem for en registrering på en bloc. Variabilitetsregnskabet kan være meget ressourcekrævende eftersom et af grundprincipperne er, at der skal registreres på dybeste niveau muligt. Ud fra dette princip kan man konstatere, at kapacitetsomkostningerne tilhørende virksomhedens støttefunktioner, som fx indkøbsafdelingen, kræver direkte måling af forbruget til den enkelte opgaveudførsel (Bukh & Israelsen 2004). Dette kræver mange registreringer og et stort antal ressourcer. Derfor er forslaget, at variabilitetsregnskabet på dette punkt kan suppleres med ABC. Årsagen hertil er, at ABC-systemet ikke foretager direkte målinger, fordi støttefunktioner ofte tilhører mindre og gentagne opgaver (Bukh & Israelsen 2004). ABC kan derfor ifølge Bukh & Israelsen (2004) benyttes til at supplere variabilitetsregnskabet som led i ressourcebesparelse. Det kræver dog, at estimaterne af standardomkostningerne er nogenlunde præcise sammenlignet med det faktiske ressourceforbrug. Små omkostningspuljer vil i variabilitetsregnskabet ofte ikke blive fordelt ud på dybere hierarkiske niveauer, men udelukkende blive fordelt ud på en bloc (Madsen 1959). Årsagen til dette er, at de små omkostningspuljer ikke har et særligt stort kapacitetstræk og derfor bør der ikke bruges tid og ressourcer på at fordele disse. ABC kan på dette punkt være med til at supplere variabilitetsregnskabet, da estimeringer under alle omstændigheder vil være en mere præcis fordeling af omkostninger sammenlignet med en tildeling af omkostninger udelukkende på en bloc. For at opsummere ovenstående afsnit vil ABC blive brugt til at supplere variabilitetsregnskabet på følgende punkter: 1) Ved lønomkostningerne, fordi ressourceforbruget ved direkte måling af medarbejdernes arbejdsopgaver på forskellige produkter og afdelinger vil være højt og svært at måle. 2) Ved støttefunktioner, fordi det ofte er mindre og gentagne opgaver som udføres. Derved vil det være simplere og ressourcebesparende at definere budgetterede omkostninger til hver støttefunktion og derefter multiplicere med antallet af gange opgaven er blevet udført. 3) Ved små omkostningspuljer, fordi deres kapacitetstræk ikke er særligt stort og omkostningsfordeling kan kræve mange ressourcer i forhold til omkostningspuljens størrelse. 20

25 I variabilitetsregnskabet afhænger registreringsdybden af virksomhedens tilgængelige ressourcer. Såfremt virksomheden har begrænsede ressourcer, kan den vælge at registrere på en bloc, som et led i ressourcebesparelse. Dette vil dog forårsage, at omkostningerne registreres på et overordnet niveau, som gør registreringen af omkostningerne mindre specificeret. Omkostningerne allokeres derfor ikke til de enkelte produkter, hvilket gør omkostningsvurderingen problematisk. Såfremt omkostningerne bliver relevante på et senere tidspunkt, kan de ikke fordeles ud på dybere hierarkiske niveauer, da dette ville være en estimering, som strider imod variabilitetsregnskabets grundprincipper. Når ABC benyttes som supplement, vil fordelingen af støttefunktionsomkostningerne, de små omkostningspuljer og lønomkostninger opnå et dybere hierarkisk niveau. Hvis estimeringen af omkostningerne er nogenlunde præcis vil det også være lettere at foretage fx en lønsomhedsanalyse, da man har alle omkostningerne fordelt ud. Selvom ABC efterhånden kan karakteriseres som et grundregnskab, har ABC den svaghed, at det ikke er baseret på formålsneutrale registreringer og direkte målinger (Bukh & Israelsen 2004). Fordi ABC's registreringer ikke er formålsneutrale, vil vi anvende variabilitetsregnskabet til at foretage grundregistreringerne på de primære omkostningspuljer som fx produktionsformål, da præcision er vigtigt på dette punkt. ABC vil derimod varetage fordelingen af omkostninger på de små omkostningspuljer, støttefunktioner og lønomkostninger, da præcision er mindre nødvendigt her. 5.2 Case: Crunchy Crisps Vi har valgt at opstille en fiktiv casevirksomhed der producerer chips, hvilket gøres, for at eksemplificere vores databasemodel. Dette afsnit vil primært tage udgangspunkt i produktionsprocessen i virksomheden, for at kunne illustrere de problemstillinger, der kan fremkomme i forbindelse med omkostningsfordelingen i et traditionelt fordelingsregnskab. Virksomheden Crunchy Crisps blev grundlagt tilbage i år 2000 og er en mindre dansk virksomhed. Produktporteføljen bestod da af to produkter; Salt samt Sour Cream & Onion. I år 2007 udvidede Crunchy Crisps deres produktportefølje til at indeholde chips med Tomatsmag og i 2010 blev produktporteføljen yderligere udvidet med Mandelchips. 21

26 Figur 8 Organisationsdiagram over Crunchy Crisps Crunchy Crisps Produktion Salg Administration Forarbejdning Afd. A Pakning Afd. B Marketing Distribution Sortering og vask Afd. 1 Snitteproces Afd. 2 Kogning Afd. 3 Tørring og krydring Afd. 4 Kilde: Egen tilvirkning I ovenstående Figur 8 Organisationsdiagram over Crunchy Crisps illustreres organisationen, som består af de tre afdelinger; produktion, salg og administration. Produktionsafdelingen består af to underafdelinger; forarbejdning og pakning. Under forarbejdningsafdelingen findes yderligere fire mindre afdelinger, som udgør selve produktionsprocessen af chipsene hos Crunchy Crisps. Derudover har virksomheden også et råvarelager, der hovedsageligt vil bestå af komponenterne til produkterne, som er kartofler, solsikkeolie og forskellige typer krydderier. Processen og materialeforbruget er stort set den samme for alle virksomhedens produkter, med undtagelse af den sidste afdeling, hvor krydring afhænger af hvilket produkt, der er i produktion. Produktionsprocessen starter i afdeling 1 - Sortering og vask, hvor kartoflerne sorteres efter kvalitet og derefter vaskes de anvendelige kartofler, så de er klar til at blive snittet i afdeling 2. Dernæst føres kartoflerne videre på samlebånd til afdeling 3, hvor de koges i solsikkeolien, således at produkt Y, som indgår i alle virksomhedens produkter, opstår. I sidste trin i produktionsprocessen tørres og krydres chipsene med et givent kryderi i afdeling 4, hvorefter de sendes til afdeling B for at blive pakket og gjort klar til salg. Crunchy Crisps benytter Madsens variabilitetsregnskab til registrering af omkostningerne, derfor inddeles Crunchy Crisps omkostninger efter art, sted og formål. Dette gøres således, at det er 22

27 nemmere at overskue, hvorledes tabellerne i den kommende database skal opbygges, og hvordan de enkelte registreringer skal foretages. Artsomkostningerne i Crunchy Crisps består bl.a. af råmaterialer, løn i forbindelse med produktion, salg og administration, samt markedsføringsudgifter. Artsomkostningerne vil dog ikke blive illustreret nærmere, mens Crunchy Crisps steds- og formålshierarkier kan ses i nedenstående figur. Figur 9 Steds- og formålshierarkier Kilde: Egen tilvirkning Stedshierarkiet viser Crunchy Crisps hierarkiinddeling af afdelingerne, hvor omkostningerne skal registreres, så dybt som muligt. I formålshierarkiet gør det samme sig gældende, her er det dog værd at bemærke placeringen af produkt Y, som består af råvarerne kartoffel og solsikkeolie. Da produkt Y anvendes i alle produkterne, kan det være svært på produktionstidspunktet at sige i, hvilket produkt det kommer til at indgå i, derfor placeres produkt Y over virksomhedens produkter i formålshierarkiet. Produkterne Tomatchips og Mandelchips har ifølge full-cost fordelingen vist sig at skabe et større overskud end de originale chips fra Crunchy Crisps, som i en lang årrække havde en bruttomargin på over 20 %. Virksomheden overvejer derfor at omstrukturere deres produktion, således de producerer flere af de nye slags chips og mindre af de originale chips. Inden virksomheden foretager produktionsmæssige og strategiske beslutninger ønsker ledelsen først en detaljeret analyse 23

28 af virksomhedens omkostningsmodel, da produktionschefen mener, at Tomat- og Mandelchipsene har en negativ effekt på resultatet. Nedenstående regnskab er udarbejdet efter full-cost princippet, som er et traditionelt fordelingsregnskab. Ved full-cost princippet uddeles omkostningerne til de enkelte produkter afhængig af produkternes omsætning. Virksomheden har et overhead på 300 %, som beregnes ud fra de direkte lønninger. Sour Cream & Onion samt Saltchipsene har nogenlunde den samme produktionsproces og håndteres nogenlunde på samme måde, derfor har virksomheden ikke tidligere haft fokus på problematikken der kan opstå omkring omkostningsallokering til produkterne. Tabel 1 - Crunchy Crisps' regnskab før implementering af ABC Kilde: Egen tilvirkning Crunchy Crisps' produktionsanlæg er i stand til at producere alle fire chipsvarianter og har en produktionskapacitet på omkring timer årligt. Dette medfører, at der bliver en omstillingstid ved produktskift på omkring timer årligt. De fire smagsvarianter samt produktionsordrestørrelsen betyder, at virksomheden bruger omkring 5 % af deres tid på omstilling mellem de forskellige produkter. Idet Tomat- og Mandelchipsene er Crunchy Crisps nye produkter er det hovedsagligt disse produkter, hvor der bliver anvendt ressourcer på marketing. Omstillingen til de nye chips har også vist sig at være mere besværligt end først antaget, da der skal foretages 24

29 grundigere rengøring af maskinerne grundet bl.a. nøddeallergi. Overhead er også gået fra 200 % i år 2006 til 300 % i år 2010 efter de to nye smagsvarianter blev introduceret. Nedenstående tabel giver en beskrivelse af udgifterne for det nye overhead. Tabel 2 Overhead Overhead Indirekte løn Computeromkostninger Maskinafskrivninger Vedligeholdelse Strøm Total Kilde: Egen tilvirkning Med ovenstående problemstillinger er full-cost derfor ikke den bedste metode at fordele omkostningerne til produkterne på, og der ønskes derfor en mere præcis omkostningsallokering for Crunchy Crisps forskellige produkter. Omkostningsallokeringen vil blive illustreret i lønsomhedsanalysen. 5.3 Databasen I dette afsnit vil databasen for casevirksomheden Crunchy Crisps blive udarbejdet. Først gives en kort beskrivelse af de programmer, som anvendes til at udforme databasen. Dette efterfølges af en redegørelse for teorien bag relationsdatabaser, som er den type database der anvendes i projektet. Til slut vil en endelig udarbejdelse af databaseopbygningen for Crunchy Crisps blive foretaget Anvendte programmer For at kunne udarbejde en database er det en nødvendighed at anvende de rette databaseprogrammer. Vi vil i dette projekt benytte os af henholdsvis databaseprogrammet MySQL og udviklingsplatformen Wavemaker. Begge programmer vil selvstændigt blive uddybet i nedenstående afsnit. MySQL MySQL er, ifølge MySQLs hjemmeside, verdens mest anvendte relationelle databasesystem. En relationel database opbevarer data i separate tabeller, frem for at smide alt data ned i et stort datalager. Dette tilføjer ikke bare fleksibilitet i systemet, men også hastighed, hvilket har gjort 25

30 relationelle databasesystemer meget populære blandt virksomheder, da det giver mulighed for at gemme store mængder data let, hurtigt og overskueligt. I dette projekt vil MySQL blive benyttet til at oprette en database, som vil blive benyttet i en lønsomhedsanalyse for den fiktive casevirksomhed Crunchy Crisps. Denne database vil tage udgangspunkt i Madsens variabilitetsregnskab, hvorved dimensionerne; art, sted og formål vil blive anvendt. Derudover vil ABC blive koblet til variabilitetsregnskabets database, således vi har en samlet databasemodel. Wavemaker Vi anvender Wavemaker, som er en grafisk brugerflade, for at kunne se et eksempel af den udarbejdede database visuelt. Wavemaker er, ifølge Wavemakers hjemmeside, en af de eneste åbent tilgængelige udviklingsplatforme, som anvendes til web- og cloudapplikationer, og består af komponenterne; Wavemaker Studio og Wavemaker Runtime. Wavemaker Runtime består af en runtime server og et client framework. Programmet hører ind under Wavemaker Studio, og vil således ikke blive yderligere uddybet i dette afsnit. Wavemaker Studio er det visuelle træk-og-slip værktøj, som bruges til at udvikle standardbaserede webapplikationer. Dette kunne eksempelvis være i form af projektledelse eller indtastning af en virksomheds ordrer. Applikationen kører, ifølge Wavemakers hjemmeside, i en webbrowser og anvender således en webserver til at gemme data på. Fordelen ved dette er, at det bliver nemt at hente og redigerer i den data, der er gemt på serveren uanset, hvor i verden man befinder sig, da der blot skal logges på serveren for at få adgang til data Relationelle databaser En database er et sted, hvor virksomheden har mulighed for at opbevare, opdatere, udtrække og slette data. I dette projekt anvendes en relationel database, som er en logisk model, der stort set ikke anvender andet end tabeller. Tabellerne vil blive udviklet ved hjælp af databaseprogrammet MySQL, hvor de opbygges i et ER-diagram (Entity-Relationship), som består af entiteter og relationer. En entitet er et objekt af betydning for virksomheden, dette kunne eksempelvis være en omkostningsregistrering eller en af virksomhedens kunder. Ydermere kan en entitet bestå af flere attributter, som er medvirkende til at beskrive de egenskaber entiteten besidder (Vang 2001, s. 35). I tillæg til entiteter består ER-diagrammet også af relationer, som er selve forbindelsen mellem to entiteter. Teorien bag relationer vil blive gennemgået i Afsnit Relationer. Udover entiteter 26

31 og relationer, er det også vigtigt, at en database anvender normalisering, der er en måde hvorpå databasedesignet kan optimeres. Normalisering vil blive beskrevet yderligere i næste afsnit Normalisering Ud fra Vangs (2001, s. 41) beskrivelse vil et ER-diagram indeholde datalagre. Formålet med normaliseringen er ifølge Vang (2001, s. 43) først og fremmest at skabe orden og struktur i datalagrene, som ikke har nogen egentlig struktur. Det gøres ved at lokalisere og sammensætte de mest optimale primærnøgler i datalageret, samt sammenkoble primærnøglen med de resterende attributter. En primærnøgle er den attribut, som de andre attributter er afhængig af. Normalisering har også det formål at fjerne redundant information, som er information der opstår flere steder i ens datalagre, men ikke bibringer ny information. Samtidig skal normalisering også være med til at fjerne repeterende grupper, som opstår såfremt man er i stand til at finde frem til flere værdier af en attribut. Vang (2001, s. 43, 45) beskriver, at det overordnede formål med normaliseringen er, at datastrukturen er så simpel og funktionel som muligt uden der mistes information. Dette vil samtidig medføre, at databasestrukturen vil blive mere kompleks, pga. normaliseringen, da antallet af tabeller øges. Der vil her kun blive beskrevet de tre første normalformer, da fjerde og femte normalform ud fra Vang (2001, s. 45) henregnes til specieltilfælde. Vang (2001, s ) beskriver at kravene for kategorisering af en tabel i første normalform er, 1) ingen repeterende grupper, 2) én værdi indtastet i hver kolonne og 3) der skal eksistere en primærnøgle. For at kunne kategorisere en tabel i anden normalform skal tabellen overholde to krav; 1) være i første normalform samt 2) ikkenøgleattributter skal være fuldt afhængige af primærnøglen. Anden normalform er kun relevant såfremt primærnøglen består af to eller flere kolonner. Kravene for tredje normalform er, 1) at tabellen skal være på anden normalform og 2) attributterne må kun være afhængige af primærnøglen og ikke andre attributter Relationer I et ER-diagram kan der imellem databasens entiteter være forskellige former for relationer, hvor disse er bestemt ved deres optionality og cardinality. Relationers optionality er illustreret i Figur 10 - Mandatory eller optional ved enten at være mandatory eller optional. Mandatory er en fuldt optrukket linje der signalerer, at der skal være relation mellem to entiteter. Optional er en stiplet linje der viser, at der kan være relation mellem to entiteter, men at der ikke nødvendigvis er det. 27

32 Figur 10 Mandatory eller optional Kilde: Kristensen (2012) Cardinality i et ER-diagram viser om der kan være flere relationer mellem de enkelte entiteter, hvor den typisk anvendte er en en-til-mange relation. Derudover bruges også en-til-en relationer, som er forholdsvist sjældne, samt mange-til-mange relationer, som ofte kun anvendes i starten af en analysefase. I nedenstående figur er de tre cardinalities illustreret. Figur 11 En eller flere Kilde: Egen tilvirkning En sidste mulig relation er den rekursive, der er kendetegnet ved, at entitetens relation ligner et griseøre, og som udtrykker et hierarki i selve entiteten. Vi vil i dette projekt benytte os af relationer som er optional, eksempelvis er der omkostninger tilknyttet ABC-modellen, som ikke kan fordeles ud på omkostningsobjekter. Dette kan være omkostninger forbundet med hele faciliteten, som ikke kan fordeles og derved er en samlet omkostningspulje. Derfor skal omkostningen ikke registreres til omkostningsobjekterne og relationerne bliver derfor optional. Derudover vil cardinality i dette projekt primært bestå af en-til-mange relationer, da eksempelvis stedsdimensionen godt kan have flere omkostningsregistreringer, mens en omkostningsregistrering kun kan have en stedsdimension. I forbindelse med steds og formålsdimensionerne vil der forekomme rekursive relationer Database for variabilitetsregnskabet I dette afsnit gennemgås indførelsen af Madsens tre dimensioner art, sted og formål i MySQL, da det er variabilitetsregnskabet, som skal danne videre grundlag for arbejdet med ABC og lønsomhedsanalysen. I nedenstående figur kan det ses, hvorledes et ER-diagram opbygges for Madsens variabilitetsregnskab. 28

33 Figur 12 Variabilitetsregnskabet i MySQL Kilde: Egen tilvirkning Som det fremgår af figuren består dette ER-diagram af fem entiteter, hvor entiteterne Art, Sted og Formaal alle har relation til entiteten Omkostningsregistrering, mens entiteten Indtægtsregistrering kun har relation til Formaal. Relationerne mellem entiteterne kan alle karakteriseres som optional, og består derudover af en-til-mange relationer, hvilket eksempelvis betyder, at entiteterne Art, Sted og Formaal godt kan have flere omkostningsregistreringer, mens entiteten Omkostningsregistrering kun kan have en af hver af art, sted og formål. Endvidere bør det bemærkes, at entiteterne Sted og Formaal besidder en rekursiv relation, da der ifølge Madsens principper eksisterer hierarkier på både steds- og formålsdimensionerne, mens dette ikke gør sig gældende for artsdimensionen. Derudover kan de fem entiteter i ER-diagrammet have flere attributter, eksempelvis består Omkostningsregistrering af attributterne omkostningsbeskrivelse, dato og mængde. Omkostningsbeskrivelse og mængde viser, hvilken type omkostning og hvor stor en mængde der registreres. Datoen viser hvornår omkostningen er registreret, for at kunne vide i, hvilken regnskabsmåned omkostningsregistreringen tilhører. Alle entiteter i dette diagram besidder en primærnøgle, samt en eller flere sekundære nøgler, der viser hvilke andre entiteter, der er tilknyttet. Yderligere kan det også defineres om entiteterne er i første eller anden normalform. Entiteterne Art, 29

34 Sted og Formaal vil som udgangspunkt være i første normalform, da disse entiteter består af mindre end tre attributter. Entiteterne Omkostningsregistrering og Indtaegtsregistrering vil til gengæld være i anden normalform, da deres primærnøgler har op til tre attributter tilknyttet, som er henholdsvis dato, mængde og beskrivelse. Formålet med dette ER-diagram er, at vise hvorledes grundregistreringerne skal foretages i Crunchy Crisps. Derudover giver ER-diagrammet et overblik over, hvordan Madsens variabilitetsregnskab anvendes til omkostningsregistreringen og hvordan det kan sammenkobles til indtægtsregistreringen. En given omkostning under entiteten Omkostningsregistrering bør registreres simultant under entiteterne Art, Sted og Formaal. Endvidere ses det, at entiteten Indtaegtsregistrering kun er koblet sammen med entiteten Formaal, og dermed ikke de andre entiteter som repræsenterer art og sted. Således eksisterer der kun en sammenhæng mellem indtægtsregistreringer og Madsen variabilitetsregnskab, da det er muligt at koble indtægterne på formålsdimensionen via virksomhedens produkter Database for ABC I dette afsnit fokuseres der på, hvordan ABC databasen skal opbygges i MySQL. Selve modellens opbygning tager delvis udgangspunkt i Figur 6 ABC to-trins model. Vi vil først beskrive, hvordan de enkelte dele i ABC databasen er opbygget med henblik på udarbejdelsen af en lønsomhedsanalyse for vores casevirksomhed Crunchy Crisps. De enkelte modeller vil danne grundlag for udregninger, som foretages i Microsoft Excel. Dette vil blive gennemgået i Afsnit Lønsomhedsanalysen i Excel af Crunchy Crisps. Aktivitet I Figur 13 Aktivitet indgår entiteterne Ressource, Ressource Cost Driver og Aktivitet, som alle har en primærnøgle. Ressource indeholder to attributter og en sekundærnøgle, de to attributter er til, for at kunne tilføje en beskrivelse samt en mængde af ressourcerne. Den sekundære nøgle er fra Ressource Cost Driveren, som forklarer, hvilken cost driver ressourcerne hører under. Ressource Cost Driveren har to attributter, ressourcer i procent og beskrivelse. Disse attributter anvendes til at dele en procentdel af Ressourcerne ud på Aktiviteterne og tilføje en beskrivelse hertil. Linket mellem Ressource Cost Driver og Ressource er en en-til-mange relation, da hver enkelte Ressource kun kan kobles til en enkelt Ressource Cost Driver, men hver Ressource Cost Driver kan sagtens anvendes på adskillige Ressourcer. Aktivitet indeholder to attributter og en sekundær nøgle, hvor attributterne anvendes til en beskrivelse og tilføjelse af mængder omkring de enkelte aktiviteter. 30

35 Sekundærnøglen er fra Ressource Cost Driver, som beskriver bindeleddet fra Ressourcer til Ressource Cost Driver og Aktivitet. Sammenkoblingen mellem Ressource Cost Driver og Aktivitet er en en-til-mange relation. Dette skyldes at Ressource Cost Driverne godt kan kobles på flere Aktiviteter. Figur 13 Aktivitet Kilde: Egen tilvirkning Aktivitets Cost Driver Den næste figur der er udarbejdet er illustreret i Figur 14 Aktivitets Cost Driver. Figuren indeholder tre entiteter, som er; Aktivitets Cost Driver Type, Aktivitet og Aktivitets Cost Driver som alle har en primær nøgle. Aktivitets Cost Driver Type indeholder attributten cost driver type, som forklarer, hvilken type cost driver der anvendes, fx duration driver. Aktivitets Cost Driver Type har relation med Aktivitets Cost Driver gennem en en-til-mange relation, da flere Aktivitets Cost Drivere godt kan udregnes ud fra fx en duration driver. Aktivitets Cost Driver indeholder to attributter og en sekundær nøgle. Attributterne beskriver navnet på cost driver typen samt den anvendte mængde. Sekundærnøglen der anvendes er Aktivitets Cost Driver Typen, som enten kan være en transaction driver, duration driver eller intensity driver. Aktivitet indeholder to attributter og en sekundærnøgle, de to attributter beskriver aktiviteten samt tildeler en mængde. Sekundærnøglen giver en forklaring på hvilken cost driver der anvendes. Aktivitets Cost Driver har en en-til-mange relation med Aktivitet, da en Aktivitets Cost Driver godt kan bruges på flere Aktiviteter. 31

36 Figur 14 Aktivitets Cost Driver Kilde: Egen tilvirkning Aktivitets Cost Driver Rate Næste element der skal findes er Aktivitets Cost Driver Raten som gøres ud fra Figur 15 Aktivitets Cost Driver Rate. Figuren består af fire entiteter, Aktivitets Cost Driver Type, Aktivitets Cost Driver, Aktivitets Cost Driver Rate samt Aktivitet, hvor hver entitet har en primærnøgle. Aktivitets Cost Driver Type indeholder attributten cost driver type, som fortæller hvilken type cost driver der anvendes. Relationen mellem Aktivitets Cost Driver Type og Aktivitets Cost Driver er en en-tilmange relation, da en Aktivitets Cost Driver Type godt kan anvendes på flere Aktivitets Cost Drivere. Aktivitets Cost Driver indeholder to attributter og en sekundærnøgle. Attributterne er navnet på aktivitets cost driver typen samt mængden. Sekundærnøglen er typen af aktivitets cost driveren. Aktivitet indeholder de 2 attributter; beskrivelse og mængde, som fortæller noget om aktivitetsmængden og beskrivelsen. Aktivitet og Aktivitets Cost Driver skal begge relateres til Aktivitets Cost Driver Rate, da begge skal anvendes til at udregne Aktivitets Cost Driver Raten. Det er en en-til-mange relation fra Aktivitets Cost Driver til Aktivitets Cost Driver Rate, da der godt kan anvendes den samme Aktivitets Cost Driver til flere forskellige rater. Relationen mellem Aktivitet til Aktivitets Cost Driver Rate er en entil-en relation, hvilket skyldes, at hver enkelte Aktivitet kun skal fordeles ud på én Aktivitets Cost Driver Rate. 32

37 Figur 15 Aktivitets Cost Driver Rate Kilde: Egen tilvirkning Omkostningsobjekt Den næste figur i lønsomhedsanalysen i MySQL er Figur 16 Omkostningsobjekt. Denne indeholder fire entiteter, som er Aktivitets Cost Driver Rate, Omkostningsobjekt, Aktivitets Cost Driver samt Aktivitet. Aktivitet, Aktivitets Cost Driver og Aktivitets Cost Driver Rate indeholder de samme attributter som beskrevet til Figur 15 Aktivitets Cost Driver Rate. Aktivitet og Aktivitets Cost Driver Rate indeholder også de samme sekundære nøgler, men Aktivitets Cost Driver vil i dette tilfælde ikke have nogen sekundære nøgler. Omkostningsobjekt indeholder en attribut og en sekundærnøgle, hvor attributten er produktnavnet og den sekundære nøgle er Aktivitets Cost Driver Raten. Relationen mellem Aktivitets Cost Driver Raten og Omkostningsobjektet er en en-til-mange, da Aktivitets Cost Driver Raten godt kan fordeles på flere omkostningsobjekter, hvis de fx har det samme træk. 33

38 Figur 16 Omkostningsobjekt Kilde: Egen tilvirkning Samlet ABC database Efter at have forklaret de enkelte dele til ABC databasen kan vi nu opstille den samlede ABC database, som ses i Figur 17 Samlet ABC database. ER-diagrammet er opbygget af syv entiteter, hvilke er; Aktivitets Cost Driver Type, Aktivitet Cost Driver, Reversibilitet, Ressource, Ressource Cost Driver, Aktivitet samt Omkostningsobjekt. Disse kan ses i nedenstående figur. 34

39 Figur 17 Samlet ABC database Kilde: Egen tilvirkning I figuren fremgår alle relationerne mellem entiteterne til at være optional, samt besidder en en-tilmange relation. Reversibilitet har relation til Ressource, som har relation til Ressource Cost Driver som har relation til Aktivitet. Aktivitet er forbundet med Aktivitets Cost Driver, som er forbundet med Aktivitets Cost Driver Type. Relationerne samt de enkelte attributter ved hver enkelt entitet gør det muligt at fordele omkostningerne fra ressourcerne gennem aktivitet til ens omkostningsobjekter. Omkostningsobjektet er forbundet med Aktivitet gennem Aktivitets Cost Driveren, og gør det muligt at fordele aktivitetsomkostningerne ned på de enkelte produkter Crunchy Crisps producerer. Attributterne hjælper til med at beskrive de enkelte entiteters funktion, i fx enten mængde eller beskrivelse. Aktivitets Cost Driver Raten er ikke inkluderet i den samlede ABC model, da vi anser Aktivitets Cost Driveren til at være bindeleddet mellem Aktivitet og Omkostningsobjektet. Aktivitets Cost Driver Raten er udelukkende et mellemled til udregningen af omkostningerne pr. udførsel/time. Alle entiteter i dette diagram har en primærnøgle og enkelte entiteter har en eller flere 35

40 sekundære nøgler, der viser hvilke andre entiteter der er tilknyttet. Entiteterne er i enten første eller anden normalform. Første normalformsentiteterne er Reversibilitet, Ressource Cost Driver og Aktivitets Cost Driver Type. Entiteterne i anden normal form er Omkostningsobjekt, Aktivitet Cost Driver, Aktivitet og Ressource Samlet database I dette afsnit vil der komme en kort beskrivelse af den samlede database, som har til formål at illustrere sammenhængen mellem variabilitetsregnskabet og ABC. Den samlede database for Crunchy Crisps fremgår af nedenstående Figur 18 Samlet databasemodel, og består af de tidligere beskrevne ER-diagrammer, variabilitetsregnskabet og ABC. Figur 18 Samlet databasemodel Kilde: Egen tilvirkning Som det fremgår af figuren er ABC sammenkoblet med variabilitetsregnskabet gennem forskellige entiteter, der har relationer til hinanden. Disse entiteter er henholdsvis Ressource og Art, samt Formaal og Omkostningsobjekt, der alle har en en-til-mange relation med hinanden. Relationen mellem art og ressourcer, gør det muligt, at sammensætte omkostningsarten og ressourcepuljerne. Relationen mellem Omkostningsobjekt og Formaal gør det muligt at registrere omkostningerne til produkterne, på et dybere hierarkisk niveau i den samlede databasemodel end det ville være muligt i 36

41 variabilitetsregnskabet. Ud fra den samlede databasemodel er vi derved i stand til, at udarbejde en lønsomhedsanalyse for vores casevirksomhed Crunchy Crisps. 5.4 Lønsomhedsanalyse Vi har i projektet valgt at foretage en lønsomhedsanalyse, så der kan skabes et tydeligt overblik over, hvordan omkostningerne fordeler sig på omkostningsobjekterne, som i dette tilfælde er produkterne. Dette gør det lettere for virksomheden at vurdere omkostningsobjekternes lønsomhed ud fra deres træk på ressourcerne, set i forhold til de enkelte omkostningsobjekters omsætning. Formålet med en forbedret fordeling af omkostningerne er ifølge Kaplan & Cooper (1998), at øge profitten. Derved betyder det, at en lønsomhedsanalyse kan ligge til grund for fx en vurdering af om produkternes profitabilitet er tilstrækkelig eller om produktionen af et produkt bør stoppes. Lønsomhedsanalysen vil bruges til eksemplificering af vores samlede databasemodel, som vi lagde fundamentet for i Afsnit 5.1 Variabilitetsregnskabet vs. ABC og som kan ses i Figur 14 Samlet databasemodel Lønsomhedsanalyse i Wavemaker af Crunchy Crisps I forlængelse af den udarbejdede database til lønsomhedsanalyse i MYSQL, kan Wavemaker anvendes til at gøre databasen mere visuel, og herefter overføres til Excel. Vi vil dog ikke gå i dybden med lønsomhedsanalysen i Wavemaker, da denne kun ville fungere som et mellemredskab. Vi har dog valgt at vise et eksempel for Wavemaker om, hvorledes de enkelte omkostninger kan blive fordelt ud på de enkelte produkter dvs. det er egentligt entiteten omkostningsobjekt som vises. I Wavemaker er denne illustreret i nedenstående figur. Figur 19 - Lønsomhedsanalyse i Wavemaker Kilde: Egen tilvirkning 37

42 Under omkostningsobjekt fremstår seks kolonner, det drejer sig om henholdsvis objekt id, produkt navn, direkte materialer, direkte arbejdskraft, indtægtsregistreringer samt overheadomkostninger. Produktnavn viser Crunchy Crisps produkter, og disse gives et id nummer under objekt id, således at det er muligt ved et givent objekt id at finde frem til de omkostninger der er tilknyttet de enkelte produkter. De resterende kolonner er derfor også karakteriseret ved et id nummer som henviser til de dertil knyttede konkrete omkostninger. Disse vil vi dog ikke komme nærmere ind på Såfremt casen havde været indarbejdet i Wavemaker, kunne den overføres til Excel for at overskueliggøre lønsomhedsanalysen i form af opstillede tabeller Lønsomhedsanalysen i Excel af Crunchy Crisps For at muliggøre udførelsen af en lønsomhedsanalyse af Crunchy Crisps produkter er det nødvendigt at finde og fordele omkostningerne ud på de enkelte produkter i virksomheden. I denne lønsomhedsanalyse fordeles nogle af omkostningerne ved hjælp af variabilitetsregnskabet og på de punkter, hvor vi mener, ABC kan supplere, vil ABC anvendes. Der er her anvendt MySQL til at opstille de nødvendige modeller, hvorefter der er anvendt Excel til at udregne lønsomhedsanalysen på baggrund af de opbyggede modeller. For at kunne foretage en lønsomhedsanalyse, ud fra vores kombination af variabilitetsregnskabet og ABC er det nødvendigt at definere, hvilken regnskabstype omkostningerne skal fordeles efter. Tabel 3 Fordeling af omkostninger til omkostningsregnskabstype Arter / Ressourcepuljer Materialeomkostninger Direkte løn Overhead Salg og Marketing Administration Kilde: Egen tilvirkning Variabilitetsregnskab / ABC Variabilitetsregnskab Variabilitetsregnskab ABC ABC ABC Ovenstående Tabel 3 Fordeling af omkostninger til omkostningsregnskabstype illustrerer, hvilke omkostninger, som fordeles ved hjælp af ABC og variabilitetsregnskabet. Materialeomkostninger er en af Crunchy Crisps største omkostningspuljer og derfor er det vigtigt, at omkostningerne måles præcist og validt. Derfor skal omkostningen måles direkte ved hjælp af variabilitetsregnskabet, hvilket gør det muligt at fordele omkostningerne direkte ud på produkter. 38

43 Omkostningen direkte løn kan henføres direkte til det enkelte produkt og derfor er der ikke behov for at anvende ABC til fordeling af denne omkostning, i stedet anvendes variabilitetsregnskabet. Omkostningerne inkluderet i overhead er indirekte løn, computeromkostninger, maskinafskrivninger, vedligeholdelse og strøm, hvilket også kan ses illustreret i Tabel 2 Overhead. Som beskrevet i Afsnit 5.1 Variabilitetsregnskabet vs. ABC vil indirekte løn og støtteomkostninger blive fordelt efter ABC's fordelingsmetode. Alle omkostninger under overhead tilhører en af disse to kategorier og ABC vil derfor blive anvendt til fordelingen af overheadomkostningerne. Salg og marketing samt administration har casevirksomheden Crunchy Crisps ikke foretaget direkte måling på. Virksomheden har dog mulighed for at estimere, hvor mange omkostninger, der er brugt på salg og marketing på de enkelte produkter. Ved administrationsomkostningen antages det, at størstedelen af omkostningerne er forbundet med håndteringen af produktionen, hvilket medfører, at omkostningsobjekterne med det største træk på håndteringen af produktionen har flest administrative omkostninger. Grunden til man kan anvende ABC til fordelingen af salg, marketing og administration er, at disse kan defineres som støtteomkostninger. Efter at have klargjort, hvilken omkostningsregnskabstype, der skal anvendes til fordelingen af de enkelte omkostninger, skal aktiviteterne defineres, hvorefter der skal estimeres i hvilken grad ressourcepuljerne skal fordeles til aktiviteterne. Processen der anvendes i MySQL til denne fordeling kan ses i Figur 13 Aktivitet. Aktiviteterne som virksomheden skal fordele ressourceomkostningerne efter er følgende: - Håndtering af produktion - Omstilling af maskiner - Produktsupport - Maskiner - Markedsføring Grundlaget for valget af disse aktiviteter er, at det er hovedsagligt disse arbejdsopgaver som medarbejderne i virksomheden foretager sig. I Tabel 4 Aktiviteter og aktivitetsomkostninger ses, hvordan medarbejderne anvender deres tid i procent fordelt ud på aktiviteterne. Det ses, at de indirekte lønomkostninger er tilknyttet håndtering af produktion, omstilling af maskiner og produktsupport. Computeromkostningerne er benyttet på de samme aktiviteter, som indirekte løn. Maskinafskrivninger, vedligeholdelse og strøm tilhører alle aktiviteten maskiner. Salg og marketing 39

44 tilhører aktiviteten markedsføring og den sidste ressourcepulje administration skal fordeles ud på håndtering af produktion og produktsupport. Tabel 4 Aktiviteter og aktivitetsomkostninger Håndtering af produktion Omstilling af maskiner Produktsupport Maskiner Markedsføring Omkostninger Indirekte løn 50% 40% 10% Computeromkostninger 60% 20% 20% Maskinafskrivninger 100% Vedligeholdelse 100% Strøm 100% Salg og Marketing 100% Administration 80% 20% Aktivitetsomkostninger Kilde: Egen tilvirkning Ressourcepuljerne er i virksomheden blevet fordelt ud fra medarbejdernes og ledelsens samlede vurdering om, hvor meget aktiviteterne trækker på ressourcepuljerne. Maskinafskrivningerne kan ikke defineres som en lille omkostningspulje eller støtteomkostning, men ud fra Madsens synspunkt vil fordeling af maskinafskrivninger være en arbitrær fordeling. Derfor har vi valgt at lade ABC håndtere fordelingen af maskinafskrivningerne, da ABC inddrager maskinafskrivningerne. Årsagen til, at vi har valgt at inddrage maskinafskrivningerne er for at få en mere nøjagtig lønsomhedsanalyse og derved et bedre billede af omkostningsfordelingen. Det næste skridt i ABC-processen er, at fastlægge aktivitets cost driveren for hver enkelt aktivitet. Metoden der anvendes i MySQL illustreres i Figur 14 Aktivitets Cost Driver. Aktivitets cost driverne til hver enkelt aktivitet er illustreret i tabellen herunder. Tabel 5 Aktivitet og aktivitets cost driver. Aktiviteter Maskiner Håndtering af produktion Omstilling af maskiner Produktsupport Markedsføring Aktivitets Cost Driver Maskintimer Produktionsforløb Omstillingstimer Antal produkter Tid anvendt på markedsføring Kilde: Egen tilvirkning 40

45 Aktiviteterne håndtering af produktion samt produktsupport vil blive udregnet ved hjælp af en transaction driver, da tidsforbruget på hver udførsel er ca. det samme og derfor kan det måles på antal udførsler. Duration driver vil blive anvendt på de resterende aktiviteter, da tid indgår i målestokken for aktiviteterne og omkostningerne pr. time er ca. det samme. Aktivitets cost driveren maskintimer vil blive anvendt på aktiviteten maskiner, da det beskriver hvor mange timer maskinerne er i drift. Til aktiviteten håndtering af produktion vil der blive anvendt aktivitets cost driveren produktionsforløb, da omkostningerne stiger des flere produktionsforløb man foretager. Omstillingen af maskiner vil blive målt på omstillingstimer. Produktsupport vil blive målt ud fra antal produkter, da vi antager, at omkostningerne mht. produktsupport er ens pr. produkt. Markedsføring vil blive målt på tid anvendt på markedsføring, da tiden pr. markedsføringsopgave varierer afhængig af, hvilket produkt der markedsføres. Når aktivitets cost driveren er fastlagt, vil næste punkt være udregning af aktivitets cost driver raten. Til dette skal der findes nogle mængder tilhørende de enkelte aktivitets cost drivere. Denne proces kan ses i Figur 15 Aktivitets Cost Driver Rate, hvor forløbet gennemgås i MySQL. Mængderne der skal anvendes til at udregne raterne har virksomheden fundet ved hjælp af målinger. Antal maskintimer og produktionsforløb er målt direkte, mens tid pr. omstilling er fundet ved hjælp af stikprøver og derfra er der blevet udregnet en gennemsnitstid. Ud fra dette har det været muligt at udregne et samlet antal omstillingstimer pr. produkt. Timerne brugt på markedsføring er estimeret, da virksomheden, som tidligere skrevet, ikke har foretaget nogen direkte målinger på deres markedsføring. Nedenstående tabel viser fordelingen af aktivitets cost driverne. Tabel 6 Aktivitets cost driver. Aktivitets Cost Driver Salt Sour Cream & Onion Tomat Mandel Total Makiner - Timer Produktionsforløb - Antal Omstillingstid - Tid pr. omstilling 4 2,4 5 7,6 Total omstillingstid - Timer Antal produkter Markedsføring - Timer Kilde: Egen tilvirkning 41

46 Efter at have fundet mængderne for de enkelte cost drivers, er det nu muligt at kalkulere aktivitets cost driver raten (ACDR). Her tager man de enkelte omkostninger for aktiviteterne og dividerer med de definerede cost driver mængder, hvilket giver aktivitets cost driver raten. Tabel 7 Aktivitets cost driver rater Aktivitetsomkostninger Aktivitets Cost Driver Aktivitets Cost Driver mængde Aktivitets Cost Driver Rate Maskiner Maskintimer Håndtering af produktion Produktionsforløb Omstilling af maskiner Omstillingstimer ,77 Produktsupport Antal produkter Markedsføring Tid anvendt på markedsføring Kilde: Egen tilvirkning Efter beregningen af aktivitets cost driver raten, er det muligt at fordele omkostningerne fra aktiviteterne til omkostningsobjekterne. I nedenstående figur er omkostningsobjektet Saltchips anvendt for at illustrere, hvordan aktivitetsomkostninger fordeles til et omkostningsobjekt. Omkostningsobjektets træk på aktiviteterne er taget fra Tabel 6 - Aktivitets cost driver og aktivitets cost driver raten er taget fra Tabel 7 - Aktivitets cost driver rater. Disse gør det muligt at udregne omkostningerne tilhørende omkostningsobjektet. Tabel 8 Aktivitetsomkostninger for Salt ACDR Mængde Omkostninger Maskiner Håndtering af produktionsforløb Omstilling af maskiner 496, Produktsupport Markedsføring Kilde: Egen tilvirkning I ovenstående tabel multipliceres aktivitets cost driver raten med mængden/trækket som Salt har på omkostningerne. Derved ses, hvilke omkostninger skal fordeles fra den enkelte aktivitet til omkostningsobjektet Saltchips. Fordelingen af aktivitetsomkostninger til alle omkostningsobjekterne kan ses i Bilag 1 Fordeling af aktivitetsomkostninger til omkostningsobjekter. 42

47 Efter at have fordelt aktivitetsomkostningerne ud på omkostningsobjekterne er det muligt at lave lønsomhedsanalysen, som er illustreret i Tabel 9 Lønsomhedsanalyse for Crunchy Crisps. Grunden til omkostningsfordelingen er anderledes end det var tilfældet i Tabel 1 Crunchy Crisps regnskab før implementering af ABC er, at vi har anvendt flere fordelingsnøgler, som derved flytter rundt på omkostningerne og dermed giver en mere præcis omkostningsallokering. Tabel 9 Lønsomhedsanalyse for Crunchy Crisps Sour Cream Salt & Onion Tomat Mandel Total Omsætning Materialeomkostninger Direkte arbejdskraft Maskiner Håndtering af produktion Omstillingstid Produktsupport Markedsføring Omkostninger i alt Resultat Bruttomargin (%) 15,5% 12% -106,8% -823,5% -6,4% Kilde: Egen tilvirkning Lønsomhedsmodellen er bygget op ved, at omkostningerne subtraheres fra omsætningen for at komme frem til resultatet, som skal anvendes for at kunne se profitabiliteten for de enkelte omkostningsobjekter. Resultatet og bruttomarginen (%) viser, hvilket overskud de enkelte produkter generer efter de direkte og indirekte omkostninger er trukket fra. Lønsomhedsanalysen for Crunchy Crisps viser, at både Salt og Sour Cream & Onion, som var Crunchy Crisps originale produkter, har en positiv bruttomargin på hhv. 15,5 % og 12 %. Hvis man sammenligner med casebeskrivelsen havde både Salt og Sour Cream & Onion en bruttomargin på 13,3 %. Årsagen til at Sour Cream & Onions bruttomargin er faldet er, at salg og marketing samt administration ikke var delt ud på omkostningsobjekterne i casebeskrivelsen, men efter at have inddraget ABC var det muligt at fordele disse omkostninger. Dette har dog resulteret i, at profitabiliteten af omkostningsobjekterne fremstår dårligere end de havde været, hvis salg og marketing samt administration fortsat var en samlet omkostningspulje. Efter at have fordelt de 43

48 omkostninger, som var mulige efter ABC-princippet ses det, at Tomat- og Mandelprodukterne ikke er tilnærmelsesvis profitable for Crunchy Crisps. Tomat har en bruttomargin på -106,8 % og Mandel på hele -823,5 %. Samlet set har virksomheden oplevet et tab på kr. og der skal derfor foretages nogle initiativer for at rette op på dette tab. Et muligt løsningsforslag, således Crunchy Crisps kan ændre resultatet til et overskud, vil være ved afskaffelse af produkterne Tomat- og Mandelchips. Derved vil omkostningerne der er forbundet med produktionen af disse produkter kunne fjernes, dog afhænger det af omkostningernes reversibilitet. Materialeomkostningerne og markedsføring for Tomat og Mandel er fuldstændig reversible og vil være 1 på ABC s 1-5 skala for reversibilitet. Dette skyldes, at omkostningerne kan justeres med det samme, så materialeomkostningerne og markedsføringsomkostningerne falder bort, hvis produktionen af produkterne stoppes. Direkte løn er 2 på ABC s 1-5 skala, da omkostningerne kan fjernes efter en tidshorisont, som afhænger af medarbejdernes opsigelsesperiode. Ressourcepuljerne tilknyttet aktiviteterne håndtering af produktion og produktsupport er indirekte løn, computeromkostninger og administration. Af disse omkostninger vil indirekte løn have den samme reversibilitet som den direkte løn. Computeromkostningerne vil på ABC s 1-5 skala være 5, da disse omkostninger ikke er reversible, da omkostningerne er forbundet med vedligeholdelse, uddannelse og drift af virksomhedens computersystem og disse er ikke forbundet med produktionsmængden. Ressourcepuljen administration er 2 på ABC s 1-5 skala, da vi antager, at det inden for få uger er muligt at justere de administrative omkostninger, da der sker en reduktion i antallet af produkter. Omstilling af maskiner har ressourcepuljerne indirekte løn og computeromkostninger, hvor reversibiliteten derved er den samme som under håndtering af produktion og produktsupport. Aktiviteten maskiner har ressourcepuljerne maskinafskrivning, vedligeholdelse og strøm tilknyttet. Af disse ressourcepuljer er maskinafskrivning og vedligeholdelse 5 på ABC s skala, mens strøm forbundet med produktionen af Tomat og Mandel er 1 på ABC s reversibilitetsskala. Efter at have anvendt den samlede databasemodel til en lønsomhedsanalyse har Crunchy Crisps fået et bedre overblik over de enkelte produkters profit. Dette har resulteret i, at ledelsen nu har fået et nyt informationssystem, som giver mulighed for at træffe beslutninger på baggrund heraf. Denne beslutning kunne fx være afskaffelse af produkter, procesoptimering eller øgning af produktionsmængden. 44

49 5.5 Delkonklusion 1 I de overstående afsnit er der blevet gennemgået teori for variabilitetsregnskabet og ABC. Dette er gjort med henblik på sammenligning af de to modeller samt lave en sammenkobling af de to modeller, for at kunne lave en mere præcis allokering af omkostningerne til produkterne. Vi er kommet frem til, at variabilitetsregnskabet og ABC kan fungere i sammenspil med hinanden. Variabilitetsregnskabet kan anvendes til at foretage formålsneutrale grundregistreringer, mens ABC kan supplere ved at fordele omkostningerne, hvor variabilitetsregnskabet enten er for ressourcekrævende eller vil placere omkostningerne en bloc fx ved små omkostningspuljer. Gennem vores illustration i databaseafsnittet er vi kommet frem til, hvordan det er muligt at sammenkoble variabilitetsregnskabet og ABC til en samlet database, der kan anvendes i vores casevirksomhed. Vi kom frem til, at der er ligheder mellem art i variabilitetsregnskabet og ressourcer i ABC, hvilket gjorde det muligt at sammenkoble disse. Derudover var der også ligheder mellem formål i variabilitetsregnskabet og omkostningsobjekt i ABC, hvor det i begge er muligt at henføre omkostningerne til produkterne. ABC vil i denne forbindelse være i stand til at give en dybere fordeling af nogle omkostningstyper, da det i ABC er tilladt at anvende arbitrære fordelinger. Lønsomhedsanalysen i projektet er anvendt for at eksemplificere anvendelsen af den opstillede databasemodel. I lønsomhedsanalysen kom vi frem til, at vores casevirksomhed Crunchy Crisps havde et underskud på deres to nye produkter. Dette kom vi frem til ved hjælp af målinger foretaget i variabilitetsregnskabet og estimeringer i ABC. Lønsomhedsanalysen anvendes typisk til, at danne grundlag for ledelsesbeslutninger. Ud fra resultaterne i lønsomhedsanalysen kunne det ses, at initiativer var nødvendige for at forbedre virksomhedens resultat. Derfor valgte vi at se nærmere på omkostningernes reversibilitet for at se, hvor lette omkostningerne var at afskaffe, såfremt virksomheden valgte at afskaffe deres to nyeste produkter. 45

50 6 Del 2 I anden del af projektet vil vi se nærmere på, hvilke muligheder der er for at genfinde variabilitetsregnskabet principper i SAP Business One. Derudover vil vi undersøge om det er muligt, at et ERP-system, som SAP Business One, kan levere data til udarbejdelsen af et ABCsystem til løsning af kalkulationsopgaven. Vores problemstillinger til andel del af projektet bliver derfor: 1) Hvilke muligheder er der for at genfinde variabilitetsregnskabets principper i SAP Business One? og 2) Kan SAP Business One levere data til udarbejdelsen af et ABC-system med henblik på løsning af kalkulationsopgaven? Årsagen til vi har valgt at arbejde med Madsens kalkulationsopgave er, at vi vil bygge videre på problemstillingen fra første del af projektet, hvor vi undersøgte om ABC kunne supplere variabilitetsregnskabet. 6.1 ERP-system Et ERP-system (Enterprise resource planning) anvendes til at koordinere og håndtere data, forretningsprocesser og ressourcer. ERP-systemet indsamler, bearbejder samt lagrer data og giver derved ledelsen informationerne, som er nødvendige for at træffe hensigtsmæssige beslutninger. Et af ERP-systemets mål er at give kunderne en god service gennem et velfungerende og flydende ordreflow. Derfor er det vigtigt, at ERP-systemet er velfungerende og bruger en central database til at dele informationer mellem virksomhedsprocesserne og koordinere aktiviteterne. Dette er vigtigt, da en virksomhedsproces ofte vil udløse en kompleks serie af aktiviteter gennem adskillige dele af virksomheden (Romney & Steinbart 2012). Såfremt ERP-systemet er designet hensigtsmæssigt efter virksomhedens behov vil ledelsen være i stand til at tilgå opdateret information omkring aktiviteterne i virksomheden. Dette gør ledelsen i stand til at planlægge, kontrollere og evaluere virksomhedens forretningsprocesser mere effektivt. Modulerne i ERP-systemet kan tilpasses efter virksomhedens behov, men et typisk ERP-system indeholder: - Finans- og økonomifunktion - Personale- og lønfunktion - Salg - Indkøb - Produktion 46

51 - Distribution - Logistik - Kunder Hvis ovenstående moduler ikke er tilstrækkeligt til at dække virksomhedens behov kan man, som skrevet ovenover, tilpasse systemet. Dette har dog den negative effekt, at det besværliggør kommunikationen med leverandørerne og kunderne. De fleste ERP-systemer har generelle konfigurationsmuligheder indbygget, således virksomhederne ikke skal bekymre sig om denne ulempe (Romney & Steinbart 2012). En fordel ved ERP-systemer er, at data kun skal registreres én gang frem for, at det skal indtastes flere gange i systemets forskellige dele. Derudover er det hurtigere for medarbejderne at tilgå data, både fra egen men også andre afdelinger i virksomheden. ERP-systemet forenkler også definitionen af hvilke medarbejdere, der skal have adgang til de forskellige dele i ERP-systemet, hvilket gøres ved hjælp af funktionsbestemte adgangskriterier. Kundeservice bliver forbedret ved hjælp af ERP-systemet, da det hurtigt giver adgang til informationer som ordrer, varetilgængelighed, mm. ERP-systemet er også med til at øge produktiviteten i produktionsafdelingen, da de modtager ordrerne øjeblikkeligt. Nogle ulemper omkring ERP-systemet er, at det både er ressourcekrævende at anskaffe, vedligeholde og det ofte er nødvendigt med konsulenttimer i opstartsfasen. Derudover kræver det, at medarbejderne bliver oplært i ERP-systemet, hvilket er en langvarig og konstant proces. En af hovedårsagerne til implementeringen af ERP-systemet fejler er fx, at medarbejderne ikke er forandringsvillige, da det normalt kræver en ændring af medarbejdernes arbejdsgang. Såfremt det lykkedes at gøre medarbejderne forandringsvillige, vil det stadig tage lang tid at implementere et ERP-system (Romney & Steinbart 2012). 6.2 SAP SAP er en tysk virksomhed grundlagt i 1972, som beskæftiger sig med udvikling af virksomhedssoftware. Ifølge SAPs hjemmeside har SAP udviklet adskillige ERP-systemer, hvor SAP Business One bruges af de små og mellemstore virksomheder. SAP Business One anbefales til virksomheder med mindre end 100 ansatte. Hvis det er større virksomheder med op til ansatte anbefales det at anvende SAP Business All-In-One. Til endnu større virksomheder anbefales SAP Business Suite, som indeholder 6 forskellige elementer (fx ERP, CRM, SCM), som kan tilpasses til den enkelte virksomhed. 47

52 Programmet SAP Business One kan, som beskrevet i Afsnit 6.1 ERP system, konfigureres efter virksomhedens behov. Dette betyder eksempelvis, at hvis der er tale om en servicevirksomhed, vil det være muligt at tilpasse funktionerne i systemet efter servicemæssig håndtering. Derimod hvis der er tale om en produktionsvirksomhed vil servicefunktionen i programmet ikke være brugbar for virksomheden. Yderligere er det også muligt at begrænse adgangen i nedenstående elementer, set i Figur 20 SAPs hovedmenu, til et bestemt antal medarbejdere, fx vil medarbejderne i salgsafdelingen være i stand til at oprette salg, men indkøb vil være udenfor deres rettighedsområde. Figur 20 SAPs hovedmenu Kilde: Egen tilvirkning Moduler i SAP Business One Nedenstående redegørelse vil tage udgangspunkt i de essentielle moduler i SAP Businesss One. Administration og økonomi Administrations- og økonomifunktionen har tæt sammenhæng til de resterende moduler eftersom informationer indtastet under de resterende moduler vil kunne findes under administrationsfunktionen. Yderligere vil økonomifunktionen være grundlag for regnskabet samt den finansmæssige drift. Under administrationen og økonomien vil det være muligt at definere vekselkurser samt andre informationer omkring virksomheden. Det vil også under disse funktioner være muligt at importere og eksportere informationer til andre programmer som fx Excel. 48

53 Salgsmuligheder og salg Under salgsmuligheder er der mulighed for at oprette en salgsproces fra første møde med kunde til kundeordren. Dette kan eksempelvis være en registrering af opsøgende telefonsamtale fulgt af et par møder, hvorefter der bliver tilkendegivet et tilbud, forhandling og derefter en ordre. Det er også muligt at definere en kundeprioritet, som ofte vil afhænge af indtjeningsmulighederne, man ser ved kunden. Salgsmodulet er tæt knyttet til salgsmulighedsmodulet. Hvor salgsmulighedsmodulet går ind og definerer processen, vil salgsmodulet gennemføre salgsprocessen. I salgsmodulet foretages en oprettelse af tilbud, kundeordre, levering og udgående faktura, hvilket er en kontinuerlig proces. Salgsmodulet arbejder sammen med lager- og produktionsmodulet idet det sikrer, at varerne er på lager. Hvis dette ikke er tilfældet vil det være muligt at starte en produktionsproces, således varen kan blive fremstillet. Indkøb Ligesom salgsmodulet følger indkøbsmodulet også en kontinuerlig proces. Det første skridt i indkøbsprocessen er oprettelse af en indkøbsordre, hvorefter en varetilgang vil blive registeret, når varerne er modtaget. Når varerne er blevet modtaget, vil der blive registreret en indgående faktura og indkøbsprocessen afsluttes. Indkøbsmodulet arbejder tæt sammen med lagermodulet, hvorpå det vil være muligt at se bestilte samt disponible varer. Forretningspartnere og personale Under disse to moduler indtastes alle stamdataene vedrørende hhv. forretningspartnere og personale. Forretningspartnere, som er kunder og leverandører, samt personale vil ikke kunne benyttes andre steder i systemet såfremt de ikke er oprettet under en af disse kategorier. Produktion Produktionsmodulet benyttes til styring samt planlægning af produktionen. Under dette modul vil det være muligt at oprette og opdatere styklister, hvilket gør det muligt at definere et produkt som fx en cykel og derved se, hvilke produktdele, der skal anvendes til fremstillingen af cyklen. Det vil under produktionsmodulet også være muligt at opdatere prislister, således de kan tilpasses til enkelte produktionsordrer. Dette gør det muligt at give rabat ved bestilling af en vis mængde. Lagerstyring og Materials Requirements Planning Under lagermodulet er der mulighed for at oprette artikelstamdata, se hvilke varer der er under produktion samt hvor mange varer der er disponible. 49

54 Materials Requirements Planning (MRP) modulet gør det muligt ved hjælp af prognoser og analyser at oprette automatiske indkøbsforløb. 6.3 Variabilitetsregnskabet i SAP Business One I de følgende afsnit vil der blive set nærmere på om principperne fra variabilitetsregnskabet kan genfindes i SAP Business One. Der vil blive set nærmere på om man kan genfinde Madsens tre dimensioner; art, sted og formål, samt om det er muligt at opbygge neutrale hierarkier. I SAP Business One er registrering af indtægter og omkostninger muligt, men i variabilitetsregnskabet er der udelukkende fokus på omkostningerne. Dette betyder, at vi kun vil se nærmere på, hvordan omkostningssiden fungerer i SAP Business One Dimensioner i SAP Business One I SAP Business One er det ikke muligt at finde nogle direkte relationer mellem Madsen registrering af dimensionerne art, sted og formål, samt modulopbygningen i programmet. Vi har dog fundet visse lighedspunkter i SAP Business One, som kan relateres til Madsens dimensioner. Art, som fx er materialer, løn, ydelser fra andre virksomheder og services, kan genfindes i økonomimodulet på det underliggende kontoplansmodul. Da vi har valgt udelukkende at fokusere på omkostningssiden i SAP Business One, har vi valgt at fokusere på ligheden med art under Omkostninger. En art der ses på kontoplanen er Rejseomkostninger, hvor der registreres omkostninger i forbindelse med rejser foretaget af fx virksomhedens sælgere. Yderligere findes der også under Kontoplansmodulet Omkostninger arterne; løn, administrative omkostninger og juridiske omkostninger, hvor der registreres omkostninger tilhørende de respektive arter. Stedsdimensionen kan genfindes under Produktionsmodulet, hvor der kan oprettes en produktionsordre og tildele ordren enten generelt til produktionsafdelingen eller underafdelinger herunder. Derudover er det muligt under Produktionsordremodulet at tilføje fordelingsnøgler, således en produktionsordres omkostninger kan fordeles ud på adskillige underafdelinger. Fordelingsnøglen kan være forskellige procentsatser afhængig af fx tidsforbrug eller deltagelsesgraden. Muligheden med fordelingsnøglen er dog modstridende i forhold til Madsens variabilitetsprincip om ingen arbitrære fordelinger må anvendes. Grunden til, at dette er modstridende er, at det er generelle fordelingsnøgler, der anvendes og ikke fordelingsnøgler ud fra direkte målinger. Der kan laves direkte målinger udenfor SAP Business One, dog kræver det en tilretning af fordelingsnøglerne efter fx produktionen er afsluttet. 50

55 Steddimensionen kan også findes under Personalemodulet Medarbejderstamdata, hvor det er muligt at oprette en ny medarbejder i systemet. Når medarbejderen oprettes er det muligt at definere omkostningsarten løn og medarbejderen kan samtidig registreres på den afdeling, hvor medarbejderen er blevet ansat. Det vil derimod ikke være muligt at henføre medarbejdere, der arbejder i flere afdelinger. Formålsdimensionen kan i SAP Business One findes under fx Produktion Produktionsordre, hvor der kan oprettes ordre. Ordrerne på produktet indeholder en liste med produktdele, der skal produceres før det samlede produkt kan blive sat i produktion. Omkostningerne til produktet kan aflæses helt nede på produktdelene, såfremt disse produktdele ikke anvendes til andre produkter. Grunden til at produktdelen ikke vil kunne registreres specifikt på et produkt, hvis det benyttes på adskillige produkter er, at man ikke ved, hvilket produkt man fremstiller produktdelen til i produktionsøjeblikket. Vi har fundet ligheder med Madsens dimensioner i SAP Business One, dog er der adskillige elementer, som ikke kan registreres på både art, sted og formål. De elementer der kan registreres kan ofte ikke registreres dybt nok, eftersom det ikke er muligt at foretage direkte måling i SAP Business One Hierarkier i SAP Business One I variabilitetsregnskabet er dimensionerne sted og formål opbygget som hierarkier, hvor omkostningerne skal registreres så dybt som muligt. I SAP Business One anvendes der ikke neutrale hierarkier, som der anvendes i variabilitetsregnskabet. I SAP Business One har vi i stedet fundet et visuelt hierarki, som bruges til at illustrere sammenhængene, under Produktionsmodulet Stykliste. Årsagen til, at det er et visuelt hierarki er, at hierarkiet på øverste niveau kan placeres på formålsdimensionen, mens underliggende niveauer vil tilhøre artsdimensionen. Grunden til dette er, at de underliggende elementer, som ikke sælges særskilt, ikke skaber værdi for kunden enkeltvis, men skaber i stedet værdi når alle elementer er samlet til et færdigt produkt. Et eksempel på ovenstående illustreres i Figur 21 Stykliste over Sour Cream & Onion Chips. 51

56 Figur 21 Stykliste over Sour Cream & Onion Chips Kilde: Egen tilvirkning Ud fra overstående stykliste kan aflæses, hvad der skal anvendes for at producere en pose Sour Cream & Onion chips, som består af 200 g. Overstående mængde som kan aflæses i figuren angiver, at der fx anvendes en pose Sour Cream & Onionkrydderi af 5 gram, for at producere en pose Sour Cream & Onion Chips. Det færdige produkt, som er en pose Sour Cream & Onion Chips, vil tilhøre Madsens formålsdimension. Kartofler, olie samt Sour Cream & Onionkrydderi hører alle, ud fra Madsen definition af materialer, til artsdimensionen. Efter gennemgangen af variabilitetsregnskabets principper i SAP Business One har det ikke været muligt at konstatere nogle direkte relationer. I stedet har vi fundet nogle sammenlignelighedspunkter, som viser, at dele af variabilitetsregnskabet kan genfindes. Dette betyder, at en af Madsens hovedopgaver muligvis kan løses ved hjælp af SAP Business One. Det kan dog kræve, at der foretages nogle valg og fravalg for, at opgaven kan blive løst. Derfor vil vi i næste afsnit redegøre for Madsens kalkulationsopgave, samt danne grundlag for videre brug heraf. 6.4 Kalkulationsopgaven Under afsnittet om variabilitetsregnskabet kom det frem, at Madsen inddeler det interne regnskab i fire opgaver, hvor den ene er kalkulationsopgaven. Kalkulationsopgaven skal ifølge Madsen løses udenfor selve regnskabet. Variabilitetsregnskabet skal i stedet danne grundlaget for, at denne opgave kan løses. Grunden til vi har valgt at arbejde videre med Madsens kalkulationsopgave er, at det ikke var muligt at finde direkte relationer mellem variabilitetsregnskabet og SAP Business One, men derimod ligheder. Dette kunne indikere, at nogle af opgaverne som Madsen opstillede muligvis kan løses. Yderligere beskriver Bukh & Israelsen (2004), at ABC fungerer som et ordreregnskab og ud fra Madsen (1959) fremgår det, at et ordreregnskab er nødvendigt, for at kunne løse kalkulationsopgaven. Derfor vil vi fortsætte med at benytte ABC, for at se om det kan benyttes som et ordreregnskab i SAP med henblik på løsning af kalkulationsopgaven. 52

57 Kalkulationsopgaven omhandler at fordele omkostningerne til produkterne. De oplysninger man får ud af at fordele omkostningerne, kan bruges til at udarbejde en forkalkulation for fremtidens produktionsomkostninger. Det betyder, at oplysningerne også kan hjælpe med prisfastsættelsen. Ifølge Madsen (1959 s. 35) er en endegyldig løsning af kalkulationsopgaven ikke muligt udelukkende ved at anvende variabilitetsregnskabet. De direkte omkostninger kan udregnes ved hjælp af variabilitetsregnskabet, men udfordringen opstår ved tilregningen af de indirekte omkostninger. Grunden til kalkulationsopgaven omkring de indirekte omkostninger ikke kan løses ved variabilitetsregnskabet er, at det kræver en anvendelse af arbitrære fordelingsnøgler. På dette punkt kan ABC anvendes som supplement ved at estimere de indirekte omkostninger ud på de forskellige produkter. 6.5 ABC i SAP Business One Vi vil i dette afsnit undersøge om det er muligt at anvende ABC i SAP Business One til at løse kalkulationsopgaven. ABC kan anvendes til at løse kalkulationsopgaven, da et ABC-system henfører de indirekte omkostninger direkte til de relevante omkostningsobjekter. SAP Business One skal også benyttes, da det anvendes til at løse registreringsopgaven, som danner grundlaget for at ABC kan få det nødvendige data til at løse kalkulationsopgaven. I SAP Business One registreres både udgifter og omkostninger, som betyder, at det ikke kun er det faktiske forbrug som registreres. Derudover skelnes der ikke mellem omkostninger og udgifter, hvilket kan medføre et problem ved udarbejdelsen af en ABC-model. Grunden til, at udfordringen opstår er, at ABC-modellen er baseret på omkostningsregistreringer, hvor de først registreres når forbruget opstår, og ikke på købstidspunktet, hvor udgifter registreres. Når det er omkostningsregistreringer der benyttes er det vigtigt at være bevidst om, at man udelukkende anvender registreringer i ABC-modellen der først er foretaget efter et faktisk forbrug. Vi har i Afsnit 4.2 ABC gennemgået teorien om ABC. I de følgende afsnit vil vi undersøge, hvilke data vi kan anvende fra SAP Business One til udarbejdelsen af et ABC-system samt løsningen af kalkulationsopgaven. For at løse kalkulationsopgaven skal vi via SAP Business One uddele omkostningerne til de forskellige produkter, derfor vil det oplagte omkostningsobjekt være produktet Direkte omkostninger i SAP Business One For at data fra SAP Business One skal kunne anvendes til en ABC-model er det nødvendigt, at der kan skelnes mellem de direkte og de indirekte omkostninger. Dette skyldes, at de direkte 53

58 omkostninger skal henføres direkte til omkostningsobjekterne og de indirekte omkostninger skal fordeles ved hjælp af en fordelingsnøgle ud på omkostningsobjekterne. De direkte omkostninger kan i SAP Business One identificeres ved hjælp af projektkoder, som skal tilføjes når der oprettes et tilbud og produktionsordre. Virksomheden antages at må fortrække at tilføje projektkoderne allerede i tilbudsøjeblikket, da de direkte omkostninger derved kan spores igennem hele processen. Der kan oprettes en projektkode til hver enkel linje i tilbuddet, så hver linje kan henføres direkte til produktet. Projekterne giver mulighed for at navngive de enkelte omkostningsobjekter. I dette tilfælde vil vi undersøge om det er muligt, at SAP Business One kan levere data til en ABC-analyse således kalkulationsopgaven kan løses, så derfor bliver omkostningsobjekterne produkterne. I Figur 22 Projektkoder i tilbudsøjeblikket ses hvordan man tilføjer projektkoder til de forskellige tilbud. Figur 22 - Projektkoder i tilbudsøjeblikket Kilde: Egen tilvirkning 54

59 Hvis kunden vælger at acceptere tilbuddet, kan produktionsordren laves på baggrund af kundeordren. Når ordren er udført kan projektkoderne indtastes under Produktionsmodulet Tilgang fra produktionen. Det betyder, at de direkte omkostninger i forhold til de forskellige omkostningsobjekter er blevet fordelt. Vi har i overstående identificeret, hvordan de direkte omkostninger kan findes i SAP Business One. I de efterfølgende afsnit vil fokus være på identificering og fordeling af de indirekte omkostninger Ressourcer Det første trin i ABC-modellen er at finde ressourceomkostningerne i virksomheden. Ressourceomkostningerne i SAP Business One kan findes under Økonomimodulet Kontoplan. Her er ressourcerne uddelt på forskellige artskonti, hvor hver enkelt artskonto bliver til en ressourcepulje. En ulempe ved at anvende kontoplanen til at definere ressourcerne er, at de direkte og indirekte omkostninger ikke adskilles. Dette kan dog løses, da de direkte omkostninger til omkostningsobjekterne allerede er fundet ved hjælp af projektkoder, og disse kan derved fratrækkes den enkelte konto. Derved er der kun de indirekte omkostninger tilbage, som mangler at blive fordelt. De indirekte omkostninger skal nu fordeles fra ressourcepuljerne og ud til aktiviteterne. For at simplificere har vi valgt kun at se nærmere på, hvordan én ressourcepulje kan fordeles ud på aktiviteterne. Det eksempel vi vil anvende er ressourcepuljen løn til produktionschefen, hvor vi vil se hvordan produktionschefens løn bliver fordelt til de forskellige aktiviteter han er medvirkende til. For at ressourcepuljerne kan fordeles til aktiviteterne er det først nødvendigt at identificere, hvilke aktiviteter omkostningerne skal fordeles ud på. Aktiviteterne som produktionschefens løn skal fordeles til er kvalitetskontrol og produktionshåndtering. Disse er de to opgaver som produktionschefen bruger sin tid på. For at det er muligt at fordele omkostningerne til aktiviteterne er det nødvendigt at anvende en ressource cost driver, da denne fungerer som en fordelingsnøgle. I SAP Business One oprettes fordelingsnøglen under Økonomimodulet Omkostningsregnskab Fordelingsregler. Hvordan en fordelingsnøgle ser ud i SAP Business One vil blive illustreret i nedenstående figur. 55

60 Figur 23 Fordelingsregler for produktionschefens løn Kilde: Egen tilvirkning I Figur 23 Fordelingsregler for produktionschefens løn ses ressource cost driver raten for produktionschefens løn. Produktionschefen har estimeret, at hans tid anvendes med 30 % på aktiviteten kvalitetskontrol og 70 % på aktiviteten produktionshåndtering. Aktiviteterne oprettes under Økonomimodulet Omkostningsregnskab Opret profitcentre. Produktionschefens månedsløn er på kr. Denne løn bliver fordelt ud på aktiviteterne efter den opsatte fordelingsnøgle. Dette ses i nedenstående figur. Figur 24 Profitcenter rapport Kilde: Egen tilvirkning 56