Tilsynsrapport Ballerup Kommune. Bofællesskabet Sønderhaven INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Ballerup Kommune Tilsynsrapport Ballerup Kommune Bofællesskabet Sønderhaven Uanmeldt tilsyn November

2 Forord Rapporten er bygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede af tilbuddet samt udviklingspunkter, bemærkninger, anbefalinger og evt. anbefalinger om påbud. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om tilsynsbesøget (herunder deltagere og tidspunkt) samt om det konkrete tilbud. Sidste del af rapporten indeholder de data, som tilsynet har indsamlet ved hhv. interviews og observationer og ved gennemgang af dokumentation. For hvert tema foretager de tilsynsførende en ud fra den indsamlede data og øvrige indtryk. Disse er ligger til grund for den samlede, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. Bagest i rapporten findes en kort beskrivelse af formål og metode samt kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. 1

3 Indholdsfortegnelse 1 samlede bemærkninger og anbefalinger Oplysninger grundlag Opfølgning på foregående tilsyn Fysiske rammer Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Pædagogisk plan Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Indflydelse Omgangsform og sprogbrug Tryghed og trivsel Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Procedurer og retningslinjer Øvrige udfordringer Formål og metode Formål med tilsynet Metode varsling og tilrettelæggelse BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Kontaktoplysninger Præsentation af BDO

4 1 samlede BDO har på vegne af Ballerup Kommune foretaget et uanmeldt tilsyn på bofællesskabet Sønderhaven. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af bofællesskabet Sønderhaven er, at ledelse og medarbejder er i en positiv og fremadrettet opstartsproces, hvor leder og medarbejdere er bevidste om, at få opbygget en struktur, hvor beboerne har tryghed og kan trives i. Derudover foregår der en proces hen mod at skabe et fælles fagligt fundament for arbejdet. 1. Tilsynet bemærker, at medarbejdere og ledelse tilkendegiver, at den pædagogiske referenceramme som udgangspunkt skal indeholde en anerkendende og ligeværdig tilgang. Det teoretiske afsæt baseres på neuropædagogik, Vygotsky (zonen for nærmeste udvikling), Antovoskys sundhedsperspektiv (oplevelsen af sammenhænge), Daniel Sterns udviklingspsykologi samt brug af livshistorier og low Arousal-metoden. Idet bofællesskabet endnu ikke fremgår af tilbudsportalen, anbefaler tilsynet, at dette sker. Det er tilsynets, at der foregår en positiv proces omkring udvikling af systematik og metode til udarbejdelse af handle- / pædagogiske planer. Tilsynet noterer sig, at opgaven er organiseret i tre teams, hvor medarbejderne fungerer som kontaktpersoner for beboerne, og at de pædagogiske- handleplanerne skal udarbejdes i de enkelte teams. Tilsynet vurderer og anerkender, at medarbejderne arbejder fremadrettet på at få skabt en god hverdagsstruktur for beboerne, og det er tilsynets, at man er godt på vej med denne opgave. Medarbejderne er optaget af at få afdækket beboernes behov, ligesom der er stor opmærksomhed på, at beboerne skal have selv- og medbestemmelse på deres hverdag. Tilsynet bemærker, at der vil blive etablerede fora for afholdelse af beboermøder og beboerrådsmøder. Det er endvidere tilsynet, at medarbejdere og leder er opmærksomme på at få opbygget en ordentlig og respektfuld omgangsform og tone på Sønderhaven. De er desuden bevidste om at være gode rollemodeller for beboerne. Tilsynet noterer sig, at der en kultur blandt medarbejderne, hvor man giver hinanden knus, hvilket medarbejdere og leder er bevidste om kan være dilemmafyldt for mennesker/beboere, der ikke har forståelse for andres integritetsgrænse. Tilsynet anbefaler, at der fortsat sker refleksion over temaet, således at samværskulturen kan rumme alle beboere, og det sikres, at alle beboere trives. I forhold til det interne samarbejder, vurderer tilsynet, at der er en god og positiv stemning mellem medarbejderne. Både medarbejderne og leder beskriver samarbejdet i bofællesskabet og i organisationen som positivt og fremadrettet. Endvidere bemærker tilsynet, at både medarbejdere og ledelse italesætter tværfagligheden i bofællesskabet som en stor styrke. Tilsynet vurderer, at medarbejderne har kendskab til procedure og retningslinjer vedrørende magtanvendelse og medicinhåndtering. Tilsynet bemærker, at der snarest vil blive udarbejdet interne retningslinjer og procedure for magtanvendelse og medicinhåndtering. Ligeledes noterer tilsynet sig, at der pt. er nogle tekniske problemer i forhold til digital signinatur, der forhindrer leder i at blive inddraget i indberetning af utilsigtede hændelser. Tilsynet konstaterer, at der ikke findes brandinstruks og evakueringsplan og anbefaler at dette snarest bliver udarbejdet. Derudover anbefaler tilsynet, at det internt drøftes, hvordan man håndterer en evt. brand, samt hvordan kørestolsbrugere bringes i sikkerhed i tilfælde af brand. Endelig vurderer tilsynet, at de fysiske rammer generelt er tilfredsstillende for målgruppen. Tilsynet bemærker, at der er områder, der med fordel kan optimeres, så de målrettes til beboernes behov, eksempelvis opbevaring af køkkenredskaberne. Ligeledes bemærker tilsynet, at lysforholdende er ved at blive undersøgt, så de tilgodeser beboernes behov. 3

5 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at medarbejdere og ledelse tilkendegiver, at den pædagogiske referenceramme som udgangspunkt skal indeholde en anerkendende og ligeværdig tilgang. Det teoretiske afsæt baseres på neuropædagogik, Vygotsky (zonen for nærmeste udvikling), Antovoskys sundhedsperspektiv (oplevelsen af sammenhænge), Daniel Sterns udviklingspsykologi samt brug af livshistorier og low Arousal-metoden. 2. Tilsynet bemærker, at et formaliseret beboermøde og beboerrådsmøde vil blive etableret. 3. Tilsynet bemærker, at både medarbejdere og ledelse italesætter tværfagligheden i bofællesskabet som en stor styrke. 4. Tilsynet bemærker, at der snarest vil blive udarbejdet interne retningslinjer og procedure for magtanvendelse og for medicinhåndtering 5. Tilsynet bemærker, at der er områder der med fordel kan optimeres så de målrettes til beboernes behov, eksempelvis opbevaring af køkkenredskaberne. 6. Tilsynet bemærker, at lysforholdende er ved at blive undersøgt, så de tilgodeser beboernes behov. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at der fortsat sker refleksion over dilemmaer i relation til samværskulturen på stedet, således at alle beboere og deres behov kan rummes. 2. Tilsynet anbefaler, at der snarest udarbejdes en bandinstruks og evakueringsplan, og at det internt drøftes, hvordan man håndterer en evt. brand, samt hvordan kørestolsbrugere bringes i sikkerhed i tilfælde af brand. 3. Tilsynet anbefaler, at bofællesskabet beskrives på tilbudsportalen. Anbefaling om påbud Ingen påbud. 2 Oplysninger Adresse Søndergårds Allé Måløv Leder Leder af hele Sønderhaven Sussanne Schjølin / Funktionsleder Bodil Sommerbøtter Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et Kommunalt tilbud Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 108 samt ABL 105 Antal pladser og belægningsgrad Der er 12 pladser og på nuværende tidspunkt er der visiteret 11 borgere, hvor af de 8 bor 4

6 på Sønderhave og de sidste 3 er i en indflytningsfase Takst pr. døgn Det har ikke været muligt at på oplyst taksten pr. døgn. Målgruppebeskrivelse Målgruppen er voksne udviklingshæmmede. Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af følgende ansatte til at dække døgnet: To SOSU assistenter Fem socialpædagoger To Pædagogiske assistenter To pædagogmedhjælpere En Rudolf Steinar Pædagogisk lærer Fire studentermedhjælpere. På nær de studerende, har alle øvrige erfaring inde for målgruppen. Og bag hver persons ovenstående fag-titel, er der flere uddannelsesmæssige baggrunde så som magister, skolelærer, Handicap hjælpemiddel sælger, IT, frisør m.m. Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg kl Deltagere i interviews Ledelse: Bodil Sommer Bøtter uddannet cand.pæd, supervisor og pædagog. (tidligere arbejdserfaring i SAS, og som pædagog / leder i forskellige institutioner for voksne med udviklingshæmning, ansat 1. juni Medarbejdere: Cand.mag. i kulturformidling, ansat fra opstart i en stilling som socialpædagog. (har tidligere arbejdet 10 år på Østerhøj). Pædagog, ansat fra opstart (tidligere ansat 1,5 år på Østerhøj). Beboere: Beboer har boet på Sønderhaven siden opstart (har tidligere boet på Østerhøj) Beboer, der er ved at flytte ind på Sønderhaven. BDO blev vist rundt på stedet af: medarbejder. Tilsynsførende Lene Thorius (Manager, cand.pæd., PD og socialpædagog) Marianne Grube Christiansen (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) 5

7 3 grundlag 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn Leder oplyser, at der har været tilsyn fra Fødevarekontrollen, med tilfredsstillende resultat. Ingen bemærkninger. 3.2 Fysiske rammer Sønderhaven består af 3 forskellige elementer. Et større plejehjem for ældre, et byggeri med ældreboliger og et bofællesskab for 12 udviklingshæmmende. Bofællesskabet består af en bygning opført i 2 etager med 6 boliger på hver etage. 6 af boligerne er indrettet til særlig plejekrævende borgere (3 på hver etage). Der er installeret lifte i 3 lejligheder. Boligerne er indrettet med tekøkken / alrum, soveværelse og stort toilet- badeværelse. Toilettet er med den nyeste teknologi (læs mange funktioner). På hver etage er der fælles opholdsrum, bestående af køkken og opholdsstue, vaskeri og depotrum. Derudover er der personalekontor- personalerum med overnatnings mulighed samt personalefaciliteter, som toilet og bad. Ude foran indgangen er der et overdækket uderum med en bænk. På 1 sal er der i forbindelse med opholdsrummet en stor altan. Udearealet bliver indrettet med tilgængelighed for gangbesværede og kørestolebruger. Tilsynet observerer, at der mangler skabsplads til køkkenredskaber, (redskaberne er placeret under et mindre køkkenbord (på hjul)). Der er ikke plads til, at køkkenredskaberne kan stå adskilt og de er derfor placeret oven i hinanden. Opbevaringen fremstår rodet og gør det besværligt- og for nogle beboere umuligt at håndtere. Medarbejderen medgiver, at det ikke er tilfredsstillende og tilkendegiver, at det giver unødige forstyrrelse for de beboere, der påvirkes af visuelle sanseindtryk. Derudover er det umuligt for beboere, der har fysiske handicaps, at komme til redskaberne. Medarbejderen gør ligeledes opmærksom på, at flere beboere heller ikke selv kan hente service, da der kun er overskabe og de derfor ikke kan nå dem. Medarbejderen fortæller, at de er ved at undersøge lysforholdene, så de optimeres til beboernes behov. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer generelt er tilfredsstillende for målgruppen. Tilsynet bemærker, at der er områder der med fordel kan optimeres så de målrettes til beboernes behov, eksempelvis opbevaring af køkkenredskaberne. Tilsynet bemærker, at lysforholdende er ved at blive undersøgt, så de tilgodeser beboernes behov. 6

8 3.3 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Medarbejderne beskriver, at den pædagogiske referenceramme (der kun er i sin opstart) har sit fundment i en anerkendende og ligeværdig relation med beboerne. Der tages afsæt i neuropædagogik, Daniel Sterns udviklingsteori og Low Arousal-metodes. Derudover nævnes Vygotsky (zonen for nærmeste udvikling), Antovoskys sundhedsperspektiv (oplevelsen af sammenhænge) samt brug af livshistorier. Overordnet kan man sige, at de nævnte pædagogiske teorier omsættes i forhold til de daglige rutiner / struktur, der tilrettes i forhold til den enkelte beboer og dennes udviklingsniveau. Medarbejderne redegør for, hvordan de med udgangspunkt i den enkelte beboers ressourcer arbejder herimod beboerens nærmeste udviklingszone. Det handler om at tage udgangspunkt i beboerens styrkesider og lade disse kompenserer for mere svage sider. En medarbejder forklarer, hvordan man med inspiration i Daniels Sterns beskrivelse af nuværende øjeblikke, griber beboernes initiativer i nuet og støtter op om dette med en bevidsthed om ikke at overtaget beboerens initiativ. Medarbejderne vender flere gange tilbage til det samme eksempel med en beboer, der ikke fandt tilfredshed i sti dagtilbud, og som medarbejderne derfor som et forsøg har tilbudt opgaver som vagt (arbejdsmand) i Sønderhaven. Beboeren har fået et struktureret uge- dagskema, hvor alle arbejdsopgaver og pauser (frokost) er nedskrevet med et afgrænset tidsinterval for hver opgave. Beboeren har med ansættelsen øget sin selvfølelse og føler sig betydningsfuld, og er blomstret op. Dette bevirker at beboeren er motiveret og også tør tage imod de nye udfordringer han tilbydes. Der er nu ved at blive udarbejdet et projekt med henblik på en afklaring om, hvorvidt beboeren bedre kan profitere et sådan tilbud. En anden beboer har meget viden omkring film og musik og det er medarbejdernes hensigt, at de vil trække på denne beboers kompetencer, når der tilrettelægges aktiviteter, der omhandler disse temaer. Medarbejderne fortæller om et medborgerprojekt de arbejdede med fra deres tidligere arbejdsplads. Dette projekt påtænker medarbejderne også skal indgå i det pædagogiske arbejde, da beboernes selv- og medbestemmelse er et tema, der har høj prioritering på Sønderhaven. Ligeledes vil beboernes livhistorie også være en metodik, der vil blive anvendt på stedet. Tilsynet observerer under rundvisningen, at der benyttes understøttende kommunikation i form af forskelligt visuelt materiale. Adspurgt om medarbejderne benytter tegn til tale, fortæller de, at det benyttes til en enkelt beboer. En medarbejder forklarer, at ikke alle i medarbejdergruppen kan tegn til tale og derfor gør de også meget ud af vidensdele således, at medarbejdernes faglige kompetencer bliver anvendt optimalt. Lederen supplerer, at hun ser en styrke i, at medarbejdergruppen har mange kompetencer. Ved ansættelse af de nye medarbejdere valgte ledelsen bevidst, at medarbejdergruppen skulle bestå af forskellig faglighed, og ikke kun den typiske faggruppe. Det oplyses, at en udsættelse i byggeriet bevirkede, at beboerne ikke kunne flytte ind til den aftalte dato, og at medarbejderne derfor fik tid til at indsamle teoretisk viden om fx neuropædagogik, demens, seksualitet m.m. Dette faglige materiale er nu samlet i mapper og kan danne et fælles fagligt afsæt, når de får drøftet og nedskrevet deres fælles faglige fundament. Tilsynet vurderer, at ledelse og medarbejder er i en positiv proces omkring 7

9 beskrivelse af det fælles faglige fundament. Tilsynet bemærker, at medarbejdere og ledelse tilkendegiver, at den pædagogiske referenceramme som udgangspunkt skal indeholde en anerkendende og ligeværdig tilgang. Det teoretiske afsæt baseres på neuropædagogik, Vygotsky (zonen for nærmeste udvikling), Antovoskys sundhedsperspektiv (oplevelsen af sammenhænge), Daniel Sterns udviklingspsykologi samt brug af livshistorier og low Arousal-metoden Pædagogisk plan Der er endnu ikke udarbejdet pædagogiske planer på beboerne. Beboere, der kommer fra Østerhøj har deres pædagogiske handleplaner med sig. De øvrige beboere komme hjemme fra. Medarbejderne er inde i en fase, hvor de er ved at lære beboerne at kende og afdække deres og de pårørendes ønsker og behov. Adspurgt medarbejderne, om de har 141 handleplaner på beboerne, oplyses det, at de har handleplaner for nogle få. Lederen tilføjer, at de allerede nu oplever, at der er beskrivelser af beboerne, som ikke er i overensstemmelse med deres optik på beboerne. Igen understreges nødvendigheden i, at de får tid til at lære beboerne af kende, og italesætter processen som dynamisk. I samarbejde mellem medarbejder og ledelse er det blevet besluttet, at medarbejderne arbejder i 3 teams omkring beboerne. Dette indebærer, at de 3 medarbejder udarbejder handleplanerne i teamet. Al dokumentation vedrørende beboerne dokumenteres i EKJ. Der gives et eksempel med en beboer, der har et stort ønske om at komme til koncert, hvilket indgår i dokumentationen på EKJ. Adspurgt leder og medarbejder, om de har gjort sig tanker omkring hvilken skabelon /model de vil benytte til handleplanen, oplyses det, at der ikke er taget en endelig beslutning. Leder nævner forskellige muligheder, der er i spil, fx skabelonen fra EKJ, skema omkring billeddannelse (der er udviklet i Organisationen for udviklingshæmmede). Endvidere overvejes det at benytte en form for interviewguide. Tilsynet vurderer, at Sønderhaven er i en positiv proces omkring udvikling af systematik og metode til udarbejdelse af handle- / pædagogiske planer. Tilsynet noterer sig, at medarbejderne er inddelt i 3 teams som kontaktpersoner, og at de pædagogiske- handleplanerne skal udarbejdes i de enkelte teams. 3.4 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Ud af tolv beboere, er der flyttet ni beboere ind (én af de ni er pt. i udlandet, og det vides ikke om hun vender tilbage). De resterende to er under indkøring og én flytter ind pr. 1. december. I indflytningsprocessen tages der hensyn til den enkelte beboers og pårørendes behov. Medarbejderne forklarer, at det at være i en indflytningsproces bl.a. kan betyde, at beboeren gradvis overnatter flere og flere nætter på stedet. Adspurgt til beboernes dagsbeskæftigelse, oplyses det, at 7 beboere er i dagtilbud og 1 har praktiske opgaver i huset. 8

10 Medarbejderne fortæller, at de i opstartsperioden besøgte beboernes dagtilbud og beboernes hjem (hos de pårørende). Det er medarbejdernes, at dette har givet en positiv relation og et godt fundament for samarbejdet, og samtidig givet medarbejderne viden om beboernes dagligdag og livshistorie. Adspurgt medarbejderne om der er kommet struktur på dagligdagen, gives der udtryk for, at de er godt på vej. Medarbejderne er i en proces, hvor de er i gang med at lære beboerne at kende. Dette sker ud fra en anerkendende tilgang og med respekt for beboernes individuelle behov. Medarbejderne tilkendegiver, at de for nogle beboere allerede er i mål med dette. Lederen fortæller, at de for øjeblikket drøfter muligheden for at tilbyde beskæftigelse på matriklen. Lederen og medarbejderne tilkendegiver, at der i forslaget også er nogle dilemmaer, fx at sikre, at beboerne ikke bliver for isoleret og/eller mister de relationer de allerede har, i deres nuværende dagtilbud. Medarbejderne påpeger i forlængelse af dette, at det er vigtigt, at beboerne eksempelvis beholder deres fodterapeut, frisør etc., for også at have en tilknytning til lokalområdet. Derudover er medarbejderne opmærksomme på, at de beboere, der selv kan håndterer praktiske opgaver i nærområdet, også får mulighed for dette. Der gives et eksempel på, hvordan lokalområdet aktivt har bevirket til en beboers selvstændiggørelse. Med hensyn til madlavningen, er beboerne endnu ikke inddraget, men det er hensigten, at beboerne skal indgå i de praktiske opgaver i bofællesskabet. Det er medarbejderne, der laver maden (endnu) og beboer tilbydes at deltage. Beboerne er med til at bestemme menuen for en uge af gange. Det oplyses at der er forskellige menuplaner på etagerne. Dette betyder, at beboerne kan vælge, hvor de vil spise, ligesom de kan vælge om de vil spise sammen med udvalgte beboere eller medarbejdere. Medarbejderne fortæller, at alle beboere har en samværsdag, hvor praktiske opgaver, som fx rengøring, fortages. Dette sker med hjælp fra medarbejderne. Medarbejderne forklarer, hvordan de via dialog motiverer beboerne med løsning af deres praktiske opgaver. Leder og medarbejderne redegør for den overordnede innovative strategi for hele Sønderhaven. Bl.a. er der bygget en cafe, som på sigt skal rumme aktiviteter, der tilbydes til alle borgergrupper på Sønderhaven. Det er også hensigten, at beboerne kan benytte cafeen som et alternativ tilbud til måltiderne. Der har lige været arrangeret en fælles maleaktivitet, hvor elever fra den lokale ungdomsskole underviste i billedkunst. Flere af beboerne deltog i arrangementet, og tilsynet får fremvist nogle af de flotte malerier, der blev produceret. Tilsynet vurderer og anerkender, at medarbejderne arbejder fremadrettet på at få skabt en god hverdagsstruktur for beboerne. Medarbejderne er i en proces, hvor der bruges energi på, at få afdækket beboernes behov og ønsker Indflydelse Leder oplyser, at der endnu ikke er etableret beboermøder, men at sådanne skal struktureres og formaliseres. Der har været afholdt nogle madmøder, hvor ugens menuer er blevet besluttet. Det er hensigten, at der skal etableres et formelt beboermøde, hvor der vil blive udarbejdet dagsorden og efterfølgende referat af mødet. Det oplyses endvidere, at dagsorden og referatet vil blive udarbejdet med en understøttende visualisering. Leder tilføjer, at de også vil oprette et beboerråd. 9

11 Med hensyn til pårørenderåd vil der på det kommende møde med pårørende (er planlagt) blive drøftet, hvorvidt de pårørende ønsker et pårørenderåd. Leder og medarbejder fortæller, at de også har holdt flere uformelle frokostmøder, netop for at imødekomme beboernes ønsker, ligesom beboerne igennem daglig dialog med medarbejderne har mulighed for indflydelse. En medarbejder fortæller, hvordan de lige for øjeblikket altid har en blok med sig, så de kan notere alle de gode ideer og ønsker, som beboerne kommer med. Det er besluttet, at beboerne selv må bestemme på, hvilken etage de vil spise aftensmad. Dette ud fra et perspektiv om, at beboerne skal have mulighed for at aktivt at kunne vælge deres umiddelbare behov til. Det kan eksempelvis være et venskab, yndlingsretten eller medarbejderen. Adspurgt leder og medarbejdere, om beboerne har været med til at beslutte, det inventar, der allerede er indkøbt, fortæller leder, at det er hende, der har taget beslutningen. Dette begrundes med, at beboerne har haft mange valg i deres indkøringsforløb og derfor har hun vurderet, at de skulle skårnes for mere unødige valg. Det eksemplificeres ud fra et neuropædagogisk perspektiv, hvornår et valg er gavnligt for beboeren, og hvornår det er med til at forvirre beboeren. Tilsynet vurderer, at medarbejderne og leder er meget opmærksomme på, at beboerne skal have selv- og medbestemmelse på deres hverdag. Ligeledes noterer tilsynet sig, at der er igangsat en proces, hvor et formaliseret beboermøde og beboerrådsmøde vil blive etableret Omgangsform og sprogbrug Leder og medarbejder redegør for, hvordan de ligger vægt på, at der skal være en ordentlig og respektfuld omgangsform og tone på Sønderhaven. De er bevidste om, at de (medarbejderne) er rollemodeller og fortæller, at de går op i, at man hilser og sige goddag og farvel. Fx giver nedarbejderne ofte hinanden knus. Leder oplever, at det har en smittende (positiv) effekt på beboerne. Tilsynet observerer, hvordan en beboer på en meget omsorgsfuld måde tager sig af en ny beboer. Adspurgt, om alle beboere kan håndterer den meget kærlige omgangsform, tilkendegiver medarbejder og leder, at de er opmærksomme på, at det kan være dilemmafyldt og svært for mennesker, der ikke har fornemmelse for andres integritetsgrænse. Lederen forklarer, at de er i en undersøgelsesfase og er ved at opbygge en kultur, som gerne skal kunne fungere positivt for såvel beboere som medarbejdere. Både medarbejdere og leder fortæller, at de er gode til at italesætte temaet og forholde sig refleksive til egen forholdemåde. De påtænker at finde metodikker af såvel kvalitativ og kvantitativ karakter til at dokumentere og evaluere deres pædagogik. Sønderhaven har således i en konkret situation fået vejledning af VISO omkring en konkret beboer. I forhold til uoverensstemmelser, redegør medarbejderne for, hvordan de håndterer konflikten ud fra ikke konfronterende metode (Low Arousal). Det er tilsynet, at medarbejdere og leder er opmærksomme på at få opbygget en ordentlig og respektfuld omgangsform og tone på Sønderhaven. De er desuden bevidste om at være gode rollemodeller for beboerne. Tilsynet noterer sig, at der en kultur blandt medarbejderne, hvor man giver hinanden knus, hvilket medarbejdere og leder er bevidste om kan være dilemmafyldt for mennesker, der ikke har forståelse for andres integritetsgrænse. Tilsynet anbefaler, at der fortsat sker refleksion over temaet, således at samværskulturen kan rumme alle beboere. 10

12 3.4.4 Tryghed og trivsel Medarbejderne forklarer, hvordan de fokuserer på at arbejde med struktur, genkendelighed og tydelighed som en vigtig ramme for beboernes tryghed. Fx er der praksis for, at når medarbejderen skal hjem, så går vedkommende ind til den beboer de sidst har været sammen med, og siger godnat. Tilsynet observerer, hvordan medarbejder og beboers samspil foregår i en ligeværdigt og anerkendende stemning. Eksempelvis er medarbejdere og leder under hele tilsynet bevidste om, at de to beboere, der sidder med ved bordet, får forklaret- og inddrages i samtalen, når det er vedkommende for dem. En af beboeren fortæller, at hun kan godt lide at bo på Sønderhaven, og at hun er glad for sin lejlighed. Tilsynet observerer, hvordan beboeren fjoller og laver sjov med lederen. Tilsynet vurderer, at leder og medarbejdere er bevidste om, at få opbygget en struktur, hvor beboerne har tryghed og kan trives i. 3.5 Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Medarbejdere og leder udtaler samstemmende, at samarbejdet på Sønderhaven kun har været positivt, hvilket gælder både for det tætte samarbejde på bofællesskabet, og i forhold til hele Sønderhaven. Medarbejderne tilkendegiver, at det er en stor fordel, at personalegruppen er tværfaglig. Fx har medarbejderne (der interviewes) ikke tidligere arbejdet sammen med sygeplejefagligt personale, og ser det som en stor styrke. Ligeledes nævnes også muligheden for, at der kan hentes kompetencer fra plejedelen, hvilket ses som en positiv forbedring. Lederen tilføjer, at de i ansættelsesprocessen lagde vægt på, at ansøgeren havde lysten, modet og hjertet på det rette sted, og mindre på, hvad der stod på uddannelsespapiret. Tværfagligheden er med til at give undrende spørgsmål til de respektive faggruppers tilgange, hvilket ses som en positiv forstyrrelse, der bruges fremadrettet. Endvidere er det leders (og medarbejders) oplevelse, at de tilstræber en samarbejdskultur, der er kendetegnet ved en anerkendende kommunikation, åbenhed, og hvor samarbejdet italesættes, også når det er svært. En medarbejder beskriver, at det tiltaler ham, at Søndersøhaven har en overordnet innovativ tilgang, og at der er spændende visioner for stedet. Visioner fungerer som målet, der arbejdes fremadrettet på. En anden medarbejder tilkendegiver ligeledes, at vedkommende er meget glad for sit arbejde på Sønderhaven. Medarbejderen oplever at have indflydelse og få taletid. Endvidere har det for medarbejderne været meget positivt at få kollegaer omkring sig, som de kan dele deres oplevelser med. Tidligere arbejdede medarbejderne oftest alene. Medarbejderne roser og anerkender ledelsen (funktionslederen og lederen af hele Sønderhaven) for at være synlige, opmærksomme på medarbejdernes trivsel og imødekommende overfor deres ideer. Leder oplever, at der er en gensidig tillid mellem ledelse og medarbejderne og påpeger, hvor vigtigt det er, at de er synlige og ikke fremmede for medarbejderne. Lederen ser ikke sig selv i toppen af et hierarki, men mere 11

13 som, at ledelse og medarbejder har forskellige roller, hvor rollerne er tydelige og kendte. Det oplyses, at hvis medarbejderne har brug for hjælp, er det altid muligt, at hente anden ekspertise ind, hvis det er nødvendigt. Det retter sig både mod medarbejderen personligt, og udfordringer med beboergruppen. Der er afholdes personalemøde á 2 timers varighed hver uge, hvor primært funktionslederen deltager, dog deltager Sønderhavens leder ind imellem. Det har været umuligt at få nattevagterne med i personalemødet, derfor holder funktionslederen personalemøde med dem hver tredje måned. Derudover kommunikeres der via telefon, mails, SMS og ved overlap. Endvidere benyttes EKJ til vidensdeling omkring alle forhold, der gælder beboere og andet info, der er vigtig for, at bofællesskabet fungerer. Adspurgt til informationsflowet, tilkendegiver medarbejderne, at foruden EKJ, benyttes overlap ved tjenesteskifte, p-møde, samt arbejdsmail. Det oplyses at der ikke er overlap i weekenden, hvilket leder påpeger, at dette vil blive justeret fordi der også er behov for overlap i weekenden. Der er blevet nedsat nogle arbejdsgrupper bestående af en aktivitetsgruppe, æstetikgruppe, innovationsgruppe og trivselsgruppe. Grupperne består af såvel medarbejdere og brugere. Leder fortæller, at ledelsesgruppen består af fire funktionsledere og en overordnet leder for Sønderhaven. Gruppen består af leder (bofællesskabet) for pædagogik og aktiviteter; leder for innovation og kommunikation, leder for køkken og service, leder for sygeplejen og overordnet leder. Det er hensigten, at lederne skal arbejde på tværs i organisationen ligesom der også skal være formaliserede møder for hele Sønderhaven. Tilsynet vurderer, at stemningen mellem medarbejderne og leder er meget positiv og noterer sig, at både medarbejderne og leder beskriver samarbejdet i bofællesskabet og i organisationen som positivt og fremadrettet. Tilsynet bemærker, at både medarbejdere og ledelse italesætter tværfagligheden i bofællesskabet som en stor styrke Procedurer og retningslinjer Medarbejderne oplyser, at de har kendskab til procedure og retningslinjer vedrørende magtanvendelse, dog oplyses det, at medarbejderne ikke har skrevet under på, at de er bekendt med procedure og retningslinjer. Leder tilføjer, at når de sidste ansættelser i organisation er i hus, vil der blive udarbejdet procedure og retningslinjer for magtanvendelse og medicinhåndtering. Leder giver i øvrigt udtryk for, at den pædagogiske drøftelse i forbindelse med magtanvendelse er et rigtigt godt pædagogisk redskab og kan fungere som en øjenåbner i forhold definitionen af, hvornår der udøves- og hvad der kan karakteriseres som magt. Leder har tidligere undervist i magtbegrebet og har god erfaring i at bruge cases i sin undervisning. Det oplyses at EKJ og Ballerup Kommunes IT-system ikke har fungeret optimalt i bofællesskabet, og derfor har det være besværligt at registrere i systemerne. I forhold til medicinhåndtering, så opbevares den ugedoserede/daglige medicin i aflåst skuffe på hver etage. Den øvrige ikke-doserede medicin opbevares i aflåst medicinskabe på hver etage i personalekontoret, hvor SOSU personalet doserer medicinen. Det er Sosu-assistenterne, der doserer medicin, og hvis det øvrige personale skulle opleve problematikker i forbindelse med medicinhåndtering, så kan plejepersonalet fra det øvrige Sønderhaven altid 12

14 kontaktes. Medicinudlevering dokumenteres og registres i EKJ. En medarbejder beskriver, hvordan de registrerer utilsigtede hændelser i Giraffen, leder gør i den forbindelse opmærksom på, at utilsigtede hændelser altid skal gå gennem hende. Dog er det ikke muligt lige pt. da lederen ikke har fået sin digitale signinatur endnu. Der er ikke udarbejdet brandinstruks eller evakueringsplan for bofællesskabet. Der afventes besøg af brandinspektøren, oplyser leder. Under dialogen med tilsynet bliver medarbejderne og leder klar over, at de skal have en intern drøftelse omhandlende, hvordan man håndterer en evt. brand, herunder hvordan man skal få kørestolebrugere i sikkerhed i tilfælde af brand. Tilsynet vurderer, at medarbejderne har kendskab til procedure og retningslinjer vedrørende magtanvendelse og medicinhåndtering. Tilsynet bemærker, at der snarest vil blive udarbejdet interne retningslinjer og procedure for magtanvendelse og medicinhåndtering. Ligeledes noterer tilsynet sig, at der pt. er nogle tekniske problemer i forhold til digital signinatur, der forhindrer leder i at blive inddraget i indberetning af utilsigtede hændelser. Tilsynet konstaterer, at der ikke findes brandinstruks og evakueringsplan og anbefaler at dette snarest bliver udarbejdet. Derudover anbefaler tilsynet, at det internt drøftes, hvordan man håndterer en evt. brand, samt hvordan kørestolsbrugere bringes i sikkerhed i tilfælde af brand. 3.6 Øvrige udfordringer Adspurgt, om der er øvrige udfordringer, tilkendegiver medarbejdere og leder at det er der ikke. Ingen bemærkninger. 13

15 4 Formål og metode 4.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Ballerup Kommune ikke i BDO s tilsyn. 4.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på 14

16 tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 4.3 varsling og tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Anbefaling om påbud BDO kan anbefale Ballerup Kommune at give påbud, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 15

17 5 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Senior Manager og forretningsansvarlig BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf.: Præsentation af BDO BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 16