FAXE KOMMUNE: KVALITETSSIKRING: POTENTIALEAFKLARING VEDR. KANTINESERVICE

Transkript

1 FAXE KOMMUNE: KVALITETSSIKRING: POTENTIALEAFKLARING VEDR. KANTINESERVICE

2 Indhold 1. Formål, opgave og scenarier... 3 Kantinens nuværende opgave... 4 Indkøb af råvarer... 4 Produktion/tilberedning... 4 Salg/servering... 5 Økonomi Scenarier A: Eget regi med/uden oprettelse af produktionskøkken... 6 Indkøb af råvarer... 6 Produktion/tilberedning... 6 Salg/servering... 6 Økonomi... 6 Kvalitetsoplevelse B: Eget regi med hel eller delvis anvendelse af underleverandør... 8 Indkøb af råvarer... 8 Produktion/tilberedning... 8 Salg/servering... 8 Økonomi... 8 Kvalitetsoplevelse C: Udlicitering af kantinefunktion til ekstern leverandør... 9 Indkøb af råvarer... 9 Produktion/tilberedning... 9 Salg/servering... 9 Økonomi... 9 Forudsætninger for økonomisk estimat Forventninger til disksalg Forventninger til mødeforplejning Forventning til tilskudsstørrelse Økonomi i alt Kvalitetsoplevelse Beslutningsmatrix Opsummering og anbefaling Side 2 af 14

3 1. Formål, opgave og scenarier Potentialeafklaring indenfor hovedområdet kvalitetssikring: Kantineservice i med fokus på blandt andet arbejdsgange, opgavefordeling samt anvendelse af underleverandør (ældrecenter). Afklaringen indeholder konkrete forbedringsforslag til fremtidig løsning af opgaverne med fokus på bedre service og kvalitet samt optimering af mødeforplejning. I det forberedende arbejde til rapporten har Dansk Servicerådgivning foretaget en fysisk gennemgang af kantinerne med konkrete observationer og i mulige tilfælde efterfølgende beregninger i forbindelse med kortlægningen af de nuværende kantiners arbejdsprocesser og drift. Observationerne, kortlægningen og vores anbefalinger til de forbedring af service og kvalitet angives i selvstændigt appendix til denne rapport. har bedt om beregninger og overvejelser for følgende fremtidige scenarier: Scenarie A: Eget regi med/uden oprettelse af produktionskøkken Scenarie B: Eget regi med hel eller delvis anvendelse af underleverandør Scenarie C: Udlicitering af kantinefunktion til ekstern leverandør Side 3 af 14

4 Kantinens nuværende opgave Følgende opgaver løses på nuværende tidspunkt af kantinen: Leverandør- /Kunde Medarbejdere (kunder) på Frederiksgade Medarbejdere (kunder) på Tingvej Medarbejdere (kunder) på Rådhusvej Mødeaktivitet Seminariet Mødeaktivitet Biblioteket Mødeaktivitet Frederiksgade Receptioner/ Fødselsdage/- selskaber Eget kantinepersonale Leverer morgenmad og frokost: ca. 160 potentielle kunder Leverer morgenmad og frokost: ca. 160 potentielle kunder (skal nedlukkes kunder (medarb.) rykker over på Tingvej/Frederiks gade) I alt 4 mødelokaler (heraf byrådssalen). Under ombygning. Der er et lille modtagerkøkken. (1 stort mødelokale) 7 mødelokaler (heraf 1 på taget = selvservering) Tingvej= 1 Mødelokale p.t. Tingvej: Personale bestiller mad til receptioner /fødselsdag på arbejde. Frederiksgade: Personale bestiller mad til receptioner og fødselsdage på arbejde. Underleverandør til eget kantinepersonale Ældrecenter leverer mødeforplejning. Ældrecenter leverer mødeforplejning. Ældrecenter leverer mødeforplejning. Andet Direktionen bestiller fra Madservice til f. eks. selskaber = høj kvalitet. Personale bestiller kage fra den lokale bager til fødselsdage og arrangementer. Råvarer Hørkram: indkøbsaftale. Der handles i Netto, Menu, Rema Kantinepersonale har kort hertil og køber på tilbud. Hørkram: indkøbsaftale. Der handles i Netto, Menu, Rema 1000 kantinepersonale har kort hertil og køber på tilbud. Samme indkøbsaftale Samme indkøbsaftale Samme indkøbsaftale Indkøb af råvarer Råvarer leveres af bl.a. Hørkram til alle adresser. Hørkram Produktion/tilberedning Opgaven varetages af eget kantinepersonale. Tingvej Frederiksgade Side 4 af 14

5 Salg/servering Opgaven varetages af eget kantinepersonale. Økonomi Det samlede regnskab for kantinedriften fremgår af bilag 1. Der anvendes det seneste år ( til ), så perioden er den samme, som den, der oplyses forbrug af mødeforplejning for: Art 1. Lønninger Art 2 Varekøb Art 4 Tjenesteydelser mv Art 7 Indtægter Art 9 Interne udg./indt I alt Opgaverne løses således ved en lønudgift på aktuelt kr kr. årligt. Dette ud fra et oplyst udgangspunkt med 49,2 løntimer inkl. flex-, skåne-, og seniorjobs pr. dag., og således inkl. 16,2 timer dagligt på Rådhusvej, der lukker. Frederiksgade timer pr. uge ordning Medarbejder 1 20 Medarbejder 2 32 Medarbejder 3 11 Flex medarbejder Medarbejder 4 Sygemeldt Medarbejder 5 11 Flex medarbejder Tingvej timer pr. uge ordning Medarbejder 6 30 Medarbejder 7 24 Medarbejder 8 37 Seniorjob Rådhusvej = LUKKER timer pr. uge ordning Medarbejder 9 30 Medarbejder Flex medarbejder Medarbejder Skånejob Side 5 af 14

6 2. Scenarier 2.A: Eget regi med/uden oprettelse af produktionskøkken Indkøb af råvarer Indkøb af råvarer Opgaven varetages af eget kantinepersonale som på nuværende tidspunkt. Produktion/tilberedning Opgaven varetages af eget kantinepersonale som på nuværende tidspunkt, illustreret således: Man kan med fordel fjerne alt produktion fra Frederiksgade, ved at al madlavning foregår på Tingvej, og fragtes til Frederiksgade, hvor det bliver opvarmet/anrettet: NB: Der skal være mulighed for sikker transport til Frederiksgade. Produktion/ tilberedning Salg/servering Grøn for eget personale, blåt for ekstern leverandør Salg/servering Opgaven varetages af eget kantinepersonale som på nuværende tidspunkt. Økonomi Det vurderes, at en fremtidig effektiviseret løsning med eget personale ville medføre nedenstående tidsbehov: Scenarie Personer samt timer Antal timer i alt dagligt Eget regi med produktionskøkken hvor al mad produceres på Tingvej Tingvej: Serviceperson fra kl til Køkkenmedarbejder fra kl til Køkkenmedarbejder fra kl til Køkkenmedarbejder fra 9.00 til Frederiksgade: 1 person fra kl eventuel flyver/vikar (5 timer) 25 timer + eventuel flyver og vikardækning, svarende til timer årligt + eventuel flyver og vikardækning. Inkluderes flyver/vikardækning og sammenlignes med det nuværende timetal, svarer dette til en reduktion på henholdsvis ca. 39% (inkl. Rådhusvej) og 10% (excl. Rådhusvej) Side 6 af 14

7 Kvalitetsoplevelse Anbefalingerne i appendix til denne rapport fordrer en kvalitetsforbedring, der tåler sammenligning med den kvalitet, der kan leveres af ekstern leverandør især hvis anbefalingerne vedr. uddannelse af personale gennemføres. Der kan sagtens sættes yderligere krav og ønsker til leverancen, men det vil i sagens natur medføre stigning i de beregnede omkostninger. Side 7 af 14

8 2.B: Eget regi med hel eller delvis anvendelse af underleverandør Indkøb af råvarer Opgaven varetages dels af eget kantinepersonale (videresalg og halvfabrikata), dels af underleverandør (øvrigt). Indkøb af råvarer Produktion/tilberedning Opgaven varetages dels af eget kantinepersonale (herunder produktion, der ikke forudsætter etablering af produktionskøkken), dels af underleverandør. Produktion/ tilberedning Salg/servering Opgaven varetages af eget kantinepersonale som på nuværende tidspunkt. Salg/servering Grøn for eget personale, blåt for ekstern leverandør Økonomi Scenarie Personer samt timer Antal timer i alt dagligt Eget regi med hel underleverandør 1 person pr. lokation fra 7.30 til og eventuel flyver/vikardækning (2,5 timer) 12 timer + eventuel flyver og vikardækning, svarende til timer årligt + eventuel flyver og vikardækning. Inkluderes flyver/vikardækning og sammenlignes med det nuværende timetal, svarer dette til en reduktion på henholdsvis ca. 71% (inkl. Rådhusvej) og 44% (ekskl. Rådhusvej) Kvalitetsoplevelse Anbefalingerne i appendix til denne rapport fordrer en kvalitetsforbedring, der tåler sammenligning med den kvalitet, der kan leveres af ekstern leverandør især hvis anbefalingerne vedr. uddannelse af personale gennemføres. Der kan sagtens stilles yderligere krav og ønsker til leverancen, men det kan i sagens natur medføre stigning i de beregnede omkostninger. Side 8 af 14

9 2.C: Udlicitering af kantinefunktion til ekstern leverandør Indkøb af råvarer Indkøb af råvarer Denne varetages af ekstern leverandør. Produktion/ tilberedning Produktion/tilberedning Denne varetages af ekstern leverandør. Salg/servering Salg/servering Denne varetages af ekstern leverandør. Grøn for eget personale, blåt for ekstern leverandør Økonomi Når man udbyder kantineservice i almindelige personalekantiner, ydes der typisk et tilskud til driften af kantinen. Tilskuddet gives, populært sagt, for at holde de priser, som medarbejderne skal betale for deres morgenmad/frokost på et fornuftigt niveau. Indtægtsgrundlaget for kantineleverandøren består af følgende tre komponenter : Disksalg (medarbejdere og gæster) Mødeforplejning Kantinetilskud For så vidt angår disksalget, er der ofte et ønske om høj kvalitet, høj økologigrad, højt serviceniveau (medarbejderkrævende) og samtidig et ønske om lave/konkurrencedygtige priser til medarbejderne, som er meget pris- og kvalitetsfølsomme på dette område. Det er kutyme, at mødeforplejning er højere prissat end disksalget altså en kande kaffe til et møde, som ordregiver betaler, er dyrere end en kande kaffe, som en medarbejder betaler. Når man udbyder kantineservice, er der primært følgende 3 kendte modeller, for så vidt angår evaluering af priselementet: 1) Man laver en kravspecifikation og fastsætter på forhånd alle disksalgspriser i kantine. Derefter konkurrerer man udelukkende på tilskuddets størrelse og oplyser mødeforplejningspriser. Dén, der byder ind med det laveste tilskud, får den højeste score, etc. Fordel for : Ved denne model forventes mest mulig interesse i at give tilbud fra leverandører. Side 9 af 14

10 2) Man fastlægger et årligt tilskud til kantinedriften, laver en kravspecifikation og en sortimentsliste, og beder tilbudsgiverne konkurrere på enhedspriserne. Dette kræver naturligvis, at man angiver hvilke mængder, man vil evaluere på (f.eks rundstykker, dagens ret, 400 sodavand, etc.). Ulempe for : Ved denne model er det meget sandsynligt, at priserne ved disksalg og mødeforplejning vil stige, måske endog betydeligt. 3) En kombination af ovennævnte, hvor man åbner konkurrencen på både tilskud og enhedspriser. Ulempe for : Ved denne model forventes formindsket interesse i at deltage i udbuddet, hvis overhovedet nogen. Vi anbefaler, at der ved et evt. udbud af kantinedriften i, anvendes den første model hvor en kravsspecifikation og prisliste for disksalg på forhånd fastlægges, og hvor der konkurreres udelukkende på størrelsen af tilskud. Det er vanskeligt at foretage en vurdering af, hvorledes tilskuddets størrelse vil ligge i en konkurrencesituation. Vi oplever, at det årlige tilskud pr. medarbejder er meget følsomt i forhold til flere forhold, eksempelvis: Kundegrundlag Åbningstider Sortimentet Personalebehovet Specielle ønsker til råvarer Leverandørs indkøbsaftaler etc. Side 10 af 14

11 Forudsætninger for økonomisk estimat 1. Forventninger til disksalg Det anbefales, at prisliste for disksalg fastlægges til nuværende niveau, og salget forventes således som minimum uændret. Disksalget afregnes for ved et årligt tilskud (se 3. Forventning til tilskudsstørrelse). 2. Forventninger til mødeforplejning I perioden den til er der leveret mødeforplejning i henhold til opgørelse i bilag 2. Ressource Antal Stykpris Pris Eksempel: 1 stk. smørrebrød uspec kr. 18,50 kr ,50 Eksempel: Chokolade kr. 5,50 kr ,00 Eksempel: Efter aftale med køkkenet kr. 44,16 kr ,50 Etc... Total leveres i dag for kr ,01 Vi har sammenlignet priser for tilsvarende i forhold til 21 forskellige tilbud fra sammenlignelige udbud. Tages der udgangspunkt i de samme mængder som i dag, ville en tilsvarende beregning med de gennemsnitlige priser hos eksterne leverandører se ud i henhold til bilag 3: Ressource Pris Eksempel: 1 stk. smørrebrød uspec. kr ,99 Eksempel: Chokolade kr ,47 Eksempel: Efter aftale med køkkenet kr ,57 Etc... Totalt ville en leverandør kunne levere tilsvarende til kr ,52 Øges salget af mødeforplejning, kan de stykpriser, der sammenlignes med selvfølgelig falde, men det vurderes, at det ville kræve en forøgelse, der forekommer usandsynlig. Det forventes derfor, at de kommunale afdelinger, der benytter mødeforplejning får en øget udgift. Side 11 af 14

12 3. Forventning til tilskudsstørrelse For så vidt angår tilskuddets størrelse har vores erfaring på de seneste 7 udbudsforretninger været et spænd fra kr ,- til kr ,- pr. medarbejder pr. år (gennemsnitligt ). Kundegrundlaget på de tilsvarende 8 kantiner har varieret fra 135 medarbejdere til medarbejdere. Hovedreglen er, at jo højere kundegrundlag, jo lavere tilskud pr. medarbejder pr. år. Det skal dog, jf. ovenstående bemærkning omkring geografien, nævnes at alle de 8 kantiner var beliggende i København eller Københavns omegn, hvor konkurrencen og antallet af potentielle tilbudsgivere er væsentligt større. Det vurderes, at det vindende bud ville kunne forventes at tage udgangspunkt i et tilskud på ca kr. pr. år pr. medarbejder, svarende til ca kr. årligt. Økonomi i alt En ekstern løsning forventes således at koste : Mødeforplejning: Tilskud: I alt: ca kr. årligt ca kr. årligt ca kr. årligt Kvalitetsoplevelse Ved minutiøs kravsspecifikation i forbindelse med udbud sikres kvalitet i leverancen. Kravsspecifikationen bør indeholde: - generelle krav til den praktisk del af leverancen (mad og måltidspolitik, servering, præsentation, åbningstider/bemanding, bestillingsfrister og meget andet). - Krav til råvarer og produkter (sundhed, økologi, fair trade osv.) - Krav til sortiment og variation (fast sortiment, temauger, vegetariske eller allergi alternativer) Anbefalingerne i appendix til denne rapport fordrer en kvalitetsforbedring, der tåler sammenligning med den kvalitet, der kan leveres af ekstern leverandør især hvis anbefalingerne vedr. uddannelse af personale gennemføres. Der kan sagtens sættes yderligere krav og ønsker til leverancen hos en given ekstern leverandør, men det vil uundgåeligt medføre yderligere stigning i prisniveau. Side 12 af 14

13 3. Beslutningsmatrix Oversigt over argumenter for valg af en af de tre scenarier: Beskrivelse Scenarie A: Udførelse med eget personale (Alt produceres på Tingvej) Kantinefunktionen fortsætter i eget regi, dog optimeret, og i 2 kantiner, inkl. oprettelse af produktionskøkken, der sørger for al forplejning (f.eks. møder, kantine, receptioner). Al mad produceres på Tingvej, og distribueres herfra. Scenarie B: Eget personale med hel underleverandør Kantinefunktion samles til 2 kantiner, hvor alt møde, reception og kantinefunktion samles, med total fra leverance fra underleverandør, så det kun er anretning og servering, der leveres af eget personale. Scenarie C: Ekstern leverandør Kantinefunktion udliciteres til ekstern leverandør Driftsøkonomi Reduktion i løntimer svarer til en besparelse på og kr. årligt. Dertil kommer en reduktion af lønomkostningerne med timerne fra Rådhusvej, svarende til 33% eller kr. årligt. Reduktion i løntimer svarer til en besparelse på ca kr. årligt. Dertil kommer en reduktion af lønomkostningerne med timerne fra Rådhusvej, svarende til 33% eller kr. årligt. Det forventes at tilbudsgivere vil løse opgaven for ca kr. årligt. Investeringer Evt. etablering af produktionskøkken forventes at ville koste kr Dertil kommer evt. udgifter til køretøj til transport af madvarer fra Tingvej og til uddannelse af medarbejdere. Fordele Højere kvalitet (sundhed, smag og variation) Mulighed for kreativ udfoldelse for køkkenpersonale, og derved større arbejdsglæde, for køkkenpersonalet og mere spændende retter for gæsterne. Ved brug af ekstern leverandør kunne der reduceres i anvendte timer for eget personale (NB men som situationen er nu, så har køkkenpersonalet god tid/mulighed for at varetage opgaverne selv). Faxe kommune kan fjerne dette ansvarsområde. Kvaliteten vil blive standardiseret. Mulighed for god kvalitet. Klart koncept. Oplevelsen af hjemmelavet mad for gæsterne. Mulige besparelser ved at tilberede alt selv. Kvaliteten vil blive standardiseret. Klart koncept. Ulemper Med nuværende personale, kan der være udfordringer i forhold til uddannelse til at drive et produktionskøkken. Det kan virke demotiverende for køkkenpersonalet, at en opgave de selv kan varetage bliver givet til andre. Underleverandør har intet ejerskab til lokationen, og dette kan kvaliteten lide under. Risiko for dårlig kvalitet, trods kravspecifikation. Risiko for mindre fleksibilitet i serviceniveauet. Side 13 af 14

14 4. Opsummering og anbefaling En række tiltag kan gøres for at forbedre kvalitet og kvalitetsoplevelsen af leverancen fra kommunens egen kantinefunktion. Iværksættes disse tiltag, vil kommunens egen kantinefunktion have alle muligheder for at kunne levere samme kvalitet, som en ekstern leverandør ville kunne både hvad angår det nuværende sortiment og kvalitet, men også ved et ønske om at enten at udvide sortimentet eller kvaliteten. Baseret på sammenlignelige udbud og vor vurdering af de sandsynlige priser ved et udbud af kantinedriften i, anslås en privat leverandør at ville løse opgaven for ca. 2,4 millioner om året, svarende til ca kroner mere end den udføres for i dag (inkl. Rådhusvej). En løsning med ekstern underleverandør anslås totalt at ville andrage et beløb der som minimum svarer til det nuværende budget, afhængigt af i hvilket omfang underleverandør anvendes (til al madproduktion eller kun delvist). Løsningen anbefales ikke. Vor anbefaling er at i stedet iværksætter de tiltag i forhold til eget personale; - Uddannelse - Direkte kvalitetsforbedrende tiltag - Indretning - Standardisering - Fælles koncept - O.a. Vi har samlet vore anbefalinger i et appendix, som kan bruges internt i kantineenheden. Følges vore anbefalinger kan der desuden indregnes en effektivisering svarende til op til kr. årligt i lønomkostninger, forudsat at der etableres nyt produktionskøkken og at alt mad produceres i dette. Side 14 af 14