ØKONOMIUDVALGET Side: kr Forsikringsadministration I alt = udgift, - = indtægt

Transkript

1 ØKONOMIUDVALGET Side: 53 Politikområde 2: Administration 49 Forsikringsadministration I alt : Overtagelse af forsikringsadministration I forbindelse med kommunesammenlægningen er der med tilførsel af ny medarbejder sket en kompetenceopbygning i kommunens forsikringsadministration. Dette muliggør, at kommunen i højere grad selv kan varetage den samlede forsikrings- og skadeadministration og dermed reducere udgiften til ekstern mægler. I forbindelse med kommunesammenlægningen fik risikostyring tilført en medarbejder fra amtet, der har en forsikringsuddannelse. Dette betyder at organisationen med udgangen af 2007 er klædt på til selv at skadesbehandle standardsager, som før blev sendt til Willis (vores forsikringsmægler/administrator). Vi har en årlig udgift på ca til forsikringsmægleren. Når vi med starten af 2008 selv administrerer forsikringerne, vil der blive behov for indkøb af juridisk bistand til de mere komplekse afgørelser, herunder alle ansvarsskader. Der vil ligeledes skulle købes konsulentassistance til den løbende udvikling af forsikringsadministrationen, samt til sparring på sager der ligger i gråzoner. Dette har Willis gjort tidligere. Ingen

2 ØKONOMIUDVALGET Side: Fleet-manegement I alt : Fleet-manegement af kommunens bilbpark Resumé Indgåelse af aftale med privat virksomhed og samlet administration af kommunens vognpark eller del heraf. Sagsfremstilling Svendborg Kommune har tidligere haft dialog med Lease Plan/Kommuneleasing om indgåelse af en fleet-management-aftale for kommunens betydelige vognpark. Lease Plan gennemførte i 2005/2006 en mindre analyse af kommunens vognpark, hvorefter de anslog, at det ville være muligt at spare 0,50 kr./km ved indgåelse af fleet-managementaftale, hvor Lease Plan havde det fulde ansvar for drift og anskaffelse af kommunens bilpark. Det anslås, at alene kommunens hjemmeplejebiler årligt kører 2 mio. km., hvorefter en besparelse på 0,50 kr./km. svarer til 1,0 mio. kr. pr. år. Svendborg Kommunes samlede bilpark er ganske betydelig og i øvrigt fortsat voksende i perioden umiddelbart efter kommunesammenlægningen. Antallet af registrerede biler udgør for tiden: Område Antal Ældreområderne 63 Svendborg Affald 4 Svendborg Vand 21 Øvrige områder 160 Traktorer m.v. 46 Uindregistrerede maskiner m.v.? Indgåelse af en fleet-management-aftale er udbudspligtig, hvorfor det vil være en forudsætning, at der forud gennemføres et formelt eu-udbud. I denne forbindelse skal der tillige tages stilling til, hvilke biler der skal være omfattet af en aftale hjemmeplejebiler, administrationsbiler, tekniske biler m.v. Det bemærkes, at Holbæk Kommune har gennemført et udbud, hvorefter de anslår, at der alene på deres hjemmeplejebiler spares op til kr./år. Endvidere gennemfører Kolding Kommune p.t. et tilsvarende udbud med forventning om en årlig besparelse på op til 1 mio. kr. Det anbefales, at der tages kontakt til Holbæk og Kolding Kommuner med henblik på Svendborg Kommunes gennemførelse af eget udbud. Der skønnes at kunne opnås en samlet besparelse ved indgåelse af en fleet-manegement aftale på 1 mio. kr. Ændringen af afgiftsstrukturen til fordel for mindre, energiøkonomiske biler kan formentlig bidrage til besparelsen Påvirkning på andre områder Ingen

3 ØKONOMIUDVALGET Side: Annoncer I alt : Jobannoncer og informationsannoncer Begrænsning af annonceudgifter ved øget anvendelse af netannoncer og/eller annoncering i andre medier. Kommunens udgifter til annoncer vedrører primært jobannoncer og information til kommunens borgere. For jobannoncer vil det være muligt i ganske betydeligt omfang kun at annoncere ledige job på nettet. Det gælder ikke i samme omfang information og annoncer rettet mod kommunens borgere, der ikke kan forventes aktivt at opsøge information via nettet Kommunen anvender primært Fyns Amts Avis og Ugeavisen (der er indgået samlet aftale) til annoncering og kun i mindre omfang regionale/landsdækkende aviser og fagblade til jobannoncer. Gl. Svendborgs annocnceudgift lokalt udgjorde i 2006 ca kr. og forventes for den nye kommune i 2007 at beløbe sig til 1 mio. kr. begge tal inkl. moms. Beløbet vedrører såvel borgerrettet information som jobannoncer. Hertil kommer udgift til øvrige annoncer, som i 2007 vurderes at beløbe sig til ca kr. Det vurderes, at der ved helt at undlade jobannoncer i dag- og fagblade vil kunne realiseres en besparelse på 0,5 mio. kr. Endvidere vurderes det at være muligt på øvrige annoncer ved valg af andet husstandsomdelt medie eks. Søndagsavisen at spare ca. 40% svarende til ca kr./år. En total omlægning er dog ikke realistisk set i lyset af de rekrutteringsmæssige udfordringer, kommunen de kommende år forventes at stå overfor. Forslaget vil svække kommunes rekruttering, men der findes ikke undersøgelser, der kan belyse i hvilket omfang. Begrænsning eller målretning af kommunens annonceudgifter kan evt. kombineres med forslag 77 om etablering af servicecenter udarbejdelse af stillingsopslag, målrettet annoncering m.v. er en af de opgaver, der kan professionaliseres gennem centralisering og dermed lette det administrative arbejde decentralt i organisationen. Annoncebudgetter er decentrale og en evt. besparelse indebærer, at disse budgetter skal reduceres. Omlægningen vil medføre mindre omsætning lokalt.

4 ØKONOMIUDVALGET Side: Personalereduktion ved naturlig afgang I alt : Personalebesparelser ved naturlig afgang Forslaget tilsigter at opnå en generel besparelse ved helt eller delvist at undlade genbesættelse af ledige stillinger. Forslaget har karakter af en generel procentbesparelse, der ikke tager hensyn til opgavefordeling og arbejdsbelastning, men giver mulighed for begrænsning af lønudgifter uden afskedigelser. Virkninger kan afbødes ved løbende at tilpasse opgaver/medarbejderfordeling inden og mellem kommunens afdelinger og institutioner, men modellen vil formentlig ikke være realiserbar mange steder som følge af normerings- og bemandingsaftaler m.v. Personaleomsætningen målt som nyansættelser har både i 2005 og 2006 i gl. Svendborg været på ca. 500 månedslønnende (såvel fastansat personale som tidsbegrænsede ansættelser). Dette svarer til en personaleomsætning på ca. 5-8 %. Et totalt stop for genansættelser ville således reducere kommunens lønudgifter med mio. kr. Forslaget kan eventuelt mere realistisk gennemføres som krav om en meget kritisk behovsvurdering af genansættelse ved ledighed kombineret med et generelt procentuelt eller konkret fastsat reduktionskrav. -

5 ØKONOMIUDVALGET Side: Outsourcing I alt : Outsourcing af ikke-kerneopgaver Analyse af mulighed for og potentiale i outsourcing af praktiske/administrativ opgaver som f.eks. trykkeri, lønadministration, bogholderi, IT, intern postfordeling, bogopsætning og kantinedrift. Der er fra andre kommuner eksempler på outsourcing af lønadministrationen (f.eks. Odense, der sammen særligt selskab, der også tilbyder at løse opgaven for andre kommuner) og IT-support, hvor KMD løser opgaven for enkelte kommuner. Der er ikke entydige erfaringer med de økonomiske konsekvenser af en outsourcing. Gl. Svendborg Kommune har tidligere fået vurderet økonomien i forhold til IT-support, og på daværende tidspunkt ville løsning i privat regi være dyrere. For de opgaveområder, der er peget på, fremgår de samlede driftsbudgetter i 2007 af nedenstående oversigt. For IT-afdelingen vedrører hovedparten af udgiften systemudgifter, herunder udgifter til KMD, der ikke umiddelbart influeres af outsourcing. Løn- og Personale (lønadministration) Økonomi IT Post (betjentfunktion) rådhus Bogopsætning (Bibliotek) Kantine 9,5 mio. kr. 13,5 mio. kr. 8,5 mio. kr. (30,5 mio. kr.) 0,9 mio. kr. 0,9 mio. kr. (netto) Det kræver en nærmere analyse afgrænse, hvilke opgaver indenfor de enkelte afdelinger, der i praksis kan outsources, idet der på personale-, økonomi- og IT-området vil være opgaver at styringsmæssig og strategisk karakter, der ikke kan outsources. En sådan analyse skal ud over økonomien vurdere hvilke fordele, en outsourcing kan give (professionalisering og specialisering, mindre sårbarhed) og ulemper (tab at kompetence, risiko for mindre indblik, mindre fleksibilitet, risiko for dobbelfunktioner). Inden sådanne analyser evt. igangsættes og der bindes ressourcer i en nærmere vurdering bør der imidlertid tages politisk stillingtagen til, om man ønsker at udvikle kommunen i denne retning.

6 ØKONOMIUDVALGET Side: Udlicitering af rengøring I alt : Centralisering/samlet udlicitering af rengøring Centralisering af al rengøring i kommunalt regi eller udlicitering med sociale klausuler om ansættelse af folk i jobtilbud. Der er ikke tvivl om, at der vil kunne findes besparelser på kommunens samlede rengøringsbudget enten ved konsekvent etablering af egen rengøring eller ved gennemførelse af samlet udbud/udlicitering af kommunens samlede rengøringsopgaver. I forbindelse med gennemførelse af udbud/udlicitering vil der tillige kunne indgå sociale klausuler, således at leverandøren forpligtiges til i en vis udstrækning at ansætte forsikrede ledige og/eller ledige kontanthjælpsmodtagere. Det er på baggrund af en tidligere analyse af rengøringen på Svendborg Rådhus og Svendborg Kommunes skoler vurderet, at det ved en konsekvent udlicitering vil være muligt at spare 4-5% i år 1 og i efterfølgende år ca. 9% pr. år. Ved konsekvent etablering af egen rengøring blev det anslået, at der i år 1 ville være en merudgift på 4-5% på grund af investering i rekvisitter og udstyr, hvorefter der de følgende år ville være en besparelse på 9-10% pr. år. Det er Indkøbskontorets vurdering, at besparelser af denne %-vise størrelsesorden vil kunne hentes på stort set alle Svendborg Kommunes nuværende adresser. Dette ville samtidig medføre den fordel, at der ville blive fastlagt et ensartet rengøringsniveau for de forskellige institutions- og afdelingstyper. Det skal dog bemærkes, at ca. 50% af denne besparelse allerede er indregnet i den negative pulje på i alt 2,8 mio. kr. vedr. indkøbsaftaler, der er afsat i budget I forhold til Svendborg Kommunes samlede omkostninger til rengøring vil dette ud over besparelse indregnet i den negative pulje kunne forventes at medføre en yderligere besparelse på ca kr./år ved gennemførelse af udbud/udlicitering. Såfremt det vælges at udføre rengøringsopgaven som en in-house-ydelse vil der skulle afholdes en merudgift i år 1 på ca kr., hvorefter besparelserne i de følgende år kan forventes at svare til en udlicitering.

7 ØKONOMIUDVALGET Side: Møder i eget regi I alt : Mødeaktivitet Anvendelse af egne lokaler til afholdelse af arrangementer og møder Forslaget indebærer, at kommunen i videst muligt omfang benytter egne lokaler ved afholdelse af møder og arrangementer, herunder faciliteterne på rådhuset i Gudme, byrådssalen i Svendborg m.v. I 2006 anvendte Svendborg Kommune knap 1,4 mio. kr. til lokale- og forplejningsudgifter til møde og kursusvirksomhed i lejede lokaler. Tallet omfatter ikke Gudme og Egebjerg Kommuner, så den samlede udgift i 2006 er højere. Omvendt var der i 2006 ekstraordinær høj mødeaktivitet i kraft af kommunesammenlægningen. Kommunen råder ikke over tilstrækkelige mødefaciliteter til at alle møder kan afholdes i egne lokaler, f.eks. ved møder med mange deltagere. Udnyttelsen af kommunens nuværende mødelokaler er allerede i dag relativt høj, hvilket er medvirkende til, at en del møder holdes i lejede lokaler. Etablering af møde- og kursuslokaler i Gudme samt faldende mødeaktivitet i forhold til 2006 må dog indebære, at der høstes en besparelse ved øget anvendelse af ene lokaler, dog næppe mere end 25% af 2006-forbruget. Lokaleudgifter til møder og kurser afholdes typisk af de decentrale budgetter, hvorfor en besparelse indebærer reduktion af decentrale konti. Det bemærkes, at forplejning indgår i mange eksterne arrangementer, men også kan tilbydes ved interne kurser. Det kan dog anbefales, at undersøge omfanget af mødeaktivitet på eksterne lokationer yderligere, idet dette ved brug af kommunens omfattende ejendoms-/lokaleportefølje formentlig vil kunne begrænses betydeligt. En udvidet database svarende til rådhusbooking indeholdende mulige lokaler vil kunne begrænse dette omfang. I denne forbindelse bør lokaler på skoler og institutioner m.v. inddrages, ligesom ingen mødelokaler bør begrænses til brug for et enkelt direktørområde. -