Økonomistyring i praksis

Transkript

1 Økonomistyring i praksis Regnskab med edb Af Marianne Pedersen Udgiver: Aesiras A/S

2 Økonomistyring i praksis Regnskab med edb Copyright 2009 by Aesiras A/S 1. udgave, 1. oplag Udgiver Aesiras A/S Naverland 34 DK Glostrup Tlf kontakt@aesiras.com Forfatter Marianne Pedersen, Civiløkonom Redaktion John Holdt, Civiløkonom Printed in Denmark 2009 ISBN Aesiras A/S og forfatteren kan ikke holdes økonomisk ansvarlig for eventuelle fejl og mangler i bogen. Illustrationer og metoder er baseret på økonomistyringssystemer fra Aesiras A/S 2

3 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE...3 FORORD...13 SÅDAN KOMMER DU I GANG...15 Få en demoversion af programmet Hjælp og support Opstart og undervisning Installation af systemet Start systemet Firmanavn, log på lokale og remote databaser Listen over firmanavne/regnskaber at logge på Brugernavn og Adgangskode Skift regnskab, forkert regnskab Hovedmenu og Personlig side Farvetema Luk systemet, auto log-ud Database, regnskab Demoregnskab Skift regnskab Tøm regnskab Giv din revisor og forhandler adgang til dit regnskab Firmakartotek Hjælp til systemet INTRODUKTION...29 Forskellige udgaver af systemet Systemet har selvfølgelig også en web-shop Versionsnummer Økonomistyring i et økonomisystem Integration mellem moduler i systemet SÅDAN FINDER DU RUNDT...34 Systemets skrivebord, din personlige side Fjern genveje i Min menu og Mine udskrifter Menuer Højreklik-menuen er vigtig (Funktionsmenu) Transaktionsspor SKÆRMBILLEDER

4 4 INDHOLDSFORTEGNELSE Kladde-skærmbilleder Ret-mode eller kig-mode i skærmbilleder Ændre skærmbilleder Tilpas kartotekers skærmbilleder Ændre kladder, listbilleder og søgebilleder Fane Manager Vis alle faner Obligatoriske felter er gule Multitasking, flere åbne vinduer SØGNING...58 Søgning i kartoteker. Genvejstast F List-billeder har søge-filter i øveste linje Søg og match Et filter sættes på Slet filter/søgekriterier Type-ahead for at søge Vælg felter at søge på i Søgevinduet Valgfri placering af kolonner Sortering Gruppering Se transaktioner i en postering GENVEJSTASTER OG MUS...69 Arbejde uden mus REGNSKABET...73 Hvorfor føre regnskab? Hvad er et regnskab? Årsregnskabet Resultatopgørelsen Posternes rækkefølge Balancen Posternes rækkefølge Resultatopgørelse og balance hænger sammen Resultatopgørelse og balance i systemet Den daglige bogføring Handlingskæder Det dobbelte bogholderi Bilag Bogføringsjournal... 86

5 INDHOLDSFORTEGNELSE Konto Kontokort Kontoplan Årets gang i et regnskab Regnskabsår Udgangspunktet for et regnskabsår Daglige begivenheder Månedlige begivenheder Kvartalsbegivenheder Årsafslutningen DET DOBBELTE BOGHOLDERI...93 Principperne i det dobbelte bogholderi Hver transaktion registreres på mindst to konti Hvor føres regnskabet? "Den grønne kassekladde" Kontotyper Finanskonto Debitor- og kreditorkonto Samlekonti Bank- og girokonto Kontoplanen Kontoplanen afhænger af virksomhedstypen Drift- og statuskonto Kontoplanens opbygning Kontogrupper Nummerering af konti Moms eller ej Anbefalinger til kontooprettelse Omsætningskonti (varesalg) Kontotyper Debet og kredit REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Regnskab i et økonomisystem Sammenhæng mellem "Flyvere" og elektronisk kassekladde Bogføringseksempler Kontant varekøb og varesalg Varekøb og varesalg på kredit Betaling af varekøb og varesalg på kredit Kreditnotaer vedr. varekøb og varesalg Kasserapport, dagens omsætning

6 6 INDHOLDSFORTEGNELSE Diverse omkostningsbilag Varekøb og vareforbrug i en handelsvirksomhed Periodiske bilag, hvad er det Periodisering Omkostninger, for meget og for lidt bogførte Driftsmæssige afskrivninger Anlægskartotek Skattemæssige afskrivninger Lagerstatus, værdiansættelse af varelager Skattemæssigt lagerregnskab Hensættelser Truende omkostninger, garantireparationer Hensættelse til tab på debitorer Varer solgt med returret Skat af årets resultat Feriepenge til funktionærer Forskel på indtægt og indbetaling Indbetaling Indtægt Indtægt, der nedsætter en udgift Forskel på udgift, omkostning og udbetaling Udgift Omkostning Udbetaling ÅRS- OG PERIODEREGNSKAB Procedure for regnskabsafslutning Vedr. opret nyt regnskabsår Resultatopgørelse Balancen Egenkapital DEN DAGLIGE BOGFØRING I FINANS Før du starter Fakta om kassekladder Bogføring af diverse finansbilag Åbning af kassekladden Vælg felter i kladden Beholdningskonti i kladden Søgning i kassekladden. Genvejstast F Vis posteringer på konto og/eller søg i alle bogførte poster Indtastning i kassekladden

7 INDHOLDSFORTEGNELSE Dimensioner Højreklik-menuen i kassekladden Check kassekladden Fejl i kassekladden Udskriv kassekladden Bogfør kassekladden Dokumentation af bogføring Vend bilag/ophæv bilag Posteringssøgning i Finans Systemkladder Kontoplanen Anbefalinger vedr. valg af kontoplan Søgning i kontoplanen. Genvejstast F Slet en konto Ret en konto Ændring af kontonummer Opret en ny konto i kontoplanen Opret startsaldo/beholdning på en ny konto Indlæs bilag Hvorfor indlæse bilag Indstillinger før indlæsning af bilag Indlæs bilag Bankafstemning KUNDER OG SALGSORDRER Fakturering af varesalg Før du starter Nummerserie til salgsordrer Nummerserie til ordredokumenter og fakturaer Hvis der er fortrykte fakturanumre Nummerserie til kreditnotaer Finansbilagsnummer til fakturaer og kreditnotaer Opret salgsordre og faktura Opret ordrelinjer Rabat på salgsordrer Disponibel beholdning negativ Diverse ordrelinjer Kontantsalg Udskriv og mail ordredokumenter Dan følgeseddel Ret/tilbagefør følgeseddel Udskriv og opdatér faktura

8 8 INDHOLDSFORTEGNELSE E-faktura Dan salgsordre ud fra en tidligere faktura Kreditnota Dan kreditnota ud fra faktura Indtast kreditnota manuelt Ordrestyring Delleveringer Delfakturering Batchopdatering, Add-on modul Bogføring af varesalg og vareforbrug Bogfør vareforbrug og lagerafgang i Finans Kundekartoteket Oprette nye kunder Oprette web-kunder Ændre kundes stamdata Ændre kundenummer Dokumentation af varesalget Posteringsliste Kontoudtog Aldersfordelt saldoliste LEVERANDØRER OG INDKØB Før du starter Nummerserie til indkøbsordrer Nummerserie til varemodtagelser Nummerserie til købsfakturaer (finansbilagsnr.) Opret indkøbsordre og købsfaktura Opret indkøbslinjer Diverse indkøbsordrelinjer Kontantkøb Dan varemodtagelse Ret/tilbagefør modtagelse Udskriv og opdatér købsfaktura Registrering af kreditnota fra leverandør Dan kreditnota ud fra faktura Indtast kreditnota manuelt Importer købsfaktura Indkøbsordrestyring Delmodtagelser Delfakturering Batchopdatering, Add-on modul Leverandørkartoteket

9 INDHOLDSFORTEGNELSE Opret nye leverandører Ændring af leverandørers stamdata Dokumentation af indkøb Indkøbsordreliste Posteringsliste Åbne poster og aldersfordelt saldoliste KONTAKTPERSONER Kontaktpersoner hos kunder Kontaktpersoner hos leverandører Brugere i webshoppen og Selvbetjeningsmodulet BETALINGER OG ÅBENPOSTUDLIGNING Åbenpostudligning Fordele ved Åbenpost Hvis du ikke udligner Auto-opret betalingsposter i kassekladde Indstil auto-opret betalingsposter i kladder Bogfør auto-oprettede betalingsposter Slet og ret auto-oprettede betalingsposter Betalinger Bogføring af ind- og udbetalinger (manuel) Check, Udskriv og Bogfør kassekladden Udbetaling til leverandør Check, Udskriv og Bogfør kassekladden Dokumentation af ind- og udbetalinger Udligning af kreditnotaer Vis Åbne/Alle, annuller udligning RENTENOTAER Forudsætninger for renteberegning Rentekoder Nummer- og bilagsserie til rentenota Poster der ikke skal renteberegnes Renteberegning Opdater renteberegning Dan rentenotaer og bogfør i en systemkladde Udskriv rentenotaer Ret rentenota RYKKERE Forudsætninger for rykkere

10 10 INDHOLDSFORTEGNELSE Rykkerkoder Bilagsserie til rykkere Poster der ikke skal rykkes for Rykkerudsendelse Den første udsendelse af rykkere Opdater rykkere Dan rykkere og overfør til en systemkladde Udskriv rykkernotaer Ret rykkernota VAREKARTOTEKET Før du starter Varer i web-shoppen Find vare. Genvejstast F Posteringssøgning i Varer Opret en ny vare De vigtigste felter i varekartoteket Ret en vare Slet en vare Hvad er lagerværdi, gns. kostpris og kostpris Justering af varelageret Justering af lagerbeholdning samt ned- og opskrivninger Ned- og opskrivninger Lagerregulering i lagerkladden Varesvind, tyveri, kassation Varevind Ukurans Opskrivning, læg omkostninger oven i Flyt en vare til et andet varenummer Vareprøver, gaver og internt forbrug Funktionen Lagerværdiregulering INDTAST PRIMOSALDI I FINANS MV Ved regnskabsårets start Indlæg saldo pr. måned Start af ny virksomhed Ved start midt i regnskabsåret Parallel bogføring Start fra en måned midt i året Primoposter på debitorer og kreditorer Samlet primopost pr. konto

11 INDHOLDSFORTEGNELSE Primolager PERIODEAFSLUTNING Flere åbne regnskabsår Månedsafslutning Momsangivelse Årsafslutning Opret et nyt regnskabsår Ændre regnskabsår Dan åbningsposter i nyt regnskabsår Efterposteringer Afskrivninger Årsregnskabet Balance-rapporter MOMS Hvad er moms Reglerne for moms Kend momspligt og momsfradrag Afregning af moms Moms i økonomisystemet Forudsætninger for automatisk momsberegning og bogføring Hvilken momskode anvendes? Momsangivelse Vigtigt for en korrekt momsangivelse Udskriv momsafstemning og balance Dan momsangivelse-knappen Luk momsperiode-knappen, dan momskladde (nul) angivelse Manuel momsopgørelse Bogføring af momsudbetalingen Genåbn momsperiode Ret momsangivelse hos SKAT Momskoder Vedligeholdelse af momskoder Momsperioder Vedligeholdelse af momsperioder BACKUP/SIKKERHEDSKOPI Backup af hvad Backup medie Benyt gerne flere backup sæt

12 INDHOLDSFORTEGNELSE Backup af databasen Backups samles i én fil Start backup Udfyld backup parametre Destination for backup Back up af programmet Restore backup Restore til Restore fra IMPORTER DATA Hvad kan importeres Import til kladde Import af stamdata Importer data Profil Fil Format Import Udpeg kolonner BRUGEROPSÆTNING Personlig side, systemets skrivebord Skærmbilled-opsætning Brugere og adgangskode Roller og Brugerrettigheder Tildel roller til bruger Tildel rettigheder til rolle Brugerlåse INDEKS

13 Forord Ordet "regnskab" lyder tørt og svært i de flestes ører. Det er det nu ikke helt. Lær en bid ad gangen, og vent med systemet og kassekladden, fakturaer, betalinger osv., til du kan føre et regnskab, ellers kan det få store konsekvenser for virksomheden. Systemet erstatter ikke viden om og erfaring i regnskab, bogføring og administration. Når du har indtastet de rigtige data på den rigtige måde, ordner programmet resten og hjælper dig med at holde styr på økonomien. Rutinerne kræver forståelse for regnskabet og for, hvordan det hele hænger sammen, og hvordan alle transaktioner og informationer griber ind i hinanden. Det er en udfordring, der betaler sig at tage op. Jo bedre du bliver, des større udbytte får du af investeringen. Det hele, computer, regnskab og systemet, er slet ikke så svært. Men det skal læres - det er ikke noget man bare gør. Sammenlign det at føre regnskab og benytte systemet med at spille guitar. Det skal læres, før det lyder ordentligt. Og det kræver øvelse og erfaring at blive god! Som der findes guitar-undervisere og guitarkurser, findes der også forhandlere og supportpartnere, der står klar til at hjælpe dig med at lære at føre regnskab i systemet. Den første tid er svær, men når "sidder i fingrene", tænker du sikkert Var det virkelig så svært engang! Her får du en beskrivelse, der giver hurtig og let læst viden. Du bliver i stand til at føre dit daglige regnskab og afslutte med et årsregnskab. Bogen er også et godt opslagsværk, du kan bruge igen og igen, hvis du bliver i tvivl om noget. 13

14 Til den erfarne bruger FORORD Hvis du har erfaring fra et andet økonomisystem eller dine data er konverteret fra et andet system, så vil du hurtigt være i gang med brugen af dette system. Du vil nikke genkendende til menuer og funktioner og du vil hurtigt være i gang med såvel bogføring som fakturering. God fornøjelse! Marianne Pedersen. Aesiras A/S PS. Har du kommentarer til bogens indhold, er du velkommen til at skrive dem til mig på adressen kontakt@aesiras.com. 14

15 Sådan kommer du i gang I dette kapitel skal du lære at starte systemet og sikre dig, at du arbejder med det rigtige regnskab, samt se, hvordan du ændrer dine firmaoplysninger. Lige nu er du sikkert mere spændt på at få startet systemet end at komme i gang med regnskabslæren. Derfor får du først instruktion i, hvordan du starter programmet, og dernæst en rundtur, så du kan lære de vigtigste funktioner at kende. I dette kapitel beskrives: Installation Start Firmakartoteket Hjælp Dernæst beskrives regnskabet og bogføringen, og undervejs er der henvisninger til programmet. Få en demoversion af programmet Hvis du ikke allerede har programmet, kan du rekvirere en demoversion via vores hjemmeside eller hos en autoriseret forhandler. Demoversionen giver dig et godt overblik over programmets muligheder, og der følger et demoregnskab med, hvor du har adgang til at arbejde lidt med de fleste dele af programmet. Dog er der begrænsning på, hvor længe demoversionen virker. Hjælp og support Du kan altid få support til installation og brugen af systemet via forhandlerne. Hvis du har brug for hjælp til brug af systemet, er der flere muligheder. Du kan benytte on-line hjælpen og bogen her. On-line hjælpen åbnes med F1 eller i Hjælp-menuen. 15

16 SÅDAN KOMMER DU I GANG Systemet har også et indbygget bruger-til-bruger support-forum. Det finder du også i Hjælp-menuen. Her kan du se, hvilke spørgsmål andre brugere har stillet og svarene. Spørgsmålene besvares af andre brugere. Opstart og undervisning Hvis du ønsker undervisning eller konsulentassistance, kan du kontakte din forhandler. Forhandleren yder konsulentassistance på timebasis, og de fleste har sammensat opstarts- og supportpakker, hvor du enten tegner et supportabonnement, eller køber en slags klippekort med et antal timers assistance. Bemærk! Det er ikke nødvendigt at installere en demoversion, hvis du allerede har programmet. I så fald kan du bruge demo-regnskabet til at forsøge dig frem. Her kan du ikke gøre nogen skade, da det kun er et legeregnskab. Installation af systemet Når du skal installere systemet, skal du starte med at downloade programmet fra vores hjemmeside. Men ikke noget med at begynde installationen endnu. Mange års erfaring siger, at du altid bør læse installationsvejledningen først. Ellers kan du risikere, at du får foretaget nogle forkerte valg undervejs, der medfører, at programmet ikke fungerer, som det skal. Installationsvejledningen downloader du samtidig med programmet, og du kan læse direkte i filen på computeren eller skrive den ud. Installationsproceduren er med vilje ikke beskrevet her, da den kan ændre sig en smule for hver enkelt version af programmet. Det vil sige, at det, som ville stå her, ikke nødvendigvis ville være korrekt for dit programs versionsnummer. Du skal altid følge leverandørens installationsvejledning, der passer til det versionsnummer, du har downloadet. Din forhandler eller supportpartner, kan hjælpe dig med installationen. De har oftest sammensat forskellige pakker med tilbud, der 16

17 SÅDAN KOMMER DU I GANG omfatter installation, og/eller kom-godt-i gang samt løbende support ifm. det daglige arbejde. Start systemet Systemet skal startes på forskellig vis alt efter, om du benytter en såkaldt Windows-klient eller en web-klient. Her er fremgangsmåden for en standard-installation i din egen virksomhed, hvor Windows-klienten er valgt. Det vil sige, når programmet installeres på din egen computer. Du kan starte systemet via Klik på Start-knappen/Programmer/., eller En evt. genvej direkte i Start-menuen, eller Genvejs ikonet på skrivebordet. Firmanavn, log på lokale og remote databaser I Firmanavn foreslås regnskabet, du senest har benyttet. Klik på pilen for at se valgmulighederne. 17

18 SÅDAN KOMMER DU I GANG Listen over firmanavne/regnskaber at logge på Listen i feltet viser alle firmaregnskaberne på din lokale server samt alle firmaregnskaber, du har adgang til på hostede databaser (remote databaser). En hosted/remote database er et regnskab, der fysisk findes på en server hos f.eks. et webhotel, der giver mulighed for adgang til regnskabet alle steder fra. Adgang til remote databaser er nyttig for revisorer, forhandlere, konsulenter mv., da der kan gives adgang til regnskaber, uanset hvor brugeren befinder sig geografisk. Eventuelle remote-databaser vil være markeret med en lysegul baggrundsfarve, der indikerer, at der måske ikke er adgang til databasen lige nu. Det er altid en fordel at give remote adgang til revisor, forhandler og konsulenter. Dermed kan mange opgaver, spørgsmål og problemer løses over telefonen. Bed evt. din forhandler om at hjælpe dig med at opsætte adgange til dit system. Se afsnittet lidt længere fremme i dette kapitel Giv din revisor og forhandler adgang til dit regnskab for mere info. Brugernavn og Adgangskode Et brugernavn kan kun være logget ind én gang. Hvis man logger ind på en anden maskine med samme brugernavn, logges den første bruger automatisk ud. Det er praktisk, hvis man glemmer at logge ud på sin hjemmearbejdsplads og bagefter ønsker at logge ind på kontoret eller omvendt. Bemærk! Brugernavne og adgangskoder gælder kun i det regnskab, de er oprettet i. Brugere, der arbejder med flere regnskaber, skal oprettes i alle de regnskaber, de skal arbejde med. 18

19 SÅDAN KOMMER DU I GANG Det anbefales at benytte samme brugernavn og adgangskode i alle regnskaber. 1. Indtast dit bruger-id i Brugernavn-feltet. Hvis du lige har installeret systemet, er dit brugernavn Admin. Det vil sige, du skal logge på som administrator. Administrator har adgang til alle funktioner i programmet. Hvis det kun er dig, der benytter systemet, kan du logge på som Admin hver gang. Hvis der er flere brugere af systemet i virksomheden, har du måske fået tildelt dit eget bruger-id af administrator. I så fald skal du indtaste det. Tryk på Tab-tasten eller klik med musen for at flytte markøren til Adgangskode-feltet. 2. Indtast din adgangskode i Adgangskode-feltet og tryk på Enter-tasten eller klik på OK. Hvis du lige har installeret systemet skal du logge på som Admin og adgangskoden er Admin. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver. Hvis du er Admin og har oprettet et password til dig selv, skal du indtaste det. Hvis du ikke er Admin (dit bruger-id er ikke Admin), skal du indtaste den adgangskode, som administrator har givet dig. Skift regnskab, forkert regnskab Hvis du har logget dig på et forkert regnskab eller ønsker af skifte til et andet, behøver du ikke lukke systemet ned og starte forfra. Vælg blot Filer/Log af og på. 19

20 SÅDAN KOMMER DU I GANG Hovedmenu og Personlig side Herefter åbnes hovedmenuen og brugerens personlige side, der er udgangspunktet for det videre arbejde. Hvis menuen i venstre side er skjult, kan den åbnes således: Tryk på F12, Åbn menu eller Klik på Menu-fanen; den lodrette fane helt ude i venstre side. 20

21 SÅDAN KOMMER DU I GANG Klik på tegnestiften i overskriften for hhv. at beholde menuen åben (Dockable) eller auto-lukke menuen (Auto Hide). Højreklik i menu-overskriften for at se yderligere muligheder for visning af menuen: Dockable, Altid åben menu (fortøjet) Hide, Skjul menu Floating, Flydende, træk menuen til ønsket placering Auto Hide, Luk menuen automatisk, når markøren flyttes væk fra menuen. Visning af Personlig side ved opstart er styret af brugeren, se Generelt/Sikkerhed/Brugere: feltet Vis startside. Farvetema Farvetemaet i systemet afhænger af farvetemaet, der er valgt i MS Windows. 21

22 SÅDAN KOMMER DU I GANG Luk systemet, auto log-ud Systemet lukkes med Alt+F4 eller via Filer/Afslut. Alternativt ved at klikke på Luk-ikonet i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Samtidig med at brugeren logger sig ud og lukker systemet ned, frigives brugerlåse og en brugerlicens. Brugerlicensen kan nu benyttes af en anden bruger. Systemet kan logge en bruger ud automatisk efter en in-aktiv periode. Under Generelt/Sikkerhed/Brugere, Log ud efter sættes antal minutter brugeren skal være in-aktiv, før systemet logger brugeren af. Slå auto log-ud fra Sæt Log ud efter-værdien til 0 (nul) for at undgå auto log-ud. Du kan også afkrydse Vis ikke dette skærmbillede igen på Logud-advarslen. Det svarer til at sætte Log ud efter til 0. Auto log-ud er en sikkerhed Der er flere fordele ved auto log-ud: Hvis brugeren forlader arbejdspladsen i kortere eller længere tid og glemmer at logge af, så gør systemet det automatisk. Uvedkommende kan dermed ikke få adgang til systemet. 22

23 SÅDAN KOMMER DU I GANG Hvis brugeren ikke logger af ved arbejdsdagens ophør, sørger systemet for det. Brugerlåse frigives automatisk. I tilfælde af at brugeren går til frokost eller går hjem uden at logge af, vil brugeren låse adgangen for andre brugere til ordrer, kassekladder, kunder, leverandører, varenumre etc., som brugeren arbejder med, dvs. har i såkaldt Retmode. Database, regnskab Systemet kan arbejde med flere regnskaber. Hvert regnskab ligger i en selvstændig database. Du skal sørge for, at du arbejder med den rigtige regnskabsdatabase, inden du går i gang med dine arbejdsopgaver. I statuslinjen i bunden af skærmbilledet kan du se navnet på regnskabet, der er aktivt. Et regnskab ligger gemt i en database, der indeholder finansposteringer, debitor- og kreditoroplysninger, vare-oplysninger, ordrer etc. Datafilerne med systemets database hedder Regnskabsnavn.MDF Regnskabsnavn _LOG.LDF Hvor Regnskabsnavn er filnavnet og dermed regnskabets/databasens navn. Filtypen (mdf og ldf) viser. hvilken type fil, der er tale om. Ved oprettelse af et nyt regnskab fjernes eventuelle mellemrum, ikke-engelske bogstaver og tal automatisk fra databasenavnet (filnavnet). Mellemrum, ikke-engelske bogstaver og tal må ikke forekomme i databasenavnet, men gerne i regnskabsnavnet. Derfor kan databasenavnet godt ende med at blive lidt forskelligt fra regnskabsnavnet. Demoregnskab Der ligger et demonstrationsregnskab i programmet, det hedder Ambertree Demodata A/S. Det kan du bruge til at øve dig, udforske programmet og eksperimentere, uden det påvirker det rigtige regnskab. 23

24 SÅDAN KOMMER DU I GANG Gør dig selv den tjeneste at benytte demoregnskabet flittigt. Demoregnskabet anvendes som udgangspunkt for eksemplerne her i bogen. Demoregnskab findes kun i den lokalt installerede version ikke på webhotellerne her kan du øve dig i det rigtige regnskab i demoperioden. Skift regnskab Når du skal skifte mellem de forskellige regnskaber, skal du bruge Log af og på-funktionen i Filer-menuen. 1. Vælg Filer-menuen, Log af og på. 2. Fra listen i feltet markeres regnskabet, du ønsker at arbejde med. 3. Klik med musen eller tryk Enter. 4. Indtast brugernavn og adgangskode. Klik derefter på OKknappen, og check i statuslinjen, at du har skiftet database. Tøm regnskab Regnskabet kan tømmes for posteringer, men stamdata bibeholdes. Stamdata er bla. kontoplanen, kunder, leverandører, varer, momskoder, regnskabsperioder, kassekladder etc. Posteringer er bla. finansposter, posteringer på kunder, leverandører, varer, salgs- og købsordrer mv. 1. Vælg Generelt/Opsætning/Firmaer. 2. Markér regnskabet, der skal tømmes. Kontrollér en ekstra gang, at du har valgt det rigtige. 3. Vælg Tøm regnskab i højreklik-menuen eller Funktionermenuen. 4. Indtast din adgangskode (samme som ved login) og klik på OK. 24

25 SÅDAN KOMMER DU I GANG Tømning af regnskab benyttes bla. hvis du har leget med systemet i en periode og nu vil rigtig i gang. Eller hvis du er kommet skævt i gang og ønsker at starte forfra. 25

26 SÅDAN KOMMER DU I GANG Giv din revisor og forhandler adgang til dit regnskab Dette gælder kun hostede regnskaber. Er dit regnskab hosted på et web-hotel, kan du give andre adgang til dit regnskab, uanset hvor i verden, de befinder sig. Det eneste det kræver er, at de har adgang til internettet. De skal benytte samme metode som du til at starte dit system. Det anbefales, at du opretter et særligt bruger-id, f.eks. revisor, til eksterne brugere. Nye firmaer kan tilsluttes og vises i listen over firmanavne, når man logger på, vha. Filer-menuen/Opsæt firmaer/tilslut. Giv adgang: Adgang udefra oprettes af ejeren af databasen, dvs. klienten eller brugeren af systemet. Adgang gives under Filer/Opsæt firmaer/giv adgang. Kræver ikke fler-bruger licens Det kræver ikke anskaffelse af flere brugerlicenser, blot der ikke er logget flere på samtidig. Hvis du har tre brugerlicenser, er der tre forskellige bruger-id er, der kan være logget på samtidig. Hvis en fjerde bruger ønsker at logge på, skal en af de tre andre logge af. Ekstern adgang sparer tid og penge Fordelene ved at give eksterne brugere adgang er flere. Din forhandler eller supportpartner kan yde fjern-support og hjælpe dig hér og nu online direkte i dit eget system med dine egne data. Konsulenten behøver ikke sætte sig i sin bil og køre ud til dig. Din revisor kan sidde på sit eget kontor og hjælpe og vejlede dig, og ved revision er der mulighed for både at forberede arbejdet hjemmefra og efter revision at logge på og foretage de sidste kontroller og afstemninger. Har virksomhedern hjemmearbejdspladser, afdelinger rundt om i landet eller i andre verdensdele, kan alle arbejde i ét fælles system og 26

27 SÅDAN KOMMER DU I GANG igen kan revisoren revidere afdelingerne hjemmefra. Selvfølgelig til en vis grænse idet der ikke er adgang til fysisk dokumentation via systemet. Firmakartotek Firmakartoteket indeholder standardoplysninger om din virksomhed. Firmanavn, adresse, telefonnummer etc. Mange af disse oplysninger kommer med på f.eks. fakturaer. Derfor er det væsentligt, at de er korrekte. 1. Vælg Generelt/Opsætning/Firmaer. 2. Indtast de korrekte oplysninger for dit firma. 3. Klik på Gem-ikonet i værktøjslinjen (eller tryk på F6-tasten) for at godkende indtastningerne. Luk vinduet for at vende tilbage til hovedmenuen. Eller klik et vilkårligt sted i hovedmenuen for at beholde Firmaer-vinduet åbent, mens du arbejder videre med andre opgaver i systemet. 27

28 Hjælp til systemet SÅDAN KOMMER DU I GANG Du kan åbne den interne hjælpefunktion, uanset hvor i programmet du befinder dig. Du har tre muligheder: 1. Tryk på F1. 2. Vælg Hjælp/Indhold i menulinjen. Den interne hjælpefunktion giver dig en beskrivelse af funktionen, der er aktiv i øjeblikket. Hvis du ikke finder det, du har brug for lige med det samme, kan du bladre i teksten eller klikke på et af de links til yderligere beskrivelser, der ofte findes sidst i beskrivelsen. Alternativt kan du benytte søgefunktionen til at søge efter yderligere hjælp. Bemærk! F1-hjælpen viser kun hjælp til felter, der er synlige i skærmbilledet. 28

29 Introduktion Systemet er beregnet til at styre virksomhedens økonomi. Programmet indeholder muligheder for finansbogholderi, fakturering, registrering af købsfakturaer samt styring af kunder, leverandører og varer. Her får du en kort introduktion samt illustration af sammenhængen mellem systemets funktioner. Systemet er også beregnet til at styre virksomhedens web-shop og integrerer den direkte med regnskabet men mere om det senere. I dette kapitel introduceres bl.a.: Forskellige udgaver og versioner Hvad er et økonomisystem Forskellige udgaver af systemet Denne bog er baseret på hovedmodulerne Økonomi og Handel, men vil også omhandle nogle af tilkøbs-modulerne, hvor det står anført. Systemet kan "skræddersys" til en løsning, der passer virksomhedens størrelse og behov. Og denne løsning kan til enhver tid udbygges og udvikles i takt med virksomhedens vækst og ændrede behov. Det vil sige at systemet dækker de flestes krav til et fleksibelt økonomisystem. Og ud over at kunne udvides med standard-moduler og standardfunktioner, kan systemet tilrettes individuelt til den enkelte virksomhed. Eftersom systemet er udviklet på en moderne og åben platform, kan det integreres til mange populære applikationer, og der vil være kyndige ressourcer til rådighed til at videreudvikle systemet efter dine ønsker. 29

30 INTRODUKTION Systemet har selvfølgelig også en webshop Systemet har også af en web-shop, hvor du kan sælge varer via internettet enten som ordremodtagelse eller med betaling direkte ved bestilling. Web-shoppen er direkte integreret med økonomi- og handelsmodulet således, at Salgsordrer, Varer, Kunder og Finans opdateres automatisk. Kunde- og Varekartoteket er fælles for systemet og web-shoppen og alt der oprettes, ændres og slettes har direkte effekt i web-shoppen. Web-ordrer ligger klar som Salgsordrer med det samme, de er afgivet i shoppen. Der er ingen krav til forudgående godkendelse. På webordrerne er feltet Webordre afkrydset. Også når ordren betales med kreditkort ligger den klar til ekspedition. Der er ingen forskel på bestilling og betaling i den henseende. På ordren kan man se, om der er en forudbetaling (dvs. kreditkortbetaling), bankoverførsel, eller om det blot er en bestilling. Man skal selv styre afsendelse aht. om ordren er betalt, eller om det er en ordre, der afventes betaling på. Versionsnummer Bogen er skrevet til version 2009, men du kan stadig bruge bogen uden at tage hensyn til, om du benytter en anden version. Principperne og metoderne er nøjagtigt de samme uanset versionsnummer. Ændringerne betyder ikke noget for udbyttet af bogen. Der kommer selvfølgelig løbende nyheder og funktionaliteten følger med udviklingen, ligesom programmet opdateres jfr. gældende lovgivning. Det er vigtigt, at dit program altid er up-to-date, så du kan nyde godt af alle nyhederne, og så du er sikker på, at dit program lever op til gældende lovkrav. Bemærk! Du kan se dit systems versionsnummer under Hjælp/Om i program-menuen. 30

31 INTRODUKTION Økonomistyring i et økonomisystem Et økonomisystem er en database (et datalager) med regnskabstal og øvrige oplysninger fra administrationen. Nogle oplysninger skal du selv indtaste, andre oprettes automatisk, når du benytter systemets funktioner. Systemet består af en mængde kartoteker, skærmbilleder og rapporter. Et økonomisystem erstatter det manuelle bogholderi på én eneste måde: når data er indtastet, sker resten af databehandlingen, sammentællingen og efterbehandlingen automatisk, herunder: Bogføring og fordeling af posteringer på de respektive konti i Finans. Sammentælling af kontototaler samt resultatopgørelse og balance. Fakturering på baggrund af kunde- og vareoplysninger, samt bogføring i Finans. lagerstyring af varenumre og antal enheder på baggrund af køb og salg. Sikkerhed for at bogføringen balancerer. Det var kun få af mange muligheder. Tingene sker ikke af sig selv! Du skal kende til regnskab og bogføring for at benytte et økonomisystem. Du skal nemlig selv oprette og indtaste oplysningerne korrekt for at få et regnskab ud. Det kræver indsigt, forhåndsviden og erfaring for at benytte og forstå systemet. Akkurat som det kræver indsigt i at skrive og formulere tekst for at benytte tekstbehandling. Et økonomisystem erstatter ikke viden om og erfaring i regnskab, bogføring og administration Alligevel er meget manuelt bogførings- og sammentællingsarbejde overtaget af systemet og sker automatisk samtidigt med, at der er hurtig adgang til oplysninger. Du skal være opmærksom på ikke at lave fejl. Mange af oplysningerne, du indtaster og bogfører i programmet, kan du ikke slette igen. Men du kan rette dem. 31

32 INTRODUKTION Laver du fejl, skal du altid rette/neutralisere fejlen. Dette kan eksempelvis gøres med et rettelsesbilag i finansbogholderiet eller en kreditnota til kunden, hvis der er tale om en fejl på en faktura. Økonomisystemer har restriktioner. Det må ikke være for nemt at begå fejl. Det må heller ikke kunne lade sig gøre at ændre i gamle regnskaber, der måske allerede er afsluttet, afstemt og godkendt af revisoren. Det er altid virksomhedens eget ansvar at opretholde og behandle regnskabsdata efter lovens krav og god regnskabsskik. Integration mellem moduler i systemet Der er forbindelse mellem modulerne i systemet. Hvis du udskriver en faktura i Salgsordre-modulet, sker følgende automatisk: 1. Kundens konto i Kundekartoteket ajourføres. 2. Varesalg, moms og tilgodehavende bogføres i Økonomimodulet. 3. Varene trækkes fra lagerbeholdningen i Varer-modulet. 4. Vareforbruget bogføres i Økonomi-modulet. Hvis du i stedet bogfører en manuel faktura fra kassekladden i Finans, ajourføres kundens konto i Kundekartoteket, men der bliver ikke automatisk trukket varer og beregnet vareforbrug i Varekartoteket. De følgende illustrationer viser sammenhængen mellem modulerne, og hvordan en transaktion i ét modul automatisk bogføres i et andet. Den første viser, at der er sammenhæng mellem hhv: Kunder-, Varer- og Finansmodulet Leverandører-, Varer- og Finansmodulet. 32

33 INTRODUKTION Oversigten herunder uddyber sammenhængen mellem Kunder-, Varer- og Finansmodulet, og hvad der bliver bogført automatisk i hhv. det ene og det andet modul. Her er en oversigt over sammenhængen mellem Leverandør-, Varerog Finansmodulet, og hvad der bogføres automatisk i hhv. det ene og det andet modul.. 33

34 Sådan finder du rundt Her er en kort rundtur i systemets omgivelser. Turen er et kort, men godt overblik over alle funktioner, der er brug for i dagligdagen, når der arbejdes med systemet. Tag turen, inden du går i gang med at oprette, bogføre og fakturere. Tiden er givet godt ud, for du vil lynhurtigt blive bekendt med hvor, hvad og hvordan. I dette kapitel introduceres bl.a.: Skrivebordet, din personlige side Genveje Menuer Systemets skrivebord, din personlige side Når du starter systemet, vises følgende skærmbillede (som standard): Det er systemets skrivebord, hvorfra der er adgang til alle modulerne samt grupper af nyttige genveje til ofte anvendte funktioner. Din personlige side er brugerafhængig, og den ser måske anderledes ud end standarden, fordi du selv eller administrator har ændret den. Mine opgaver En oversigt over brugerens udestående opgaver så som momsindberetning, bilag der mangler godkendelse, overskredne betalingsfrister, ordrer som ikke er leveret, etc. 34

35 SÅDAN FINDER DU RUNDT Hjælp og links Genveje til online hjælpen og diverse vejledninger. Min menu Menuerne opsættes og gemmes pr. bruger. Her kan brugerne tilføje sine egne favoritter i form af genveje til funktioner. Favoritterne oprettes vha. Tilføj favorit-ikonet i de enkelte skærmbilleder. Hvis f.eks. brugeren hver dag arbejder med kundekartoteket, analyser som f.eks. Varesalg pr. medarbejder under Varer/Analyser, kan disse tilføjes i Min menu og aktiveres direkte derfra. Anbefaling Min menu kan også benyttes af systemadministrator til at opbygge en lille menu til en bruger, der skal have begrænset adgang til få funktioner i systemet. For eksempel en lagermedarbejder hvis eneste opgave er at udskrive følgesedler og registrere serienumre på ordrelinjer. Systemadministratoren logger på som brugeren, designer Min menu for brugeren, og spærer derefter brugerkontoen for adgang til hovedmenuen og andre funktioner end dem i Min menu. 35

36 SÅDAN FINDER DU RUNDT Mine udskrifter Mine udskrifter opsættes og gemmes pr. bruger. Formålet er som beskrevet ovenfor i afsnittet om Min menu. Genveje til udskrifter oprettes ved at klikke på Favorit-knappen i udskriftsdialogen. Mine nyheder En nyhedsoversigt fra en RSS-nyhedskanal. Kanalen sættes op pr. bruger under Generelt/Sikkerhed/Brugere/ Brugernavn i feltet Nyheder (RSS). Tryk på ledeteksten Nyheder (RSS) for at se nyhedskanalen. Fjern genveje i Min menu og Mine udskrifter Du kan fjerne genveje fra skrivebordet ved at højreklikke på genvejen og vælg Fjern. Vis ikke personlig side Hvis du ikke ønsker at se din personlige side, fjernes fluebenet i Vis startside-feltet under Generelt/Sikkerhed/Brugere/ Bruger-navn. 36

37 SÅDAN FINDER DU RUNDT Menuer Menuerne giver adgang til funktioner, du kan bruge, uanset hvor du befinder dig i systemet og funktioner, du kan bruge i det aktive skærmbillede. I systemet er der flere slags menuer Program-menu Moduler og modul-menuer (Hovedmenuen) Værktøjslinjen Højreklik-menu (Adgang til funktioner) Funktionsmenu (vises som Lokalmenu) Program-menuen øverst i skærmbilledet er den samme i hele systemet. Genvejstasterne er Alt+Forbogstav i menu-navnet, f.eks. Alt+F (Filer), Alt+V (Værktøj), Alt+V to gange (Vindue) etc. 37

38 SÅDAN FINDER DU RUNDT Moduler og modul-menuer (Finans, Kunder, osv.) er hovedmenuen, som du åbner ved at klikke på et modul. Hovedmenuen fungerer som en træstruktur, der minder om Windows Stifinder For at folde menutræet ud skal du klikke på det lille trekant-ikonet for at folde menutræet sammen, klikker du igen på trekant ikonet. Værktøjslinjen ligger under Program-menuen og indeholder genvejsikoner til generelle funktioner. Funktionsmenuen (vises også i højreklik-menuen eller som knappanel) findes i skærmbilleder med adgang til funktioner forbundet til det aktuelle skærmbillede. 38

39 SÅDAN FINDER DU RUNDT Højreklik-menuen er vigtig (Funktionsmenu) Funktionsmenuen er nok den, du kommer til at benytte mest. Den giver adgang til funktioner knyttet til det aktuelle skærmbillede/menupunkt. Den benævnes også Højreklik-menuen, fordi den åbnes ved at klikke på højre musetast. Funktioner kan vælges i højreklik-menuen og som Lokal-menu i værktøjslinjen eller Knapper i højre side af skærmbilledet Hvordan menuen vises, vælges på brugeren under Generelt/Sikkerhed/Brugere i feltet Funktioner. NB! Log af og på for at ændringer træder i kraft. 39

40 SÅDAN FINDER DU RUNDT Her vises højreklik-menuen på en Salgsordre samtidig med knapper til højre i øverste del af skærmbilledet: Her er Funktioner-menuen som Lokal-menu i værktøjslinjen. 40

41 SÅDAN FINDER DU RUNDT Genvejstaster til højreklik-menuen Alt+0, Alt+1 osv Genvejstasterne til menupunkterne i lokalmenuen er Alt+0, Alt+1, Alt+2 osv., hvor Alt+0 åbner første menupunkt, Alt+1 andet menupunkt og så fremdeles. Du kan vælge om du vil se højreklik-menuen som lokal-menu eller knap-panel i din brugeropsætning under Generelt/Sikkerhed/Brugere/ Brugernavn i feltet Funktioner. Drill-around menu I højreklik-menuen på alle linjer er der mulighed for opslag til andre skærmbilleder (såkaldt drill-down eller drill-around), som giver mulighed for at undersøge bestemte informationer med udgangspunkt i f.eks. en finanspostering. Moms Valuta Kunde Leverandør Lagerposter Brugere mv. 41

42 Transaktionsspor SÅDAN FINDER DU RUNDT Nederste menupunkt i højreklik-menuen på alle posteringer er altid Transaktion. Her vises hele transaktionssporet for den pågældende transaktion. Sammenhængen skabes af transaktionsnummeret. 42

43 Skærmbilleder Her er en beskrivelse af systemets skærmbilleder og de funktioner, du kan benytte i skærmbillederne. Der er flere former for skærmbilleder i systemet. Kartoteker som f.eks. Kundekartotek (Kunder/Kunder) ser således ud i standardversionen. Til venstre vises listen over kunder, til højre indholdet af den markerede kunde. Markøren flyttes mellem felterne i dialogboksen ved hjælp af Tab- eller Enter-tasten eller ved at klikke på felterne med musen. Felterne udfylder du ved simpel indtastning eller via en liste med valgmuligheder. Listen med valgmuligheder kan du åbne i alle felter, hvor denne knap er vist. Klik på knappen eller tryk på F4, Søg, som f.eks. her i Sprog-feltet i kundekartoteket: 43

44 SKÆRMBILLEDER Når du klikker på knappen, får du en oversigt over valgmulighederne. Ovenstående eksempel er sprogkoder. Du kan også benytte Alt+Pil ned for at åbne listen. Det gælder alle valg-felter i hele systemet. Når du er færdig med at indtaste, gemmes indtastningerne automatisk. Du kan fortryde indtastningen ved hjælp af F7, Fortryd. Kladde-skærmbilleder Kladde-skærmbillederne er designet i listeform, hvor hver linje er en postering med alle dens felter og oplysninger. Listeformen er praktisk til indtastning af finansbilag (kassekladder og systemkladder) og lagerbevægelser (lagerkladden). 44

45 SKÆRMBILLEDER Ret-mode eller kig-mode i skærmbilleder Normalt er alle skærmbilleder i Kig-mode, når de åbnes. Det vil sige, at du skal trykke på F5, Ret, før du kan indtaste og rette i felterne. Hvis du ikke kan taste data ind i et skærmbillede, der normalt er beregnet til indtastning af data, skal du trykke på F5, Ret. Så ændres skærmbilledet til Ret-mode, og du kan begynde at taste data ind. Hvis du ønsker, at dine skærmbilleder altid er i Ret-mode, når de åbnes, gør da følgende: 1. Vælg Generelt/Sikkerhed/Brugere. 2. Vælg dernæst dit eget bruger-id, eller det bruger-id, du ønsker at ændre opsætning på. 3. Markér feltet Autoeditering (flueben i feltet) og luk vinduet. 45

46 Ændre skærmbilleder SKÆRMBILLEDER Det er nemt at ændre skærmbilleders opsætning. Systemet leveres med en opsætning af skærmbillederne, der passer i de fleste virksomheder. Måske er der alt for mange felter til dit behov, og måske er de placeret i en anden rækkefølge, end du foretrækker. Systemet leveres med et minimum af felter synlige Skærmbilleders opsætning kan ændres. Du kan Skjule felter og hente felter, der er skjult. Flytte felter og ændre felt-rækkefølgen ved at trække i feltet. Ændre felt-længde (kun visuelt, ikke antal karakterer). Tilpas kartotekers skærmbilleder I kartoteker ændres skærmbilledet på en lidt anden måde. For eksempel ser kundekartoteket således ud: Her kan du naturligvis også flytte, fjerne og tilføje felter. Skift til Tilpasnings-mode Start med at klikke på Tilpasning-ikonet. Skærmbilledet skifter udseende, og knappen Fanemanager og fanen Skjult vises.. Felterne skifter farve og viser nu system-feltnavnet i stedet for data. Ledeteksten er uforandret. 46

47 SKÆRMBILLEDER Skærmbilleder skal altid være i Tilpasning-mode for at kunne rette udseendet. Skift tilbage til normal visning ved igen at klikke på Tilpasningikonet. Skjult-fanen Bemærk! Der vises en ny fane Skjult. Den består af alle felter, der er skjult fra skærmbilledet. Både dem, der er skjult fra starten, og dem du evt. selv har skjult undervejs. Felter kan flyttes til og fra Skjult-fanen ved at flytte felterne op til faneoverskrifterne. Flyt felt Tryk på tilpasningsikonet, for at skifte til Tilpasnings-mode. Klik i feltets venstre kant (muse-markøren ændres til en pil), hold musetasten nede og træk feltet til den nye placering på samme fane. Alternativt til en anden fane ved at trække feltet op til den ønskede fanes overskrift. Bemærk! Det kan være en smule vanskeligt at fange det rigtige sted i venstre feltramme, det kan koste et par forsøg, men det skal nok lykkes. Hvis du vil flytte felter fra Skjult-fanen, benytter du samme fremgangsmåde og trækker feltet hen til overskriften på den ønskede fane. Klik på Tilpasning-ikonet igen, når du er færdig med at flytte felter. 47

48 Fjern felt SKÆRMBILLEDER Flytter du feltet til Skjult-fanen, vises det ikke mere på nogen af fanerne. Du kan altid hente det frem igen ved at flytte det fra Skjultfanen til en af de andre faner. Tilføj felt Alle skjulte felter ligger på Skjult-fanen og kan flyttes til andre faner jfr. afsnittet Flyt felt ovenfor. Gem ændringer i kartotek-skærmbilleder Ændringerne gemmes automatisk pr. bruger, når skærmbilledet lukkedes. Hvis du vil se resultatet i et almindeligt skærmbillede, klikker du bare på Tilpasning-ikonet igen, så skifter skærmbilledet tilbage til normal tilstand. Ændre kladder, listbilleder og søgebilleder Et indtastningsskærmbillede det kan være en fordel at ændre, er Kassekladden. Den leveres med et minimum af synlige felter. I standardudgaven er der måske felter, du slet ikke har brug for og felter, du har brug for, men som ikke findes i standardudgaven. Du kan trække i vindues-rammen, for at gøre skærmbilledet større og se flere felter. Men du kan også skjule felter, du ikke har brug for. Og flytte dem rundt, så rækkefølgen passer bedre til den måde, du taster data ind. 48

49 SKÆRMBILLEDER Flyt felt Markér kolonnens overskrift, hold venstre museknap nede og træk feltet til den ønskede placering. To røde pile viser, hvor feltet vil blive placeret. De øvrige felter rykker sig automatisk. Skjul eller tilføj felt Du kan skjule felter, du ikke har brug for. Det gælder alle skærmbilleder, hvor du kan taste data ind. Hvis du f.eks. aldrig bruger feltet Forfaldsdato eller Notater, er det bedst at skjule dem. Det giver et bedre overblik, for du ser kun felter, du har brug for, og det er meget hurtigere at taste data ind, fordi du undgår overflødige felter. Felterne skjules blot fra oversigten, de slettes ikke fra kartoteket/databasen. De kan altid hentes frem igen og eventuelle data er intakte. 49

50 SKÆRMBILLEDER 1. Tilføj eller skjul et felt ved at højre-klikke med musen i skærmbilledet. 2. Klik på Vælg felter. 3. Afkryds de ønskede felter. 4. Klik på OK-knappen. Nu er både Forfaldsdato og Bemærkning væk fra skærmbilledet Kassekladde. Ændre bredde på felt Flyt markøren til for- eller bagkanten af feltet. Straks ser du et symbol med en højre-venstre pil. Hold venstre museknap nede og træk i kanten til feltet har den ønskede bredde. 50

51 SKÆRMBILLEDER Ændring gemmes automatisk i list-billeder Ændringerne gemmes automatisk pr. bruger, når list-billeder lukkes. 51

52 Fane Manager SKÆRMBILLEDER Det er muligt at tilføje, slette og omdøbe faner i et skærmbillede. I forvejen er der defineret og navngivet et antal faner med et antal felter i hvert skærmbillede. Tilføj fane Hvis du vil have flere faner og flytte felterne til disse, benyttes Fane Manager. For eksempel Varekartoteket, der er temmelig mange felter og oplysninger på første fane Varer. Måske der er flere felter, end dit firma har brug for. Eller du ønsker at samle nogle af oplysningerne på en anden fane. I dette eksempel flyttes alt vedr. afgifter, vægt og rumfang, forpakning samt min. og max. lager til en ny fane Supplerende. 1. Klik på Tilpasning-ikonet for at skifte til Tilpasning-mode. 2. Klik på knappen Fane Manager i øvre højre hjørne for at åbne Fane Manager. 52

53 SKÆRMBILLEDER 3. Klik på knappen Tilføj for at oprette en ny fane. Navnet autogenereres med et fortløbende nummer. 4. Dobbeltklik på det nye fanenavn for at omdøbe fanen. Når feltet skifter til Ret-mode, kan du overskrive det autogenererede navn. Hvis du ikke omdøber, skifter alle nye faner navn til Text. Derfor anbefales det altid at omdøbe nye faner. I det viste eksempel er den nye fane omdøbt til Supplerende. 5. Klik på OK for at føje den nye fane til skærmbilledet. 6. Benyt Reset-knappen for at hente det oprindelige layout, hvisdu fortryder ændringer. 7. Klik på Gem, F6, for at gemme opsætningen og derefter på Tilpasning-ikonet for at vende tilbage til normal mode. 53

54 SKÆRMBILLEDER Omdøb og slet fane Akkurat som man omdøber nye faner (se afsnittet ovenfor), kan man omdøbe eksisterende faner. Via Fane Manager kan man også slette faner. Se afsnittet ovenfor og benyt Fjern-knappen i stedet for. Vis alle faner I skærmbilleder, hvor der tilknyttet faner med relaterede oplysninger, benyttes Open files eller pilene til at vise skjulte faner. For eksempel nederst i varekartoteket. Der er faner med Priser, Posteringer, Beholdning, Ordrelinjer, Indkøbslinjer etc., men er skærmopløsningen lav, er der ikke plads nok på skærmen til at vise alle. Via Open files-ikonet eller pilene til højre for fanerne i samme linje som faneoverskrifterne, kan du åbne/vise og flytte markøren direkte til de respektive faner. Det kan du selvfølgelig også ved at klikke på den med musen. Men hvis fanen er skjult til højre eller venstre, benyttes ovennævnte funktioner. 54

55 SKÆRMBILLEDER Obligatoriske felter er gule Felter, der ikke må være blanke, er gule, og der kommer en advarsel, hvis kartotekskortet gemmes uden at disse felter er udfyldt. Felterne er dog ikke mere obligatoriske, end at kartotekskortet godt kan gemmes, men der kan f.eks. ikke faktureres til en kunde uden bogføringsgruppe. Der gives også advarsel ved forsøg på at afvikle funktioner, der kræver de obligatoriske data, f.eks. fakturering. Unikt id skal altid være udfyldt (kontonummer i kontoplanen, kundenummer i kundekartoteket, varenummer i varekartoteket etc.) Multitasking, flere åbne vinduer Multitasking betyder, at du kan arbejde med flere opgaver på samme tid. Task betyder opgave, og multi betyder flere. Du kan let påbegynde en ny arbejdsopgave uden at afslutte den, du var i gang med, fordi du kan have flere vinduer (skærmbilleder) åbne samtidig og skifte mellem dem. Nøjagtig som når du har flere åbne programmer i MS Windows og skifter mellem dem. Hvis du allerede har et eller flere åbne vinduer i systemet, og du åbner et nyt vindue via et menupunkt, forbliver resten åbne, og du kan vende tilbage og arbejde videre, hvor du slap. Forestil dig en situation, hvor du er i færd med at bogføre, og en sælger kommer ind og beder dig om at fakturere en ordre. I en sådan situation er det mest praktisk, at du blot skal foretage faktureringen og derefter vende tilbage og fortsætte med den arbejdsopgave, du var i færd med. I følgende eksempel er påbegyndt indtastning i en kassekladde via Finans/Kassekladder. Vinduer-fanerne viser ét åbent skærmbillede nemliig Kladde (Navn). 55

56 SKÆRMBILLEDER Skift til en anden arbejdsopgave Du kan lade kassekladden være åben og vælge den nye arbejdsopgave via hovedmenuen. Posteringerne forsvinder ikke fra kassekladden i mellemtiden. Du kan altid vende tilbage og fortsætte bogføringsarbejdet. Åbn en ny arbejdsopgave via hovedmenuen, f.eks. en salgsordre. I toppen af skærmbilledet, i Vinduer-fanerne, vises en fane for hvert skærmbillede, der er åbent. 56

57 SKÆRMBILLEDER Du kan skifte mellem åbne skærmbilleder på følgende måder: Klikke på fanen med det ønskede skærmbillede. Tryk på Ctrl+F6, Skift dialogboks, indtil markøren er i det ønskede skærmbillede. Eller Ctrl+Tab for at se en liste over åbne skærmbilleder Vælg Program-menuen/Vindue/Vinduer og vælg det ønskede skærmbillede. Når du lukker et skærmbillede, vil resten stadig være åbne. Du kan lukke skærmbillederne et for et eller alle på en gang via Program-menuen/Vindue/Luk alle. 57

58 Søgning Søgefunktionen er en af de nyttigste og mest anvendte funktioner i systemet, og søgning kan benyttes overalt. Det er en hurtig måde at finde frem til data. Filter -funktionen hjælper til at sortere og afgrænse data. Søgning i kartoteker. Genvejstast F4 Tryk på F4, Søg for at søge i kartoteker. Eller klik på Søg-ikonet i værktøjslinjen. Derved åbnes en liste med felter til angivelse af søgekriterier i øverste linje under feltnavnene. I linjen kan angives søge-filter på et eller flere felter. Eksempel: Tryk på F4, Søg i kontoplanen: Det samme gælder, når du søger efter kunder på salgsordrer, leverandører på indkøbsordrer etc. 58

59 SØGNING List-billeder har søge-filter i øveste linje Blandt andet posteringslister, varelinjer på ordrer osv. har felter til angivelse af søgekriterier i øverste linje under feltnavnene. Her kan også angives søge-filter på et eller flere felter i listen. Eksempel: En kunde genbestiller en vare, og du skal finde ud af hvilken pris, kunden plejer at betale. Åbn Posteringer-fanen på varenummeret og søg på kundenummeret i Kundenr.-feltet. Herefter vises alle salg af varen til denne kunde. Det samme kan findes omvendt på kundens lagerposteringer. Åbn Lagerposteringer-fanen i kundekartoteket og søg på varenummeret i Varenr.-feltet. Alternativt varebeskrivelsen, hvis du ikke kan huske varenummeret. 59

60 SØGNING Øvrige nyttige søgninger i listbilleder Søg efter et beløb eller et bilag i finansposteringer Søg efter et fakturanummer i fakturaposteringer Søg efter serienummer i vareposteringer Og meget meget mere... Søg og match Du behøver ikke vide, nøjagtigt hvad du søger efter. I hvert søge-felt kan du søge vilkårligt på alle forekomster i feltet, uanset om det matcher eller indgår i. For eksempel; i Kontonr.-feltet kan du søge på hele eller dele af et kontonummer, i Navn-feltet kan du søge på hele eller dele af et navn etc. 60

61 SØGNING I eksemplet er der valgt Søg, F4, og søgt på en del af kundenavnet i Kunder. Du behøver kun at søge i ét felt ad gangen. Resten af felterne følger automatisk med. Et filter sættes på Efterhånden som du indtaster mere og mere af et søgekriterie i et felt, formindskes listen tilsvarende til at vise færre og færre forekomster. Et filter mere sættes på, udvid søgning til flere felter Når du i ét felt ikke har fundet et ønsket match, kan du gå videre til et andet felt og fortsætte søgningen via dette nye felt. For eksempel hvis du søger et firma i postnummer 2600 Glostrup og dernæst ønsker at præcisere søgningen på alle forekomster af bolig i Postnummer Slutteligt kan du præcisere søgningen med f.eks. adresse eller fornavn mv. Her vises søgning i kundekartoteket, hvor der er søgt på postnummer og navn: 61

62 SØGNING Eksempel, søg efter beløb på en finanskonto 1. Der søges efter et beløb på 1.199,00 på varesalgskontoen. 2. Posteringer-fanen på varesalgskontoen åbnes. 3. I filterfeltet over Beløb-kolonnen indtastes (minus 1199). Et salg er en kredit-postering på varesalgskontoen og alle kredit-poster har minusfortegn. Debet-poster er uden fortegn. Efterhånden som beløbet indtastes, hentes matchende poster. Læg mærke til at også et beløb som ,00 er med på sidste linje. Der søges nemlig på dele af hele beløbet. 4. Herefter vises alene finansposter på det angivne beløb. Men der er mange af dem, fordi. samme beløb er posteret på flere datoer. 5. I filterfeltet over Dato-kolonnen angives en dato. 62

63 SØGNING Herefter vises alene finansposter på det angivne beløb og på den angivne dato. Eksempel, søg efter salg af et bestemt varenummer til en kunde 1. Find kunden i kundekartoteket og klik på fanen Lagerposteringer. 2. Indtast varenummeret i filterfeltet over kolonnen Varenr. eller, søg på varenavnet i filterfeltet over kolonnen Beskrivelse. 3. Efterhånden som søgekriterierne indtastes, filtreres posterne fra, der matcher dele eller hele søgekriteriet 63

64 SØGNING Herefter vises alene lagerposteringer på det pågældende varenummer til den pågældende kunde. Igen kan du fortsætte filteret. I filterfeltet over Dato-kolonnen kan du angive en dato eller et datointerval. Datointerval angives som i ovenstående eksempel. 64

65 SØGNING Slet filter/søgekriterier Du kan slette alle søgekriterier ved at klikke på Ophæv filter-ikonet til venstre for søgefelterne. Derved slettes alle søgekriterier. Type-ahead for at søge Med Type-ahead ( skrive-derud-af ) kan du søge efter match ved at taste direkte i et felt eller et skærmbillede. Det er nemt at søge med Type-ahead, hvis du kender noget af f.eks. et kontonummer, et navn eller et telefonnummer. Efterhånden som du taster, vises de bedste match. Type-ahead i kartoteker I kartoteker kan der søges med første karakter i den unikke nøgle i kartoteket. For eksempel i kundekartoteket, kan du springe direkte ned til alle kunder hvis kundenummer starter med 7 ved at taste 7. Hver gang du trykker på 7 bladres der én frem i rækken af kunder hvis kundenummer starter med 7. Læg mærke til at visningen af kundeoplysninger også skifter. 65

66 SØGNING Tryk på 7 for at springe direkte til første kundenummer, der starter med 7. Type-ahead i ordrelinjer Når man starter med at indtaste varenummeret i indkøbs- og salgsordrelinjer, gives automatisk bedst matchende forslag til varenummer. Jo mere af varenummeret, der indtastes desto nærmere det perfekte match. Type-ahead under rapporter I afgrænsningsfelterne til rapporter gives automatisk bedst matchende forslag. Jo mere af Kontonr., Varenummer, Kundenr. Etc., der indtastes desto nærmere det perfekte match. Vælg felter at søge på i Søgevinduet I søgevinduet (Listbilleder og F4-søgebilleder) kan du vælge andre og/eller yderligere felter at søge på. Højreklik i søgefelt, Vælg felter, for at få en oversigt over viste felter og marker/af-marker felter i oversigten. 66

67 SØGNING I eksemplet søges i varekartoteket med F4, Søg, og der vælges felter at søge på (Højreklik-menuen/Vælg felter). I ovenstående tilfælde skal feltet På web tilføjes for at kunne søge på varer, der er/ikke er i systemets integrerede Web-shop. Herefter kan der også søges på om varen er i webshoppen (flueben) eller ej (ikke flueben). Opsætningen gemmes pr. bruger. Den gælder såvel søgebilleder (åbnet med F4) som listbilleder. Valgfri placering af kolonner Kolonnerne kan placeres i valgfri rækkefølge ved at trække et kolonnenavn til en ny plads angivet med to røde pile. Efter endt tilpasning gemmes kolonnerne automatisk pr. bruger. Sortering Listen kan sorteres ved at klikke på kolonnenavnet i overskriften. Ved første tryk sorteres i stigende orden. Ved andet tryk sorteres i faldende orden. Gruppering Listen kan grupperes ved at trække et kolonnenavn ind i det grå felt. Der kan laves undergrupperinger ved at trække flere felter ind i det grå felt. Grupperingen fjernes ved at trække kolonnenavnet ned på plads igen. 67

68 SØGNING Se transaktioner i en postering Hvis du vil se alle finansposteringer i en transaktion (trace), skal du blot åbne højreklik-menuen og vælge Transaktion. Så foldes alle transaktioner i posteringen ud. Det er en nyttig funktion, hvis du vil se hvilke konti, en salgsfaktura er bogført på. Her er vist fakturaposteringer på en kunde: Højreklik på en fakturapostering og vælg Vis posteringer for at se alle fakturaens finanstransaktioner. 68

69 Genvejstaster og mus Alt+0 Alt+1 Alt+2 Alt+3 Alt+4 Alt+tal Alt+F Alt+H Alt+V Alt+V+V Escape/Esc Alt+Pil ned Ctrl+F4 Ctrl+F6 Ctrl+Shift+F6 Ctrl+Tab Ctrl+Shift+Tab Tab Shift+Tab Alt+F4 F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F12 Genveje til Funktioner-menuen: Funktioner-menuens første menupunkt Funktioner-menuens andet menupunkt Funktioner-menuens tredje menupunkt Funktioner-menuens fjerde menupunkt Funktioner-menuens femte menupunkt Osv. osv Genveje til Program-menuen Filer-menuen Hjælp-menuen Værktøj-menuen Vindue-menuen Øvrige genveje Luk skærmbillede Drill-down-liste i felt. Hjælp til felt. Luk aktuelt skærmbillede Bladre frem mellem åbne skærmbilleder Bladre tilbage mellem åbne skærmbilleder Bladre mellem åbne skærmbilleder Bladre baglæns mellem åbne skærmbilleder Næste felt Forrige felt Luk program Hjælp til aktuel funktion Ny (Opret ny) Dupliker (kopier aktuel post og omdøb). Kopiér ovenstående felt i kladder Søg Ret (skifter til Ret-mode i skærmbilleder) Gem Fortryd Slet linje eller post Opdatér (refresh) Vis linjen, Zoom Hovedmenu, skjul/vis 69

70 Arbejde uden mus GENVEJSTASTER OG MUS Systemet kan betjenes så godt som uden brug af mus. Helt musefrit er et moderne system som dette nu ikke, men du kan begrænse brugen af mus ved at lære genvejstasterne at kende hen ad vejen. Mange bogholdere og ordreindtastere foretrækker at arbejde uden mus, fordi det er langt hurtigere i f.eks. kassekladden og i salgsordrelinjer. Hvis hænderne forbliver på tastaturet, er det hurtigere at skifte mellem skærmbilleder og menuer frem for hele tiden at skulle gribe efter musen og finde ud af, hvor musen i det hele taget er blevet af. Har du meget tastearbejde, kan det være en ulempe, hvis du for tit skal slippe tastaturet for at bruge musen til at klikke dig rundt i systemet. Her får du et par nyttige tastatur-genveje: Alt+Forbogstav, genvej til Program-menu Alt+forbogstav er genvejstasten til menupunkterne i programmenuen. Hvis der er to eller flere ens forbogstaver, hold da Alt-tasten nede og tryk på forbogstavet flere gange. 70

71 GENVEJSTASTER OG MUS Ctrl+F6 eller Ctrl+Tab, skift mellem åbne skærmbilleder Skifter mellem åbne skærmbilleder i systemet. Tab og Shift+Tab, Flyt til næste/forrige felt I skærmbilleder som er i Edit-mode og I listbilleder som kassekladder, ordrelinjer, lagerkladden kan du også benytte piltasterne og Retur (Enter) Bladre i lister med piltasterne frem for scroll-baren Du kan benytte piltasterne (Pil-ned og Pil-op) PgUp, PgDn, Home og End til at bladre i listbilleder og oversigter i stedet for scroll-baren. 71

72 GENVEJSTASTER OG MUS Alt+0, Alt+1, Alt+2, genveje til Funktioner-menuen I stedet for at åbne Funktioner-menuen og bladre ned til den ønskede funktion, kan du benytte Alt+0 (første menupunkt) Alt+1 (andet menupunkt) Alt+2 (tredje menupunkt) Og så fremdeles Det bliver lyn-hurtigt en velkendt genvej i dagligdagen, hvis du kan huske rækkefølgen i menuen. Det kommer efterhånden, som du bliver mere bekendt med systemet. 72

73 Regnskabet Hvad er et regnskab, og hvorfor skal jeg i det hele taget føre et? Hvad er det dobbelte bogholderi, og hvad har det med mine penge at gøre? Her starter gennemgangen af det, der gør dig i stand til at varetage virksomhedens regnskabsfunktioner og andre daglige gøremål i administrationen. I dette kapitel beskrives følgende om regnskabet: Hvorfor føre regnskab Hvad er et regnskab Årsregnskabet Den daglige bogføring Årets gang i et regnskab Hvorfor føre regnskab? Er det kun, fordi loven og skattevæsenet kræver det? Nej, selvfølgelig ikke! Der bliver i praksis gjort meget mere ud af regnskabet i praksis, end loven kræver. Begrundelsen er, at virksomhederne hele tiden har brug for information om bl.a.: Indtægter, udgifter, formue og gæld. Er der penge i at drive virksomheden nu og i fremtiden? Er der penge i kassen nu og i næste uge? Hvordan ser det ud med at inddrive tilgodehavender og betale regninger? Er der tegn på, at penge eller varer m.v. går udenom firmaets kasse? Kort sagt, om der sker mange fejl, eller der er andet svind. 73

74 REGNSKABET Jo mere styr der er på tingene, des hurtigere kan der reageres over for udsving i regnskabet. Lidt idealiseret kan man sige: "En sund økonomi er lig en sund virksomhed!" Hvad er et regnskab? Du kender sikkert allerede det årsregnskab, din revisor afleverer til dig hvert år. Det består af en fire-fem ark papir, eller måske flere, der som regel ender deres dage i et ringbind. Men hvordan er det egentligt opbygget, og hvordan er revisoren kommet frem til tallene? Grundlæggende beskriver virksomhedsregnskabet de økonomiske transaktioner i en virksomhed. Enhver transaktion, der har økonomisk betydning for virksomheden, skal bogføres i regnskabet. I virkeligheden er årsregnskabet, som du modtager fra revisoren, resultatet af den daglige bogføring, der er foregået i virksomheden eller hos revisoren. For overblikkets skyld kan vi derfor opdele regnskabet i to: Årsregnskabet og den daglige bogføring. Årsregnskabet Årsregnskabet består af Resultatopgørelsen og Balancen, opgjort på en bestemt dato, f.eks. ved årets slutning. Dertil lægges diverse bemærkninger og kommentarer til de enkelte poster i regnskabet. Bemærkningerne vedlægges kun i nogle regnskaber, og regnskabet opstilles forskelligt alt efter, hvilken type virksomhed du driver. Nogle er mere detaljerede end andre, og atter andre indeholder helt 74

75 REGNSKABET specielle oplysninger og posteringer, der kun findes i denne ene type regnskaber. Resultatopgørelsen Resultatopgørelsen, også kaldet driften, viser virksomhedens indtjening, beregnet som forskellen mellem indtægter og udgifter. De inddeles efter art (varesalg, varekøb, lønninger, husleje). Resultatopgørelsen nulstilles hvert år, og der startes forfra fra nul. Akkurat som en personlig selvangivelse, hvor løn og fradrag kun gælder indeværende år. Her ses en meget forenklet resultatopgørelse fra en handelsvirksomhed: Omsætning (Varesalg) - Vareforbrug = Dækningsbidrag (Bruttofortjeneste - Markedsføringsomkostninger - Lokaleomkostninger - Administrationsomkostninger - Personaleomkostninger Kapacitetsomkostninger i alt = Resultat før afskrivninger - Afskrivninger = Resultat før finansielle poster - Renteindtægter og kursgevisnter + Renteudgifter & kurstab = Periodens resultat 75

76 REGNSKABET Posternes rækkefølge Rækkefølgen af posterne i resultatopgørelsen afgøres af, hvor tæt de er knyttet til omsætningen, og om der er tale om faste eller variable omkostninger. Variable omkostninger Variable omkostninger er omkostninger, der varierer afhængigt af omsætningen, herunder vareforbrug, provision, rabatter m.v. Et godt eksempel på en variabel omkostning er vareforbruget, der er tæt knyttet til omsætningen: Jo større salg, des større vareforbrug. Intet salg - intet vareforbrug. Faste omkostninger Faste omkostninger er omkostninger, der ikke varierer afhængigt af omsætningen. Det drejer sig f.eks. om husleje, administration, faste lønninger, renter m.v. Kapacitetsomkostninger En særlig type faste omkostninger kaldes for kapacitetsomkostninger, fordi de dækker den kapacitet, der er nødvendig for at holde driften i gang (husleje, telefon, faste lønninger, kontorudgifter, el, varme, vand, reparationer). Kapacitetsomkostninger er mere eller mindre uafhængige af omsætningen, og de forsvinder ikke foreløbigt, selvom der ikke er nogen omsætning. For eksempel er der næppe nogen klar forbindelse mellem, hvor meget der er snakket i telefon, og hvor meget der er solgt, lige som salgslokalet heller ikke har nogen direkte indflydelse på salgets størrelse. Men telefon og husleje skal betales alligevel, og det skal de også et stykke tid fremover, selvom omsætningen stopper fra den ene dag til den anden. 76

77 REGNSKABET Balancen Balancen, også kaldet status, viser virksomhedens formue opgjort som værdien af henholdsvis virksomhedens værdier (kaldes for aktiver) og gæld (kaldes for passiver) på en given dato. Ind- og udbetalinger, investeringer og lån indgår i balancen, fordi det alt sammen er økonomiske transaktioner, der påvirker værdierne og gælden i virksomheden. Summen af alle aktiver er altid lig med summen af alle passiver. Saldi i balancen føres videre til næste år, da beholdningerne og gældsposterne nytårsaften er de samme nytårsmorgen. Akkurat som en personlig selvangivelse, hvor formue (hus, aktier, bankindestående m.v.) og gæld (kreditforeningslån, pantebreve m.v.) føres videre i næste indkomstår. 77

78 REGNSKABET Her er en meget forenklet balance. AKTIVER Grunde og bygninger + Driftsmidler + Inventar Anlægsaktiver i alt Varelager + Tilgodehavender + Likvide midler Omsætningsaktiver i alt = AKTIVER I ALT PASSIVER Egenkapital primo +/- Periodens resultat Egenkapital i alt Prioritetsgæld + Etableringslån Langfristet gæld i alt Skyldig moms, afgifter og skatter + Skyldige lønomkostninger + Kreditorer Kortfristet gæld i alt = PASSIVER I ALT Posternes rækkefølge Posterne i balancen stilles op efter art, løbetid og omsættelighed: Anlægsaktiver Anlægsaktiver er faste anlæg, der ikke er beregnet til videresalg. Betegnelsen dækker alle investeringer i bygninger, maskiner, biler og andet inventar. 78

79 REGNSKABET Omsætningsaktiver Omsætningsaktiver betegner derimod investeringer, der er beregnet til videresalg og omsætning. Et godt eksempel er varelageret. Let omsættelige aktiver og rede penge (likvide midler), herunder værdipapirer og indeståender i bank eller giro samt kontant beholdning regnes også for omsætningsaktiver. Det samme gør tilgodehavender, der forventes afviklet inden for et år, for eksempel penge, du har til gode hos dine kunder (debitorer). Langfristet gæld Langfristet gæld er gæld med restløbetid på over et år, herunder etableringslån og prioritetsgæld. Kortfristet gæld Kortfristet gæld er al gæld med løbetid under et år, herunder moms, skat, kassekredit og gæld til dine leverandører. Resultatopgørelse og balance hænger sammen Resultatopgørelsen (drift) og balancen (status) hænger sammen, fordi alle økonomiske transaktioner både har indflydelse på indtjeningen og på aktiver og passiver. Indtægter bevirker, at indtjeningen stiger, samt at pengebeholdningen eller tilgodehavenderne hos kunderne (debitorer) stiger. Omkostninger bevirker, at indtjeningen falder, samt at pengebeholdningerne falder, eller også stiger gælden til kreditorerne. Her er eksempler på transaktioner, der viser, at resultatopgørelse og balance er indbyrdes afhængige. 79

80 REGNSKABET Transaktionstypen står i venstre kolonne, midterste kolonne viser påvirkningen af resultatopgørelsen, og højre kolonne viser påvirkningen af balancen. Her er en mere specificeret illustration, der viser, hvordan resultatopgørelsen (drift) opdeles i indtægter og udgifter, og balancen (status) opdeles i formue og gæld. Læg bl.a. mærke til, at banklånet kun har indflydelse i balancen, fordi gælden stiger, og værdierne forøges, fordi pengene investeres i eksempelvis varelager, biler eller fast ejendom. Forskellen mellem indtægter og udgifter i driften medfører, at der er forskel på, hvor mange penge du har i starten og i slutningen af et regnskabsår eller en anden regnskabsperiode. Bemærk! En indtægt medfører ikke altid en indbetaling med det samme, og en omkostning medfører ikke altid en udbetaling hér og nu! Der kan være aftalt kontant betaling eller kredit. 80

81 REGNSKABET Resultatopgørelse og balance i systemet I systemet kan du udskrive resultatopgørelsen og balancen på et vilkårligt tidspunkt i løbet af året - og for en vilkårlig periode. For eksempel kan du udskrive et regnskab for perioden 1. januar marts på datoen d. 10. maj. Du kan også udskrive et for januar alene, eller måske hele sidste regnskabsår. Der er frit valg, og du kan også angive skæve perioder, så som halve måneder og perioder på tværs af et månedsskifte. Du kan udskrive regnskab for alle perioder, så længe der er regnskabsdata i perioden. Du kan kigge i regnskabet eller skrive det ud følgende steder. 1. Under Finans/Rapporter. Der er forskellige slags, og de uddybes nærmere i kapitlet om Finansmodulet. 81

82 REGNSKABET Du kan få et "kig" ved at skrive ud til SKÆRM eller en rapport ved at skrive ud til PRINTER. Du kan også eksportere rapporten til Excel eller e den til en eller flere modtagere. 2. I Finans/Kontoplan kan du se saldoen på hver konto. Den daglige bogføring Den daglige bogføring er grundlaget for årsregnskabet og saldi på alle posteringskonti i kontoplanen. Det er her, alle de daglige økonomiske transaktioner ender, når de er bogført via kassekladden eller automatiske posteringer. Den daglige bogføring er affødt af virksomhedens handlingskæder. Handlingskæder Når din virksomhed køber en vare, evt. forarbejder den, og senere sælger den igen, foregår der en lang række økonomiske transaktioner. Handlinger Hvis f.eks. en blikkenslagermester køber rør til vvs-installationer, sætter blikkenslagersvenden til at klargøre og smede rørene, før de skal sættes op i et hus, og bagefter sælger denne handling som en ydelse til en husejer, medfører enhver af disse handlinger nogle økonomiske handlinger. Økonomiske handlinger De økonomiske handlinger bogføres i regnskabet. For eksempel skal indkøbsfakturaen og betaling bogføres, når blikkenslagermesteren køber rørene og betaler rørfabrikken for dem. Derefter betaler han løn til svenden for at tilpasse rørene og lægge dem i huset. Lønbilaget og udbetalingen skal bogføres. For at mester får dækket sine udgifter til dette, sender han en regning til husejeren, der betaler regningen, så mester får nogle penge i kassen. Salgsfakturaen og indbetalingen skal bogføres. Så har vi vist også fået alle og alt med. 82

83 REGNSKABET For at mester eller hans revisor senere kan se, om der rent faktisk er tjent noget på at lægge rør i huset, skal det være muligt at følge rørenes vej, fra de blev købt hjem, og til de landede i huset. Hver enkel selvstændig handling i ovenstående siges rent regnskabsmæssigt at være en del af en handlingskæde. Fysisk handling kontra økonomisk handling Handlingskæder består af flere selvstændige transaktioner. Men det er kun de økonomiske handlinger, der har reel betydning for virksomhedens samlede økonomi, der skal bogføres i regnskabet. Blikkenslagereksemplet igen: de økonomiske handlinger, der skal bogføres i regnskabet, er mærket med (r), og de almindelige handlinger er mærket med (h): 1. En blikkenslagermester køber rør til vvsinstallationer (h). 2. Mester betaler rørfabrikken for rørene (r). 3. Blikkenslagersvenden klargør og smeder rørene, før de skal sættes op i et hus (h). 4. Mester sælger rørinstallationen som en ydelse til en husejer (h). 5. Svenden installerer rørene (h). 6. Mester betaler løn til svenden for at tilpasse rørene og lægge dem i huset (r). 7. Husejeren betaler regningen, som mester har sendt for vvsinstallationen. Mester får penge i kassen (r). Senere vil du se, at visse af de almindelige handlinger (markeret med h) faktisk også er økonomiske og eventuelt skal registreres i regnskabet, selvom der er pengebevægelser. Mere om det senere. 83

84 Det dobbelte bogholderi REGNSKABET "Det dobbelte bogholderi" er et system, der benyttes til at registrere alle økonomiske bevægelser (beløb) i et regnskab. Det er en særlig metode, der udmærker sig ved registrering af enhver økonomisk bevægelse og dens indflydelse på indtjening (drift) og likviditet (status). Det vender vi også tilbage til senere. Det dobbelte bogholderi er altså rammen om at føre et dagligt regnskab. Navnet det dobbelte bogholderi betyder ikke, at der er to bogholderier med en væg imellem! Det betyder blot, at hver transaktion skrives mindst to gange på to forskellige konti og viser, hvilken indflydelse transaktionen har haft på indtjening og formue. Tænk, hvis f.eks. et varesalg kun blev skrevet som Salg (indtjeningen). Så ville du aldrig ane, om pengene var betalt, hvor de var blevet af, eller om kunden stadig skyldte pengene (likviditeten). I systemet føres det dobbelte bogholderi i kassekladden under Finans/Kassekladder. Bemærk! Du kan først bogføre, når alle nødvendige opsætninger er foretaget, herunder kontoplan under Finans/Kontoplan, samt under Finans/Opsætnng: Regnskabsperioder, Kassekladder, og Moms. Systemets kassekladde ligner og fungerer meget som de velkendte grønne ark fra de grønne kassebøger eller kladdebøger. I kassekladden indtastes hvert bilag på en selvstændig linje, hvor der bl.a. skal angives dato, bilagsnummer, kontonummer, beløb osv. 84

85 REGNSKABET Der er flere slags transaktioner i systemet, der bogføres automatisk i regnskabet uden om kassekladden. Det er f.eks. alle købs- og salgsfakturaer, der er registreret i Salgsordrer og Indkøbsordrer, samt lagerbevægelser i lagerkladden. Det kommer vi også ind på senere. Her skal vi først videre med, hvordan du fører det daglige bogholderi. Bilag Hvert enkelt led i den økonomiske handlingskæde genererer et såkaldt bilag. Skal vi fortsætte eksemplet fra før, så genereres det første bilag, når blikkenslagermesteren får regningen fra rørfabrikken. Det næste bilag er svendens timeseddel (og efterfølgende lønseddel) for svejsning og installation af rør i huset. Endelig er mesters faktura til husejeren det sidste bilag i handlingskæden. Bilag er nødvendig dokumentation Der skal være bilag eller anden behørig dokumentation på enhver økonomisk transaktion, der registreres i regnskabet. Det nytter f.eks. ikke, at blikkenslageren bogfører fakturaen til husejeren, før arbejdet er udført, og fakturaen er skrevet og sendt. Bilagene skal naturligvis også vedrøre driften af virksomheden. Således må blikkenslageren ikke trække kaffe, the, borde, stole m.v. fra, hvis varerne er købt til privat brug. Bilag nummereres og opbevares Alle bilag skal tildeles et nummer i en fortløbende nummerserie og opbevares. Du kan derfor heller ikke bogføre i systemet uden at indtaste bilagsnummer. Mere om det senere. Gem en elektronisk kopi af bilagene i systemet Ved at scanne bilag til pdf-filer, kan du importere filerne i systemet og knytte dem direkte til posteringer og alle transaktionerne i posteringerne. Se det er er en feature med rigtig mange muligheder. Kun fantasien sætter grænser. En ekstern bogholder kan modtage bilag som pdf-filer via mail i stedet for en tung A4-kuvert med de fysiske bilag. Det sparer 85

86 86 REGNSKABET både porto og besvær med at sende alting frem og tilbage to gange eller mere. Ved at scanne bilag og knytte dem til posteringerne via import af bilag, slipper du for at skulle bladre rundt i mapper og kravle på det kolde mørke arkiv for at finde gamle støvede bilag fra tidligere regnskabsår. Revisoren behøver ikke at få leveret bilag ind ved revision, for alle har adgang til de samme bilag, hvis blot de har adgang til systemet. Og så videre, og så videre, du finder med garanti endnu flere fordele og måder at udnytte den facilitet på. Bogføringsjournal Bogføringsjournaler er oversigter over alle registrerede bilag i kronologisk orden. Hændelsesforløbet fra før vil, stærkt forenklet, generere en bogføringsjournal, der indeholder referencer til bilagene for køb af rør, forarbejdning og installation, samt salg af rør og svendetimer, der blev lagt hos husejeren. 1. Køb af rør. 2. Forarbejdning af rør. 3. Installation af rør i huset. Hvorfor skal der så være en bogføringsjournal? Det skal der, fordi den viser samtlige økonomiske transaktioner (bilag) i løbet af regnskabsåret, og hvordan de hver især er registreret i regnskabet og har haft indflydelse på indtjening og likviditet. Det vil med andre ord sige, at journalen vokser for hver dag, der registreres nye transaktioner. Mere om det i kapitlet "Det dobbelte bogholderi". Konto En konto er en samling af økonomiske transaktioner af samme art. I et regnskab findes der separate konti til varekøb, varesalg, arbejdsløn etc. Ethvert bilag og tilhørende beløb registreres på flere konti i regnskabet. Det giver et godt overblik over, hvordan alle de økonomiske transaktioner er fordelt ud på arter af indtægter, udgifter, værdier og gæld i løbet af året.

87 REGNSKABET Således vil indkøbet af rørene medføre, at beløbet, som mester har givet for rørene, tilskrives kontoen for varekøb. Hvis rørene betales kontant, tilskrives betalingen kontoen for kassen eller måske kassekreditten, hvis han har skrevet en check ved modtagelsen af varerne. På samme måde vil arbejdslønnen blive tilskrevet kontoen for lønudgifter og kassekreditten, hvorfra pengene er overført til svenden. Beløbet på den faktura, som mester har sendt husejeren, tilskrives salgskontoen. Når året er omme, kan blikkenslageren således se, hvor mange penge han har købt varer for til sit værksted, hvor mange penge han har betalt i lønninger, og hvor stort et beløb han har skrevet fakturaer ud for. Der er nemlig ingen garanti for, at husejeren har betalt sin regning, men smeden har jo skrevet den ud, så derfor tæller den med i omsætningen. Det kan så godt være, at han senere må bogføre beløbet på tabskontoen, men det er en helt anden historie. Kontokort Et kontokort viser samtlige posteringer på den pågældende konto. Kontokortet viser således alle bevægelser på kontoen i den periode, regnskabet dækker. Skal blikkenslageren f.eks. have et overblik over, hvor mange varer han har købt i løbet af en given periode, f.eks. et kvartal, ser han på kontokortet for Varekøb. Kontokortet er blevet ajourført automatisk, da blikkenslagerens indkøbsfaktura blev registreret og bogført i systemet. Her er et eksempel fra et kontokort for lagertilgang (varekøb) i systemet. Der er en linje for hvert bilag, der er bogført på kontoen. Beløbene er excl. moms, der vises for sig selv. Se kapitlet Moms for yderligere beskrivelse af moms og beregning af moms. 87

88 REGNSKABET Senere i bogen får du en uddybende forklaring af moms samt et helt kapitel om håndtering af moms i systemet. Kontoplan Kontoplanen er en oversigt over alle konti i bogholderiet. De har hvert sit nummer og navn. Kontoplanen uddybes i næste kapitel om det dobbelte bogholderi. Årets gang i et regnskab I løbet af et år foregår der mange økonomiske transaktioner i en virksomhed. Det kan være alt lige fra dagligdags begivenheder så som varekøb og -salg til opkøb af andre virksomheder. Regnskabsåret kan opdeles i daglige, månedlige, kvartalsvise og årlige begivenheder. Et regnskabsår starter på den første dato i regnskabsåret med en primobalance. Derefter følger de daglige, månedlige og kvartalsvise m.v. begivenheder, der gentages, indtil året afsluttes, og regnskabet gøres op. 88

89 REGNSKABET Regnskabsår Regnskabsåret er normalt 12 måneder. I personligt ejede samt mindre virksomheder er regnskabsåret lig med kalenderåret: Virksomheder under årsregnskabsloven (aktie-, anparts- og kommanditaktieselskaber med visse undtagelser) kan have forskudt regnskabsår, f.eks eller I systemet oprettes regnskabsårenes perioder med slutdato under Finans/Opsætning/Regnskabsperioder. Flere åbne regnskabsår Der kan være flere åbne regnskabsår ad gangen. Ved årsskiftet kan du straks begynde at bogføre i det nye år, selvom det gamle ikke er afsluttet. Du kan bogføre sideløbende i begge regnskabsår (i princippet i alle åbne regnskabsår), indtil årsregnskabet for det gamle år er færdigt, og revisoren har sat to streger under. Da bør du nok lukke månederne i det gamle år for bogføring for at undgå fejlposteringer med dato i gamle regnskabsår. Alle normale måneder er åbne for posteringer. 89

90 REGNSKABET Primoperioden Åbning er lukket for posteringer. Den benyttes af systemet til at danne ny primosaldo (åbningsbalance) i regnskabsåret. Der er ingen ultimoperiode, eventuelle efterposteringer bogføres typisk på regnskabsårets sidste dag (31.12.xxxx) for at undgå for megen sammenblanding med almindelige transaktioner. Du kan selv vælge periodernes længde, når året er oprettet. Dog må der ikke være bogført i regnskabsåret. Udgangspunktet for et regnskabsår Et nyt regnskabsår starter med en åbningsbalance, der er virksomhedens økonomiske udgangspunkt: Kontant beholdning, driftsmidler, varelager, tilgodehavender, gæld og indskud fra ejeren. Udgangspunktet i systemet I en igangværende virksomhed er udgangspunktet sidste års ultimobalance. Ultimo overføres som primo dette år med funktionen Årsafslutning under Finans/Funktioner/Årsafslutning. Det vender vi tilbage til i kapitlet "Årsafslutning" sidst i bogen. Overfør saldi til systemet For at starte en ny virksomhed og/eller tage systemet i brug, hvor saldi eventuelt skal overføres fra et andet system, skal alle værdier, der føres ind i virksomheden, f.eks. maskiner, kapital, bogføres på de respektive konti i regnskabet. Samtidig bogføres eventuel gæld i form af etableringslån og indskud fra ejeren. Dette vender vi tilbage til i kapitlet om Finansmodulet i afsnittet om, hvordan du lægger din primobalance ind. Start uden saldi Regnskabsåret i systemet kan begynde uden åbningsbalancen. Det vil sige du kan begynde at bogføre og fakturere, så snart kontoplanen, kunderne og alt andet, der er brug for, er oprettet og i orden. Åbningsbalancen skal dog helst oprettes inden alt for lang tid for at kunne skrive et korrekt regnskab ud og afstemme konti. 90

91 REGNSKABET Daglige begivenheder Grundlaget for regnskabet er de daglige økonomiske transaktioner. De genererer en masse bilag (regninger, fakturaer, kvitteringer, kasserapport osv.), der skal registreres i bogføringskladden dagligt eller efter behov. Når dagens indtastning er slut, kontrolleres og bogføres kladden (bilagene). Herefter er kladden tom og klar til næste dag. Alle transaktioner (bilag) overføres til bogføringsjournalen, der er én lang liste af posteringer i regnskabet. Samtidig sorteres transaktionerne efter art på hver deres respektive konti. En konto er en samling af ensartede transaktioner f.eks. varesalg, varekøb eller bevægelser på kasse, bank og giro. Månedlige begivenheder En gang om måneden gøres alle konti op. Det er rart at få overblik over økonomien, om firmaet har betalt alle regninger, og om alle kunderne har betalt regningerne, som du har sendt til dem? Nogle virksomheder afregner moms og afgifter hver måned, andre afregner kun momsen (ikke afgifter de afregnes normalt månedsvist) sen gang i kvartalet/halvåret. Det kommer an på, hvor stor virksomheden og aktiviteten er. Momsregnskabet består i at trække konti for indgående og udgående moms fra hinanden, samt medregne diverse konti for olie, gas og andre punktafgifter. Alle måneder er åbne I systemet skal du ikke gøre noget specielt for at fortsætte bogføringen i ny måned, da alle årets perioder er oprettet og klar til bogføring. På de enkelte konti kan du have posteringer og dermed saldi, liggende for et ubegrænset antal perioder. 91

92 Kvartalsbegivenheder REGNSKABET Hvis du ikke afregner moms med Skat månedsvis, skal du gøre det en gang i kvartalet/halvåret. I praksis foregår det som beskrevet ovenfor under månedlige begivenheder. Mindst en gang i kvartalet er det også rart at gøre regnskabet for kvartalet op for at få et overblik over indtjeningen i kvartalet samt udviklingen i økonomien år til dato. Her er et eksempel på et regnskab, der indeholder et årsregnskab og fire interne perioderegnskaber; et hvert kvartal. Et kvartalsregnskab kan være udgangspunkt for at justere i planlagte aktiviteter og forventningerne til det endelige årsregnskab og kommende perioder. Årsafslutningen Ved slutningen af året bogføres de sidste bilag samt diverse afskrivninger på inventar, kursreguleringer m.v. Derefter gøres regnskabet op, og selve årsregnskabet aflægges. Kontiene i resultatopgørelsen nulstilles, resultatet overføres til egenkapitalen i balancen, og ultimobalancen overføres som åbningsbalance næste regnskabsår. I systemet sker dette automatisk via kørslen Årsafslutning under Funktioner i Finans. Husk først at oprette det nye regnskabsår først under Finans/Opsætning/Regnskabsperioder. Ellers kan der ike køres årsafslutning. 92

93 Det dobbelte bogholderi For at holde styr på regnskabet i en virksomhed anvendes det dobbelte bogholderi til at registrere alle økonomiske bevægelser efter et særligt system, der blev opfundet helt tilbage i middelalderen. I dette kapitel beskrives følgende om det dobbelte bogholderi: Overordnede principper Bogføringsjournaler og kontokort Kontotyper Kontoplanen Debet og kredit Moms. Principperne i det dobbelte bogholderi Principperne i det dobbelte bogholderi er registrering af transaktioners indflydelse på Indtjening (indtægter og udgifter) samt Likviditet (formue og gæld). Hver transaktion registreres på mindst to konti For at kunne se transaktionens (bilaget) indvirkning på indtjening (drift) og likviditet (status) skal den registreres på mindst to forskellige konti i kontoplanen. I det følgende vil du se logikken i, at en transaktion altid føres dobbelt (to gange). Transaktioner påvirker enten både indtjening og likviditet eller kun en af delene. 93

94 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Det kan være drift- eller statuskonti begge to, men det kan også være på en af hver. Et kontantsalg føres f.eks. på konto: Varesalg (drift) og konto: Kassen (status). Et kontantkøb af varer, der sælges videre med det samme, føres f.eks. på konto: Varekøb (drift) og konto: Kassen (status). Overførsel af penge fra kasse til bank føres på konto: Kasse (status) og Bank (status). Hver transaktion har således "to ben" (posteringer), et venstre og et højre, der skal være "lige lange", dvs. der skal være lige store beløb. Senere vil du se, at det ene "ben" godt kan deles op i flere posteringer. F.eks. hvis en samlet lønudbetaling på kr. fra bankkontoen (det ene ben) skal splittes op i kr. til funktionærer og kr. til timelønnede (det andet ben). 94

95 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Her er eksempler på transaktioner og deres påvirkning af indtjening og likviditet: Blikkenslagerens køb, forarbejdning og installation af rør påvirker indtjening og likviditet således: I slutningen af hver periode tælles transaktionerne sammen for at se, hvad pengene er brugt til, og hvordan de er tjent. Slutsaldoen i banken er startsaldo +/- periodens bevægelser. Forskellen mellem samlede indtægter og udgifter er det, som (forhåbentligt) er tjent. Hvor føres regnskabet? Regnskabet, og dermed bilagene, er blevet registreret i mange forskellige typer af regnskabsbøger og -journaler gennem tiden. Det er lige fra papyrusruller til store kolonnebøger med en side for hver konto. Kolonnebøgerne var nogle ordentlige moppedrenge, hvor sammentælling og afstemning af kolonner og konti foregik manuelt. Arme den, der skulle redde differencer ud og tælle sammen på ny. 95

96 "Den grønne kassekladde" DET DOBBELTE BOGHOLDERI Senere kom der kasserapportbøger, der på én gang er både journal og hovedbog. Grunden til, at den nævnes her, er, at det oftest er den, som systemet afløser, når virksomheder vælger at gå fra manuelt regnskab til regnskab på edb. Det er den, der stadig benyttes på mange grundkurser i regnskab, og kendes nok bedst som den grønne kassekladde! Før regnskabsystemer blev anskaffet, foregik det ofte således: Transaktionerne skrives i bogen dag for dag i kronologisk orden. Der er kolonner til kasse, bank og giro, samt evt. en ekstra kolonne i højre side til diverse posteringer. 96

97 DET DOBBELTE BOGHOLDERI I systemets elektroniske kassekladde er der kun to kolonner at holde styr på, Debet/Kredit, hedder den. Her skal du indtaste beløb enten i debet- eller kreditsiden. Feltet Konto findes stadig, men i stedet for kolonner er der nu et felt mere på hver linje, Modkonto, hvor du kan angive en vilkårlig konto (kasse, bank, giro, kassekredit osv.), hvor posteringen hører til. Kan du se fordelen? Du er ikke længere bundet af 4 kolonner, du har i princippet et ubegrænset antal kolonner (konti) til rådighed. Og du kan stadig se posteringerne på kasse, bank, giro m.v., når kassekladden er bogført, idet posteringerne er overført til bogføringsjournalen samt kontokortene for kasse, bank, giro m.v. I den grønne kassekladde tælles bevægelserne sammen kolonne for kolonne nederst på siden. Hvis der er flere posteringer pr. dag, end hvad der kan stå på en side, overføres saldoen til en ny side. På dagens sidste side skrives totalen for hver kolonne, dertil lægges beholdning morgen og fratrækkes beholdning aften. Se alt dette manuelle arbejde slipper du for, når du anvender en elektronisk kassekladde. I systemets kassekladde slipper du fuldstændig for manuelle sammentællinger, det gør programmet for dig. For det første vises løbende saldo på kasse, bank, giro, eller hvilke seks konti du nu ønsker, i toppen af skærmbilledet i takt med, at du indtaster bilag i kladden. Du kan selvfølgelig selv vælge, hvilke konti du vil se løbende saldo på. Det giver et godt overblik over, om dine indtastninger bevirker, at løbende saldo viser det samme som den reelle saldo. 97

98 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Du skal heller ikke tælle kolonner manuelt sammen. Når du udskriver kassekladden før bogføring, vises summen pr. kolonne på udskriften. Du skal blot kontrollere, om balancen er lig nul i feltet Balance (Debet og Kredit stemmer, ellers kan kladden ikke bogføres), og at saldi på før omtalte beholdningskonti stemmer, før du bogfører kladden. Ellers er der en difference, som skal opklares. I systemet overføres de respektive transaktioner til posteringer på de enkelte konti. Saldoen på hver konto ajourføres tilsvarende helt automatisk. Det kan være svært at vide, hvad der nøjagtigt står i banken og på girokontoen hver aften, men totalen skal i hvert fald svare til beregnet saldo ifølge dagens transaktioner på bank- og girokontoen. Senere hen kan du altid kontrollere via din netbank eller kontoudtog. Kassen er enkel nok, det er bare at tælle beholdningen op. Forhåbentlig stemmer det ellers må du ud og lede efter bilag, der er hævet i kassen, eller beløb der er forsvundet på anden vis! Kontotyper For at kunne føre regnskabet efter det dobbelte bogholderis principper skal der oprettes konti til bogføring af de enkelte transaktioner og bilag. Der er flere slags konti i et regnskab. Bemærk, at det hedder: En konto - flere konti! Her skal vi et øjeblik se bort fra regnskabets drift- og statuskonti, der udgør resultatopgørelsen og balancen, der består af såkaldte finanskonti. 98

99 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Der findes følgende kontotyper: Finanskonto (intern regnskabskonto) Debitorkonto (mellemværende med kunde) Kreditorkonto (mellemværende med leverandør) Samlekonto (Finanskonto for flere eksterne konti) Bank-/girokonto (formue/gæld i bank eller på giro) For alle slags konti gælder: En konto er et sted, hvor bilag og beløb registreres og samles op. En konto er altså en specifikation og opgørelse over alle de økonomiske bevægelser, der har været af en given art. Konto stammer fra latin: Computare, tælle sammen, regne sammen. Der er sammenhæng mellem kontotyperne, og finansregnskabet er integreret med dem alle sammen. Det vil sige, at ud over finanskonti til varesalg, varekøb, husleje, løn osv. er der også finanskonti til at bogføre bevægelser på debitorer, kreditorer og diverse eksterne bank- og girokonti. Bevægelserne skal altså ikke kun føres henne i banken og på mellemværendet med debitoren, de skal også føres i finansregnskabets drifts- og statuskonti. Derfor skal der oprettes et passende antal finanskonti til at bogføre disse transaktioner på. Saldo på finanskontiene skal stemme med de tilsvarende saldi på bankkonti, summen af hhv. debitorer og kreditorer samt lagerværdien. Kontotyperne uddybes i det følgende. 99

100 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Finanskonto Finanskontoen hører til finansregnskabet, dvs. alle økonomiske transaktioner i virksomheden. For eksempel varesalgskontoen med en opgørelse over alle fakturaer og kreditnotaer. Hertil kommer f.eks. konto for Husleje, Kontorartikler, Forsikringer, Løn, Telefon, Kasse, Bank, Giro, Tilgodehavender og Gæld. Tilsammen er det kontoplanen. I systemet føres regnskabet - ikke overraskende - i Finansmodulet. På hver konto i kontoplanen kan du altid se bogførte bevægelser og saldoen på kontoen. Finanskonti Drift Konto Salg Køb Reklame Husleje Telefon Løn Afskrivning Renter Status Konto Kasse Bank Lager Debitorer Aktiver Kreditorer Skyldige omk. Egenkapital Efter gennemgangen af resten af kontotyperne tager vi fat i finanskontoplanen igen og giver et overblik over, hvordan den bedst kan bygges op. 100

101 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Kontoplan Konto Navn Kontotype 10 RESULTATOPGØRELSE Sektion Sum fra 11 OMSÆTNING Overskrift 12 VAREFORBRUG Overskrift 16 PERSONALEOMKOSTNINGER Overskrift 20 AUTODRIFT Overskrift 25 MARKEDSFØRINGSOMKOSTNINGER Overskrift 30 LOKALEOMKOSTNINGER Overskrift 35 ADMINISTRATIONSOMKOSTNINGER Overskrift OMKOSTNINGER I ALT Sum RESULTAT FØR AFSKRIVNINGER Sum AFSKRIVNINGER Overskrift RESULTAT FØR FINANSIELLE POSTER Sum FINANSIELLE INDTÆGTER Overskrift 45 FINANSIELLE UDGIFTER Overskrift RESULTAT FØR EKSTRAORDINÆRE POSTER Sum EKSTRAORDINÆRE POSTER Overskrift PERIODENS RESULTAT Sum BALANCE Sektion 51 AKTIVER Overskrift 52 MATERIELLE ANLÆGSAKTIVER Overskrift 55 INVENTAR Overskrift 60 DRIFTMIDLER Overskrift 65 VARELAGER Overskrift 70 TILGODEHAVENDER Overskrift 75 LIKVIDE BEHOLDNINGER Overskrift AKTIVER I ALT Sum PASSIVER Overskrift 81 EGENKAPITAL Overskrift 85 LANGFRISTET GÆLD Overskrift 90 KORTFRISTET GÆLD Overskrift 95 SKYLDIG MOMS Overskrift GÆLD I ALT Sum PASSIVER I ALT Sum

102 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Debitor- og kreditorkonto Debitor- og kreditorkonti er adgang til kredit. Derfra stammer også udtrykket a conto. På italiensk hedder regning conto. Det omtales også som Regningskonto eller Kreditkonto, men hører ikke direkte til det dobbelte bogholderi. Det er vigtigt, at virksomheden ved: hvad hver kunde skylder, hvad der skyldes til hver leverandør, hvornår det skal betales. Men selvfølgelig er der en forbindelse til det dobbelte bogholderi, fordi bevægelserne på kontiene skal bogføres i finansregnskabet, og samlede tilgodehavender og gæld skal vises i balancen. En debitor En debitorkonto er en helt separat konto, der alene viser mellemværendet med en bestemt kunde. Her registreres alle fakturaer, der er sendt til kunden, og alle de indbetalinger, som kunden har foretaget. Hver konto viser også den pågældende kundes saldo samt forfaldne saldo. Tilsammen udgør debitorkonti kundekartoteket i systemet. 102

103 DET DOBBELTE BOGHOLDERI En kreditor En kreditorkonto er en helt separat konto, der viser mellemværendet med en bestemt leverandør. Her registreres alle fakturaer, der er modtaget, og alle de udbetalinger, der er foretaget til leverandøren. Hver konto viser også den pågældende kundes saldo samt forfaldne saldo. Tilsammen udgør kreditorkonti leverandørkartoteket i Systemet. Samlekonti Nogle konti i finanskontoplanen er såkaldte samlekonti og en særdeles praktisk opfindelse. På en samlekonto samles og summeres posteringer fra flere "eksterne" konti. Med eksterne menes debitorer, kreditorer, lagervarer mv. Samlekonti giver bedre overblik og bedre mulighed for styring, når tingene administreres hvert sit sted. 103

104 DET DOBBELTE BOGHOLDERI I det følgende eksempel er debitorerne fra før delt op i gruppen Detail og gruppen Storkunder. I stedet for at oprette en konto i kontoplanen pr. debitor oprettes en eller flere debitorsamlekonti under aktiverne, hvor alle posteringer bogføres. I dette tilfælde er der oprettet to debitorsamlekonti: en for detailkunder og en for storkunder. 104

105 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Anbefaling Hvis du har mange kunder og der er mange posteringer på forskellige kunder, bør du oprette flere samlekonti og dele kunderne ind efter f.eks. type, geografi etc. Hver gruppe skal have hver sin samlekonto i Finans. Det gør det meget lettere at overskue og meget lettere at stemme af. Hvis du kun har én samlekonto, kan det hele hurtigt blive meget uoverskueligt og svært at stemme af. Totalsaldoen for samtlige kunder i en gruppe skal altid stemme med saldoen på den tilsvarende finanssamlekonto. Totalsaldoen for samtlige kunder kan selvfølgelig bogføres på en og samme finanskonto, i så tilfælde er der kun to saldi, der skal stemme overens. Den i kundekartoteket og den på finanssamlekontoen. Men det kan blive noget af et detektivarbejde, hvis det ikke stemmer og virksomheden har mange kunder og mange transaktioner. Tip til at finde differencer Du får med det samme et tip til at finde differencer: Kig efter manuelle posteringer på finanssamlekontoen. Det vil sige posteringer, der ikke er bogført automatisk fra et af de andre moduler. Den er klassisk og forkert, og det er der hovedparten af differencerne findes med et enkelt øjekast henover posteringerne. Kundegruppen bestemmer altid, hvilken finanssamlekonto kunden er knyttet til, og hvor transaktionerne bogføres. 105

106 DET DOBBELTE BOGHOLDERI På samme vis kan kreditorer og varer deles op i grupper. Der skal oprettes kreditorsamlekonti under passiverne, hvor totalsaldoen for samtlige leverandører i gruppen skal stemme med saldoen på kreditorsamlekontiene. Fordelen ved regnskabsmæssig adskillelse er, at jo færre konti, der er knyttet til én finanssamlekonto, des nemmere er det at stemme saldi og bevægelser af, fordi posteringerne begrænser sig til en enkelt gruppe. Bemærk! Du må aldrig bogføre debitor- og kreditorbevægelser på samme konto altid to forskellige: en under aktiver (debitorer) og en under passiver (kreditorer). I systemet føres enhver bevægelse på en kundekonto eller leverandørkonto automatisk på finanssamlekontoen for debitorer eller kreditorer, fordi der er indbygget krydsreferencer mellem salgsordre-, kunder-og Finansmodulet, samt mellem indkøbsordre-, leverandør-og Finansmodulet. Hvis du ikke anvender kunde- og leverandørmodulet i systemet, skal du føre manuelt regnskab over kunder og leverandører og stemme af med samlekontoen under hhv. aktiver og passiver. 106

107 DET DOBBELTE BOGHOLDERI På samme vis er der samlekonti vedr. bevægelser på lageret (såfremt varemodulet anvendes). Varerne i dette eksempel er delt op i to varegrupper: Stel og Bestik. Der er to konti i kontoplanen under aktiverne, der viser samlet lagerværdi for alle varer i den pågældende gruppe. Saldoen skal stemme med lagerværdien pr. varegruppe i Varemodulet. 107

108 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Bank- og girokonto En bankkonto viser alle firmaets transaktioner på en konto i en bank el. lign., f.eks. på kassekreditten. Saldoen i regnskabet skal stemme med saldoen i banken. En bank/girokonto benyttes også til overførsel af penge til/fra et andet firmas konto, f.eks. ved betaling af regninger, eller til, at kunder kan indbetale via et girokort. Hver konto og kasse sin finanskonto Hver konto og kasse skal have hver sin finanskonto i kontoplanen. Ellers blandes det hele sammen og det er umuligt at stemme af og finde differencer. 108

109 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Kontoplanen Alle drift- og statuskonti i finans udgør tilsammen kontoplanen, der er en oversigt over alle finanskonti i bogholderiet og dermed regnskabet. Hver konto har et nummer og et navn. Her er et udsnit af systemets kontoplan. Kontoplanen viser ikke transaktioner på kontiene, det er kun en oversigt. Bevægelserne kan ses i posteringsoversigten, der er knyttet til hver konto. Kontoplanen afhænger af virksomhedstypen Mange konti går igen i alle virksomheder, f.eks. omsætning, administration, kasse, bank og giro. Visse dele af kontoplanen indrettes dog forskelligt alt efter, om der er tale om en produktions-, handels- eller konsulentvirksomhed. Kontoplanen skal indeholde de relevante konti, hverken flere eller færre. Antallet afhænger af den ønskede specificeringsgrad, og arten af konti afhænger af virksomhedstypen. Drift- og statuskonto En finanskonto i driften (resultatopgørelsen) kaldes også en driftkonto. En finanskonto i balancen (aktiver og passiver) kaldes også en statuskonto. 109

110 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Her er eksempler på uddrag fra en driftskonto (varesalg) og en statuskonto (kassen): Konto: Varesalg Dato Tekst Beløb posteringer til dato , Faktura , Faktura , Kontantsalg nota , Kreditnota , Kontantsalg nota , Faktura ,00 Total ,00 Konto: Kasse Dato Tekst Beløb Beholdning morgen 5.000, Morgenbrød, personale -238, Rejseforskud E. Flyvsk , Kontantsalg nota , Kontantsalg nota , Post DK porto -725, Indsat i bank ,25 Total 5.000,00 110

111 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Kontoplanens opbygning Det er væsentligt for den økonomiske styring af virksomheden, at kontoplanen giver mulighed for at "læse" regnskabet. I systemet kan du vælge at oprette din egen kontoplan eller benytte den, der følger med programmet (og eventuelt tilpasse den undervejs). Du finder kontoplanen under Finans/Kontoplan. Kontogrupper Via kontonumrene er konti ofte inddelt i nummergrupper efter art, og drift er adskilt fra status. Der er konti til sammentælling af kontogrupper samt overskrifter til kontogrupper. Disse konti har en særlig kode, og der kan ikke bogføres på dem. Nummerering af konti Nummerering og navngivning af konti er fuldstændig valgfrit. Det, der betyder noget, er, at indtægter, udgifter, aktiver samt passiver er adskilte. Anbefaling Det er fornuftigt at holde godt med luft mellem kontonumrene, så der er plads til at oprette nye eller rokere rundt. Og mindst benytte 4 eller 5 cifre i kontonummeret for at opnå større intervaller og bedre mulighed for gruppering. Konti i resultatopgørelsen er oftest nummereret og opbygget i beretningsform, dvs. først salgsindtægter og -udgifter (først varesalg, derefter vareforbrug), dernæst salgsomkostninger, faste omkostninger, afskrivninger, finansielle poster osv. Konti i balancen er oftest nummereret og opdelt i kontoform, så aktiver og passiver er stillet op separat og i likviditetsorden. I systemets kontoplan er der anvendt op til 5 cifre i demo-regnskabet, og der er god luft mellem konti og kontogrupper. 111

112 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Kontonumre kan ændres under Generelt/Funktioner/Ændre nøglefelter (Vælg Finanskonti: Kontonr.). Posteringerne følger med. Moms eller ej Der bør oprettes separate konti til hhv. momspligtige og ikke momspligtige posteringer. For eksempel er der moms på fragt, men ikke på porto, det vil sige, at de to slags omkostninger bør bogføres på to forskellige konti. I systemet er der mulighed for at angive momskode på konti således, at momsen automatisk trækkes fra bruttobeløbet, når der bogføres på kontoen. På konti til posteringer uden moms skal der naturligvis ikke angives momskode. Se kapitlet Moms for yderligere beskrivelse af moms og beregning af moms. Anbefalinger til kontooprettelse Standardkontoplanen, der følger med systemet, kan anbefales at benytte da den i forvejen er opbygget og klar til brug. Der er ingen grund til at opfinde den dybe tallerken igen og oprette en ny. Standardkontoplanen er integreret med hele systemets øvrige opsætninger og du er i stand til at komme igang med bogføring, fakturering osv. uden videre. Naturligvis kan du justere hist og her alt efter behov. Men det anbefales at benytte standardopsætningen, fordi det hele spiller fra starten. Også selvom du konverterer data fra et andet system. Omsætningskonti (varesalg) Omsætnings-/varesalgskonti kan deles op efter varegruppe, kundegruppe og art. Det er godt at vide, hvordan omsætningen fordeler sig, samt at skille rabatter, ekspeditions- og fragtgebyrer ud fra den egentlige omsætning. Det hele kan naturligvis også slås sammen på én omsætningskonto, hvis der er få posteringer. Konti til vareforbrug/varekøb kan deles op på samme måde. 112

113 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Anlægsaktiver og afskrivninger, konti til Hvis der er flere typer anlægsaktiver, bør der oprettes en separat konto til hver type (inventar, biler, bygninger m.v.) og afskrivningsperiode. Afskrivningerne bogføres på en særskilt statuskonto, der viser samlede afskrivninger pr. dags dato og ikke på aktiv-kontoen. Debitor- og kreditorsamlekonti Debitor- og kreditorsamlekonti kan være opdelt efter hhv. kunde- og leverandørgruppe. Det letter administrationen og afstemningen, idet der er færre poster at stemme af og efterse pr. konto. Du kan også vælge at samle mindre kunde- og leverandørgrupper på samme samlekonto. Det vigtigste er, at alle kunde- og leverandørkonti er knyttet til en samlekonto i Finanskontoplanen. Integrationen mellem Kundegrupper og Regnskab sætter du op under Kunder/Opsætning/Kundegrupper. Integrationen mellem Leverandørgrupper og Regnskab sætter du op under Leverandør/Opsætning/Leverandørgrupper. Alle grupper osv. er nemt og enkelt kopieret fra demoregnskabet ved oprettelse af et nyt regnskab. Det gør det meget lige til at oprette et nyt regnskab, fordi alting på forhånd er klar til at tage systemet i brug. Dette gælder dog ikke, hvis det nye regnskab er konverteret fra et andet system. I så fald er det på forhånd givet, hvad der skal videreføres fra det gamle system. Hvis virksomheden ikke benytter kunde- og leverandørstyring i systemet, bør der føres et separat manuelt regnskab. Lagerbeholdningskonti Hvis du benytter Varemodulet i systemet og bogfører transaktioner automatisk, kan lagersamlekonti også være opdelt efter varegruppe, hvilket giver samme fordele og muligheder som nævnt under kunder og leverandører. 113

114 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Det vigtigste er stadig, at alle varegrupper er knyttet til en samlekonto i Finanskontoplanen. I systemets kontoplan i demoregnskabet vil du se, at lagerkonti er delt op i primo, tilgang og afgang. Det skyldes, at årets varekøb bogføres løbende for sig selv på konto for Varelager tilgang, og årets vareforbrug bogføres for sig selv på konto for Varelager afgang. Før regnskabsafslutningen nulstilles alle til- og afgangskonti, så de er klar til et nyt år, og differencen overføres til konto for Varelager primo. Integrationen mellem Varegrupper og Regnskab sætter du op under Varer/Opsætning/Varebogføringsgrupper. Kig eventuelt i ovennævnte menupunkt i systemets demoregnskab, hvis du vil se et eksempel på, hvorledes grupperne kan integreres med Regnskab. Hvis virksomheden ikke benytter lagerstyring i systemet, bør der føres et separat manuelt regnskab. 114

115 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Likvide midler, konti til Likvide midler skal have hver deres konto alt efter typen. Bank- og girokonti skal også have hver deres konto. Det letter afstemningen betydeligt frem for, at alle posteringerne er mikset sammen på samme konto. Skriv eksternt kontonummer efter kontonavnet, så er du aldrig i tvivl om, hvilken konto det drejer sig om. Egenkapitalen, konti til Der er to forskellige konti til hhv. Primosaldo ved årets start og Årets resultat. Summen af de to konti er ultimosaldo - før eventuelle private hævninger. Ved starten af det nye år, nulstilles konto for årets resultat, og saldoen overføres til kontoen for egenkapital primo. Private hævninger (privatforbrug) Private hævninger og privatforbrug er det, som ejeren/ejerne trækker ud af virksomheden. Det kan være varer fra lageret, penge fra kassen og alt andet, der egentlig er købt til virksomheden, men som ejeren selv bruger. Det samme gælder, hvis ejeren betaler private bilag via firmakassekreditten, så er der også tale om privat hævning. Disse konti findes ikke i alle virksomheder, oftest kun mindre virksomheder og enkeltmandsfirmaer. "Indskud" fra ejeren eller ejerens tilgodehavender i virksomheden er f.eks., når ejeren betaler virksomhedens udgifter af egen lomme, eller "lægger ud" for f.eks. parkeringsafgifter, rejser m.v. Både hævninger og indskud skal dokumenteres ved bilag - selvom det f.eks. kan være svært for mester at vurdere, hvad det f.eks. vil koste blikkenslageren fra forrige eksempel, hvis svenden og ham bruger et par dage til at installere nyt badeværelse i mesters eget hus! 115

116 Balancekontrol-konto (ialt lig nul) DET DOBBELTE BOGHOLDERI Kontoen tæller saldi på alle posteringskonti sammen, og summen bør altid være 0 (nul). Kontoen er beregnet til at kontrollere, om debet og kredit stemmer. Det gør de altid, for ellers har det ikke været muligt at bogføre noget som helst i systemet. Kontotyper I systemet er der mere end drift- og statuskonti, der er også kontotyper til overskrifter til kontogrupper, og til sammentælling af kontogrupper osv. Uanset hvilken kontotype, du benytter, skal den altid have et nummer. Drift og status Drift- og statuskonti er posteringskonti, dvs. det er disse konti, der benyttes ved indtastning i kassekladden. Saldi på disse konti medregnes på sumkonti. Mere herom i det følgende. Overskrift og Sideskift Det er derimod ikke posteringskonti dvs. der kan ikke bogføres på dem. En overskriftskonto er en startkonto for sammentælling af efterfølgende posteringskonti. Sammentællingen sker længere nede i kontoplanen på konti af typen Sumkonto. En overskriftskonto kan også stå alene for at skabe overblik i kontoplanen. Der behøver nemlig ikke at være en sumkonto længere nede i kontoplanen. En sideskriftkonto gør, at der skiftes til en ny side på rapporten. Navnet på kontoen anvendes som overskrift på den nye side. Sumkonto En sumkonto sammentæller posteringskonti fra den angivne overskriftskonto og nedefter. Udgangspunktet skal være en konto af typen Overskrift eller Sideskift. 116

117 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Debet og kredit En konto består af en venstre og højre talkolonne, hhv. debet og kredit. Debet er altid venstre kolonne. Kredit er altid højre kolonne. For at huske det kan du tænke på nationalitetsmærket bag på danske biler. Så hver gang du færdes i trafikken, bliver du mindet om: debet til venstre kredit til højre 117

118 DET DOBBELTE BOGHOLDERI På en konto i resultatopgørelsen (driftskonto) føres indtægter i kredit og omkostninger i debet. Nedsættelse af indtægter, f.eks. kreditnotaer føres også i debet. Kredit benyttes også til nedsættelse af omkostninger, f.eks. for meget betalt varme eller forsikring. På en konto i balancen (statuskonto) føres formueforøgelser (aktiver) i debet og formueformindskelser og gæld (passiver) i kredit. Det kan være svært at huske i starten. Tip! Tegn eksemplet af, og læg det ved siden af dig, når du bogfører, indtil du kan det udenad. Eller lær remsen: ind fra venstre ud til højre Det betyder, at midlerne kommer ind fra venstre i debet-siden og går ud til højre i kreditsiden, både i resultatopgørelsen og balancen. 118

119 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Resultatopgørelsen: Varer, materialer og omkostninger, der holder driften i gang, kommer ind fra venstre, dvs. bogføres i debet-siden. Varer, tjenesteydelser og andet salg går ud til højre, dvs. bogføres i kredit-siden. Balancen: Penge og andre aktiver kommer ind fra venstre, dvs. formueforøgelser bogføres i debet-siden. Træk på formuen og gæld går ud til højre, dvs. bogføres i kredit-siden. Der er en remse mere, som er vigtig: der skal debiteres og krediteres lige meget En postering består altid af mindst én debitering (postering i debetsiden) og én kreditering (postering i kreditsiden) på hver sin konto. Debitering = postering i debet-siden. Kreditering = postering i kredit-siden. Hvert bilag kan sagtens føres på mere end to konti. Et varesalg med flere varetyper skal måske splittes på fem forskellige salgskonti, mens betalingen føres som samlet beløb i kassen. Totalt skal der debiteres og krediteres lige meget, og debet og kredit skal stemme bilag for bilag! 119

120 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Eksempler: 1. Der er solgt varer for kr. 200,- og de er betalt kontant: Kassebeholdningen stiger = debitering i status. Indtægterne stiger = kreditering i drift. 2. Der er betalt telefonregning kr ,00 via bankgirokontoen. Bankgirokontoen falder = kreditering i status. Telefonomkostningerne stiger = debitering i drift. 120

121 DET DOBBELTE BOGHOLDERI "Flyvere" eller "Store T'er" Figurerne, der illustrerer konti, kaldes for "Flyvere", fordi det ligner en flyver med to vinger, der dækker over debet og kredit. Nogen kaldes dem for "de store T'er", fordi det ligner et stort T I systemet benyttes ikke flyvere til at bogføre transaktionerne, men derimod kassekladden, og der er også en debet- og en kreditside. Det svarer nøjagtigt til flyverne. I kassekladden er det feltet Kontonr. og ikke Modkonto, der bestemmer, om beløbet skal tastes ind i debeteller kreditkolonnen. Men husk, at såvel som på flyverne er det dig selv, der skal sørge for at skrive beløbet i den rigtige kolonne. Systemet kontrollerer nemlig ikke, om du har gjort det rigtigt. 121

122 DET DOBBELTE BOGHOLDERI Debet og kredit i resultatopgørelsen og balancen Her er en illustration, der hjælper med at huske posterne i resultatopgørelsen og balancen. Listen er ikke udtømmende, men de vigtigste er med. Resultatopgørelsen Omkostninger, Debet Vareforbrug/varekøb Produktionsomk. honorarer Lagerregulering Fragt, gebyr, porto Annoncer og reklame Repræsentation Løn, gager, feriepenge Kontoromkostninger Småanskaffelser Husleje, el, varme, vand, gas Telefon, licens, forsikringer Reparation, vedligehold Autodrift og benzin Rejse og transport Aviser og blade Af- og nedskrivninger Renteudgifter Ekstraord. udgifter Balancen Aktiver, debet Goodwill Grunde og bygninger Maskiner og anlæg Inventar og biler Værdipapirer og kapitalandele Aktier og anparter Udlån Varelager Igangværende arbejder Tilgodehavender Periodeafgrænsninger Giro Bank Kasse Valutabeholdning Indtægter, Kredit Varesalg og gebyrer Salg af ydelser, Abonnementer Lejeindtægter Øvrigt salg Opskrivninger Erstatninger Udbytter Renteindtægter Ekstraord. indtægter Passiver, Kredit Egenkapital Overført resultat Hensættelser Gæld - Prioritetsgæld - Banklån -Øvr. gæld - Leverandørgæld - Kassekredit - Selskabsskat - Udbytte - Moms og skat 122

123 Regnskab og bogføring i praksis I dette afsnit er der mange eksempler på, hvordan du bogfører daglige og periodiske bilag. De suppleres med en forklaring af principper og regler samt hovedregler og undtagelser. Eksemplerne viser bogføringen ved hjælp af "flyverne" og som posteringer i kassekladden. Det giver et godt overblik, fordi der bygges bro mellem teorien om det dobbelte bogholderi og praksis. Bemærk! I eksemplerne er bilagsnummer udeladt og i visse tilfælde erstattet af et posteringsnummer. I praksis skal alle bilag selvfølgelig nummereres fortløbende, så bogføringen om nødvendigt kan kontrolleres. Sidst i afsnittet er der en forklaring af, hvornår et bilag er en indtægt eller en indbetaling, samt hvornår et bilag er en udgift, omkostning eller en udbetaling. Det betyder nemlig noget for, hvorledes det skal behandles i regnskabet og bogføringen. Mere om det senere, lige nu skal vi videre med bogføringen. Regnskab i et økonomisystem Hvis du benytter købs- og salgsmodulerne, bogføres fakturaer m.v. automatisk på konto for køb/salg, moms og leverandør/kundekontoen (eller kassen, hvis det er kontantsalg/ køb). Det vil sige, at modulerne er integreret, og med et par oplysninger om konti m.v., slipper du for at bogføre bilagene manuelt. Du skal indtaste dagens øvrige bilag i kassekladden. Hvis du ikke benytter købs- og salgsmodulerne, skal fakturaer m.v. også indtastes i kassekladden. Når dagens bilag er registreret, skal du kontrollere kladden, rette eventuelle fejl, skrive kladden ud og til sidst bogføre den, når dagen er gået. Når kladden er bogført, er den også tømt og klar til næste dag. Posteringerne er overført til de respektive konti, og beholdningskontiene 123

124 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS (kasse, bank, giro) er ajourført, så beholdning morgen svarer til beholdning aften den foregående dag. I løbet af dagen kan du åbne og lukke kassekladden, uden at bilagene forsvinder. Du kan tilføje nye bilag efterhånden, som de dukker op. Og rette i dem, du allerede har tastet ind. Kladden tømmes først, når du har bogført den. For at forstå eksemplerne i dette kapitel skal du for øvrigt være fortrolig med det, der er skrevet i de foregående afsnit om regnskabet og det dobbelte bogholderi. Sammenhæng mellem "Flyvere" og elektronisk kassekladde I eksemplerne vises bogføringen på to måder: 1. Først ved hjælp af de såkaldte "flyvere" eller "store T'er" 2. Dernæst i systemets elektroniske kassekladde. Bogføring vha. Flyvere eller store T er I de følgende eksempler vises bogføringen først ved hjælp af de såkaldte "flyvere" eller "store T'er" for at skabe det grundlæggende overblik: Hver flyver svarer til en konto, men bruges aldrig i regnskabet, da de bliver uoverskuelige, når der er mange posteringer. 124

125 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Bogføring i systemets elektroniske kassekladde Eksemplerne viser også, hvordan bilagene indtastes i den elektroniske kassekladde. Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk Kladden ovenfor er designet som et gennemsnit af de mest anvendte opsætninger i systemet. Husk, at alle brugere kan sætte deres kladde op, som de vil mht. felter og rækkefølge, uden at det påvirker de ændringer, andre brugere har foretaget (alle skal benytte forskelligt brugernavn). Her er en forklaring til felterne i den elektroniske kladde: Felt Kontoart Kontonr. Modkonto Eksempel: Forklaring Finans, Debitor eller Kreditor. Finans = ren finanspostering direkte på konti i finanskontoplanen. Debitor = postering direkte på en kundekonto i kundekartoteket, f.eks. en faktura eller betaling. Kreditor = postering direkte på en leverandørkonto i leverandørkartoteket, f.eks. en købsfaktura eller udbetaling. D og K medfører samtidig postering i finans af de respektive bevægelser. Kontonummeret (regnskab, kunde eller leverandør), posteringen skal debiteres eller krediteres på. Det er Kontonr. og ikke Modkonto, der styrer, om beløbet skal indtastes som en debet- eller kreditpostering på linjen. Momskode knytter sig til dette felt, se nedenfor. Modpostens kontonummer (altid en finanskonto). Du behøver ikke udfylde modkonto, i så fald skal modposten bogføres på en ny separat linje i kladden. Der beregnes ikke moms af beløbet på modkontoen. Der er købt kontorartikler for penge fra kassen. Kontonummer for Kontorartikler indtastes i Kontonr og kontonummer for Kasse indtastes i Modkonto. Derved er der debiteret og krediteret på én og samme 125

126 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS linje. Beløbet skrives kun én gang, og Kontonr.- feltet bestemmer, om det skal indtastes som debeteller kreditbeløb på linjen. I eksemplet med kontorartiklerne skal beløbet indtastes i debet, fordi der står kontonummer for Kontorartikler i Kontonr., hvilket er en omkostningskonto i resultatopgørelsen. Tekst Debet/Kredit Momskode Benyttes til en kort beskrivelse af posteringen, f.eks. fakturanummer, navn på leverandøren/kunden eller regningsperioden. Tekster bør ikke være det samme som kontonavnene, da det allerede ligger i kontonavnet, hvad bilaget drejer sig om. Beløb på posteringen. Det er to separate felter. Debet- og kreditkolonnen knytter sig til Kontonr. og ikke Modkonto. Hvis du skal debitere kontoen, der er angivet i Kontonr.-feltet, skal beløbet indtastes som debetbeløb. Modkontoen bliver automatisk krediteret ved bogføring af kladden. Beløbet skal indtastes inkl. moms, hvis der angives momskode på linjen. I dette felt anføres evt. en momskode for indgående eller udgående moms. I så fald trækkes automatisk moms fra posteringsbeløbet, der dermed indtastes inkl. moms, når der er momskode på linjen. Momskoden knytter sig til Kontonr. og ikke Modkonto, dvs. der trækkes kun moms fra beløbet, der bogføres på Kontonr.. Beløbet på Modkonto bogføres inkl. moms. Feltet kan efterlades tomt, hvis der ikke skal beregnes og bogføres moms på bilaget, eller hvis momsen indtastes manuelt på en separat linje i kassekladden. 126

127 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Huskeregler, opsummering Her får du en opsamling af huskereglerne for regnskab og bogføring. 1. Bilag eller anden behørig dokumentation skal ligge til grund for enhver økonomisk bevægelse. 2. Alle bilag tildeles et nummer i en fortløbende nummerserie. 3. Der må ikke være "huller" i bilagsserien. 4. Posterne bogføres i den periode, de tilhører. 5. Der skal være bogføringsjournaler, der lister alle registrerede bilag i kronologisk orden. 6. Der skal være kontokort, hvorpå posteringerne er registreret systematisk efter art på de respektive konti. 7. En finanskonto i driften (resultatopgørelsen) kaldes også en driftskonto. 8. En finanskonto i balancen (aktiver og passiver) kaldes også en statuskonto. 9. Saldo på finanskontiene skal stemme med bank- og girokontoen/kontiene, samt kunde og leverandørkonti m.v. 10. Debet er altid venstre kolonne, kredit er altid højre kolonne. 11. I resultatopgørelsen (driftskonto) føres indtægter i kredit og omkostninger i debet. 12. I balancen (statuskonto) føres formueforøgelser (aktiver) i debet og formueformindskelser og gæld (passiver) i kredit. 13. Alle økonomiske bevægelser (beløb) skrives mindst to gange, dvs. en gang på hver sin konto. 14. Debitering = postering i debet-siden. 15. Kreditering = postering i kredit-siden. 16. Der skal debiteres og krediteres lige meget, så regnskabet er i balance. 17. Debet og kredit skal stemme, bilag for bilag. 18. Bogføringen viser likviditets- og resultatpåvirkningen. 19. Momsen følger varen. 20. Indgående varer, indgående moms. 21. Udgående varer, udgående moms. 22. Ind- og udgående moms opsamles på mindst to forskellige konti i løbet af en momsperiode. 23. Regnskabet skal være et retvisende billede af virksomhedens drift og status. 127

128 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Sammenhængen mellem flyvere og den elektroniske kladde illustreres i følgende eksempel: Bilag 1: Kontorartikler købes for kr. 1250,-, heraf moms kr. 250,-, betales via bank. Bilag 2: Et salg på kr. 5000,- indbetales til kassen. Moms kr. 1000,-. Bilagsnumrene er vist i parentes foran beløbene. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 3580 Kontorartikler 7511 Bank (1) (1) Varesalg 7510 Kasse (2) (2) Indg. moms (1) Udg. moms (2) Bogføringen ser noget anderledes ud i en elektronisk kassekladde. Men når kladden er bogført og posteringerne dermed overført til de respektive konti, er resultatet det samme som på flyverne. Bemærk, at det er bruttobeløbet incl. moms, der er indtastet i kladden. Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Pen A/S, fakt ,00 Køb F Salg fakt ,00 Salg I bogføringskladden har konti kun numre, men der er et ekstra felt i kladden, som også viser kontonavnet. Husk, det er altid kontonummeret i Kontonr.feltet, der bestemmer, om beløbet skal indtastes i kredit- eller debet-kolonnen. Det vil sige, 128

129 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS skal du kreditere Varesalg-kontoen, skal du indtaste kontonummeret på Varesalg-kontoen i Kontonr.-feltet, og bagefter skal du indtaste beløbet i kredit-kolonnen på samme linje. Beløbet debiteres automatisk på kontoen, du eventuelt har angivet i Modkonto-feltet. Bilagene i eksemplet er bogført vha. to linjer: Bilag 1: Konto for kontorartikler (5040) i Kontonr.-feltet bestemmer, at beløbet skal indtastes i debet-kolonnen på linjen. Modkontoen er giro-kontoen, der bliver krediteret for hele bruttobeløbet, når kladden bogføres. Der er angivet momskode (25% indgående moms) på linjen. Momsen trækkes dermed automatisk fra bruttobeløbet og debiteres konto for indgående afgift ved bogføring af kladden. Nettobeløbet debiteres på konto for kontorartikler. Når der er momskode på en linje, trækkes momsen kun ud af beløbet, der bogføres på kontonummeret, der er angivet i Konto-feltet, mens hele beløbet incl. moms (modposten) bogføres på kontoen, der er angivet i Modkonto-feltet. Bilag 2: Varesalgskontoen (1100) i Kontonr.-feltet bestemmer, at beløbet skal indtastes i kredit-kolonnen på linjen. Modkontoen (kassen) debiteres for bruttobeløbet, når kladden bogføres. Der er angivet momskode (25% udgående moms) på linjen. Momsen trækkes dermed automatisk fra bruttobeløbet og krediteres konto for udgående afgift ved bogføring af kladden. Nettobeløbet krediteres på varesalgskontoen. 129

130 Bogføringseksempler Daglige bilag Her får du eksempler på bogføring af: Kontant varekøb og varesalg Varekøb og varesalg på kredit Betaling af varekøb og varesalg Kreditnotaer ved varekøb og varesalg Kasserapport, dagens omsætning Diverse omkostningsbilag Varekøb og forbrug i en handelsvirksomhed. Kontant varekøb og varesalg REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Bilag 1 Et varekøb på kr plus moms kr. 250 betales med kr fra kassen. Købet bogføres i driften, da det forbruges med det samme til varesalget i bilag 2. Bilag 2 Et varesalg på kr plus moms kr. 500 betales ved kassen med kr Bilagsnumrene står i parentes før beløbene. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 1220 Varekøb 7510 Kasse (1) (1) (2) Varesalg 9512 Indg. moms (2) (1) Udg. moms (2)

131 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Total i hele eksemplet er: Debet total: ( ) = Kredit total: ( ) = Vedr. momsen så har virksomheden nu kr. 250 til gode hos Skat, men skal betale kr. 500, der er opkrævet ved salget. Altså en nettogæld i status til Skat på kr I bogføringskladden ser det således ud: Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Grossisten A/S 1.250,00 Køb F A. Kunde ApS 2.500,00 Salg Hvornår skal det bogføres? Alt skal bogføres pr. datoen, hvor købet og salget finder sted, dvs. når pengene udbetales fra eller indbetales til kassen. Momsen bliver stående som nettogæld, indtil der skal afregnes med Skat. Varekøb og varesalg på kredit Køb og salg foregår oftest på kredit (undtagen i detailhandelen). Når der sælges på kredit, skal du debitere en kundekonto (tilgodehavender) i stedet for kassekontoen. Når kunden betaler, skal debitorkontoen krediteres, og kasse, bank- eller måske girokontoen debiteres. Når der købes på kredit, skal du kreditere en kreditorkonto (skyldige poster) i stedet for kassekontoen. Når du betaler leverandøren, skal kreditorkontoen debiteres, og kasse, bank- eller måske girokontoen krediteres. Køb og salg skal naturligvis kun bogføres manuelt i kassekladden, hvis det ikke er opdateret via købs- og salgsordremodulet. Hvis det opdateres derfra, sker bogføring helt automatisk. Og det efterfølgende eksempel vil vise, hvorledes det bogføres også når det sker automatisk. 131

132 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Bilag 1: Et varekøb på kr plus moms kr. 250 faktureres med kr , betalingsfrist: løbende måned plus 10 dage (betyder at varekøbet først skal betales d. 10 i næste måned). Købet bogføres i driften, da det forbruges med det samme til varesalget i bilag 2. Bilag 2: Et varesalg på kr plus moms kr. 500 er faktureret med kr , betalingsfrist: 15 dage netto (betyder, at salget skal betales inden for 15 dage). Heldigt, for så indbetales pengene, før leverandøren skal betales. Bilagsnumrene står i parentes før beløbene. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 1220 Varekøb 9010 Kreditorer (1) (1) Varesalg 7011 Debitorer (2) (2) Indg. moms (1) Udg. moms (2) 500 I bogføringskladden ser det således ud, hvis tilgodehavende og gæld konteres direkte på finanskonti for debitorer og kreditorer. Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Vareimporten A/S 1.250,00 Køb F K & Co. ApS 2.500,00 Salg 132

133 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Hvis du benytter kunde- og leverandør-modulerne/funktionerne i systemet, kan du bogføre direkte på kunde- og leverandørkonti fra bogføringskladden. Leverandøren har konto 3333 i leverandørkartoteket, og kunden har konto 4444 i kundekartoteket. Bogføringen ser nu således ud i kladden: Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk K Vareimporten A/S 1.250,00 Køb D K & Co. ApS 2.500,00 Salg 1. Posteringstyperne er ændret til D og K. 2. Kunde- og leverandørkontoen er angivet i Kontonr.-feltet. Leverandørkontoen krediteres, da varegælden vokser. Kundekontoen debiteres, da tilgodehavenderne stiger. I kunde- og leverandørkartoteket opskrives saldoen på de respektive konti med bruttobeløbet og samtidigt bogføres på debitor- og kreditorsamlekontoen i regnskabet. 3. Købs- og salgskontoen er angivet i Modkonto-feltet, og der trækkes stadig moms af beløbene før bogføring på de respektive konti. Hvornår skal det bogføres? Køb: Pr. dato for varemodtagelse, dog senest ved købsfaktura. Varemodtagelse er overdragelse af ejendomsret og dermed en forpligtelse, der bør stå i regnskabet. Salg: Pr. fakturadato. Gæld og tilgodehavender står, indtil betaling finder sted. 133

134 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Betaling af varekøb og varesalg på kredit Bilag 1: Varekøbet på kredit kr , fra forrige eksempel, betales via banken. Bilag 2: Varesalget på kredit kr , fra forrige eksempel, betales til banken. Bilagsnumrene står i parentes før beløbene. Eksisterende saldi er vist i parentes. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit Ingen bevægelser 9010 Kreditorer (1.250) (1) Debitorer (2.500) (2) Kassekredit (1) (2) Der sker intet i driften. 1. Kreditor- og debitorsamlekontoen udlignes. 2. Udbetalingen hæves på kassekreditten. 3. Indbetalingen er sket til girokontoen. I bogføringskladden ser det således ud, når tilgodehavende og gæld udlignes direkte på finanskonti for debitorer og kreditorer. Momskode-feltet er tomt, fordi momsen er bogført én gang, nemlig da købet og salget blev bogført. Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Vareimporten A/S 1.250, F K & Co. ApS 2.500,00 134

135 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Hvis du benytter kunder- og leverandørmodulet i systemet, kan det lade sig gøre at bogføre betalingen direkte på kunde- og leverandørkonti fra bogføringskladden - akkurat som i forrige eksempel ved bogføring af købet og salget. Anbefaling Når du modtager en betaling eller betaler en faktura, skal du blot gøre følgende i systemets kassekladde: indtast Kunde- eller Leverandørnummer i feltet Konto og Bilagsnummer i feltet Åbne poster, så henter systemet automatisk resten af oplysningerne fra bilaget til posteringen, herunder restbeløb, tekst mv. Bogføringen ser nu således ud i kladden: Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk K Vareimporten A/S 1.250, D K & Co. ApS 2.500,00 Posteringstyperne er D og K. Kunde- og leverandørkontoen er nu angivet i Kontonr.-feltet. Leverandørkontoen debiteres, da varegælden falder, og kundekontoen krediteres, da tilgodehavenderne mindskes. I kunde- og leverandørkartoteket nedskrives saldoen på de respektive konti med bruttobeløbet og bogføres samtidigt på debitor- og kreditorsamlekontiene i regnskabet. Bank- og girokontoen er angivet i Modkonto-feltet, og Momskodefeltet er stadig tomt. Hvornår skal det bogføres? Pr. datoen, hvor betaling modtages på girokontoen, og pr. datoen, hvor pengene til leverandør hæves fra bankkontoen. 135

136 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Kreditnotaer vedr. varekøb og varesalg Kreditnotaer modposteres på samme konto som den oprindelige faktura eller regning, blot i kontoens modsatte side. Bilag 1: En vare er defekt, og leverandøren har sendt en kreditnota og en check på kr. 400 plus moms kr. 100, dvs. der lægges kr. 500 i kassen. NB! Hvis kreditnota modtages før pengene, føres beløbet som tilgodehavende på leverandørkontoen. Hvis der er mange transaktioner hos en leverandør, er det praksis at modregne kreditnotaen i næste betaling fra dig til leverandøren. Bilag 2: En kunde returnerer en vare og får en kreditnota på kr. 800 plus moms kr. 200 samt kr fra kassen. Bilagsnumrene står i parentes før beløbene. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 1220 Varekøb 7510 Kasse (1) 400 (1) 500 (2) Varesalg 9512 Indg. moms (2) 800 (1) Udg. moms (2) 200 Total i hele eksemplet er: Debet total: ( ) = Kredit total: ( ) =

137 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Virksomheden har nu kr. 200 tilgode hos Skat, men skal returnere kr. 100 vedr. købskreditnotaen. Altså et nettotilgodehavende hos Skat på kr I bogføringskladden ser det således ud: Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Kr. nota Vareimp. 500,00 Køb F Kr. nota K & Co ,00 Salg Metoden er den samme ved kreditering af køb og salg på kredit bortset fra, at kreditnotaerne skal modposteres på konto for debitorer og kreditorer i stedet for kassen el. lign. Hvornår skal det bogføres? Leverandør, pr. datoen for modtagelse af kreditnotaen fra leverandøren, dog senest når pengene modtages. Kunden, pr. datoen for udbetaling af pengene fra kassen. Hvis kreditnota og betaling ikke falder samtidigt, så pr. dato for kreditnota (der forpligter vi os til at refundere beløbet til kunden). Kreditnotaer skal naturligvis kun bogføres manuelt i kassekladden, hvis de ikke er opdateret via købs- og salgsordremodulet. Hvis det opdateres derfra, sker bogføring helt automatisk. Og ovenstående eksempel viser, hvordan det bogføres også når det sker automatisk. Kasserapport, dagens omsætning I en detailbutik, restaurant, bager el. lign. udskrives der ikke faktura for hvert salg. Det slås ind på kassen, og kunden modtager en lille kassebon eller en regning. Om aftenen gøres kassen op, og hele dagens omsætning slås sammen og bogføres under ét. Hvis der i dagens løb er betalt diverse regninger fra kassen, eller ejeren har lånt lidt håndører, skal bilaget lægges i kassen og vedhæftes kasseopgørelsen. 137

138 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Anbefaling; Gør kassen op hver dag Gør kassen op hver dag. Det gør det meget nemmere og hurtigere at udrede eventuelle kassedifferencer og fejl, end hvis du skal flere dage tilbage for at søge efter fejlkilden. Hvis der kun er enkelte indslag på kassen om dagen eller i løbet af ugen, er det i orden at udføre en ugentlig kasseopgørelse. Bilag: Dagens kasseopgørelse. De nummererede linjer skal bogføres. Bilagsnummeret kan enten følge den almindelige fortløbende bilagsserie eller en særlig nummerserie for kasserapporter. 1. I en kasserapport opstilles total omsætning og udbetalinger altid først. Omsætningen (indtægt) er ført i kredit. Udbetalinger fra kassen (omkostninger) er ført i debet. 2. Beholdning morgen trækkes ud af aftenbeholdningen, før det kan gøres op, hvad der skal i banken, og hvad kassedifferencen evt. ender op med. 138

139 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Nettoindbetalingen denne dag er iflg. opgørelsen ( ). Det er beløbet, der kan sættes i banken, når omkostninger er trukket fra omsætning. Det er dog ikke tilfældet her. Optællingen viser kr Herfra skal trækkes de kr , der altid skal blive i kassen til næste morgenen. Kassedifferencen udfyldes til sidst, når næste morgens beholdning er taget fra og dagens nettoindbetaling gjort op. Her er der en kassedifference på kr. 25, da der kun kan sættes kr i banken. Det skyldes, at der er givet forkert tilbage, eller at et omkostningsbilag er glemt. Hvis der er brug for flere eller færre byttepenge næste dag, reguleres beløbet, der sættes i banken, tilsvarende. Bogføringen ser sådan ud. Læg mærke til, at der er trukket moms fra varesalget (1/5 af 14325) og fra omkostningerne. A3-post er fragt og derfor momspligtigt. Havde det været porto, var der ikke beregnet moms. 139

140 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 1110 Varesalg 9511 Udg. moms (1) (1) Udsmykning 9512 Indg. moms (2) 400 (2) 100 (4) Personaleudg Hævet privat (3) (5) Fragt 7510 Kasse (4) 400 (1) (7) (8) (7) Kassediff Kassekredit (7) 25 (8) I bogføringskladden ser det således ud. OBS! Numrene ud for posteringerne henviser til linjenumrene i kasseopgørelsen. Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Dagens omsætning ,00 Salg F 3585 Blomster til forretn. 500,00 Køb F 1611 Kafferisteriet 1.000, F 1222 A3-post 500,00 Køb F 8112 Hævet i kassen 500, F 4550 Diff. ved optælling 25, F 7510 Div. udbetalinger 2.525, F Ovf. kasse til bank ,00 Der er momskode på visse linjer og på disse er beløb angivet inkl. moms. Momsen trækkes automatisk ud og bogføres separat, når kladden bogføres. 140

141 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Det er tilladt at give alle bilagene i en kasseopgørelse samme nummer i bogføringskladden. Anbefaling, kun én postering på kassekontoen Læg mærke til, at hér er diverse hævninger bogført uden modkonto. I stedet bogføres det samlede beløb, der er trukket i kassen på en linje for sig selv. Det sparer posteringer på kassekontoen. Hvornår skal det bogføres? Pr. datoen, hvor salget har fundet sted og kassen gjort op. Der findes steder, hvor kassen gøres op med et par dages mellemrum. I så fald bogføres pr. dato for kasseopgørelsen. Det er dog ikke tilladt at vente i ugevis med at gøre kasse op, da der skal beregnes og afregnes skyldig moms af salget. Momsen står, til der afregnes til Skat. Diverse omkostningsbilag I den daglige drift er der brug for andet end varer til videresalg. Der er f.eks. brug for kontorartikler, forsikringer, telefon osv. Disse udgifter bliver som regel driftsført som en omkostning med det samme. Bilag 1: Indkøb af kontorartikler for kr incl. moms betales via bank. Bilag 2: Reparation af firmaets varevogn kr incl. moms betales via bank. Bilag 3: Vægtafgift på firmabiler kr betales via bank (ingen moms). Posteringerne ser således ud. Numrene i parentes henviser til bilagsnummeret. 141

142 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 3580 Kontorartikler 7511 Bank (1) (1) (2) (3) Rep. og vedl.h Indg. moms (2) (1) (2) Vægtafg. mv. (3) I bogføringskladden ser det således ud: Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Kontorhuset ApS 8.500,00 I F Primaauto, vogn ,00 I F CRM, 1. kvt ,00 Hvornår skal det bogføres? I mindre virksomheder oftest pr. betalingsdatoen. Ved årsafslutningen skal alle ikke betalte regninger vedr. året samles og bogføres som skyldige omkostninger. Andre vælger at bogføre ved modtagelsen pr. fakturadato i resultatopgørelsen og under skyldige omkostninger i balancen. Pr. betalingsdatoen krediteres pengekontoen, og skyldige omkostninger debiteres. I økonomisystemer med kreditorstyring bogføres ved modtagelsen pr. fakturadato i resultatopgørelsen og på de respektive kreditorkonti. Pr. betalingsdatoen krediteres pengekontoen, og kreditorkontiene udlignes. 142

143 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Større investeringer er ikke omkostninger Større investeringer såsom edb-udstyr, kontorinventar, grunde, bygninger, produktionsmaskiner m.v. har en vis værdi for virksomheden i en kortere eller længere årrække. Derfor skal købet bogføres under anlægsaktiver i balancen og afskrives over flere perioder frem for at omkostningsføre det hele på én gang. Man siger, at anskaffelsen "aktiveres". Ikke fordi den skal i arbejde, men fordi den føres ind under aktiverne i status. Du kan se eksempler på dette i afsnittet Periodeafslutning, bogføringseksempler Varekøb og vareforbrug i en handelsvirksomhed Den følgende gennemgang er vigtig for at forstå forskellen mellem de to metoder, varekøb og vareforbrug kan bogføres på i en handelsvirksomhed. Først en definition af varekøb og vareforbrug: Hvad er Varekøb Udgift til indkøb af varer. Varen kan forbruges med det samme (omkostning) eller lægges på lager (investering). Varekøbet er altså først en omkostning i driften, når den forbruges. Husk! Der skal bogføres moms af varekøb, dvs. når varen kommer over dørtærsklen. I praksis er det, når fakturaen modtages - og der selvfølgelig er opkrævet moms på fakturaen. Hvad er Vareforbrug Omkostning til varer, der indgår i varesalg. En lagervare bliver først til vareforbrug, når varen udtages fra lager. Husk! Der bogføres ikke moms af vareforbrug. Momsen er allerede bogført, da varen blev købt hjem og bogført som varekøb. 143

144 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Metode 1, bogfør varekøb i driften I et af de tidligere eksempler blev varekøbet driftsført med det samme på en konto i resultatopgørelsen, fordi varen blev forbrugt med det samme. Metoden benyttes stadig på de fleste grundlæggende regnskabskurser og i teoribøger, uanset om varekøbet forbruges med det samme eller lægges på lager. Derfor skal købet reguleres for mer- eller mindre forbrug ved periodeafslutningen, når lageroptællingen er overstået. Vareforbrug i en periode opgøres således. Optællingen her viser lavere vareforbrug end indkøb. Resten ligger på lageret. Hvis forbruget var højere end købet, ville det betyde, at der var "gnavet" lidt af primolageret ud over det, der er indkøbt. 1. Resultatopgørelsen reguleres ved regnskabsafslutningen, så det, der føres som omkostning, svarer til det, der er forbrugt. Reguleringen bogføres enten på varekøbskontoen eller en særlig lagerreguleringskonto, der ligger i samme kontogruppe. 2. Balancen reguleres ved regnskabsafslutningen, så værdien af varelageret svarer til optalt lager. Reguleringen bogføres enten på lagerbeholdningskontoen eller på en særlig lagerreguleringskonto i samme kontogruppe. Bogføringen ser således ud. Her er reguleringen bogført direkte på varekøbskontoen og lagerkontoen. Tallene i parentes er saldo før regnskabsafslutning. Lager primo er ikke rørt siden sidste afslutning. 144

145 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 1220 Varekøb 6510 Varelager ( ) ( ) I bogføringskladden ser det således ud: Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Lagerreg. ultimo ,00 Dækningsbidraget i resultatopgørelsen udregnes således: Kommentarer til metode 1 Den er kun nødvendig, hvis der ikke er et lagerstyrings-program, der styrer alt vedr. til- og afgang samt beholdning. Metoden kan benyttes, hvis lager og vareforbrug er nemt at overskue, f.eks. få og store varer og få og store transaktioner. Eller ved varer der er umulige (og en hæmsko) at registrere via edb, f.eks. blomsterhandlere og bagere. Ulempe: midt i perioder kendes nøjagtigt dækningsbidrag ikke, fordi lagerværdien ikke kendes. Uventede overraskelser kan forekomme, når det hele gøres op sidst i perioden. Lageret skal tælles op sidste dag i perioden for at opgøre nøjagtigt vareforbrug. 145

146 Metode 2, bogfør varekøb i status REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Når varer købes hjem og lægges på lager, bogføres de som lagertilgang på lagerkontoen i status. Bogføring sker pr. dato for varemodtagelse eller ved modtagelse af købsfaktura. Efterhånden, som varerne forbruges, nedskrives lagerkontoen igen. Forbrug bogføres pr. udleverings- eller forbrugsdato, ved salg dog senest ved fakturering. Bogføringen ser således ud, når der er en separat konto for lagertilgang og lagerafgang. Beløbene i parentes er hhv. varelager primo og samlet lagertilgang (varekøb) i løbet af året. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 1210 Vareforbrug Varelager (A) ( ) (B) Lagertilgang ( ) (B) Lagerafgang (A) (B) A. I løbet af året er der bogført ialt kr som vareforbrug og lagerafgang. B. Ved regnskabsårets slutning nulstilles konti for lagertil- og - afgang. I bogføringskladden ser det således ud (Modkonto benyttes ikke): Dato Bilag K Kontonr. Tekst Debet Kredit Momsk F 6510 Overf. til lagerkonto , F 6520 Overf. til lagerkonto , F Lagerreg. ultimo ,00 Saldi overføres til kontoen: Lagerbeholdning. 146

147 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Differencen mellem de to saldi er kr , der svarer til lagerstigningen. Ultimolageret er nu kr Kommentarer til metode 2 Du har altid et øjebliksbillede af vareforbruget og lagerbeholdningen. Saldi på vareforbrugskontoen og lagerværdikontoen føres ajour hele tiden, du skal ikke først til at tælle lageret op for at beregne tallene. Metoden kan kun anbefales, hvis du har et økonomi- /lagerstyringssystem, der kan beregne og bogføre vareforbruget automatisk ved fakturering og øvrige lagerreguleringer. Metoden egner sig ikke til manuel bogføring. Sådan lader det sig gøre: De fleste, der har lært traditionel bogføring af varekøb, lagerregulering og vareforbrug, har svært ved at slippe grebet, overgive sig og tro på, at metode 2 overhovedet er mulig. Men det er det, læs bare her: Salg 1. Alle varer er oprettet i lagerkartoteket med et varenummer, et antal og en kostpris. 2. Når et varenummer sælges og trækkes fra lageret, kender systemet allerede varens kostpris. 3. Lagerværdien i status formindskes med kostpris x antal solgte, der er lig med vareforbruget. 4. Vareforbruget bogføres som vareforbrug i driften. Køb 1. Når et varenummer købes hjem og lægges på lager, registrerer systemet varens kostpris. 2. Lagerværdien i status forøges med aktuel kostpris x antal købte, der er lig med lagertilgangen. 147

148 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS 3. Gennemsnitsprisen pr. vare kan være ændret efter varekøbet, hvis de nye varer er dyrere eller billigere end de eksisterende. Alt ovenstående forudsætter naturligvis, at Varemodulet i systemet er anskaffet, og at varetilgang og -afgang på en vare registreres i modulet. Periodiske bilag, hvad er det Før regnskabet kan gøres op, skal der foretages visse posteringer. Indtægter og udgifter skal periodiseres, der skal afskrives på inventar m.v. og hensættes til tab på debitorer, skat og evt. udbytte til aktionærer. Dernæst kan resultatopgørelsen og balancen skrives ud. Det vender vi tilbage til i kapitlet om Finansmodulet. Her får du eksempler på: Periodisering Af-, ned- og opskrivninger Lagerstatus Hensættelser Anbefaling til periodiske bilag Ofte er periodiske posteringer noget, hvor du tager din revisor med på råd. Der skal skrives et internt bilag, der specificerer posteringen. Bilagsnummeret kan følge den almindelige bilagsserie eller en separat serie i et andet nummerinterval. I sidstnævnte tilfælde er de lettere at spore på kontospecifikationerne. 148

149 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS I mindre virksomheder bogføres periodiske posteringer oftest kun én gang om året ved årsregnskabet. I andre virksomheder bogføres de i hvert perioderegnskab, dvs. hver måned, kvartal eller halvår. I balancen er der oftest tale om regulering af den værdi, som aktiver og passiver er opført til. Reguleringen modposteres som en udgift eller indtægt i resultatopgørelsen tillige med eventuelle andre poster, der ikke er bogført i løbet af periode. I resultatopgørelsen er der oftest tale om regulering af årets resultat, herunder afskrivning på inventar og driftsmidler og periodisering af indtægter og udgifter. 149

150 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Periodisering Indtægter og udgifter skal periodiseres, dvs. deles op, så de "passer" til regnskabsperioden. En udgift eller indtægt, der går på tværs af to eller flere perioder, skal splittes op og fordeles efter periodens andel af det samlede beløb, uanset hvornår det er faktureret eller betalt. En regnskabsperiode er et afgrænset tidsinterval på f.eks. en måned, et kvartal, halvår eller år. Der er virksomheder, der periodiserer hver måned, hvert kvartal etc. I resultatopgørelsen skal alene være indtægter og omkostninger, der vedrører perioden. Som disse to tandhjul (halvår), der griber ind i hinanden og har en fælles funktion. OBS! Moms må ikke periodiseres, dvs. det er nettobeløbet excl. moms, der skal periodiseres. Hovedreglen er, at moms altid indberettes i samme periode, som bilaget er dateret. Eksempler: Et telefonabonnement dækker 3 mdr., hvoraf den første er i denne periode og de to sidste i næste periode. Et lån afdrages bagud hver 3. måned, d. 11. marts næste år betales for perioden då nå, renten fra d då skal udgiftsføres i indeværende regnskabsår. 150

151 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Låneafdraget og telefonabonnementet løber på tværs af to regnskabsperioder, og det skal der tages højde for: 1. Først reguleres for meget og for lidt betalte omkostninger og indtægter i resultatopgørelsen. I telefon-og låneksemplet skal der "fjernes" to måneder af omkostningen fra telefonkontoen og tilføjes 20 dages renter på rentekontoen. 2. Beløbene modposteres på resultatreguleringskonti eller periodiseringskonti i balancen. Her venter de indtil næste periode som hhv. forudbetalte omkostninger og indtægter. Periodisering sker for at kunne se en periodes indtægter og udgifter isoleret. Tænk på de store udsving, det vil give, hvis: 1. Forsikringer, lån, afgifter, husleje m.v. opkrævet d for det næste halve år også blev bogført pr ! Så ville der være kæmpe omkostninger sidst i december og slet ingen det næste halve år. 2. Der løber en ordre ind d på kr for hele næste års abonnement på hotline til 50 brugere i en virksomhed. Nuvel, pengene er tjent i dette år, men omkostningerne kommer først næste år, når konsulenterne i hotline-afdelingen skal have løn. Derfor skal indtægten periodiseres for at følge omkostningen. Det er lidt samme princip som ved køb af anlægsaktiver, hvor afskrivningen bogføres (omkostningsføres) i takt med, at aktivet nedslides. Det kunne give nogle gevaldige udsving og underskudsår, hvis hele købet blev driftsført med det samme. Tænk bare, hvis skibsværftet skulle omkostningsføre dokken og kæmpekranen første år og vente med at indtægtsføre skibsbyggeriet, til skibet var søsat! Kontraktsummen føres tværtimod som indtægt i takt med, at skibet bliver færdigt, og afskrivningerne i takt med, at dokken og kranen nedslides. 151

152 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Bilag 1: En virksomhed betaler telefonregning på kr pr , heraf samtaler kr og abonnement for næste periode kr (der er flere telefonnumre og indgående linjer i bygningen, deraf det høje abonnement). Samtalerne skal omkostningsføres i indeværende år, men abonnementet skal deles, så 2/3 af kr = kr periodiseres og overføres til næste år. Bilag 2: D. 1. september er der betalt forsikring for et helt år på varevognene, ialt kr Kr vedrører indeværende år, og kr periodiseres til næste år. Bilag 3: D næste år afdrages lånet med kr plus kr i renter for perioden då nå. Regningen er ikke modtaget endnu, men ud fra dokumentet med låneafviklingen kan udgiften beregnes som (Kr / 90 dage x 19 dage) = kr , der skal bogføres som renteudgifter i indeværende år. Bilagsnumrene er vist i parentes. I eksemplet er også vist de oprindelige driftbogføringer af bilag 1 og 2. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 3500 Telefon 4507 Periodeafgr (1) (1) (3) (2) Vægtafg & fors (2) Renter (3)

153 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS I bogføringskladden ser det således ud: Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Periodisering abb , F Periodisering bilfors , F Periodisering renter 1.900,00 Ved periodisering skal du kigge efter, om der er bogført for mange eller for få omkostninger eller indtægter. I det følgende får du nogle eksempler: Omkostninger, for meget og for lidt bogførte Varekøb af enhver art (omregnes til reelt vareforbrug og lagerbeholdning, jf. tidl. eksempel) Kontingenter til diverse foreninger og sammenslutninger Forsikringspræmier og vægtafgift Abonnementer og serviceabonnementer (avis, blad, serviceydelser såsom telefoner, hotline, tv-kanaler, planteservice, drikkevandsbeholdere (de blåmed bunden i vejret), Falck m.v. Husleje og anden lejeudgift (køleanlæg, biler m.v.) El, vand, varme, gas, licens Løn, skyldig eller forudbetalt Renter, skyldige eller forudbetalte Øvrige forud fakturerede omkostninger og leverancer. Indtægter, for meget og for lidt bogførte Faktureringer, der ikke er leveret, f.eks. aconto fakturaer Leverancer, der ikke er faktureret. Eksempelvis dele af en kontraktopgave, hus- eller bådbyggeri m.v. Eventuel delleverance indtægtsføres i indeværende periode. Honorarer for ydelser, der er faktureret for ydelser, som strækker sig ind i næste periode. Forsikringspræmier (i forsikringsvirksomheder) Abonnementer og serviceabonnementer Kontingenter (foreninger og klubber) Lejeindtægter Renter. 153

154 Driftsmæssige afskrivninger REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS I virksomheder under årsregnskabsloven skal aktiver, så som inventar, biler, fabriksanlæg m.v., afskrives "systematisk" i takt med, at de forbruges. Afskrivninger er også periodisering af udgiften ved at anskaffe udstyret, fordi udgiften fordeles over perioderne, hvor aktivet forbruges (omkostning). Eksempel: En lastbil til kr har en levetid (udrangering) på 10 år og afskrives med kr årligt. Skrotværdi Hvis lastbilen har skrotværdi eller en cirka handelspris efter de 10 år, skal den modregnes. Hvis den er kr , bliver afskrivningen altså kun på ( ) / 10 = kr årligt. Forbedringer og tilkøb Forbedringer og tilkøb, der øger aktivets værdi, må ikke føres som omkostninger med det samme. Hvis varevognen får monteret hængertræk, lift, aircondition el. lign., er det forbedringer og tilkøb, der "hører til" aktivet, øger værdien og dermed skal afskrives sammen med dette. Det er heller ikke tilladt at købe et aktiv, f.eks. en computer, hjem i smådele, samle den og omkostningsføre hver del for sig. Det er en samlet computer og skal behandles som en sådan. Bogføring af afskrivninger I praksis bogføres afskrivninger på udstyr for en periode ad gangen. Som minimum i forbindelse med årsregnskabet, ellers månedsvis, kvartalsvis eller halvårligt. 154

155 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Anlægskartotek Der skal føres et anlægskartotek (på edb eller papir) med separat regnskab over hvert aktiv, herunder: anskaffelsespris og dato forventet levetid forbedringer og tilkøb skrotværdi eller forventet salgspris akkumulerede afskrivninger op- og nedskrivninger (ekstraordinære). Det anbefales at gruppere kartotekskortene efter art. "Mindre anskaffelser" føres på et fælles kort med en fælles anskaffelsessum og restværdi. Mindre anskaffelser er diverse kontormøbler, diverse inventar osv., hvor det fører for vidt at holde regnskab med hver enkel del og komponent på et separat kort. Øvrige aktiver bør opdeles i grupper efter type og afskrivningsperiode og bogføres på hver sin finanskonto. 155

156 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Ved regnskabsafslutningen gøres samlede anskaffelser og afskrivninger op. Det ser f.eks. således ud. Anskaffelser År 2009 År 2010 År Større anskaffelser 5 år Større anskaffelser 8 år Større anskaffelser 5 år I alt Akkumulleret Anskaffelser År 2009 År 2010 År Større anskaffelser 5 år Større anskaffelser 8 år Større anskaffelser 5 år I alt Akkumulleret Årets samlede afskrivninger overføres hvert år til resultatopgørelsen. I balancen angives akkumuleret anskaffelsessum og afskrivninger. Bogføringen ser således ud over 3 år. Linjenummeret fra skemaet ovenfor er skrevet i parentes før bogføringen, og der ses bort fra moms i dette eksempel. Normalt vil posteringerne få næste bilagsnummer i rækken. I eksemplet er årets samlede anskaffelser pr. aktivgruppe slået sammen i et og samme nummer. I praksis bogføres hver anskaffelse på anskaffelsesdatoen med hvert sit bilagnummer. Modposten ved anskaffelsen (kreditor- eller pengekonto) er ikke vist. 156

157 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS I bogføringskladden ser det sådan ud år for år. Anskaffelser er hér modposteret på kassekreditten. Der er påført linjenummer fra eksemplet i stedet for bilagsnummer, og der er set bort fra moms i dette tilfælde. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 4010 Afskrivninger, dr.midler 6008 Anlæg, afskr. over 5 år (4a) (1a) (5a) (1b) (6a) (1c) Anlæg, afskr. over 8 år (4b) (2a) (5b) (2b) (6b) Mindre anlæg afskr. o. 5 år (3c) (3a) (4c) (3b) (5c) (2c) Akk.afskr. anlæg over 5 år (4a) (4b) (3c) Akk.afskr. anlæg over 8 år (5a) (5b) (4c) Akk.afskr. mindre anlæg o. 5 år (6a) (6b) (5c)

158 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS År 2009 Dato Linje K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit dd.mm.09 1a F Køb anlægsaktiver ,00 dd.mm.09 2a F Køb anlægsaktiver ,00 dd.mm.09 3a F Køb mindre inventar , a F Årets afskrivning , a F Årets afskrivning , a F Årets afskrivning ,00 År 2010 Dato Linje K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit dd.mm.10 1b F Køb anlægsaktiver ,00 dd.mm.10 2b F Køb anlægsaktiver ,00 dd.mm.10 3b F Køb mindre inventar , b F Årets afskrivning , b F Årets afskrivning , b F Årets afskrivning ,00 År 2011 Dato Linje K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit dd.mm.11 1c F Køb anlægsaktiver ,00 dd.mm.11 2c F Køb anlægsaktiver , c F Årets afskrivning , c F Årets afskrivning , c F Årets afskrivning ,00 Skattemæssige afskrivninger Der findes også et skattemæssigt afskrivningsregnskab i alle virksomheder. Enkeltmandsfirmaer og andre mindre virksomheder, der ikke hører under årsregnskabsloven, har oftest kun det skattemæssige afskrivningsregnskab. De skattemæssige afskrivninger erstatter de driftsmæssige afskrivninger, når virksomhedens skatteregnskab og selvangivelse skal udfærdiges. 158

159 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Det skattemæssige afskrivningsregnskab skal føres lige så grundigt og dokumenteres lige så godt som det driftsmæssige afskrivningsregnskab. Skattemæssigt må der afskrives med en fast procentsats hvert år af den skattemæssige restværdi. Antag, at den skattemæssige afskrivningsprocent er 30% på inventar. En skæremaskine anskaffes til kr og nedskrives med kr første år, kr andet år og så fremdeles. Efter 2 år anskaffes yderligere en maskine, der afskrives sammen med den anden maskine. Hvis der er andre aktiver, indgår de også blot i afskrivnings- og saldoregnskabet med deres anskaffelsespris og årlige afskrivninger. Regnestykket ser således ud: Skattemæssigt afskrivningsregnskab Tekst Anskaffelse Afskrivninger Restværdi År År År År År Osv. Det skattemæssige afskrivningsregnskab må og kan ikke blandes med det driftsmæssige i bogføringen og kontoplanen. Virksomheder under årsregnskabsloven bogfører det driftsmæssige regnskab og har det skattemæssige liggende ved siden af som et manuelt regnskab. Skattemæssige afskrivninger behandles ikke yderligere her. Det afhænger af virksomhedsformen, om der både findes et skatteregnskab og et officielt regnskab. Det skattemæssige regnskab bør udfærdiges af revisoren. 159

160 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Lagerstatus, værdiansættelse af varelager Hvis virksomheden har varelager, skal der holdes lagerstatus mindst én gang om året for at kontrollere og vurdere lageret. 1. Lagerenhederne tælles op manuelt, antal enheder ganges med lagerværdi pr. stk., hvilket giver en samlet lagerværdi. Lagerværdi pr. stk. er enten kostpris eller seneste kostpris, minus eventuel nedskrivning for ukurans (forældelse). 2. Eventuel difference mellem bogført og optalt/værdiansat lager bogføres som lagerregulering under vareforbrug. Enten på en separat konto eller sammen med periodens vareforbrug. I eksemplet, der er fra en handelsvirksomhed, er lageret bogført til , men en optælling har vist Derfra skal trækkes de 5 varenumre fra forrige år, der skal nedskrives til halv kostpris, lagerværdi ialt er nu Nedskrivning ialt kr , der lægges til årets vareforbrug på Bogføringen ser således ud. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 1220 Varekøb/forbrug Varelager ( ) ( )

161 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS I bogføringskladden ser det således ud: Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit Momsk F Lagerstatus, reg ,00 Den optalte værdi er lavere, derfor krediteres lagerkontoen og vareforbrugskontoen debiteres med forskellen. Omvendt, hvis optalt værdi er højere. Hvis systemets lagerstyring benyttes, skal forskellen også registreres i lagerkladden og i Finansmodulet. Skattemæssigt lagerregnskab Skattemæssigt er det tilladt at foretage en nedskrivning af varelageret hvert år. Skat fastsætter en maksimal årlig afskrivningsprocent for varelager, men virksomheden kan selv bestemme, om den vil udnytte det hele eller en mindre procentdel. Den skattemæssige nedskrivning på varelager skal tilbageføres året efter, dvs. fradrages i næste års skattemæssige lagernedskrivning. Det betragtes nærmest som udskudt skat, fordi den største fidus ligger første år. Afskrivningerne kan kun øges året efter, hvis lageret vokser, eller procenterne øges år for år. Det skattemæssige afskrivningsregnskab må og kan ikke blandes med det driftsmæssige i bogføringen og kontoplanen. Virksomheder under årsregnskabsloven bogfører det driftsmæssige regnskab og har det skattemæssige liggende ved siden af som et manuelt regnskab. Skattemæssige nedskrivninger behandles ikke yderligere her. Det afhænger af virksomhedsformen, om der både findes et skatteregnskab og et officielt regnskab. Det skattemæssige regnskab bør udfærdiges af revisoren. 161

162 Hensættelser REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Hensættelser sker, fordi omkostninger skal tages, når de truer! Det vil sige, når omkostningen med rimelig sikkerhed vil opstå, kan man lige så godt imødegå tabet på forhånd. Der behøver ikke at foreligge et bilag el. lign., blot formodningen er rimelig sikker. Det er bl.a. omkostninger i forbindelse med tidligere forretninger, samt ferie og pensionsforpligtelser. Det eksakte beløb behøver ikke være kendt ved hensættelsen. Her får du eksempler på hensættelser til truende omkostninger tab på debitorer varer solgt med returret skat feriepenge. Truende omkostninger, garantireparationer Hvis der er sandsynlighed for, at der vil komme reparationer eller ombytninger, skal det opføres i regnskabet. For eksempel hvis der er konstateret periodiske fejl på visse vaskemaskiner af en given model. Bilag 1: Virksomheden har solgt et apparat, hvor der er konstateret periodiske fejl. Det vurderes, at reparationsomkostningerne i fremtiden vil udgøre ca. kr Når omkostningen viser sig, "gnaves" der af tidligere hensættelse, idet omkostningen ikke må føres to gange. I de fleste tilfælde omkostningsføres reparationen, når den kommer, og hensættelsen står til næste periode, hvor den modposteres og afløses af en eventuel ny hensættelse. Hensættelse til tab på debitorer I årsregnskabet hensættes til kommende formodede tab på debitorer. Der foretages en nærmere vurdering af den kritiske debitormasse og sandsynligheden for at hvert enkelt tilgodehavende bliver betalt. 162

163 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Det er umuligt at forudsige det nøjagtige tab, derfor hensættes et beløb, der så nært som muligt svarer til, hvad der forventes at gå tabt i det kommende år. Det er altid et vurderingsspørgsmål og en betragtning fra den/dem, der til dagligt arbejder med debitoren. Det skal være nogen med kendskab til, at det hidtil har været nærmest umuligt at inddrive pengene eller der er en vis sandsynlighed for at debitoren er på vej mod konkurs. Eller simpelthen nægter at betale, fordi der er en tvist vedr. fejl og mangler, som kunden sandsynligvis vil vinde. Der skal altid være en rimelig begrundelse, det må aldrig være "et greb i luften". Anbefaling: bogfør konstaterede tab med det samme Tab på debitorer bogføres til daglig, når de er konstateret, f.eks. når debitoren går konkurs, i betalingsstandsning, eller når virksomheden med rimelighed kan antage, at pengene er tabt. For eksempel ved bekræftede rygter, oplysning i dagspressen eller meddelelse om betalingsstandsning. Beløbet skal krediteres på balancekontoen for debitortilgodehavende og debiteres resultatkontoen Tab på debitorer. Eventuelt er det nemmere at holde styr på det hele, hvis du opretter en særskilt balancekonto under debitorkontoen til hensættelsen. Det gør det noget nemmere at afstemme debitorerne, især hvis du har et økonomistyringssystem, hvor hver debitorgruppe har sin egen konto i balancen. Det er også nemmere at adskille resultatkontoen i en Hensættelse til tab på debitorer og en Tab på debitorer. Sidstnævnte indeholder realiserede tab i løbet af året, den anden hensættelserne. I løbet af det kommende år nedskrives hensættelsen i takt med, at tabene opstår. Alternativt føres tabene i løbet af året som almindelige udgifter, og nedskrivning af debitorsaldoen og hensættelsen står til næste periodeafslutning, hvor den nulstilles og eventuelt erstattes af en ny. Bilag 2: 163

164 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS To debitorer har meddelt betalingsstandsning, tilgodehavende i alt kr Det er en hensættelse, indtil tabet er endeligt konstateret. Der er formodet mistanke om, at yderligere fem debitorer har svært ved at betale, tilgodehavende i alt kr , de hensættes til forventet tab. I alt kr Når og hvis tabet konstateres, "gnaves" der af den tidligere hensættelse, idet tabet ikke må føres to gange. I de fleste tilfælde står hensættelsen dog til næste periode, hvor den modposteres og afløses af en ny hensættelse. Varer solgt med returret Visse typer varer, der sælges af leverandøren til videresalg i detailbutikker, sælges med returret. Det vil sige, at butikken kan returnere varen, hvis den ikke bliver solgt. For eksempel bøger og smykker. Returretten benyttes ofte, når der kommer en ny udgave af en bog, eller når et smykke udgår og skal smeltes om. Leverandøren skal også optage forventet returnering som en hensættelse. Vurderingen kan ske på baggrund af tidligere erfaringer eller arten af de solgte varer. Bilag 3: Cirka 1% af varesalget returneres årligt fra butikkerne. Af et varesalg på kr hensættes kr til returret. Hvis varerne kommer retur som ventet, nedskrives hensættelsen, idet omkostningen ikke må føres to gange. I de fleste tilfælde står hensættelsen dog til næste periode, hvor den modposteres og afløses af en ny hensættelse. Skat af årets resultat Skat af årets resultat skal også hensættes og beregnes af det skattemæssige overskud. Skat betales sjældent før regnskabsaflæggelsen og bogføres som en gældspost i balancen. Bilag 4: Der hensættes kr til betaling af skat. Når skatten er endeligt opgjort og betales, modposteres hensættelsen i balancen. 164

165 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Feriepenge til funktionærer Feriepenge er også en hensættelse. Jævnfør tidligere lønbilag under daglige posteringer er der konstaterede udgifter til feriepenge til timelønnede. Derudover kommer ferietillæg og feriepenge til funktionærer, der stadig er ansat, men kan risikere at opsige deres stilling, før ferien er afholdt. Virksomheden skal i så fald indbetale skyldig ferie til feriegiro. Der skal hensættes, hvad der svarer til 12,5% af årets ferieberettigede løn til funktionærer, der ikke er fratrådt. Som nævnt skal der også hensættes feriepenge til timelønnede, som ikke er afregnet til feriegiro endnu. Feriepengene skal ikke hensættes ved periodeafslutningen, hvis de allerede er hensat i årets løb ved hver bogføring af lønbilag. Bilag 5: Der hensættes kr til skyldige feriepenge. Efterhånden som ferien afholdes som ansat i firmaet, modposteres hensættelsen i balancen, idet den ikke længere er skyldig. I de fleste tilfælde står hensættelsen dog til næste periode, hvor den modposteres og afløses af en ny hensættelse. Bogføringen ser således ud. DRIFT STATUS Debet Kredit Debet Kredit 4810 Hensættelser 8210 Hensættelser (1) (1) (2) (2) (3) (3) Skat af årets res Skyldig skat (4) (4) Feriepenge 9031 Skyldige feriepenge (5) (5) I bogføringskladden ser det således ud: 165

166 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Dato Bilag K Kontonr. Modkonto Tekst Debet Kredit F Hens. rep. WA , F Hens. tab på deb , F Hens. returret , F Hens. skat , F Hens. feriep ,00 Det var eksempler på periodiske bilag. Når alt er gjort op og bogført, er det tid at gøre årsregnskabet op. Det beskrives i kapitlet Års- og perioderegnskab. Nu har du været igennem de mest almindelige daglige og periodiske posteringer. Måske har du lagt mærke til, at der har været anvendt forskellige begreber så som indtægter og indbetalinger, samt udgifter, udbetalinger og omkostninger. Det er med vilje, for der er stor forskel. Her kommer den sidste del af regnskabsteorien, der har stor betydning for, hvordan bilagene i det foregående er bogført, og hvordan du skal betragte dine bilag. Forskel på indtægt og indbetaling En indtægt og indbetaling er ikke altid det samme og skal behandles meget forskelligt i regnskabet og bogføringen. Indbetaling En indbetaling er "håndgribelig", det er pengene på bordet hér og nu. Som da blikkenslagermesteren modtog penge fra husejeren for installation af rør. En indbetaling har likviditetspåvirkning Det er modtagelse af kontante midler, uanset om det er for et salg, en lånoptagelse, erstatning eller udbytte af aktier. Pengene ligger enten i kassen eller banken, og det er muligt at få fat i dem og røre ved dem. 166

167 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Indtægt En indtægt er et konstateret salg eller honorar og en forventet indbetaling. Som da blikkenslagermesteren sendte fakturaen til husejeren, for at denne kunne betale det vedlagte girokort. Indtægten (fakturaen) bogføres som omsætning i driften, uanset indbetalingen har fundet sted eller ej. Indtægten kan først "røres ved", når den er indbetalt. En indtægt har resultatpåvirkning En indtægt må føres i regnskabet, når den med sikkerhed kan forventes at blive til en indbetaling. Indbetaling og indtægt kan illustreres således: Indtægter krediteres på den relevante omsætningskonto i resultatopgørelsen (driften). Indbetalinger debiteres den relevante likviditetskonto i balancen pr. indbetalingsdatoen. Ved optagelse af lån er lånebeløbet en indbetaling i balancen og ikke en indtægt i resultatopgørelsen. Lånet er en gældspost i balancen, fordi det skal betales tilbage igen! Salg af fast ejendom er heller ikke en indtægt, det er blot at flytte pengene mellem to forskellige slags formue (ejendom og likvide midler) i balancen. Hvis der er en fortjeneste ved salget, er den del en indtægt, der føres i resultatopgørelsen. 167

168 Indtægt, der nedsætter en udgift REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS For eksempel forsikringsbonus, skymiles hos flyselskaber, eller bonus fra benzin- og telefonselskaber bør modposteres den konto, hvor udgiften engang blev bogført. Indtægten formindsker en tidligere bogført udgift. Forskel på udgift, omkostning og udbetaling En udgift, omkostning og udbetaling er langt fra det samme, og det afspejles især i regnskabet. Dette kan virke som ordkløveri, men der er en regnskabsverden til forskel. Udgifter og udbetalinger føres i balancen, når de konstateres. Omkostninger føres i resultatopgørelsen i takt med, at udgiften forbruges Køber du en vare til videresalg, har du haft en udgift, men ikke en omkostning. Blikkenslageren køber rør hjem til lager, som smeden kan plukke af og svejse efterhånden, som de skal installeres hos kunderne. Når varen sælges, har du en omkostning, idet varen forbruges. Smeden installerer rørene hos kunden, og mesteren fremsender en faktura. Indtil da ligger rørene på lager og har kun repræsenteret en udgift. Udgift = Anskaffelse Omkostning = Forbrug 168

169 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS Det er vigtigt at skelne mellem denne resultatpåvirkning og likviditetspåvirkning. Udgift Udgifter optages i resultatopgørelsen, når de udgør en omkostning. Køber du et fabriksanlæg til kr , der holder i 10 år, har du haft en udgift på kr , der årligt afskrives som en omkostning med kr i takt med, at anlæggets værdi forringes. Det vil sige en udgift er kun en omkostning, når den forbruges. Indtil da er det en udgift, der har medført en udbetaling eller en forpligtelse. En udgift kan både have likviditetsog resultatpåvirkning Omkostning Omkostninger er lig med forbrug og bogføres til tider samtidigt med udgiften. Det er f.eks. ikke praktisk muligt at bogføre blyanter, papir og lignende, når det forbruges. De afskrives med det samme som en omkostning. 169

170 REGNSKAB OG BOGFØRING I PRAKSIS En omkostning har resultatpåvirkning Udbetaling Udbetalinger er udbetaling af penge og bogføres i balancen før, samtidigt med eller efter udgiften eller omkostningen. Oftest købes varer og tilbehør på kredit, og udbetalingen falder på et tidspunkt midt i forbruget. En udbetaling har likviditetspåvirkning Morgenmad til personalet betales lige før, det forbruges (omkostning), mens løn og gager betales efter, medarbejderne har udført arbejdet. Udbetalinger kan falde før omkostninger, hvis en entreprise skal betales forud. Indtil entreprisen er afleveret (udgift), er betalingen en forudbetaling. 170

171 Års- og perioderegnskab Dette afsnit gennemgår de elementære opgaver ved et periode- og årsregnskab, samt klargøringen til et nyt regnskabsår. Når et regnskabsår eller en regnskabsperiode er slut, skal alle konti gøres op, så der kan udfærdiges et regnskab for perioden. Procedure for regnskabsafslutning 1. Bogfør alle bilag, der vedrører perioden. 2. Saml alle bilag, kontoudtog fra bank, kundetilgodehavender, gæld til kreditorer mv. og momsopgørelser til revisor. 3. Optæl og vurdér lager. 4. Gør alle konti op: Kontrollér posteringer på konti. Afstem konti, herunder kasse, bank, giro, debitor osv. Periodisér posteringer. Bogfør afskrivninger, hensættelser og kursreguleringer m.v. Tæl saldo sammen pr. given dato. 5. Opret nyt regnskabsår* 6. Efterposteringer 7. Resultatopgørelse og balance 8. Nulstil resultatopgørelse* 9. Åbningsbalance, overfør balance til nyt år.* * Pkt. 5, 6 og 7 hører kun til årsregnskabet. 171

172 Vedr. opret nyt regnskabsår ÅRS- OG PERIODEREGNSKAB Måske undres du over, at Opret nyt regnskabsår kommer før efterposteringer, resultatopgørelse og balance. Formålet er at komme videre med bogføringen i nyt år samtidig med, at det gamle år afsluttes. Anbefaling, flere åbne regnskabsår I økonomisystemet er perioderne "flydende", dvs. du kan oprette et nyt regnskabsår og bogføre videre der, før du afslutter det gamle. Du behøver ikke at vente, til det gamle år er afsluttet, når du har økonomisystemet. Du kan til enhver tid bogføre efterposteringer i gammelt regnskabsår og overføre åbningsbalance igen og igen til det nye regnskabsår. Årene er adskilte via start- og slutdato, og du kan udskrive resultatopgørelse og balance pr. en vilkårlig dato. Resultatopgørelse Resultatopgørelsen er et økonomisk billede af den daglige drift. Det vil sige en oversigt over omsætning og omkostninger, der har været forbundet med virksomhedens aktiviteter i en afgrænset periode. Når et regnskabsår er slut, og du har afsluttet opgaverne, der er nævnt i de foregående afsnit, udskrives resultatopgørelsen, og kontiene nulstilles ved starten af det nye regnskabsår. Det giver nemlig ikke mening at akkumulere tallene år efter år. Posteringerne fra de foregående år bliver liggende, men primosaldoen er nul. I systemet skal der køres en årsafslutning, der overfører resultatet til konto for årets resultat under egenkapitalen, nulstiller driften og overfører ultimo til primo næste år på alle balancekonti. Her ser du en meget forenklet resultatopgørelse for en handelsvirksomhed. Den viser, at saldi er overført fra de respektive konti til resultatopgørelsen. 172

173 ÅRS- OG PERIODEREGNSKAB Posternes og mellemresultaternes rækkefølge er ikke ligegyldig, dvs. først salgsindtægter og udgifter (først varesalg, derefter vareforbrug), dernæst salgsomkostninger, faste omkostninger, afskrivninger, finansielle poster osv. I systemet kan du udskrive resultatopgørelse og balance under Finans/Rapporter. 173

174 ÅRS- OG PERIODEREGNSKAB Balancen Balancen er et økonomisk her-og-nu-billede af virksomhedens aktiver og passiver, f.eks. pr. 31. december 2009 eller pr. 30. juni 2009 ved forskudt regnskabsår. Det vil sige, at det er saldi på alle balancekonti pr. den sidste dag i regnskabsåret eller regnskabsperioden. Ved et regnskabsårs slutning overføres ultimosaldo pr. konto til primosaldo (åbningsbalance) i det nye regnskabsår pr. konto. Til forskel fra resultatopgørelsen er primobalancen næste år lig med ultimobalancen foregående år. Formue og gæld forsvinder ikke, blot fordi firmaet skifter til nyt regnskabsår. Når du foretager en årsafslutning i systemet overføres overskuddet fra resultatopgørelsen til egenkapitalen i balancen, og samtidigt overføres ultimo til primo næste år i balancen. Der dannes automatisk en linje på kontoen med teksten: Åbningsbalance. Husk! Hvis du udskriver balance for nyt år, før du har overført primoen, så indeholder den kun summen af posteringer i nyt år, primoen er ikke med endnu. Her ser du en meget forenklet balance for en handelsvirksomhed. Den viser, at saldi er overført fra de respektive konti til balancen. 174

175 ÅRS- OG PERIODEREGNSKAB Summen af alle aktiver skal altid være lig med summen af alle passiver Her er balancen stillet op som en balance i kontoform, aktiver og passiver er stillet op separat og i likviditetsorden. Det er den opstilling, der anvendes mest i virksomhederne. Likviditetsorden betyder, at aktiver skal stilles op efter, hvor likvide de er, dvs. hvornår, hvordan og hvor nemt de kan blive til rede penge. 175

176 ÅRS- OG PERIODEREGNSKAB Det er klart, at likvid beholdning (kasse, bank, giro m.v.) er noget mere håndgribelig kapital end anlægsaktiver. Passiver inddeles efter, hvornår gælden skal betales, først kortfristet og dernæst langfristet gæld. Egenkapitalen kommer til sidst, da det er det sidste, der realiseres (betales tilbage til ejerne). Egenkapital I forrige afsnit skrev vi, at egenkapitalen er det sidste, der betales tilbage. Og det er netop, hvad der kendetegner egenkapitalen. Det er ejerens/ejernes indestående i virksomheden. Den kan ikke tælles op som kontanter, den ligger ikke i en bankboks eller står som et samlet beløb på en bankbog! Det er indskud (startkapital, biler og andre aktiver, salg af aktier), akkumuleret overskud og andre reserver, som ejeren/ejerne har skudt ind i virksomheden. Og som virksomheden på en eller anden vis "skylder" ejeren/ejerne. Blikkenslageren igen: Han starter sin virksomhed og putter sit værktøj, sin egen computer, sin bil og en lille opsparing ind i virksomheden. Det har alt sammen en værdi, der opføres under aktiverne i balancen. Modposten er Egenkapital. Virksomheden vokser, han tjener penge hjem, en del går til den daglige drift og en løn/ private hævninger til ham selv. Resten bliver stående i virksomheden. Jo mere han lader stå i virksomheden, des mere vokser egenkapitalen. Udtrykket lader stå er sjældent rede penge. Driftskapitalen, som det kaldes, anvendes ofte til køb af nyt værktøj, flere maskiner, firmabiler, inventar og resten af driften. 176

177 ÅRS- OG PERIODEREGNSKAB Derfor er det svært at gå hen og tælle op i form af rede penge. Alligevel har det en værdi, og det er det, egenkapitalen afspejler. Egenkapitalen er dermed også det sidste under passiverne, der bliver betalt tilbage til ejeren, hvis virksomheden lukker. Han er nødt til at realisere alle aktiver og betale alle kreditorer m.v., før han kan trække resten ud til sig selv. Der er en anden logisk måde at se opgørelsen af egenkapitalen på: Årets overskud er altid lig med Overført årets resultat under egenkapitalen Når driftskontiene i resultatopgørelsen nulstilles ved slutningen af et regnskabsår, er der en difference mellem debet og kredit (overskud eller underskud). Forskellen overføres til egenkapitalen i balancen, da resultatet af driften tilfalder ejerne. Superenkelt er det Forskellen mellem debet og kredit i resultatopgørelsen er nøjagtig samme difference, der er mellem debet og kredit i balancen! I det dobbelte bogholderi afbalanceres totalerne ved at føre differencen (årets overskud) til egenkapitalen under passiverne i balancen. Såkaldt opsparet over-/underskud. 177

178 Den daglige bogføring i Finans Finansmenuen er den primære i det daglige bogholderi. I Finans styres den manuelle del af bogføringen. Du vil senere se, hvordan eksempelvis fakturaer bogføres automatisk. Dette afsnit beskriver, hvordan du bogfører i kassekladden, og hvordan du vedligeholder kontoplanen. Du kan læse mere om, hvordan du lægger Åbningsbalancen ind, når du tager systemet i brug, i kapitlet Indtast primosaldi i Finans. Først bør du dog være fortrolig med, hvad der står i dette kapitel om Finans og indtastning i kassekladden. Før du starter Inden du bogfører i kassekladden, er der nogle ting i systemet, der først skal være på plads. Dette gælder naturligvis kun, hvis det er første gang, kassekladderne tages i brug, og hvis du ikke leger i demoregnskabet, hvor det hele er sat op på forhånd. Følgende skal sættes op: Kassekladder Regnskabsperioder Momskoder Momsperioder Altsammen under Finans/Opsætning, samt Kontoplanen. 178

179 FINANS Fakta om kassekladder Kassekladden er en elektronisk kassebog. En af fordelene er, som navnet antyder, at det er en kladde. Du kan blive ved med at ændre i den, indtil du er sikker på, at den er korrekt. Først da skal du bogføre kassekladden. I kassekladderne gælder overordnet: Hver kladde har sin egen bilagsnummerserie, der angives på kladden under Finans/Opsætning/Kassekladder. Felterne i hver kassekladde er valgfri pr. bruger. Feltrækkefølgen og feltlængden gemmes pr. bruger. En kladdeopsætning gemmes automatisk pr. bruger, når brugeren lukker kladden med Esc eller Alt+F4. I modsætning til under Salgsordre og Indkøbsordre kan der bogføres på spærrede kunder og leverandører i kassekladden. Blandt andet for at kunne bogføre ind- og udbetalinger. Anbefaling, antal kassekladder Hvis der er få posteringer i regnskabet benyttes én og samme kladde: Diverse bilag. Hvis der er mange posteringer i regnskabet kan kladderne opdeles som i standarddata f.eks. Diverse bankbevægelser, Indbetalinger, Udbetalinger, Diverse bilag mv. En anden metoder er at opdele kladderne pr. bruger, så hver bruger har hver sin kladde: Brugernavn1, Brugernavn2, Brugernavn3 osv. 179

180 FINANS Anbefaling, Gem kladde og Gem linjer En kladde kan gemmes efter bogføring og det kan dens linjer også. De almindelige kassekladder gemmes altid efter bogføring, dvs. kladdenavnet, men ikke linjerne. Systemkladderne (rente, rykker, moms mv.) slettes efter bogføring. Linjerne i en kladde kan gemmes efter bogføring. Det er praktisk til posteringer, der gentages. Eksempelvis løn, leasing, abonnementer, forsikring, afskrivninger etc. I stedet for at taste forfra hver gang, kan du oprette en eller flere særskilte kassekladder. For eksempel benævnt Løn, Leasing, Telefon og mobil etc. og markere felterne Gem kladde og Gem linjer. Næste gang, kladden skal bogføres, skal du blot ændre dato, bilag og måske beløb og tekst. Dette det angives pr. kladde under Finans/Opsætning/Kassekladder. Bemærk! Når du åbner en kladde, der er oprettet med Gem linjer får du en advarsel om, at kladden kan være bogført før. Automatiske bogføringer Kassekladden benyttes kun til bogføring af det, der ikke er bogført automatisk via andre funktioner i systemet (f.eks. fakturering). I princippet kan man nøjes med at indtaste meget få bilag manuelt, da det meste af bogføringen sker automatisk, hvis systemets automatik udnyttes optimalt, herunder: Automatiske bogføringer (køb, faktura, lagerregulering, kursregulering, moms osv. Automatisk oprettelse af betalingsposteringer til de kommende betalinger af fakturaer og købsfakturaer. (lægges i bankkladden jfr. opsætningen af den bankkonto, der er angivet på hhv. kunderne og leverandørerne). 180

181 FINANS Øvrige Systemkladder, dvs. automatiske kladder, herunder betalingsposter, bankafstemning, momsangivelse, rente og rykker, importerede posteringer mv. Gem kladde og Gem linjer så kladden kan genbruges næste gang der skal bogføres f.eks. løn, afskrivninger, betalingsservice, leasingydelser osv. Dato, Bilag og evt. Beløb er oftest det eneste der skal ændres. Bogføring af diverse finansbilag Udgangspunktet er et generelt finansbilag, der bogføres i systemet s kassekladde. Anbefaling, Bilagsserier Hver kassekladde har sin egen bilagsserie og det angives på kladden under Finans/Opsætning/Kassekladder. Næste bilagsnr. angives i feltet Bilagsnr. Er der få posteringer pr. år, er det nok med én kassekladde og én bilagsserie. Er der mange finansposteringer (diverse bilag) og mange købs- og salgsfakturaer, bør de inddeles i hver sin bilagsserie og arkiveres i forskellige mapper. Eksempel: Finansbilag: nr Købsfaktura: nr Salgsfaktura: nr Købefaktura: nr Benyttes købs- og salgsordrer modulerne, oprettes bilags- /nummerserierne til købs- og salgsordrer samt fakturaer under Finans/Opsætning/Bilag og nummerserierne angives under Generelt/Opsætning/Indstillinger. Nummerserie og bilagsnummer følges ad, det gør sporing meget nemmere. Indtastes købs- og/eller salgsfakturaer manuelt i kassekladden, oprettes en kassekladde: Købsfaktura og en kassekladde: Salgsfaktura med hver deres bilagsserie. 181

182 FINANS Brug automatisk momskode Det anbefales at angive momskode på konti, hvor du enten skal opkræve moms (varesalg) eller må fradrage momsen (varekøb, annoncer, kontorartikler mv.). Når der er momskode på en konto, foreslås momskoden automatisk, og momsen beregnes og bogføres momsen automatisk, når kontoen anvendes i kassekladden. Det er både nemmere og risikoen for fejl minimeres. I standardkontoplanen er der allerede momskode på de relevante konti. Åbning af kassekladden 1. Vælg Finans/Kassekladde. Du kan vælge mellem forskellige kassekladder. I større virksomheder kan flere personer arbejde med det samme regnskab, derfor er det nogle gange nødvendigt at have forskellige kladder og kladdetyper. Der kan oprettes en kassekladde til hver bogholder og/eller kassekladder til forskellige typer af posteringer, f.eks. Bank, Bilag, Betalinger, Løn, Periodeposter osv. Hvis en kladde er låst (i brug) af en anden bruger, vises en advarsel. 2. Åbn en kladde ved at klikke på ikonet eller kladdenavnet. Oversigten indeholder også systemkladder, men dem skal du se bort fra lige nu. I oversigten kan du nemt genkende de almindelige kassekladder, for de hedder det samme som bogføringskladderne under Finans/Kassekladder. 182

183 FINANS Vælg felter i kladden Kassekladden indeholder en mængde felter, hvoraf nogle kun anvendes af virksomheder med en meget omfattende økonomisk styring. Som standard vises kun et minimum af felter. For at vælge felter til kladden, placeres markøren et vilkårligt sted i kladden. Højreklik og vælg Vælg felter for at tilpasse kladdens felter. Alle felter markeret med flueben vises i kladden. NB! Ændringer gemmes pr. bruger og kladde. 183

184 FINANS Koncentrér dig i første omgang om følgende felter: Dato Bilagsnr. Kontoart Kontonr. Modkonto Debet/Kredit Moms og Tekst. Beholdningskonti i kladden Du har mulighed for at få vist løbende saldo på op til seks konti i kassekladden. Normalt vil det være beholdningskonti som Kasse og Bank, man ønsker at se, men alle konti kan anvendes. Funktionen er smart, fordi du løbende kan afstemme systemets saldo med eksterne kontoudtog eller netbank, mens du indtaster. Hver kassekladde har sine beholdningskonti De sættes op således: 1. Vælg Finans/Opsætning/Kassekladder for at åbne oversigten over kassekladdenavne. Oversigten indeholder også systemkladder, men dem skal du se bort fra lige nu. I oversigten kan du nemt genkende de almindelige kassekladder, for de hedder det samme som bogføringskladderne under Finans/Kassekladder. Klik på kassekladden, hvor du vil angive balancekonti. 184

185 FINANS 2. Udfyld kontonummer på de relevante konti i felterne Balance 1, 2, 3 osv. Husk, du kan åbne en oversigt over kontoplanen i hvert Balance-felt ved at benytte felthjælp. Tekstfeltet er tomt, men giver mulighed for at vælge tidligere anvendte tekster, hvis disse er brugt mere end én gang. 3. Klik på Gem-ikonet (F6) for at gemme indtastningen. Du kan se de nye balancekonti i kassekladden, kør evt. Check kladde, hvis kladden har været åben, mens du har ændret i dens balancekonti. Du kan nu følge beholdningen på balancekontiene, mens du indtaster posteringslinjer. På denne vis kan du afstemme dine indtastninger med f.eks. kassebeholdningen eller et bankkontoudtog. Hvilken saldo vises på beholdningkonti Saldi på beholdningskonti viser kontoens saldo plus linjerne i den aktuelle kladde. 185

186 FINANS Søgning i kassekladden. Genvejstast F4 Tryk på F4, Søg for at søge i felterne i kassekladden. For eksempel kontonummer. Derved åbnes et listbillede til angivelse af søgekriterier i øverste linje under feltnavnene. I linjen kan angives søge-filter på et eller flere felter. I højreklik-menuen kan du vælge flere felter at søge på. Opsætningen gemmes pr. bruger. Du kan bladre i listen med piltasterne. Markér linjen, du søgte, og tryk på Enter for at overføre valget til kassekladden. Du behøver ikke vide nøjagtigt, hvad du søger efter. I hvert søge-felt kan du søge vilkårligt på alle forekomster i feltet, uanset om det matcher eller indgår i. Efterhånden som du indtaster mere og mere af et søgekriterie i et felt, formindskes listen tilsvarende til at vise færre og færre forekomster. Når du i ét felt ikke har fundet et ønsket match, kan du gå videre til et andet felt og fortsætte søgningen i det andet felt. 186

187 FINANS Vis posteringer på konto og/eller søg i alle bogførte poster Ved indtastning af nye bilag kan der ofte være brug for at slå op i bogførte poster for at se, hvordan en omkostning mv. tidligere er bogført. Det kan være en hjælp ved bogføring af et nyt bilag. Der er mange muligheder for at søge på kryds og tværs af posteringer. Eksempler på, hvad du kan søge på: et beløb et bilagsnummer en tekst en dato en konto. Åbn kassekladden! Højreklik et vilkårligt sted i kladden for at åbne funktionsmenuen. Vælg Vis posteringer. Her er vist en søgning uden afgrænsninger på andet end dato. Dermed vises samtlige finansposter fra den givne dato og fremefter. 187

188 FINANS I listbilledet kan der angives flere søgekriterier i hver kolonne. Se ovenstående afsnit vedr. søgning i kassekladden med F4. Afgrænsning I venstre side kan søgningen afgrænses på tværs af alle finansposter. Feltet Kontonr. er på forhånd udfyldt med kontonummeret fra kassekladdelinjen, hvor markøren stod. Det kan slettes. Hvis du efterlader de tre øverste felter tomme, vises alle finansposteringer fra den angivne dato. Bemærk! Datofeltet skal udfyldes, ellers vises kun poster fra indeværende regnskabsår. Tryk på Opdater-knappen for at opdatere oversigten efter afgrænsningen. Ændrer du i afgrænsningen skal du trykke på Opdater-knappen igen. 188

189 FINANS Indtastning i kassekladden Kassekladden anvendes til indtastning af diverse finansbilag, der ikke er bogført automatisk via et af de andre moduler, herunder f.eks. Kasserapport Løn Husleje Leasingydelser Kontorartikler Gaver og repræsentation El, vand og varme Porto, telefon og internet, samt Hvis Indkøbsordrer- og Salgsordrer ikke benyttes, registreres køb og salg manuelt i kassekladden. Vælg selv felterne i kassekladden Der er måske flere felter i din kladde, end der er nævnt ovenfor i stepby-step vejledningen. Felterne i din kladdeopsætning kan sagtens være placeret i en anden rækkefølge end nævnt ovenfor. Det har ingen betydning for bogføringen, andet end at oplysningerne indtastes i en anden rækkefølge, og at der eventuelt er alt for mange overflødige felter, som du aldrig får brug for. Dem kan du skjule vha. funktionen Tilpasning af skærmbilleder. Se kapitlet Nyttige funktioner. Resten af felterne er valgfri oplysninger og benyttes f.eks. kun, når fakturaer registreres i kassekladden i stedet for i Salgsordrer- og Indkøbsordrer-modulet. Det er muligt kladdelinjen er så lang, at du ikke kan se alle felterne på én gang. De dukker op efterhånden, som du indtaster i kladden og markøren flyttes fremefter gennem felterne. 189

190 FINANS I det følgende anvendes en almindelig telefonregning som eksempel og udgangspunkt for indtastning i kassekladden. 1. Tag bilaget, du vil bogføre. 2. Bogfør-feltet er markeret, hvilket betyder at linjen skal bogføres, når kladden bogføres. Hvis feltet ikke er markeret, springes linjen over, når kladden bogføres. 3. Dato-feltet er allerede udfyldt med systemdatoen. Du kan overskrive datoen med en anden, hvis bilaget skal registreres på en anden dato. Indtast dato, og tryk derefter på Tab-tasten. Dato-indtastning Dato-formatet er dd-mm-åååå. Bindestregen sætter systemet automatisk, du skal blot indtaste ddmmåååå. Hvis årstal og måned passer, skal du kun indtaste dato (dd). Hvis årstal passer, skal du kun indtaste dato og måned (ddmm) Eksempel: Systemdato er xx Hvis bilaget er fra 15. juni, skal du blot indtaste 15, systemet udfylder resten automatisk. Hvis bilaget er fra 31 maj, skal du blot indtaste Bilag-feltet er udfyldt med det næste bilagsnummer i bilagsserien, kassekladden arbejder med (angives pr. kassekladde under Finans/Opsætning/Kassekladder). Bilagsnummeret kan altid rettes/overskrives. Bemærk! Bilag-feltet udfyldes med samme nummer som forrige linje, hvis der ikke er balance i det pågældende bilag (der 190

191 FINANS er ikke debiteret og krediteret lige meget). Når bilaget balancerer, hæves bilagsnummeret med én. Hvis der importeres bilag til en kassekladde, tildeles automatisk næste nummer jfr. kladdens bilagsserie. Hvis en hel kladde importeres, tildeles også automatisk bilagsnummer jfr. kladdenavnet, der er importeret til. 5. Tryk på Tab-tasten, hvis bilagsnummeret er korrekt. 6. Kontoart-feltet er udfyldt med Finans. Det angiver, at der er tale om et finansbilag. Fra listen i feltet kan du se, at de andre muligheder er Debitor og Kreditor, hvis det er en postering direkte på en Debitor- eller Kreditorkonto i hhv. Kunder og Leverandører. Mere om det senere. 7. Tryk på Tab-tasten for at acceptere Finans og fortsætte til næste felt. 8. Indtast kontonummeret, du vil bogføre bilaget på. Tip! Der er ikke mere brug for at have en papir-udskrift af kontoplanen liggende ved siden af dig. Og glem fremover alt om at lære kontoplanen uden ad. Det er meget nemmere at bruge systemets muligheder til at finde den rigtige konto. Brug listen i feltet til at bladre i kontoplanen og vælge den ønskede konto. Type-ahead er aktiv i listens kontonummer-felt. Tryk på F4, Søg til at søge efter kontoen eller få et afgrænset udsnit, f.eks. sorteret i alfabetisk orden. Tryk på Tab-tasten, når kontonummeret er valgt. 9. Hvis du ud fra demo-kontoplanen har valgt f.eks. konto 3500, Telefon og mobiltelefon, udfyldes Moms-feltet med Køb. Det betyder, at købsmomsen bogføres automatisk på konto for indgående afgift. 191

192 FINANS Øverst i kassekladden, lige over felt-navnene, vises navnet på kontoen og eventuelt nummer og navn på modkontoen, se nedenfor. 10. Modkonto-feltet udfylder du, hvis hele beløbet skal modposteres på én konto og med samme posteringstekst. Du kan checke navnet på modkontoen i feltet øverst i kassekladden, lige over felt-navnene. Hvis modposten skal fordeles på flere konti, skal du ikke benytte modkonto men derimod oprette nye linjer til hver enkelt modpost. Tryk på Tab-tasten for at fortsætte til næste felt. 11. Udfyld Tekst-feltet med en passende beskrivelse af bilaget. Tip! Beskrivelsen skal ikke være en gentagelse af kontonavnet eller datoen. Det vil være spild af tekst, da det allerede fremgår af oplysningerne i posteringen. Eksemplet er en telefonregning, angiv da hellere perioden, fakturanummeret eller telefonnummeret, hvis der er flere telefoner i firmaet. Hvis det f.eks. er vægtafgift eller forsikring på firmabiler, angiv da periode og indregistreringsnummer eller biltype i teksten. 12. Nu skal du enten udfylde Debet- eller Kredit-feltet, altid et af felterne, men aldrig begge. 192

193 FINANS Hvis kassekladden ikke balancerer, foreslås beløbet automatisk. I eksemplet er der tale om en omkostning, derfor skal beløbet indtastes i Debet-feltet. Bemærk endvidere, at du skal indtaste beløbet inklusive moms. Systemet beregner og bogfører momsbeløbet og nettobeløbet på de respektive konti. Konto (3500) debiteres, og Modkonto ( Bank) bliver krediteret. 13. Tryk på Tab-tasten, indtil Moms-feltet er aktivt. 14. Moms-feltet er allerede udfyldt med momskoden Køb. Hvis du slår op i listen over muligheder i feltet (Felthjælp), kan du se, at det er korrekt (Almindelig 25% indgående moms). 15. Når du har indtastet de nødvendige oplysninger til bilaget, skal du flytte markøren direkte til Dato-feltet i næste linje (klik med musen eller brug pil-ned tasten), og fortsæt med at registrere næste bilag. Her vises kladden med forskellige indtastningseksempler. Som du ser, er felterne til højre i skærmbilledet skjulte. Det skyldes, at kun felter i skærmbilledets bredde kan vises. 193

194 FINANS Dimensioner I kassekladden kan der bogføres på dimensioner: Afdelinger Kostcentre Formål Projekter Det kan der i øvrigt overalt i systemet på f.eks. salgs- og indkøbsordrer, lagerkladder osv. Der kan også knyttes dimensioner til stamdata som f.eks. finanskonti, kunder, leverandører, varer etc. Under Generelt/Opsætning oprettes dimensionerne. Det er helt frivilligt, om du benytter alle tre dimensioner eller f.eks. blot Afdeling. Eller måske blot Formål, hvis du ønsker at føre omkostninger på events eller kampagner. Ved at bruge projekter, er det muligt at føre et simpelt projektregnskab. Der kan udskrives rapporter på kryds og tværs af dimensioner. Under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Dimensioner kan brugen af hver dimension bestemmes: Skjul = Vis ikke dimensionen i skærmbilleder. Valgfrit = Dimensionen kan benyttes, men det er frivilligt om den udfyldes. Skal udfyldes = Dimensionen skal udfyldes i kassekladden. Poster skal balancere = Debet og Kredit skal stemme på dimensionen i kassekladden. 194

195 FINANS Højreklik-menuen i kassekladden Via højreklik-menuen i kassekladden er der adgang til flere forskellige funktioner. Her nævnes de mest anvendte: Vælg felter: Vælg de felter, der skal vises i kassekladden. Opsætningen gemmes pr. bruger. Måske er der overflødige felter, du slet ikke benytter. Dem kan du med fordel fjerne for at lette indtastningsarbejdet. Omvendt er der måske felter, som ikke er vist i standardversionen, men som du har brug for. Check, udskriv og bogfør: Kontrollér kladden for tekniske fejl, udskriv og bogfør. Importer PBS-fil: Importer en fil fra banken i PBSstandardformat med betalingsposter til kladden. Check kassekladden Som tidligere nævnt er skærmbilledet kun en kladde. Som altid, når du har en kladde, kan du selv checke den igen og igen. Systemet checker også kladden, men kan selvfølgelig ikke checke, om du har anvendt de rigtige kontonumre og angivet de rigtige beløb i det rigtige felt (Debet eller Kredit). Systemet checker, at der er debiteret og krediteret lige meget, og om alle nødvendige felter er udfyldt. 1. Vælg Højreklik-menuen, Check kladde. Er der fejl, vises en fejlmeddelelse, og de fejlbehæftede linjer markeres med en særlig farve. 195

196 FINANS Fejl i kassekladden Fejlmuligheder i kassekladden: Der er ikke debet/kredit-balance på et bilag eller en dato. Ubalance på bilaget, fordi modkontoen er fjernet/glemt. Konto er spærret for manuel indtastning. Konto er ikke en bogføringskonto. Bogføringsperiode er lukket eller ikke oprettet (se under Perioder) Momsperiode er lukket (kan genåbnes under Momsperioder). Åbenpost: Fejl i fakturanummer, der skal udlignes. Ret fejlene, og check kassekladden igen. Udskriv kassekladden Du skal altid udskrive kassekladden, før du bogfører kladden. Så har du dokumentation for, hvordan du har registreret bilagene. Opdager du senere, at der er fejl i bogføringen, er kassekladden eller kasserapporten et godt udgangspunkt for at finde årsagen og rette fejlen. Kassekladden er ikke dokumentation for bogføringen. Det er kun en udskrift af din kladde. 1. Vælg Højreklik-menuen Udskriv kladde. 196

197 FINANS 2. Hvis du vælger Skærm, udskrives kun til skærm. Det kan være meget praktisk at udskrive til skærm før printer, så kan du gennemse kladden og rette evt. fejl, før du udskriver til printer. Klik på Printer-knappen, hvis du vil udskrive til en anden end din standard-ms Windows printer, hvis navn er også vist i skærmbilledet. 3. Klik på OK-knappen. for at udskrive. Kassekladden arkiveres i en selvstændig mappe eller sammen med bilagene. Bogfør kassekladden Du har nu indtastet dine bilag i kassekladden, du har checket den, og du har udskrevet den. Nu kan du bogføre den. 1. Vælg Højreklik-menuen, Bogfør kladde. 2. Der kommer altid en advarsel før bogføring af en Gem linjerkladde for at advare brugeren om, at den evt. kan være bogført før. 3. Klik på OK for at bogføre kladden. Hvis der er fejl i kladden, kan den ikke bogføres. Se tidligere afsnit for at få hjælp til at rette fejl. Hvis kladden er fejlfri, vises en bekræftelse af, at kladden er bogført. 4. Klik på OK for at afslutte bogføringen. Linjerne i kassekladden bliver nu bogført. Hvis der stadig er linjer i kladden efter bogføring, kan det skyldes følgende: A: Der er valgt Gem linjer i opsætningen af kassekladden. Linjerne bogføres, men de forsvinder ikke og kan genbruges i en anden bogføring. B: Bogfør-feltet er ikke markeret på en eller flere linjer i kladden. 197

198 Dokumentation af bogføring FINANS Du skal altid sørge for at have dokumentation af din bogføring. Ud over kassekladden kan du udskrive en posteringsliste. Vælg Finans/Rapporter/Finansposteringer. Afgræns rapporten og klik på OK. Her er et udsnit af posteringslisten. I eksemplet er valgt posteringer fra 1. januar til 31. januar. Vend bilag/ophæv bilag Et bilag vendes/ophæves, når det er bogført via en finanskladde eller en systemkladde. Vend transaktion danner omvendte poster ved at skifte fortegn på eksisterende posteringer. Ophæv transaktion ophæver transaktionen ved at danne omvendte posteringer med modsat fortegn. 1. Vælg finanskontoen under Finans/Kontoplan, hvor bilaget er bogført. 2. Vælg Posteringer-fanen og udpeg bilaget, der skal vendes/ophæves. Alternativt kan bilaget findes via Posteringssøgning under Finans/Funktioner. 198

199 FINANS 3. Når bilaget er markeret: Vælg højreklik-menuen/transaktion. Herefter vises alle bogføringer i transaktionen. 4. Vælg Funktioner-menuen/Vend transaktion eller Ophæv Transaktion. Bemærk! Hvis bilaget involverer vare-transaktioner, skal det vendes/ophæves som en kreditnota. Posteringssøgning i Finans Under Finans/Funktioner/Posteringssøgning kan du søge efter alle bogførte finansposteringer. 199

200 FINANS Søgemulighederne er nærmest ubegrænsede, dvs. du kan søge på alt i en postering; dato, konto, beløb, tekst, bilag osv. osv. Hvis du f.eks. skal finde et bilag på et vist beløb, kan du søge på alle bilag med dette beløb (excl. moms). Eller hvis du søger efter en tekst eller del af en tekst på posteringen, kan det også lade sig gøre at begrænse søgningen på det. Afgrænsning i to tempi Du kan afgrænse søgningen to tempi: 1. Grov søgning: Først under Afgrænsning i venstre del af skærmbilledet. Efterlader du alle felterne tomme, vises alle posteringer. 2. Fin søgning Dernæst i linjen under kolonneoverskriften over posteringerne. Der kan du indtaste søgekriterier i alle felter. Og via højreklik-menuen vælge, hvilke felter der skal vises og dermed hvilke felter, der skal kunne søges i. For en nærmere beskrivelse af dette, se da kapitlet Søgning, afsnittet Listbilleder har søgefilter i øverste linje. 200

201 FINANS Systemkladder Systemkladder oprettes automatisk af systemet. De findes under Finans/Systemkladder. De indeholder kladdelinjer, der er genereret i forbindelse med: Rente: Kladderne benævnes Rente+dato for renteberegning. Rentenotaer oprettes i systemkladden, herunder renteposteringen samt evt. gebyr. Når (og hvis) kunden betaler rentenotaen, kan den bogføres. Hvis kunden ikke betaler rentenotaen, kan linjen i kladden slettes. Rykker: Kladderne benævnes Rykker+dato for rykker. Gebyr på rykkernotaer oprettes i systemkladden, Når (og hvis) kunden betaler gebyret, kan det bogføres. Hvis kunden ikke betaler, kan linjen i kladden slettes. Indlæs bilag via Finans/Funktioner/Indlæs bilag. Kladden benævnes Dato+tidspunkt for indlæsning. De følgende posteringer oprettes også automatisk, men ikke i en systemkladde, idet kladdenavnet er givet på forhånd. Bankafstemning. Kladdenavnet, som bankafstemningen skal overføres til angives under Finans/Opsætning/Bankkonti i feltet Afstem. kladde. Momsangivelse: Kladden benævnes Moms+dato for afregning. Momsposteringerne oprettes i en systemkladde. Saldoen fra indgående og udgående afgift pr. ultimo momsperioden overføres til momskreditorens kreditorkonto eller momsafregninskontoen. Kommende betalingsposter til købs- og salgsfakturaer. Betalingsforslagene oprettes automatisk ved købs- og salgsfakturering i kladden der er angivet under hhv. Generelt/Indstillinger/Salgsordrer/Salgsfaktura under Opret indbetalingspost i kladde og 201

202 Generelt/Indstillinger/Indkøbsordrer/Købsfaktura under Opret udbetalingspost i kladde. Når kladderne er udskrevet og bogført, kan de slettes under Finans/Indstillinger/Systemkladder. Kontoplanen FINANS Der følger en kontoplan med systemet. Måske er du vant til en anden kontoplan i et tidligere system og det er muligt at indlæse denne i systemet i stedet for. Det er en afvejning af vane kontra omkostninger. Din revisor har sikkert også en mening. Kontakt eventuelt din forhandlere for at rådføre dig. Anbefalinger vedr. valg af kontoplan Behold standardkontoplanen Hvis du beholder standardkontoplanen, gør det opstarten væsentlig nemmere og billigere. Alle referencekartoteker er oprettet med de rigtige konti til automatisk bogføring af køb og salg, moms, forsendelse og gebyrer, tilgodehavender osv. Vaner kan have stor betydning. Hvis du, din bogholder eller revisor stritter kraftigt imod at beholde systemets standardkontoplan, fordi den er anderledes, så giv det en ekstra overvejelser. Det kræver måske ikke så meget energi at vænne sig til en ny kontoplan. Din revisor har måske et ønske om at beholde din gamle kontoplan, fordi det passer bedre ind i revisorens systemer. Men fortæl konsekvenserne og tag evt. din forhandler med på råd for at hjælpe revisoren med at konvertere sit system til din nye kontoplan. Overfør din egen kontoplan til systemet Hvis du konverterer til din egen kontoplan, behøver du højst sandsynlig forhandlerens hjælp til at importere data og ændre alle referencekartotekerne, så de er oprettet med dine konti til brug ved automatisk bogføring af moms, køb og salg, etc. Måske er du mere fortrolig med din gamle kontoplan. 202

203 FINANS Det er lettere at konvertere posteringer fra dit gamle økonomisystem direkte ind i det nye system. Inden da skal du dog overveje, om det er nødvendigt at konvertere historikken frem for bare at starte med saldi fra det gamle system. Du kan sandsynligvis altid se historikken i det gamle system. Uanset om du vælger det ene eller det andet, kan det være nødvendigt at oprette, rette og slette i kontoplanen, hvis den ikke helt passer til dit firmas behov. Vælg Finans/Kontoplan. Kontonumrene er venstrestillede. Dermed kan der let indsættes nye underkonti ind i et interval. I oversigtsbilledet vises kontoplanen og til højre funktionsknapper der svarer til højreklik-menuen. Højreklik-menuen i kontoplanen I højreklik-menuen er der adgang til Gængse funktioner som Opret, Dupliker, osv. Export til Excel (Aktuel kontos oplysninger) Grafisk saldooversigt og saldoudvikling. 203

204 Søgning i kontoplanen. Genvejstast F4 FINANS Tryk på F4, Søg for at søge efter en konto i kontoplanen. Via Filter-linjen over kolonneoverskrifterne kan du søge i alle felter og gruppere kontoplanen ved at trække kolonneoverskriften op under programmenuen. I højreklik-menuen kan du vælge felter at søge på. Opsætningen gemmes pr. bruger. Du kan bladre i søgelisten med piltasterne. Markér linjen, du søgte, og tryk på Enter for at overføre valget til kassekladden. Du behøver ikke vide nøjagtigt, hvad du søger efter. I hvert søge-felt kan du søge vilkårligt på alle forekomster i feltet, uanset om det matcher eller indgår i. Efterhånden som du indtaster mere og mere af et søgekriterie i et felt, formindskes listen tilsvarende til at vise færre og færre forekomster. Hvis du i ét felt ikke har fundet et ønsket match, kan du gå videre til et andet felt og fortsætte søgningen via det andet felt. 204

205 FINANS Slet en konto Har du bogført på en konto, kan den ikke slettes. Når du har bogført i længere tid i dit regnskab, kan du checke, om der er konti, der aldrig har været anvendt. Det er en god idé at slette disse konti for at gøre kontoplanen mere overskuelig. Kontoplanen i demo-regnskabet er meget omfattende. Derfor kan du roligt eksperimentere med at slette et par konti. 1. Vælg Finans/Kontoplan for at åbne kontoplanen og vælg den ønskede konto. Vær opmærksom på, at den rigtige konto er markeret, før du sletter. 2. Tryk på F8, Slet post eller klik på Slet-ikonet i værktøjslinjen. Ret en konto Du kan ændre alle oplysninger om en konto i din kontoplan. Også kontonummer og også selvom der er bogført på kontoen. 1. Vælg Finans/Kontoplan for at åbne kontoplanen. 2. Find kontoen, der skal ændres. 3. Tryk evt. på F5, Ret eller Ret-ikonet, hvis skærmbilledet ikke allerede er i Ret-mode. 4. Indtast nye oplysninger i det felt, der skal ændres, og klik på Gem-ikonet (F6) for at godkende ændringen. 205

206 FINANS Ændring af kontonummer Vil du ændre kontonummer på en konto, er der to alternativer, du kan overveje. 1. Er der ikke bogført på kontoen, så slet den, og opret den igen med et nyt nummer. 2. Er der derimod bogført på kontoen, skal du ændre kontonummer via Generelt/Funktioner/Ændre nøglefelter. Du kan ændre et kontonummer, hvis du f.eks. vil flytte kontoen til en anden placering i kontoplanen. Når kontonummeret ændres, rettes alle referencer i hele systemet automatisk til det nye kontonummer, herunder alle posteringer, kladdelinjer, opsætninger osv. Det eneste der, af naturlige årsager, ikke kan ændres, når der er bogført på kontoen, er al din gamle dokumentation i form af rapporter af posteringslister, kassekladder og lignende.. Opret en ny konto i kontoplanen Du kan komme ud for, at det er nødvendigt at udvide kontoplanen med én eller flere konti. Luft mellem kontonumre Det anbefales, du holder lidt luft mellem numrene i kontoplanen, så du har mulighed for at indskyde nye numre mellem de eksisterende hen ad vejen. Kontonumrene er venstrestillede, hvilket betyder at de sorteres fra første ciffer og opefter. Derved er det let at klemme underkonti ind i en gruppe. 206

207 FINANS Eksempel: Kontonummer I eksemplet er kontonumrene i kursiv og klemt ind mellem 1235 og 1236 og oprettet med et ekstra ciffer for at kunne klemmes ind i intervallet. Antal cifre i kontonumre Antallet af cifre i kontonummeret er valgfrit, jo større kontoplan desto flere cifre er der brug for. Jo færre cifre desto hurtigere er det at indtaste i kassekladden og nemmere at huske kontonumrene. Benyt minimum 3-4 cifre og prøv at holde dig under 7-8 cifre. Opret en ny konto: 1. Vælg Finans/Kontoplan for at åbne kontoplanen. 2. Placér markøren på en vilkårlig linje i kontoplanen. Det behøver ikke være der, hvor kontoen skal indsættes. Kontoen bliver automatisk sat ind i rækkefølgen efter det nummer, du giver den. 3. Tryk på F2, Opret, eller klik på Opret-ikonet i værktøjsmenuen. Der åbnes en ny tom konto, hvor du kan indtaste alle kontooplysningerne i de relevante felter. 207

208 FINANS 4. I dette tilfælde er der tale om en Drift-konto, da det er en konto i resultatopgørelsen. Når du skal oprette en konto i balancen, skal du anvende kontotypen Status. 5. Moms-feltet er udfyldt Køb, hvilket betyder almindelig 25% indgående moms. 6. Forklaring til de andre kontotyper og felter i øvrigt kan du eventuelt finde ved at bruge F1, Hjælp. 7. Klik på Gem-ikonet, (F6) for at gemme den nye konto. 8. Kontoen bliver sat ind på den rette plads. Opret startsaldo/beholdning på en ny konto Når kontoen er oprettet i kontoplanen, skal der muligvis oprettes en startsaldo på kontoen. For eksempel hvis det er et nyoptaget lån, en nyindkøbt ejendom etc. Startsaldoen bogføres via kassekladden. 208

209 FINANS Indlæs bilag Regnskabets bilag kan indlæses og gemmes i systemet i PDF-fil. Den indlæste fil gemmes på harddisken og vises på skærmen som en slags fotokopi af bilaget. Forinden skal bilagene scannes med en almindelig scanner og gemmes i PDF-format. Endvidere kan PDF-filerne uploades via FTP til en fælles server, f.eks. en webserver således, at eksterne partnere også kan se dem. Bilagene indlæses i systemet under Finans/Funktioner/Indlæs bilag. For hvert bilag oprettes en linje i en eksisterende kassekladde eller en systemkladde (oprettes automatisk), der navngives med dags dato. Hver linje skal herefter konteres og bogføres. Bagefter kan såvel bilag som finanspostering ses på posteringen i kontoplanen via Posteringer, højreklik-menuen/transaktion. Det anbefales, af pladshensyn, at hver fil fylder max. 50kb. Hvorfor indlæse bilag Bilaget er altid lige ved hånden, og det er en nem måde at opbevare bilag på. Det er et godt supplement til bilagsmapperne. Du behøver ikke slå op i tunge overfyldte mapper for at se bilaget. NB! Det anbefales, jfr. dansk regnskabslovgivning, at bilaget i dets originale oprindelse altid kan forevises, enten i form af en ægte papirkopi, en mail, en e-faktura, kontrakt etc. Bilaget er sikret, hvis originalbilaget forsvinder. Når du modtager en faktura eller en regning, er indscanning og lagring i systemet en ekstra sikring af bilaget. Opfølgning er sikret. Når bilaget er indlæst i systemet og overført til en kladde, har du sikret registrering af bilaget og opfølgning bliver nemmere. Hurtig bilagsfremsendelse. Du kan hurtigt distribuere bilaget til godkender. Det kan scannes og fremsendes via , eller det kan indlæses i systemet, hvorefter godkender kan kontere det i kassekladden uden at have haft bilaget fysisk i hånden. 209

210 FINANS Globale virksomheder/geografisk adskilte virksomheder får lettere adgang til bilaget og du slipper for at fremsende bilag pr. post til godkendelse. Godkender kan se bilaget i systemet, uanset hvor vedkommende befinder sig i verden (såfremt der er remote adgang til systemet). Alle kan se bilaget on-line såfremt de har adgang. Outsourcing af bogføringen: Det er nemt at sende bilag til bogføring hos en ekstern bogholder. Indstillinger før indlæsning af bilag Før du kan indlæse bilag skal følgende sættes op under Generelt/Indstillinger/Indlæs bilag: Bilagsfolder: I hvilken folder skal systemet starte med at søge efter bilag. Søger i folderen under systemets programfolder. Bemærk! Det anbefales, at du opretter én folder pr. firma, hvis du har flere firmaer. Dermed undgås, at bilagene blandes sammen. Firmafolderen kan evt. opdeles i underfoldere, hvor bilagene sorteres efter f.eks. dato eller ugenr. alt efter, hvor mange bilag du har. Alt dette gør det nemmere at udvælge og importere filerne, især fordi indholdet af en folder kan importeres på én gang. Upload bilag: Skal bilagene uploades til website via FTP. Bilagene ligger så i en underfolder med samme navn som bilagsfolderen på websitet. Hvis feltet ikke er markeret, placeres bilagene i folderen, der er angivet under Bilagsfolder (se ovenfor). Hvis du vælger upload via FTP, er der yderligere en række oplysninger der skal udfyldes for at opsætte FTP til bilagsupload. Kryptér filnavne: Det anbefales at kryptere på PDF-filer,der anvendes på et website.. Det giver mulighed for at angive at angive et link til filen på en tilgængelig webadresse uden at uvedkommende kan gætte filernes navne Når indscannede fi- 210

211 FINANS ler kun anvendes internt i virksomheden, er det ikke nødvendigt at kryptere. Indlæs bilag Indlæs bilag findes under Finans/Funktioner/Indlæs bilag. Først skal ovennævnte indstillingerne være i orden, og bilagene skal være gemt i filer i PDF-format.. Af pladshensyn anbefales en max. filstørrelse på 50Kb. 1. Udvælg filerne med funktionerne Tilføj filer (udpeg en eller flere filer) eller Tilføj folder (alle filer fra en folder indlæses). Herefter vises de valgte filer i listen. 2. Slet filer fra oversigten med funktionen Fjern filer (enkelt markeret fil) eller Fjern Alle. 3. Vælg derefter Importer filer i Funktions-menuen. Linjerne forsvinder og overføres til en systemkladde. For hvert bilag oprettes en linje i en Systemkladde (kladden oprettes automatisk), der navngives dags dato. I kladden er der endnu en mulighed for at fjerne posteringen og filen ved at slette linjen i kladden. Kladden vises standard som Tabel med bilag, hvor PDFfilerne vises sammen med kassekladde-felterne, der skal udfyldes. Hvis du hellere vil se kladden som liste, kan du skifte udseende i Funktions-menuen. 211

212 FINANS 4. Bilagene skal herefter konteres i kladden og bogføres. Efter bogføring kan det vedhæftede bilag (fil) og finansposteringen ses på posteringen i kontoplanen via Posteringer, højreklikmenuen/transaktion. 212

213 FINANS Bankafstemning Under Finans/Funktioner/Bankafstemning kan systemets bankposteringer afstemmes med bankens posteringer. Det er en elektronisk afstemning frem for en papir-afstemning mellem et bankens kontoudtog og systemets kontoudtog. Afstemning sikrer, at systemets saldo og bankens saldo altid stemmer. Afstemte posteringer markeres som afstemte. Følgende funktioner er mulige under Bankafstemning: Alle bankkonti, der er oprettet under Finans/Opsætning/Bankkonti kan vælges under Bankafstemning. Der kan enten afstemmes direkte mod importerede bankposteringer (mulighed for import af bankposteringer fra CSV-, Excel- og Access format). Eller der kan afstemmes manuelt kun på finansbankkontoens posteringer mod en udskrift fra banken. Benyttes importerede banktransaktioner, kan systemets og bankens transaktioner auto-afstemmes. 213

214 FINANS Afstemning kan ophæves igen. Mulighed for at overføre ikke afstemte posteringer til en kassekladde. Mulighed for lukning af afstemt periode, så den ikke længere vises i Bankafstemning. Linjernes farve Grønne linjer er afstemte posteringer. Grønne linjer kan ophæves via Ophæv-knappen. Blå linjer er ej afstemte linjer, der er overført til en kassekladde via Dan kladde-knappen. De kan ikke bankafstemmes, før de er bogført eller slettet i kassekladden/kassekladderne. De skal slettes fra kassekladderne, før linjerne skifter tilbage til oprindelig farve (hvid eller lys-gul, se nedenfor), klik på Opdatér-knappen for at opdatere linjefarverne. Hvide og lys-gule linjer er ej afstemte linjer. De hvide er bogførte posteringer på finanskontoen, de gule er importerede posteringer fra bankkontoen. 214

215 FINANS Opret bankkonti Under Finans/Opsætning/Bankkonti oprettes kontiene, der skal bankafstemmes under Finans/Funktioner/Bankafstemning. Oplysningerne om banken og bankkontoen mv. er ikke vigtige for bankafstemningen, det er derimod Kontonr. og Afstem. kladde. I feltet Kontonr. angives bankkontoens kontonummer i finanskontoplanen. Det er finanskontoens posteringer, der vises under Bankafstemning. I feltet Afstem kladde angives kassekladden, som manglende ikke afstemte posteringer eventuelt skal overføres til, hvis funktionen Dan kladde benyttes til at bogføre og modpostere manglende, overskydende eller fejlbehæftede posteringer. Posteringerne autooprettes i en finanskladde med dato, bilag, kontotype, kontonummer og tekst, Herefter er det blot at udfylde modkonto og bogføre kassekladden. Endelig skal det pr. bankkonto angives, om der skal afstemmes mod banktransaktioner eller benyttes simpel afstemning alene af finanskontotransaktioner mod et eksternt kontoudtog fra banken. Sidstnævnte valgmulighed benyttes, når du afstemmer mod et papirkontoudtog. Eller hvis du f.eks. ønsker at afstemme andre finanskonti på simpel vis det kan være Kasse eller Debitorer, hvor du ikke kan importere posteringer. 215

216 FINANS Via højreklik-menuen/bankimport kan bankposteringer importeres fra en ekstern fil i Text, Excel eller Access-format. Se On-line hjælpen eller kapitlet Importer data for en beskrivelse. Import af bankposteringer benyttes kun, hvis afstemningen skal foretages direkte i systemet frem for en enkel afstemning mellem systemets bankposteringer og en udskrift af bankens kontoudtog. Posteringerne vises i oversigten nederst i skærmbilledet efter import. Bemærk! Hvis bankposteringer skal slettes igen, efter de er importeret, sker det også i oversigten nederst i skærmbilledet. Linierne markeres, hvorefter de slettes med F8, Slet. 216

217 FINANS Afstem bankkonti 1. Vælg Finans/Funktioner/Bankafstemning for at afstemme bankkonti. 2. Under Afgrænsning vælges Bankkonto og Periode. 3. Klik på Opdater-knappen for at opdatere posteringsoversigten. 4. Klik på Importer bankposteringer for at importere banktransaktioner fra en ekstern fil i enten Text-, Excel- eller Access-format. Bankposteringer kan også importeres under Finans/Opsætning/Bankkonti via højreklikmenuen/bankimport. Se afsnittet ovenfor. 5. Klik på Autoafstem-knappen for at få systemet til at afstemme finansposter og banktransaktioner, der matcher mht. beløb. Funktionen benyttes kun, hvis der er importeret banktransaktioner. Den er nyttig ved første bankafstemning, hvor der måske er mange uafstemte poster, enten fordi der ikke før har været benyttet bankafstemning, eller fordi der er importeret posteringer ifm. konvertering fra et andet system. 6. Markér poster manuelt: Markér linjer til udligning: Klik på linjen helt ude i venstre kolonne for at markere første linje til afstemning. Hold Shift-tasten nede for at markere næste linje/modposten/flere linjer til afstemning i forlængelse af hinanden. 217

218 FINANS Hold Ctrl-tasten nede (og bliv ved at holde den nede), hvis linjerne ikke ligger i forlængelse af hinanden. Hvis der benyttes simpel afstemning mod en udskrift af et bankkontoudtog, markeres den enkelte finanspost på samme vis som ovenfor, blot er der ingen elektronisk bank-modpost. 7. Klik på Afstem-knappen for at afstemme markerede poster. Markerede poster skal balancere. Afstemte poster markeres herefter med grøn farve. Ophæv afstemning En afstemning er markeret med grøn farve. Afstemningen kan ophæves ved at markere linjen og klikke på Ophæv-knappen Dan kladde Ikke afstemte poster kan overføres til en kassekladde. Det kan f.eks. være poster, der er fejlbogført eller importerede bankposter, der ikke er bogført Finans (renter og gebyrer). Posterne overføres til kassekladden med Dato, type Finans, Finansbankkonto, Tekst og Beløb. Herefter skal blot modkonto udfyldes, feltet Bogfør markeres og kladden bogføres. Derefter kan posterne afstemmes via Bankafstemning. Via Dan kladde slipper du dermed for at oprette rettelsesposteringerne manuelt i en kassekladde. 218

219 FINANS Poster, der ligger i en kladde, er markeret med blå og er låst for afstemning. Først når posterne i kladden er bogført (eller slettet), skifter linjerne farve. Husk at klikke på Opdatér-knappen, hvis Bankafstemning-skærmbilledet er åbent mens kladden bogføres eller slettes. Ellers skifter linjerne ikke farve. 219

220 Kunder og salgsordrer En debitor er en person eller en virksomhed, der skylder dig penge. Som regel er det en kunde, der har købt varer eller ydelser af dig på kredit. Kunder kan også købe kontant, i så fald er det ikke en debitor. I systemet kan du oprette salgordrer, skrive fakturaer ud og holde styr på oplysninger om dine kunder, såsom navn, adresse, betalings- og leveringsbetingelser etc. Endvidere holder programmet styr på, hvor meget debitorerne hver især skylder, og om de betaler til tiden. Salgordrer hører til modulet Handel. Fakturering af varesalg I systemet er det nemt at skrive og bogføre en faktura, hvis oplysninger om kunde og varer allerede er i systemet. Al fakturering foregår under Salgsordrer. Såfremt varen er bestilt og/eller købt og betalt via den integrerede web-shop, oprettes ordren automatisk i systemet. Bemærk! I Salgsordrer oprettes ordrerne en for en og styres individuelt. Oplysningerne gemmes og kan ændres, til ordren (del)leveres, faktureres eller slettes. En ordre er ligesom en kassekladde, der ikke er bogført. Indtil ordren er leveret og/eller faktureret, kan du vende tilbage til ordren og ændre alle oplysninger. Dog kun på restordrer, der ikke er delleverede. Varer reserveres altid på lageret ved oprettelse af ordren. Følgesedler og fakturaer udskrives efterhånden, som varerne skal/kan leveres. Det vil sige, at du ét og samme sted kan fakturere strakssalg, kontantsalg, bestillinger og ordrer til senere eller ad-hoc levering. Før du starter Inden du opretter salgsordrer og fakturerer, er der nogle ting i systemet, der først skal være på plads. Dette gælder naturligvis kun, hvis det er første gang, fakturering i systemet tages i brug, og hvis du ikke leger i demo-regnskabet, hvor det hele er sat op på forhånd. Følgende skal sættes op: 220

221 KUNDER OG SALGSORDRER Nummerserie til Salgsordrer Nummerserie til Ordrebekræftelse, Følgeseddel, Faktura, Kreditnota. Bogføringsgruppe på kunde, se bemærkning Bogføringsgruppe på vare(r), se bemærkning. Bemærkning: Kunder og varer skal have bogføringsgruppe, før de kan faktureres. Desuden skal systemet være gjort klar til automatisk bogføring af fakturaer i regnskabet. Det er alt sammen beskrevet i systemets Kom godt i gang-vejledning, der findes på Personlig side/min hjælp. Nummerserie til salgsordrer Før du opretter salgsordrer, skal du angive nummerserie til salgsordrer og næste nummer i rækkefølgen, hvis det ikke allerede er sat op. Nummerserierne oprettes ét sted, og nummerserien angives et andet sted. Det får du en beskrivelse af her: 1. Nummerserien oprettes under Finans/Opsætning/Bilag. 2. I dette tilfælde er der allerede oprettet en nummerserie Salgsordrer 221

222 KUNDER OG SALGSORDRER Navnet er Salgsordre. Næste nummer i rækkefølgen tælles automatisk op. Men du har lov at rette det, hvis du vil begynde forfra og nummerere dine salgsordrer anderledes. Du kan oprette og navngive din egen bilagsserie til salgsordrer. 3. Nummerserien til salgsordrer angives under Generelt/Opsætning/Indstillinger: Salgsordrer/Nummerserie til salgsordrer. 4. I feltet Nummerserie til salgsordrer skal du angive nummerserien, der skal benyttes. (Jfr. Finans/Opsætning/Bilag) Måske der allerede er oprettet og angivet en nummerserie. Hvis ikke, gør da følgende: 5. Fra listen i feltet Nummerserie til salgsordrer, vælg den ønskede bilagsserie. Har du lige taget systemet i brug, kan du starte fra 1 eller fortsætte, hvor du slap i dit tidligere system. NB! Web-ordrer har sin egen nummerserie. Nummerserie til ordredokumenter og fakturaer Før du udskriver ordrebekræftelser, følgesedler og fakturaer, skal du oprette og angive nummerserier og næste nummer i rækkefølgen, hvis det ikke allerede er sat op. 222

223 KUNDER OG SALGSORDRER Det er vigtigt at fakturanummerserien adskiller sig fra den almindelige finansbilagsnummerserie (den i kassekladderne). Ordredokument- og Fakturanummerserien oprettes ét sted og angives et andet sted. Det får du en beskrivelse af her: 1. Ordrebekræftelse, Følgeseddel og Fakturanummerserien oprettes under Finans/Opsætning/Bilag. I dette tilfælde er der allerede oprettet en nummerserie Salgsfaktura. Navnet er Salgsfaktura. Næste nummer i rækkefølgen tælles automatisk op. Men du har lov at rette det, hvis du vil begynde forfra og nummerere dine fakturaer anderledes. Du kan oprette en ny og navngive din egen bilagsserie til salgsfakturaer. 2. Nummerserien til fakturaer angives under Generelt/Opsætning/Indstillinger: Salgsordrer/Nummerserie til fakturaer. 223

224 KUNDER OG SALGSORDRER 3. I feltet Nummerserie til fakturaer skal du angive nummerserien, der skal benyttes. (Jfr. Finans/Opsætning/Bilag) Måske der allerede er oprettet og angivet en nummerserie. Hvis ikke, gør da følgende: 4. Fra listen i feltet Nummerserie til fakturaer, vælg den ønskede bilagsserie. 5. Nummerserierne til diverse salgsordredokumenter angives under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Salgsordrer/Nummerserie til Dokumentnavn 6. I feltet Nummerserie til Dokumentnavn skal du angive nummerserien, der skal benyttes. (Jfr. Finans/Opsætning/Bilag) Måske der allerede er oprettet og angi- 224

225 KUNDER OG SALGSORDRER vet en nummerserie. Hvis ikke, gør da følgende: 7. Fra listen i feltet Nummerserie til Dokumentnavn, vælg den ønskede bilagsserie. Hvis der er fortrykte fakturanumre Fortrykte fakturaer og fakturanumre er efterhånden en saga blot, fordi systemet kan udskrive din fakturaformular med logo og fortløbende fakturanumre helt efter dit eget design. Men skulle du have kassevis af fortrykte fakturaer med fortløbende numre, som du ikke nænner at kassere, skal du tilpasse den automatiske fakturanummerering i systemet, så den passer til dine fortrykte formularer. Dernæst skal du tilpasse systemet s fakturaformular, så fakturanummeret ikke udskrives. Dette omtales ikke yderligere i denne bog, men du kan altid tale med din forhandler om dette. 1. Salgsfakturanummerserien tilrettes jfr. dine fortrykte formularer under Finans/Opsætning/Bilag. Næste nummer skal passe til næste fortrykte faktura. 2. Kontrollér at det er samme nummerserie til salgsfakturaer, der er angivet under Generelt/Opsætning/Indstillinger/- Salgsordrer/Nummerserie til fakturaer. Nummerserie til kreditnotaer Du kan vælge at kreditnotaer skal følge samme nummerserie som fakturaer eller give kreditnotaer deres egen nummerserie. Det er igen vigtigt at både faktura- og kreditnotanummerserien adskiller sig fra finansbilagsnummerserien (der angives på kassekladden). Og at, hvis du ønsker at adskille faktura- og kreditnotanummerserien, nummereringen også adskiller sig. Kontakt eventuelt din forhandler eller supportpartner, hvis du har brug for hjælp til opsætning af nummerserier og tilpasning af fakturaformularen (der er den samme til kreditnota). 225

226 KUNDER OG SALGSORDRER Samme nummerserie til fakturaer og kreditnotaer Hvis du vil benytte samme nummerserie til kreditnotaer og fakturaer, gør da følgende: 1. Nummerserien til kreditnotaer angives under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Salgsordrer/Nummerserie til kreditnotaer.. 2. I feltet Nummerserie til kreditnotaer skal du angive samme nummerserie som under Nummerserie til fakturaer (se evt. afsnittet ovenfor). Dermed smelter de to serier sammen og følger samme nummerorden. Forskellig nummerserie til faktura og kreditnota Før du udskriver kreditnotaer, skal du angive kreditnotanummerserien og næste nummer i rækkefølgen, hvis det ikke allerede er sat op. Det er vigtigt at både kreditnota- og fakturanummerserien adskiller sig fra den almindelige finansbilagsnummerserie (den der angives på kassekladden). Kreditnotanummerserien oprettes ét sted og angives et andet sted. Det får du en beskrivelse af her: 226

227 KUNDER OG SALGSORDRER 1. Kreditnotanummerserien oprettes under Finans/Opsætning/Bilag. Som standard er der ikke oprettet nogen, da det anbefales at benytte samme serie til faktura og kreditnota. 2. For eksemplets skyld oprettes der dog en nummerserie Kreditnota Næste nummer i rækkefølgen tælles automatisk op. Men du har lov at rette det, hvis du vil begynde forfra og nummerere dine kreditnotaer anderledes. 3. Nummerserien til kreditnotaer angives under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Salgsordrer/Nummerserie til kreditnotaer. 4. I feltet Nummerserie til kreditnotaer skal du angive nummerserien, der skal benyttes. (Jfr. Finans/Opsætning/Bilag) Måske der allerede er oprettet og angivet en nummerserie. Hvis ikke, gør da følgende: 5. Fra listen i feltet Nummerserie til kreditnotaer, vælg den ønskede bilagsserie. 227

228 KUNDER OG SALGSORDRER Finansbilagsnummer til fakturaer og kreditnotaer Bilagsserien til fakturaer og kreditnotaer i regnskabet er det samme som faktura/kreditnota-nummeret. Det vil sige at bilagsnummeret i regnskabet er det samme som faktura/kreditnota-nummeret. Det gør sporing og opfølgning nemmere. Derfor er det særlig vigtigt at faktura/kreditnota-nummerserien skiller sig ud fra finansbilagsnummerserien. For eksempel går det ikke an, at første finansbilagsnummer i året er det samme som første fakturanummer eller kreditnotanummer. Se anbefaling til bilagsserier i kapitlet Finans. Bemærk! Ovennævnte punkter gælder kun ved fakturering i Salgsordrer-modulet - ikke ved indtastning af fakturaer i kassekladden, med mindre du selv manuelt indtaster et bilagsnummer lig med fakturanummeret på kladdelinjen. 228

229 KUNDER OG SALGSORDRER Opret salgsordre og faktura Følgende skal være sat op forinden: Nummerserie til salgsordrer Nummerserie til fakturaer Bogføringsgruppe på kunden Bogføringsgruppe på solgte vare(r). Hvis der ikke er bogføringsgruppe på hhv. kunde og varer, kan ordren ikke faktureres. 1. Vælg Salgsordrer/Salgsordrer. Herefter åbnes skærmbilledet til at indtaste kundeoplysninger og fakturalinjer. 2. Tryk på F2, Opret, for at oprette en ny ordre. 229

230 KUNDER OG SALGSORDRER 3. Indtast kontonummeret eller vælg fra oversigten i Konto-feltet for at finde den relevante kunde. Find kunde. Genvejstast F4 En ny ordre er oprettet og markøren er placeret i ordrehovedet i feltet Kundenr.: Tryk på F4, Søg. I linjen under feltnavnene kan angives søge-filter på et eller flere felter fra kundekartoteket. I højreklik-menuen kan du vælge felter at søge på. Opsætningen gemmes pr. bruger. Du kan bladre i søgelisten med piltasterne. Markér kunden, du søgte, og tryk på Enter for at overføre kundenr. til ordrehovedet. Du behøver ikke vide nøjagtigt, hvad du søger efter. I hvert søge-felt kan du søge vilkårligt på alle forekomster i feltet, uanset om det matcher eller indgår i. Du kan f.eks. søge på dele af firmanavn, efternavn, adresse etc. Efterhånden som du indtaster mere og mere af et søgekriterie i et felt, formindskes listen tilsvarende til at vise færre og færre forekomster. Hvis du i ét felt ikke har fundet et ønsket match, kan du gå videre til et andet felt og fortsætte søgningen via det andet felt. 230

231 KUNDER OG SALGSORDRER 4. Programmet indsætter nu kundens relevante oplysninger fra kundekartoteket i ordrehovedet. Du kan ændre oplysningerne, hvis der er behov for det på den pågældende ordre. Ændringerne gemmes ikke i kundekartoteket, de gælder kun denne ordre/faktura. Opret ordrelinjer Klik på fanen Ordrelinjer, hvor du skal indtaste oplysninger om varerne, kunden har købt. 1. Indtast Varenummer. Herefter udfyldes de fleste felter automatisk. Oplysningerne hentes fra varekartoteket, men kan rettes. Eventuelle rettelser gælder kun på den aktuelle ordre. Find vare. Genvejstast F4 Herefter åbnes et list-billede med mulighed for at søge efter varenummer vha. alle felter fra varekartoteket. Akkurat som beskrevet ovenfor i Find kunde-beskrivelsen. 2. Indtast Antal og kontrollér, at resten af felterne er korrekt udfyldt. Benyt evt. oversigterne i felterne for at se mulighederne i resten af ordrelinjens felter. For hjælp til felterne, se den interne manual (F1). 3. Udfyld en linje for hvert varenummer, kunden har købt. 231

232 Rabat på salgsordrer KUNDER OG SALGSORDRER Der er mulighed for at give rabat på den enkelte varelinje. Angiv en procentsats i Rabat-feltet eller et beløb i Rabatbeløb-feltet. Et fast rabatbeløb, der f.eks. er aftalt udenom andre rabatter skal oprettes som en diverse ordrelinje med negativt beløb. Se afsnittet Diverse ordrelinjer. Dette kræver ikke modulet Salgsrabat. Via modulet Salgsrabat kan der oprettes rabatmatrix er i form af kombinationer af kunde-/varerabatter. Herved udløses eventuel rabat automatisk. Som f.eks.: Fast linjerabat på alle ordrelinjer Hvis kunden skal have samme rabatprocent på alle varelinjer, kan du indtaste en rabatkode i ordrehovedet i feltet Rabat (standard på fanen Handelsbetingelser). Samlet ordrerabat Angiv en rabatkode i feltet Ordrerabat (standard på fanen Handelsbetingelser). Rabatten beregnes af det samlede varebeløb på fakturaen og bliver ikke vist på fakturalinjerne, men kun på fakturatotalen på Totaler-fanen i ordrehovedet i feltet Slutrabat. Pris- og rabatberegning sker pr. ordredatoen Pris- og rabatberegning sker pr. ordredatoen og ikke pr. systemdatoen. Dermed kan en ordre tilbage- og fremdateres for at udnytte rabatter, der enten har været aktive eller vil blive aktive på et senere tidspunkt. Kundespecifikke priser kan oprettes med funktionen Prislister og nettopriser på varerne i varekartoteket. Her er et eksempl på ordrelinjer. 232

233 KUNDER OG SALGSORDRER Læg mærke til, at når du udfylder Rabatfeltet, bliver Rabatbeløb-feltet automatisk udfyldt, og omvendt. I web-shoppen er alle rabat- og prisaftaler de samme Alle de rabat- og prisaftaler, der er oprettet i systemet, gælder også i web-shoppen. Det vil sige, at når der handles i web-shoppen, så er det nøjagtig samme priser og rabatter, som hvis ordrer oprettes i systemets Salgsordrer-modul. Web-shoppen hører til Internet-modulet. Disponibel beholdning negativ Under indtastning af fakturalinjer kan denne meddelelse dukke op: Valget gives kun, hvis du har valgt Spørg brugeren under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Salgsordrer/Beholdningsvalg. Det betyder, at der ikke er nok varer på lager til at levere ordren. Eller at varerne allerede er reserveret til andre ordrer. Normalt kan en varebeholdning ikke blive negativ. Kun hvis det er tilladt jfr. opsætning af varenummeret. Hvis varerne allerede er udleveret eller skal leveres, uanset de er reserveret til andre ordrer el. lign., skal du vælge Fortsæt. 233

234 KUNDER OG SALGSORDRER I web-shoppen vises en rød lampe, når en vare er udsolgt. Kunden kan dog stadig tilføje den til indkøbskurven og afsende/betale købet. Indstilling af beholdningsvalg Under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Salgsordrer/Beholdningsvalg er der følgende valgmuligheder for, hvad der skal ske i Salgsordrer (ikke i web-shoppen), hvis der ikke er disponibel beholdning: Spørg bruger, brugeren vælger hvad der skal ske. Reducer ordre retter antallet på fakturalinjen til det, som det er muligt at levere jf. den disponible lagerbeholdning. Dellever indsætter antallet, det er muligt at levere her og nu, i feltet Dellevering og bibeholder antallet i Antal-feltet. Forskellen i antallet mellem de to felter er i restordre. Restordre lægger hele ordren i restordre, dvs. bibeholder antallet på fakturalinjen og sætter dellevering til nul. Brug alternativ henter alternativt varenummer jfr. varekortet. Fortsæt ignorerer meddelelsen og bibeholder antallet på fakturalinjen og indsætter samtidig hele antallet i feltet Dellevering, dvs. levér alt nu uden hensyntagen til andre ordrer. Diverse ordrelinjer Diverse ordrelinjer uden varenummer kan f.eks. være Fragt Gebyr Skaffevarer mv. Altså varer, der ikke er oprettet i varekartoteket. Opret ordrelinjen uden varenummer og angiv antal, tekst og pris. Hvis der skal beregnes moms, angives momskode i Moms-feltet på ordrelinjen. Hvis der ikke skal beregnes moms, efterlades Moms-feltet tomt. Udfyld også Kontonr.-feltet med nummeret på den finanskonto i kontoplanen, som beløbet skal bogføres på. 234

235 KUNDER OG SALGSORDRER Anbefaling: Faste varenumre til gebyrer og fragt Det anbefales at oprette varenumre til fragt og gebyrer, hvis disse ofte tillægges ordrerne. Der skal oprettes separate varenumre til hhv. momsfri og momspligtig fragt og gebyr. Det sikrer kosekvent kontering og bogføring. Kontantsalg Når en kunde handler kontant, skal ordren behandles anderledes, idet indbetalingen skal bogføres på en kontant- eller kreditkortkonto i stedet for på debitorsamlekontoen i Finans. På salgsordren findes feltet Kontant, og feltet skal markeres. På kundegruppen under Kunder/Opsætning/Kundegrupper er der angivet et finanskontonummer i feltet Kontant. Her bogføres indbetalingen. Det vil sige at betalingen bogføres på en kontantkonto i stedet for på debitorsamlekontoen. Det er netop for ikke at være låst til samme kontantkonto, at der er et felt til kontantkonto på hver kundegruppe. Uanset om kunden handler på kredit og/eller mod kontant, registreres varesalget altid på kunden, men betalingen bogføres forskelligt. Hvis kunden ikke er oprettet (webordre), registreres betalingen på kundegruppen, der er knyttet til kundenummeret WebXX (WebDK, WebUK etc). 235

236 KUNDER OG SALGSORDRER Anbefaling hvis der er flere kontantkonti Det er ikke altid en kontant betaling modtages i samme kasse eller på samme konto. Hvis virksomheden har flere afdelinger kan der være flere kasser og kontantkonti. Det er finanskontoen på kundens kundegruppe, der afgør, hvor en kontant betaling bogføres. Hvis kundegrupperne er opdelt geografisk, og dermed indbetaler til forskellige kassekonti, skal kundegrupperne oprettes med de finanskassekonti, der forefindes i de forskellige geografiske afdelinger. Udskriv og mail ordredokumenter Fra højreklik-menuen kan du udskrive og maile: Salgsordre Ordrebekræftelse Plukliste Proformafaktura og naturligvis, efter ordren er opdateret via følgeseddel og/eller faktura, kan du udskrive Følgeseddel Faktura 236

237 KUNDER OG SALGSORDRER Dan følgeseddel Dan følgeseddel er i højreklik-menuen i ordrehovedet. Følgesedlen skal udskrives på det antal, der kan leveres til kunden. Følgesedlen indeholder oplysninger om ordren, bl.a. varen, antal, lokation osv. Følgeseddel udskrives linje for linje på dette antal: 1. Antal i feltet Dellevering, I dette felt kan du altså styre, hvor mange af det samlede antal, der skal leveres til kunden. Hvis feltet er tomt, dannes der følgeseddel på: 2. Antal minus Delleveret. Hvis der intet er leveret, dannes der derfor følgeseddel på hele ordrelinjen. Det er frivilligt, om du vil danne følgeseddel før fakturering. Ret/tilbagefør følgeseddel Hvis antallet på en følgeseddel var for højt, kan denne helt/delvist tilbageføres ved at indtaste et negativt antal i feltet Dellevering og danne en ny følgeseddel på det negative antal. Herefter nedskrives feltet Delleveret automatisk med det tilsvarende antal. Dette kan illustreres i dette eksempel, hvor der først bliver dannet følgeseddel på 5 af de 10 stk. Dernæst tilbageføres 2 stk og ordren ender op med, at der er leveret 3 ud af de 10 stk. Antal på ordre Dellevering Delleveret Bemærk! Ordrelinjerne skal være i Edit-mode (F5) for at de kan rettes. 237

238 Udskriv og opdatér faktura KUNDER OG SALGSORDRER Når du er færdig med at indtaste ordrelinjerne, skal du udskrive og bogføre fakturaen. NB! Dette gælder også web-ordrer 1. Kontrollér totalerne på Totaler-fanen for at kontrollere, at totalerne er som forventet i forhold til eventuelle prisaftaler og rabatter. 2. Vælg Funktioner-menuen, Dan faktura/kreditnota. 3. Du får mulighed for at ændre Fakturadato. Klik på OK for at udskrive, opdatere og bogføre fakturaen. 4. Bemærk, der er valgt 2 stk i Kopier-feltet; én til kunden og én til din egen fakturamappe. 238

239 KUNDER OG SALGSORDRER Fakturaer kan altid genudskrives under Kunder/Fakturaer. Bemærk! Ved fakturering dannes altid en PDF-kopi, der gemmes i bilagsfolderne på din computer eller på webhotellet, hvis Upload bilag er sat til Ja (markeret). PDF-fakturaen kan ses i transaktions-skærmbilledet via højre-klikmenuen på Posteringer-fanen på kontoen i kontoplanen.. Navn- og -feltet udfyldes automatisk, hvis det er angivet på ordren i Deres ref.-feltet og -feltet. Oplysningerne hentes automatisk fra kunden men kan rettes. Fra kunden hentes den første kontaktperson i listen, hvor feltet Ordre er markeret. 5. Klik på OK for at opdatere og udskrive faktura. Klik på Fortryd for at vende tilbage til ordren uden at opdatere faktura. 239

240 E-faktura KUNDER OG SALGSORDRER For at opdatere og danne en faktura som e-faktura er der blot én oplysning, der skal være til stede på en ordre: Kundens EAN-nummer i ordrehovedet. Dermed danner systemet automatisk fakturaen som en e-faktura. EAN-nummeret hentes automatisk fra kundekartoteket, alternativt kan det indtastes ved ordreoprettelse. Hvis en EAN-kunde opretter web-ordrer, skal der enten i forvejen være opgivet EAN-kode på kunden i kundekartoteket, eller også skal EAN-nummeret indtastes manuelt i leveringsadresse i web-shoppen. Ved fakturaopdatering åbnes følgende dialogbox Der findes to metoder at sende en e-faktura til modtageren på. Du kan enten benytte en tjeneste hos firmaet xomilo.dk eller anvende statens NemHandel-program. 240

241 KUNDER OG SALGSORDRER Xomilo.dk Systemet kan afsende en e-faktura gennem tjenesten xomilo.dk vi FTP. Du skal ikke opsætte noget i den forbindelse, blot oprette en aftale med xomilo.dk og under Generelt/Opsætning/Indstillinger opsætte e- faktura, Brug xomoli.dk = Ja. Herefter overføres e-fakturaer direkte til xomilo som sender dem videre til modtageren. NemHandel NemHandel er statens løsning på afsendelse af e-fakturaer. Løsningen er gratis, bortset fra mindre omkostninger til et digitalt certifikat. NemHandel-programmet installeres på din maskine og opsættes med adresser, certifikat, samt en sti til folderen hvor e-faktura-filerne findes. Denne folder hedder \oioubl og findes under systemet programbibliotek. Installation og opsætning af NemHandel-programmet er ikke beskrevet her. Vi henviser til installationsvejledningen for NemHandel og til din forhandler. OIOUBL format E-faktura anvender OIOUBL-formatet. 241

242 KUNDER OG SALGSORDRER Dan salgsordre ud fra en tidligere faktura Du kan genbruge en faktura og oprette en ny ordre ud fra fakturaen. Det er hurtigt og nemt, hvis en kunde ringer og bestiller det samme som sidst. 1. Vælg Salgsordrer/Fakturaer eller Kunder/Fakturaer. Det er samme oversigt over opdaterede fakturaer, der ligger i de to moduler. 2. Markér fakturaen, du vil oprette som salgsordre. 3. Vælg Funktioner-menuen Dan salgsordre. Herved kopieres alle oplysningerne fra fakturaen til en ny salgsordre 4. Tilret ordren om nødvendigt. Se evt. foregående afsnit om oprettelse af salgsordrer. Kreditnota Har en kunde returneret en vare, eller er der sket fejl i en tidligere fakturering, er du nødt til at skrive en kreditnota. I systemet er en kreditnota blot en faktura med negativt fortegn. Det eneste, du skal gøre, er at give vareantal et negativt fortegn. Der er to måder at oprette en kreditnota på: Dan en kreditnota ud fra en tidligere faktura Indtaste kreditnotaen som en salgsordre, blot med negativt fortegn. 242

243 KUNDER OG SALGSORDRER Dan kreditnota ud fra faktura 1. Vælg Salgsordrer/Fakturaer eller Kunder/Fakturaer. Det er samme oversigt over opdaterede fakturaer, der ligger i de to moduler. 2. Markér fakturaen, du vil kreditere. 3. Vælg Funktioner-menuen Dan kreditnota. Herved kopieres alle oplysningerne fra fakturaen til en ny salgsordre (kreditnota), dog med negativt fortegn. 4. Tilret kreditnotaen om nødvendigt. Se evt. foregående afsnit om oprettelse af salgsordrer. Indtast kreditnota manuelt Du kan oprette en kreditnota helt fra bunden uden kopiering fra en tidligere faktura eller kreditnota. Det kan f.eks. være, hvis du skal kreditere en defekt vare, give dekort eller årsbonus mv. 1. Følg punkterne fra 1 og fremefter som beskrevet i det tidligere afsnit Opret salgsordre og faktura. 2. Når du når til Antal-feltet, indtaster du et negativt antal. Beløb og rabat skal ikke indtastes med negativt fortegn, det skal kun Antal. 243

244 KUNDER OG SALGSORDRER 3. Sørg endvidere for evt. at angive samme rabatsats som på den oprindelige faktura. Og hvad der ellers er anført af gebyrer mv. I eksemplet er returneret en vare, der oprindeligt var solgt med 10% rabat. 4. Fortsæt med resten som ved fakturering. Læg mærke til, at der står KREDITNOTA på udskriften i stedet for FAKTURA, når totalbeløbet er negativt. Tip! Opdager du en fejl på en faktura, inden den er sendt til kunden, så lav med det samme en kreditnota på hele fakturaen. Lav derefter en ny faktura til kunden - uden fejl. Er varens pris forkert på en faktura, kunden har modtaget, bør du lave en ny faktura/ kreditnota. På den skal der være to ordrelinjer med den samme vare: 244

245 KUNDER OG SALGSORDRER en ordrelinje med den forkerte pris og negativt antal, samt en ordrelinje med den rigtige pris og positivt antal. Det kunne se sådan ud. Ordrestyring Der er flere måder at styre ordrer på nok lige så mange, som der er virksomheder. Systemet tilbyder stor fleksibilitet indenfor de rammer, der er mulige ud fra oplysningerne, der er registreret i systemet. Systemet giver mulighed for At dellevere og delfakturere ordrer. At batchopdatere flere ordrer/fakturaer på een gang til forskellige kunder. Det vil sige, at ordrerne ikke behøver at blive behandlet individuelt. Delleveringer En ordre kan delleveres ved at udfylde feltet Dellevering på ordrelinjerne med antal, der skal/kan leveres. Derefter dannes der følgeseddel og ordrelinjerne nedskrives med det leverede antal (Antal Delleveret). Det kan f.eks. være hvis det kun er muligt at levere nogle af ordrelinjerne eller hvis en knap varebeholdning skal fordeles ligeligt mellem kunderne. I så tilfælde kan man vælge kun at levere en del af hver ordrelinje, indtil varen igen er på lager, og resten kan leveres. Se tidligere afsnit Dan følgeseddel for yderligere beskrivelse. 245

246 Delfakturering KUNDER OG SALGSORDRER En ordre kan delfaktureres ved at danne faktura på antallet i feltet Delleveret. Se tidligere afsnit Udskriv og opdatér faktura for yderligere beskrivelse. Batchopdatering, Add-on modul Det er muligt at danne følgeseddel og faktura på flere ordrer ad gangen i stedet for at opdatere dem enkeltvis. Det er både tidsbesparende og i én arbejdsgang sikres det, at alt, hvad der kan leveres og faktureres, bliver leveret via følgeseddel og faktureret. Under Salgsordrer/Funktioner/Batchopdatering kan du udpege ordrerne, der skal opdateres. Oversigten viser alle ordrer, hvor der resterer ordrelinjer eller linjer, der er klar til fakturering. Yderligere beskrivelse findes i en særskilt beskrivelse samt i on-line hjælpen til Batchopdatering. 246

247 KUNDER OG SALGSORDRER Bogføring af varesalg og vareforbrug Fakturaer bogføres automatisk i Finans, men det kræver lidt opsætning af integrationen først, med mindre der er taget udgangspunkt i systemets standardregnskab. Prioritering Når varesalg skal bogføres i finansbogholderiet, søger systemet efter konti i denne prioritering (og det gælder uanset om det er en webordre eller en ordre indtastet direkte i Salgsordrer-modulet): 1. Kunde/Varekontering under Kunder/Opsætning. Det er en kombination af kundegruppen og varebogføringsgruppen. Hvis der ikke er konti til Varesalg, Vareforbrug og linjerabat der, søges videre i 2. Varebogføringsgrupper under Varer/Opsætning. Her er det alene varen, der bestemmer bogføringen. Hvis der ikke er salgs-, vareforbrugs- og linjerabatkonti hér, søges i 3. Kundegrupper under Kunder/Opsætning. Her er det alene kunden, der bestemmer bogføringen. Under Varebogføringsgrupper skal der endvidere angives konti til bogføring af Lagerregulering i hhv. drift og status Lagertilgang i status (indkøbsfaktura) Lagerafgang i status (vareforbrug salgsfaktura). 247

248 KUNDER OG SALGSORDRER Under Kundegrupper skal der endvidere angives konti til bogføring af Ordrerabat (ikke linjerabat) Ekspeditions-, forsendelses- og betalingsgebyrer Debitorer (debitorsamlekonto). 248

249 KUNDER OG SALGSORDRER Bogfør vareforbrug og lagerafgang i Finans Der er en indstilling, der styrer, om vareforbrug og lagerafgang ved fakturering skal bogføres i Finans. Under Generelt/Opsætning/Indstillinger i Salgsordrer/Salgsfaktura er indstillingen Bogfør lagerværdi. Ja Hvis den er markeret, bogføres vareforbruget (i drift) og lagerafgangen (i status) i Finans jfr. ovenstående prioritering. Denne opsætning benyttes, når indkøb bogføres på lagertilgangskonti i status. Vareforbruget bogføres derefter på lagerafgangskonti i status og vareforbrugskonti i drift, efterhånden som varerne sælges og forbruges. Nej Hvis den ikke er markeret, bogføres lagerværdierne ikke ved varesalg. Det kan f.eks. være tilfældet, virksomheden bogfører indkøb på varekøb i driften. Det vil sige, at varerne driftføres med det samme, de købes ind. Ved regnskabsafslutning, når lageret er talt op, korrigeres for den del af indkøbet, der eventuelt ikke er forbrugt (eller mer-forbrugt), vha. et lagerreguleringsbeløb. 249

250 Kundekartoteket KUNDER OG SALGSORDRER Du vil sikkert få brug for at oprette nye kunder i kundekartoteket, ligesom du får brug for at ændre på oplysningerne om eksisterende kunder. Anbefaling: Kundenummer skal være let at finde Egentlig står det frit at nummerere kunderne med tal og bogstaver. Men det mest praktiske er at oprette dem efter noget let genkendeligt og ikke alt for mange tegn. Så er de lettere at finde og hurtigere at indtaste ved ordreoprettelse og søgning. Telefonnummeret kan være praktisk; Kunden behøver ikke at huske på eller lede efter et snørklet kundenummer ved henvendelse men kan blot nøjes med at sige sit telefonnummer, for at du kan slå kontoen op. Har du udenlandske kunder, kan du foranstille nummeret med landeforvalget (46=Sverige, 49=Tyskland etc). Alternativt kan kunderne nummerinddeles efter type, så de første cifre indikerer type, geografisk placering etc. og resten af cifrene fortløbende numre. Sortering skal du ikke rette dig efter idet listbilleder kan sorteres valgfrit på alle kundekartotekets felter. 250

251 KUNDER OG SALGSORDRER Oprette nye kunder Tip! Dublikér en kunde Når du skal oprette en ny kunde, er det smart at finde en eksisterende kunde med omtrent de samme data, som den nye kunde skal have. Brug derefter funktionen Dupliker, F3. Herunder er ikke en komplet forklaring til alle kundekartotekets felter. Benyt On-line hjælpen, F1, for at se en uddybende forklaring til hvert felt. 1. Vælg Kunder/Kunder. 2. Vælg F2, Opret, eller F3, Dupliker. Vælger du F2, Opret, får du et helt tomt skærmbillede. Vælger du F3, Dubliker, kopieres mange af oplysningerne fra debitoren, der før blev vist i skærmbilledet. Så slipper du for at udfylde mange af felterne igen. 3. Udfyld felterne med oplysninger om den nye kunde. Følgende felter skal udfyldes: Kundenr.. Nummeret skal være entydigt. Brug eksempelvis telefonnummer eller et andet nummersystem efter eget valg. 251

252 KUNDER OG SALGSORDRER Bogføringsgr. Ellers kan der ikke faktureres til kunden. Udfyld feltet ved at vælge fra oversigten i feltet. Land og sprog aht. bla. tekster på eksterne dokumenter. I øvrigt bør følgende felter også udfyldes: Navn, Adresse, Postnr/By og Telefon. Disse oplysninger er nødvendige, for at du kan komme i kontakt med kunden og/eller sende varer. Betaling. Betalingsbetingelser bliver medtaget på fakturen i form af en forfaldsdato. Moms. Angiver du ikke en momskode, betyder det, at kunden er momsfri og der beregnes ikke moms på fakturaer. 4. Når du har udfyldt alle oplysninger, klik på på Gem-ikonet (F6) for at godkende indtastningen. Alternativt kan du registrere flere nye kunder ved at gå til punkt 2 og fortsætte derfra. Oprette web-kunder Systemets kundekartotek er 100% integreret mellem web-shoppen og Salgsordrer. De eneste forskelle er, at for at en kunde med kundenummer kan logge ind og bestille i web-shoppen, så skal der være oprettet en kontaktperson med adresse og adgangskode under Kontaktpersoner på kunden. I så fald oprettes ordren på kundenummeret, når kontaktpersonen lægger en ordre ind på web-shoppen. Det kan selvfølgelig sagtens lade sig gøre at handle på web-shoppen uden at være oprettet i systemets kundekartotek. I så tilfælde anvendes en standardkunde, f.eks. WebDK, på web-shoppen og der betales kontant via kreditkort eller lignende. 252

253 KUNDER OG SALGSORDRER En ordre, hvor kunden har oprettet sig selv, havner på kundenr. WebDK, WebUK etc. alt efter landet, kunden bor i. Ændre kundes stamdata Det kan være nødvendigt at ændre stamdata for en kunde, f.eks. på grund af adresseændring, ændring i betalingsbetingelser eller andet. 1. Vælg Kunder/Kunder. 2. Find den pågældende kunde i kartoteket. Har du mange kunder i kartoteket, kan du med fordel bruge F4, Søg eller Filterfunktionen i kolonneoverskriften. 3. Når den pågældende kunde vises på skærmen, ændrer du oplysningerne og godkender ved at klikke på Gem-ikonet (F6). Ændre kundenummer Skal kunden have nyt kundenummer, for eksempel hvis kunden får nyt telefonnummer, og telefonnummeret bruges som Konto-nummer, skal du gøre følgende: 1. Vælg Generelt/Funktioner/Ændre nøglefelter. 2. I Ændre felt vælg Kunder: Kundenr. 253

254 KUNDER OG SALGSORDRER 3. Angiv hhv. Ændre fra-kundenummer og det nye kundenummer i Ændre til-feltet og klik på OK. OBS! Mens ændringen foregår, er programmet låst for en kort stund. Det skyldes, at programmet også gennemløber og ændrer kontonummer på alle kundens posteringer, rabatordninger m.v. for at knytte dem til det nye nummer. Dokumentation af varesalget Du skal opbevare en kopi af alle de fakturaer og kreditnotaer, du udskriver. Derudover kan det være nødvendigt med yderligere dokumentation af salget til støtte for den økonomiske styring af virksomheden. Posteringsliste Når du skriver en faktura i systemet, bliver den automatisk bogført. Det er en god idé at udskrive en posteringsliste, så du kan se, på hvilke konti bogføringen er foretaget. Du kan udskrive posteringslister med fakturaer to steder, I Regnskab og i Kunde-modulet. I Finans/Rapporter/Finansposteringer kan du udskrive en liste over posteringer på debitorsamlekontoen i kontoplanen. 254

255 KUNDER OG SALGSORDRER Den viser alle bevægelser, der har været på debitorsamlekontoen i den angivne periode. I Finansposteringer kan du også efterlade Kontonr.-feltet blankt og i stedet for afgrænse rapporten på Bilagsnr. og dermed se alle posteringer pr. bilag. 255

256 KUNDER OG SALGSORDRER Rapporten viser alle bevægelser på hvert bilagsnummer. Herunder posteringer på salgskonti, momskonti og debitorsamlekonti. I Kunder/Rapporter/Saldospecifikation (år til dato) kan du udskrive en specifikation af posteringer på hver debitor. Du kan angive t.o.m. hvilken periode samt et afgrænset udsnit af debitorerne. Den viser primosaldo samt bevægelserne i perioden og den akkumulerede saldo i den valgte periode. Kontoudtog Sender du mange fakturaer til hver enkelt kunde, er det almindelig praksis at sende et kontoudtog ud med jævne mellemrum. På kontoudtoget kan kunden se periodens primosaldo, fakturerede beløb, betalinger og ultimosaldoen. Endvidere er der angivet forfaldsdato for fakturaerne i den valgte periode. 1. Vælg Kunder/Rapporter/Kontoudtog. Afgræns rapporten med hensyn til kundenumre og periode. 256

257 KUNDER OG SALGSORDRER 2. Det er en god idé at udskrive til skærm først for at kontrollere resultatet. Bagefter skal du udskrive til printer. Aldersfordelt saldoliste Du kan også udskrive en rapport, hvor du kan se, hvad hver enkelt kunde skylder, og hvor meget der eventuelt allerede burde være betalt. 1. Vælg Kunder/Rapporter/Aldersfordelt saldoliste. Også denne udskrift kan du afgrænse på forskellige måder ved at tilføje afgrænsningsfelter via Afgrænsning-knappen. 257

258 KUNDER OG SALGSORDRER 2. Klik på OK, når du har afgrænset rapporten. Bemærk! Listen kan fremdateres for at vise, hvad der forventes indbetalt i en periode fremover af det allerede fakturerede. Tilbagedatér saldoliste Tip! Du kan tilbagedatere listen. For eksempel hvis revisoren et par måneder inde i det nye regnskabsår efterspørger en liste over åbne poster pr sidste år. 258

259 Leverandører og indkøb Kreditorer er oftest leverandører. Det vil sige virksomheder, der sælger varer eller ydelser til dig. I systemet kan du registrere fakturaer fra dine leverandører, lægge varer på lager og styre, at skyldige regninger bliver betalt til tiden. Når du skal registrere en leverandørfaktura, starter du, hvor du sluttede ved fakturering til en kunde. Nemlig med en faktura i hånden. Nu skal du arbejde den anden vej. Oplysningerne fra købsfakturaen skal ind i systemet. Måske er der også varer, der skal lægges på lager. Bemærk! I Indkøbsmodulet oprettes indkøbsordrerne en for en og styres individuelt. Oplysningerne gemmes og kan ændres, til indkøbsordren slettes. Varer kan registreres som bestilt på lageret og lægges på lager efterhånden, som der modtages følgesedler og fakturaer fra leverandøren. I det følgende gennemgås registrering af købsfakturaer i Indkøbsordrer-menuen. Før du starter Inden du registrerer den første købsfaktura, skal du angive en nummerserie til indkøbsordrer og en til købsfakturaerne. Dette gælder naturligvis kun, hvis det er første gang, købsfakturering i systemet tages i brug, og hvis du ikke leger i demo-regnskabet, hvor det hele er sat op på forhånd. Nummerserie til indkøbsordrer Nummerserie til varemodtagelse og købsfakturaer. Bogføringsgruppe på leverandør, se bemærkning Bogføringsgruppe på vare(r), se bemærkning. 259

260 LEVERANDØRER OG INDKØB Desuden skal systemet være gjort klar til automatisk bogføring af købsfakturaer i regnskabet. Det er alt sammen beskrevet i systemets Kom godt i gang-vejledning. Se Personlig side, Min hjælp. Bemærkning: Leverandører og varer skal have bogføringsgruppe, før købsfaktura fra den givne leverandør og vare kan opdateres. Nummerserie til indkøbsordrer Før du opretter købsordrer, skal du angive nummerserie til købsordrer og næste nummer i rækkefølgen, hvis det ikke allerede er sat op. Nummerserierne oprettes ét sted, og nummerserien angives et andet sted. Det får du en beskrivelse af her: 1. Nummerserien oprettes under Finans/Opsætning/Bilag. 2. I dette tilfælde er der allerede oprettet en nummerserie Indkøbsordre Navnet er Indkøbsordrer. Næste nummer i rækkefølgen tælles automatisk op. Men du har lov at rette det, hvis du vil begynde forfra og nummerere dine indkøbsordrer anderledes. Du kan oprette og navngive din egen bilagsserie til indkøbsordrer. 3. Nummerserien til indkøbsordrer angives under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Indkøbsordrer/-Nummerserie 260

261 LEVERANDØRER OG INDKØB til indkøbsordrer. 4. I feltet Nummerserie til indkøbsordrer skal du angive nummerserien, der skal benyttes. (Jfr. Finans/Opsætning/-Bilag) Måske der allerede er oprettet og angivet en nummerserie. Hvis ikke, gør da følgende: 5. Fra listen i feltet Nummerserie til indkøbsordrer, vælg den ønskede bilagsserie. Har du lige taget systemet i brug, kan du starte fra 1 eller fortsætte, hvor du slap i dit tidligere system. Nummerserie til varemodtagelser Benytter du varemodtagelse med modtagesedler osv. skal du også angive en nummerserie til det, hvis det ikke allerede er sat op. Det sker som beskrevet i foregående afsnit om Nummerserie til indkøbsordrer bortset fra at bilagsserien hedder Varemodtagelse. 1. Nummerserien oprettes under Finans/Opsætning/Bilag og i dette tilfælde er der allerede oprettet en nummerserie Varemodtagelse Næste nummer i rækkefølgen tælles automatisk op, og hér kan du også rette i nummerserien eller oprette og navngiv din egen bilagsserie til varemodtagelser. 261

262 LEVERANDØRER OG INDKØB 2. Nummerserien til varemodtagelser angives under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Indkøbsordrer/Nummerserie til modtagesedler. Nummerserie til købsfakturaer (finansbilagsnr.) Før du opdaterer købsfakturaer, skal du angive købsfakturanummerserien og næste nummer i rækkefølgen, hvis det ikke allerede er sat op. Det er systemets interne købsfakturanummer og altså også finansbilagsnummer. NB! Det er vigtigt at nummerserien adskiller sig fra den almindelige finansbilagsnummerserie (den der angives på kassekladden). På den måde holder du bilagstyperne adskilt via numrene, og det gør samtidig sporing meget lettere. Se anbefaling til bilagsserier i kapitlet Finans. Anbefaling: Brug ikke leverandørens fakturanummer som købsfakturanummer Det giver absolut ingen mening at benytte leverandørens fakturanummer som dit interne købsfakturanummer og bilagsnummer i systemet. For det første giver det uoverskueligt rod i nummerrækken, fordi leverandørerne benytter alle mulige nummerserier og forskellig antal cifre. Og for det andet kan der være sammenfald mellem kreditorers fakturanumre og ydermere måske sammenfald med din almindelige finansbilagsserie fra kassekladden. Der et felt på indkøbsordren, hvor du kan angive leverandørens fakturanummer, dvs. det eksterne fakturanummer, så du altid kan søge på leverandørens fakturanummer og finde en postering ad den vej. Købsfakturanummerserien oprettes ét sted og angives et andet sted. Og igen er det som i de foregående afsnit om nummerserie til indkøbsordrer og varemodtagelser: 1. Købsfakturanummerserien oprettes under Finans/Opsætning/Bilag. Der er der allerede oprettet en 262

263 LEVERANDØRER OG INDKØB nummerserie Købsfaktura Næste nummer i rækkefølgen tælles automatisk op og du kan rette i serien, ligesom du kan oprette en ny og navngive din egen bilagsserie til købsfakturaer. 2. Nummerserien til købsfakturaer angives under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Indkøbsordrer/Nummerserie til købsfakturaer. Opret indkøbsordre og købsfaktura Som allerede skrevet skal følgende være sat op forinden: Nummerserie til indkøbsordrer, evt. varemodtagelse, købsfakturaer, bogføringsgruppe på leverandøren og på købte vare(r). 263

264 LEVERANDØRER OG INDKØB Hvis der ikke er bogføringsgruppe på hhv. leverandør og købte varer, kan ordren ikke faktureres. Mange stamoplysninger ligger allerede i systemet, men vær opmærksom på, at det er oplysningerne på fakturaen fra leverandøren, der er de rigtige. 1. Vælg Indkøbsordrer/Indkøbsordrer. Herefter åbnes skærmbilledet til at indtaste leverandøroplysninger og købsfakturalinjer. 2. Tryk på F2, Opret, for at oprette en ny indkøbsordre. 264

265 LEVERANDØRER OG INDKØB 3. Indtast kontonummeret eller vælg fra oversigten i Konto-feltet for at finde den relevante leverandør. Programmet indsætter nu leverandørens relevante oplysninger fra leverandørkartoteket i indkøbsordrehovedet. Find leverandør. Genvejstast F4 Når en ny ordre er oprettet og markøren er placeret i indkøbsordrehovedet i feltet Leverandørnr.: Tryk på F4, Søg for at søge efter leverandørnummeret. I linjen kan angives søge-filter på et eller flere felter fra leverandørkartoteket. I højreklik-menuen kan du vælge felter at søge på. Opsætningen gemmes pr. bruger. Du kan bladre i søgelisten med piltasterne. Markér leverandøren, du søgte, og tryk på Enter for at overføre leverandørnr. til indkøbsordrehovedet. Du behøver ikke vide nøjagtigt, hvad du søger efter. I hvert søge-felt kan du søge vilkårligt på alle forekomster i feltet, uanset om det matcher eller indgår i. Du kan f.eks. søge på dele af firmanavn, efternavn, adresse etc. Efterhånden som du indtaster mere og mere af et søgekriterie i et felt, formindskes listen tilsvarende til at vise færre og færre forekomster. Hvis du i ét felt ikke har fundet et ønsket match, kan du gå videre til et andet felt og fortsætte søgningen via det andet felt. 265

266 LEVERANDØRER OG INDKØB 4. Ret eventuelt oplysningerne om leverandøren, så de stemmer overens med fakturaen, herunder bla. Betaling, Levering, Moms og leverandørens fakturanummer i Lev. bilagsnr. Ændringer gemmes ikke i leverandørkartoteket, de gælder kun dette indkøb/denne købsfaktura. Opret indkøbslinjer Klik på fanen Indkøbsordrelinjer, hvor du skal indtaste oplysninger om varerne, du har købt. Indtastningsskærmbilledet ligner næsten det, der anvendes ved fakturering. 1. Udfyld indkøbslinjerne med det, der er bestilt/skal bestilles eller oplysningerne fra en købsfaktura. 2. Når du har indtastet Varenummer, udfyldes de fleste felter automatisk. Oplysningerne hentes fra varekartoteket, men skal rettes, hvis fakturaen er anderledes. Eventuelle rettelser gælder kun på det aktuelle indkøb. Find vare. Genvejstast F4 Herefter åbnes et list-billede med mulighed for at søge efter varenummer vha. alle felter fra varekartoteket. Akkurat som beskrevet ovenfor i Find leverandør-beskrivelsen. 266

267 LEVERANDØRER OG INDKØB 3. Indtast Antal og kontrollér, at resten af felterne er korrekt udfyldt. Benyt evt. oversigterne i felterne for at se mulighederne. For hjælp til felterne, se den interne manual (F1). 4. Udfyld en linje for hvert varenummer, du har købt. Der er mulighed for at angive rabat på den enkelte varelinje. Angiv en procentsats i Rabat-feltet eller et beløb i Rabatbeløbfeltet. Læg mærke til, at når du udfylder Rabat-feltet, bliver Rabatbeløb-feltet automatisk udfyldt, og omvendt. 267

268 LEVERANDØRER OG INDKØB Diverse indkøbsordrelinjer Diverse købslinjer uden varenummer kan f.eks. være Fragt Gebyr Skaffevarer mv. Altså varer, der ikke er oprettet i varekartoteket. Opret indkøbslinjen uden varenummer og angiv antal, tekst og pris. Hvis der skal beregnes moms, angives momskode i Moms-feltet på ordrelinjen. Hvis der ikke skal beregnes moms, efterlades Moms-feltet tomt. Udfyld også Kontonr.-feltet med nummeret på den finanskonto i kontoplanen, som beløbet skal bogføres på. Anbefaling: Faste varenumre til gebyrer og fragt Som nævnt under salgsordrer: Det anbefales at oprette varenumre til fragt og gebyrer, hvis disse ofte tillægges indkøbsordrerne. Der skal oprettes separate varenumre til hhv. momsfri og momspligtig fragt og gebyr. Kontantkøb Hvis der købes kontant hos en leverandør, skal indkøbsordren behandles anderledes, idet betalingen skal bogføres på en kontant- eller kreditkort/dankortkonto i stedet for på kreditorsamlekontoen i Finans. På indkøbsordren findes feltet Kontant, og feltet skal markeres. På leverandørgruppen under Leverandører/Opsætning/Leverandørgrupper er der angivet et finanskontonummer i feltet Kontant. Her bogføres betalingen. 268

269 LEVERANDØRER OG INDKØB Det vil sige at betalingen bogføres på en kontantkonto eller kreditkort/dankortkonto i stedet for på kreditorsamlekontoen, når Kontant er markeret på indkøbsordren. Det er netop for ikke at være låst til samme kontantkonto, at der er et felt til kontantkonto på hver leverandørgruppe. Uanset om der købes på kredit og/eller mod kontant, registreres varekøbet altid på leverandøren, men betalingen bogføres forskelligt. Anbefaling hvis der er flere kontantkonti Det er ikke altid et kontant køb hæves i samme kasse eller betales med samme kredit-/dankort. Det kan være virksomheden har flere afdelinger og dermed flere kasser og flere kreditkort/dankort at betale med. Det er kontant-finanskontoen på leverandørens leverandørgruppe, der afgør, hvor en kontant betaling bogføres. Dan varemodtagelse Dan varemodtagelse er i højreklik-menuen i indkøbsordrehovedet. Varemodtagelsen skal opdateres med det antal, der er leveret i den aktuelle modtagelse (en indkøbslinje kan del-modtages ad flere omgange). Der dannes varemodtagelse jfr. 1. Antal i feltet Delmodtag, I dette felt kan du altså styre, hvor mange af det samlede antal, der skal modtages. Hvis feltet er tomt, dannes der modtagelse på: 2. Antal minus Delmodtaget. Hvis der intet er leveret, dannes der derfor følgeseddel på hele ordrelinjen. 269

270 LEVERANDØRER OG INDKØB Det er frivilligt, om du vil danne modtagelse før opdatering af indkøbsfaktura. Ret/tilbagefør modtagelse Hvis antallet på en modtagelse var for højt, kan denne helt/delvist tilbageføres ved at indtaste et negativt antal i feltet Delmodtag og danne en ny modtagelse på det negative antal. Herefter nedskrives feltet Delmodtag automatisk med det tilsvarende antal. Dette kan illustreres i dette eksempel, hvor der først bliver dannet modtagelse på 5 af de 10 stk. Dernæst tilbageføres 2 stk og ordren ender op med,, at der er modtaget 3 ud af de 10 stk. Antal på ordre Delmodtag Delmodtaget Bemærk! Indkøbslinjerne skal være i Edit-mode (F5), før at de kan rettes. Udskriv og opdatér købsfaktura Når du er færdig med at indtaste indkøbslinjerne, og har modtaget varerne, skal du bogføre købsfakturaen. 1. Kontrollér, at oplysningerne stemmer overens med fakturaen, herunder er det særlig vigtigt at kontrollere Totaler-fanen Hvis der er fejl, må du gå indtastningen igennem for at finde årsagen. 2. Udskriv eventuelt indkøbet som dokumentation for din indtastning via Funktioner-menuen, Udskriv indkøbsordre. 3. Er oplysningerne korrekte, kan du opdatere indkøbet. Vælg Funktioner-menuen, Dan indkøbsfaktura. 270

271 LEVERANDØRER OG INDKØB 4. Índtast leverandørens fakturadato og klik på OK. Herefter bogføres indkøbet og linjerne forsvinder fra indkøbsordren og indkøbsordren slettes fra oversigten. Du kan se den bogførte faktura i Leverandører/Købsfakturaer eller Indkøbsordrer/Købsfakturaer. Registrering af kreditnota fra leverandør Har du returneret varer eller fået forkerte priser og modtager en kreditnota, skal du også registrere den i Indkøbsordrer modulet. En kreditnota fra en leverandør skal registreres på akkurat samme måde som en købsfaktura. Den har blot negativ total. Der er to måder at oprette en kreditnota på: Dan en kreditnota ud fra en tidligere faktura Indtaste kreditnotaen som en indkøbsordre, blot med negativt fortegn i Antal. 271

272 LEVERANDØRER OG INDKØB Dan kreditnota ud fra faktura 5. Vælg Indkøbsordrer/Købsfakturaer eller Leverandører/- Købsfakturaer. Det er samme oversigt over opdaterede fakturaer, der ligger i de to menuer. 6. Markér fakturaen, du vil kreditere. 7. Vælg Funktioner-menuen Dan købskreditnota. Herved kopieres alle oplysningerne fra fakturaen til en ny indkøbsordre (kreditnota), dog med negativt fortegn. 8. Tilret kreditnotaen om nødvendigt. Se evt. foregående afsnit om oprettelse af indkøbsordrer. Indtast kreditnota manuelt Du kan oprette en kreditnota helt fra bunden uden kopiering fra en tidligere købsfaktura eller købskreditnota. Det kan f.eks. være, hvis leverandøren har krediteret en defekt vare, givet dekort eller årsbonus mv. 1. Følg punkterne, som ved registrering af en købsfaktura. Når det er en kreditnota, skal du altid slette en eventuel kode i feltet Kasserabat. 2. Udfyld indkøbslinjerne fra kreditnotaen. 3. Udfyld Antal-feltet med negativt fortegn. Ingen andre felter skal udfyldes med negativt fortegn. Der er typisk tale om én af to situationer: Du har sendt varer retur, eller du har fået et afslag i prisen. Har du fået afslag i prisen, kan det se sådan ud. 272

273 LEVERANDØRER OG INDKØB I kraft af, at du har to linjer, en negativ og en positiv, forbliver dit varelager uændret i systemet. Følg resten af punkterne som ved registrering af købsfaktura. Har du returneret varer, kan det se således ud. I kraft af, at du alene har negative linjer, trækkes varerne ud af lageret og antallet nedskrives jf. kreditnotaen. Du skal naturligvis kun registrere kreditnotaen, hvis du tidligere har registreret købsfakturaen på de samme varer. Importer købsfaktura Under Indkøbsordrer & Leverandører/Købsfakturaer kan leverandørens købsfaktura importeres som fil i PDF-format. PDF-filen knyttes til købsfakturaen, der er opdateret i systemet. Efterfølgende kan den importerede købsfaktura ses under Transaktioner på købsfakturaen. 273

274 Indkøbsordrestyring LEVERANDØRER OG INDKØB Der er flere måder at styre indkøbsordrer på nok lige så mange, som der er virksomheder. Systemet tilbyder stor fleksibilitet indenfor de rammer, der er mulige ud fra oplysningerne, der er registreret i systemet. Systemet giver mulighed for At dellevere og delfakturere indkøbsordrer. At batchopdatere flere indkøbsordrer/-fakturaer på een gang til forskellige kunder. Det vil sige, at indkøbene ikke behøver at behandles individuelt. Delmodtagelser En indkøbsordre kan delmodtages ved at udfylde feltet Delmodtag på indkøbslinjerne med antal, der er leveret. Derefter dannes der modtagelse og indkøbslinjerne nedskrives med det leverede antal (Antal Delmodtaget). Delfakturering En indkøbsordre kan delfaktureres ved at danne indkøbsfaktura på antallet i feltet Delmodtaget. Husk at påføre eventuelle serienumre før opdatering. Se tidligere afsnit Udskriv og opdatér købsfaktura for yderligere beskrivelse. Batchopdatering, Add-on modul Det er muligt at danne modtageseddel og indkøbsfaktura på flere indkøbsordrer ad gangen i stedet for at opdatere dem enkeltvis. Det er både tidsbesparende og i én arbejdsgang sikres det, at alt, hvad der er leveret og faktureret, bliver modtaget og købsfakturaopdateret. Under Indkøbsordrer/Funktioner/Batchopdatering kan du udpege indkøbene, der skal opdateres. Oversigten viser alle indkøb, hvor der resterer linjer eller linjer, der er klar til købsfakturering. Yderligere beskrivelse findes i en særskilt beskrivelse samt i on-line hjælpen til Batchopdatering. 274

275 LEVERANDØRER OG INDKØB Leverandørkartoteket Du vil sikkert få brug for at oprette nye leverandører i leverandørkartoteket, ligesom du får brug for at ændre på oplysningerne om eksisterende leverandører. Anbefaling: Leverandørnummer skal være let at finde Egentlig står det frit at nummerere leverandører med tal og bogstaver. Men det mest praktiske er at oprette dem efter noget let genkendeligt og ikke alt for mange tegn. Så er de lettere at finde og hurtigere at indtaste ved indkøbsoprettelse og søgning. Telefonnummeret kan være praktisk; Du behøver ikke at lede efter et snørklet leverandørnummer men kan blot nøjes med telefonnummer for at slå kontoen op. Har du udenlandske leverandører, kan du foranstille nummeret med landeforvalget (46=Sverige, 49=Tyskland etc). Alternativt kan leverandørerne nummerinddeles efter type, så de første cifre indikerer type, geografisk placering etc. og resten af cifrene fortløbende numre. Sortering skal du ikke rette dig efter, idet listbilleder kan sorteres valgfrit på alle leverandørkartotekets felter. 275

276 Opret nye leverandører Nedenfor er Leverandørkartoteket vist. LEVERANDØRER OG INDKØB Tip! Dublikér en leverandør Når du skal oprette en ny leverandør, er det smart at finde en eksisterende leverandør med omtrent de samme data, som den nye leverandør skal have (hvis det findes). Brug derefter funktionen Dupliker, F3. I øvrigt er de væsentligste funktioner og værktøjs-ikoner er allerede beskrevet i kapitlet om kundekartoteket. Du kan måske begynde at genkende det hele samt genvejstasterne fra alle øvrige kartoteker. 1. Vælg Leverandører-menuen/Leverandører. 2. Vælg F2, Ny eller F3, Dupliker. 3. Udfyld felterne med oplysninger om den nye leverandør. Følgende felter skal udfyldes: Leverandørnr.. Kontonummeret skal være entydigt. Brug ek- 276

277 LEVERANDØRER OG INDKØB sempelvis telefonnummer eller dit eget interne nummersystem. Gruppe. Du kan vælge fra listen i feltet. Gruppen bestemmer konteringen af blandt andet købsfakturaer. I øvrigt bør følgende felter også udfyldes: Navn, Adresse, Postnr/By og Telefon. Oplysningerne skal du bruge, når du vil i kontakt med leverandøren, bestille varer og eventuelt returnere varer. Kasserabat. Hvis du altid får tilbudt den samme kasserabat, kan du angive den her. Men kontrollér altid fakturaen. Betaling. Udfyld feltet med de betalingsbetingelser, du normalt får af kreditor. Moms. Husk at angive en momskode, så du får bogført den indgående moms. Bankkonto. Disse oplysninger er værdifulde, når der skal betales. Hvis du skal betale til en girokonto, kan du blot angive den i Bankkonto-feltet i stedet for. 4. Klik på Gem-ikonet (F6), når du har udfyldt alle oplysninger. Alternativt kan du registrere flere nye leverandører ved at gå til punkt 2 og fortsætte derfra. 277

278 LEVERANDØRER OG INDKØB Ændring af leverandørers stamdata Kontrollér altid på fakturaerne fra leverandørerne, om stamdata er ændret i forhold til dit kartotek. Debitorerne bestemmer du selv de fleste data for, men det samme princip gør sig ikke gældende for kreditorerne. Her tænkes på betalings- og leveringsbetingelser etc. 1. Vælg Leverandører/Leverandører. 2. Find leverandøren, du ønsker at ændre, i oversigten. Har du mange leverandører i kartoteket, kan du med fordel bruge søgefunktionen 3. Når den pågældende leverandør vises på skærmen, ændrer du oplysningerne og godkender med Gem-knappen (F6). Dokumentation af indkøb Det kan være hensigtsmæssigt at udskrive forskellige rapporter som støtte ved f.eks. udbetalinger til leverandører. Indkøbsordreliste Du kan udskrive to oversigter over indkøbsordrer: 1. Indkøbsordrer/Rapporter/Indkøbsordreliste. 2. Indkøbsordrer/Rapporter/Indkøbsordrelinjer. Posteringsliste Købsfakturaer bliver automatisk bogført på samme måde som fakturaer til kunder. Ikke på samme konti, men efter samme metode. Vil du have dokumentation for bogføringen, skal du udskrive en finansposteringsliste i Regnskab: 1. Vælg Finans/Rapporter/Finansposteringer. 2. Afgræns rapporten på kontonr. eller bilagsnummer. Hvis du afgrænser på kontonummer, specificeres listen pr. fi- 278

279 LEVERANDØRER OG INDKØB nanskonto, f.eks. varekøb (lagertilgang), indgående moms og kreditorsamlekontoen. Hvis du afgrænser på bilagsnummer, specificeres listen pr. bilagsnummer (købsfakturanr.) og viser alle konteringer pr. bilag. Pr. leverandør Hvis bilagsmappen med købsfakturaer er ordnet efter bilagsnummer, vil fakturaer fra en bestemt leverandør være spredt tilfældigt rundt i mappen. Du kan udskrive en rapport med købsfakturaer pr. leverandør under Leverandører/Rapporter/Saldospecifikation (periode). Rapporten kan afgrænses mht. periode samt leverandør(er). Købsfakturanummerorden Omvendt, hvis du har ordnet fakturaerne efter leverandør, vil det være svært at finde en faktura med et bestemt nummer. Som i ovenstående tilfælde er det derfor en stor hjælp med en fakturaoversigt i nummerorden. Der er to steder, du kan se denne oversigt: 1. Leverandører/Købsfakturaer. 2. Indkøbsordrer/Købsfakturaer. 279

280 LEVERANDØRER OG INDKØB Åbne poster og aldersfordelt saldoliste Du har også mulighed for at få en rapport, hvor du kan se, hvor meget og hvornår du skal betale dine leverandører. Vælg Leverandører/Rapporter/Åbne poster. Listen viser alle ej betalte fakturaer og kan afgrænses bla. på dato. Det vil sige, at du kan tilbagedatere listen. For eksempel hvis revisoren et par måneder inde i det nye regnskabsår efterspørger en liste over åbne poster pr sidste år. Vælg Leverandører/Rapporter/Aldersfordelt saldoliste. 280

281 LEVERANDØRER OG INDKØB Listen viser alle åbne poster aldersfordelt. Også her har du mulighed for at afgrænse rapporten på forskellige måder. Pr. aktuel periode: Listen viser en aldersfordelt saldo frem i tiden, så du kan se hvad du skal betale i fremtiden, og hvornår. Pr. en periode før i tiden. En liste der viser en aldersfordelt saldo bagud i tiden, dvs. hvor gamle dine skyldige poster er pr. kreditor. 281

282 Kontaktpersoner I systemet er der kontaktpersoner knyttet til Kunder, Leverandører og web-brugere. Kontaktpersoner hos kunder Kontaktpersoner på kunder har følgende formål: Kundens kontaktpersoner logger på web-shoppen med og adgangskode og får kundens pris- og rabataftaler. De kan logge på selvbetjeningsmodulet med og adgangskode. Den første i listen, hvor feltet Ordre er markeret, indsættes som Deres ref. på ordrer. De der er markeret med Kontoudtog, modtager kontoudtog, der mailes. Og endelig er en oversigt over kontaktpersoner og deres jobtitel er altid praktisk information at have ved hånden. 282

283 KONTAKTPERSONER Kontaktpersoner hos kunder vises følgende steder: På fanen Kontaktpersoner på hver enkelt kunde. En samlet oversigt findes under Kunder/Kundekontakter. I oversigten over brugere i Webshoppen og Selvbetjeningsmodulet under Internet/Webshop/Brugere. Kontaktpersoner hos leverandører Kontaktpersoner på leverandører har følgende formål: De kan logge på selvbetjeningsmodulet med og adgangskode. En oversigt over kontaktpersoner og deres jobtitel er altid praktisk information at have ved hånden. Kontaktpersoner hos leverandører vises følgende steder: På fanen Kontaktpersoner på hver enkelt leverandør. En samlet oversigt findes under Leverandører/Leverandørkontakter. I oversigten over brugere i Webshoppen og Selvbetjeningsmodulet under Internet/Webshop/Brugere. Brugere i webshoppen og Selvbetjeningsmodulet Dette er også kontaktpersoner og oprettes under Internet/Webshop/Brugere. Alle kontaktpersoner fra kunde- og leverandørkartoteket vises også i oversigten. Kunder, der har oprettet sig selv i web-shoppen, vises efterfølgende i denne oversigt og kan hurtigt tildeles et kundenummer. Engangs- /kontantkunder knyttes til kundenumrene WebDK, WebUK - alt efter kundens landekode. 283

284 Betalinger og åbenpostudligning I systemet findes et begreb, der kaldes åbenpostudligning. Det har mange fordele med hensyn til at styre betalingsstrømme; optimal udnyttelse af kasserabatter, betalingsfrister, rentetilskrivning på debitorer etc. Du bliver ikke præsenteret for alle mulighederne i dette afsnit. Men du bliver indført i grundbegreberne for ind- og udbetalinger. Åbenpostudligning Åbenpostudligning betyder, at man altid angiver baggrunden (fakturanummer) for en pengeoverførsel mellem virksomheden og en leverandør eller kunde. Man angiver altid bilagsnummeret på den åbne post, der udlignes. Konkret betyder det, at: Du skal angive, hvilken (eller hvilke) faktura der betales, når du bogfører indbetalinger fra en kunde. Alle kreditnotaer, du sender til kunder, skal udlignes med den oprindelige faktura eller en anden åben faktura. Du skal angive, hvilken (eller hvilke) købsfaktura der betales, når du bogfører udbetalinger til en leverandør. Alle kreditnotaer, du modtager fra leverandører, skal udlignes med den oprindelige købsfaktura eller en anden åben kreditnota. Bemærk! Ovennævnte gælder kun fakturaer og kreditnotaer, der er registreret på debitorer og kreditorer. Andre fakturaer, som er bogført manuelt i kassekladden uden angivelse af debitor- eller kreditorkonto, men blot med finanskonto, kan ikke åbenpostredigeres. 284

285 BETALINGER OG ÅBENPOST Fordele ved Åbenpost Fordelene ved åbenpost er mange, og her nævnes nogle af de faciliteter, der ligger i systemet. Udregning af rentetilskrivninger på kunder, der ikke betaler. Udskrivning af rentenotaer, kontoudtog og rykkere til kunder med angivelse af, hvilke fakturaer de har/ikke har betalt. Kontrol af mulighed for kasserabat, når du udligner en faktura med en betaling. Kasserabat fratrækkes og bogføres automatisk. Ved betalinger i valuta SKAL man anvende åbenpost af hensyn til bogføring af evt. kursdifferencer. Det samme gælder ved rente- og rykkernotaer. Alternativet til åbenpostudligning i kassekladden er, at du udligner fakturaer, kreditnotaer og betalinger manuelt, efter de er bogført. Hvis du ikke udligner Så har du en masse åbenstående poster, der ikke er udlignet mod hinanden. Fakturaer vil stå som ikke betalte og betalinger som rene acontobeløb. Det giver mange ulemper: Fakturaer udskrives på rykkere og kontoudtog samt renteberegnes, hvis fristen er overskredet, uanset om de er betalt. Købsfakturaer kommer konstant med i betalingsforslaget, uanset de er betalt. Alle fakturaer og betalinger vises i posteringsoversigter, selvom de i princippet er lukkede. Med mange posteringer kan det hurtigt blive uoverskueligt. 285

286 BETALINGER OG ÅBENPOST Auto-opret betalingsposter i kassekladde Systemet kan automatisk oprette en betalingspost i en kassekladde ifm. købs- og salgsfakturering. Det vil sige, at så snart købs- eller salgsfaktura er opdateret, dannes der automatisk en tilsvarende betalingslinje i en kassekladde. Nemt og overskueligt Det er en enkel og smart funktion idet, betalingsposter oprettes automatisk men blot som et forslag til bogføring: Hvis du f.eks. har mange web-ordrer, der betales on-line via kreditkort, slipper du for at indtaste de mange betalinger manuelt i kassekladden. PBS-transaktionsnummeret følger automatisk med over på betalingsposten i kassekladden. Betalinger oprettes med korrekte oplysninger om kunde/leverandør, faktura til udligning, beløb og forslag til betalingsdato. Efterhånden som betalingerne effektueres, kan du markere betalingslinjens felt Bogfør i kassekladden, hvor betalingsposten er oprettet, og bogføre kladden incl. øvrige poster. Åbenpostredigering bliver meget enkel, idet alle oplysninger er udfyldt korrekt på forhånd. Du kan altid rette i betalingsposten, f.eks. hvis betalingen falder på en anden dato, med et andet beløb etc. En betaling af en faktura i anden valutavil sandsynligvis blive afregnet til et andet beløb i danske kroner pga. kursdifference. Kontroller derfor altid beløbene inden bogføring. Betalinger er meget nemmere at overskue, idet betalingsforslags-kladden viser, hvilke ind- og udbetalinger, der udestår og endnu ikke er modtaget/betalt og derefter bogført. 286

287 BETALINGER OG ÅBENPOST Indstil auto-opret betalingsposter i kladder For at indstille systemet til at oprette betalingsposter automatisk, skal du gøre følgende: og 1. Vælg Generelt/Salgsordrer/Salgsfaktura/Opret indbetalingspost i kladde for at oprette indbetalingsposter automatisk i en kassekladde. 2. Vælg Generelt/Indkøbsordrer/Købsfaktura/Opret udbetalingspost i kladde for at oprette indbetalingsposter automatisk i en kassekladde. Her skal du angive kladdenavnet, betalingsposterne skal oprettes i. Hvis du ikke angiver et kladdenavn, bogføres betalingsposten ikke automatisk. Modkonto i auto-betalingskladden Modkontoen på de automatiske betalingsposter bestemmes af Bankkonto-feltet på hhv. kunder og leverandører. Det vil sige, hvilken kladde, der er angivet i opsætningen af Finans/Opsætning/Bankkonti. 287

288 BETALINGER OG ÅBENPOST Anbefaling: Hvilken kladde til betalingsposter Følgende anbefales vedr. valg af kassekladdenavn til oprettelse af auto-oprettede betalingsposter: Mange betalinger: Er der mange betalingsposteringer, anbefales det at oprette de automatiske betalingsposter i særskilte kassekladder, der alene er beregnet til disse betalinger. Én til udbetalinger og én til indbetalinger. Dermed bliver det mere overskueligt og lettere at styre afmærkning, når posterne betales. Få betalinger Er der få posteringer, anbefales det at oprette betalingerne i en og samme kladde som alle øvrige bilag, der kun indeholder poster på den pågældende bankkonto. I standarddata hedder denne kladde Betalinger og den refererer til virksomhedens bankkonto/kassekredit. Derved ligger betalingsposterne samme sted som øvrige poster, og det er langt nemmere og mere overskueligt at afstemme banken i stedet for at posterne er fordelt i flere forskellige kladder. Bogfør auto-oprettede betalingsposter Efterhånden som de automatisk oprettede betalingsposter faktisk bliver betalt, skal betalingsposten i kassekladden bogføres. Markér feltet Bogfør på de poster i kladden, der jfr. bankkontoudtoget er betalt. Slet og ret auto-oprettede betalingsposter Hvis et betalingsforslag ikke skal bogføres, skal linjen blot slettes. Det kan f.eks. være hvis en faktura ikke betales/bliver betalt. Det kan også være hvis en faktura bliver krediteret. I så fald kan du slette både betalingsforslaget til fakturaen og kreditnotaen hvis ellers det fakturerede og krediterede beløb er det samme. Hvis beløbene ikke er ens, må du ikke slette betalingsforslagslinjerne, idet differencen skal betales. 288

289 BETALINGER OG ÅBENPOST En betalingspost kan rettes, hvis der f.eks. betales et andet beløb, betalingen falder på en anden dato eller der betales til en anden modkonto end foreslået på betalingsposten. Bemærk! Ved betalinger i valuta er det meget sandsynligt, at valutakursen har ændret sig, siden fakturaen blev skrevet. Er det tilfældet, skal beløbet i kolonnen Beløb (DKK) rettet til det faktiske beløb. Herefter beregner systemet selv kursdifferencen og bogfører den. Det er nemt at holde rede i, da de faktiske betalinger står på bankkontoudtoget. Udlign for kreditnotaer Hvis en faktura bliver krediteret, oprettes kreditnotaen også som en betalingspost i kassekladden. For det første for at udligne de to poster, men for det andet også fordi, det kan være fakturaen er blevet betalt, før kreditnotaen er udstedt. Hvis en faktura skal krediteres helt og fuldstændig pga. fejl, kan du blot slette de to enslydende poster fra kassekladden, idet der jo hverken kommer en ind- eller udbetaling eller refundering af penge. Det vil sige, der bliver ingen transaktioner på bankkontoen. Efterfølgende bør du dog åbenpostudligne faktura og kreditnota under Kunder/Funktioner/Åbenpostredigering. Hvis der er forskel på fakturabeløb og kreditnota, afmærkes feltet Bogfør på begge poster (faktura og kreditnota), når difference-beløbet betales. Betalinger Bogføring af ind- og udbetalinger (manuel) Du modtager måske betalinger fra kunder på flere måder, bankoverførsel, giro etc. Fremgangsmetoden ved bogføringen er den samme. Dette foregår via en kassekladde. Du kan også udligne fakturaer, kreditnotaer og bogførte betalinger via Kunder/Funktioner/Åbenpostredigering. For eksempel hvis der er bogført betalinger uden åbenpostredigering i kassekladden, eller hvis 289

290 BETALINGER OG ÅBENPOST udligningerne er forkerte, så kan de ophæves og udlignes på ny. Dette beskrives i et senere afsnit. Her beskrives først manuel udligning via kassekladden. Anbefaling Hvis du åbner kladden og med det samme indtaster bilagsnummeret i feltet Åbne poster, der udlignes hentes resten af oplysningerne automatisk. Dette gælder både på debitorer og kreditorer. Indbetaling fra kunde 1. Vælg Finans/Kassekladder. 2. Det er ligegyldigt, hvilken kassekladde du vælger. Højst sandsynligt har du en der hedder Bank, der er indrettet til at bogføre betalinger i. 3. Indtast Dato og Bilagsnummer. 4. Indtast D for Debitor i Kontoart-feltet. 5. Indtast debitornummeret i Konto-feltet. Brug eventuelt listen i feltet for at vælge fra oversigten over kundekartoteket og/eller benyt F4, Søg, for at søge efter kunden. 6. Udfyld Modkonto-feltet. Modkonto kan f.eks. være en bankkonto eller en girokonto. I eksemplet er valgt kontoen til kassekreditten. Tip! Hvis kunden har betalt et samlet beløb, der dækker flere åbne poster, skal du ikke angive modkonto nu. Vent til alle åbne poster, som betalingen dækker, er angivet på hver deres 290

291 BETALINGER OG ÅBENPOST linje. Derefter opretter du endnu en linje og bogfører indbetalingen. Det gør det meget nemmere at stemme banken af, at du bogfører det samme beløb, som der er indbetalt til banken. Se nedenfor. 7. Flyt markøren til Åbne poster-feltet. Angiv den åbne post, betalingen udligner. Der er flere måder at gøre dette på: Flyt feltet Åbne poster til en af de første kolonner (træk i kolonneoverskriften) og indtast bilagsnummeret direkte i feltet, så hentes de resterende oplysninger automatisk. Skærmbilledets opsætning gemmes for dit bruger-id, så du ikke behøver lave om hver gang. Åbn Drill-down-oversigten ved at klikke på pilen til højre i feltet. Listen viser kundens åbne poster. Vælg posten, der skal udlignes. 8. Når du har valgt den åbne post, indsættes beløbet automatisk i Kredit-kolonnen og i Tekst-feltet indsættes automatisk posteringstekst samt fakturanummeret, der udlignes. Tip! Hvis du kom til at vælge det forkerte fakturanummer, sletter og retter du det bare, resten af felterne ændres tilsvarende. Hvis betingelserne for at opnå kasserabat er opfyldt, fratrækkes rabatten automatisk, før beløbet overføres til kassekladden. 291

292 BETALINGER OG ÅBENPOST Du kan rette i beløbet, hvis kunden har betalt for lidt eller for meget. Hvis du retter i beløbet, som er overført til kassekladden, vil det være det rettede beløb, der bogføres som indbetaling og udlignes på fakturaen. En rettelse kan være nødvendig, hvis kunden f.eks. har glemt at fratrække eventuel kasserabat, og systemet har trukket den fra. Selvfølgelig kan du vælge at sende beløbet retur til kunden. Alternativt kan du indkassere rabatten selv og rette beløbet til det faktisk indbetalte og der bogføres ingen rabat nogen steder i systemet. Det vil sige, der sker heller ingen overudligning af posten. 9. Udfyld andre relevante felter på linjen. 10. Udfyld eventuelt flere linjer med indbetalinger fra andre kunder. Hvis du glemmer at åbenpostredigere i kassekladden Den store skade er ikke sket, hvis du bogfører en betaling uden at åbenpostredigere i kassekladden. Du kan altid udligne posterne mod hinanden ved at benytte åbenpostredigering i hhv. Kunder-modulet og Leverandør-modulet. I Kunder-modulet: 1. Kunder/Funktioner/Åbenpostredigering, eller 2. Kunder (vælg en konto)/funktionermenuen/åbenpostredigering I Leverandør-modulet: 1. Leverandør/Funktioner/Åbenpostredigering, eller 2. Leverandør (vælg en konto)/funktionermenuen/åbenpostredigering. Beskrivelse finder du i afsnittet nedenfor Udlign via Åbenpostredigering. 292

293 BETALINGER OG ÅBENPOST Kunden betaler flere poster eller modregner en kreditnota Et godt råd! Som beskrevet ovenfor, så kan det ikke svare sig at angive modkonto på hver eneste linje, når en samlet betaling dækker flere åbne poster. Det vil sige, en bankbetaling, eller enhver anden form for betaling, ikke på nogen måde bør splittes op i flere poster, da det er meget mere besværligt at afstemme bankkontoen, hvis der ikke er oprettet en bankpost nøjagtig svarende til banktransaktionen. I systemet udlignes hver åben post på en linje for sig i kassekladden uden modkonto. Hvis en betaling f.eks. dækker 3 fakturaer; F1, F2 og F3, samt en kreditnota KN1, så skal der oprettes 4 (3+1) linjer i kassenkladden. Én for hvert bilag der udlignes og uden modkonto på nogen af linjerne. Du skal slutteligt oprette en 5. linje, nemlig modposten på bank-, giro eller lign. Konto, hvor pengene er sat ind. Det gør afstemning af bankkontoen etc. meget nemmere, fordi du kun får ét beløb bogført i stedet for 4 (de 3 fakturaer og den ene kreditnota). Naturligvis står det dig frit for at angive modkontoen på hver linje, men når du afstemmer f.eks. banken, så vil det fremgå af kontoudtoget fra banken, at der er modtaget ét samlet beløb og af den tilsvarende konto i systemet, at der er modtaget 4 beløb, der skal lægges sammen og til slut give samme resultat. 293

294 BETALINGER OG ÅBENPOST Hvis kunden har betalt flere poster som ét samlet beløb eller har trukket en kreditnota fra, skal du gøre følgende: 1. Følg punkt 1 til 10 i forrige afsnit. Spring punkt 6 over (ingen modkonto). Gentag dette for hver post debitoren udligner med sin indbetaling. 2. Efterhånden, som du markerer poster, vokser summen i Kredit i alt. 3. Hvis betalingen er en a conto betaling i form af et større beløb, der dækker flere ikke nærmere specificerede poster, kan du benytte afmærkningen til at klare regnestykket og finde ud af hvilke poster, der kan/skal udlignes. Se nedenfor i afsnittet Betaling stemmer ikke med markerede poster, modtag et a conto beløb. 4. Når du har markeret alle posterne, der skal udlignes (også eventuelle kreditnotaer) og beløbet i Kredit i alt svarer til, hvad kunden har indbetalt, skal du bogføre modposten, dvs. indbetalingen, på f.eks. bankkontoen i kontoplanen. NB! Der gives automatisk et forslag til modbeløb i næste linie, når kladden ikke balancerer. 5. Indtast indbetalingen med samme dato, bilag etc. Angiv en sigende tekst, f.eks. fakturanumrene som betalingen udligner. 6. Indtast det indbetalte beløb i Debet. Nu skulle kassekladden gerne balancere, dvs. der er debiteret og krediteret lige meget. Det kan du kontrollere i Debet i alt og Kredit i alt felterne øverst i kladden. Difference skulle gerne være 0 (nul). 294

295 BETALINGER OG ÅBENPOST Betaling stemmer ikke med faktura, eller modtag et a conto beløb. Betalinger kan ofte være et a conto beløb, der dækker flere ikke nærmere specificerede poster, f.eks. en månedlig afdragsordning. Det kan også hænde, at kunden har regnet forkert, så betalingen dækker mindre eller mere end summen af åbne poster, der er angivet på indbetalingen. Du kan benytte afmærkningen til at klare regnestykket og finde ud af hvilke poster, der kan/skal udlignes. Undlad at benytte modkonto undervejs i afmærkningen, det gør det hele lidt nemmere til sidst. 1. Markér poster i kassekladden som beskrevet i foregående afsnit. Efterhånden som du markerer poster til udligning vokser beløbet i Kredit i alt sammentællingen øverst i kladden, svarende til summen af markerede poster uden modpost. 2. Når summen er højere end indbetalingen, skal du enten finde en kreditnota, før du fortsætter, eller stoppe med at markere flere poster til udligning. 3. Beregn differencen mellem summen af markerede poster og indbetalingen. Sum af markerede poster ,00 Betaling ,00 Nedskriv udligning med = 3.500,00 4. Reducér kreditbeløbet på en markeret post med differencen, dvs. del-udlign posten. Nu skulle summen af markerede poster gerne svare til indbetalingen. Hvis ikke, har du lavet en regnefejl, da du beregnede 295

296 BETALINGER OG ÅBENPOST differencen i pkt. 3 og/eller reducerede kreditbeløbet. 5. Følg pkt. 4 til 6 i foregående afsnit for at postere indbetalingen i debet på f.eks. bankkontoen. Check, Udskriv og Bogfør kassekladden Når alle betalinger og udligninger er indtastet og kassekladden balancerer, skal du checke kladde for fejl, udskrive kassekladden og derefter bogføre den. Når kladden er bogført, er posterne ikke længere åbne på debitorerne. Med mindre de kun er delvist udlignet. Udbetaling til leverandør Før du skal foretage udbetalinger til dine leverandører, skal du finde ud af, hvilke leverandører du skal betale og hvornår. Du kan udskrive rapporten Åbne poster. Det forudsættes, at du har udskrevet din rapport over Forfaldne åbne poster, hvis du vil tage udgangspunkt i den. Anbefaling Hvis du åbner kladden og med det samme indtaster bilagsnummeret på den åbne post, der udlignes hentes resten af oplysningerne automatisk. Dette gælder både på debitorer og kreditorer. 1. Vælg Finans/Kassekladder. Det er ligegyldigt, hvilken kassekladde du vælger. Højst sandsynligt har du en der hedder Betalinger, der er indrettet til at bogføre betalinger i. 2. Indtast Dato og Bilagsnummer. 3. Indtast K for Kreditor i Kontoart-feltet. 296

297 BETALINGER OG ÅBENPOST 4. Indtast kreditornummeret i Konto-feltet. Brug eventuelt listen i feltet for at vælge fra oversigten over kundekartoteket og/eller benyt F4, Søg, for at søge efter leverandøren. 5. Udfyld Modkonto-feltet. Modkonto kan f.eks. være en bankkonto eller en girokonto. I eksemplet er valgt kontoen til kassekreditten. Tip! Hvis du betaler et samlet beløb, der dækker flere åbne poster, skal du ikke angive modkonto nu. Vent til alle åbne poster, som betalingen dækker, er angivet på hver deres linje. Derefter opretter du endnu en linje og bogfører udbetalingen. Det gør det meget nemmere at stemme banken af, at du bogfører det samme beløb, som der er udbetalt fra banken. Se nedenfor. 6. Flyt markøren til Åbne poster-feltet. 7. Angiv den åbne post, betalingen udligner. Der er flere måder at gøre dette på: Indtast bilagsnummeret (fakturanr.) direkte i feltet Åbn Drill-down-oversigten ved at klikke på pilen til højre i feltet. Listen viser leverandørens åbne poster. Vælg posten, der skal udlignes. 8. Når du har valgt den åbne post, indsættes beløbet automatisk i Debet-kolonnen og i Tekst-feltet indsættes automatisk posteringstekst samt fakturanummeret, der udlignes. Hvis betingelserne for kasserabat er opfyldt, fratrækkes rabatten automatisk, før beløbet overføres til kassekladden. 297

298 9. Udfyld andre relevante felter på linjen. BETALINGER OG ÅBENPOST 10. Udfyld eventuelt flere linjer med udbetalinger til andre leverandører. Deludligning Kan, eller vil, du ikke betale hele fakturabeløbet, kan du markere fakturaen og rette beløbet til det, du betaler og ønsker at udligne, ved at angive det betalte beløb i Debet-feltet. Dermed deludlignes posten. Bogfør når betaling er trukket i banken Oftest vil du nok vente med at bogføre betalingerne i kassekladden, til pengene er udbetalt. Det vil sige, du bruger rapporten Forfaldne Åbne poster som grundlag for at betale leverandører. Indtast betaling i kladden, bogfør når den er trukket i banken Andre gange benytter du måske kassekladden og afmærkningen til at finde ud af, hvilke poster der skal betales. Ved hjælp af. afmærkningen får du på forskellig vis udregnet det samlede beløb, du skal betale. Når du har afmærket posterne i kladden, som du vil betale, kan du lukke kassekladden og åbne den igen, når du har de korrekte datoer og bilagsnumre. Du behøver ikke at bogføre alle posterne i kladden på én gang. Du kan sagtens nøjes med at bogføre dem, der er betalt og lade resten stå, til de engang bliver trukket i banken. Betal flere købsfakturaer eller modregn en kreditnota Som beskrevet tidligere i kapitlet under bogføring af indbetalinger, kan det ikke svare sig at angive modkonto på hver eneste linje, hvis en samlet betaling dækker flere åbne poster og evt. også med modregning af kreditnotaer. Se afsnittet Kunden betaler flere poster eller modregner en kreditnota for en beskrivelse af, hvordan du håndterer det. Det foregår på samme måde 298

299 BETALINGER OG ÅBENPOST bare med modsat fortegn, dvs. Debet i stedet for Kredit og omvendt. Betal et a conto beløb. Du kan betale et a conto beløb, der dækker flere åbne poster, f.eks. en månedlig afdragsordning. Du kan benytte afmærkningen til at klare regnestykket og finde ud af hvilke poster, der kan/skal udlignes. Undlad at benytte modkonto undervejs i afmærkningen, det gør det hele lidt nemmere til sidst. Summen af markerede poster er lig med Difference mellem Debet i alt og Kredit i alt øverst i kassekladden. Så snart summen af markerede åbne poster overstiger din a conto betaling, skal du enten finde en kreditnota at udligne eller stoppe her. Forskellen mellem summen af markerede poster og din betaling (overudligningen) skal du nedskrive beløbet med, på en af de markerede poster for at summen af markerede poster stemmer med din betaling. Sum af markerede poster ,00 Betaling ,00 Nedskriv udligning med = 3.500,00 Se afsnittet tidligere i kapitlet om a conto betaling fra kunder for en beskrivelse af, hvordan du håndterer det i kassekladden. Det foregår på samme måde bare med modsat fortegn, dvs. Debet i stedet for Kredit og omvendt. Check, Udskriv og Bogfør kassekladden Når alle betalinger og udligninger er indtastet og kassekladden balancerer, skal du checke kladde for fejl, udskrive kassekladden og derefter bogføre den. Når kladden er bogført, er posterne ikke længere åbne på kreditorerne. Med mindre de kun er delvist udlignet. 299

300 BETALINGER OG ÅBENPOST Dokumentation af ind- og udbetalinger Vil du have en oversigt over posteringerne i regnskabet, skal du udskrive en posteringsliste via Finans/Rapporter. Se afsnittet Dokumentation af bogføring i kapitlet om Regnskabsmodulet. Du kan imidlertid også udskrive en posteringsliste på én eller flere debitorer eller kreditorer. 1. Vælg Kunder/Rapporter/Saldospecifikation (flere typer) eller Leverandører/Rapporter/Saldospecifikation (flere typer) (hvis det drejer sig om en leverandør). Vælg specifikation af den periode, hvor du ønsker at skrive dokumentation ud. 2. Afgræns også rapporten med hensyn til Kundenr/Leverandørnr. 3. Klik på OK for at godkende og udskrive. Du behøver ikke udskrive dokumentationen. Du kan nøjes med at se posteringerne i systemet. Dermed kan du hurtigt checke, om din åbenpost redigering via kassekladden er bogført korrekt. Du kan også se restbeløb på deludlignede poster. I det følgende eksempel tages udgangspunkt i en kunde. Men det samme gør sig selvfølgelig gældende for leverandører. I kundekartoteket kan du både se en oversigt over alle posteringer på kunden og åbne poster. Der er en fane til hver eller et menupunkt i Funktioner-menuen alt efter, hvilken opsætning af skærmbilleder du har valgt. 300

301 BETALINGER OG ÅBENPOST Her ses Kunder/Posteringer-fanen: I eksemplet har vi flyttet Lukket-feltet på posteringen helt hen i starten af linjen for at slippe for at benytte den vandrette scroll-bar for at scrolle ud til feltet. Her ses Kunder/Åbne poster-fanen: 301

302 BETALINGER OG ÅBENPOST Udligning af kreditnotaer Hvis du har sendt en kreditnota til en kunde, er det en god idé at udligne den med det samme. Udlign via Dan kreditnota Hvis du har dannet en kreditnota ud fra en faktura via funktionen Dan kreditnota, udlignes faktura og kreditnota automatisk mod hinanden. Funktionen Dan kreditnota finder du såvel i Kunder og Salgsordrermodulet, som i Leverandører og Indkøbsordrer-modulet. Der er et modbilagsfelt på kreditnotaen til autoudligning. Via Fakturaer/Funktioner-menuen kan du vælge Dan kreditnota. Udlign via Åbenpostredigering I Kunder- og Leverandører-modulet kan du åbenpostredigere alle bogførte posteringer (fakturaer, kreditnotaer, rentenotaer, betalinger etc.) mod hinanden på hver enkelt konto. Funktionen anvendes: For at lukke posteringer, der udligner hinanden, manuelt Hvis der ikke benyttes åbenpostredigering i kassekladden Som et supplement til at åbenpostredigere i kassekladden Til at slette og rette tidligere udligninger Funktionen findes under hhv. I Kunder-modulet: 1. Kunder/Funktioner/Åbenpostredigering, eller 2. Kunder (vælg en konto)/funktionermenuen/åbenpostredigering 302

303 BETALINGER OG ÅBENPOST I Leverandør-modulet: 1. Leverandør/Funktioner/Åbenpostredigering, eller 2. Leverandør (vælg en konto)/funktionermenuen/åbenpostredigering. Det følgende eksempel er fra Kunder-modulet, men samme funktioner findes også i Leverandør-modulet. 1. Vælg Kunder/Funktioner/Åbenpostredigering, og find kunden, eller 2. Vælg kunden i kundekartoteket, der skal åbenpostredigeres på. Vælg Åbenpostredigering i Funktioner-menuen. Herefter vises alle kundens åbne poster, såvel fakturaer, kreditnotaer som indbetalinger, der nu kan udlignes mod hinanden. Udlignede poster er skjulte indtil videre. Men der findes en funktion Vis alle i Funktioner-menuen, der viser alle poster, også de udlignede. 303

304 BETALINGER OG ÅBENPOST 3. Nu skal posterne, der skal udlignes mod hinanden, markeres. Der kan udpeges mange poster i samme udligning. Og det spiller ingen rolle, om beløbene matcher hinanden nøjagtigt. Der udlignes så meget, som der kan, ud fra det markerede. 4. Placér markøren på første post, der skal udlignes, det kan f.eks. være fakturaen. Tryk på mellemrumstasten for at markere en post. Beløbet overføres til feltet Udlign og omregnes til standardvaluta i feltet Udlign (VAL). Eventuel kursdifference beregnes og indsættes i feltet Kursdifference. Beløbet i Udlign feltet kan rettes, og de øvrige felter omregnes automatisk. 5. Placér markøren på næste post, der skal udlignes, det kan f.eks. være indbetalingen eller en kreditnota, og tryk på mellemrumstasten. 6. Fortsæt på samme vis til alle posterne, der skal udlignes, er markeret. Det betyder ikke noget, om det går i nul. Der udlignes så meget der kan startende fra laveste dato. De poster, der ikke kan udlignes fuldt ud, føres automatisk tilbage som åbne restsaldi og medtages næste gang, der udlignes. 7. Åbn Højreklik-menuen og vælg Bogfør. Markerede poster udlignes mod hinanden og forsvinder fra oversigten bortset fra eventuelle restsaldi, der ikke kunne udlignes fuldt ud. 304

305 BETALINGER OG ÅBENPOST Vis Åbne/Alle, annuller udligning Som standard viser oversigten åbne poster. Via højreklik-menuen, Vis alle, vises også udlignede poster. På dem er feltet Lukket markeret og saldoen er 0,00. Lukkede poster kan åbnes igen ved at annullere udligningen. 1. Klik på ikonet med et plus i helt ude til venstre for at vise posten. 2. Klik på Ophæv-knappen for at ophæve udligningen. Posten og den post, der er udlignet imod, åbnes nu begge igen. 305

306 Rentenotaer Systemet kan beregne og udskrive rentenotaer til kunder, der ikke har betalt til tiden. Det anbefales at indføre en fast rutine omkring rentenotaer, f.eks. ultimo hver måned. Hvorfor lade det være din kassekredit, der belastes med renter og ikke kundens kassekredit, fordi kunderne trækker betalingen alt for længe. Under Kunder/Opsætning/Rentekoder oprettes rentekoder, der angives på kunderne i kundekartoteket. Renteberegning, bogføring af rente og gebyr i en systemkladde, samt udskrift af rentenota sker under Kunder/Funktioner/Renteberegning. Alle fakturaer bliver markeret med Undtaget=Nej. Hvis der ikke skal beregnes rente af en postering, kan markeringen fjernes fra posteringen, hvorefter den er undtaget fra renteberegningen. Anbefaling, fast renterutine Det anbefales at indføre en fast rutine omkring rentenotaer, f.eks. ultimo hver måned. Her foretages en samlet beregning og udskrift for alle kunder på én gang. Men det er altid muligt at beregne renter og udskrive rentenota på et hvilket som helst tidspunkt. For eksempel hvis du har en kunde, som ikke før har indgået i renteberegningen, men som nu har trukket kreditten så længe, at det er på tide at sende en rentenota. I så tilfælde kan du beregne renten og udskrive rentenotaen til kunden hér og nu. 306

307 RENTENOTAER Forudsætninger for renteberegning For at kunne beregne renter og udskrive rentenotaer, skal der: Oprettes rentekoder under Kunder/Tilpasning/Rentekoder. Angives Nummerserie og Bilagsserie til rentenotaer under Generelt/Opsætning/Indstillinger. Angives rentekoder i kundekartoteket på kunder, der skal renteberegnes. At feltet Undtaget=Nej på en postering. Være åbenpostudlignet, dvs. fakturaer skal være udlignet med (del)indbetalinger. Enten via åbenpostredigering direkte på kunderne i kundekartoteket via højreklik-menuen eller under Kunder/Funktioner/Åbenpostredigering eller via udligning i kassekladden ifm. bogføring af betalingen. Se nærmere i beskrivelsen af Åbenpostredigering. Endelig skal der selvfølgelig være forfaldne fakturaer at beregne renter af. Rentekoder Under Kunder/Tilpasning/Rentekoder skal der oprettes rentekoder til kunder, der skal renteberegnes. Efterfølgende skal rentekoderne angives på de kunder, der skal renteberegnes og modtage rentenota. 307

308 RENTENOTAER 1. Tryk på F2, Opret, for at oprette en ny rentekode. Opret rentekoden med et sigende ID. For eksempel R1 for Rente 1%, R15 for Rente 1,5%, R2 for Rente 2% osv. Angiv et sigende navn til koden. 2. I feltet Sats angives renteprocenten. Normalt ligger satsen mellem renteprocenter, da det betragtes som ågerrente. 3. I feltet Dage angives antal respit-dage, dvs. hvor mange dage efter forfaldsdato der skal gå, før en postering må renteberegnes. Det anbefales at give 15 dages respit, så betalinger kan nå at blive ekspederet, modtaget og registreret i systemet. Hvis ikke der gives respit, risikerer du at indbetalingen krydser rentenotaen. 4. I feltet Beløb angives mindste beløb, der må beregnes rente af. Dette er en bagatelgrænse for at undgå, at der beregnes renter af småbeløb eller små øreafrundinger, som kunden måtte have foretaget ved indbetaling. Det anbefales at angive et beløb afrundet til nærmeste 100 er. Hvis der f.eks. angives 500,00, beregnes der ikke rente af forfaldne beløb under kr. 500, I feltet Afgift angives et eventuelt gebyr til rentenotaen. Svarer til gebyr på en rykker. Hvis der f.eks. angives 50,00, tilskrives rentenotaen kr. 50,00 som fast gebyr. 6. I feltet Rente angives finanskontoen hvor rente og afgift skal posteres i systemkladden, der dannes, når rentenotaen opdateres. Grunden til at det lægges i en systemkladde og ikke bogføres direkte er, at kunderne ofte ikke betaler renterne men kun det forfaldne beløb. Hvis du vælger at acceptere dette, slipper du dermed for at skrive en kreditnota, du kan nøjes med at slette renteposteringen i kassekladden. 7. I Notater-feltet kan angives en bemærkning til rentekoden. Notatet udskrives ikke på rentenotaen. Bemærkninger til rentenota angives under Salgsordrer/Opsætning/Salgstekster. 308

309 RENTENOTAER Rentekode på kunder I kundekartoteket angives rentekoden i feltet Rentekode. Hvis der ikke skal udskrives rentenotaer til en kunde, skal du blot undlade at angive en rentekode på kunden. Nummer- og bilagsserie til rentenota Oprettes under Generelt/Opsætning/Indstillinger. Begge dele bør adskille sig fra øvrige nummer- og bilagsserier. Poster der ikke skal renteberegnes I kundeposteringerne er der feltet Undtaget, der bestemmer om posten må renteberegnes og rykkes for. Når posteringen oprettes, markeres feltet automatisk (= ikke undtaget), således at posten indgår i rente og rykker. Hvis feltet ikke vises i posteringsoversigten, kan det indsættes via Højreklik-menuen, Vælg felter (markér feltet Undtaget). Efterfølgende kan det placerers valgfrit ved at trække i kolonneoverskriften. 309

310 RENTENOTAER Markeringen skal fjernes manuelt for at posten ikke indgår i rente og rykker. Det kan f.eks. være, der er en tvist om en leverance eller en pris. Før sagen er afgjort, synes det måske ikke rimeligt at beregne renter eller rykke for penge. Markeringen kan fjernes i kundekartoteket på fanen Posteringer. Hvis fanen ikke er synlig, finder du posteringerne i højreklik-menuen. Renteberegning Under Kunder/Funktioner/Renteberegning dannes, bogføres og udskrives rentenotaer. Der beregnes kun renter af forfaldne poster på kunder, der er oprettet med rentekode. Det spiller ingen rolle, hvornår rentekoden angives på kunden. Altså om rentekoden er angivet før eller efter, fakturaer og betalinger er bogført på kunden. Vælg perioden, der skal beregnes rente for. Herefter vises en linje for hver kunde, der er renteberegnet i den aktuelle periode. En specifikation af renteposterne åbnes ved at klikke på knappen Specifikation. Gentag/ret beregning Hvis der er beregnet renter, som ikke skulle have været tilskrevet, kan kundens rentekode fjernes fra kunden ellers fjernes markeringen i feltet Rykker/Rente, hvis det drejer sig om enkelte posteringer. Herefter gentages renteberegningen ved at angive samme datointerval og klikke på knappen Opdater. NB! Beregningen kan kun gentages, såfremt posterne i systemkladden fra sidste beregning ikke er bogført. 310

311 RENTENOTAER Faste renterutiner Det anbefales at indføre en rutine med faste intervaller f.eks. månedlig renteberegning pr. sidste dato i hver måned. Hvis der skal beregnes rente for januar, angives fra til Næste gang beregnes rente pr (perioden angives som til 28-02) og så fremdeles. Rentenota Datointerval Overføres til systemkladde Januar ÅR Rentenota iår131 Februar ÅR Rentenota iår282 Marts ÅR Rentenota iår331 April ÅR Rentenota iår430 Maj ÅR Rentenota iår531 Juni ÅR Rentenota iår630 Juli ÅR Rentenota iår731 August ÅR Rentenota iår831 September ÅR Rentenota iår930 Oktober ÅR Rentenota iår1031 November ÅR Rentenota iår1130 December ÅR Rentenota iår1231 Bemærk! Der kan beregnes renter uafhængigt af systemdatoen. I ovenstående eksempel kan januar-rentenotaen beregnes og udskrives et par dage ind i februar eller et par dage før d , hvis denne f.eks. falder i en weekend. Den første udsendelse af rentenotaer Hvis det er første gang nogensinde, der skal beregnes renter af forfaldne poster, kan du vælge, at første periode strækker sig helt fra den ældste forfaldne post til ultimo den aktuelle måned. Hvis den ældste forfaldne post f.eks. er 6 mdr. overskreden, så angives perioden helt tilbage fra denne post er forfalden til ultimo indeværende måned. Eksempel: ældste forfaldne post var forfalden sidste år. Første renteberegning er pr i det næste år, perioden angives derfor som sidste år til og med dette år. 311

312 RENTENOTAER Det kan blive en temmelig høj rente, der tilskrives, men på den anden side har kunderne til gengæld trukket længe på din kredit. Alle forfaldne poster i den mellemliggende periode renteberegnes også fra deres forfaldsdato til og med ultimodatoen i renteberegningen. Opdater renteberegning Knappen Opdater benyttes til at genberegne renter for den aktuelle periode. For eksempel hvis der er ændret i datointervallet, eller der er ændret i kundernes rentekode eller posteringers markering af, om de skal renteberegnes eller ej, uden at lukke og genåbne skærmbilledet Renteberegning. Når beregningen er opdateret, kan du se en specifikation af renteposterne pr. kunde ved at klikke på knappen Specifikation. Hvis renteberegningen er i orden, skal du herefter klikke på knappen Dan rentenotaer for at bogføre posterne i en systemkladde. Derefter skal du klikke på knappen Udskriv rentenotaer for at udskrive notaerne. Notaerne udskrives på baggrund af det, der er overført til systemkladden. Derfor skal du klikke på Dan rentenotaer, før du klikker på Udskriv rentenotaer. 312

313 RENTENOTAER Dan rentenotaer og bogfør i en systemkladde Når renteberegningen er i orden og modtagerne og posterne er korrekte, skal der dannes rentenotaer. Det betyder, at renteberegningen bogføres pr. kunde i en systemkladde under Finans/Systemkladder i en kladde med samme navn som rentedatoen. Der kan ikke udskrives rentenotaer, før der er kørt Dan rentenotaer, idet rentenotaer udskrives på baggrund af det, der er bogført i kladden. Som før beskrevet er grunden til, at det lægges i en systemkladde og ikke bogføres direkte, at kunderne ofte ikke betaler renterne men kun det forfaldne beløb. Hvis du vælger at acceptere denne manglende betaling af renter, så slipper du for at skrive en kreditnota og kan nøjes med at slette renteposteringen i kassekladden. Hvis kunden derimod betaler rentenotaen, skal du blot markere feltet Bogfør i systemkladden og bogføre kassekladden (naturligvis kun de linjer/rentenotaer der er betalt). Hvis der er fejl i renteberegningen, der er overført til systemkladden, slettes posterne i kladden og der renteberegnes påny, hvorefter Dan rentenotaer køres påny, og de nye poster overføres til kladden og kan udskrives via knappen Udskriv rentenotaer. 313

314 Udskriv rentenotaer RENTENOTAER Når der er kørt Dan rentenotaer, og posterne dermed er overført til en systemkladde, kan du udskrive rentenotaerne via knappen Udskriv rentenotaer. Der udskrives på baggrund af det, der er overført til systemkladden. Bemærk! Hvis der ikke er kørt Dan rentenotaer, kan rentenotaerne ikke udskrives. Der udskrives herefter en rentenota pr. kunde. Ret rentenota Hvis der er fejl i rentenotaerne, og posterne i systemkladden med rentenotaerne ikke er bogført, skal du blot krølle rentenotaerne sammen og smide dem i skraldespanden, slette posterne i systemkladden og gentage proceduren. Det vil sige danne en ny renteberegning, kontrollere posterne og køre Dan rentenotaer og Udskriv rentenotaer påny. 314

315 Rykkere Systemet kan udskrive rykkere til kunder, der ikke har betalt til tiden. Det anbefales at indføre en fast rutine omkring rykkere, f.eks. ultimo hver måned. Når kunderne ikke betaler til tiden, og der skal rykkes for pengene, kan der udskrives rykkerbreve via systemet. Under Kunder/Opsætning/Rykkerkoder oprettes rykkerkoder (f.eks. Rykker1, Rykker2, Inkassovarsel, Inkasso), der fastsætter hvornår hhv. første, anden, tredje osv. rykker udskrives, alt efter hvor forfalden den ældste post er, og samtidig fastsætter rykkergebyr, bogføring af rykkergebyr samt en rykkertekst. Hvis der er udskrevet rykker til en kunde, ajourføres feltet RykkerId på kunden automatisk med seneste rykkerkode. Den fortæller, hvor skrap en rykker, der senest er sendt til kunden. Rykkerne udskrives via Kunder/Funktioner/Rykkerudsendelse. Først skal rykkerne beregnes pr. en angiven dato, dernæst skal der dannes rykkere, der bogfører rykkere og gebyrer i en systemkladde, som samtidig danner grundlaget for udskrivning af rykkere. Alle fakturaer bliver altid markeret med Undtaget=Nej, hvilket betyder, at der må rykkes for evt. manglende betaling. Hvis der ikke skal rykkes for en post, kan markeringen fjernes fra posteringen, hvorefter den ikke længere indgår i rykkerskrivelser. Anbefaling: Fast rykkerrutine Det anbefales at indføre en fast rutine omkring rykkere, f.eks. en gang om ugen for at sikre, at kunder, der ikke overholder betalingsfristerne, bliver rykket så hurtigt og så tit som muligt. Der foretages en samlet beregning og udskrift for alle kunder på én gang. Men det er altid muligt at udskrive rykkere på et hvilket som helst tidspunkt. For eksempel hvis du har en kunde, som ikke før er blevet rykket, nu har trukket kreditten så længe, at det er på tide at sende en 315

316 RYKKERE rykker. I så tilfælde kan du beregne og udskrive rykkeren til kunden hér og nu. Forudsætninger for rykkere For at kunne udskrive rykkere skal der: Oprettes rykkerkoder under Kunder/Tilpasning/Rykkerkoder. Angives bilagsserie til rykkere under Generelt/Opsætning/Indstillinger. Være åbenpostudlignet, dvs. fakturaer skal være udlignet med (del)indbetalinger. Enten via Kunder/Funktioner- /Åbenpostredigering eller via udligning i kassekladden ifm. bogføring af betalingen. Se nærmere i beskrivelsen af Åbenpostredigering. Endelig skal der selvfølgelig være forfaldne fakturaer at rykke for. Rykkerkoder Under Kunder/Tilpasning/Rykkerkoder skal der oprettes rykkerkoder, der fastsætter, hvor forfalden en post skal være, for at den indgår i en rykkerskrivelse. 316

317 RYKKERE Eksempel på rykkerkoder Rykkerkode Dage (efter forfald) Overføres til systemkladde Rykker1 15 Rykker rykkerdato Rykker2 30 Rykker rykkerdato Rykker3 40 Rykker rykkerdato Inkassovarsel 45 Rykker rykkerdato Inkasso 60 Rykker rykkerdato Spær kunde Nej Nej Ja Ja Ja Anbefaling, spær kunder lige før incasso Det er muligt automatisk at spærre kunder, når de opnår en vis rykkerkode. Spær altid kunder, når de opnår rykkerkoden lige før næste rykker er incassovarsel. For det første bør der ikke kunne faktureres mere til en kunde, hvor næste varsel er incasso. For det andet, så må der ikke indgå poster i en incassovarsel, der ikke tidligere er rykket for. Dette kan forklares således: En rykker indeholder alle poster, der rykkes for. Rykkeren får samme rykkerkode, som den mest forfaldne post. Det vil sige at der kan indgå poster lige fra Rykker1 til Incasso i en rykker. Dog er det ikke tilladt at sende incassovarsel før der er rykket for en forfalden post mindst én gang. Dette kan netop undgås ved at spærre kunden for yderligere fakturering, når ældste post ligger lige før incasso. Dermed risikeres ikke yderligere fakturering, der kan indgå som første rykker på et incassovarsel. 317

318 318 RYKKERE 1. Tryk på F2, Opret, for at oprette en ny rykkerkode. Opret rykkerkoden med et sigende ID. For eksempel Rykker1 for første rykker, Rykker2 for anden rykker, Inkassovarsel for første inkassovarsel og Inkasso for inkassoskrivelse. Angiv et sigende navn til koden. 2. I feltet Tekst angives en tekst til rykkeren. Der er en tekst til hver rykkerkode, således at rykker 1 kan være en mild reminder, mens de efterfølgende bliver mere og mere skrappe. 3. I feltet Dage angives antal dage forfaldsdatoen skal være overskredet på en postering, før der rykkes for betaling. Det anbefales at give mindst 15 dages respit før første rykker, så betalinger kan nå at blive ekspederet, modtaget og registreret i systemet, inden der rykkes. Hvis ikke der gives respit, risikerer du at indbetalingen krydser rykkeren. Derefter gives yderligere et antal dage, f.eks. 30 dage, forfaldsdatoen skal være overskredet, før der rykkes anden gang osv. 4. I feltet Afgift angives et eventuelt rykkergebyr. Det koster jo noget, at skulle rykke for penge, både tid, ulejlighed, forrentning og evt. porto. Hvis der f.eks. angives 50,00, tilskrives rykkeren kr. 50,00 som fast gebyr. Gebyret kan evt. hæves for hver rykker for at lægge ekstra pres på. 5. I feltet Rykkerkonto angives finanskontoen hvor rykkergebyr skal posteres i systemkladden, der dannes, når rykkeren opdateres. Grunden til at det lægges i en systemkladde og ikke bogføres direkte er, at kunderne ofte ikke betaler rykkergebyret men kun det forfaldne beløb. Hvis du vælger at acceptere dette, slipper du dermed for at skrive en kreditnota, du kan nøjes med at slette rykkergebyrposteringen i kassekladden. Betales rykkergebyret derimod, skal du blot bogføre den aktu-

319 RYKKERE elle linje i kladden. 6. Feltet Spær kunde markeres, hvis kunden skal spærres, når kunden opnår denne rykkerkode. Det kan være meget relevant, hvis kunden er nået frem til rykkeren lige før et inkassovarsel. Der kan ikke faktureres til en spærret kunde, men der kan godt bogføres på kunden via kassekladderne. 7. I Notater-feltet kan angives en bemærkning til rykkerkoden. Notatet udskrives ikke på rykkeren. RykkerId på kunder Hvis der udskrives rykker til en kunde, ajourføres feltet RykkerId på kunden automatisk med seneste rykkerkode. Den fortæller, hvor høj eller lav rykker, der sidst er sendt til kunden. Rykkerkoden ændres ikke og forsvinder ikke, før der er kørt rykkere næste gang, og hvor der er grund til at ændre kundens rykkerid. Kunden får altid højeste RykkerId fra forfaldne poster. Dog startes der altid nedefra, således at en kunde aldrig kan starte ud med Rykker3 eller Incasso, uanset hvor forfalden en post er, første gang kunden rykkes. Posten får altid laveste rykkerkode første gang og så fremdeles fremover. Dette for at første gang en post rykkes for, skal den naturligvis have laveste rykkerkode og fordi en forfalden post, der er moden til incasso jfr. loven, skal være rykket for mindst én gang, før der udsendes incassovarsel. 319

320 Bilagsserie til rykkere RYKKERE En rykker kan tilskrives et rykkergebyr, og det skal bogføres i Finans. Dertil skal der være en bilagsserie. Dette oprettes under Generelt/Opsætning/Indstillinger. Poster der ikke skal rykkes for I kundeposteringerne er der feltet Undtaget, der bestemmer om posten må renteberegnes og rykkes for. Når posteringen oprettes, markeres feltet automatisk, således at posten indgår i rente og rykker. Se yderligere i afsnittet Renteberegning. Markeringen skal fjernes manuelt, for at posten ikke indgår i rente og rykker. Det kan f.eks. være, der er en tvist om en leverance eller en pris. Før sagen er afgjort, synes det måske ikke rimeligt at beregne renter eller rykke for penge. Markeringen kan fjernes i kundekartoteket på fanen Posteringer. Hvis fanen ikke er synlig, finder du posteringerne i højreklik-menuen. Rykkerudsendelse Under Kunder/Funktioner/Rykkerudsendelse dannes, bogføres og udskrives rykkere. Vælg rykkerdato. Herefter vises en linje for hver kunde, der skal rykkes pr. den aktuelle periode. En specifikation af posterne, der rykkes for, åbnes ved at klikke på knappen Specifikation. 320

321 RYKKERE Gentag/ret rykkere Hvis der er dannet rykkere, som ikke skulle have været dannet, kan de enten slettes eller rettes. Både før og efter der er dannet rykkere, og posterne er overført til en systemkladde. Hvis det er enkelte poster, der ikke skal rykkes for, fjernes markeringen i feltet Rykker/Rente på den enkelte postering, hvorefter denne ikke længere indgår i rykkere. Herefter køres kørslen påny, før der igen dannes rykkere. NB! Beregningen kan kun gentages, såfremt posterne i systemkladden fra sidste beregning ikke er bogført. Den første udsendelse af rykkere Hvis det er første gang nogensinde, der skal udskrives rykkere, og hvis det er første gang en post nogensinde skal rykkes, må den ikke udskrives med inkassovarsel uanset, hvor forfalden posten er. Det vil heller ikke ske i systemet, idet en post altid rykkes nedefra uanset hvor forfalden den er. Det anbefales at checke alle første rykkere for det kan jo være at nogle af posterne, der rykkes for første gang, meget snart er modne til incasso. Opdater rykkere Knappen Opdater benyttes til at genberegne rykkere for den aktuelle periode. For eksempel hvis der er ændret i datoen, eller der er ændret i posteringers markering af, om de må rykkes for eller ej, uden at lukke og genåbne skærmbilledet Rykkerudsendelse. Når beregningen er opdateret, kan du se en specifikation af rykkere pr. kunde ved at klikke på knappen Specifikation. Hvis rykkerne er i orden, skal du herefter klikke på knappen Dan rykkere for at overføre posterne (rykkergebyrer) til en systemkladde. Derefter skal du klikke på knappen Udskriv rykkernotaer for at udskrive notaerne. Notaerne udskrives på baggrund af det, der er overført til systemkladden. Derfor skal du klikke på Dan rykkere, før du klikker på Udskriv rykkernotaer. 321

322 RYKKERE Dan rykkere og overfør til en systemkladde Når rykkerberegningen er i orden, og modtagerne og posterne er korrekte, skal der dannes rykkere. Det betyder, at rykkergebyret bogføres pr. kunde i en systemkladde under Finans/Systemkladder i en kladde med samme navn som rykkerdatoen. Der kan ikke udskrives rykkere, før der er kørt Dan rykkere, idet rykkerne udskrives på baggrund af det, der er overført til kladden. Som før beskrevet er grunden til, at det lægges i en systemkladde og ikke bogføres direkte, at kunderne ofte ikke betaler rykkergebyret men kun det forfaldne beløb. Hvis rykkernotaen blev bogført direkte, skulle du hen og skrive kreditnotaer på alle de rykkergebyrer, der ikke bliver betalt. Hvis du vælger at acceptere, at de ikke betaler gebyret, kan du blot nøjes med at slette gebyrposteringen i kassekladden. Hvis kunden derimod betaler rykkergebyret, skal du blot markere feltet Bogfør i systemkladden og bogføre kassekladden (naturligvis kun de linjer/rykkergebyrer der er betalt). Hvis der ligger poster i kladden i forvejen, vises en advarsel, før posterne overføres. Det er for at undgå dobbelte posteringer pr. samme dato og kunde. Hvis kørslen derimod er OK og de eksisterende poster skal slettes, evt. fordi der er fejl i dem, så kan du blot klikke på OK. Her er posterne overført til systemkladde. 322

323 RYKKERE Husk at angive modkonto, når/hvis posterne skal bogføres. Hvis der er fejl i rykkerne, der er overført til systemkladden, kan du også slette posterne manuelt i kladden før en ny rykkerkørsel. Rykkerberegn påny, hvorefter Dan rykkere køres påny. De nye poster overføres til systemkladden og rykkerne udskrives via knappen Udskriv rykkernotaer. Udskriv rykkernotaer Når der er kørt Dan rykkere, kan du udskrive rykkerskrivelserne via knappen Udskriv rykkernotaer. Der udskrives på baggrund af det, der er overført til systemkladden. Der udskrives herefter en rykker pr. kunde. Bemærk! Hvis der ikke er kørt Dan rykkere, kan rykkernotaerne ikke udskrives. Ret rykkernota Hvis der er fejl i rykkernotaerne, og posterne i systemkladden med rykkergebyrerne ikke er bogført, skal du blot krølle rykkernotaerne sammen og smide dem i skraldespanden, slette posterne i systemkladden og gentage proceduren. Det vil sige ny rykkerberegning, kontrol af posterne, Dan rykkere og Udskriv rykkernotaer påny. 323

324 Varekartoteket I Varekartoteket oprettes og vedligeholdes varer med varenummer, beskrivelse etc. Hver gang du køber en vare, bliver den lagt til lagerbeholdningen, og hver gang du fakturerer en vare, bliver den trukket fra lager-beholdningen. I Varer-menuen vedligeholdes oplysningerne, der er med til at styre varelageret. Varekartoteket skal vedligeholdes hele tiden, så oplysningerne om hver enkelt vare er korrekt. Systemet anvender oplysningerne i lagerkartoteket til mange ting: Varetekster kommer med på fakturaer, priser bliver brugt ved fakturering og bogføring etc. Før du starter Før varekartoteket kan tages i brug, skal der oprettes Varegrupper og Varebogføringsgrupper under Varer/Opsætning. Varer i web-shoppen Varekartoteket er fælles for web-shoppen og Handel-modulet. Der er 100% integration. Prisaftaler er også fælles. I Varekartoteket er fanen Webkatalog, hvor det angives, om varen skal udbydes i web-shoppen og i hvilken kategori etc. Umiddelbart efter varen er oprettet og På Web er markeret, er varen automatisk synlig i web-shoppen. 324

325 VAREKARTOTEKET Find vare. Genvejstast F4 Tryk på F4, Søg for at søge efter et varenummer. Derved åbnes et listbillede til angivelse af søgekriterier i øverste linje under feltnavnene. I linjen kan angives søge-filter på et eller flere felter. I højreklik-menuen kan du vælge felter at søge på. Opsætningen gemmes pr. bruger. Du kan bladre i søgelisten med piltasterne. Markér linjen, du søgte, og tryk på Enter for at få vist vareoplysningerne. I hvert søge-felt kan du søge vilkårligt på alle forekomster i feltet, uanset om det matcher eller indgår i. Efterhånden som du indtaster mere og mere af et søgekriterie i et felt, formindskes listen tilsvarende til at vise færre og færre forekomster. Hvis du i ét felt ikke har fundet et ønsket match, kan du gå videre til et andet felt og fortsætte søgningen via det andet felt. 325

326 Posteringssøgning i Varer VAREKARTOTEKET Under Varer/Funktioner/Posteringssøgning kan du søge efter alle bogførte vareposteringer. Søgemulighederne er nærmest ubegrænsede, dvs. du kan søge på alt i en postering; dato, varenr., beløb, tekst, bilag osv. osv. Hvis du f.eks. skal finde en post på et vist beløb, kan du søge på alle bilag med dette beløb (excl. moms). Eller hvis du søger efter en tekst eller del af en tekst på posteringen, kan det også lade sig gøre at begrænse søgningen på det. Afgrænsning i to tempi Du kan afgrænse søgningen to tempi: 3. Først under Afgrænsning i venstre del af skærmbilledet. Efterlader du alle felterne tomme, vises alle posteringer. 4. Dernæst i linjen under kolonneoverskriften over posteringerne. Der kan du indtaste søgekriterier i alle felter. Og via højreklikmenuen vælge, hvilke felter der skal vises og dermed hvilke felter, der skal kunne søges i. For en nærmere beskrivelse af dette, se da kapitlet Søgning, afsnittet Listbilleder har søgefilter i øverste linje. 326

327 VAREKARTOTEKET Opret en ny vare Fakturerer du via systemet, og vil du samtidigt holde styr på lagerbeholdningen, skal du oprette alle varer i lagerkartoteket. 1. Vælg Varer i menuen Varer. I varekartoteket vedligeholdes også priser, både indkøbs- og salgspriser. Systemet kan administrere flere prisgrupper, hvilket betyder, at hver vare kan have forskellige priser. Varen har én pris, når du sælger den til én gruppe kunder, og en anden pris, når du sælger den til en anden gruppe kunder. 2. Placer markøren i den del af skærmbilledet, hvor vareoplysningerne er. Vælg F2, Ny, for at oprette en ny vare i kartoteket. Hvis du har en vare, hvis oplysninger du ønsker at kopiere til en ny vare, kan du i stedet vælge F3, Dubliker, når markøren er placeret på varen, du vil kopiere oplysninger fra. 327

328 VAREKARTOTEKET 3. Udfyld oplysninger om den nye vare. Hvis du har dublikeret en anden vare med F3, Dupliker, vil en hel del oplysninger være udfyldt på forhånd. I det følgende er vist et eksempel på en ny vare med de felter, der bør udfyldes. Felterne er følgende: De vigtigste felter i varekartoteket Varenummer Nummeret skal være en entydig kode, der udpeger varen. Nummeret kan bestå af tal og bogstaver samt andre tegn som f.eks. bindestreg. Op til 20 tegn, heraf ingen blanke. Anbefaling: Varenummer Varenummeret bør ikke være alt for besværligt og komplekst sammensat. Brug varenumre, der er så korte som muligt, nemme at huske og genkende, samt indtaste på f.eks. salgsordrer. Benyt eventuelt leverandørens varenummer, specielt hvis leverandøren tilbyder vareoplysninger og prisopdateringer, der kan importeres direkte i dit system. Det gør det også meget nemmere at bestille, modtage og fakturaopdatere varer. Navn Varebeskrivelsen. Teksten kommer med på fakturaer, rekvisitioner, prislister m.v. Og det er den korte varetekst, der vises i Web-shoppen. Som standard er der 100 tegn til varenavnet. 328

329 VAREKARTOTEKET Læg mærke til at Navn-feltet er et såkaldt link-felt. Når du fører markøren hen over feltet (mouse-over), kommer der en streg under. Feltet har et link til Oversættelser. Klik på feltnavnet, hvis du vil oprette varenavnet på forskellige sprog. 329

330 VAREKARTOTEKET Hvis kunden, eller leverandøren, er oprettet med en sprogkode, hvor der er oprettet en oversættelse, benyttes den oversatte tekst automatisk på eksterne formularer så som rekvisitioner og fakturaer etc. Hvis der mangler en oversættelse af varenavnet, udskrives standardteksten på formularerne. Beskrivelse til web-shoppen Feltet Beskrivelse er den lange produktbeskrivelse, der benyttes i Web-shoppen. Du kan benytte HTML koder til linjeskift og formattering (fed, kursiv mv). Lagermodel I dette felt er der tre valgmuligheder: Lagerstyring angiver en fysisk vare, hvor der skal føres lagerstyring på antal og lokationer. Varen udgår betyder, som typen angiver, at varen udgår af varesortimentet og derfor ikke længere skal indkøbes eller indgå i behovsberegninger Der er fortsat lagerstyring og varen kan sælges indtil beholdningen er 0. Service angiver en ikke-fysisk vare (f.eks. ydelse, en konsulenttime) og der føres ikke lagerbeholdning på varen. 330

331 VAREKARTOTEKET Kostpris Varens kostpris. Anvendes som: forslag til indkøbspris på indkøbslinier, med mindre der er oprettet en indkøbspris i prislisten, der matcher det, der er angivet i Prisliste-feltet på leverandørkontoen. beregning af vareforbrug, når lagerbeholdningen er nul ved fakturering. Dette, fordi der kan beregnes en gns. kostpris, når beholdningen er 0 (nul) og dermed ikke en værdi at bogføre som vareforbrug, før varen er købt hjem igen. Salgpris Varens vejledende salgspris, hvis intet andet er angivet på fanen Priser og i en eventuel pris-/rabataftale med kunden. Det er også prisen, der vises i web-shoppen, med mindre kunden er logget ind og ser sine egne priser jfr. en eventuel pris-/rabataftale. Bogføringsgr. Feltet udfyldes kun, såfremt bogføring af køb og salg skal styres af varen. Ellers kan feltet efterlades tomt. Bogføring af køb og salg sker efter følgende prioritet. Er der oprettet konti i: 1. Kunde/Varekontering i Kunder-menuen/Tilpasning, ellers 2. Varebogføringsgrupper i Varer-menuen/Tilpasning, ellers 3. Kundegrupper. Det vil sige, at bogføring kan ske efter en kombination af kunde/vare, vare og endelig kunden. Gruppe Varegruppe i web-shoppen. På kan du se et eksempel på en web-shop og her er varene placeret i grupperne Cocktails, I:cons, Pitchers, Tableware etc. Alle nyoprettede varer placeres automatisk i web-shoppen i den angivne gruppe. 331

332 Kategori VAREKARTOTEKET Kategorisering af varen, benyttes bla. i web-shoppen. Kategorien er en betegnelse for typen, arten, og den måde, man ønsker at opdele varerne efter. Salgs- og indkøbsforpakning Antal i en pakke af varen. Eksempelvis 24 æsker chokolade i en kasse. Antal på ordrelinje = Antal i Forpakning-feltet X Antal i hhv. salgs- og indkøbsforpakning på lagerkortet. Jævnfør ovennævnte eksempel: Forpakning 2 = Antal 48. Antallet på ordrelinjen kan altid rettes, hvis den ene æske er beskadiget kan antal rettes manuelt til 47. Priser-fanen 332

333 VAREKARTOTEKET Hele pris-opsætningen er dynamisk og udspringer af Varer/Opsætning/Prislister. Prislister dækker både indkøbsprislister og salgsprislister.. Indkøbsprislisterne knyttes til leverandørerne og salgsprislisterne knyttes til kunderne. Priserne gælder også, når kunderne logger sig på i web-shoppen. Hvis en vare koster ét hos en leverandør og noget andet hos en anden, kan du vælge at oprette to indkøbspriser med hver sit (indkøbs)prislistenavn. Angiv hhv. det ene prislistenavn på den ene leverandør og det andet prislistenavn på den anden leverandør. Kræver dog Pris-/Rabatmodulet. 333

334 VAREKARTOTEKET Og så fremdeles med kunderne. Hvis der f.eks. er 2 eller flere forskellige priser alt afhængig af kundetype, kan du oprette to salgspriser med hver sit (salgs)prislistenavn. Angiv hhv. det ene prislistenavn på den ene gruppe af kunder og det andet prislistenavn på den anden gruppe af kunder. Hvis du ikke angiver en pris, foreslås salgsprisen og indkøbsprisen fra lagerkortet på hhv. ordre- og indkøbslinjerne. Klik på F6, Gem, for at gemme oplysningerne på varen. Skal du oprette flere nye varer, trykker du herefter på F2, Opret. 334

335 VAREKARTOTEKET Ret en vare Skal du tilrette oplysninger om en vare i lagerkartoteket, er princippet som i kunde- eller leverandørkartoteket. Rettelser slår automatisk igennem i web-shoppen. 1. Vælg Varekartoteket. 2. Find den vare, du vil ændre stamdata for. Brug eventuelt oversigten til at søge efter varen eller benyt F4, Søg, i Kontonr.- feltet. 3. Når du har fundet varen: Benyt F5, Ret, for at ændre skærmbilledet fra Vis til Ret-mode. 4. Ret oplysningerne i de relevante felter. 5. Benyt F6, Godkend for at godkende ændringerne. Slet en vare En vare kan slettes med F8, Slet. Dog kun når: Der ikke er posteringer på varen. Varenummeret ikke indgår i salgsordrer, indkøbsordrer, styklister eller nogen form for ej bogførte kladder. Hvad er lagerværdi, gns. kostpris og kostpris Lagerværdi Lagerværdien er den samlede anskaffelsespris for de varer, der ligger på lager. Det vil sige, det du har betalt for varen. Plus/minus de justeringer der evt. er foretaget undervejs og minus det vareforbrug, der har været ved salg af varerne. Det vil sige, at lagerværdien er den samlede værdi af de varer, der ligger på lager. 335

336 Kostpris VAREKARTOTEKET Kostprisen er den pris, der er oprettet på lagerkortet og som oftest vedligeholdes på baggrund af leverandørens prislister eller seneste indkøbspris. Gns. kostpris Gns. kostpris (gennemsnitlig kostpris) er lagerværdi divideret med antal på lager. Et eksempel: Kostprisen er kr. 100 på lagerkortet og lig med det, varen er købt hjem til de sidste seks måneder. I øjeblikket ligger der 10 stk. på lager, dvs. en samlet lagerværdi på kr Leverandøren sætter prisen op. Næste gang koster varen kr. 110 pr. stk. Der købes 10 stk., og kostprisen på lagerkortet rettes til kr Lagerværdien (den ægte) er nu 10 x 100,- plus 10 x 110, kr ialt. Opgjort til kostpris: 20 x 110, altså kr Opgjort til gns. kostpris kr divideret med antal 20, altså kr. 105 pr. styk. Købspris Antal Lagerværdi Gns. Kostpris Beholdning 100, ,- 100,- Køb 110, ,- 105,- Justering af varelageret Der er to former for justering af varelageret: Justering af lagerbeholdning Justering af lagerværdi Justering af lagerbeholdning sker via lagerkladden. Justering af lagerværdi sker dels via funktionen Lagerregulering og dels via lagerkladden (ned- og opskrivninger). 336

337 VAREKARTOTEKET Justering af lagerbeholdning samt ned- og opskrivninger Det sker via lagerkladden. Det kan til tider være nødvendigt at justere varelageret, hvis der opstår en difference mellem systemets lagerbeholdning og den faktiske lagerbeholdning. Denne difference kan opstå på grund af f.eks. svind, ukurante varer, eller fejlpluk. Lagerregulering sker som følge af: Difference mellem bogført og fysisk antal Status Flytning mellem lokationer Svind Ukurans Fejlpluk Skader Sammenlægning af varenumre Ned- og opskrivninger. Anbefaling: Jævnlig kontrol af fysisk lagerbeholdning Du skal jævnligt kontrollere, at den fysiske lagerbeholdning er i overensstemmelse med den teoretiske lagerbeholdning i systemet. Stemmer den fysiske beholdning ikke med den teoretiske, kan du risikere at fakturere varer, du tror, er på lageret, men der kun eksisterer som tal i systemets database. Eller omvendt, du fortæller en kunde, at varen desværre er udsolgt, selvom der faktisk ligger varer på lageret. Jævnlig optælling er f.eks. hver anden uge. Det er ikke det samme som at holde status 24 gange om året. Du kan nøjes med at bruge et par timer på at kontrollere et udsnit af lagerbeholdningen. For eksempel kan du køre en fast turnus, så hvert varenummer tælles op mindst hver 3. måned, eller tilfældig stikprøvekontrol, eller kontrol af varer med høj omsætningshastighed. Der er ingen grund til at tælle "hyldevarmere" op alt for ofte. 337

338 VAREKARTOTEKET Hvis du forsøger at fakturere mere, end der teoretisk er på lager, får du en advarsel. Som nævnt i kapitlet om kunder og salgsordrer, så får du kun advarslen, hvis du har valgt Spørg bruger -parameteren i Generelt/Opsætning/Indstillinger/Salgsordrer-/Beholdningsvalg. Ordrebehandleren bør dog checke beholdningen, mens kunden er i røret, så man ikke bagefter må ringe tilbage og skuffe kunden. Ned- og opskrivninger Lagerregulering er også nødvendig, hvis en vares lagerværdi skal ned- eller opskrives eller lægges sammen med en anden vare. Varer kan nedskrives som følge af forældelse (værdiforringelse), det kan være at varen nærmer sig sidste salgsdato på flere måder også i form af, at der er kommet en opdateret vare og den tidligere derfor må sælges til reduceret pris. Det kan også være, at varen ikke tiltrækker samme interesse i markedet som forventet og derfor må sælges til reduceret pris. For at opretholde samme dækningsbidrag, anvendes ofte en regnskabsmæssig nedskrivning af kostprisen (betyder ofte noget for sælgeres provision eller i visse detailbranchers regnskab). Nedskrivningen posteres som lagerregulering i stedet for at opretholde oprindelig kostpris og dermed indkassere et tilsvarende lavere dækningsbidrag. Bemærk! En op- eller nedskrivning af lagerværdien påvirker også virksomhedens driftresultat og dermed overskudet for året. Derfor bør op- og nedskrivninger af lagerværdien kun ske i samråd med din revisor. 338

339 VAREKARTOTEKET Lagerregulering sker som følge af: Difference mellem bogført og fysisk antal Status Flytning mellem lokationer Svind Ukurans Fejlpluk Skader Sammenlægning af varenumre Difference mellem bogført og reel værdi Nedskrivninger Afskrivninger Værdiforringelse Forældelse Lagerregulering i lagerkladden Reguleringer af lagerbeholdning (styk) og ned- og opskrivninger sker i en lagerkladde. 1. Vælg Varer/Lagerkladder. Sandsynligvis findes der allerede en kladde Lagerregulering, som du kan benytte. 2. I kladden skal du indtaste de forskydninger, der har været på lageret. Det er forskydninger, der ikke skyldes salgs- eller købsfaktura. Det vil sige svind, ukurante varer, beskadigede varer, op- og nedskrivning etc. 3. I det følgende eksempel skal varelageret nedskrives med et stk. af Varenummer 01-1, og lagerværdien nedskrives på Varenummer 04-2, fordi varen har mistet værdi. 339

340 VAREKARTOTEKET 4. Indtast forskydningerne som varelinjer. Husk fortegn! 5. I den første linje bliver varelageret for varenummer 01-1 nedskrevet med 1 stk. Det ene styk er nu ude af beholdningen. 6. I den anden linje bliver hele lagerværdien for Varenummer 04-2 først nedskrevet til kr. 0,00. Men i den sidste linje bliver værdien så opskrevet igen, blot til en anden lagerværdi. Det er ikke nok at nedskrive til kostprisen på lagerkortet. Du skal dividere lagerværdien med beholdningen for at finde den ægte kostpris. 7. Vælg Funktioner-menuen/Check kladde for at kontrollere for fejlindtastninger. Er der fejl, må du finde årsagen og fjerne den, inden du kan bogføre kladden. 8. Vælg Funktioner-menuen/Udskriv kladde, så du senere kan se, hvad du registrerede i kladden. 9. Vælg Funktioner-menuen/Bogfør kladde, så vil kladden blive bogført i regnskabet og lagerbeholdningen/værdien justeret. Reguleringen bogføres på konto for lagerregulering, der angives under Varer/Opsætning/Varebogføringsgrupper. 340

341 VAREKARTOTEKET Varesvind, tyveri, kassation Nedskriv lagerbeholdning og -værdi med antallet, der er forsvundet eller skal kasseres. Varevind Der er flere fysiske enheder end teoretiske. Opskriv lagerbeholdning og -værdi med antallet, der er fundet. Værdi i dette tilfælde bør være sidste købspris eller lavere, hvis prisen er faldet. Ukurans Varen er beskadiget eller har mistet værdi i al almindelighed. Varen kan stadig sælges, men til nedsat pris. Beskadigede varer skal skilles ud fra mængden med nyt varenummer i en gruppe for ukurante/beskadigede varer. Det tidligere varenummer og lagerværdi nedskrives med 1 stk. til ægte kostpris, det nye varenummer opskrives med 1 stk. til en lavere værdi. Eksempel 1: Varenummer 14-4 er falmet og nusset efter at have stået i udstillingen. Varen flyttes til varenummer I dette tilfælde starter alle ukurante varer med 99, resten af varenummeret er det samme. Skal man derefter søge på varen i en ukurant eller brugt udgave, sættes blot 99 foran det almindelige varenummer. Samtidig nedskrives værdien til kr. 200,-. Nedskrivninger forekommer også, hvis varen er forældet, umoderne eller erstattet med en ny model. Nedskrivningsbeløbet er et vurderingsspørgsmål sat i forhold til den pris, der kan opnås for varen. 341

342 VAREKARTOTEKET Nedskrivningen bogføres som i indledningen til dette afsnit om lagerreguleringer. Det vil sige, først trækkes hele beholdningen og lagerværdien ud (lagerværdi og beholdning lig nul), og dernæst lægges den tilbage på lager (med samme varenummer) til den nye værdi. Eksempel 2: Der er kommet en ny model af en salatbowle. Oprindelig salgspris kr ,-. Nu er der kommet en ny model i et mere tidssvarende design. Den sælges for samme pris, og den gamle model sættes på udsalg til 795,-. (De har selvfølgelig forskelligt varenummer) Købsprisen er den samme, kr. 839,40. Den gamle model nedskrives fra kr. 839,40 til kr. 400,- for at holde dækningsgraden på ca. 50%. Det betyder meget for sælgere, der aflønnes på baggrund af dækningsbidrag. Benyt evt. Notater-funktionen på Detaljer-fanen på varekortet til at skrive en kort notits om årsag og nedskrivningsbeløb. 342

343 VAREKARTOTEKET Opskrivning, læg omkostninger oven i Hvornår kan man opskrive en vare? Det er igen et vurderingsspørgsmål. Der er mange situationer, men hovedsagen er, at du får pillet antallet ud til kostpris og får dem lagt tilbage på samme varenummer til den nye kostpris. Eksempler på opskrivninger: Der er eksempler på, at varer pludselig får forøget sin værdi. Selvom du har indkøbt varen billigere gennem en periode, kan du forsvare at opskrive lagerværdien, hvis det antages, at værdiforøgelsen er realistisk og blivende. En vare er indkøbt og lagt på lager via købsfaktura til kr Herefter modtages fakturaer for f.eks. transport, forsikring, emballering og øvrig klargøring. Øvrig klargøring kan være tilpasning til nationale forhold, importtold, maling og samling. Omkostningerne kan ikke bogføres direkte på den lagerførte vare, du kan nemlig ikke lægge køb oven i en købspris for en vare, når den først er lagt på lager. Den skal trækkes ud til købspris og lægges tilbage til den samlede kostpris. Alternativt skal du lægge en fast omkostningsprocent til varen på lagerkortet, dermed hæves varetilgangen automatisk med omkostningstillægget ved opdatering af købsfaktura. I dette eksempel er der påsat æ, ø og å på et designertastatur indkøbt i USA. Tillæg til kostpris kr. 300, ialt kr. 2300,-. 343

344 Flyt en vare til et andet varenummer VAREKARTOTEKET Dette gælder kun, hvis to varenumre med beholdning og posteringer skal sammenlægges til ét varenummer. Hvis det blot er en ændring fra ét varenummer til et nyt varenummer (uden beholdning og posteringer), skal du benytte Generelt/Funktioner/Ændre nøglefelter (Varer: Varenr.). Hvis en vare udgår og erstattes af et nyt varenummer, kan du føre hele den gamle lagerbeholdning over på det nye varenummer. Hvis vel at mærke varen er den samme. Værdi: lagerværdi, seneste købspris (ny vare) eller lavere. Har du registreret en vare på et forkert varenummer ved købsfaktura, behøver du ikke bogføre en kreditnota og en ny faktura, hvis prisen er den samme (leverandøren er nok ligeglad med dine interne varenumre). Før det indkøbte vareparti over på det rigtige varenummer. Værdi: købspris. Vareprøver, gaver og internt forbrug Det sker, at en kunde eller lign. kommer forbi og får en eller flere vareprøver med. Varen pilles ned fra hylden og foræres bort. Det skal registreres i systemet. Det samme gælder, hvis varer forbruges internt. Man kan ikke bare gå ud på lageret og hente. Du kan gøre følgende: Nedskriv lageret vha. en lagerregulering med antal og ægte kostpris, du har foræret bort eller forbrugt internt. Udskriv en faktura på kr. 0 med dig selv som debitor. Vareforbruget vil dog stadig stå som almindeligt vareforbrug i forbindelse med salg. Nedskriv lagerbeholdning og -værdi med antallet, der er forsvundet eller skal kasseres. 344

345 VAREKARTOTEKET Funktionen Lagerværdiregulering Under Varer/Funktioner/Lagerværdiregulering benyttes til at: Regulere lagerværdien jfr. hhv. kostpris, sidste indkøbspris eller sidste indkøbspris + omkostningstillæg jfr lagerkortet. Opdatere kostprisen på lagerkortet tilsvarende. Som standard vises følgende i oversigten pr. valgt dato: De første to kolonner viser Varenummer og Varenavn. Derefter vises tre kolonner: Beholdning, Lagerværdig og Gns. kostpris (= Lagerværdi / Beholdning), taget direkte fra Lagerkartoteket. Derefter vises to kolonner: Kostpris og Sidste indkøbspris. Kostpris stammer fra lagerkortet og sidste indkøbspris fra det seneste indkøb. Slutteligt vises kolonnerne: Ny lagerværdi og Ændring, der er dynamisk beregnede værdier. De er beregnet ud fra, hvad der er valgt i rubrikken Baseret på (i venstre side af skærmbilledet). I Baseret på kan der vælges: Kostpris (fra lagerkortet), Sidste indkøb eller Sidste indkøb + omk. tillæg (fast % angivet på lagerkortet). 345

346 VAREKARTOTEKET Under Data I venstre side af skærmbilledet kan oversigten afgrænses /begrænses efter diverse værdier. Beregn lagerværdiregulering Klik på knappen Beregn for at beregne Ny Lagerværdi og Lagerværdiregulering. Beregningen sker jfr. de angivne kriterier og data. Læg mærke til, at hvis der er store udsving mellem Gns. kost, Kostpris og Sidste indkøb, så kan Ny lagerværdi og Ændring medføre drastiske ændringer i lagerværdien og dermed regnskabstallene. Opdater lagerværdiregulering Klik på knappen Opdater for at opdatere og bogføres lagerværdireguleringen på hhv. lagerkortet og i Finans. Lagerværdien ændres i Balancen og differencen bogføres på de respektive lagerreguleringskonti (typisk driftkonti) jfr. angivelserne under Varer/Opsætning/Varebogføringsgrupper. 346

347 Indtast primosaldi i Finans mv. Når du starter helt fra bunden med en ny virksomhed eller overfører tal fra et andet økonomisystem, er der forskellige måder at gøre det på. Her får du et par forslag til, hvordan det kan gøres. Forudsætninger Før du går i gang, skal du være fortrolig med det, der står om bogføring i kassekladden i kapitlet Den daglige bogføring i Finans. Endvidere skal den nødvendige opsætning af systemet være foretaget, og der skal være en kontoplan, samt eventuelle debitorer og kreditorer, hvor der skal registreres åbningssaldo. Du kan lægge primoposter ind i systemet på flere måder. Det afhænger af om: Du befinder dig ved regnskabsårets/virksomhedens start. Du befinder dig midt inde i regnskabsåret. Måske er dine data allerede lagt ind direkte fra et andet system via en såkaldt import af data til systemet eller en datakonvertering foretaget af din forhandler. I så fald, kan du springe dette afsnit over, men husk at kontrollere, at alle oplysninger er overført korrekt. Det vil sige, at alle regnskabssaldi er korrekte, posteringer er korrekte, og at debitorer, kreditorer, samt lageret stemmer. Her er en skitse af metoderne, der kan benyttes, når du skal i gang med at lægge primoposter ind manuelt. Det hele skal bogføres i kassekladden, dog skal varerne lægges ind via lagerkladden. 347

348 Ved regnskabsårets start INDTAST PRIMOSALDI Hvis du er ved starten af regnskabsåret, skal du gøre følgende: 1. Opret forrige og nuværende regnskabsår under Finans/Opsætning/Regnskabsperioder. 2. Under Finans/Kassekladder: Indtast saldo pr. finanskonto på den sidste dato i forrige regnskabsår (31.12 med mindre firmaet benytter forskudt regnskabsår). Eller om du vil, en post pr. konto pr. måned (nettobevægelse) i forrige regnskabsår, hvis du vil have mulighed for at udskrive balancer med sammenligning til månederne sidste år. 3. Der skal ikke angives momskode på posteringerne. Momsen er trukket ud, da posterne blev bogført første gang. 4. Dan nye åbningsposter i nuværende regnskabsår under Finans/Funktioner/Årsafslutning. OBS! I kontoplanen skal konto for Årets resultat sidst i resultatopgørelsen være oprettet således at saldo ultimo året overføres til næste år som primosaldo på konto for årets resultat. Det er den konto (under egenkapitalen), som overskuddet fra resultat-opgørelsen overføres til, når du danner nye primoposteringer ved årsafslutningen. 348

349 INDTAST PRIMOSALDI Sådan gjorde vores kære blikkensalgerven fra tidligere eksempler, da han startede bogføring i systemet den : Blikkenslageren oprettede årene 2008 og 2009 under Regnskabsperioder. Han benyttede standardkontoplanen og derfor var kontoen for årets resultat i resultatopgørelsen (Konto 49999) sat op til at overføre resultatet til balancen til kontoen for årets overførte resultat (Konto 8114). Dernæst indtastede, udskrev og bogførte han sin saldooversigt pr. konto fra revisoren pr i kassekladden med datoen Én postering for hver konto, herunder også driftskontiene. Han kontrollerede nøje, at tallene passede og stemte konto for konto. Langt om længe var han nået til at danne nye primoposter pr under Finans/Funktioner/Årsafslutning. og kontrollerede endnu engang, at alt stemte og var, som det skulle være via en saldobalance pr. konto pr Nu havde han både sidste års regnskab og en åbningsbalance i systemet og kunne nu begynde at bogføre i det nye regnskabsår. 349

350 INDTAST PRIMOSALDI Indlæg saldo pr. måned Blikkenslageren kan også vælge at indtaste en saldo pr. måned i sidste regnskabsår (2008) for at have noget at sammenligne år 2009 regnskabet med. I så fald, skal han ikke indtaste den samlede saldooversigt pr men derimod en nettobevægelse pr. måned i Husk, at januar 2008 skal være incl. forrige års primo. Der skal heller ikke momskode på posteringerne her. Momsen er trukket ud, da posterne blev bogført første gang. Start af ny virksomhed En ny virksomhed starter fra nul - næsten - i hvert fald er der endnu ikke noget årsregnskab. Til gengæld er der måske en primobalance, som skal lægges ind via kassekladden. Primobalancen er værdien af det, ejeren/ejerne skyder ind i virksomheden. Det vil sige det, der er bragt med ind for at starte firmaet, f.eks.: Kontante indskud Bil Ejendom Inventar Computere Maskiner og værktøj Varelager Værdipapirer Etableringslån. Hvis f.eks. ejeren overfører sin privatbil til firmabil, skal bilen værdiansættes efter gældende regler (spørg din revisor). Derefter kan der afskrives på bilen som på alt andet inventar i virksomheden. Nyanskaffelser i forbindelse med åbningen skal værdiansættes til kostpris. 350

351 INDTAST PRIMOSALDI Fremgangsmåden er den samme som ved regnskabsårets start bortset fra, at der ikke er noget årsregnskab fra 2008 (sidste år) at lægge ind. Primobalancen (ejernes indskud i virksomheden) kan lægges ind på forskellig måde: Start ved regnskabsårets start: Primobalancen lægges ind som beskrevet i forrige eksempel. Det vil sige i ultimoperioden Derefter føres den over som ny primo i år 2009, og du undgår sammenblanding med den almindelige drift i år Start midt i regnskabsåret: Primobalancen lægges ind i måneden før virksomhedens start for at undgå sammenblanding med driften resten af året. Primobalancen vil altid være med i en saldobalance, fordi den er bogført midt i året. Ved start midt i regnskabsåret Du kan sagtens begynde at føre regnskabet i systemet midt inde i regnskabsåret. Her er to forslag til, hvordan du kan gøre: 1. Bogfør parallelt fra regnskabsårets start. 2. Start fra en vilkårlig måned inde i året. Vilkårlig måned er den måned, hvor du starter med at føre regnskabet i systemet. Parallel bogføring Ved parallel bogføring bogføres alle posteringerne fra regnskabsårets start og til nu i kassekladden. Hvis du kun er kommet et par måneder ind i året, og/eller antallet af bilag er overskuelig, bør du køre parallelt. Vores blikkenslagerven har en søster, der har et reklamebureau og vælger også at skifte til samme økonomisystem i april

352 INDTAST PRIMOSALDI Hun gør følgende: Lægger saldobalancen ultimo 2008 ind pr. konto i kassekladden, jf. sin blikkenslagerbror i foregående afsnit. Så bogfører hun hver enkelt post een måned ad gangen, og efter hver måned udskriver hun balance og stemmer af med sit gamle system. Nettobevægelse pr. måned Kontorassistenten spørger hende, hvorfor hun ikke bare bogfører samlet nettobevægelse for måneden på hver konto. Forslaget er godt, især hvis der er rigtig mange posteringer. Men nej, søsteren vælger at lægge alle posteringer ind, for så kan hun bedre spore bilagene i løbet af året og slipper for at kigge i to systemer for at finde dokumentation frem. Godt sammenligningsgrundlag Da søsteren er færdig, og systemet er klar, er hun rigtig glad for, at hun kørte parallelt, for så ved hun, at i år 2009 kan hun sammenligne måned for måned med år Start fra en måned midt i året Du kan også vælge at starte med at bogføre i systemet fra en vilkårlig måned inde i regnskabsåret. Det vil sige, at du lægger saldo år til dato pr. konto ind i kassekladden som en slags primoposter. Benyt en dato i måneden forinden. Det er den hurtigste måde at komme i gang på, hvis du har mange posteringer eller ikke har brug for at spore bilag og sammenligne næste års regnskabsmåneder med indeværende år. Dermed er det ikke sagt, at det er den bedste metode. Se bare her: Blikkenslagerens fætter er en travl vognmand med 10 chauffører ansat. Han køber systemet i maj 2008, altså midt i regnskabsåret. Hans bogholder er lige rejst på fem ugers bryllupsrejse. 352

353 INDTAST PRIMOSALDI Vognmanden er handelsuddannet, har været på kursus i systemet, og han kan slet ikke vente med at tage programmet i brug, til bogholderen kommer hjem igen. Sent om aftenen d. 15. maj indtaster han saldobalance år til dato fra det gamle program i systemets kassekladde. Næste morgen starter han den daglige bogføring. Stolt som en pave viser vognmanden regnskabet frem til bogholderen, da hun kommer hjem fra ferie i starten af juni. Alt er bogført korrekt, og alt stemmer. Bogholderen er især glad for, at hun ikke vender tilbage til dynger af papir. Hun grubler dog lidt over, hvordan bilagene kan spores, og hvordan man sammenligner næste års månedsregnskaber med dette år! Hun overvejer at modpostere vognmandens primosaldi og starte forfra og køre parallelt fra årets start eller indlægge en nettosaldo pr. måned. Da hun foreslår vognmanden sagen, kan han godt se fordelen, men han har skrevet posteringslister ud fra det gamle program. Endvidere har han ikke den store interesse i at sammenligne månedsregnskaberne år for år. For, som han siger,: hvad kan jeg bruge det til i en verden i konstant forandring og med en virksomhed, der vokser dag for dag og finder nye og andre forretningsområder. Derefter fortsatte bogholderen, hvor vognmanden slap. Hun kunne godt give ham ret i, at sammenligningstal var unødvendige, når virksomhedsgrundlaget forandres totalt! 353

354 354 INDTAST PRIMOSALDI Primoposter på debitorer og kreditorer Hvis du benytter Kunder- og Leverandør-menuen, skal alle åbne poster vedr. kunder (debitorer) og leverandører (kreditorer) lægges ind direkte på de respektive debitor- og kreditorkonti via kassekladden. Husk at oprette debitorer og kreditorer først. Åbne poster er fakturaer, rentenotaer, rykkergebyrer og betalinger, der ikke er fuldt udlignede. Hver post, der ikke er udlignet, bogføres med deres: Oprindelsesdato (fakturadato, rentenotadato, rykkerdato betalingsdato) Forklarende tekst, (f.eks. fakturanummer) Kontoart Debitor eller Kreditor osv. Metoden giver den bedste mulighed for at styre åbne poster, forfaldsdatoer, renteberegning og rykkerprocedurer. Når kassekladden bogføres, opdateres kunde- og leverandørkonti tilsvarende både med saldo og posteringer. Her skal du dog være meget opmærksom på følgende: Hvis du allerede har lagt en åbningssaldo ind på debitorsamlekonten og kreditorsamlekontoen i Finans i forbindelse med åbningsbalancen, skal du modpostere åbningssaldoen igen. Ellers fordobles saldiene på samlekontiene! I det følgende eksempel er der endnu ikke lagt åbningsbalance ind og primoposterne på debitorer og kreditorer lægges ind sammen med åbningsbalancen. Eksempel, primoposter debitorer og kreditorer Der er følgende åbningssaldi i Finans: Samlekonto for debitorer (konto 7011) kr Samlekonto for kreditorer (konto 9010) kr Disse beløb skal dog ikke bogføres direkte på samlekontoen. De skal i stedet for splittes op og bogføres direkte ind på de respektive debitor-

355 INDTAST PRIMOSALDI og kreditorkonti i kassekladden. Når der bogføres på en debitor og en kreditor, opdateres samlekontoen i Finans automatisk, når kassekladden bogføres. Der er kun én åben faktura pr. konto: 1. Debitorer, to linjer: Konto 100: Faktura 1234 kr og Konto 126 faktura 1278: kr i debet, i alt kr Benyt kontoart Debitor og indtast debitorkontonummeret i Kontonr.-feltet. 2. Angiv debitorsamlekontoen (7011) som modkonto på hver linje, husk at angive kontoart Finans. 3. Kreditorer, to linjer: Konto 1000: faktura 426 kr og Konto 1001 faktura 99113: kr i kredit, i alt Benyt kontoart Kreditor og indtast kreditorkontonummeret i Kontonr.-feltet. 4. Angiv kreditorsamlekontoen (9010) som modkonto på hver linje, husk at angive kontoart Finans. Nu balancerer kassekladden, og du er tilbage til den oprindelige korrekte åbningssaldo på hhv. debitorer og kreditorer, når kassekladden er bogført. Hvis der havde været flere åbne fakturaer og betalinger pr. konto, skulle de have været bogført som en separat post. 355

356 INDTAST PRIMOSALDI Anbefaling Få primoposter Hvis der er et overskueligt antal primoposter på debitorer og/eller kreditorer, kan ovenstående eksempel benyttes. Det vil sige, at primoposterne lægges ind direkte på debitor- og kreditorkonti sammen med resten af åbningsbalancen. Mange primoposter Hvis der er mange primoposter, kan det anbefales at lægge dem ind i en særskilt kladde og ikke sammen med åbningsbalancen. Hvis de lægges ind i en særskilt kladde, er det nemmere at overskue og stemme af, hvis de ikke er blandet med alle mulig andre finansposter. I så tilfælde bogføres der ét samlet beløb på debitorsamlekontoen og ét samlet beløb på kreditorsamlekontoen ifm. åbningsbalancen. Hvert af disse to beløb er det samlede modpost-beløb og summen af de mange primoposter på de respektive debitor- og kreditorkonti. Summen af de mange primoposter skal stemme med de to samlede beløb, der blev lagt ind på samlekontiene i åbningsbalancen. Samlet primopost pr. konto Hvis der er mange åbne fakturaer pr. konto, kan du bogføre summen af åbne poster som et samlet beløb pr. debitor og kreditor i kassekladden. Det giver dig dog ikke mulighed for at inddele saldi i forfaldsorden, samt udskrive korrekte kontoudtog, rentenotaer og rykkere, fordi datoen og arten af hver enkelt åben post ikke er kendt. 356

357 INDTAST PRIMOSALDI Primolager Hvis du benytter Varer-menuen, skal du lægge primolager (antal og værdi) ind via lagerkladden. Husk at oprette varenumrene i varekartoteket først. Her får du et kort oprids af, hvordan du lægger primolager pr. varenummer ind i Varer-menuen efter, at du har bogført åbningsbalancen i Finans. I lagerkladden skal du oprette en linje for hvert varenummer, indtaste antal og værdi og kontrollere, at den samlede værdi svarer til åbningssaldoen på varelagerkontoen i Finans. Hvis du allerede har lagt en åbningssaldo ind på lagerkonten i Finans i forbindelse med åbningsbalancen, skal du modpostere primolageret igen. Ellers fordobles saldiene på lagerkontoen! Det løses således. Ved bogføring af primolageret i lagerkladden blev der bogført på lagertilgang og kontoen for lagerregulering. Derved fordobles beløbet på lagertilgang. Efterfølgende bogføres én linie i finanskassekladden, hvor beløbet på lagerreguleringskontoen modposteres med lagertilgang som modkonto. Derved kommer lagertilgang ned på den rigtige saldo igen. 357

358 Periodeafslutning Der er forskellige periodiske arbejdsopgaver i løbet af året i systemet, herunder årsregnskabet, moms og afstemning af alle bank-, kasse-, debitor- og kreditorkonti samt lager. Flere åbne regnskabsår I systemet kan du principielt bogføre i alle måneder undtagen Åbningsperioden Du behøver ikke afslutte en periode, før du kan starte med at bogføre i næste periode. Det eneste, du skal gøre, er, at definere regnskabsårenes start- og slutdato samt antal perioder i hvert regnskabsår. Så finder systemet selv ud af resten og skal nok advare, hvis du kommer til at bogføre i et regnskabsår, der er spærret for yderligere posteringer. Eller hvis du kommer til at bogføre i et regnskabsår, der endnu ikke er oprettet. Du kan også gå tilbage og bogføre i tidligere perioder, blot du husker at overføre ny primosaldo, hvis du har bogført i gammelt regnskabsår. Det letter hele arbejdsgangen og de daglige rutiner omkring et perioderegnskab, at den daglige bogføring ikke stoppes af, at alle gamle bilag skal samles sammen og bogføres, før en ny periode kan starte. Du bør altid sætte en grænse for, hvornår det er slut med at bogføre i gammelt regnskabsår. Mest passende er, når revisoren kommer med de sidste efterposteringer og er klar til at lukke gammelt regnskabsår og udarbejde det endelige regnskab. Når alt er klart, bør du spærre for indtastning i gammelt regnskabsår. 358

359 PERIODEAFSLUTNING Månedsafslutning Det er ikke nødvendigt at gøre noget specielt i systemet i forbindelse med månedsafslutning. Du kan eventuelt udskrive kontoudtog, rykkere og rentenotaer til kunder. I nogle virksomheder vil man gerne have et månedsregnskab. Metoden til at udskrive et perioderegnskab er følgende: Under Finans/Rapporter er der Balance for perioden i forskellige udgaver. Hvis du f.eks. udskriver Balance for perioden, skal du vælge den aktuelle måned (periode), som derved udskrives isoleret. Vælger du Balance for perioden med år til dato, udskrives yderligere en kolonne med totalerne for år til dato. Momsangivelse Der ligger imidlertid en arbejdsopgave i at få opgjort momsregnskabet. De fleste virksomheder skal i dag indberette hver måned, mindre virksomheder kan nøjes med hvert kvartal som før i tiden. Se kapitlet Moms. 359

360 PERIODEAFSLUTNING Årsafslutning Opret et nyt regnskabsår Når du skal til at bogføre i et nyt regnskabsår, skal du starte med at oprette det nye regnskabsår. Der oprettes automatisk et nyt år med en åbningsperiode plus 12 måneder i forlængelse af den sidste periode i oversigten. En periode løber fra slutdatoen i foregående periode til slutdatoen i den aktuelle periode. 1. Vælg Finans/Opsætning/Regnskabsperioder. Skærmbilledet viser regnskabsårene opdelt på månedlige perioder (oftest). 360

361 PERIODEAFSLUTNING 2. Vælg Funktioner-menuen, Opret perioder. Der vises en meddelelse om oprettelse af et nyt regnskabsår. Året oprettes i direkte forlængelse af nuværende sidste år. 3. Klik på OK for at oprette det nye regnskabsår. Regnskabsåret oprettes automatisk i forlængelse af den sidste af de eksisterende perioder, og du kan begynde at registrere finansbilag og fakturere i det nye år. Du kan stadigvæk bogføre i det "gamle" regnskabsår. Du skal blot huske at generere nye primoposteringer i det nye regnskabsår, hver gang du har registreret posteringer i det "gamle" regnskabsår. Ændre regnskabsår Åbningsperioden kan ændres ved at ændre feltet Slutdato til den nye åbningsdato. Dog ikke hvis der er kørt årsafslutning og dannet åbningsposteringer i perioden. Ændring af regnskabsår kan forekomme, hvis regnskabsåret omlægges. Derved kommer første regnskabsår efter omlægningen til at bestå af flere eller færre end 12 måneder. Et regnskabsår i systemet skal altid starte med en åbningsperiode. 361

362 PERIODEAFSLUTNING Forlængelse bagud Eksempel: 2009 skal forlænges med 3 mdr. bagud til Det skal se således ud, når regnskabsåret 2009 starter d : 1. Placér markøren på nuværende periode: 2009-Åbning og tryk på F5, Ret. 2. Ret feltet Slutdato fra til første dato i det nye forlængede regnskabsår bagud, dvs. til Kontrollér at feltet Åbning stadig er markeret, idet det indikerer, at det er åbningsperioden. 3. Gem ændringen med F6, Gem. 362

363 PERIODEAFSLUTNING Forlængelse fremad Eksempel: 2009 skal forlænges med 3 mdr. fremad til Det skal se således ud, når regnskabsåret 2009 slutter d : 1. Placér markøren på perioden 2010-Åbning og tryk på F5, Ret. 2. Ret feltet Slutdato til første dato i det nye regnskabsår, dvs Kontrollér at feltet Åbning stadig er markeret, idet det indikerer, at det er åbningsperioden. 3. Gem ændringen med F6, Gem. Dan åbningsposter i nyt regnskabsår Når du har oprettet et nyt regnskabsår, skal du danne en primobalance for det nye år. Driftskonti skal nulstilles, og statuskonti skal have ultimobalancen fra forrige år overført som primobalance næste år. Endelig skal årets resultat overføres til balancen. Dan primoposter kan køres igen og igen. Hver gang, der bogføres poster i gammelt regnskabsår (efterposteringer), skal der dannes nye primoposter for at opdatere primosaldi i nyt regnskabsår. 363

364 PERIODEAFSLUTNING I demo-regnskabet overføres resultatet fra konto PERIODENS RESULTAT til konto 8114 Overført resultat indeværende år. (se feltet Primokonto). 1. Vælg Finans/Funktioner/Årsafslutning. Skærmbilledet viser ultimoperioderne i alle åbne regnskabsår. 2. Markér ultimoperioden i regnskabsåret, hvor der skal danne grundlag for primoposterne til næste regnskabsår. 364

365 PERIODEAFSLUTNING 3. Herefter vises en årsopgørelse for hele kontoplanen med Årets saldo pr. konto. I feltet Overfør, vises beløbet, der overføres til næste år. I feltet Primokonto vises evt. et andet kontonummer, saldoen overføres til. 4. Klik på Dan åbningsbalance for at danne nye primoposter i næste regnskabsår. Tip! Hvis følgende fejlmeddelelse vises, er det fordi balancekontrollen ikke er 0 (nul), dvs. aktiver og passiver stemmer ikke. Det skyldes, at der er fejl i opsætningen af din kontoplan i feltet Årsafslutning. 365

366 PERIODEAFSLUTNING Fejlen kan skyldes at resultatopgørelsen ikke overføres som primo til Årets resultat i egenkapitalen. Eller der er driftkonti i balancen eller omvendt. Kontrollér også feltet Årsafslutning i kontoplanen, således at driftkonti er sat til Nulstil saldo, mens balancekonti sættes til Overfør til næste år. 5. Klik på Luk regnskabsår for at lukke regnskabsåret, når du er helt sikker på, der ikke skal bogføres mere i året, og revisoren er færdig med årsregnskabet. Systemet spærrer for at bogføre og fakturere mere i året. Alle perioderne i året sættes automatisk til Lukket under Regnskabsperioder. Du kan altid genåbne en eller flere perioder under Regnskabsperioder ved at ændre feltet Status til Åbn. Efterposteringer Selvom du er begyndt at bogføre i det nye regnskabsår, kan du stadig bogføre i det "gamle". Det er som oftest nødvendigt, fordi der stadig dukker bilag op, der tilhører i det "gamle" år, og endelig skal der bogføres afskrivninger samt revisorens efterposteringer. Hver gang, du har bogført i det gamle år, skal du danne nye primoposter i det nye regnskabsår. Se mere om Årsafslutning ovenfor i afsnittet Dan primoposter i nyt regnskabsår. Afskrivninger Eftersom dine anlægs- og driftsaktiver er blevet mindre værd på grund af slid i løbet af regnskabsåret, skal du afskrive på dem. Afskrivning er en metode til at driftsføre værdiforringelsen. Når regnskabsåret er gået, gøres op, hvor meget der skal afskrives på aktiverne. Dette sker i henhold til regler på området, og der udformes et internt bilag til at bruge ved bogføringen. Følg med fordel denne anbefaling: 366

367 PERIODEAFSLUTNING Anbefaling: Vedhæft afskrivningsplaner som PDF-filer til aktivers finanskonti! Hvis der foreligger afskrivningsplaner for aktiverne, kan du konvertere planerne til PDF-filer og knytte dem direkte til aktivernes konti i kontoplanen. Så er opgørelserne altid ved hånden i stedet for, at du skal hen og lede i gamle årsregnskaber og bilag. Hvert års afskrivningsbilag kan hurtigt udskrives med tilføjelse af afskrivninger på nyanskaffelser/skrot/afhændelser i året. Se mere om indlæsning af dokumenter til kontoplanen i kapitlet Indlæs dokumenter. Afskrivningerne bogføres via kassekladden I det følgende er vist hvordan. 1. Vælg Finans/Kassekladde. I eksemplet tages udgangspunkt i, at virksomhedens aktiver omfatter kontorinventar, og at der skal afskrives kr på disse aktiver jfr. revisorens afskrivningsplan. 2. Registrér afskrivningen som en linje i kassekladden på den sidste dato i det afsluttede regnskabsår. 3. Som bilagsnummer anvender du det næste nummer i kladdens bilagsserie. 4. Konto 4011 er kontoen for Afskrivninger - inventar. Dette er kontoen i resultatopgørelsen, hvor værdiforringelsen bogføres som en omkostning. Konto 5512 er status-kontoen for Afskrivninger kontorinventar, hvis posteringer nedskriver værdien 367

368 PERIODEAFSLUTNING af virksomhedens kontorinventar, derfor bliver den krediteret ved afskrivningen. 5. Bogfør evt. yderligere afskrivninger på øvrige aktiver, f.eks. biler og maskiner. 6. Check, udskriv og bogfør kladden. Husk at danne nye primoposter Der er nu bogført i det afsluttede regnskabsår, og derfor er du nødt til at danne nye primoposter til næste regnskabsår. Vælg Finans/Funktioner/Årsafslutning for at danne åbningsbalance. Årsregnskabet Når du er færdig med alle efterposteringer, og alle bilag for det "gamle" regnskabsår er bogført, kan du udskrive et årsregnskab. Balance-rapporter Der er flere forskellige regnskabs- og balancerapporter. De kan afgrænses på forskellig vis. Du kan udskrive et månedsregnskab, et kvartalsregnskab, et årsregnskab eller en hvilken som helst anden periode. Du kan få budgettet med på rapporten osv. Under Finans/Rapporter findes de forskellige regnskabs- og balancerapporter. 368

369 Moms Moms er en forkortelse af MerOMSætnings-afgift. Moms er en procent-afgift, du skal opkræve og aflevere videre til staten (SKAT). Momsen lægges oveni nettoprisen på en vare. Systemet klarer stort set det hele for dig, når de rigtige oplysninger er til stede. Det eneste, du selv skal, er at trykke på knappen for at få en opgørelse over, hvad du skal indberette og indbetale til SKAT. Hvad er moms Moms har eksisteret i mange år og skal betales ved ethvert køb og salg. Moms-procenten har svinget en del gennem årene, for tiden opkræves 25% moms. Her er en købs- og salgsfaktura, hvor der er opkrævet moms. En detailkunde lægger ikke mærke til momsbeløbet i hverdagen, idet alle detailpriser i supermarkeder, tøjforretninger osv. er mærket inkl. moms. Prisen på en liter mælk eller et par cowboybukser er altid inkl. momsen. En virksomhed lægger altid mærke til momsbeløbet på en købs- og salgsfaktura. For det første fordi momsen altid skal specificeres, men også fordi virksomheden kan fradrage købsmoms på indkøbsfakturaer. Det vil sige virksomheden kan trække den moms fra, som den skal betale til leve- 369

370 MOMS randøren. For det andet skal virksomheden opkræve salgsmoms hos kunderne og aflevere det opkrævede beløb til SKAT. Forskellen (nettobeløbet) mellem virksomhedens betalte købsmoms og den opkrævede salgsmoms kaldes momstilsvar og er det beløb, virksomheden skal indbetale til SKAT. Reglerne for moms Momsregistrerede virksomheder skal specificere momsbeløb på fakturaer (visse kontanthandler er undtaget). Momsregistrerede virksomheder (sælger) opkræver moms af salget, og køber skal betale momsbeløbet til sælger. Momsregistrerede virksomheder skal aflevere opkrævet moms til SKAT. Momsregistrerede virksomheder refunderes momsen, de har betalt til deres leverandører. En vigtig regel er: Deri ligger 3 faktorer: Momsen følger varen Udgående afgift følger udgående varer og ydelser, dvs. moms af salget. Indgående afgift følger indgående varer og ydelser, dvs. moms af købet. Momsen opkræves først, når varen er leveret eller modtaget, dvs. der opkræves først moms på faktureringstidspunktet. 370

371 MOMS Kend momspligt og momsfradrag Så godt som alle virksomheder, der lever af at købe og sælge, er momspligtige og skal opkræve moms af salg og har ret til at fradrage købsmoms, hvis der er opkrævet moms af købet. Vedr. undtagelser for momspligt henvises til gældende regler. Næsten alt køb og salg i eget land er momspligtigt. Dog findes der undtagelser. For eksempel er det for tiden ikke tilladt at fradrage moms af forplejning og bespisning. Vedrørende repræsentation er der yderligere begrænsninger, da kun en mindre del af udgiften er fradragsberettiget i skatteregnskabet. Der findes særlige regler for momsberegning af eksport og handel mellem EU-lande. Er du i tvivl, om der er opkrævet moms af et køb, skal du spørge der, hvor du har købt varen eller ydelsen. Når virksomheden bliver momsregistreret tilsendes diverse love og regler fra myndighederne. Men de ændrer sig over tid. Er du i tvivl, kan du altid henvende dig til SKAT eller din revisor. Afregning af moms Moms afregnes pr. måned, kvartal eller halvår. Det afhænger af virksomhedens type og størrelse. Moms-myndigheden (SKAT) sørger altid for at informere om afregningstermin til virksomheden. Momsen indberettes over internettet senest på datoen for sidste frist for indberetning. Der skal indberettes moms uanset, om der har været aktivitet i en momsperiode eller ej, og uanset om virksomheden har negativt momstilsvar (moms til gode). Skyldig moms (udgående moms er højere end indgående moms) indbetales senest på sidste frist for indbetaling. Tilgodehavende moms (negativt momstilsvar da der er købt mere end der er solgt, dvs. indgående moms er højere end udgående moms) skal også indberettes og udbetales nogle uger efter indberetningen er sket. 371

372 MOMS Negativt momstilsvar bør være en sjældenhed og forekommer oftest i nystartede virksomheder, eller hvis der har været nedgang i salgsaktiviteterne i forhold til indkøbet. Moms-myndigheden (SKAT) er opmærksom på negativt momstilsvar og foretager stikprøvekontroller hos virksomhederne. Ingen momsaktivitet (hverken indgående eller udgående moms) skal også indberettes. Moms i økonomisystemet Systemet beregner og bogfører moms automatisk, når de rigtige oplysninger er til stede. Faktisk skal brugeren overhovedet ikke tænke over momsbogføring, når systemet først er i brug. Systemet kan dog ikke afgøre, hvis en særlig transaktion er momspligtig eller ej, det er brugerens ansvar. Men er systemet sat tilstrækkeligt op, så sker alting af sig selv. Har du spørgsmål til momsopgørelse og afregning i systemet, kan du altid kontakte din revisor eller supportpartner. Der beregnes og bogføres automatisk moms i systemet, herunder: Ved bogføring i kassekladden, når der momskode på kontoen/kassekladdelinien. Ved fakturering, når der er momskode på kunden (og varen er momspligtig). Ved indkøb, når der er momskode på kreditoren (og varen er momspligtig). Der er ikke momskode i lagerkladden, idet der allerede er beregnet moms ved køb af varerne, der f.eks. flyttes rundt mellem lagersteder via lagerkladden. 372

373 MOMS Forudsætninger for automatisk momsberegning og bogføring Det sker fordi: Finanskonti, kunder, leverandører og varer er oprettet som momspligtige og med en eller anden form for momskodeangivelse. Momskodeforslaget fra finanskonti, kunder, leverandører og varer føres videre til kassekladden, ordrer og indkøb og bestemmer momsberegning og momsbogføring. (Forslaget kan ændres). Momskoder er oprettet med moms-%, momsbogføringskonti for udgående og indgående afgift, samt hvilken rubrik på momsangivelsen. Herunder også delvis fradragsberettiget moms, EU-moms og momsfritaget. Du kan sagtens angive en momskode Momsfritaget på en transaktion, uden at der beregnes moms. Til gengæld er transaktionen med i dokumentationen af momsopgørelsen (beløb 0,00), fordi den momsfrie transaktion trods alt havde en momskode. Momsperioder styrer, at momsangivelsen er korrekt beregnet, jfr. det virksomheden er pålagt af moms-myndigheden (SKAT). Hvilken momskode anvendes? I Salgsordrer: Momshierarkiet (forslag) ved salg bestemmes af: 1. Varens momskode, er der ikke momskode på varen så 2. Kundens momskode, er der ikke momskode på kunden så 3. Ingen momsberegning Hvis der er momskode på både vare og kunde, bestemmer varens momskode. 373

374 MOMS I Indkøbsordrer: Og så fremdeles ved køb: 1. Varens momskode, er der ikke momskode på varen så 2. Leverandørens momskode, er der ikke momskode på kunden så 3. Ingen momsberegning Hvis der er momskode på både vare og leverandør, bestemmer varens momskode. Momsangivelse Der ligger en arbejdsopgave i at få opgjort momsregnskabet. De fleste virksomheder skal i dag indberette hver måned, mindre virksomheder kan nøjes med hvert kvartal eller halvår. Momsangivelsen beregnes automatisk, men du skal selv indberette den. Når du har bogført alle transaktioner i en given momsperiode, kan du gøre momsangivelsen klar. Under Finans/Funktioner/Momsangivelse skal du først vælge momsperioden, du vil se momsangivelsen for. Momsangivelsen er grundlaget for indberetningen af momstilsvaret. 374

375 MOMS Vigtigt for en korrekt momsangivelse Momsangivelsen medtager saldi på momskonti fra regnskabsårets start til udgangen af den valgte momsperiode. Det vil sige at: Ændringer, som er foretaget i tidligere momsperioder i regnskabsåret, også medtages i indeværende afregning. Der skal være overført saldi pr. ultimo hver momsperiode fra alle momskonti til konto for momsafregning for hver eneste tidligere momsafregning i regnskabsåret, for at nettosaldi for indeværende momsperiode plus korrektioner er korrekte. Beløbene indsættes i de respektive felter. Der skal være oprettet momsperioder før momsangivelsen virker. 375

376 MOMS Hvordan finder momstransaktionerne det rigtige felt Det er meget enkelt, for det angives under opsætning af momskoden. Momsangivelsen er nemlig beregnet ud fra det, der er oprettet under Momsperioder og Moms i Finans/Opsætning. Momsperioder bestemmer, hvordan momsangivelsen summeres periodevis, og feltet Momsangivelse i Momskoder bestemmer, i hvilket felt på momsangivelsen, den pågældende momskodes transaktioner summeres. Udskriv momsafstemning og balance Du kan udskrive en momsafstemningsrapport, som du kan anvende i forbindelse med indberetning, bogføring samt afregning af momsen. Du kan også udskrive en balance for momsperioden under Finans/Rapporter/Råbalance for at afstemme saldi på momskontiene i regnskabet med saldiene på momsangivelsen for samme periode. Dan momsangivelse-knappen Dan momsangivelse-knappen anvendes til at opdatere summerne i momsangivelsen, en såkaldt refresh eller genberegning af tallene. Det skal du bruge, hvis du har bogført eller faktureret, mens momsangivelsen har været åben, f.eks. hvis du har opdaget fejl og retter fejlene i bogføringen uden at lukke skærmbilledet med momsangivelsen imens. Du kan klikke på Dan momsangivelse alt det, du vil. Hver eneste gang genberegnes saldi. 376

377 MOMS Luk momsperiode-knappen, dan momskladde Når en momsperiode lukkes, overføres saldi fra udgående og indgående afgiftskonti til momsafregningskontoen eller til en kreditorkonto tilhørende momsmyndigheden (SKAT). Samtidig dannes der poster, til bogføring af afregningen, der falder 5-6 uger efter. Når du vælger Luk momsperiode under Finans/Funktioner/- Momsangivelse, dannes der automatisk to slags poster i kassekladden, der derefter skal bogføres v. hhv. overførsel af momssaldi og senere ved indberetning og afregning. Dermed slipper du for at bogføre det manuelt: 1. Indberetningsdata pr. ultimodatoen i momsperioden: Saldi føres fra momskonti til momsafregningskontoen eller til en kreditorkonto, hvor de venter, til momsen indberettes og afregnes. Disse poster er dateret pr. sidste dato i momsperioden og bogføres, så snart de er indberettet, efter kladden er dannet, og der ikke er flere momsposter i perioden (for at sikre, at de fremgår af regnskabet og skyldig moms til SKAT). Marker feltet Bogfør i kladden før udskrift og bogføring af ovennævnte poster. Følgende poster skal ikke bogføres, før momsen er indberettet og afregnet: 2. Afregningsdata pr. afregningsdatoen: Posteringerne ved momsafregning oprettes også i kassekladden. Momsbeløbet fra momsafregnings-kontoen eller kreditorkontoen tilbageføres og modposteres på finanskontoen (oftest bank), hvor momsen er afregnet fra (eller til ved negativ moms). Når momsen er afregnet, markeres feltet Bogfør i kladden også på disse poster, før kladden udskrives og bogføres. 377

378 MOMS Hvis der er fejl i tallene, skal de slettes fra kladden, momsperioden genåbnes, fejlene i bogføringen rettes, og påny skal der dannes momsangivelse for perioden efterfulgt af Luk momsperiode. Anbefaling: Opret en kreditorkonto til SKAT Det anbefales at oprette SKAT i kreditorkartoteket. I stedet for at overføre saldi fra indgående og udgående afgift til momsafregningskontoen, overføres saldi til momskreditorkontoen i stedet for. Dermed indgår momstilsvaret i den samlede kreditorsaldo. Det gør det nemmere at få et overblik over skyldige poster, momsen indgår i forfaldsfordeling og betalingsforslag, så du bliver mindet om, at nu er det tid til at få betalt momsen. Luk momsperiode-knappen markerer en momsperiode som lukket, og den forsvinder i oversigten over momsperioder under Momsangivelse. Derefter er det ikke muligt at danne momsangivelser og bogføre i den pågældende periode længere (med mindre du genåbner perioden). Momsperioden lukkes samtidig med at der dannes poster til kassekladden for at forhindre, at der fejlagtigt posteres eller faktureres i perioden, efter momsen er overført til kassekladde og angivet. Forudsætning for momskladde Under Finans/Opsætning/Moms angives momskodernes finanskonto. Det vil sige der, hvor momsen opsamles løbende. Og dér hvor momsen modposteres ifm. Dan momsangivelse, der opretter momsposteringer i en kassekladde jfr. ovenfor. Under Generelt/Opsætning/Indstillinger/Moms angives: Momsafregningskontoen, dvs. kontoen hvor momsperiodens saldi overføres til fra momskontiene, hvis der ikke benyttes momskreditor - se nedenfor. Kassekladden, hvor momsperiodens saldi oprettes. Benytter kladdens bilagsserie. Du kan med fordel benytte kassekladden, der indeholder alle bevægelser på banken. 378

379 MOMS Momskreditorkonto (husk at oprette SKAT som kreditor). I stedet for at overføre saldi til momsafregningskontoen, kan de bogføres direkte på en kreditorkonto. Øvrige afgiftskonti, der skal med i momsindberetningen. Hvis du er i tvivl om, hvilke afgifter du skal indberette og må fradrage, kan du rådføre dig med din revisor. 0 (nul) angivelse Hvis der ikke er beregnet moms i en periode, dvs. der ikke er nogen former for moms at indberette, skal 0 (nul) angivelsen alligevel indberettes til SKAT senest på datoen for sidste frist at indberette. Angiv 0 (nul) i alle felter på momsindberetningen. Manuel momsopgørelse Du behøver ikke benytte systemets indbyggede funktionalitet til momsangivelse, selvom det er meget nemmere og meget mere sikkert, da det altid er de rigtige tal, der fremgår af opgørelsen. Når du har bogført alle momsbehæftede transaktioner i en momsperiode, kan du udskrive momsspecifikationen og en råbalance (som beskrevet ovenfor) og derefter bogføre alting manuelt. Det vil sige overføre saldo fra Indgående moms-konto/konti, saldo fra Udgående moms-konto/konti samt saldi fra diverse afgiftkonti til konto for Momsafregning eller en kreditorkonto SKAT. 1. Vælg Finans/Kassekladder og vælg en kladde til alm. finansbilag. 2. Registrér på den sidste dato i den pågældende momsperiode. Hvis momsperioden er , bogføres overførslen til momsafregning pr. d Som bilagsnummer anvender du det næste nummer i den pågældende kladdes bilagsserie. Bogføringen ser ud som i ovenstående eksempel, dvs. de første linjer m. indberetningstallene. 379

380 MOMS Check, udskriv og bogfør kassekladden. Herefter overføres saldiene fra momskontiene til momsafregningskontoen. Saldoen på konto 9590, momsafregning, er nu lig med forskellen mellem indgående og udgående afgift, samt eventuelle skyldige afgifter, og lig med det beløb, der skal afregnes til myndighederne. Hvis saldoen er negativ, en debet-saldo, har du penge til gode. Du skal stadig indberette momsangivelsen, men afvente en indbetaling til dig fra moms-myndigheden. Husk også at indberette en eventuel 0 (nul) indberetning. Bogføring af momsudbetalingen 5-6 uger efter momsperiodens afslutning (afhænger af seneste frist for indberetning og afregning for den pågældende periode) skal differencen mellem den udgående og den indgående moms afregnes til SKAT. I enkelte tilfælde skal virksomheden have penge tilbage, men det er typisk ved opstart af virksomhed eller på grund af ekstreme sæsonudsving i salget. Under alle omstændigheder skal transaktionen bogføres uanset, om det er en ud- eller en indbetaling. Kvitteringen for din indbetaling til Skat fungerer som bilag ved bogføring. 1. Vælg Finans/Kassekladder og vælg en kassekladde til alm. finansbilag. 2. Registrér på betalingsdatoen. 3. Som bilagsnummer anvender du det næste nummer i den pågældende kladdes bilagsserie. Bogføringen ser ud som i det tidligere eksempel, dvs. den sidste linje m. afregningsposteringen. Check, udskriv og bogfør kassekladden. Herefter nulstilles saldoen på momsafregningskontoen SKAT, modposten er kontoen, hvor betalingen sker, sandsynligvis bank. 380

381 MOMS Genåbn momsperiode Hvis du skulle få brug for at postere i en lukket periode, kan den genåbnes under Finans/Opsætning/Momsperioder. Det kunne f.eks. være, hvis du opdager en fejl i en gammel finanspostering eller revisoren har rettelser til momsangivelserne. I så fald finder du eller revisoren det måske bedst at foretage rettelserne samme dag, som de hører til oprindeligt, og derfor er det nødvendigt at genåbne en periode, bogføre rettelsen og lukke perioden igen. Ret momsangivelse hos SKAT Eventuelle rettelser til tidligere momsperioder, skal jo også indberettes til myndighederne. Rettelser skal indgå i førstkommende momsangivelse og lægges oveni den aktuelle periodes tal. Rettelser kan forekomme, hvis en postering er glemt eller fejlbehæftet. Det er altid rarest at foretage rettelsen pr. samme dato som den oprindelige postering, (med mindre det ligger i afsluttede regnskabsår). Så derfor kan der forekomme rettelser til lukkede momsperioder, der indregnes i førstkommende angivelser. Momskoder Nu har du læst en masse om momsberegning og momsopgørelse. Det hele beror på, hvorledes momskoderne er oprettet og tilknyttet til finanskonti, kunder og leverandører samt varer. Momskoder benyttes: i kassekladderne på kunder, leverandører og varer på købs- og salgsordrer Er der angivet en momskode på f.eks. 25% på en finanskonto, beregnes og bogføres automatisk 20% af bruttobeløbet. Det samme gælder, hvis der er momskode på en kunde eller leverandør. I så fald beregnes og bogføres automatisk 25% moms på ordren. I Danmark arbejder vi kun med én momssats på 25% for tiden, men der er mulighed for at oprette koder med andre procentsatser, hvis momssatsen skifter eller differentieres. 381

382 MOMS Endvidere findes nogle særregler som betyder, at kun en del af momsen er fradragsberettiget på visse typer transaktioner. I så tilfælde angives den fradragsberettigede procentdel. Systemet er indrettet således, at sådanne transaktioner kan bogføres direkte uden ompostering af dele af momsen. Der kan oprettes alle de momskoder, du har behov for, blot at feltet Momsangivelse er udfyldt. Feltet styrer placeringen af kodens momsbeløb i Momsangivelsen. Endvidere udfyldes finanskonto til automatisk bogføring af moms. Vedligeholdelse af momskoder 1. Vælg Finans/Opsætning/Moms. Der er i forvejen oprettet et antal momskoder. 2. Tryk på F2, Opret, for at oprette en ny momskode. For yderligere beskrivelse af felterne henvises til on-line hjælpen (F1) Under Finans/Funktioner/Momsangivelse kan du se en opgørelse over momsen pr. momsperiode. Opgørelsen dannes ud fra opsætningen af momskoderne og momsperioderne. 382

383 MOMS Ret og slet momskoder Alle felter på en momskode kan rettes ved at indtaste rettelsen direkte i feltet, bortset fra Momskode-id et. Hvis der vedtages en generel ændring af moms-% en, er det nok at ændre satsen ét sted, nemlig på momskoden. Nemt og ligetil. Rettelser har kun effekt på fremtidige opdateringer og posteringer. Historiske posteringer og momsbeløb forbliver uforandrede på de finanskonti de nu engang blev bogført på (skal evt. omposteres manuelt i kassekladden). Historiske momsangivelser forbliver også uforandrede. Hvis der eksempelvis er faktureret et antal ordrer med forkert momssats, bør ordrerne krediteres (evt. direkte fra fakturaoversigten med funktionen Dan kreditnota) med den gamle momssats. Dernæst rettes momssatsen og ordren faktureres på ny. Momskode-navnet ændres under Generelt/Funktioner/Ændre nøglefelter. 383

384 384 MOMS Hvis du f.eks. ønsker at ændre momskoden Køb til Købsmoms, skal du gøre følgende: 1. Vælg Generelt/Funktioner/Ændre nøglefelter. 2. Fra listen i Ændre felt vælges Moms (betegnelse for momskode-kartoteket). 3. Fra listen i Ændre fra vælges Køb. 4. I feltet Ændre til skrives det nye momskodenavn Indkøb. 5. Klik på OK for at igangsætte ændringskørslen. Bemærk! Kørslen ændrer alle steder, hvor momskoden forefindes, herunder historiske posteringer, ordrer, kunder, finanskonti, linjer i kassekladder osv. Momsperioder Momsperioder inddeler kalenderåret i de perioder, der skal indberettes moms for, f.eks. måned, kvartal eller halvår. Myndighederne meddeler virksomheden dens momsperioder og angivelsesfrister og det er dem, der skal oprettes i systemet. Momsperioderne benyttes til at summere momsangivelsen under Finans/Funktioner/Momsangivelse Momsperiodens forfaldsdato anvendes af hovedmenupunktet Mine opgaver til at give en påmindelse om, at momsperioden skal indberettes og et evt. afgiftsbeløb skal betales. I princippet behøver du ikke at oprette momsperioder (men det anbefales stærkt). Momsen kan altid udskrives via en råbalance for en given momsperiode. Virksomheden skal selv opgøre samt huske at indberette momsangivelsen til tiden. Systemets momsangivelse virker nemlig ikke, hvis der ikke er oprettet momsperioder. Derfor er det trods alt praktisk at udnytte systemets funktionalitet mht. momsperioder.

385 MOMS Vedligeholdelse af momsperioder En momsperiode løber fra dagen efter slutdatoen på perioden før og indtil slutdatoen i den aktuelle momsperiode. Tryk på F2 for at oprette en ny periode eller på F3 for at duplikere en momsperiode. Momsperioder kan ændres og slettes. For eksempel hvis du modtager besked fra myndighederne om ændringer i indberetningsfrister. For eksempel hvis virksomheden skal overgå fra månedsvis til kvartalsvis moms eller omvendt. Det er muligt at Åbne, Spærre (bogføring i kassekladde mulig men ikke fakturering) og Lukke momsperioder (hverken bogføring eller fakturering mulig) for at forhindre, at der bogføres eller faktureres i afsluttede momsperioder. 385

386 Backup/Sikkerhedskopi Backup skal sikre, at arbejdet med systemet hurtigt kan genoptages, hvis data mistes pga. f.eks. brand, tyveri, defekt maskinel, systemnedbrud mv. Det koster dyrt, hvis der ikke findes backup i sådanne tilfælde. Det svarer til at alle informationer går tabt og alt skal genskabes forfra, hvis det overhovedet er muligt. Enhver backup bør opbevares forsvarligt, såvel brand- som tyverisikkert på et særskilt medie, f.eks. tape, CD el. lign. Hvis dit regnskab er hosted på et webhotel, sørger web-hotellet for backup. Hvis der arbejdes med systemet hver dag, skal der tages backup hver dag. Ellers tages backup, når systemet har været brugt. Der kan tages backup af et kørende system, det er ikke nødvendigt at vente til alle brugere er ude. I dette kapitel gives forslag til backup-planer. Hvis systemet er hosted hos et webhotel, sørger webhotellet for backup. Backup af hvad Databasen, dvs. alle data i systemet, herunder almindelige data, programkode procedures, generelle tilretninger og brugertilretninger. Hvert regnskab (firma) har sin egen database. Hvis der er flere regnskaber (firmaer) i systemet, skal der tages særskilt backup af hver database (hvert regnskab). Backup medie Der er medier at tage backup på, tape, CD-rom RW, ekstern harddisk etc. Er du i tvivl, så spørg din forhandler, der kan hjælpe dig med, hvad der bedst egner sig for dig. Forhandleren kan også hjælpe dig med at etablere en fast og sikker backup rutine. Bemærk! Tag aldrig backup til en computer og slet ikke samme computer, som systemet er installeret på. Hvis du mister data, mister du højst sandsynlig også backuppen. 386

387 BACKUP Benyt gerne flere backup sæt Tag aldrig backup til en og samme enhed hver gang. Hvis enheden går i stykker, mistes alle backups. Etablér et backup sæt med f.eks. 2 enheder. Skulle den ene enhed gå i stykker, kan du forhåbentlig bruge den anden enhed. Backup af databasen Backup foretages via programmet Microsoft SQL Server Management Studio (evt. Express). Bemærk! Programmet downloades fra og installeres særskilt. Backups samles i én fil Det vil sige, at filen kan indeholde op til flere backups fra hver sin dato. Programmet holder selv styr på de backups, der ligger i filen, herunder dato for backup og type (full eller differential). Ved full plus et antal differential backups skal alle ligge på samme disk/cd. Hver backup er kendetegnet ved: Et navn En type (Full eller Differential) Et tidspunkt. Start backup 1. Vælg Windows Start-menuen/Microsoft SQL Server (2005)/ SQL Server Management Studio (Express). 2. I feltet Server name vælges serveren, hvor regnskabet ligger, der skal tages backup af. Ofte er oplysningerne for udfyldt. Alternativt kan serveren vælges fra listen i feltet. 387

388 BACKUP 3. Klik på Connect for at forbinde til serveren, hvor databasen ligger. Herefter åbnes hovedmenuen i Microsoft SQL Server Management Studio (Express). 388

389 BACKUP 4. Dobbeltklik på Databases-mappen eller klik på Plus-ikonet (Fold ud) til venstre for mappen. Herefter åbnes en oversigt over databaserne (regnskaberne), der er oprettet på serveren. Bemærk! Hvis det ønskede regnskab ikke vises i oversigten, er der valgt et forkert Server name, da du loggede på Microsoft SQL Server Management Studio. For at skifte Server name, klik da på ikonet Database Engine Query i værktøjslinjen eller vælg Query/Connection/Connect i program-menuen. Når den rigtige server er valgt, og regnskabet, der skal tages backup af, er synligt, gør da følgende: 5. Højreklik på databasenavnet og vælg Tasks/Back Up. Herefter åbnes skærmbilledet, hvor backup parametrene angives. 389

390 BACKUP Udfyld backup parametre I Source-delen er feltet Database for ud fyldt med navnet på databasen, der blev valgt ovenfor. Fra listen i feltet kan vælges en anden database. Full eller Differential backup Full er en backup af hele databasen, den tager længere tid, men har til gengæld det hele med. En Full-backup sparer tid ved restore, da alt findes i én fil. Differential er en backup af ændringer i databasen siden sidste backup, den er hurtigere, men har også visse ulemper. Bemærk! Det er bedst med Full hver dag, indtil datamægderne gør at man ikke vil vente på en Full. 390

391 BACKUP Sker det, at datamængderne bliver så store, anbefales denne rutine: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Differential Differential Differential Differential Full Årsagen er denne rutine: At spare backup tid og at det er rimelig enkelt at genskabe data ved at indlæse seneste fulde backup samt efterfølgende differential backups. Hvis f.eks. alle data mistes onsdag, indlæses den fulde backup fra foregående fredag. Dernæst lægges efterfølgende mandags og tirsdags differential backup oveni. Det kan illustreres således: Mandag Differential Tirsdag Differential Onsdag Differential Torsdag Differential Fredag Full Restore Mandag Differential + Restore Tirsdag Differential + Restore Onsdag Skaden sker! = Data genoprettet Du må aldrig køre full backup sjældnere end hver uge. Der skal køres Full hver uge, ellers tager det alt for lang tid at genskabe data. Hvis du mister data, skal restore-proceduren helt tilbage til seneste full backup og derfra lægge alle efterfølgende delvise backups oveni. Eksempel: Hvis du mister data 3 uger efter seneste fulde backup, skal restore-proceduren 3 uger tilbage til seneste fulde backup og derefter lægge 3 ugers daglige delvise backups oveni én for én bagefter. Det kan tage sin tid. 391

392 Navn på backup set BACKUP Under Backup set er feltet Name på forhånd udfyldt med databasens navn og backup type. Hvis du udelukkende benytter almindelig daglig sikkerhedskopiering af data, kan du beholde det samme navn til alle backups. Der skelnes mellem dem via dato og tidspunkt. Et nyt navn til en backup af samme regnskab kan f.eks. gives, hvis der tages særlig backup ifm. tilretninger eller før/efter import af data. I feltet Description kan angives en uddybende forklaring af backup en, hvis der er brug for det. I Backup set will expire angives efter hvor mange dage, backup en udløber og må overskrives af en ny af samme navn. Hvis du sætter værdien til 30 dage, er der altid fire fulde backups i filen (hvis ovennævnte rutine anvendes). Efter 30 dage må den ældste fulde backup overskrives af en ny. Angives 0 (nul) overskrives backups ikke, men det betyder at backup filen vokser og vokser. Med mindre du efter en tid skifter medie og starter forfra på et nyt tape, en ny CD etc. Destination for backup Som standard er der foreslået backup til Disk (fil) og til folderen Backup, der hvor SQL serveren er installeret. Det er ikke sikkert at tage backup på samme disk, som systemet er installeret på. Derfor bør der anskaffes et eksternt backup medie, og destinationen skal ændres tilsvarende. 392

393 BACKUP Klik på Add-knappen for at: Ændre/tilføje destination Ændre filnavn Ændre backup device. For at se indholdet af en eksisterende backup (virker ikke hvis det er første backup) markeres linjen med filen i oversigten under Destination, klik derefter på Contents-knappen. 393

394 BACKUP Når alle parametre til backup en er angivet, klik da på OK-knappen for at igangsætte backup. Back up af programmet Det er også vigtigt at tage en sikkerhedskopi af zip-filen, der er downloadet ved anskaffelse af systemet. I denne zip-fil ligger programmet, der er mindst lige så vigtigt at have som databasen, hvis uheldet skulle være ude og alle data mistes. Det er tilstrækkeligt at gemme den seneste opdatering, der er downloaded. Husk også at tage back up af system-databasen (AesirasSystem), som den hedder i alle udgaver af systemet. Restore backup Restore (indlæsning af sikkerhedskopi) foretages også via programmet Microsoft SQL Server Management Studio (Express). Programmet holder selv styr på de backups, der er foretaget, og hvilke filer, de ligger i. Som beskrevet ovenfor, samles backups løbende i én fil. Med mindre de af en eller anden årsag er fordelt på flere filer. Bemærk! Der kan ikke restores i et kørende system, dvs. alle brugere skal være ude af systemet. Hver backup i en fil er kendetegnet ved: Et navn En type (Full eller Differential) Et tidspunkt. 1. Vælg Windows Start-menuen/Microsoft SQL Server (2005)/ SQL Server Management Studio (Express). 2. I feltet Server name vælges serveren, hvor regnskabet ligger, der skal restores. Ofte er oplysningerne for ud fyldt. Alternativt kan serveren vælges fra listen i feltet. 394

395 BACKUP 3. Klik på Connect for at forbinde til serveren, hvor databasen ligger. Herefter åbnes hovedmenuen i Microsoft SQL Server Management Studio (Express). 4. Dobbeltklik på Databases-mappen eller klik på Plus-ikonet (Fold ud) til venstre for mappen. Herefter åbnes en oversigt over databaserne (regnskaberne), der er oprettet på serveren. Bemærk! Hvis det ønskede regnskab ikke vises i oversigten, er der valgt et forkert Server name, da du loggede på Microsoft SQL Server Management Studio. For at skifte Server name, klik da på ikonet Database Engine Query i værktøjslinjen eller vælg Query/Connection/Connect i program-menuen. Når den rigtige server er valgt, og regnskabet, der skal restores, er synligt, gør da følgende: 5. Højreklik på databasenavnet og vælg Tasks/Restore/Database. Herefter åbnes skærmbilledet, hvor restore parametrene angives. 395

396 BACKUP Restore til (Destination for restore). Angiv hvor backup en skal indlæses. Der er forskellige valgmuligheder i feltet To database: Eksisterende regnskab Oftest skal en backup indlæses i det samme regnskab, som backup en stammer fra. Vær opmærksom på at vælge det korrekte regnskab. Ellers risikerer du at læse backup en ind oveni et forkert regnskab. Men det er muligt at kopiere alle data fra et regnskab til et andet, i så fald overskrives alle data i det andet regnskab med data fra backupen. Nyt regnskab Backup en kan indlæses i et helt nyt regnskab. For eksempel hvis du ønsker at eksperimentere og øve dig, eller hvis serveren skal genetableres fra bunden. I så fald angives et navn til den nye database/regnskab, hvorefter regnskabet oprettes automatisk og alle data fra backup en indlæses. 396

397 BACKUP To a point of time I feltet To a point of time er der standard valgt Most resent possible, dvs. den nyeste backup, der findes på mediet. Klik på Browseknappen for at se valgmulighederne: The most resent state possible, svarer til Most resent possible. Her indlæses alt, hvad der ligger i den seneste backup. Hvis den seneste backup er en full backup, skal du blot vælge denne mulighed og indlæse backup en. Eksempel: Skaden sker mandag morgen - indlæs den fulde backup fra fredagen før: Mandag Full Tirsdag Full Onsdag Full Torsdag Full Fredag Full Most resent possible Hvis seneste backup er en differential, skal du ikke starte med at vælge Most resent possible, for så får du kun ændringerne siden forrige backup. I stedet skal du helt tilbage til seneste full backup og derefter indlæse differentials via A specific date and time, indtil du er up-todate. Sidste indlæsning af seneste differential kan indlæses som Most resent possible. Eksempel: Skaden sker onsdag morgen indlæs først fredagens fulde backup, dernæst mandagens og til slut tirsdagens således: Onsdag Differential Torsdag Differential Fredag Full A specific date and time Mandag Differential A specific date and time Tirsdag Differential Most resent possible Restore fra (Source for restore). Angiv databasen, der skal indlæses backup fra. Alternativt kan der vælges et alternativt device, hvorfra data skal indlæses. For eksempel hvis der skal indlæses backup fra et helt andet sted. Klik på OK-knappen for at indlæse backup. 397

398 Importer data Data kan importeres direkte i systemet. Det er lynhurtigt, sikkert og sparer en masse tid og manuelt arbejde. Det gør det let og hurtigt at overføre kunder, leverandører, varer etc. fra et andet system uden en masse tastearbejde. Mange leverandører tilbyder at levere nye prislister i et format, der kan indlæses direkte i systemet. Det var bare en de mange muligheder for import af data. Husk altid at tage backup før import af data. Import af data findes under: Finans/Funktioner/Kladdeimport Varer/Funktioner/Kladdeimport Generelt/Funktioner/Importer data. Hvad kan importeres Det er muligt at importere data til: Kassekladder Lagerkladder Stamdata kartoteker. Det er muligt at importere formaterne Text (kommasepareret), Excel og Access. Det er ikke muligt at importere historiske posteringer direkte til posteringskartoteker som f.eks. finans-, debitor-, kreditor og lagerposteringer. Det skal ske via import til kladde. Import til kladde Der kan importeres almindelige kladdelinjer til kassekladden og lagerkladden. Det kan være posteringer fra andre systemer, der anvendes sideløbende til f.eks. detailsalg eller transaktioner fra bank. 398

399 IMPORTER DATA Ved konvertering fra et andet system kan historiske posteringer i Regnskab, Kunder, Leverandør og Lager (Varer) overføres via kassekladden og lagerkladden. Det vil sige at posteringerne importeres i en kladde. Det vigtigste er at konvertere: Regnskab via kassekladden: Primobalance (åbningsbalance) og årets finansposteringer. Ved konvertering ved regnskabsårets start, importér da sidste års primobalance og posteringer. Kunder og Kreditor via kassekladden: Åbne poster. Varer via lagerkladden: Åbne poster (lagerbeholdning+åbne leverancer) Husk at afstemme saldi på debitor- og kreditorsamlekonti i Regnskab med saldo på hhv. kunder og leverandører. Ligeså med lagersaldo i Regnskab og Varer. Det er ikke nødvendigt at konvertere alle posteringer. Det er oftest helt overflødigt. Resten (historik) kan slås op i det gamle system, hvis det skulle blive nødvendigt. Det er en god måde at få ryddet op på og ofte er det mere sikkert og overskueligt at beholde al historikken i det gamle system. Det minimerer risikoen for fejl. Import af stamdata Der kan importeres data til alle stamdatakartoteker som f.eks.: Kontoplan Kunder og leverandører Kontakter Varer Ordrer og ordrelinjer Indkøb og indkøbslinjer Rabatkartoteker Etc. Under Generelt/Funktioner/Importer data kan du se kartotekerne, der kan importeres til, i feltet Importer til. 399

400 Importer data IMPORTER DATA Vælg et af de mulige steder at importere data. Der vises et tomt skærmbillede, men så snart der er valgt fil og format præsenteres importen som en såkaldt wysiwyg (What You See Is What You Get) til højre i skærmbilledet. Klik på Læs fil-knappen for at genlæse filen, når filen er valgt, eller hver gang der er rettet i formatoplysningerne. Hvis der ikke vises noget eller det ser helt forkert ud, er det enten fordi filen ikke kan læses, eller der er fejl i format-oplysningerne. Bemærk! Du kan benytte filter- og sorteringsfunktionen samt udelukkelse af kolonner til at afgrænse data før import, som her f.eks. på postnummer. Eksempel på filter og sortering Filter og sortering er nyttig, hvis du f.eks. modtager elektroniske prisopdateringer fra leverandører i et format, du kan importere. Hvis du udelukkende handler med et udsnit af varer eller varegrupper, er der ingen grund til at importere hele leverandørens vareliste og priser. Profil En importskabelon kan gemmes og genanvendes. Det er nyttigt hvis du med jævne mellemrum skal foretage samme import blot med nye data. Som for ovenstående eksempel med vareopdateringer fra leverandøren. 1. Du kan vælge blandt gemte profiler fra listen i feltet. 2. Hvis du vil gemme en importskabelon, markeres først Gem ny profil-feltet. 3. Dernæst indtastes et navn til skabelonen. Hvis der foreslås et tidligere gemt navn, kan det overskrives eller genanvendes. 4. Når alle parametre til importen er angivet, klik da på Gem profil-knappen. 400

401 IMPORTER DATA Fil Her vælges filen, der skal importeres. 1. Vælg filformat. 2. Klik på Vælg fil-knappen for at udpege import-filen via Windows stifinder. Der vises kun filer, der svarer til det valgte format. Hvis en fil kan vælges, men alligevel ikke svarer til formatet, vises en fejlmeddelelse. 3. Klik på Læs fil-knappen nedenfor i Format-sektionen for at se, om filen kan læses. Hvis ikke, skal du ændre i formaterne, se nedenfor. Format Formaterne er meget vigtige for at læse filen korrekt. I felterne under Format, skal du angive de korrekte formater til at adskille data i filer af typen Text. Ellers kan filen ikke læses og vises ikke med den korrekte kolonneadskillelse til højre i skærmbilledet. Hvis data f.eks. er adskilt af, (komma), vælges dette i feltet Feltadskillelse. Hvis tekster er foran- og efterstillet med (anførselstegn), angives dette i feltet Tekster. Det samme gælder Dato- og Nummerformat samt Tegnsæt. Bemærk! Klik på Læs fil-knappen, hver gang der er ændret i en parameter for at genlæse filen med den nye opsætning. Feltet Tabel er kun aktivt, hvis der er valgt Access eller Excel i feltet Format under Fil-afsnittet. Hvis der er valgt Excel, benyttes Tabel til at markere arket, der skal importeres. Hvis der er valgt Access, benyttes feltet Tabel til at angive en tabel i Access databasen.. Vedr. Excel ark: Første række i et excel ark forudsættes at være kolonneoverskrifter. Hvis der ikke er overskrifter i arket, skal de tilføjes. Alternativt skal første række være tom. 401

402 IMPORTER DATA Import 1. Fra listen i feltet Importer til vælges tabellen, som data skal importeres i. Tabellen skal naturligvis matche de data, der skal importeres. 2. I feltet Tilføj/Opdater vælges, om der blot skal tilføjes nye data eller både tilføjes nye og opdatere eksisterende. 3. I feltet Unik nøgle vælges feltet i tabellen, der den unikke værdi, som hver enkelt post identificeres ud fra. Eksempelvis kundenummer i kundekartoteket og kontonummer i kontoplanen. Hvis der vælges en forkert unik nøgle, er det ikke muligt at importere data korrekt. Udpeg kolonner Når filen og formatet er angivet, og der er klikket på Læs fil-knappen, vises indholdet af filen i højre del af skærmbilledet. Hvis data ikke vises korrekt, har du angivet et forkert format eller en forkert fil. Felterne vises kolonnevis, og nu skal disse så dirigeres til de respektive felter i det kartotek, hvortil de skal importeres. For eksempel skal et kundenavn dirigeres til feltet Kundenavn, en adresse til feltet Adresse osv. Hvis du har udpeget et excel-ark, vises første række i arket som overskrift til hver kolonne, men det er ikke nok. 1. Dobbeltklik på filterikonet til højre i feltet i linjen (filter) under kolonneoverskriften. 2. Vælg feltnavnet, hvortil denne kolonnes data skal importeres, og klik på OK. Feltnavnet vises nu i kolonneoverskriften. 3. Fortsæt på samme vis i alle de kolonner, der skal importeres. Hvis du ikke angiver et feltnavn til en kolonne, betyder det, at kolonnens data ikke skal importeres. 402

403 IMPORTER DATA Hvis du angiver et filterkriterie, betyder det, at kun de filtrerede data importeres. For eksempel kan du vælge kun at importere et udsnit af en prisliste, f.eks. kun en bestemt varegruppe. Klik på Import-knappen for at importere data. 403

404 Brugeropsætning Der er sjældent to brugere, der har sat deres computere ens op. Det første, der ofte ændres er baggrundsbilledet på Windows skrivebordet. Akkurat som vi maler og indretter et nyt hjem, så får computeren ofte også brugerens personlige præg. I systemet kan brugerne frit indrette sig og tilrette egne menuer, skærmbilleder og meget andet. Personlig side, systemets skrivebord Dette er brugerens personlige side med hovedmenuen, brugerens opgaver, foretrukne menupunkter og rapporter. Den personlige side er beskrevet i kapitlet Sådan finder du rundt, afsnittet Systemets skrivebord, din personlige side. Skærmbilled-opsætning Opsætning af skærmbilleder gemmes pr. bruger. Det vil sige, hvilke felter der vises i hvert skærmbillede, placering af felterne og længden af felterne. Skærmbillede-opsætning er beskrevet i kapitlet Skærmbilleder. Brugere og adgangskode Under Generelt/Sikkerhed/Brugere oprettes og vedligeholdes brugere samt adgangskode. Bemærk! Brugerne oprettes i hvert regnskab, de skal have adgang til. Det vil sige, at brugerne er pr. regnskab og ikke fælles for alle regnskaber under ét. Hvis brugerne skal have adgang til alle regnskaber, skal de oprettes i hvert eneste regnskab. Ændre adgangskode I højreklik-menuen ændres brugerens adgangskode. Adgangskoden må ikke være blank. 404

405 BRUGEROPSÆTNING Ved oprettelse af en ny bruger skal brugeren tildeles en adgangskode, som brugeren senere selv kan ændre. Adgangskoden ændres i Program-menuen/Værktøj/Ændre adgangskode. Systemadministrator plus mindst én person mere bør have adgang til Brugere for at tildele password ved brugeroprettelse og for at kunne give et nyt password, hvis brugeren har glemt det gamle password. Opret bruger Uanset hvor mange samtidige brugere, du har købt adgang til, kan du oprette alle de brugerkonti, du vil. Bare der ikke er logget flere samtidige brugere ind ad gangen, end der er købt adgang til. Tryk på F2, Opret for at oprette en ny bruger. Angiv en brugerkode, f.eks. initialer eller et kort navn. Derefter skal du udfylde felterne: 1. Navn: Brugerens fulde navn. 2. Medarbejder: Brugerens medarbejderinitialer jfr. Generelt/Indstillinger/Medarbejdere. Initialerne benyttes på salgsordrer og posteringer i systemet. 3. Sprog: sprogkoden, der bestemmer sproget på skærmbillederne efter log ind. 4. Log ud efter: Logger automatisk brugeren ud efter det angivne antal minutter, hvis brugeren ikke har benyttet systemet. Auto log-ud kan slås fra ved at sætte værdien til 0 (nul). Alternativt afkrydses Vis ikke dette skærmbillede igen, når Logudadvarslen vises. Det svarer til at sætte værdien til 0. Auto logud er en sikkerhed, fordi systemet logger brugeren af, hvis denne forlader arbejdspladsen i kortere eller længere tid og selv glemmer at logge af. Uvedkommende kan dermed ikke få adgang til systemet og brugerlåse frigives automatisk. 5. Funktioner: Bestemmer hvordan Funktioner-menuen skal vises. Enten som højreklik-menu, som knapper, du kan klikke på (én knap til hver funktion) i skærmbilledet eller som lokalmenu, dvs. som en menu oppe til venstre i programmenuen. 405

406 BRUGEROPSÆTNING 6. Autoeditering: Bestemmer om skærmbilleder er i Ret-mode, når de åbnes, eller om du skal trykke på F5, Ret, før du kan få lov at rette i felterne. Det anbefales at slå Autoeditering til, hvis du vil have hurtigere og nemmere adgang til at rette i data. Omvendt vil autoedit låse de data, brugeren har åben, også selvom brugeren ikke har til hensigt at rette i data. I flerbruger-systemer bør Autoeditering derfor være slået fra for at undgå for mange unødige brugerlåse. Autoeditering kan også slås fra, hvis det en bruger, der kunne skal kigge på data. Dermed mindskes risikoen for at brugeren kommer til at ændre data. 7. Vis startside: Vis brugerens personlige side ved opstart. Hvis det fravælges, vises Mine opgaver i et pop-up vindue ved opstart. 8. Nyheder: Webadressen på din foretrukne RSS-nyhedskanal. 9. Tryk på F6, Gem for at gemme oplysningerne. Roller og Brugerrettigheder Generelt/Sikkerhed/Roller og Brugerrettigheder kræver modulet Sikkerhed. Roller opdeler brugerne på forskellig vis. Det kan f.eks. være stilling, ansvarsområde eller arbejdsfunktioner. I standardopsætningen er der i forvejen oprettet brugerroller, som du kan benytte, hvis firmaet har taget udgangspunkt i disse data. Hver rolle består af et Id, et navn og eventuelt en bemærkning (Notat), der beskriver rollen. 406

407 BRUGEROPSÆTNING Rollerne benyttes under Generelt/Sikkerhed/Brugerrettigheder, hvor rollerne tildeles til brugerne, og der tildeles rettigheder til hver rolle. Se efterfølgende afsnit. Det er opbygget således: 1. Et antal roller med hver deres rettigheder 2. Bruger tildeles et antal roller med tilhørende rettigheder 407