Kvalitetsstyring i Ringsted Kommunes Natur- og miljøadministration. Ledelsens evaluering juni 2010

Transkript

1 Kvalitetsstyring i Ringsted Kommunes Natur- og miljøadministration Ledelsens evaluering juni juni 21

2 Indhold INDLEDNING 1 HANDLEPLAN FOR DET VIDERE ARBEJDE 2 EKSTERN AUDIT OG CERTIFICERING 3 INTERN AUDIT 3 BRUGERUNDERSØGELSE 3 ØVRIGE VÆSENTLIGE HÆNDELSER 4 OPFØLGNING PÅ KVALITETSMÅL 4 REVISION AF KVALITETSPOLITIK 5 BILAG 1. TIDSPLAN BILAG 2. RESUME AF BRUGERUNDERSØGELSE BILAG 3. PRIORITERING AF AFVIGELSER OG FORBEDRINGER I III XI

3 Indledning Det er fastlagt i kvalitetsstyringsloven at ledelsen årligt skal foretage en evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Denne evaluering tager udgangspunkt i følgende hovedpunkter: Intern og eksterne audit Brugerundersøgelse Øvrige væsentlige hændelser i løbet af året Det er samlet set ledelsens vurdering, at kvalitetsstyringssystemet er egnet til at administrationen på natur- og miljøomt kan lever op til kommunens kvalitetspolitik og fastsatte kvalitetsmål. Resultatet af evalueringen udmøntes i en handleplan for det videre arbejde med kvalitetsstyringssystemet. I det følgende præsenteres handleplanen hvorefter ovennævnte hovedpunkter gennemgås nærmere. 1

4 Handleplan for det videre arbejde På baggrund af den efterfølgende gennemgang, er der opstillet en handleplan for det videre arbejde. Handleplanen skal dels sikre opretholdelse af certificeringen, dels sikre løbende forbedringer af systemet. Udarbejdelse af plan for udvidelse og iso-certificering af systemet Styregruppen har besluttet af kvalitetsstyringssystemet skal udvides til øvrige dele af forvaltningen og at der i den sammenhæng skal opnås en iso-certificering af det samlede system. Der skal inden udgangen af 21 udarbejdes en detaljeret plan for, hvordan dette arbejde skal foregå. Der opstilles i denne forbindelse delmål for udarbejdelse af nye procedurer og implementering i øvrigt. Opfølgning på afvigelser og forbedringsforslag fra audits og brugerundersøgelse På baggrund af ekstern og intern audit, samt den gennemførte interne brugerundersøgelse er der prioriteret en række overordnede emner, som der skal arbejdes med. Grundlaget for prioriteringen er gennemgået i bilag 3. Følgende emner er prioriteret: Implementering på ledelsesniveau i Plan og Byg. Herunder vedligeholdelse af kompetenceplan og uddannelsesplan Forenkling af sagsgange i systemet. Det skal være nemmere for alle at forbedre systemet. Slankning af systemet. Der skal indbygges en mekanisme, der sikrer at uaktuelle procedurer ikke får systemet til at sande til, fx ved at gøre dem inaktive eller lign. Derudover er der prioriteret en række mere specifikke forbedringer som er af mindre omfang. Disse fremgår ligeledes af bilag 3. Revision af kvalitetspolitik og -mål Kvalitetspolitikken revideres i efteråret 21 og kvalitetsmålene erstattes med følgende nye mål. Politik og mål forelægges til politisk behandling ultimo 21. Der skal ske en forenkling af systemet med henblik på at gøre det lettere at vedligeholde og foretage forbedringer af systemet. Der skal foretages en brugertilfredshedsundersøgelse vedr. sagsbehandlingen ved kommunens afgørelser på natur- og miljøomt. Hvis mindre end 8 % af de adspurgte er tilfredse med kommunens sagsbehandling, skal der udarbejdes en handleplan for forbedring af sagsbehandlingen samt opfølgende måling. 2

5 Ekstern audit og certificering D. 11. november 29 afholdtes ekstern audit ved DS certificering. Ved audit blev der ikke konstateret nogen afvigelser, mens der blev stillet 8 forbedringsforslag. Det blev konkluderet at kvalitetsstyringssystemet generelt var velimplementeret og at medarbejderne generelt var fagligt velfunderede. Auditrapporten er journaliseret under sag 9/ Forbedringsforslagene kan tillige ses i D4 Request. De forslag, der ikke umiddelbart kunne afsluttes, er prioriteret i henhold til bilag 3. Certifikat efter kvalitetsstyringsloven blev udstedt d. 4. december 29 af DS Certificering. Intern audit I henhold til kvalitetsstyringsloven skal der foretages årligt intern audit. Intern audit blev udført den maj 21 med auditorer fra Holbæk, Kalundborg og Odsherred Kommune. Ud over at opfylde det formelle krav var formålet med audit, ved stikprøver i udvalgte dele af kvalitetsstyringssystemet, at sætte fokus på om: Systemet overholder kravene i kvalitetsstyringsloven, herunder er tilpasset organisationen Systemet er indført i praksis Den interne audit resulterede i en enkelt afvigelse og 18 forbedringsomr. Auditrapportens hovedkonklusion er at kvalitetsstyringssystemet er velimplementeret og at opbygning i D4 Infonet er gennemarbejdet, logisk og brugevenlig. Kvalitetsstyringssystemet mangler dog at blive implementeret på ledelsesniveau i Plan og Byg. Auditrapporten er journaliseret under sag 1/1214. Forbedringsforslag og afvigelse kan tillige ses i D4 Request. Dem der ikke umiddelbart kunne afsluttes, er prioriteret i henhold til bilag 3. Brugerundersøgelse Natur og Miljø gennemførte i maj 21 en intern brugertilfredshedsundersøgelse af medarbejdernes anvendelse og holdninger til kvalitetsstyringssystemet. Samlet set giver undersøgelsen et billede af, at vi har et system der jævnligt anvendes af medarbejderne i natur- og miljøadministrationen. Særligt skabelonerne er et vigtigt arbejdsredskab i dagligdagen, og ved at udbygge disse kan vi øge værdien af systemet. Undersøgelsen viser, at medarbejderne oplever, at systemet medvirker til at forbedre vores rutiner og til en mere effektiv sagsbehandling. Medarbejderne oplever generelt at såvel nærmeste chef som den øvrige ledelse bakker op om systemet, og det er i overvejende grad deres opfattelse, at det vil være en fordel at udbrede systemet til hele eller dele af den øvrige forvaltning. Undersøgelsen viser dog også, at de løbende forbedringer af systemet ikke i tilstrækkelig grad er blevet en naturlig del af arbejdet med systemet. En af årsagerne kan være at proceduren for forbedringer (forebyggende handlinger) er for tung og vanskeligt at forstå for medarbejderne. Det bør derfor overvejes at lette denne procedure så den ikke udgør en barriere for at forbedringer udføres. Endvidere peger undersøgelsen på, at det bør overvejes, hvordan der, også uden for audithandlinger, kan rettes fokus på forbedringer af systemet. 3

6 Endelig bør vi på baggrund af undersøgelsen overveje, om dele af systemet, som ikke, eller meget sjældent bruges, skal udtages, eller på en eller anden måde parkeres i f. t. systemet, således at det kun er det vi reelt har glæde af, som fylder i systemet (slankning af systemet). Øvrige væsentlige hændelser 5-kommunesamarbejdet Kommunens samarbejde med de øvrige kommuner i 5-kommunesamarbejdet blev for en stor del afsluttet i sidste halvdel af 29. På affaldsomt fortsætter samarbejdet, da man her ikke er færdig pga. en større lovændring. Ligeledes er samarbejdet mellem de systemansvarlige i kommunerne fortsat. I foråret 21 er der startet et nyt samarbejde mellem de 5 kommuner, som i mellemtiden er blevet udvidet til 6 idet Slagelse Kommune er blevet inkluderet i samarbejdet. Det nye samarbejde er bl.a. på byggesagsomt. Udvidelse af systemet, samt Iso-certificering Det blev på styregruppemødet d. 2. maj 21 besluttet at systemet skal udvides til også at omfatte den øvrige del af Teknisk Forvaltning. Dette skete bl.a. på baggrund af de positive resultater af den interne brugerundersøgelse. I tilslutning til dette blev det endvidere besluttet at udvidelsen skal følges op af en Iso 91 certificering. Der mangler at blive udarbejdet konkret plan for dette arbejde. Udskiftning i Styregruppen Pr 1. marts 21 tiltrådte ny planchef Jens Karrebæk, samt ny chef for tværgående funktioner Tue Madsen. De indtrådte i chefgruppen og dermed også Styregruppen for kvalitetsstyring. Samtidig udtrådte tidligere planchef Torben Wissing. Opfølgning på kvalitetsmål I 29 vedtog udvalget følgende kvalitetsmål: 1) Vi vil overholde alle aftaler indgået mellem KL og mst 2) Alle der er omfattet af kvalitetsstyringssystemet kender, og har gavn af systemet. Ad. 1: Der er indgået 5 aftaler på natur og miljøomt, som er aktuelle, eller har været aktuelle i det forløbende år. Alle fire aftaler er overholdt. Der er tale om følgende aftaler: - Aftale om tilsynsfrekvenser på virksomheder. - Aftale om tilsynsfrekvenser på landbrug - Aftale om implementeringsgrad af kvalitetsstyring. - Aftale om etablering af nye vådomr og ådalsprojekter i Danmark (udmøntning af regeringens Grøn Vækst aftale). - Aftale om sagbehandlingen på husdyromt I 25 blev der indgået en aftale mellem KL og miljøministeren og minimumsfrekvenserne for samlede tilsyn på virksomheder og landbrug. I 27 blev aftalen suppleret med en særlig aftale gældende for landbrug. Natur- og miljøadministrationen har med tilsynsindsatsen i 29 levet op til begge aftaler. 4

7 I forbindelse med indførelse af kvalitetsstyring på natur- og miljøomt indgik KL og miljøministeren en aftale der bl.a. indeholdt bestemmelser om hvor stor en andel af sagsbehandlerprocedurerne der skulle være færdig pr. 1. marts 29. Natur- og miljøadministrationen har overholdt denne aftale bl.a. via 5-kommunesamarbejdet. Senest den 1. juni 21 skal kommunernes vandoplandsplan med foreslåede projekter til kvælstoffjernelse indsendes til staten. Ringsted Kommune skal ikke indsende projekter, da vi ligger uden for omr, der skal fjerne kvælstof. Vi kommer på i næste fase, hvor der skal fjernes fosfor. M.h.t. Vand- og Naturplaner skal kommunen lave Handleplaner, når VNP er vedtaget. VNP skal først ud i et halvt års høring, formentlig i efteråret. Aftalen mellem Miljøstyrelsen og KL om sagbehandlingen på husdyromt i kommunerne, der blev indgået 9. februar 29, har første frist den 1. oktober 21. Der er således ingen krav i aftalen til overholdelse frem til denne ledelsens evaluering, juni 21. Ad. 2: Målet har været et vigtigt pejlemærke under opbygningen af kvalitetsstyringssystemet. Kendskab og gavn af systemet er undersøgt i brugerundersøgelsen (se ovenfor). Konklusionen er at vi er nået meget langt på meget kort tid, men at der stadig er plads til forbedringer. I forbindelse med revision af kvalitetspolitikken (se senere) påtænker ledelsen at dette kvalitetsmål indarbejdes i en kommende kvalitetspolitik. Forslag til nye kvalitetsmål: Ledelsen foreslår, bl.a. på baggrund af den interne brugerundersøgelse, at de hidtidige kvalitetsmål erstattes med følgende nye mål, som vil blive forelagt til politisk behandling: 1. Internt mål: det skal gennem forenkling af systemet sikres, at det bliver nemt at forbedre systemet. Baggrunden for at opstille målet er at selv om brugerundersøgelsen generelt viser tilfredshed med systemet, foretages der ikke i væsentligt grad løbende forbedringer af systemet. Løbende forbedringer er en central del af vedligeholdelse af systemet. Målet skal evalueres ved at vurdere hvorvidt der er sket en stigning i antallet af ændringer i systemet, dvs. ny-udgivelser af procedurer m.v. Der måles kun indenfor det nuværende system, dvs udelukkende kvalitetsstyringslovens om. 2. Eksternt mål: Der skal foretages en brugertilfredshedsundersøgelse vedr. sagsbehandlingen ved kommunens afgørelser på natur- og miljøomt. Hvis mindre end 8 % af de adspurgte er tilfredse med kommunens sagsbehandling, skal der udarbejdes en handleplan for forbedring af sagsbehandlingen samt opfølgende måling. Revision af kvalitetspolitik Ledelsen har i henhold til lovkravet gennemgået kvalitetspolitikken og besluttet at igangsætte en revision af denne. Den nuværende kvalitetspolitik er vedtaget i 26 på grundlag af Startpakken, og trænger efter ledelsens opfattelse til at blive revideret og tilpasset organisationen. Kvalitetspolitikken vil blive drøftet på et eller flere styregruppemøder i løbet af efteråret og det forventes at en revideret politik kan forelægges til politisk behandling inden årets udgang. 5

8 Endeligt godkendt den 1. juli 21 6

9 Bilag 1. Tidsplan Tidsplan JUL AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MAR APR MAJ JUN Styregruppemøder o o o Temadag om udvidelse, samt kvalitetspolitik x Møderække vedr, udvidelse??? Forberedelse til ekstern audit, ks-politik x Godkendelse af ledelsens evaluering 211 X Udvidelse af systemet o o o o o o o o o o o Planlængning x x x x x Implementering?????? Revision af politik o o Temadag i styregruppen X Renskrivning af forslag fra styregruppen X Vedtagelse af styregruppen X Ekstern audit 211 o o o Forberedelse X X Udførelse X Opfølgning, lukning af afvigelser X Brugerundersøgelse 211 o o o Planlægning X X Udarbejdelse x Udsendelse X Bearbejding af data X Rapport X Intern audit 211 o o o o Planlægning X X Udførelse x Opfølgning, handleplan til ledelsens evaluering x Intern audit 211 hos andre kommuner o o Ledelsens evaluering o o o o o Indsamling af materiale (Brugeru. + audit) X Udarbejdelse, herunder revision af mål X Vedtagelse på styregruppemøde X Til politisk orientering (for 21) X i i

10 Hjemmesiden: off.gør af indsats og resultater (for 21) X ii ii

11 Bilag 2. Resume af Brugerundersøgelse Kendskab og brug af systemet Hovedparten af medarbejderne anvender D4 systemet enten ugentligt eller månedligt. Alle har godt eller noget kendskab til de fagprocedurer, der gælder for egne opgaver, og langt hovedparten har noget kendskab til de øvrige dele af systemet. Blandt de forslag, der er fremkommet for en øget brug af systemet omhandler en række behovet for flere relevante procedurer og særligt brevskabeloner. For planomt nævnes specifikt implementering af systemet i hele planafdelingens sagsom. Det angives, at den væsentligste årsag til at procedurer i systemet ikke anvendes er, at der endnu ikke har forekommet sager i relation til procedurerne. En enkelt skriver, at vi bør overveje om nogle af procedurerne skal ud af systemet. Det fremgår, at det er de tilknyttede skabeloner, der har størst værdi for medarbejderne, efterfulgt af selve teksten i proceduren. Links til øvrigt materiale, f.eks. lovgivning har mindre værdi for medarbejderne. Når det gælder de tværgående procedurer tegner der sig et lidt andet billede. Kun knapt halvdelen har kikket på en tværgående procedure inden for den sidste måned øvrige kun i forbindelse med audit. Tilsvarende har kun knapt halvdelen stor gavn af de tværgående procedurer. Brugervenlighed og forbedringer af systemet I forhold til brugervenligheden af systemet synes de fleste at den grafiske brugerflade er brugervenlig og det er via denne de tilgår systemet. Kun en enkelt er uenig i, at det er nemt og hurtigt at finde det man skal bruge. Det fremgår at undersøgelsen, at sidste gang de fleste af medarbejderne har foretaget ændringer i systemet, er i forbindelse med audit. Noget kunne således tyde på, at det kniber med den løbende forbedring af systemet. Det har været de systemansvarliges opfattelse, at proceduren i forbindelse med ændringer i systemet måske var en barriere for at der blev foretaget ændringer. Det fremgår dog kun delvist af brugerundersøgelsen. idet de fleste overvejende er enige i, at det er nemt at få ændret noget i systemet. Der er dog en del bemærkninger der retter sig mod forenkling af proceduren. Roller og engagement På spørgsmålet om, hvad der skal til for yderligere engagement i forbedring af systemet, angiver flere manglende tid i hverdagen som et problem. Næsten alle er overvejende tilfredse med deres roller i f.t. systemet og synes deres nærmeste chef og øvrige ledelse støtter op om arbejdet med systemet. Der er dog enkelte der bemærker manglende fokus fra ledelsen bl.a. i driftsfasen af systemet. I kommentarerne til de systemansvarliges rolle udtrykkes der generelt tilfredshed, dog er der flere der peger på, at de systemansvarlige skal have en mere udfarende rolle i f.t. at fastholde fokus på systemet i driftsfasen. Udbredelse af systemet Lang de fleste mener det vil være en fordel for dem, at systemet blev udbredt til andre afdelinger i forvaltningen. Det samme gælder på spørgsmålet om det vil være en fordel for forvaltningen at iii iii

12 udbrede systemet. I bemærkningerne peger flere på at det vil være en fordel at udbrede systemet til hele forvaltningen mens Plan og Byg specifikt nævnes flere gange. Effekten af systemet Medarbejderne er overvejende enige i, at systemet bidrager til at forbedre vores rutiner og til en mere effektiv (hurtigere) sagsbehandling. Sammenfatning af brugerundersøgelse Samlet set giver undersøgelsen et billede af, at vi har et system der jævnligt anvendes af medarbejderne. Særligt skabelonerne er et vigtigt arbejdsredskab i dagligdagen, og ved at udbygge disse kan vi øge værdien af systemet. Medarbejderne oplever, at systemet medvirker til at forbedre vores rutiner og til en mere effektiv sagsbehandling. Medarbejderne oplever generelt at såvel nærmeste chef som den øvrige ledelse bakker op om systemet, og det er i overvejende grad deres opfattelse, at det vil være en fordel at udbrede systemet til hele eller dele af den øvrige forvaltning. De løbende forbedringer af systemet er dog ikke i tilstrækkelig grad blevet en naturlig del af arbejdet med systemet. Vi bør overveje en forenkling af proceduren for forbedringer (forebyggende handlinger) så den ikke udgør en barriere for at forbedringer udføres. Endvidere bør det overvejes, hvordan der, også uden for audithandlinger, kan rettes fokus på forbedringer af systemet. Vi bør endvidere overveje, om dele af systemet, som ikke, eller meget sjældent bruges, skal udtages, eller på en eller anden måde parkeres i f.t. systemet, således at det kun er det vi reelt har glæde af, som fylder i systemet (slankning af systemet). iv iv

13 Resultat af brugerundersøgelse Antal besvarelser 15 ud af 16 mulige 1. Hvor godt kender du fagprocedurerne der gælder for dine opgaver? (Sæt X) Godt kendskab Noget kendskab Ringe kendskab Intet kendskab 1 ud af 15 5 ud af 15 ud af 15 ud af Hvor godt kender du de øvrige dele af systemet, dvs. D4? (Sæt X) Godt kendskab Noget kendskab Ringe kendskab Intet kendskab ud af ud af 15 3 ud af 15 ud af Hvor ofte anvender du systemet (D4)? (Sæt X) Dagligt Ugentlig Månedligt Kun ved audit ud af 14 6 ud af 14 6 ud af 14 2 ud af Hvad kunne få dig til at bruge systemet (D4) mere? (Beskriv) Nr. 1: Hvis der var flere brevskabeloner. --- Nr. 2: ikke noget --- Nr. 4: Flere ansøgninger, som kræver afgørelse, i min indbakke. Funktion som procedure-ansvarlig --- Nr. 6: Måske lidt flere procedure indenfor mit om, i hvertfald vil det være relevant med flere skabeloner. Men det er jo eget problem/arbejdsopgave, så jeg skla bare have tid til at få dem lavet! --- Nr. 7: Implementering af systemet for hele planafdelingens sagsom --- Nr. 8: jeg anvender systemet inden for mine egne sager, og mener ikke jeg her kan anvende det yderligere. Måske mere opmærksom på anvendelse på fagomr som ligger uden for ens egne. --- Nr. 9: Merer tid og mere fokus (fælles) --- Nr. 12: at vi får lavet nogle procedurer og brevskabeloner der passer til de opgaver jeg løser. --- Nr. 14: Nye arbejdsopgaver --- Nr. 15: Flere skabeloner på vandløbsomt. --- Nr. 18: At der var andre og mere relevante fagprocedurer --- Nr. 2: Jeg bruger det når det er relevant Hvor mange fagprocedurer gælder for dine opgaver, dvs. hvor mange gælder for de opgaver du faktisk løser? Skriv antal - evt. ca. Gennemsnit: 1,6 6. Hvor mange fagprocedurer anvender du i praksis? Skriv antal - evt. ca. Gennemsnit: 5,2 7. Hvor mange af de fagprocedurer der gælder for dine opgaver, kigger du aldrig på? Skriv antal - evt. ca. Gennemsnit: 3,9 v v

14 8. Hvorfor kigger du ikke på dem? (Beskriv) Nr. 2: har min egen tjeck liste der er mere lige til at gå til --- Nr. 3: Der er selvfølgelig nogle jeg ikke har brugt siden vi gik i luften, fordi vi ikke har haft en sag - personligt gælder det 2 af procedurene --- Nr. 4: Der har ikke været opgaver relateret til proceduren Opgaven er velkendt og gennemføres på samme måde som sidste år Specielt for de tværgående procedurer sker det, at jeg glemmer de findes --- Nr. 5: Fordi jeg ikke har haft sager indefor dette om --- Nr. 7: Jeg arbejder ikke direkte med NBL-sager, som indgår i systemet --- Nr. 9: Manglende tid og generel opmærksomhed --- Nr. 12: har ikke haft brug for dem --- Nr. 14: Jeg har ikke haft opgaver indenfor omrne --- Nr. 15: Procedurerne beskriver opgaver der kun udføres meget sjældent og opgaverne er endnu ikke udført. --- Nr. 18: Fordi jeg aldrig har haft sagstyper inden for de pågældende procedurer. Vi bør nok overveje, om nogle af dem skal ud af D4? --- Nr. 2: fordi de ikke er gennemarbejdet til vores brug og fordi jeg ikke har haft sager inden for de omr --- Nr. 22: Jeg bilder mig ind at jeg kan huske hvad jeg har skrevet i dem. - og så pkt I de fagprocedurer du anvender, er det først og fremmest selve teksten i proceduren der har værdi for dig. (Sæt X) 3 ud af 14 8 ud af 14 2 ud af 14 ud af I de fagprocedurer du anvender, er det først og fremmest skabelonerne i proceduren der har værdi for dig. (Sæt X) 6 ud af 14 7 ud af 14 1 ud af 14 ud af I de fagprocedurer du anvender, er det først og fremmest links til øvrigt materiale, fx lovgivning i proceduren der har værdi for dig. (Sæt X) 4 ud af 14 2 ud af 14 7 ud af 14 1 ud af Hvordan kan fagprocedurerne gøres bedre, så de giver dig mere værdi i dit arbejde? Skriv hvis der noget der forhindre dig i at gøre dem bedre Nr. 1: Vi burde gennemgå alle procedurene igen - for at gøre dem mere til vores. Mangler tid. --- Nr. 3: kobling til journalsystem --- Nr. 4: Jeg synes egentlig de er OK, men Schultz lovtext giver mere til mig vi vi

15 måske skulle der være større fokus på vedligehold af egne procedurer, evt. som et punkt på kvartalsmødet med Anne Lise, hvor der orienteres om ændringer --- Nr. 6: Jeg synes stadig, det er meget uoverskueligt og svært at forstå, hvordan jeg reelt retter i systemet og hvad kommandorækkefølgen er! --- Nr. 7: Implementering for alle planafdelingens sagsomr --- Nr. 12: tid --- Nr. 15: Endnu flere skabeloner. Manglende tid er en forhindring ift. forbedring --- Nr. 18: Evt. udarbejdelse af nye fagprocedurer. --- Nr. 2: 13. Hvornår kiggede du sidst på en tværgående procedure. (Sæt X) For under en For under en I forbindelse Aldrig uge siden måned siden med audit 3 ud af 15 4 ud af 15 8 ud af 15 ud af Du har stor gavn af de tværgående procedurer. (Sæt X) 2 ud af 15 5 ud af 15 7 ud af 15 1 ud af Hvordan kan de tværgående procedurer gøres bedre, så de giver dig mere værdi i dit arbejde? Skriv hvis der noget der forhindre dig i at gøre dem bedre Nr. 3: Jeg tror det er et spørgsmål om tilvendning, og at man efterhånden enten får ændret navne til mere sigende eller man vender sog til det navn de har. --- Nr. 4: Jeg synes egentlig de er OK, vi har brugt proceduren om kompetence for nylig. jeg har ikke oplevet at være gået galt i byen uden dem --- Nr. 9: Jeg synes det er vigtigt at finde en god kombination mellem relevant fagligt indhold og "brugbarhed" --- Nr. 14: opmærksomhed på, at procedurerne rent faktisk eksisterer - de er endnu ikke en integreret del af mit arbejde. --- Nr. 15: Ingen kommentarer --- Nr. 18: Kan være svært at "dyrke" i en travl hverdag. --- Nr. 2: de er gode som de er, indtil videre man ved jo aldrig hvad man kan få brug for --- Nr. 22:? Jeg har ved spørgsmål fra min nye chef henvist ham til de tværgående procedure, for underskriftskompence mv Mangler der efter din mening noget i systemet (D4), som ligger udover dine fagprocedurer? (Beskriv) Nr. 3: ingen holdning til p.t. --- Nr. 4: Det tror jeg ikke sprøgsmålet hænger sammen med vor forståelse og brug af andre systemer: Miljøportalen (Jupiter), GIS, Structura, Schultz og formentlig flere --- Nr. 6: Ikke umiddelbart. Det er vist udelukkende min egen rutine i systemet, der sætter begrænsninger. Især i forbindelse med oprettelse af nye procedurer og rettelser i eksisterende! --- Nr. 8:? --- Nr. 18: Udarbejdelse af nye fagprocedurer (se 4). --- Nr. 2: ved ikke Har du brugt bilagshåndbogen? Fx til at få overblik over alle bilag inden for dit fagom. (Sæt X) Ja Nej 4 ud af ud af 15 vii vii

16 18. D4 har to brugerflader, en grafisk og en tekstbaseret. Den grafiske brugerflade er de røde kasser mv. man kan klikke på. Du synes at den grafiske brugerflade er brugervenlig. (Sæt X) 9 ud af 13 3 ud af 13 ud af 13 1 ud af Du bruger mest den grafiske brugerflade. (Sæt X) 7 ud af 13 3 ud af 13 2 ud af 13 1 ud af Det er nemt at finde hvad du skal bruge. (Sæt X) 4 ud af 14 9 ud af 14 1 ud af 14 ud af Det er hurtigt at finde hvad du skal bruge. (Sæt X) 5 ud af 14 8 ud af 14 1 ud af 14 ud af Forslag til forbedringer af brugerfladerne (Beskriv) Nr. 3: ingen --- Nr. 4: Ingen forslag, brugerfladen er tilstrækkelig jf. svarene ovenfor. --- Nr. 18: Det er vist uden for mit kompetencefelt, så det kan jeg desværre ikke bidrage med. --- Nr. 2: jeg tror det er et spørgsmål om rutine Hvornår har du sidst foranlediget at noget blev ændret i systemet (D4)? (Sæt X) For under en For under en I forbindelse Aldrig uge siden måned siden med audit 3 ud af 14 ud af 14 1 ud af 14 1 ud af Du oplever at det er nemt at få noget ændret. (Sæt X) 4 ud af 12 5 ud af 12 3 ud af 12 ud af Hvad skal der til for at du engagerer dig endnu mere i forbedring af systemet (D4)? Kun seriøse forslag! (Beskriv) Nr. 1: mere tid. --- Nr. 3: jeg synes at det ok. --- Nr. 4: Oplevet effekt af ændringsforslag, viii viii

17 og/eller oplevet nytteværdi af ændring --- Nr. 5: Jeg synes kombinationen af D4 og miljøguiden på Schultz er rigtig god og har derfor ikke umiddelbart ingen forbedringsforslag --- Nr. 6: En pixibog i, hvordan man får rettet en procedure ;-) --- Nr. 7: Implementering af systemet for alle planafdelingens opgaver --- Nr. 9: Mere tid og mere ejerskab. Flere relevante sager. --- Nr. 12: at jeg har mere brug for systemet --- Nr. 14: se punkt Nr. 15: At jeg får prioriteret tiden hertil, og at der kommer feedback fra kollegaer --- Nr. 18: Det ville være rart, hvis der var udarbejdet paradigmer/standardbreve inden for forskellige sagstyper. I en travl hverdag er det dog svært at finde tid til dette. --- Nr. 2: det vil komme med tiden, det har det allerede --- Nr. 22: Fokus Der er i systemet (D4) defineret rolle som dokumentansvarlig og redaktør mv. Du er tilfreds med den rolle du har i forhold til systemet. (Sæt X) 8 ud af 14 5 ud af 14 1 ud af 14 ud af Evt. forslag til ændringer i rollefordeling. (Beskriv) Nr. 4: Jeg er tilfreds med at der er defineret et klart ansvar, men jeg synes selve proceduren omkring ændringer er alt for tung. --- Nr. 9: Muligvis en mere åben struktur i de enkelte faggrupper Din nærmeste chef støtter op om arbejdet med kvalitetsstyring. (Sæt X) 9 ud af 12 3 ud af 12 ud af 12 ud af Den øvrige ledelse har støttet op om arbejdet med kvalitetsstyring. (Sæt X) 8 ud af 12 3 ud af 12 1 ud af 12 ud af Kommentarer til ledelsens rolle i forbindelse med kvalitetsstyring. (Beskriv) Nr. 4: Ledelsen har haft stort fokus på god implementering, men begrænset fokus på drift (indtil nu) --- Nr. 9: Der vurderes ikke at have ledelsens synlige opmærksomhed --- Nr. 14: Ny leder - jeg har ingen anelse om hvor han står henne i denne forbindelse. --- Nr. 18: Set fra sidelinjen så virker det som om, at der ikke er den store forankring i de øvrige afdelinger. Det hænger selvfølgelig sammen med, at det ikke er en bunden/lovpligtig opgave for dem. --- Nr. 2: hun kunne finde en procedure, som jeg havde svært ved, eller helt opgivet, hun er godt inde i systemet, og det motiverer mig til at bruge systemet Kommentarer til de systemansvarliges rolle i forbindelse med kvalitetsstyring. (Beskriv) Nr. 3: godt --- Nr. 4: Implementeringen af systemet er gjort udmærket. Fokus i driftfasen er forsøgt fastholdt, men med mindre held. --- Nr. 8: Det klare de da bare så flot. Altid parate med hjælp. --- Nr. 9: Skal muligvis rundt og "sælge" systemet i de enkelte faggrupper - og holde "dampen" oppe. --- Nr. 14: Stort arbejde udføres :-) --- Nr. 2: det samme, måske kunne de opfordre til at man fik tilrettet nogle flere procedure --- ix ix

18 32. Det vil være en fordel for dig at kvalitetsstyring blev udbredt til andre afdelinger i forvaltningen. (Sæt X) 8 ud af 14 3 ud af 14 2 ud af 14 1 ud af Det vil være en fordel for forvaltningen at udbrede kvalitetsstyring til andre afdelinger. (Sæt X) 9 ud af 13 2 ud af 13 ud af 13 2 ud af Hvilke andre sagsomr eller afdelinger mener du kan have fordel af systemet? (Beskriv) Nr. 3: Alle i forhold til mange af de tværgående --- Nr. 4: potentielt alle - se næste --- Nr. 6: Som minimum de afdelinger, som har snitflader med vores ;-) --- Nr. 7: Plan og Byg --- Nr. 8: Da jeg umiddelbart på den måde har tværgående opgaver med andre afdelinger, men bygge- plan kan jeg da se kan drage fordel af systemet. --- Nr. 9: Intet overblik, men systemet i hele forvaltningen vil give et bedre ejerskab - og også anvendelse --- Nr. 14: Alle --- Nr. 18: Byg & Plan, Drift (vej og Bjørneklo), Forsyning (Kloak) --- Nr. 22: Jeg har en ambition om at udarbejde en procedure for landzonesager og kombisager med landzone og naturbeskyttelsesloven. Resten af Plan og Byg vil sikkert og så have glæde af systemet Kommentarer til udbredelse af kvalitetsstyring i forvaltningen. (Beskriv) Nr. 7: Mere kvalitet i sagsbehandlingen --- Nr. 9: Se ovenfor --- Nr. 14: Kvalitetsstyring vil, alt andet lige, indebærer en øget gennemskuelighed og mindske fejl. --- Nr. 18: Kæmp for det! Det er vigtigt at lægge vægt på fordelene. Få de mest skeptiske kollegaer/ledere med i en projektgruppe til udbredelse af systemet: Hvis de kan overbevises/overvindes, så kan de mindre skeptiske også! Kvalitetsstyringssystemet bidrager til at forbedre vores rutiner. (Sæt X) 1 ud af 15 4 ud af 15 1 ud af 15 ud af Kvalitetsstyringssystemet begrænser mulighederne for løbende forbedringer af vores rutiner. (Sæt X) ud af 15 4 ud af 15 4 ud af 15 7 ud af Kvalitetsstyringssystemet bidrager til en mere effektiv (hurtigere) sagsbehandling. (Sæt X) 5 ud af 15 7 ud af 15 3 ud af 15 ud af 15 x x

19 Bilag 3. Prioritering af afvigelser og forbedringer Konstaterede forberingsomr ved ekstern audit d. 11. nov. 29 ID Dato Kategoriserin g Sted/om/... Observation/forslag Ansvar Screening - Er problemet tilstrækkelig t belyst til at der kan prioriteres? Linkhåndbog Styring af ansvar, ressourcer og kompetence Det kan med fordel tydeliggøres i linkhåndbogen (lovgivning), hvad den anførte dato henviser til. Det anbefales at sikre, at uddannelse registreres inden for alle omr. Værdi 1=Lill e 3=Sto r Indsat s 3=Lille 1=Stor Point 2 = Ikke besværet værd 4 = Bør overveje s 6 = Nem, oplagt gevinst Prioritere s? Systemansvarlige Ja Nej Planchef Stor værdi at opfylde loven Ja Konstaterede afvigelser og forberingsomr ved intern audit maj Afvigelse Generelt Den nye Plan & Byg chef har et meget ringe kendskab til kvalitetsstyringssystemet. Styregruppen Afvigelser kan ikke nedprioriteres Ja Generelt Generelt Det anbefales at indføre kvalitetssikring af afgørelser ved at påføre initialer for sagsbehandler / kvalitetssikrer. Dette vil sikre, at alle afgørelser der sendes ud er behandlet på et ensartet grundlag. Det anbefales at gøre grupper/teams dokumentansvarlige i stedet for enkeltpersoner. Dette vil øge ejerskabet til Styregruppen Styregruppen Opgaven laves om til at undersøge holdningen i styregruppen til spørgsmålet. Opgaven laves om til at undersøge holdningen i styregruppen til Afklares Afklares xi xi

20 kvalitetsstyringssystemet. spørgsmålet Generelt - P.2.16 Det anbefales at evaluering af eksterne konsulentydelser foretages efter hvert afsluttet projekt, således at der ikke opstår tvivl om evaluering af konsulentydelser ved f.eks. indgåede rammeaftaler. Styregruppen Er igangsat i andet regi (revidering af procedure vedr. tilkøb). Der skal følges op på om den nye procedure skaber klarhed Afklares Generelt (Jord og grundvand, Spildevand) Generelt - kompetenceskema Kompetenceskema, Natur & Miljø Kompetenceskema, Plan Det kan overvejes at genere en liste over udløbsdatoer på procedurer, for vide hvornår procedurer skal revideres. Det anbefales, at kompetenceskemaet gives et ekstra niveau. Der er reelt kun to niveauer pt., da "lav" ikke kan noget i forbindelse med sagsbehandlingen. Det anbefales desuden at beskrive de forskellige niveauer nærmere samt at bruge farver i skemaet for overskuelighedens skyld. Det anbefales, at titlen i række 19 opdateres så der står det samme som proceduren hedder i kvalitetsstyringssystemet ("og overvågning" skal slettes). Det anbefales, at Sol Hansen fra Plan opdateres i kompetenceskemaet. Og at Torben Vissing slettes. Systemansvarlige Nej Styregruppen Bem: lav gøres til et reelt niveau (fagligt kendskab). Farver indføres Ja Systemansvarlige Ja Planchef Ja xii xii

21 Landbrug - skabeloner vedr sprøjtemidler P Miljøgodkendelse af virksomheder. risikobekendtgørel sen Det anbefales at skabeloner på landbrugsomt revideres mht. sprøjtemidler, da det ikke længere er noget kommunen har pligt til at kontrollere. Det anbefales at gøre proceduren passiv så længe der ikke er risikovirksomheder i Ringsted kommune. Herved undgås unødigt vedligehold. Redaktør Ja Systemansvarlige Bem: slankning af systemet (Der bør formuleres en politik for hvad der gøres med procedurer af denne type) Ja P9.1 Tilslutningstilladels er offentlig.. Plan & Byg - udvidelse af systemet Vandløb - sagsstyring Vandløb - skabeloner Godkenderen er ikke dokumentansvarlig, som mange andre steder Det anbefales, at hele Plan & Byg omfattes af kvalitetsstyringssystemet. Det anbefales, at vandløbsgruppen indfører en sagsstyringsliste som den der anvendes i Plan - med ovenfor nævnte ændring. Det anbefales at der udarbejdes brevskabeloner på vandløbsomt, da der pt. ikke findes nogen. Systemansvarlige Ja Styregruppen Besluttet på Styregruppem øde d. 2. maj 21 at systemet udvides Ja Redaktør Hvad er Nej observationen? Kender ikke problemets omfang. Gruppen har ansvar for at fordele opgaverne Redaktør Ja xiii xiii

22 Vandløb - proceduren vedr private vandløb - sagsstyring Virksomheder Det anbefales, at der oprettes en procedure for sager vedr. de private vandløb, således at sagerne fordeles på samme måde som sager vedr. offentlige vandløb (hver sagsbehandler har "deres" vandløb) Det anbefales, at virksomhedsgruppen indfører en sagsstyringsliste som den der anvendes i Plan - med ovenfor nævnte ændring. Redaktør Redaktør Hvad er observationen? Kender ikke problemets omfang. Gruppen har ansvar for at fordele opgaverne Hvad er observationen? Kender ikke problemets omfang. Gruppen har ansvar for at fordele opgaverne Nej Nej Intern brugerundersøgelse Nr Dato Medarbejder nr. Kategorisering Forbedringsforslag Ansvar Screening - Er problemet tilstrækkelig t belyst til at der kan prioriteres? A maj-1 6, 15, 18 Forbedringsforslag Der bør udarbejdes flere fagprocedurer inden for det nuværende systems afgrænsning (natur- og miljøomt) B maj-1 1, 5, 6 Forbedringsforslag Der bør udarbejdes flere skabeloner inden for det nuværende systems afgrænsning (natur- og miljøomt) Alle Dokumentansvarlig Nej, der skal skabes et overblik over hvor mange procedurer det kan dreje sig om OK, Løbende proces Værdi 1=Lill e 3=Sto r Indsat s 3=Lille 1=Stor Point (sum) 2 = Ikke besværet værd 4 = Bør overveje s 6 = Nem, oplagt gevinst Prioritere s? Afklares Ja xiv xiv

23 C maj-1 3, 4 Forbedringsforslag Der bør etableres integration mellem KS-systemet og andre fagsystemer, f.eks. Acadre D maj-1 1, 2 Forbedringsforslag De procedurer vi allerede har i systemet bør gennemarbejdes mere E maj-1 4, 8, 9 Forbedringsforslag Mere fælles fokus på systemet. F.eks.på vedligehold af egne procedurer, evt. som et punkt på kvartalsmødet med Anne Lise, hvor der orienteres om ændringer. F maj-1 18 Forbedringsforslag Procedurer som aldrig eller meget sjældent benyttes bør kunne tages ud af systemet G maj-1 4, 6 Forbedringsforslag Det skal være nemt at lave rettelser og forbedringer i systemet. Forenkling af procedurer vedr. forbedringer og afvigelser og procedure vedr styring af procedurer. H maj-1 7 Forbedringsforslag Systemet bør udvides til at omfatte andre fagomr I maj-1 3 Forbedringsforslag Bedre/mere sigende navne på tværgående procedurer J maj-1 4 Forbedringsforslag Medansvaret for systemet skal sikres for alle - fx ved at alle har dokumentansvar K maj-1 6 Forbedringsforslag Der skal udarbejdes en slags pixibog for hvordan man foretager ændring af procedurer Systemansvarlig Dokumentansvarlig Ledelse/systemansv arlig Kender ikke problemets omfang. Ændres til undersøgelse af oplagte muligheder for integrationer OK, Løbende proces Ja Ja Ja Systemansvarlig Ja Systemansvarlig Ja Ledelse/systemansv arlig Er besluttet Ja Systemansvarlig Nej Ledelse og arb gruppe/team Handler også om ejerskab - måske en mental proces Nej Systemansvarlig Ja xv xv

24 L maj-1 4, 9, 2 Forbedringsforslag Der var stort engagement i implementeringsfasen men knapt så stort i driftsfasen. Der skal gøres mere for at fastholde engagement i driftsfase Ledelse/systemansv arlig Ja xvi xvi