Retten i Hillerød Handlingsplan

Transkript

1 Handlingsplan

2 Handlingsplan Forord I det følgende præsenteres handlingsplan for for. Handlingsplanen er som tidligere udarbejdet efter KVIK-modellen, som indebærer, at vi opstiller mål for vores indsatser i de kommende 2 år (det vi gør) og for vores resultater (det vi opnår). I erkendelse af, at vi er en brugerorienteret organisation, hvis overordnede formål det er - i overensstemmelse med visionen for Danmarks Domstole - at arbejde for ret og retfærdighed, har vi valgt modsat tidligere først at sætte fokus på resultaterne og dernæst på de indsatser, vi vil gøre, for at opnå de bedst mulige resultater. Handlingsplanen følger de rammer, der er opstillet i vores 4-årige strategiplan for , og de særlige fokusområder, som Domstolsstyrelsens bestyrelse har fastsat. Herudover indgår der særlige indsatser, som også kan bidrage til, at vi kan realisere vores vision om at være en førende arbejdsplads med kvalitet i alt, hvad vi gør. På resultatsiden har vi helt i overensstemmelse med KVIK-modellen 4 mål, nemlig nøgleresultater, bruger-, borgerresultater, medarbejderresultater og samfundsresultater. Nøgleresultaterne udgør selvsagt de centrale resultatmål. For at skærpe fokus på dette område har vi reduceret antallet af mål meget markant i forhold til tidligere, således at vi nu alene har i alt 19 resultatmål. Heraf udgør de nye mål for sagsbehandlingstider, som med virkning fra 2015 er fastsat for Danmarks Domstole, 14 mål. Herudover har vi fastsat mål for den gennemsnitlige gennemløbstid for 5 sagstyper, vi vil have særligt fokus på, nemlig domsmandssager, hovedforhandlede almindelige civile sager, hovedforhandlede småsager, almindelige fogedsager og konkursboer. Selvom nøglersultaterne er centrale, er det naturligvis væsentligt også at have fokus på de øvrige resultatmål. Vi vil således gennem målrettede lokale brugerundersøgelser og trivselsmålinger sikre, at vi kan bibeholde en høj bruger- og medarbejdertilfredshed. Vi vil desuden fastholde vores særlige samfundsansvar i relation til det rummelige arbejdsmarked, og vi vil samtidig styrke vores oplysningsvirksomhed i forhold til de unge, idet vi ud over den særlige indsats, vi i en årrække har udført i forhold til folkeskoleeleverne, deltager i et undervisningsprojekt for gymnasieklasser i retskredsen. Handlingsplanen omfatter i alt 5 indsatsområder, hvoraf nogle er nye, mens andre helt eller delvis er en videreførelse af indsatser, vi har sat i værk tidligere. Det siger sig selv, at vi med den digitale udvikling, vi står midt i, vil have fokus på digitaliseringen, herunder dens digitalisering for vores borgerbetjening. Digitalisering stiller imidlertid også betydelige krav om uddannelse. Kompetenceudvikling for alle medarbejdergrupper er derfor også - som tidligere - et særskilt indsatsområde. Der er kommet et skærpet fokus på sikkerhed, og vi vil derfor gøre en særlig indsats for sikkerheden både for brugerne og for vores medarbejdere, og i tilknytning hertil vil vi sætte fornyet fokus på medarbejdernes trivsel og arbejdsglæde. Som et nyt indsatsområde vil vi undersøge og drøfte, hvordan vi sikrer et større ejerskab til de mål vi fastsætter, og vi vil endelig bidrage aktivt til domstolenes overordnede indsats for at styrke arbejdet med rets- og forligsmægling. Der er som en del af denne handlingsplan for hele retten udarbejdet minihandlingsplaner for de enkelte afdelinger. Bjarne Bjørnskov Jensen

3 Handlingsplan Indholdsfortegnelse Forord...2 Kapitel 1. Resultater Nøgleresultater...4 Resultatområde 1. Sagsbehandlingstider Andre resultatmål...5 Resultatområde 2. Brugertilfredshed...5 Resultatområde 3. Medarbejdertilfredshed...7 Resultatområde 4. Samfundsresultater...8 Kapitel 2. Indsatser...9 Indsatsområde 1. Ejerskab til mål i organisationen...9 Indsatsområde 2. Digitalisering og borgerbetjening...10 Indsatsområde 3. Videndeling og forligsmægling...12 Indsatsområde 4. Kompetenceudvikling og fleksibilitet...13 Indsatsområde 5. Trivsel og sikkerhed...14 Bilag 1: KVIK-modellen...15

4 Kapitel 1. Resultater KVIK-modellens 4 resultattemaer udgør rammen for resultatmålene, som er opdelt i nøgleresultater (sagsbehandlingstider) og andre resultater (bruger- og borger-, medarbejder- og samfundsresultater). 1. Nøgleresultater Danmarks Domstoles bestyrelse har vedtaget nye mål for byretternes sagsbehandlingstider. Disse mål udgør til enhver tid rettens nøgleresultater, som vi skal søge at opfylde. Vi har derudover fastsat interne mål for sagsbehandlingstiden for en række sagsområder. Resultatområde 1. Sagsbehandlingstider Domstolsstyrelsens bestyrelse har fastsat 13 obligatoriske sagsbehandlingsmål for landets byretter inden for straffe, civil, foged og skifte, som er de fire faglige kerneområder. Målene angiver overordnet, hvor mange sager (i procent) der skal være gennemført inden en given tidsperiode. Fx skal 80 pct. af alle almindelige straffesager være afsluttet inden for 2 måneder. I 2013 og 2014 afsluttedes der henholdsvis 79 pct. og 77 pct. af sagerne inden for 2 måneder ved landets byretter. Resultatmål 1. Mål for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid (procent) Målepunkt Status 2013 Status 2014 Straffesager Alle alm. Straffesager 2 mdr ,3 77,2 Nævninge- og domsmandssager 4 mdr ,4 Tilståelsessager og sager uden domsmænd 4 mdr ,9 Civile sager Alle alm.- sager, boligretssager og småsager 6 mdr ,2 66,5 Hovedforh. Alm. Sager og boligretssager 15 mdr ,4 56 Hovedforh. Småsager 9 mdr ,8 63,1 Alle forældreansvars- og ægteskabssager 6 mdr ,4 74,3 Fogedsager Alm. Fogedsager 3 mdr ,9 85,7 Særlige fogedsager 2 mdr ,8 83,7 Betalingspåkrav 3 mdr ,3 85,7 Tvangsauktioner (solgt efter 1. auktion) 5 mdr ,3 80,4 Skiftesager Dødsboskiftesager (udlevering af boer) 2 mdr ,8 85 Tvangsopløsningssager (ikke likvidation) 3 mdr ,9 71 Gældssanering (indledte sager) 9 mdr ,3 Bem.: Status 2013 og 2014 viser gennemsnitstal for alle landets byretter. Handlingsplan

5 Til at supplere de obligatoriske resultatmål for sagsbehandlingstiden, har vi valgt at sætte fokus på yderligere 8 resultatmål. Det drejer sig om mål for sagsbehandlingstiden (antal dage) for domsmandssager, hovedforhandlede almindelige civile sager, småsager, almindelige fogedsager og konkursboer. For de 3 førstnævnte sagstyper måles såvel det samlede antal dage samt et supplerende mål for de 80 pct. hurtigste sager, som i hovedregel giver et mere retvisende og normalt billede af sagsbehandlingstiden ved domstolene. For domsmandssager vil vi i gennemsnit afslutte sagen inden for 3 måneder, og for de 80 pct. af sagerne inden for 50 dage. For en almindelig civil sag og en småsag vil vi afslutte sagen inden for henholdsvis 450 dage og 240 dage, og for de 80 pct. inden for henholdsvis 310 dage og 140 dage. For de almindelige fogedsager vil vi afslutte sagen i 2015 inden for 50 dage og inden for 45 dage i For konkursboerne vil de skulle udleveres inden for 430 dage i 2015 og inden for 390 dage i Resultatmål 2. Mål for sagsbehandlingstid (antal dage) for udvalgte sagstyper Resultat 2013 Resultat 2014 Mål 2015 Mål 2016 Straffesager Domsmandssager Civile sager Hovedforh. alm. civile sager Småsager Fogedsager Alm. fogedsager Skiftesager Konkursboer Andre resultatmål Andre resultatmål dækker over de mere bløde resultatmålinger vedrørende brugertilfredshed og medarbejdertilfredshed samt samfundsresultater. Resultatområde 2. Brugertilfredshed Vi gennemfører en lokal brugerundersøgelse i 2015, og der forventes gennemført en landsdækkende brugerundersøgelse i Målet er ved begge undersøgelser at opnå et resultat mindst svarende til resultatet ved den landsdækkende undersøgelse i Vi måler dels på den generelle tilfredshed (resultat 3) og tilfredsheden med rettens service (resultat 4). Sidstnævnte udgør et væsentligt indsatsområde i Handlingsplan

6 Handlingsplan Resultatmål 3. Der opnås en brugertilfredshed i 2015 (lokal undersøgelse) og 2016 (landsdækkende undersøgelse) mindst svarende til resultatet ved den landsdækkende brugerundersøgelse i Tilfredsheden med sagsbehandlingstiden forbedres markant. Tilfredshed med Resultat 2009 Resultat central Mål lokal 2015 Mål central Retten generelt 86 % 90 % >90 % >90 % Rettens medarbejdere 87 % 93 % >93 % >93 % Rettens sagsbehandling 72 % 80 % >80 % >80 % Rettens sagsbehandlingstid 45 % 57 % 70 % 75 % Resultatmål 4. Der opnås en forbedring af brugertilfredsheden med rettens service i 2015 og 2016 i forhold til resultatet ved den landsdækkende brugerundersøgelse i Især skal tilfredsheden med hjemmeside, s som kommunikationsform og de tekniske hjælpemidler forbedres markant. Tilfredshed med Resultat 2009 Resultat Mål lokal 2015 Mål central central 2013 Telefonservice 72 % 74 % 80 % 80 % Hjemmeside 63 % 54 % 70 % 70 % s som kommunikationsform 52 % 54 % 75 % 75 % Skiltning 71 % 65 % 80 % 80 % Venterum 55 % 59 % 75 % 75 % Tekniske hjælpemidler 38 % 42 % 75 % 75 % Bemærkning: Hvis der ikke gennemføres en landsdækkende brugerundersøgelse i 2016, gennemfører retten i lokal brugerundersøgelse i både 2015 og 2016, der er rettet mod henholdsvis de professionelle bruger og de almindelige brugere.

7 Handlingsplan Resultatområde 3. Medarbejdertilfredshed Vi har opstillet 3 resultatmål for medarbejdertilfredsheden. Det drejer sig om et overordnet mål for medarbejdertilfredsheden (resultat 5), den fysiske tilfredshed (resultat 6) samt ledertilfredsheden (resultat 7). Vi har løbende siden reformen gennemført vores egne trivselsmålinger samt medvirket i de landsdækkende og mere omfattende undersøgelser. Vi gennemfører en ny lokal undersøgelse i 2015 og der forventes gennemført en landsdækkende kombineret trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering i Målet ved begge undersøgelser er en succesrate på 82 pct. Det seneste og hidtil bedste resultat var 81 pct., som vi opnåede i den landsdækkende undersøgelse i Der fastsættes desuden særskilte mål for den fysiske trivsel. Resultatmål 5. Der opnås en succesrate på 82 pct. både ved den interne trivselsundersøgelse i 2015 og ved den landsdækkende trivselsundersøgelse i Medarbejdertilfredshed Resultat 2009 Resultat 2010 Resultat 2011 Resultat 2012 Resultat 2013 Mål lokal 2015 Mål central 2016 Interne trivselsundersøgelser Landsdækkende trivselsundersøgelse 1) 80 % 80 % 78 % 78 % 82 % 76 % (2008) 78 % 81 % 82 % Note 1. Trivselsundersøgelsen blev i 2013 gennemført som en arbejdspladsvurdering (APV) Resultatmål 6. Tilfredsheden med den fysiske trivsel skal især forbedres vedrørende indeklimaet, som skal forbedres fra 54 procent til 60 og 70 procent i henholdsvis 2015 og APV - Fysiske forhold - Sammenligning af gennemsnit i procent tilfredshed Resultat 2008 Resultat 2010 Resultat 2011 Resultat 2013 Mål 2015 Mål 2016 Rengøring 58 % 78 % 70 % 80 % 80 % 80 % Indeklima 70 % 65 % 52 % 54 % 60 % 70 % Støjforhold 76 % 68 % 66 % 79 % 80 % 80 % Belysning 82 % 74 % 74 % 79 % 80 % 80 %

8 Handlingsplan Resultatmål 7. Der opnås en succesrate på 82 procent ved den landsdækkende ledelsesevaluering i Ledertilfredshed Resultat 2008 Resultat 2011 Mål 2016 Landsdækkende ledelsesevaluering 80 % 82 % 82 % Resultatområde 4. Samfundsresultater Vi har generelt siden reformen prioriteret at udvise rummelighed på arbejdspladsen. Dette gælder medarbejdere, der har vanskeligere ved at få fast tilknytning på arbejdsmarkedet. Vi modtager 2-4 medarbejdere i virksomhedspraktik om året, og vi har pt. 2 medarbejdere ansat i fleksjob. Målet er at modtage mindst 2 medarbejdere i virksomhedspraktik om året. Vi har i 2014 gennemført et gymnasieprojekt om retsvæsen og kriminalitet, som i 2015 bliver landsdækkende. Retten bidrager med et besøg i klassen, tilbyder klassen at overvære en retssag og bistår eleverne med at gennemføre et rollespil om en straffesag i en af vores retssale. Derudover modtager vi almindelige skoleklasser til at overvære en retssag og tilbyder dem en særlig introduktion til retten og den sag, de skal overvære. Resultatmål 8: Vi vil tage mindst 2 personer i virksomhedspraktik om året i både 2015 og Resultatmål 9: Retten udbyder og medvirker til at gennemføre to undervisningsforløb for gymnasieklasser i hvert af årene 2015 og 2016.

9 Handlingsplan Kapitel 2. Indsatser Vi har valgt 5 indsatsområder, der skal have særlig fokus i 2015 og Indsatserne er en blanding af væsentlige udviklingsinitiativer for samt centralt fastsatte udviklingsinitiativer. 1. Ejerskab til mål i organisationen 2. Digitalisering og borgerbetjening 3. Videndeling og forligsmægling 4. Kompetenceudvikling og fleksibilitet 5. Trivsel og sikkerhed Indsatsområde 1. Ejerskab til mål i organisationen Ejerskab til de vigtige strategiske mål for domstolene og for retten spiller en væsentligt rolle for mulighederne for, at vi kan indfri de ambitioner vi har sat os. Det handler for det første om at udbrede kendskabet til de nøgleresultater og indsatser, der er fastsat i handlingsplanen. Det er dernæst væsentligt, at der foretages en klar prioritering, således at der kun opstilles mål for centrale resultater og indsatser. Vi har derfor reduceret antallet af mål og indsatser væsentligt i denne handlingsplan. Det gælder endelig om at sikre, at den enkelte medarbejder påtager sig et ansvar for at bidrage til, at målene - i det omfang det er muligt - nås og medvirker aktivt og konstruktivt til, at indsatserne bliver sat i værk og gennemført. Det kræver en løbende, åben og målrettet dialog i afdelingerne, i juristgruppen og i ledergruppen. En sådan proces vil vi sætte i værk og fastholde i handlingsplanperioden.

10 Handlingsplan Indsatsmål 1: Der iværksættes lokale processer i organisationen, hvor ejerskab til mål på arbejdspladsen drøftes. Det sker i dommergruppen, i afdelingerne og i ledergruppen. Processen gennemføres i 2015 og Indsatsmål 2: Nøgleresultater og relevante indsatser bliver faste emner på møder i ASU og ledergruppe og på juristmøder og afdelingsmøder. Indsatsområde 2. Digitalisering og borgerbetjening Der sker for tiden en omfattende udvikling mod øget digitalisering på alle sagsområder. Senest er der indført krav om digital postkasse for private, ophævelse af underskriftskravet i forbindelse med processkrifter og iværksættelse af Video3-projektet i forbindelse med fristforlængelser i sager om varetægtsfængsling. Denne udvikling vil fortsætte de kommende år, hvor implementeringen af jfs-sagsbehandlingssystemet inden længe forventes at blive sat i værk for de civile sager, ligesom et system med simpel digitalisering af dødsboområdet også er på vej. Sagsbehandling og borgerbetjening ændres med andre ord markant. Vi skal derfor have tilrettelagt vores (digitale) sagsprocedurer så enkelt og effektivt som muligt, og vi skal samtidig have styrket servicen over for og

11 Handlingsplan kommunikationen med borgerne både når de befinder sig i retsbygningen, og når de modtager henvendelser fra retten i form af indkaldelser og andet. Der skal i den forbindelse udarbejdes lokale retningslinjer for brug af e-boks og s ved kommunikationen med borgerne. Endvidere udarbejder og opdaterer den digitale taskforce løbende aktivitetsplaner, herunder navnlig med henblik på at sikre relevant og målrettet IT-uddannelse for alle medarbejdergrupper. Det sikres i den forbindelse særligt, at superbrugerne bliver klædt så godt på som muligt og løbende holder deres viden opdateret. Der installeres i løbet af 1. kvartal digitale retssale, og den digitale taskforce udarbejder i tilslutning hertil en plan for undervisning i brugen af de digitale retssale. Brugen af digitale retssale og Video3-systemet drøftes løbende på juristmøder. Der gennemføres endelig et informations- og serviceprojekt, som omfatter indretning af rettens informationsmiljø samt den faste skiltning og inventar i publikumsarealer og retssale. Indsatsmål 3: Der udarbejdes senest 1. maj 2015 opdaterede lokale retningslinjer for brug af e-boks og e- mails i forhold til virksomheder og privatpersoner. Mindst 40 pct. af al post skal i 2015 og 60 pct. i 2016 sendes digitalt.

12 Handlingsplan Indsatsmål 4: For at styrke den digitale retsproces, installeres i løbet af 1. kvartal digitale retssale. Der udarbejdes i tilslutning hertil senest med udgangen af april 2015 en plan for undervisning i brugen af de digitale retssale. Der foretages løbende en evaluering af de digitale retsprocesser på jurist- og afdelingsmøder. I forbindelse med justeringen af handlingsplanen i 2016 udarbejdes en endelig evalueringsplan. Indsatsmål 5: Der gennemføres senest den 1. maj 2015 et informations- og serviceprojekt i de eksterne områder i retsbygningen, herunder retssale og ventearealer, med fornyelse og udskiftning af skiltning og inventar. Projektet evalueres senest 1. april 2016 på baggrund af en lokal brugerundersøgelse i Der forventes gennemført en landsdækkende brugerundersøgelse i Indsatsmål 6: Den digitale taskforce udarbejder løbende IT-aktivitetsplaner, herunder planer for IT-kompetenceudvikling for alle medarbejdergrupper og specifikt for superbrugerne. Der udarbejdes senest 1. maj 2015 en ny aktivitetsplan, som evalueres og opdateres den 1. marts Indsatsområde 3. Videndeling og forligsmægling Formålet med videndeling er at sikre fortsat høj kvalitet, faglig udvikling og ensartede og effektive arbejdsgange. Videndeling er også i 2015 et overordnet indsatsområde for domstolene. Vi vil i lighed med sidste år bidrage og deltage aktivt i det generelle projekt. Rettens videndelingsudvalg udgør fortsat omdrejningspunktet i arbejdet med at systematisk videndeling og vil udarbejde årsplaner for videndeling. Rets- og forligsmægling indgår som et nyt centralt fastsat fokusområde i Formålet er bl.a. at udbrede kendskabet til rets- og forligsmægling som alternativer til retsafgørelser og medvirke til, at flere sager henvises til retsmægling. Alternative konfliktløsninger kan både medvirke til, at sagsbehandlingstider bliver kortere, og at tilliden til domstolene styrkes.

13 Handlingsplan Indsatsmål 7: Videndelingudvalget udarbejder årsplan for videndeling henholdsvis den 1. april 2015 og 1. april Brug af intranettet indgår i årsplanen. Afdelingernes kvalitetsprojekter fremgår af minihandlingsplanerne og evalueres løbende. Der gennemføres en ny temadag om videndeling i Indsatsmål 8: Der gennemføres senest den 1. november 2015 en analyse af rettens brug af rets- og forligsmægling i retsprocessen. Emnet drøftes løbende på de månedlige juristmøder. Indsatsområde 4. Kompetenceudvikling og fleksibilitet Det er fortsat målet at udvikle en fleksibel organisation, hvor alle kontormedarbejdere behersker specialistkompetencer på et fagområde og generalistkompetencer på mindst ét andet fagområde. På et overordnet plan handler det om at skabe en enhedsorganisation, hvor medarbejderne er og føler sig som medarbejdere ved hele retten og ikke kun i en bestemt afdeling eller fagligt område. Endvidere skal samspillet mellem dommere, øvrige jurister og kontormedarbejdere på retsområdet vedligeholdes og styrkes ved opfølgning på tidligere projekter. Endelig vil i samarbejde med Kompetencesekretariatet lave et servicetjek på koncepterne for vores MUS-samtaler. Indsatsmål 9: Der opdateres løbende en kompetenceoversigt over opnåede kompetencer blandt alle kontormedarbejderne. Mindst 1 dag om ugen skal bruges i gennemsnit på den enkelte medarbejders andet fagområde. Brug af effektfuld læring anvendes fortsat i forbindelse med de faglige kurser. Indsatsmål 10: I samarbejde med Kompetencesekretariatet gennemføres et projekt vedrørende servicetjek af rettens MUS-koncept. Projektet begynder i maj 2015 og gennemføres hen over sommeren. I projektet deltager ledere, tillidsrepræsentanter og medarbejdere.

14 Handlingsplan Indsatsmål 11: Der udarbejdes senest den 1. oktober 2015 som opfølgning på selvledelsesprojektet i retssekretariatet et oplæg til styrkelse af samspillet mellem jurister og retssekretærer. Oplægget drøftes på et fælles seminar for jurister og medarbejderne i retssekretariatet inden udgangen af Der gennemføres en evaluering senest 1. oktober Faggrupperne på straffe, civil, forældre og udlændinge indgår i dette arbejde. Indsatsområde 5. Trivsel og sikkerhed Retten skal være et sikkert mødested for borgerne og en sikker og attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Vi vil derfor foretage en gennemgang af vores sikkerhedsprocedurer og herunder foretage en opdatering af vores sikkerhedshåndbog. Vi vil endvidere deltage aktivt i domstolenes overordnede indsats for styrket sikkerhed ved retterne. I den forbindelse vil vi deltage i de kurser i konflikthåndtering og håndtering af psykisk syge personer, som Domstolsstyrelsen tilbyder for alle medarbejdere ved retterne. Vi vil gennemføre flere trivselsmålinger, og vi vil - i første omgang ved en bredt sammensat arbejdsgruppe - sætte fornyet fokus på motivation og arbejdsglæde. For at give medarbejderne nogle redskaber til at håndtere en stadig mere travl hverdag vil vi endvidere tilbyde alle medarbejdere et kursusforløb i mindfulness. Indsatsmål 12: Vi gennemfører endvidere senest 1. november 2015 en lokal minitrivselsundersøgelse. Der gennemføres i 2016 en landsdækkende kombineret ledelsesevaluering og trivselsundersøgelse. Indsatsmål 13: Der nedsættes en arbejdsgruppe, der senest den 1. juli 2015 skal udarbejde et nyt idékatalog til øget motivation og arbejdsglæde. Arbejdet evalueres i Vi gennemfører i marts 2015 et kursusforløb i mindfulness for alle medarbejdere. Indsatsmål 14: Der foretages senest den 1. juni 2015 en gennemgang af rettens sikkerhedsprocedurer, herunder en opdatering af beredskabshåndbogen.

15 Handlingsplan Bilag 1: KVIK-modellen KVIK-modellen (KvalitetsVærktøj til udvikling af Innovation og Kompetence) bruges som styringsinstrument til vores handlingsplan. Modellen er opdelt i indsatser og resultater. Indsatsdelen anvendes vejledende, medens resultatdelens 4 temaer bruges direkte. Vi har brugt modellen i vores handlingsplaner siden Vi gennemførte en selvevaluering i forhold til modellen i 2010, som efterfølgende blev brugt til at forme vores 2-årige handlingsplan for , og er siden brugt som styringsramme for de efterfølgende handlingsplaner. KVIK-modellen fremgår i sin helhed af figur 1. Figur 1

16 Handlingsplan Søndre Jernbanevej 18 B 3400 Hillerød Telefon: hillerod@domstol.dk