Procesfacilitering i en bibliotekskontekst Fredag den 8. december 2017

Transkript

1 Procesfacilitering i en bibliotekskontekst Fredag den 8. december 2017

2 Læringsmål Hvad? Hvorfor? Hvordan?

3 Program formiddag: Kl : Kl : kl : Kl : Kl : Velkomst og rammesætning Check ind Hvad er procesfacilitering/procesledelse? Inspirationscase: Aktiv lytning v. Mads Bluhm, Børne og unge bibliotekar Ørestad Bibliotek Pause Kl : Gamemasterfærdigheder som faciliteringsgreb v. Jeanne Nørreskov Karup, Udviklingskonsulent Gentofte Centralbibliotek Kl : Kl : Kl : Inspirationscase: Positionering v. Tania Rangstrup-Christensen, Børnebibliotekar Solrød Bibliotek Refleksionsrum: Afklaringsmødet Frokost

4 Program eftermiddag: kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : kl.15.00: Inspirationscase: 4 D-modellen illustreret ved borgermødecase v. Per Sohl, Kultur- og proceskonsulent, Kultur, Oplevelser Gentofte Kommune Inspirationscase: Reflekterende teams i en mødekontekst v. Anne Nørregård Iversen, CB & Projekter, Roskilde Bibliotekerne De systemiske begreber Pause Proces-Laboratorium: Check ud Lab: Check ud med gruppe X som procesleder Tak for i dag!

5 Spørgsmål?

6 Check ind Hvad hedder du og hvilket bibliotek kommer du fra? Hvad er en god proces for dig?

7 Hvad er procesfacilitering/procesledelse? Snak to og to (5 min.):

8 Dialog i plenum

9 Forsøg på en definition: En proces kan ses som en intervention i den organisatoriske hverdag det være sig i form af et møde, et strategiseminar, en temadag, en workshop m.m. hvor formålet er, at udvikle sig fra én tilstand til en anden fra A til B og hvor måde, hvorpå vi kommer til B, er det, der adskiller processernes forløb fra hinanden (dvs. de bevidste valg man tager og det forløb man beskriver i sit procesdesign). En procesleder har til ansvar at sætte de overordnede rammer, for at udviklingen fra A til B kan finde sted og gennem de øvelser og værktøjer der anvendes, at være med til at sikre at procesdeltagerne kan nå deres ønskede mål. Samtidig har proceslederen også ansvaret for, at udfordre og inspirere deltagerne til at tænke nye tanker og generere nye perspektiver, der hjælper processen og løsningen på vej.

10 Spørgsmål?

11 Aktiv lytning - case Inspirationscase v. Mads Bluhm, Børne og unge bibliotekar, Ørestad Bibliotek Case (sat lidt på spidsen): Ørestad og Solvang Biblioteker var på strategi/værdiseminar. Nogle af medarbejderne var kommet med input, hvori det fremgik, at de nogen gange følte, at deres kollegaer ikke lyttede til, hvad de sagde. Opgaven var således at lave en seance, hvor man lærte at lytte! Vi lavede et procesdesign med udgangspunkt i aktiv lytning og alle blev glade!

12 Aktiv lytning - kommunikation At kommunikere betyder 'at gøre fælles' Men hvad så, når vi ikke er enige? Aktiv lytning er et godt redskab til at tilstræbe størst mulig fælles forståelse. Samtidig er det vigtigt for at vedligeholde/genopbygge/udvikle tillid, forståelse og respekt. Det betyder, at man kan: 1) gengive indholdet i den andens budskab korrekt 2) være åben overfor ikke-udtalte underbudskaber 3) være indlevende i forhold til den andens behov og følelser - uden nødvendigvis at kunne indfri behovene eller være enig i den andens synspunkter

13 Aktiv lytning - facts Aktiv lytning er oprindeligt udviklet af psykologen Carl Rogers i 1945: The non-directive method. Fulgt op af bl.a. Thomas Gordon 1978: Leadership Effecticeness Training. Christopher Moore opregner i The Mediation Process fra 2003 hele 6 grunde til at aktiv lytning er så virkningsfuldt: 1. Det forsikrer fortælleren om, at han faktisk er blevet hørt 2. Det gør det muligt for fortælleren og lytteren at verificere den præcise mening med fortællerens budskab 3. Det viser, at det er acceptabelt at udtrykke følelser 4. Det gør det muligt for fortælleren, at undersøge hvad han faktisk føler og hvorfor 5. Det øger chancen for at forbinde følelserne med det som udløste følelserne 6. Det virker kropsligt afspændende, at udtrykke følelser verbalt når det bliver accepteret

14 Aktiv lytning en nysgerrig praksis Formål: At professionalisere lytningen Effekter: 1. At skærpe den lyttendes muligheder for at aflæse og reagere 2. At understøtte nysgerrighed 3. At arbejde aktivt med lytningens grundpræmisser: Lytning er selektiv Lytning er magtfuld Lytningen skal aktiveres og fokuseres Metode: At træffe valg om at lytte på måder, som gavner formålet

15 Aktiv lytning - hvordan Fire vigtige punkter i aktiv lytning Lyt først og kom med forslag bagefter. Lad være med at afbryde og stil relevante spørgsmål. Lad være med at afvise, hvad den anden siger til dig. Respekter den andens tanker og følelser. Sæt dig ind i den andens situation - "hvad hvis det var dig..."

16 Aktiv lytning 3 mulige lytteniveauer Lytteniveauer : Niveau 1: Indre lytning (udgangspunkt i os selv) Niveau 2: Fokuseret lytning (Nysgerrig på den andens vegne) Niveau 3: Global lytning (bruger alle vores sanser) Susann Gjerde: Coaching hvad, hvorfor, hvordan

17 Aktiv lytning de 5 lytteniveauer LYTTENIVEAU 1 Du lytter ikke. Du ignorerer det, du hører, og venter blot på, hvornår du selv kan komme til at snakke. Du viser i dit kropssprog og stemme utålmodighed og vil have tendens til at afbryde taleren: Ja, ja, men det har jeg også oplevet! Nu skal du høre LYTTENIVEAU 2 Distraheret lytning. Du lytter efter med et halvt øre, og dine tanker er et andet sted. Fx fordi du samtidig tjekker din mail eller mobil. Du giver små lyde som høflige kvitteringssignaler på, at du hører efter, men vil ikke kunne gengive det, du hører: Uhm, uhm hvad var det, du lige sagde? Åh, sig det lige igen LYTTENIVEAU 3 Selektiv lytning. Du lytter efter, men lægger kun mærke til det, der umiddelbart er relevant for dig. Du svarer kun på det, du ønsker uddybet, fordi du vil bruge det, du hører, i en fremtidig sammenhæng: Fortæl lige igen, hvordan du kom frem til den løsning nej, ikke den del af historien... Det andet LYTTENIVEAU 4 Opmærksom lytning. Du er 100 % opmærksom på at høre efter og forstyrres ikke af egen dagsorden. Du viser, at du lytter, ved at bruge de ord, du hører, inkorporeret i dine svar til taleren. Du er nu i en ligeværdig dialog, hvor dine spørgsmål, svar og kommentarer tager udgangspunkt i det, du hører: Det, der er inspirerende i den måde, I fandt frem til en løsning, er Så hvad gjorde I så derefter? LYTTENIVEAU 5 Empatisk lytning. Du hører ikke bare ordene, men opfanger også den følelsesmæssige situation, der ligger bag de ord, du hører. I din respons til taleren gentager du ikke blot de ord, der er sagt, men spørger også ind til den følelse, du oplever, at taleren sidder med: Hvis løsningen var så enkel, var det så ikke en forløsende stemning? Er du så stolt nu? - coach Vibeke Hartkorn

18

19 Sproget skaber vilkår Det er ikke muligt at ikke kommunikerer som (proces)leder!

20 Kommunikation som sprogspil (game) Sprogspil (game) ethvert samspil/enhver kommunikation imellem mennesker følger bestemte regler for roller og handlinger som i et spil.

21 Hvad er en gamemaster? Gameplayer (møde- projektdeltager etc.): En gameplayer kender spillets regler og ved hvordan man følger dem, men har ikke blik for de overordnede betingelser og værdier spillet bygger på. Gamemaster (møde- projektleder etc.): En gamemaster har gameplayerens færdigheder + en overordnet forståelse af hvornår det er hensigtsmæssigt at variere spillet, samt evne til at introducere nye variationer og nye sprogspil.

22 Gamemasterfærdigheder Evnen til at deltage i spillet/ kommunikationen på linje med de andre deltagere. Samtidig med at man styrer og koordinerer spillet/kommunikationen hen imod fælles definerede mål.

23 Gamemasterfærdigheder Tre kommunikationsredskaber!

24 Kontrakt Gamemasterens vigtigste opgave er at sikre en fælles for-forståelse af: Hvad er emnet? Hvad er formålet med samtalen? Hvilken slags samtale skal vi have?

25 Time-out Er det det rigtige, vi taler om, eller skal vi ændre fokus? (genforhandle kontrakten) Lad os lige stoppe op et øjeblik. Hvor er vi på vej hen, i forhold til det vi aftalte tidligere? For mig at se er der nu i hvert fald tre veje at gå: 1, 2 og 3 Kan I se andre? Hvilken skal vi vælge?

26 Afslutning Vigtig at gamemasteren sikrer: At alle ved hvad, der er blevet besluttet og hvorfor At der er enighed om, hvad næste skridt er/hvad der er aftalt Har vi fundet frem til nogle gode løsninger? Er vi kommet videre ift. emnet? Hvad sker der herfra? Hvad gør vi konkret? Hvordan griber vi det an?

27 Spørgsmål?

28 Positionering Inspirationscase v. Tania Rangstrup-Christensen, Børnebibliotekar Solrød Bibliotek Øvelse: Stil dig hen til det udsagn, der passer bedst på dig.

29 Positionering Positioner skabes, vedligeholdes eller ændres i sproget. Positioneringer opstår i diskurser og foregår løbende.

30 Positionering Formel og uformel position som procesleder i egen organisation.

31 Positionering Erfaringer fra procesdag på Solrød Bibliotek: Arbejdet med positionering forud for processen Arbejdet med positionering i designet af processen Arbejdet med uformel positionering i og udenfor processen

32 Positionering 1. Hvilke positioner oplever jeg, at jeg bliver tilbudt med det pågældende udsagn? 2. Hvilke positioner foretrækker jeg i stedet for? 3. Hvad kan jeg sige for at komme tættere på mine foretrukne positioner?

33 Spørgsmål?

34 Refleksionsrum: Afklaringsmødet Med afsæt spørgsmålene: Hvad er det vigtigt at tale om (med opdragsgiver), når en ny proceskonsulentopgave skal rammesættes? Hvilke fokuspunkter SKAL I omkring på et afklaringsmøde?

35 Vigtige fokuspunkter ift. afklaringsmødet! Afstemme forventninger i forhold til: Hvad er formålet med (proceskonsulent)opgaven? Hvilke output ønsker vi, processen skal have? Og er det realistisk ift. den tid, der er afsat til processen, eller skal tid og evt. form genforhandles? Hvem skal involveres i processen, hvorfor netop dem og hvordan skal de involveres? Hvor mange ressourcer må der bruges ift. forberedelse/udarbejdelse af procesdesign (især vigtig hvis man er ny i rollen som proceskonsulent)?

36 Frokost

37 4 D-modellen illustreret ved borgermødecase Inspirationsinput v. Per Sohl, Kultur- og proceskonsulent, Kultur, Oplevelser Gentofte Kommune David Cooperider Først baggrund Den positive psykologi Gøre verden bedre Med udgangspunkt i sproget skaber virkeligheden Det der virker (ressource fokus)

38 Kort om positiv psykologi? Fokus på ressourcer Gode vaner En fisk i vandet Hvad er vi gode til Rette blikket mod det positive Hvad lykkedes vi med? Udvikling Få det til at vokse Være i flow Her og nu Potentialer Karakterstyrker Fokus på løsninger Problemer Konflikter Krav Tab Fortid Isolation Marginalisering Fokus på problemer Det vi snakker om bliver virkelighed Sproget danner virkeligheden

39 Beslutning for mødet Kontekst: Borgermøde Vil du være med? Øregårdssalen, kl. 18:30-21 Deltagere: 10 til 100 Min centrale antagelse: Udvikling fremmes ved at arbejde med styrker og positive intentioner (AI) Et grundtake på min proces var den anerkendende position (AI) AI tilbød mig en optik og dynamik i forhold til, jeg ønskede at bygge videre på en eksisterende udvikling, med afsæt i det der allerede lykkedes, og det vi gerne ville have mere af

40 4-D Modellen COOPERRIDER & SRIVASTVA DEFINE Fælles fokus Hvad vil I opnå? DISCOVERY Hvad virker? Hvad er jeres største successer? Hvornår lykkes vi? Hvad gør det muligt? Hvad gør du/i? Hvad er første skridt? Hvordan kan I trække på det, der virker? Hvad skal undersøges? Mål og milepæle DESTINY Hvordan? Første skridt? DREAMING Hvad er drømmen? Hvad drømmer I om? Skabe bro, koble Hvad gør du/i? Hvad ville være et tegn? OBS: Arbejdet med processen kan tage flere dage. Alt efter hvad du arbejder med. DESIGN Mål og milepæle? Hvad skal der til? Hvilke ændringer skal igangsættes? Og hvordan?, tid mål Min ramme var et par timer. (Molly-Søholm, 2012)

41 Ingen kommentarer Brainstorme DISCOVERY Hvad virker? Håndgribeligt Handleplan DESTINY Hvordan? Første skridt? Her bliver vi realistiske Hvis det her skal kunne lykkes I den ramme vi er, er dette muligt DESIGN Mål og milepæle? DREAMING Hvad er drømmen? Det mest ideelle Hvis man nu gjorde det og det så kunne man Udforske det uopnåelige Vi søger visionen

42 3-D Modellen Mødedeltagerne var ved tilmeldingen blevet bedt om at forberede sig, med: Tilbyder, eller søger: Scene Rum/plads/have Musik Kunst osv. DREAMING Tilbyder / Søger DISCOVERY Hvad virker? DESTINY Samarbejder DESIGN Møder

43 Facilitetet entré, grupper, flip og spørgsmål Musik Placer dig der hvor du bedst ser dit arrangement Børnekultur Lokalhistorie I byen Krop og Sjæl Tilmelding Gruppeformand fra div områder i forvaltningen borgere i hver gruppe Mad

44 Flip Øverst: Cirkularitet: Vi går tilbage med den fornyede viden, kvalificering af event. Multivers Nederst Linearitet: Enkeltdele, forudsigelighed, kontrol

45 Spørgsmål til facilitatorene Spørgsmål hvis der ikke er fremdrift i gruppen: Hvor ser I mulighed for potentielle samarbejder for dig? Hvor kan du få øje på et nyt samarbejde ved de andre deltagere? Hvad vil du gerne have mere af? Hvilket samarbejde så du gerne dig selv i? Hvad er det bedste der kunne ske? Hvordan kan det omsættes til samarbejder? Er der noget vi overser? Note. Hold fokus på ideen er realiserbar. Meningsfulde samarbejder. Vil du vide mere: Karl Tomm Inspiration: Karl Tomm

46 Spørgsmål?

47 Reflekterende teams i en mødekontekst Inspirationscase v. Anne Nørregård Iversen, CB & Projekter, Roskilde Bibliotekerne

48

49

50

51 Kan I bruge det til noget? Snak to og to: Hvor/hvordan kan procesfacilitering gøre en forskel i din organisation?

52 De systemiske begreber

53 Multivers: De mange perspektiver og forståelser

54 Spørgsmål?

55

56 Proces-Laboratorium

57 For-Lab: Check ud Intentionen med processen er: At få delt de vigtigste tanker og læringspointer fra dagen i plenum At alle får en god afslutning i forhold til dagens proces Processen skal vare 15 min. Hvordan kan en proces, der opfylder ovenstående se ud? Output: Procesbud på flip.

58 Check ud med gruppe X som procesleder!

59 TAK FOR I DAG!

60 Litteraturinput: Konsulent men hvordan? Narrativ konsulentarbejde i praksis af Thilde Westmark, Dorte Nissen, Lasse Offenberg og Dorte Lund-Jacobsen Kreativ Procesledelse. Nye veje til bedre praksis af Mille Obel Høier (red.), Lone Hersted og Louise Laustsen Anerkendende procesøvelser. Veje til engagement og forankring af Pia Halkier Bjerring og Annika Lindén