Organisationsændringen skal skabe en mere enkel, effektiv og sammenhængende

Transkript

1 Dato 7. juni 2011 Initialer Organisationstilpasninger I notatet præsenteres det samlede forslag til organisatoriske tilpasninger for Metropol. Notatet er inddelt i følgende afsnit: 1. Indledning og baggrund 2. Nuværende organisering 3. Forslag til ny organisering 4. Samlede ændringer 5. Videre proces 1.0 Indledning og baggrund Forslaget til organisationstilpasninger tager afsæt i bestyrelsens beslutninger om budget 2011 fra 23. marts 2011 og tidligere, hvoraf det fremgår at: "Metropols ledelse skal - foretage en organisatorisk tilpasning og omlægning, herunder af Metropols EVU og studieadministration - sikre ledelsesmæssige og administrative rationaliseringer" Organisationsændringen skal skabe en mere enkel, effektiv og sammenhængende organisation, hvor ledelse og administration slankes betydeligt på alle niveauer der sikres mere fagligt og økonomisk bæredygtige EVU enheder der sikres mere koordineret og tydeligt forretningsfokus på EVU studieadministrationen forenkles med entydigt ledelsesmæssigt ophæng organiseringen er enklere og gennemskuelig for såvel interne som eksterne parter Documents and Settings\spni\Skrivebord\5b.docx 2.0 Nuværende organisering Metropol er i dag organiseret med tre faglige områder og to tværgående områder, samt en stabsfunktion til rektor. Den øverste ledelse/direktionen består af rektor, tre områdedirektører, ressourcedirektør og direktør for forskning og udvikling. Opgørelse over medarbejdere og ledere i nuværende og fremadrettet organisation fremgår nedenfor. 1

2 Nuværende organisering: 2

3 3.0 Forslag til ny organisering Metropol foreslås organiseret med to faglige fakulteter, et tværgående koncernadministrativt område og to stabsfunktioner til rektor. Den nye organisering der foreslås er følgende: Af de vedlagte bilag fremgår den detaljerede organisering. De samlede organisatoriske ændringer indebærer følgende mål for reduktionen af ledelse og administration: 3

4 Tabel 1: reduktioner som følge af organisationstilpasningerne I dag Fremadrettet Ændring Ændring i % Direktion inkl. Rektor ,7 % Niveau 2 chefer ,8 % Niveau 3 ledere ,3 % Ledere i alt ,5 % Administrative medarbejdere/støttefunktioner ,7 % I alt ,5 % Samlet set reduceres med 10 chef- og lederstillinger svarende til 14,5 %. Administration og støttefunktioner reduceres derudover med 15 årsværk svarende til 5,7 %. Samlet reduceres således med 25 årsværk. Udviklingen over tid kan overordnet illustreres i følgende tabel: Tabel 2: oversigt over stillingskategorier hhv. 2008, 2011 og 2011 ny ny 2011 ny Kategori Absolutte Procent Absolutte Procent Absolutte Procent Ledere ,5 59 6,6 Pæd.medarb , ,6 TAP medarbj , ,9 I alt Den øverste ledelse/direktionen vil fremadrettet bestå af rektor, prorektor, professionshøjskoledirektør (tidligere ressourcedirektør) og to dekaner (tidligere direktører). Prorektor er ansvarlig for forskning og udvikling, men er ikke stedfortræder for rektor. Med forslaget til organisationstilpasninger sammenlægges TES og SPR og F&U nedlægges som særskilt område. Organisationstilpasningerne indebærer desuden, at en række uddannelser samles i færre og større institutter og efter- og videreuddannelse samles i tre institutter mod otte enheder i dag. Det medfører ledelsesmæssig forenkling og faglig koncentration. Der indføres en navngivning af de forskellige områder og enheder, der svarer til den, der typisk anvendes af professionshøjskoler i udlandet og på universitetsområdet. I forlængelse af organisationstilpasningerne gennemføres samtidig en sanering af de mange stillingsbetegnelser, der i dag anvendes på Metropol. 4

5 Nedenfor er anført hvordan områderne overordnet ledes. Institutchefer og tværgående ledere med chefbetegnelse er niveau 2 chefer, mens uddannelsesledere og afdelingsledere er niveau 3 ledere. Organiseringen af de to faglige fakulteter foreslås som følger: Det Sundhedsfaglige Fakultet ledes overordnet af en dekan. Fakultetet består af følgende institutter: - Institut for Teknologi Her organiseres uddannelserne til laborant, procesteknolog, bioanalytiker, radiograf og katastrofe- og risikomanager samt Videncenter Techna Science. Instituttet ledes af en institutchef og fire uddannelsesledere. (Ny organisering 5 ledere, nuværende organisering 5 ledere) - Institut for Rehabilitering og Ernæring Her organiseres uddannelserne til ergoterapeut, fysioterapeut, PB i ernæring og sundhed, og Bachelor in Global Nutrition and Health samt Center for Sammenhængende Forløb og Center for Urban Sundhed. Instituttet ledes af en institutchef og fire uddannelsesledere. (Ny organisering 5 ledere, nuværende organisering 6 ledere) - Institut for Sygepleje og Jordemoderkundskab Her organiseres uddannelserne til sygeplejerske og jordemoder samt Videncenter på Ældreområdet - Gerontologisk Institut. Instituttet ledes af en institutchef, viceinstitutchef og fem uddannelsesledere. (Ny organisering 7 ledere, nuværende organisering 7 ledere) - Institut for Sundhedsfaglig Efter- og Videreuddannelse Her organiseres efter- og videreuddannelse for alle fakultetets fagområder. Instituttet ledes af en institutchef. (Ny organisering 1 leder, nuværende organisering 3 ledere) Forsknings- og udviklingsaktiviteterne Der oprettes en prodekan for sundhedsfaglig forskning og udvikling. Prodekanen er en del af fakultetsledelsen, og indplaceres på chefniveau 2. prodekanen får som særlig opgave at styrke fakultetets ledelse af forskning og udvikling på området. Der er således ikke et selvstændigt institut, en særlig enhed som i dag, for forskning og udvikling, idet videncenterfunktioner mv. integreres i de faglige miljøer der ledes af en institutchef (tidl. studierektor). (Ny organisering 1 leder, nuværende organisering 1 leder) 5

6 Det Samfundsfaglige og Pædagogiske Fakultet ledes overordnet af en dekan. Fakultetet består af følgende institutter: - Institut for Socialt Arbejde Her organiseres uddannelserne til socialrådgiver samt Forskningscenter for Socialt Arbejde, hvorunder Børneinstituttet og Videncenter for Børn og Unge (i samarbejde med tre andre professionshøjskoler) er organiseret. Instituttet ledes af en institutchef, to uddannelsesledere og en afdelingsleder. (Ny organisering 4 ledere, nuværende organisering 3 ledere) - Institut for Grundskole Her organiseres uddannelserne til lærer. Instituttet ledes af en institutchef, en viceinstitutchef og en uddannelsesleder. (Ny organisering 3 ledere, nuværende organisering 3 ledere) - Institut for Samfundsfaglig og Pædagogisk Efter- og Videreuddannelse Her organiseres lærer- og socialfaglig efter- og videreuddannelse, Nationalt Center for Erhvervspædagogik (NCE) samt dele af Center for Kompetenceudvikling. Instituttet ledes af en institutchef og fem afdelingsledere. (Ny organisering 6 ledere, nuværende organisering 7 ledere) - Institut for Ledelse og Administration Her organiseres ledelsesuddannelserne, tolke-, administrationsog skatteuddannelserne samt dele af Center for Kompetenceudvikling. Instituttet ledes af en institutchef og tre afdelingsledere/uddannelsesledere. (Ny organisering 4 ledere, nuværende organisering 6 ledere) Forsknings- og udviklingsaktiviteterne Der oprettes en prodekan for samfundsfaglig og pædagogisk forskning og udvikling. Prodekanen er en del af fakultetsledelsen, og indplaceres på chefniveau 2. prodekanen får som særlig opgave at styrke fakultetets ledelse af forskning og udvikling på området. Der er således ikke et selvstændigt institut for forskning og udvikling, idet videncenterfunktioner mv. som det primært er tilfældet i dag integreres i de faglige miljøer der ledes af en institutchef (tidl. studierektor). (Ny organisering 1 leder, nuværende organisering 0 ledere) 6

7 På det koncernadministrative område og de to stabsfunktioner til rektor foreslås følgende organisering: Koncernadministration ledes overordnet af en professionshøjskoledirektør og består af følgende enheder: - Økonomi Her organiseres den samlede økonomifunktion. Økonomi ledes af en økonomichef og en afdelingsleder. (Ny organisering 2 ledere, nuværende organisering 3 ledere) - HR og Løn Her organiseres de samlede HR, personale og løn aktiviteter. HR og Løn ledes af en HR-chef. (Ny organisering 1 leder, nuværende organisering 1 leder) - Biblioteket Her organiseres de samlede biblioteksfunktioner. Biblioteket ledes af en bibliotekschef og to afdelingsledere. (Ny organisering 3 ledere, nuværende organisering 3 ledere) - Bygninger Her organiseres aktiviteter omkring bygningsdrift, campusstrategi, renovering og ombygninger m.v. Bygninger ledes af en bygningschef og en afdelingsleder. (Ny organisering 2 ledere, nuværende organisering 3 ledere) - IT Her organiseres support, vedligehold og udvikling af IT-området. IT ledes af en IT-chef og to afdelingsledere. (Ny organisering 3 ledere, nuværende organisering 3 ledere) - Studieadministrationen Her organiseres den samlede studieadministration og studievejledning. Studieadministrationen ledes af en studiechef og to afdelingsledere. Studiechefen har direkte ansvar for optag, SU og andre tværgående opgaver, herunder systemansvar samt den overordnede ledelse af området. De to afdelingsledere har ansvar for studieservice og studievejledning i forhold til hvert sit fakultet. (Ny organisering 3 ledere, nuværende organisering 4 ledere) 7

8 Forskning og Udvikling ledes overordnet af en prorektor og har følgende opgaver: - Forskning og Udvikling Varetager den strategiske udvikling og forankring af forskningsog udviklingsindsatsen, herunder styring gennem Metropols forskningsprogrammer, kvalitetssikring og uddannelsesudvikling etc. F&U sikrer en fælles strategi, overordnet styring, samlet finansiering og overordnet prioritering af den samlede indsats gennem direktionen. Den faglige indsats koordineres af en chefkonsulent og personaleledelsen varetages af prorektor. (Ny organisering 0 ledere, nuværende organisering 1 leder) - Efter- og Videreuddannelse mv. Her organiseres den overordnede strategiske og markedsorienterede understøttelse af EVU området for hele organisationen. Desuden ansvar for projekt- og porteføljestyring samt Matchpoint m.v. Opgaverne ledes af en projektchef. (Ny organisering 1 leder, nuværende organisering 2 ledere) Udover ændringen fra område til stabsfunktion til rektor, foretages der indenfor den skitserede organisering en række præciseringer i arbejdstilrettelæggelsen indenfor forsknings- og udviklingsområdet. F&U sikrer en fælles strategi, overordnet styring, samlet finansiering og overordnet prioritering af den samlede indsats via direktionen. Det indebærer, at direktionen via oplæg fra F&U fastlægger strategien for området, sikrer finansieringen, prioriterer anvendelsen af ressourcerne, eksempelvis fastsættelse af overhead og fordeling af midler til de prioriterede indsatser og styring af forskningsprogrammerne. F&U varetager opsamling og opfølgning overfor direktion og bestyrelse på fremdriften i indsatsen og anvendelsen af de prioriterede midler og ressourcer, herunder sikre sammenhængen i projektporteføljen indenfor de enkelte forskningsprogrammer. Dette kan udtrykkes ved, at F&U styrer fra oven, og faciliterer fra siden som et servicecenter. F&U understøtter områderne med værktøjer og metoder fx værktøjer og uddannelse om projektledelse og projekt- og porteføljestyringsredskaber. Enheden yder desuden hjælp til udformning af ansøgninger, bistand i forhold til kvalitetssikring/akkreditering, evalueringer, aftagerundersøgelser, dimittendundersøgelser m.v. og stiller koncepter for indgåelse af aftaler og partnerskaber til rådighed. 8

9 Endelig bemærkes, som anført ovenfor, at der oprettes en stilling som prodekan for forskning og udvikling på de to fakulteter, for at sikre den tætte forankring af forsknings- og udviklingsindsatsen på tværs i områderne. EVU området Den ændrede organisering af EVU området baseres på - etableringen af tre faglige institutter - en entydig forankring og styring af marketing - opbygning af specialkompetencer i KA vendt mod EVU - udvikling frem til 2012 af et effektivitetsløft og indfrielse af DBkrav (lønsomhed) De tre institutter vender sig mod omverdenen, har intern sammenhængskraft og minimerer intern konkurrence. Forankring af marketingsopgaven i F&U indebærer, at der her sikres samordning og fælles kurs med hensyn til strategi, koordinering af produktudbud og priser, interessent- og markedsanalyser og markedsføring. En omfattende analyse foretaget af PA Consulting Group i efteråret 2010 vidner om betydelig variation i administration af regler og mangel på spidskompetencer på navnlig de administrative områder. Disse kompetencer opbygges og forankres i koncernadministration, hvor der allerede i dag er parallelle spidskompetencer i forhold til grunduddannelserne. Et sådant fagligt miljø har ikke tidligere været samlet, men derimod været spredt på EVU-enhederne. Etablering af bedre lønsomhed og rationalisering/effektivisering af det administrative arbejde i EVU-institutterne kan ikke indfries umiddelbart. Derfor leder F&U en proces med deltagelse af de respektive EVUinstitutchefer, der i 2012 skal realisere indfrielse af bestyrelsens fastlagte krav til dækningsbidrag og realisere et rationaliseringspotentiale på anslået 5 mio. kr. Dette indgår ikke i de angivne reduktioner af administrative årsværk. Overordnet kan dette udtrykkes med følgende billede: EVU området styres 'fra oven', der hvor den decentrale struktur ikke har kunnet sikre tilstrækkelig koordination. EVU faciliteres fra siden via de koncernadministrative enheder, der hvor institutterne mangler kompetence og fælles regler. EVU institutterne skaber bedre dækningsbidrag og effektivitet fra neden gennem en fælles plan for, hvordan synergierne kan realiseres i forbindelse med indflytningen på Tagensvej 18, og den deraf følgende betydelige samling af EVU aktiviteter på én adresse. 9

10 Kommunikation og Ledelse Her organiseres opgaver omkring kommunikation og ledelse på tværs af organisationen, herunder understøttes bestyrelsens, rektors og direktionens opgaver. Kommunikation og Ledelse ledes af en kommunikationschef og en sekretariatschef. (Ny organisering 2 ledere, nuværende organisering 2 ledere) 10

11 4.0 Samlede ændringer Opsummeret indebærer den nye organisering følgende ændringer: 1. Antallet af direktører, chefer og ledere reduceres med 10 stillinger svarende til en reduktion på 14,5 % 2. Antallet af administrative medarbejdere reduceres med 15 stillinger svarende til en reduktion på 5,7 % 3. Der oprettes to Fakulteter Det Sundhedsfaglige Fakultet og Det Samfundsfaglige og Pædagogiske Fakultet, idet TES og SPR sammenlægges til Det Sundhedsfaglige Fakultet 4. Grunduddannelserne under Det Sundhedsfaglige Fakultet organiseres i tre Institutter. Institut for Rehabilitering og Ernæring: Her organiseres uddannelserne til ergoterapeut, fysioterapeut, PB i ernæring og sundhed, og Bachelor in Global Nutrition and Health Institut for Sygepleje og Jordemoderkundskab: Her organiseres uddannelserne til sygeplejerske og jordemoder Institut for Teknologi: Her organiseres uddannelserne til laborant, procesteknolog, bioanalytiker, radiograf og katastrofe- og risikomanager 5. Forskning og Udvikling som område nedlægges og bliver en stabsfunktion til rektor 6. Center for Sammenhængende Forløb og Center for Urban Sundhed integreres i Institut for Rehabilitering og Ernæring 7. Videncenter på ældreområdet Gerontologisk Institut integreres i Institut for Sygepleje og Jordemoderkundskab 8. Videncenter for Techna Science integreres i Institut for Teknologi 9. Tolke-, Administrations- og Skatteuddannelserne (TAS) flyttes til det nyetablerede Institut for Ledelse og Administration 10. Forskningscenter for Socialt Arbejde integreres i Institut for Socialt Arbejde 11

12 11. Center for Kompetenceudvikling opdeles og integreres i henholdsvis Institut for Ledelse og Administration og Institut for Samfundsfaglig og Pædagogisk Efter- og Videreuddannelse 12. EVU organiseres i nedenstående tre faglige institutter og en koordinerende funktion i F&U: Efter- og Videreuddannelse (F&U) Institut for Ledelse og Administration - under Det Samfundsfaglige og Pædagogiske Fakultet (bestående af nuværende Center for Ledelse og Styring, dele af Center for Kompetenceudvikling og Tolke-, Administrations- og Skatteuddannelserne) Institut for Samfundsfaglig og Pædagogisk Efter- og Videreuddannelse under Det Samfundsfaglige og Pædagogiske Fakultet (bestående af nuværende Socialfaglig EVU, Lærer EVU, Nationalt Center for Erhvervspædagogik (NCE) og dele af Center for Kompetenceudvikling) Institut for Sundhedsfaglig Efter- og Videreuddannelse under det Sundhedsfaglige Fakultet (nuværende Sundhedsfaglige Efter- og Videreuddannelser (SPR) og Efter- og Videreuddannelse under TES) 13. De administrative støttefunktioner på EVU området i forhold til økonomi, IT, bygningsdrift, studieadministration og HR forankres i enhederne i Koncernadministration 14. Studieadministrationen samles organisatorisk i én enhed under Koncernadministration 15. De studieadministrative opgaver på det internationale område overflyttes fra F&U til den samlede studieadministration 12

13 5.0 Den videre proces Implementeringsprocessen angår i al væsentlighed - Personaleprocesser (ledere og medarbejdere) - Organisatoriske processer (økonomi, procedurer, snitflader mv.) - Geografisk og fysisk samlokalisering Der nedsættes 4 task-forces til at sikre disse processer. En for hvert område (de to fakulteter og Koncernadministration) og en for EVU. Besættelse af nye eller ændrede stillinger som chef på niveau 1-3, samt proces herfor, afklares efter samtaler med de berørte. Såfremt forslaget til organisationstilpasninger godkendes af bestyrelsen, gennemføres der samtaler med alle chefer og ledere i organisationen umiddelbart efter bestyrelsens beslutning i ugerne Desuden opslås stillingen som dekan for Det Sundhedsfaglige Fakultet hurtigst muligt. Stillingsbesættelser foretages på baggrund af samtaler med alle chefer, hvorefter de effektueres enten med aftale om ændret stillingsindhold, opslag eller fratrædelse/afskedigelse. Rektor fastlægger efter bestyrelsens godkendelse omfanget af reduktioner i medarbejderstaben på de respektive områder. Udmøntningen heraf aftales med HSU. Alle medarbejdere, der er direkte berørt af organisationsændringen tilbydes samtale med nærmeste chef med henblik på en drøftelse af de ansættelsesmæssige konsekvenser. Områdets chefer inddrager TR og områdesamarbejdsudvalg. Implementerings task-forcen for hvert område nedsættes så de består af én leder på hvert niveau samt medarbejderrepræsentanter. Områdernes niveau 1 chef nedsætter task-forcen. Task-forcen sikrer i nødvendigt omfang dialog med de studerendes råd. De etablerede task-forces har til opgave at sikre, at implementeringen af beslutningerne gennemføres i henhold til den skitserede tidsplan. Jf. vedlagte bilag. I forbindelse med implementeringen af organisationsændringerne, vil andre afledte konsekvenser, fx betjening og anvendelse af uddannelsesudvalg, studieråd og brugerråd m.v., blive håndteret af de nedsatte taskforces. 13

14 Organisationsændringen vil indebære behov for at konstituere i ledende stillinger i implementeringsfasen, dels af hensyn til medarbejdere og ledere, dels for at fastholde sikker drift og forankring af ansvar. Som princip konstitueres der opad, det vil sige, er der behov for konstituering i en niveau 2 chefstilling, vil det være niveau 1 chefen der konstitueres. HSU drøfter og aftaler hvordan processen for medarbejdere der varsles afskediget som følge af reduktionen i ledelse og administration, bedst kan håndteres. HSU drøfter ligeledes andre relevante forhold. Materialet er gennemgået på et ekstraordinært direktionsmøde den 9. juni 2011, og materialet er desuden gennemgået for HSU på et ekstraordinært møde den 9. juni HSU er desuden indkaldt til et møde den 15. juni 2011, hvor proces og tidsplan behandles samt synspunkter og feed back på bestyrelsens beslutning drøftes. Endelig indkaldes HSU til et møde den 1. juli 2011, hvor kriterier for afskedigelser m.v. behandles. Der er indkaldt til et ekstraordinært lederforum den 10. juni 2011 med henblik på formidling af bestyrelsens beslutning. Derudover afholder rektor informationsmøder for alle ansatte den 10. juni 2011 på de forskellige lokationer. I forlængelse af informationsmøderne udsendes den 10. juni 2011 en skriftlig orientering til alle medarbejdere på Metropol. Studenterrådets forretningsudvalg er inviteret til møde den 14. juni 2011 i ugen efter bestyrelsens beslutning. Studenterrådet og studerende der har lyst er desuden inviteret til stormøde den 14. juni 2011 med henblik på dialog om Metropols ny organisation. Tidsplan og proces er yderligere illustreret i vedlagte bilag Tidsplan ogproces. Bilag Organigrammer Slideshow med tidsplan og proces 14