For kontrakten gælder de i bilag 1-5 anførte vilkår med de tilføjelser, der fremgår af denne kontrakt med bilag.

Transkript

1 4. november 2014 Kontrakt Parterne Kulturstyrelsen H C Andersens Boulevard København V og (det vindende konsulentfirma) (herefter kaldet Tilbudsgiver) har indgået følgende aftale om Kortlægning af brug af kunst og kultur i dagtilbud (A) Inspirationsmateriale med eksempler på kunst og kultur i små børns hverdag (B) Kulturstyrelsen har udpeget konsulent Anne-Kristine Mortensen, Kulturstyrelsen, som projektleder. Projektlederen repræsenterer Kulturstyrelsen overfor tilbudsgiver. Baggrund og formål Denne kontrakt er indgået i henhold til et nationalt udbud efter Tilbudslovens 15c. For kontrakten gælder de i bilag 1-5 anførte vilkår med de tilføjelser, der fremgår af denne kontrakt med bilag. Opgaven Opgaven omfatter en kortlægning af brug af kunst og kultur i dagtilbud og et inspirationsmateriale, der er overordnet beskrevet i den opgavebeskrivelse, jf. bilag 2 (Opgavebeskrivelse), som Kulturstyrelsen har udarbejdet til brug for gennemførelse af udbuddet. Tilbudsgiver skal levere opgaven til Kulturstyrelsen som beskrevet i bilag 3 (Løsningsbeskrivelse). Medarbejdere Tilbudsgiver skal allokere de medarbejdere, der er angivet i bilag 4 (Pris og allokerede medarbejdere). Bilaget indeholder tillige en beskrivelse dels af de pågældende medarbejderes generelle og relevante kvalifikationer i relation til løsning af nærværende delopgaver, dels af de pågældende medarbejderes tiltænkte opgaver vedrørende en kortlægning af brug af kunst og kultur i dagtilbud og udarbejdelsen af et inspirationsmateriale. Herudover indeholder bilaget angivelse af, hvilken jobkategori medarbejderen tilhører.

2 Tilrettelæggelse af opgaven Opfyldelse af kontrakten, og dermed levering af opgaven, skal ske i henhold til den tilrettelæggelse af opgaven, der følger af bilag 3 (Løsningsbeskrivelse). Pris Opgaven honoreres som en fastprisaftale til den i bilag 4 (Pris og allokerede medarbejdere) anførte pris. Dog kan prisen ikke overstige prisen for den ved opgavens løsning medgåede tid opgjort i henhold til de priser, der fremgår af bilag 4. Den samlede pris kan derudover ikke overstige kr ekskl. moms. Opsiger Kulturstyrelsen kontrakten, er Tilbudsgiver berettiget til et forholdsmæssigt og rimeligt vederlag af den aftalte faste pris for det udførte arbejde frem til ophørstidspunktet. Er det omvendt Tilbudsgiver, som opsiger kontrakten med fast pris, er Tilbudsgiver ikke berettiget til vederlag for det hidtil udførte arbejde, hverken helt eller delvist. Samarbejdsorganisation Samarbejdsorganisationen i forbindelse med opgaven, er denne nærmere beskrevet i bilag 5 (Samarbejdsorganisation) indeholdende angivelse af eksempelvis projektkoordinator, kontaktpersoner, mødestruktur mv. Opsigelse Kontrakten kan opsiges med 1 måneds varsel for Kulturstyrelsens side. Kontrakten er uopsigelig fra Tilbudsgivers side. Underskrevet [dato] af, Konsulentfirmaet Kulturstyrelsen Bilag 1: Opfordringsskrivelse Bilag 2: Opgavebeskrivelse Bilag 3: Løsningsbeskrivelse Bilag 4: Pris og allokerede medarbejdere Bilag 5: Samarbejdsorganisation

3 Bilag 1: Opfordringsskrivelse Kulturstyrelsen udbyder en samlet konsulentopgave vedrørende: Kortlægning af brug af kunst og kultur i dagtilbud Inspirationsmateriale med eksempler på kunst og kultur i små børns hverdag En nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af bilag 2 (Opgavebeskrivelse). Kulturministeriet lancerede den 20. maj 2014 en strategi for børn og unges møder med kunst og kultur. Der er tre enkeltstrategier, der afspejler de forskellige behov hos små børn, skolebørn og unge. Dette udbud relaterer sig til to initiativer i strategien om små børns møde med kunst og kultur. Der er i dag ingen eksakt viden om, i hvilket omfang kunst og kultur indgår i landets dagtilbud. Derfor har Kulturministeriet i samarbejde med Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold tilrettelagt en kortlægning af omfanget af kunst og kultur i dagtilbuddene. Resultatet af kortlægningen skal kvalificere de videre initiativer på området. Kortlægningen skal give faktuel viden, som alle voksne med interesse i kunst og kultur for, med og af små børn kan bruge som grundlag, når der igangsættes aktiviteter. Der mangler let tilgængeligt inspirationsmateriale på nettet med gode eksempler på arbejdet med kunst og kultur i dagtilbud. Derfor skal der udarbejdes et inspirationsmateriale, der skal inspirere til at skabe flere kunst- og kulturprojekter i dagtilbud. Målgrupperne for kortlægningen og inspirationsmaterialet er: Pædagogisk personale i dagtilbud og forældrebestyrelser, kunstnere og kulturformidlere, kulturinstitutioner, kommuner, regioner og kulturregioner samt ministerier, herunder Kulturministeriet. Kortlægningen og inspirationsmaterialet er overordnet set forankret i implementeringen af Kulturministeriets strategi for børn og unges møde med kunst og kultur. Kortlægningen og inspirationsmaterialet skal munde ud i en afrapportering primo april 2015, for herefter at danne grundlag for andre projekter målrettet små børn og deres nære voksne. På baggrund heraf opfordres interesserede Konsulentfirmaer, herunder sammenslutninger heraf, til at fremsende tilbud på udførelse af opgaven. Aflevering af tilbud Tilbuddet skal være indleveret senest torsdag den 4. december 2014, kl. 12. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, tages ikke i betragtning. Tilbuddet skal vedlægges en underskrevet tro- og loveerklæring i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af om forfalden gæld til det offentlige. Der vedlægges et skema, der kan anvendes til denne erklæring. Tilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen: Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V Kuverten mærkes "Udbud - Kortlægning af brug af kunst og kultur i dagtilbud og Inspirationsmateriale- Må ikke åbnes" 3

4 Tilbuddet bedes indleveret i tre eksemplarer samt i en elektronisk version på USB eller lignende. Tilbuddet bør maksimalt fylde 25 sider samlet set, inklusiv både løsningsbeskrivelse og beskrivelse af pris og allokerede medarbejdere, dvs. inkl. bilag 3 og 4. Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, der bedst opfylder nedenstående kriterier. Tilbuddet vil blive bedømt af styregruppen nedsat af Kulturministeriet i forbindelse med implementeringen af Kulturministeriets strategi for børn og unges møde med kunst og kultur. Underkriterierne tilbudt kvalitet, kompetencer, budgetsikkerhed og pris er vægtet som følger: 1. Kvalitet, vægter 40 % I vurdering af kvalitet indgår, i hvilken grad: den foreslåede overordnede håndtering af kravene til kortlægning af kunst og kultur i dagtilbud generelt kan understøtte målene med kortlægningen, som de er beskrevet i opgavebeskrivelsens pkt. 2.3, herunder om den vil være egnet til at kvalificere de videre initiativer på området. de forslåede metoder til gennemførelse af kortlægningen, generelt og konkret kan understøtte målene med kortlægningen, som de er beskrevet i opgavebeskrivelsens pkt. 2.3, herunder om de vil være egnede til at kvalificere de videre initiativer på området. de forventede dataleverancer fra Kulturstyrelsen vurderes at være nødvendige og relevante i forhold til tilbuddets øvrige indhold. udkastet til kortlægningens resultat og inspirationsmaterialet generelt og konkret kan understøtte målene om dels at tilvejebringe viden om omfanget af kunst og kultur i dagtilbud, dels vil være egnet til at kvalificere de videre initiativer på området, herunder inspirere til flere kunst- og kulturprojekter i dagtilbud. forslaget til samarbejdsorganisation vedrørende indsamling og samarbejde om data- og informationsmateriale fra Kulturstyrelsen kan understøtte formålet med opgaven. den tilbudte tids- og aktivitetsplan for kortlægning og inspirationsmateriale kan understøtte en effektiv proces. 2. Kompetencer, vægter 30 % I vurderingen af kompetencer indgår: hvorledes de tilbudte kompetencer (medarbejdere) hver for sig og i teams kan bidrage til kvaliteten i opgaveløsningen og generelt og konkret kan understøtte målene med kortlægningen, som de er beskrevet i opgavebeskrivelsens pkt hvorledes tilbudsgiver allokerer og nyttiggør relevante medarbejderes kvalifikationer. 3. Budgetsikkerhed, vægter 10 % 4

5 I vurderingen af budgetsikkerhed indgår: en vurdering af budgettets egnethed til at give Kulturstyrelsen højest mulig budgetsikkerhed, herunder om budgettet har taget tilstrækkelig højde for uforudsete forhold og mulige risikoelementer i en kortfattet risikoanalyse. 4. Pris, vægter 20% I vurderingen af pris indgår: Der er afsat max. i alt kr. ekskl. moms til kortlægning og af inspirationsmateriale. Det betyder, at samlede pristilbud, der overstiger dette beløb, ikke vil blive taget i betragtning, men blive vurderet som uantageligt højt pristilbud. Pristilbud på kr kr. ekskl. moms og derunder vil blive optaget til bedømmelse. Pristilbuddet vil blive vurderet på grundlag af den samlede tilbudte pris på tilbudsgivers udførelse og levering af opgaven, således at lavere pristilbud vil blive vurderet som bedre end højere pristilbud. Urealistisk lave tilbud risikerer at blive afvist. Tilbudte timepriser for allokerede medarbejdere vil ikke indgå i bedømmelsen. Dialog med tilbudsgiver Kulturstyrelsen forventer at invitere tilbudsgivere, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige og konditionsmæssige tilbud til en gennemgang af tilbud og kontrakt med henblik på afklaring af eventuelt uklare forhold i tilbud og kontrakt. 5

6 Bilag 2: Opgavebeskrivelse 2.1 Opgavens baggrund og formål Kulturministeriet lancerede den 20. maj 2014 en strategi for børn og unges møder med kunst og kultur. Der er tre enkeltstrategier, der afspejler de forskellige behov hos små børn, skolebørn og unge. Dette udbud relaterer sig til to initiativer i strategien om små børns møde med kunst og kultur. Der er i dag ingen eksakt viden om, i hvilket omfang kunst og kultur indgår i landets dagtilbud. Derfor har Kulturministeriet i samarbejde med Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold tilrettelagt en kortlægning af omfanget af kunst og kultur i dagtilbuddene. Resultatet af kortlægningen skal kvalificere de videre initiativer på området. Kortlægningen skal give faktuel viden, som alle voksne med interesse for kunst og kultur for, med og af små børn kan bruge som grundlag, når der igangsættes aktiviteter. Der mangler let tilgængeligt inspirationsmateriale på nettet med gode eksempler på arbejdet med kunst og kultur i dagtilbud. Derfor skal der udarbejdes der et inspirationsmateriale, der skal inspirere til at skabe flere kunst- og kulturprojekter i dagtilbud. Målgrupperne for kortlægningen og inspirationsmaterialet er: Pædagogisk personale i dagtilbud og forældrebestyrelser, kunstnere og kulturformidlere, kulturinstitutioner, kommuner, regioner og kulturregioner samt ministerier, herunder Kulturministeriet. Kortlægningen og inspirationsmaterialet er overordnet set forankret i implementeringen af Kulturministeriets strategi for børn og unges møde med kunst og kultur. Kortlægningen og inspirationsmaterialet skal munde ud i en afrapportering primo april 2015, for herefter at danne grundlag for andre projekter målrettet små børn og deres nære voksne. Udformningen udspecificeres i afsnit og Afgrænsning Grundet den begrænsede tidsmæssige ramme for kortlægningen og inspirationsmaterialet er det centralt, at tilbudsgiver i sit tilbud klart forholder sig til kortlægningens undersøgelsesdesign og inspirationsmaterialets kategorier og omfang, der ønskes undersøgt. Det vil samtidig være en væsentlig fordel ift. tidsrammen, at tilbudsgiver har forudgående erfaringer med analysearbejde på området. Genstandsfeltet for kortlægningen afgrænses som kunst og kultur i dagtilbud, herunder alle kunstformer, -arter og kulturarv. Idræt indgår ikke, mens bevægelsesformen dans indgår. Ved dagtilbud forstås daginstitutioner for børn inden skolestart i form af vuggestuer, børnehaver, aldersintegrerede institutioner og dagplejen. 2.3 Krav til opgaven Opgaven har som fremmeste mål at skulle konkretisere, hvilke kunst- og kulturoplevelser små børn møder i dagtilbud, og hvilke effekter har de gode eksempler? Dette skal ske gennem opfyldelsen af følgende to delleverancer: Kortlægning af brug af kunst og kultur i dagtilbud (A) Inspirationsmateriale med eksempler på kunst og kultur i små børns hverdag (B) 6

7 For begge leverancer gælder følgende krav til kategoriseringer: Udbuddet relaterer sig til læreplanstemaerne under Dagtilbudsloven fra 2004, der rammesætter små børns hverdag. Loven påpeger, at alle dagtilbud skal udarbejde en skriftlig pædagogisk læreplan for børn i aldersgruppen 0-2 år og børn i aldersgruppen fra 3 år til barnets skolestart. Derfor skal både kortlægning og inspirationsmateriale forholde sig til denne opdeling af aldersgrupper. Den pædagogiske læreplan skal give rum for leg, læring og udvikling af børn i dagtilbud. Ved udarbejdelsen af den pædagogiske læreplan skal der tages hensyn til børnegruppens sammensætning. Derfor skal både kortlægning og inspirationsmateriale rumme eksempler på børnegrupper med forskellig sammensætning. Den pædagogiske læreplan skal beskrive dagtilbuddets mål for børnenes læring inden for følgende temaer: Alsidig personlig udvikling Sociale kompetencer Sproglig udvikling Krop og bevægelse Naturen og naturfænomener Kulturelle udtryksformer og værdier Både kortlægning og Inspirationsmateriale skal forholde sig til aktivt til alle læreplanstemaer, hvor der indgår kunst- og kulturelementer. I følge Dagtilbudsloven skal den pædagogiske læreplan beskrive relevante pædagogiske metoder og aktiviteter, der iværksættes for at nå målene, og hvordan læreplanen evalueres. Derfor skal kortlægning og inspirationsmateriale forholde sig til forskellige pædagogiske metoder, aktiviteter og evalueringsformer. Det skal fremgå af den pædagogiske læreplan, hvilke relevante pædagogiske metoder, aktiviteter og eventuelle mål, der opstilles og iværksættes for børn med særlige behov og udfordringer. Dette skal kortlægning og inspirationsmateriale også imødekomme, så de afspejler populationen. Ydermere ønskes følgende spørgsmål besvaret i de to delleverancer: Delleverance A Kortlægningen i dagtilbud skal afdække: Hvilke kunst- og kulturoplevelser tilbydes små børn, herunder spredningen på kunst og kultur for, med og af børn? Hvilke erfaringer har man med, hvilke aktiviteter, der virker godt og mindre godt i dagtilbud? Hvilke roller og ønsker har det pædagogiske personale i forhold til disse aktiviteter? Produktet skal leveres som en færdig grafisk opsat appellerende og printervenlig pdf. Fotorettigheder og øvrige udgifter mht. grafisk udformning skal være afklaret og betalt ved leveringen. Kulturministeriet skal have ret til at benytte produktet frit efter levering Delleverance B Inspirationsmaterialet skal fremvise gode eksempler og beskrive deres: Projektindhold Effekter Samarbejdspartnere Henvisninger til evt. hjemmesider med supplerende information 7

8 Ud over eksempler fra kortlægningens respondenter i landets kommuner skal Børnekulturens Netværk og andre relevante aktører fx professionshøjskoler, BUPL, kulturregionerne og relevante ministerier kontaktes for at kunne bidrage med praksiseksempler. Udvælgelsen foretages af Tilbudsgiver. Produktet skal leveres som en færdig grafisk opsat appellerende og printervenlig pdf. Fotorettigheder og øvrige udgifter mht. grafisk udformning skal være afklaret og betalt for ved leveringen. Kulturministeriet skal have ret til at benytte produktet frit efter levering Datagrundlag Det er centralt for afgivelsen af tilbuddet, at tilbudsgiver udarbejder et detaljeret overblik over, hvilket datagrundlag især kortlægningen, men også inspirationsmaterialet tager udgangspunkt i. Dette omfatter en beskrivelse af, hvilken balance, der vil være, mellem tilbudsgivers anvendelse af allerede eksisterende forskning og Tilbudsgivers generering af ny data. Hos KL og forskellige ministerier, herunder Kulturstyrelsen, eksisterer en mængde erfaringer, der i relevant udstrækning skal anvendes af Tilbudsgiver i processen. Disse er følgende: Social-, Børne- og Integrationsministeriets udviklingsprogram Fremtidens Dagtilbud Udviklingsprogrammet Fremtidens Dagtilbud tager afsæt i bl.a. Task Forcen om Fremtidens Dagtilbud fra maj 2012, der opstiller fire pejlemærker for, hvad der er nødvendigt for, at dagtilbuddene kan arbejde kvalificeret med børns læring og inklusion. De fire pejlemærker er: En reflekteret og tilrettelagt pædagogisk praksis med fokus på læring og inklusion. Målrettet forældresamarbejde. En stærk evalueringskultur med fokus på kvalitetsudvikling. Professionelt og tydeligt lederskab med fokus på kvalitetsudvikling. Programmet skal skaffe viden om effekten på børns læring og trivsel ved hjælp af målrettet pædagogisk arbejde, forældreinddragelse, it og digitale medier som læringsredskaber for børn. Denne viden skal anvendes til at gøre den pædagogiske indsats i dagtilbud endnu bedre, så alle børn får de bedst mulige betingelser for et godt liv - både i dagtilbuddene i de tidlige år og siden hen i skolen, uddannelsen og arbejdet. Udviklingsprogrammet blev sat i gang i efteråret For yderligere informationer kan Tilbudsgiver kontakte Holger Kristoffersen i Socialstyrelsen EMU Dagtilbud I oktober 2013 blev EMU Dagtilbud lanceret som led i udvidelsen af Undervisningsministeriets læringsportal EMU.dk. Portalen tilbyder gratis digitale ressourcer til pædagogisk personale i dagtilbud med henblik på at understøtte og inspirere til øget brug af it-understøttede aktiviteter i den pædagogiske praksis. På EMU Dagtilbud er der endvidere mulighed for at præsentere relevante forskningsresultater og udviklingsarbejder på det pædagogiske område, der samtidig er møntet på en sekundær målgruppe bestående af børneforvaltninger og pædagogstuderende m.v. Yderligere information kan forefindes på 8

9 2.4.3 Erfaringer fra KL s og 14 kommuners netværk om læring i dagtilbud understøttet af it KL etablerede i 2012 et netværk med 14 kommuner, der i løbet af efteråret 2012 afholdt fem møder med fokus på at præsentere og reflektere over den nyeste viden om it-understøttet læring i dagtilbud og konsekvenserne for den professionelle pædagogiske opgave. Netværket udgav i november 2012 et fælles produkt, der rummede en række anbefalinger på følgende overordnede områder: Kommunal digitaliseringsstrategi Ledelsesudfordringer i dagtilbuddet Konkrete ændringer i dagtilbuddets praksis Afstemning mellem dagtilbud og skole om børnenes it-kompetencer Samarbejde med forældre om børnenes læring understøttet af IT Dannelses- og kreativitetspædagogik Netværkets fælles produkt kan findes på følgende webadresse, hvor andre udgivelser i regi af netværket også er tilgængelige, foruden oplysninger om konktaktpersoner i de deltagende kommuner og forskningsinstitutioner: Laring-i-dagtilbud---kommunenetvark-id102624/ Erfaringer fra KL s undersøgelse foretaget af Dansk Clearinghouse Virkningsfulde tiltag i dagtilbud. Et systematisk review af reviews fra år 2013 Undersøgelsen er en opsamling af international forskning på området og henvender sig særligt til pædagoger, dagtilbudsledere, forældre og andre, der vil have en indsigt i forhold til børns læring i dagtilbud. Undersøgelsen er struktureret ud fra ti temaer i form af forskellige overordnede typer af tiltag, der virker godt i forhold til børns læring i dagtilbud. Det drejer sig om: Pædagog/barn-relationer Relationer mellem børn Læringsmiljø IKT Sprog og læring Matematik og natur Sundhed og bevægelse Forældresamarbejde Eksternt samarbejde Tværgående dagtilbudsinterventioner Rapporten fra undersøgelsen kan findes her: d.pdf Praksiseksempler og artikler i Kulturstyrelsens publikation Børn Kunst Kultur i en hverdag der dur Kulturstyrelsen udgav i perioden maj til december 2013 webpublikationen "Børn Kunst Kultur i en hverdag der dur". Publikationen er en gratis inspirationsbog til lærere og pædagoger med teorier og praktiske strategier til, hvordan flere kunst- og kulturaktiviteter kan tænkes ind i skolens og dagtilbuddets hverdag. Bogen består af syv kapitler, hvor forskere, kultureksperter, lærere, pædagoger og kunstnere sætter fokus på, hvorfor kunst og kultur har en markant effekt på børns udvikling. Bogen rummer desuden en lang række eksempler på konkrete aktiviteter, links og litteraturhenvisninger. 9

10 I sommeren 2014 blev en trykt version af publikationen sendt ud til alle landets skoler og alle områdeledere i landets dagtilbud. Publikationen kan downloades hér: Analysedesign og metode Tilbudsgiver skal i sit tilbud udførligt beskrive det valgte analysedesign og den metodiske tilgang, foruden det tiltænkte datagrundlag for kortlægningen og inspirationsmateriale. Tilbuddet skal indeholde eksplicitte overvejelser om, hvilke tilgange, der vurderes som værende mest hensigtsmæssige givet både tidsplan og økonomi samt rækkevidden (scope) for kortlægning og inspirationsmateriale. Yderligere skal der i tilbuddet indgå en konkret beskrivelse af, hvilke data Kulturstyrelsen eventuelt forventes at stille til rådighed. Det forventes, at der gennem en survey-undersøgelse hentes oplysninger fra en repræsentativ stikprøve af populationen, således at undersøgelsens resultater kan generaliseres til hele populationen. Tilbudsgiver forventes at foretage et udvalg af eksplorative undersøgelser i form af eksempelvis arbejdsgangsanalyser, dagtilbuds-kvalitetsvurderinger, eksperimenter baseret på interventioner, evalueringer af udvalgte cases, forældre-, leder- og medarbejderinterviews samt undersøgelser af praksiseksempler m.v. Kortlægningen skal indeholde indgående kvalitative beskrivelser af eksisterende kunst- og kulturaktiviteter og deres potentielle og/eller dokumenterede faglige og pædagogiske effekter på børnenes læring og personlige udvikling. Samtidig skal kortlægningen indeholde vurderinger af, hvilke roller og ønsker det pædagogiske personale har til kunst- og kulturaktiviteterne. Ved tilbudsvurderingen vægtes det særligt positivt, såfremt tilbuddet indeholder en detaljeret metodebeskrivelse, der giver en fyldestgørende og velunderbygget fremstilling af, hvorledes Tilbudsgiver påtænker at gribe opgaven an, dvs. en tids- og aktivitetsplan med udspecificering af milepæle. Dette gælder særligt i forhold til en relevant, hensigtsmæssig og konsistent afgrænsning af dataindsamlingen. Herudover vægtes det ved tilbudsvurderingen også særligt positivt, såfremt Tilbudsgiver præsenterer en velovervejet beskrivelse af det format, hvori det påtænkes at præsentere de forskellige delleverancer og produkter, som er opstillet som krav for løsningen af opgaven Endeligt produkt Det er et krav, at Tilbudsgiver leverer en samlet afrapportering i form af en overskuelig og illustrativ præsentation af både indsamlede og anvendte data. Dette gælder både kortlægning og inspirationsmateriale. Udover præsentationen af datamaterialet skal der udarbejdes en opsummerende rapport på max. 25 sider, der forelægges Kulturstyrelsen primo april Al afrapportering skal være udarbejdet på dansk med et engelsk resumé. 10

11 Det skal samtidig sikres, at analyser, beregninger, datagrundlag mv. præsenteres og overdrages på en sådan måde, at det også efterfølgende er muligt at genskabe forudsætninger, metoder, beregninger mv., og at Kulturstyrelsen efter kortlægningens afslutning således har mulighed for at benytte data og analyseresultater til det videre analysearbejde. Levering af det endelige produkt anses først for at være sket, når Kulturstyrelsen har godkendt produktet. 2.7 Generelle krav til samarbejde Kortlægningen skal gennemføres i løbende dialog mellem Tilbudsgiver og Kulturstyrelsen, så problemstillinger og resultater løbende kan blive håndteret og diskuteret. Tilbudsgiver har det overordnede ansvar for kortlægning og inspirationsmateriale, men kan lægge til grund, at de ansvarlige myndigheder bidrager med ressourcer til at besvare henvendelser fra Tilbudsgiver om rekvirering af data. Tilbudsgiver må forvente, at relevante myndigheder skal bruge tid på at fremskaffe nødvendige data i forbindelse med dataindsamling. Data, delresultater og konklusioner skal løbende forelægges Kulturstyrelsen, således at konkrete erfaringer herfra kan inddrages i kortlægningen, og parterne løbende kan forestå kvalitetssikring. En midtvejsevaluering skal planmæssigt foretages medio februar 2015, hvor Tilbudsgiver skal præsentere det foreløbige materiale for Kulturstyrelsen, og beskrive hvorledes kortlægningen og inspirationsmaterialet påtænkes fuldført. Foruden assistance med henvendelser og den løbende, opfølgende dialog, afsættes der ikke arbejdstimer til kortlægning eller inspirationsmateriale blandt de involverede parter i Kulturstyrelsen. Tilbudsgiver skal på baggrund af ovenstående retningslinjer udarbejde et konkret forslag til en samarbejdsorganisation. Tilbudsgiver skal derudover udarbejde konkret plan for aktivitets-og mødeplan med aktivitetsopdelte tidsterminer. 2.8 Priser Der er en samlet økonomisk ramme for kortlægning og inspirationsmateriale på maksimalt hhv. 0,725 og 0,2 mio. kr. Det skal fremgå eksplicit, hvorledes den tilbudte pris er sammensat, jf. bilag 4 (Pris og allokerede medarbejdere). Fakturering vil ske i takt med opfyldelse af væsentlige milepæle for opgavens fuldførelse. En konkret betalingsplan aftales nærmere med Tilbudsgiver ved indgåelse af kontrakten for opgaven. Det bemærkes, at Tilbudsgiver i udgangspunktet ikke kompenseres økonomisk ved eventuelle forsinkelser i opgaveløsningen, der er forårsaget af forhold, der er udenfor Kulturstyrelsens indflydelse. 2.9 Krav til tilbud Tilbuddet skal indeholde: En beskrivelse af, hvordan de ovenstående krav til kortlægningen, herunder delleverancer og underprodukter, vil blive håndteret (bilag 3). 11

12 En beskrivelse af metoden/metoder, der vil blive brugt til at gennemføre kortlægningen og inspirationsmaterialet, herunder hvordan data- og informationsindsamling vil finde sted (bilag 3). En oversigt over de dataleverancer, tilbudsgiver forventer fra Kulturstyrelsen og andre (bilag 3). Et udkast til, hvordan, og i hvilket format, kortlægningens resultater og inspirationsmaterialet kan afrapporteres og udformes (bilag 3). En beskrivelse af, i hvilken form det indsamlede data- og informationsmateriale vil blive stillet til rådighed for Kulturstyrelsen under og efter Tilbudsgivers arbejde. Det skal være en del af tilbuddet, at Kulturstyrelsen får rettighederne til de indsamlede data ved aflevering af opgaven (bilag 3). En tids- og aktivitetsplan med udspecificering af milepæle for kortlægningen og inspirationsmaterialet (bilag 3). En kort beskrivelse af tilbudsgivers og de tilbudte medarbejderes erfaring med lignende kortlægninger og inspirationsmaterialer, herunder også eventuelle relevante internationale erfaringer (bilag 4). En kort beskrivelse af de tilbudte medarbejdere, der kommer til at arbejde på projektet og deres kompetencer (bilag 4). Et specificeret budget for kortlægning og inspirationsmateriale, herunder forventet timeforbrug og timepriser samt den samlede pris (bilag 4). Udfyldt tilbudsliste med pris for udførelse og levering af opgaven og for allokerede medarbejdere (bilag 4). Til ovenstående tages udgangspunkt i bilag 3 og 4. Tilbuddet må maksimalt fylde i alt 25 sider ekskl. cv er Tidsplan Da størstedelen af kortlægningsarbejdet og inspirationsmaterialet skal være gennemført straks i det nye år, bør kortlægningsprocessen følge en stramt tilrettelagt tidsplan. Det påhviler tilbudsgiver at fremsende et bud på en realistisk tidsplan inden for rammerne af de nedenstående punkter. Dette bud skal indeholde forslag til mødefrekvens mellem Kulturstyrelsen og Tilbudsgiver, en midtvejsevaluering medio februar samt et foreløbigt bud på størrelse af og tidspunkt for udbetalinger i rater. Kortlægningen og udarbejdelsen af inspirationsmaterialet skal følge den overordnede aktivitetsplan beskrevet herunder: Dato Handling 4. november 2014 Offentliggørelse på og nyhed på kum.dk / kulturstyrelsen.dk 4. december 2014 Frist for afgivelse af tilbud kl. 12 (Tilbudsgivere) 19. december 2014 Forventet tildeling af kontrakt (Kulturstyrelsen) 12. januar 2015 (tentativt) 1. møde (Kulturstyrelsen og Tilbudsgiver) 16. februar 2015 (tentativt) Midtvejsevaluering (Tilbudsgiver) 7. april 2015 Frist for endelig afrapportering af delopgave A og B (Tilbudsgiver) 12

13 2.11 Spørgsmål Eventuelle spørgsmål skal stilles skriftligt til konsulent Anne-Kristine Mortensen på Spørgsmål, der har generel relevans for udbuddet, med tilhørende svar, rundsendes anonymiseret til alle tilbudsgivere. 13

14 Bilag 3: Løsningsbeskrivelse ARBEJDSMETODER OG VÆRKTØJER: [ ] (Tilbudsgivers fulde angivelse og beskrivelse af, hvorledes opgaven påtænkes løst samt hvorledes de angivne arbejdsmetoder og værktøjer inddrages og nyttiggøres ved løsningen.) TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN: [ ] (Tilbudsgivers angivelse af, hvorledes opgaven vil blive tilrettelagt, herunder hvorledes Kulturstyrelsen forudsættes inddraget, hvorledes der tages højde for procestid i forbindelse med arbejdet, hvorledes rettidig levering sikres, hvorledes Kulturstyrelsen løbende holdes orienteret mv.) FORMAT OG AFLEVERING: [ ] (Tilbudsgivers angivelse af format og afleveringsprocessen.) TIDS- OG AKTIVITETSPLAN MED MILEPÆLE: [ ] (Tilbudsgivers angivelse af opgaveløsningens faser og aktiviteter samt udspecificering af milepæle.) 14

15 Bilag 4: Pris og allokerede medarbejdere (max. 2 sider) PRIS: Prisen for Tilbudsgivers udførelse og levering af opgaven er kr. [ ] (angivelse af fast pris for gennemførelse af opgaven). BUDGET: [ ] (et specificeret budget og en kortfattet risikoanalyse). ALLOKEREDE MEDARBEJDERE: Fra de i bilag 2 anførte konsulentkategorier, allokerer Tilbudsgiver følgende konkrete konsulenter til brug for gennemførelse af opgaven under denne delkontrakt: [ ] (navn(e) på konsulent(er)) (Tilbuddet skal indeholde korte cv er for hver af de tilbudte medarbejdere. Tilbuddet skal angive, hvilke generelle kompetencer medarbejderen har, hvilke ydelsesspecifikke kompetencer medarbejderen har, hvilken rolle medarbejderen har i projektorganisationen og hvilken jobkategori medarbejderen tilhører. Tilbuddets beskrivelse af konsulentteamet skal således bestå af de følgende 5 delelementer: 1. Tilbudte medarbejdere [ ] (Her vedhæfter Tilbudsgiver cv er for de tilbudte medarbejdere. Der vedhæftes et cv. pr. tilbudt medarbejder. Disse ligger ud over de max. 25 sider, som tilbuddet maksimalt må fylde) 2. Medarbejderens generelle kompetencer [ ] (Her beskriver Tilbudsgiver den tilbudte medarbejders generelle kompetencer. Der udfærdiges en beskrivelse pr. tilbudt medarbejder.) 3. Medarbejderens ydelsesspecifikke kompetencer [ ] (Her beskriver Tilbudsgiveren den tilbudte medarbejders ydelsesspecifikke kompetencer, herunder hvorledes medarbejderens kompetencer inddrages og nyttiggøres i projektet. Der udfærdiges en beskrivelse pr. tilbudt medarbejder.) 4. Rolle i projektorganisationen [ ] (Her angiver Tilskudsgiveren den tilbudte medarbejders rolle i projektorganisationen. Der angives en rolle i projektorganisation pr. tilbudt medarbejder.) 5. Jobkategori [ ] (Her angiver Tilskudsgiveren den konsulentkategori, som den tilbudte medarbejdere tilhører. Der angives en konsulentkategori pr. tilbudt medarbejder samt det forventede antal timer pr. medarbejder.) FORVENTET TIDSFORBRUG OG SAMMENSÆTNING HERAF: [ ] (angivelse af hvorledes den tilbudte pris er sammensat, herunder angivelse af hvilket tidsforbrug hver enkelt af de allokerede medarbejder forventes at anvende på opgaven). 15

16 Bilag 5: Samarbejdsorganisation Kulturstyrelsens KONTAKTPERSON(ER): Konsulent Anne-Kristine Mortensen Dir. tlf.: H.C. Andersens Boulevard København V akm@kulturstyrelsen.dk TILBUDSGIVERS primære KONTAKTPERSON(ER): Navn: [ ] Tlf.: [ ] Titel: [ ] Dir. tlf.: [ ] Adresse: [ ] Mobil: [ ] Postnr./by: [ ] [ ] Funktionsbeskrivelse: [ ] Navn: [ ] Tlf.: [ ] Titel: [ ] Dir. tlf.: [ ] Adresse: [ ] Mobil: [ ] Postnr./by: [ ] [ ] Funktionsbeskrivelse: [ ] SAMARBEJDSORGANISATION: I forbindelse med opgavens gennemførelse, er den nedenfor anførte samarbejdsorganisation etableret mellem parterne. [ ] (Angivelse af projektorganisation, hvis parterne i fællesskab bliver enige om etablering af en sådan.) 16