Læg en besked efter tonen... Distanceledelse & Virtuelt samarbejde. Tillid, videndeling, resultater - skabt over afstande

Transkript

1 Læg en besked efter tonen... Distanceledelse & Virtuelt samarbejde Tillid, videndeling, resultater - skabt over afstande

2 OM PITSTOP MANAGEMENT Hvis du skal lære noget, skal du lave noget I Pitstop Management fungerer vi i et netværk. Vi arbejder ud fra et fælles ståsted kendetegnet ved åbenhed, dialog, erfaring, sund fornuft samt faglige og pædagogiske kompetencer. Vi lægger vægt på at give plads til forskelle og forskelligheder, og bringer gerne vores kompetencer og os selv i spil til fordel for vores kunder. Vores leverancer skabes altid i tæt dialog med dig som kunde. Hvad enten du søger ny viden, ny motivation eller veje til at skabe netop den forandring, der kan bane vejen til den fremtidige situation, som du og din organisation ønsker. Vi har opbygget specialviden og erfaring i ledelse på distance og virtuelt samarbejde siden vores første kurser tilbage i Vi baserer os på forskning, teori og på den indsigt og forståelse for praksis, vi gennem mange års samarbejde har oparbejdet. Vi arbejder med danske og internationale organisationer, og kan levere på både dansk, skandinavisk og engelsk. Et stærkt og forpligtigende partnerskab med vores kunder, er vejen til at skabe bæredygtige forandringer. Derfor ønsker vi, at vi arbejder med jeres egne cases, når vi går sammen om at skabe udvikling. En organisation består af de mennesker, der er i organisationen. Derfor skabes udvikling, når mennesker samarbejder det udvikler både den enkelte, fællesskabet og organisationskulturen. UDVIKLING AF OVERSKUD Sådan skaber vi succes for vores kunder 02 / 16

3 Just-in-time & Just-enough Pitstop er aktive pauser, hvor viden, værktøjer, træning og refleksion er på dagsordnen. Vi stræber gennem vores aktiviteter efter at give dig præcis, hvad der skal til, for at du kan styrke det der allerede virker, udnytte muligheder eller tackle aktuelle problemer. For at gøre samarbejdet med jer lønsomt og målrettet, arbejder vi ud fra en grundlæggende holdning, der hviler på en just-in-time & just-enough tankegang. Just-in-time betyder, at vi skal levere, når du, dine kolleger eller dit team har behovet. Det betyder, at I ikke skal implementere efter, men gøre det samtidig med, at vi skaber læring. Just-enough betyder, at når vi har defineret, hvad I har behov for, så er det netop det, I får hverken mere eller mindre. Viden, inspiration og undervisning via: Kurser på halve eller hele dage, hvor vi integrerer jeres cases med vores metoder Foredrag af 1-3 timers varighed med deltagerinvolvering Lær-selv pakker med audio eller videopodcast, artikler, logbøger og opgaver 1:1 sparring og rådgivning ved face-2-face eller virtuelle samtaler Webinarer eller virtuelle sessioner 03 / 16

4 LEDELSE PÅ DISTANCEN Er du tilstede eller tilgængelig? Ledelse og samarbejde har bevæget sig ind i nye vilkår. Mange arbejder i dag ubundet af tid og sted i en helt eller delvis virtuel organisation. Dette stiller helt særlige krav til at du både som leder og som kollega kan skabe tætte relationer på trods af afstande. Og det kræver, at du som leder bliver oplevet som nærværende og aktivt kan bygge broer mellem medarbejdere på flere lokationer. Som leder, projektleder eller specialist må du i vidt omfang kunne erstatte tilstedeværelse og face-2-face møder med tilgængelighed og nærvær via teknologier. Distanceledelse er karakteriseret ved at medarbejderne eller projektdeltagerne er placeret på en anden lokation end lederen at medarbejdere er placeret i lokale teams eller alene på afstand af lederen at deltagere og leder arbejder hjemmefra, på caféer, rejser hos kunder eller leverandører at arbejdet udføres på forskellige tider på skiftehold eller i globale tidszoner at der ikke er en såkaldt normal arbejdstid at samarbejde og kommunikation sker via IKT informations- og kommunikationsteknologi Meget ledelse er distanceledelse En undersøgelse fra Lederne i september 2015 viser, at 32% af respondenterne/lederne har medarbejdere, placeret et andet sted i eller uden for landets grænser. Som den største udfordring i ledelse på distancen udtrykker 78% af respondenterne, at det stiller større krav til egen indsats i at skabe kultur på tværs af lokationer. Professor Henrik Holt Larsen fra Copenhagen Business School fremhæver i forbindelse med undersøgelsen, at et ultimativt krav til tillid og undgåelse af social isolation, er afgørende for at lykkes med at skabe produktivitet gennem distanceledelse. (Lederne & Ledelseidag, 2015). En international undersøgelse fra juli 2013, lavet af The American Society of Training and Development konkluderede, at virtuelt arbejde enten vil stige eller blive på det nuværende høje niveau i årene fremover. (ASTD Research, 2013). 04 / 16

5 LEDELSE PÅ DISTANCEN Tillid mindsker afstande Distanceledelse handler om at skabe sammenhængskraft i organisationer og teams. Det kan du lykkes med, når der er positive relationer mellem dig og dem, du leder. Om du har direkte eller indirekte ledelse, leder gennem netværk eller som projektleder, må du kommunikere tillid i den virtuelle organisation. Relationerne i et virtuelt miljø bliver let skrøbelige og sårbare. Det sker på grund af mangel på det samvær, som kolleger har i et fysisk arbejdsmiljø. I forskningen kaldes den tid, hvor man løbende registrerer kolleger og samarbejdspartnere, for passiv face-time. Passiv face-time mangler i det virtuelle samarbejde, og det kan skabe kløfter i teamet og i relationerne. Der opstår let dem-og-os attituder. Forsøg har vist, at når vi mangler passiv face-time, danner vi ubevidst negative holdninger til dem, vi er på afstand af. Vi tolker dem, vi ikke ser, som ikke så hårdtarbejdende, ikke så loyale eller betydningsfulde for organisationen, som de kolleger vi er samplacerede med. TILLIDSFORMLEN (Kilde: Steve Tappin,, Xinfu, 2013) Om tillid Tillidsformlen er skabt af Steve Tappin, Xinfu. Vores arbejder er bl.a. inspireret af Thomas Tøths forskning Trustworthiness: Enabling global collaboration, (PhD fra CBS, 2014). Endvidere professor Kimberly Elsbach m. fl. Being there matters, (2010) samt Barbara Fredrickson: The Broaden-and-build-theory af positive emotions, / 16

6 KOMMUNIKATION PÅ DISTANCEN Virtuelle møder Når vi samtaler på distancen Når du kommunikerer over distancer, må du via teknologier udøve social indflydelse. Via valg af de rette medier, må du sikre fælles forståelse, mening og retning blandt de medarbejdere, du har på forskellige lokationer. Du må på den ene side skabe et tydeligt design for jeres kommunikation, og på den anden side være fleksibel og tilgængelig. Dette skal påvirke holdninger, følelser, tænkning og adfærd med det mål at integrere den enkelte medarbejder med andre og med teknologier. Du kan anvende distributionsmedier, som du kan anvende til information. Du kan anvende sociale medier, som du kan anvende til kommunikation. Du skal være bevidst om synkrone og asynkrone mediers styrker og svagheder. Den korte version er: - Aldrig e, hvis du kan ringe - Aldrig ringe, hvis du kan video kommunikere - Aldrig videokommunikere, hvis du kan mødes face-2-face THE FLIPPED MEEETING Media Richness Media Richness blev introduceret tilbage i slutningen af 1980 erne. Målet var undersøge, hvilke medier der blev set som mest frugtbare i forhold til at samarbejde, løse problemer og skabe kontakter. Vurderingerne blev defineret ud fra værdifuldhed, der byggede på: 1) mediets evne til at formidle flest mulig kommunikationstegn og attituder 2) mediets egnethed til at skabe hurtig feedback 3) mediets understøttelse af at skabe personligt fokus på, hvad der kommunikeres 4) mulighed for og egnethed til at anvende eget modersmål. Forfatterne citeres blandt andet for, at jo mere læring der kan pumpes gennem et medie, jo rigere kan dette siges at være. (Richard Daft, & Robert Lengel, 1986: Organizational Information Requirements, Medias Richness and Structural Design. Management Science) 06 / 16

7 KOMMUNIKATION PÅ DISTANCEN Organisationens videnkapital Viden og videndeling er en helt afgørende del af enhver organisations daglige produktion. Studier har vist, at den viden, der kan registreres, kodes, lagres i traditionelle videndelings systemer, udgør en meget lille del af en organisations samlede videnkapital. Tavs viden udgør langt størstedelen af videnkapitalen. Psykologiske og sociale processer kommer i spil, når virtuelle medarbejdere skal trække på hinandens viden. Viden der efterspørges i virtuelle rum, bliver ikke så let tilgængelige, som når vi opsøger hinanden i det fysiske miljø. Også her gælder det: det er ikke teknologier, der afgør dette det er menneskelige relationer. Tavs viden er individers personlige og faglige erfaringer og refleksioner. Og netop den viden er ofte det, der adskiller virksomheder. Virtuel videndeling Undersøgelse har vist, at videndeling kan opstå, når vi enten har sympati for hinanden eller formelt har brug for hinanden til at løse vores opgaver. Studierne påpeger, at vi hellere deler viden med den sympatiske, men mindre kompetente end med geniet, som ingen kan holde ud. (Kilder: Casciaro & Loba, 2005: Competent Jerks, Loveable Fools, and the formation of social networks. Harward Business Review. Dansk version fra: Peter Holdt Christensen: Mere videndeling, 2010). 07 / 16

8 MEDARBEJDERE PÅ DISTANCEN Virtuelt teamwork At være kollega på distancen Virtuelle teams er en realitet for mange. I takt med omlægninger, effektiviseringer, digitalisering og globalisering spredes mange teams over flere fysiske arbejdspladser. I kommunale organisationer gælder det mellem forvaltninger og institutioner og mellem institutionerne. I regioner på fagsamarbejder mellem institutioner og hospitaler. I staten gennem omlægninger og udflytninger Globale virksomheder arbejder 24/7 gennem flere tidszoner Regionale eller nationale i skiftehold, nogen arbejder hjemme, hos kunder eller fungerer eksternt som freelancere eller hos samarbejdspartnere. Virtuelle teams kan være velfungerende og effektive på højde med samplacerede teams og i nogle tilfælde endda være mere værdiskabende. For at realisere den effektivitet og synergi, der ofte forventes af virtuelle teams, kræver det noget ekstra af den enkelte medarbejder. Du må som kollega i et helt eller delvis virtuelt team: arbejde med din selvledelse have fokus på kommunikation og relationer være kulturelt bevidst og sensitiv kommunikere tillid være fortrolig med kommunikationsteknologier Mangfoldighed styrker Baseret på viden fra amerikanske undersøgelser sammensatte ISS koncernen i 2010 teams baseret på principper for mangfoldighed. ISS definerede et mangfoldigt team som en arbejdsgruppe, hvor der samtidigt maksimalt måtte være 70% fra samme landegruppe, maksimalt 70% af samme køn og maksimalt 70% fra samme generation. I undersøgelsen indgik 469 teams, hvoraf en fjerdedel opfyldte kravene til at kunne kaldes mangfoldige. Undersøgelsen viste, at mangfoldige teams tjente 3,7% mere til firmaet end ikke-mangfoldige teams. (Kilde: Elisabeth Plum: Samarbejde lokalt og globalt, 2013). 08 / 16

9 MEDARBEJDERE PÅ DISTANCEN Tager du på arbejde - eller tager du arbejdet på? Når du bliver ledet fra distancen Distanceledelse stiller krav til medarbejderes selvledelse. Når vi arbejder på forskellige steder på forskellige tider i forskellige kulturer og med vores personlige forskelligheder, risikerer vi at blive alene. Mange arbejder, hvor de er: på rejse, hjemme, på kontor, i bilen, på caféer, hos partnere hos kunder. Dette stiller store krav til kommunikation. Virtuelle medarbejdere er i meget vidt omfang selvledende. Man reflekterer over sin situation, træffer beslutninger og handler ud fra forståelse af, hvad der er vigtigt og hvad der er rigtigt. Derfor er det vigtigt, at du, din leder og dine kolleger får talt om jeres forventninger, jeres ansvar, mål og opgaver. Og det er ligeså vigtigt, at I meget præcist aftaler, hvilke møder I har hvornår, hvilke medier I anvender og hvornår I er tilgængelige for hinanden. Som medarbejder eller projektdeltager skal du have fokus på kerneopgaven din, din leders og dine kollegers. Hvilket selvledelsesniveau er du på nu, hvilket skal du fremover være på? (Kilde: Sanina Kürstein: Ledelse af selvledelse, / 16

10 KURSER FOR LEDERE 1:1 Pitstop: Potentiale & Indsigt Selvanalyse og refleksion om distanceledelse Målgruppe Ledere, projekt- eller fagledere Formål At give indsigt og forståelse for de elementer, du med fordel kan styrke i dit daglige lederskab på distancen Indhold Potentiale & Indsigt indeholder tolv faglige temaer, som du introduceres til og reflekterer over i forhold til dine praktiske erfaringer. Du modtager testen i en mail og efter besvarelsen, returnerer du den til Pitstop Management. Vi aftaler et online møde på 1-1,5 time, hvor du får feedback og rådgivning på, hvor du som distanceleder kan arbejde med potentialer og styrker i din hverdag. Udbytte Indsigt, refleksion og perspektiver på udviklingsmuligheder i distanceledelse Form Individuel udfyldelse af profilen 1-1,5 time Personlige online samtale med erfaren konsulent 1-1,5 time 10 / 16

11 KURSER FOR LEDERE Leder Pitstop: Distanceledelse 1 dag, kl Skab nærvær og resultater over afstande Målgruppe Når du over distancer skal sikre forståelse, engagement og ejerskab overfor andre, er du i målgruppen for dette kursus. Din formelle rolle kan være som leder, projektleder eller fagspecialist. Formål At du som deltager udvikler et nyt tankesæt om din rolle og dit ansvar som leder på distancen At du indkredser den kerneopgave, mening og værdi, som du skal tilføre over distancer At du opnår ny bevidsthed om effektiviteten af tillid, nærvær og relationer Indhold Hvordan du anvender de styrker og muligheder, du som distanceleder har for at sikre udvikling og optimering Hvordan du kan holde fokus, så du leder på de niveauer, der skaber mening og ejerskab på andre lokationer Udbytte Du får ny viden om styrker, potentialer og faldgruber, der på en enkel måde løfter dit lederskab på distancen Du får et værktøj til at definere din kerneopgave, mening og værdi, så du opnår følgeskab på distancen Du får et værktøj, som konkret gør dig i stand til at definere og udvikle dine tillidsniveauer på distancen Du bliver introduceret til fem selvledelses-niveauer, der giver dig ny forståelse for delegering på distancen Form Du modtager et forberedelsesmateriale ca. 8 dage før kurset. Her skal du besvare nogle spørgsmål samt forberede en personlig case fra din hverdag. Denne indgår som en rød tråd på kurset. Korte indlæg, debat og refleksion, samt arbejde med en personlig case, skaber en aktiv og varieret dag med fokus på praksis. Hvordan du kan kompensere for manglende samvær via social opmærksomhed Hvordan du kan lede til selvledelse gennem de fem selvledelses-niveauer 11 / 16

12 KURSER FOR LEDERE Virtuelle møder 1 dag, kl Opnå fællesskab og effektivitet Målgruppe Når du over distancer skal sikre forståelse, engagement og ejerskab overfor andre, er du i målgruppen for dette kursus. Din formelle rolle kan være som leder, projektleder eller fagspecialist. Formål At du som virtuel mødeleder opnår indsigt i processer, der sikrer engagement, bidrag og udbytte At du opnår kompetencer i virtuelt mødedesign, der skaber sammenhæng mellem det globale og det lokale At du træner anvendelse af audio- og videopodcast som elementer i dit virtuelle møde-flow Indhold Hvordan du opbygger et virtuelt møde-flow, der sikrer at jeres møder prioriteres og skaber værdi Udbytte Du opnår ny indsigt i, hvordan du går fra at distribuere til at kommunikere, så du opnår forståelse og mening Du får et værktøj, der effektivt hjælper dig til at stille krav og engagere deltagere i dine virtuelle møder Du får træning i audio- og videokommunikation, der åbner for nye niveauer i din virtuelle kommunikation Form Du modtager et forberedelsesmateriale ca. 8 dage før kurset. Her skal du besvare nogle spørgsmål samt forberede en personlig case fra din hverdag. Denne indgår som en rød tråd på kurset. Korte indlæg, debat og refleksion, samt arbejde med en personlig case, skaber en aktiv og varieret dag med fokus på praksis. Hvordan du kan anvende LFM processen en metode til at designe virtuel kommunikation Hvordan du mest optimalt brænder igennem og rammer medarbejder/projektdeltagere over distancer 12 / 16

13 KURSUS FOR MEDARBEJDERE Virtuelle teams 4 timer Opnå et effektivt fællesskab over distancer Målgruppe Når I har en samarbejdsgruppe, der har distancen og det virtuelle samarbejde som vilkår, er I målgruppen for dette kursus. Jeres formelle status kan være som ledergruppe, operationelt team, projektgruppe og specialistforum. Formål At I som team opnår fælles forståelse af, hvilken betydning jeres kultur har for samarbejde, kvalitet og resultater At I som team får en fælles forståelse af fire forskellige kulturformer, og deres betydning for jeres fællesskab At I som team sætter handlingsplan op for jeres udvikling, således at jeres samarbejde direkte støtter fællesskab og resultater Indhold Hvordan forskelligheder fra forskellige lokationer kan bringes i spil til et særligt stærkt team-fællesskab. Hvordan udviklingsredskabet Team Culture kan guide jeres team til at udvikle et effektivt samarbejde, så I leverer de krævede resultater Udbytte I får et fælles værktøj og et fælles sprog Team Culture analysen der giver jer et løft i samarbejdet I opnår fælles og individuel forståelse af, at kulturen er noget I skaber, og dette åbner op for jeres samlede ressourcer I formulerer en ny og engagerende køreplan for, hvordan I over distancer kan sikre ny udvikling og bedre leveringer Form Hvert enkelt team-medlem modtager en introduktionsmail med et link til Team Culture testen. På en virtuel eller fysisk workshop gennemgår vi det samlede resultat. I diskuterer udvikling og potentialer i relation til jeres konkrete opgaver og udfordringer. I formulerer en konkret handleplan. Efter 4-5 måneder gennemføres analysen igen. Jeres fremskridt og nye måder at samarbejde på vurderes og handleplaner opdateres. Hvordan virtuel kommunikation og samarbejde kan styrke jeres team 13 / 16

14 KURSUS FOR MEDARBEJDERE Selvledelse på distancen 1 dag, kl Find balancen i selvledelse Målgruppe Når du som medarbejder arbejder med fysisk distance til leder og kolleger, er du i målgruppen for dette kursus. Din formelle rolle kan være medarbejder med direkte reference til distanceleder, med indirekte reference, som projektgruppedeltager eller som fagspecialist. Formål At du som medarbejder får indsigt i de styrker, muligheder og faldgruber, der ligger i at blive ledet fra distancen At du får forståelse for vigtigheden af social opmærksomhed i distancesamarbejde At du får indsigt i tillidens betydning for virtuelle relationer Indhold Hvordan du kan styrke relationer til leder og kolleger gennem social opmærksomhed Hvordan du kan styrke selvledelse og bevare balancen i medarbejderrollen Udbytte Du får indsigt i de muligheder og ulemper, distancesamarbejder giver, så du på nye måder kan sikre din balance mellem ledelse og selvledelse Du får et konkret værktøj til at arbejde med selvledelse, som gør dig i stand til opnå klarere rammer med din leder Du får indsigt i forskellige mediers anvendelighed, som på en enkel måde hjælper dig til at styrke samhørigheden med andre i den virtuelle organisation Form Du modtager et forberedelsesmateriale ca. 8 dage før kurset. Her skal du besvare nogle spørgsmål samt forberede en personlig case fra din hverdag. Denne indgår som en rød tråd på kurset. Korte indlæg, debat og refleksion, samt arbejde med en personlig case, skaber en aktiv og varieret dag med fokus på praksis. Hvordan du kan arbejde med struktur og medievalg, så du oplever at være inkluderet trods distancer 14 / 16

15 1:1 Træning og rådgivning Målgruppe Når du som leder over distancer skal sikre forståelse, engagement og ejerskab overfor andre, er du i målgruppen for denne individuelle kompetenceudvikling. Din formelle rolle kan være som leder, projektleder eller fagspecialist. Formål At du som deltager udvikler et nyt tankesæt om din rolle og dit ansvar som leder på distancen At du indkredser de elementer i distanceledelse, som du med fordel kan styrke i relation til dine konkrete udfordringer At du som distanceleder får sparring på din konkrete situation, der kan give dig et afsæt til at handle på nye måder i det virtuelle arbejde Indhold Værktøjet Potentiale & Indsigt indeholder tolv faglige temaer, som du introduceres til og reflekterer over i forhold til dine praktiske erfaringer. Udbytte Du får udfoldet distanceledelse på en måde, der gør dig i stand til at forholde dig konkret til dit eget ståsted Du får indsigt i en række faglige temaer indenfor distancesamarbejde, der skaber nye muligheder for at du kan sætte gang i din egen udvikling som distanceleder Du får ekstern sparring, der skaber refleksion og indsigt, og vil inspirere dig til at gå nye veje som distanceleder Form Individuel udfyldelse af profilen tager ca. 1 time. Personlig online samtale med erfaren konsulent på 1½ time. Opfølgende samtale på 1 time efter 4 uger. Du modtager testen i en mail og efter besvarelsen returnerer du den til Pitstop Management. Vi aftaler et online møde på en 1½ time, hvor du får feedback og rådgivning på, hvor du som distanceleder kan arbejde med potentialer og styrker i din hverdag. 15 / 16

16 Dét siger kunderne Lars er lykkes med at flytte et mind-set - alle deltagere har tilegnet sig et markant kompetenceløft, der er oversat til ændrede handlinger i hverdagen - Helene Wrede, HR, FTF-A I got practical ideas on how to improve the interaction with my remote employees - Manager, Siemens Wind Power Kurset havde en fremragende effekt og blev baseret på en tilbundsgående research, der bl.a. indebar interviews med managers og medarbejdere i fem forskellige lande - Anja Stapelfeld, Head of HR, CA Technologies I kraft af viden om både kulturaspekter, forandringsledelse og distanceledelse hjalp I vores ledere med indsigt og redskaber, til bedre at håndtere deres nye ledelsesmæssige udfordringer - Sanne Dinesen, HRD Manager, 3M Nordic Region Kontakt Pitstop Management info@pitstopmanagement.com Suomisvej Frederiksberg Pitstop Management drives af Lars Pedersen, der er uddannet fra Københavns Universitet og senest har en master i IKT og Læring fra Aarhus & Aalborg Universiteter. Lars har siden 1987 arbejdet som uddannelseschef og HR manager i en række danske og internationale organisationer. Han har siden 2004 drevet egen virksomhed, i perioden i partnerskab med Henrik Helweg i virksomheden Helweg & Pedersen. Pitstop Management er stiftet i 2013 og har til huse i København. 16 / 16