Business Case for Business Intelligence Motivation Trin 1 Den brændende platform eller det udækkede forretningsbehov Hvilke eksterne og interne udfordringer står forretningen overfor Hvordan bidrager det foreslåede projekt til at løse udfordringerne Hvordan er den teknologiske situation i dag Hvilke problemstillinger er der i den nuværende arbejdsgang Baggrunden for at ville ændre den nuværende situation til en fremtidig baseret på projektet Er der standardprodukter der dækker en fremtidig forretningsproces? - Er der flere? - Er der ikke nogen og skal det udvikles fra bunden? Hvem er ansvarlig for at business casen vedligeholdes og fastholder gevinstrealiseringsprocessen Der er en omfattende styringsopgave i alle UC erne og på alle ledelsesniveauer. Der findes masser af styringsrelaterede data i UC erne. Nogle af dem bruges aktivt, men der er en guldgrube af data og (ukendte) relationer mellem disse, som kan anvendes til at sikre en meget bedre styring af organisationen. Projektet forventes at vise fordelene ved at bruge et BI-system til at indsamle, bearbejde og fremlægge data for ledelsen, hvorved ledelsen kan få præcis, handlingsanvisende og værdiskabende styringsinformation i rette tid. Styringsdata er samlet i mange adskilte databaser og systemer, hvis struktur ovenikøbet adskiller sig fra den ene UC til den anden. De færreste har et system til at samle og bearbejde data. Den mængde ledelsesinformation, som fremstilles på UC erne i dag, er fragmenteret og adskilt af organisatoriske skel. Baggrunden er at give alle UC erne en uddybet viden om mulighederne i at applicere BI i deres ledelse af organisationen. Der findes en lang række værktøjer, der kan understøtte BI. Pilotprojektet vil blandt andet indeholde en oversigt over disse værktøjer. Det er dog vigtigt at fastholde, at projektet ikke skal være værktøjsfokuseret, men skal fokusere på proces og resultat. Projektejeren har ansvar for at vedligeholde business casen, mens gevinstrealisering er et lokalt anliggende på den enkelte UC.
Gevinster Trin 2 Hvad er gevinsten ved at gøre det og hvad er risikoen ved at lade være Hvilken nytte kan opnås gennem investeringen Hvordan kan vi afgøre om gevinsten er opnået Hvem kan få nytte af gevinsten eller repræsenterer en gruppe, der kan få eller opnå nytte Fordele Pilotprojektet kan vise fordelene ved at lave en fælles indsats for BI på tværs af UC-sektoren Ved indsatsprogramstyregruppens godkendelse af afrapporteringen fra pilotprojektet Ledelserne på de enkelte UC ere kan få indblik i fordelene ved at bruge BI Ulemper Risikoen er at UC erne falder bagud ved ikke at udnytte de nye muligheder i BI Hvem kan medvirke til, at gevinsten kan realiseres Indsatsprogramstyregruppen Projektgruppen Den lokale ledelse på UC erne Strukturering af Trin 3 Økonomiske - Sparet arbejdstid - Sparet anlæg (CAPEX) - Mindre udgifter til uddannelse - Mindre driftsudgifter (OPEX) - Andre Andre målbare - Mindre rejsetid - Mindre behov for
ekstern bistand - Andet Subjektive - Bedre respons fra brugerne - Andre Et beslutningsgrundlag for at fortsætte arbejdet med BI Vertikale afhængigheder Økonomiske Andre målbare Subjektive Horisontale afhængigheder Økonomiske Andre målbare Subjektive Omkostninger Trin 4 Omkostninger Hvad er engangsomkostninger ved investeringen Hvad er de løbende omkostninger ved investeringen Hvad er de personalemæssige omkost- Pilotprojektets fulde omkostninger (estimeret til 0,85 mio.) Ingen En del af pilotprojektets fulde omkostninger (estimeret til 0,25 mio.)
ninger Hvad er de personalemæssige besparelser (i årsværk) Pilotprojektet antages ikke at give personalemæssige besparelser. Hvis pilotprojektet følges op med en fuld udrulning af BI i sektoren, kan der dog antages at være personalemæssige besparelser at hente. Hvilke øvrige omkostninger kan der være tale om Risici Hovedtal kan overføres fra risikologgen Risici Indenfor projektet Udenfor projektet Hvilke risici kan medføre, at investerings-mål og ikke realiseres Manglende ressourceallokering Svært gennemskuelige datastrukturer kan gøre det svært at kortlægge hvilke data der er til rådighed Beskyttelse af forretningskritiske data kan besværliggøre samarbejde på tværs af UC erne Ændringer i scopet for projektet Effektiv administration, som BI-projektet er en del af Godkendelse Trin 5 Organisation Projektejer Business case ejer Gevinstejer Dato: Underskrifter