DI version 2015-01-13 5S og Flow 2-3-1-5S Og Flow - Ledelsens Vejledning - 2015-01-13 Alle rettigheder tilhører DI side 1 af 6
Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at: kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at: sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Indhold Rettigheder... 2 Indhold... 2 Definitioner... 3 Direktør/Funktionsdirektør... 3 Chefen... 3 Leder... 3 Ledelsen... 3 5S og Flow... 3 Formål... 3 Målet for 5S og Flow kaizenevent... 3 Ledelsens rolle... 4 Reduktion af kapitalbindingen som strategisk mål... 4 Kendskab til 5S og Flow... 4 Afrapportering for 5S og Flow kaizenevent... 4 Krav til forankring... 5 Lederens standardarbejde... 5 Nøgletal og procesindikatorer... 5 Etablering af tavle... 5 2-3-1-5S Og Flow - Ledelsens Vejledning - 2015-01-13 Alle rettigheder tilhører DI side 2 af 6
Definitioner Direktør/Funktionsdirektør Direktøren arbejder på det strategiske niveau. Direktøren har ansvaret for en enhed eller et funktionsområde og skal sikre udviklingen af enhedens eller funktionsområdets faglige kompetencer og konkurrencekraft. Stillingsbetegnelsen vil ofte være funktionsdirektør. Chefen Chefen arbejder på det taktiske niveau og formidler samarbejdet på tværs af afdelinger og områder i sit ansvarsområde. Chefen er ansvarlig for flere afdelinger svarende til en værdistrøm eller flere områder med ensartede faglige kompetencer. Stillingsbetegnelsen vil ofte være chef. Leder Lederen arbejder på det operationelle niveau og optimerer driften af sit ansvarsområde ved direkte daglig kontakt med medarbejderne. Stillingsbetegnelsen vil ofte være leder. Ledelsen Ledelsen repræsenteres af chefer og direktører, som skal sikre koordination på tværs i funktioner og imellem funktioner. 5S og Flow Formål Ved 5S etableres en standard, som efterfølgende skal fastholdes. 5S er derfor en træning i at fastholde en standard. For det udvalgte område etableres der flow mellem processerne. Målet for 5S og Flow kaizenevent Der skal etableres flow i så stor en del af vareflowet som muligt. Maskiner, arbejdspladser og udstyr flyttes og placeres, så der ikke er lager mellem processerne. Arbejdspladserne indrettes, så varerne afleveres direkte fra en proces til den efterfølgende proces. Indretningen af flowet følger principperne for U-celler, så medarbejdernes arbejde er tidsmæssigt koblet sammen. Formålet med denne sammenkobling er at gøre afvigelser synlige. Denne synlighed vil blive omsat i praktisk opfølgning, når der laves Balancering og Standardarbejde. På arbejdspladerne og i området er kun det, der skal anvendes ved processerne. Alt andet fjernes fra området. Lageret for de varer, der kun anvendes her, flyttes til processerne. Hvis en proces bruger størstedelen af varerne, flyttes hele lageret hertil og andre henter herfra. Der etableres struktur og orden, som fastholdes ved en relevant opmærkning. Opmærkningen skal udføres, så den er nem at overholde. Hvis det ikke er nødvendigt at overholde opmærkningen, skal der ikke opmærkes. Det aftales, hvilken struktur og orden der skal opretholdes i området, der dokumenteres som standarden for området. Der etableres en opfølgning på den aftalte standard. 2-3-1-5S Og Flow - Ledelsens Vejledning - 2015-01-13 Alle rettigheder tilhører DI side 3 af 6
Der etableres en tavle med opfølgning på standarden for 5S og kvaliteten af områdets processer. Tavlen indeholder en daglig opfølgning og resultatet for en periode. Ledelsens rolle Reduktion af kapitalbindingen som strategisk mål Ledelsen skal som strategisk mål have, at kapitalbindingen i lagre og beholdninger reduceres. For at kunne reducere beholdninger og lagre skal gennemløbstider reduceres, og seriestørrelser gøres mindre. Med kortere genanskaffelsestider stiger fleksibiliteten, så det på kortere tid også bliver muligt at opfylde ændringer i kundernes behov. Størrelsen af de fremstillede partier er proportional med størrelsen for det variable lager (se Kanban). Partiets størrelse bestemmes af omstillingstider samt den mængde, der transporteres ad gangen. Begge skal reduceres, så transportmængden og dermed partistørrelsen svarer til behovet i den periode, beholdningen skal dække. Kendskab til 5S og Flow Ledelsen skal forstå formålet med både 5S og flow. Denne viden kan erhverves ved at deltage i den indledende undervisning ved en kaizenevent for 5S og Flow. Ledelsen skal følge op på afvigelser i den aftalte standard for 5S, som den bliver opmærksom på. Hvis ledelsen ikke reagerer på en erkendt afvigelse, er afvigelsen accepteret, hvilket underminerer grundlaget for at arbejde med standarder. Ledelsen skal forstå tavlen, så den kan aflæses, og ledelsen skal regelmæssigt komme til tavlen for at aflæse status for overholdelse af den aftalte standard og for kvaliteten for området. Afrapportering for 5S og Flow kaizenevent Ledelsen bør regelmæssigt deltage ved afrapporteringen for kaizenevent. For at skabe interesse for kaizeneventen og for at formidle de opnåede resultater afsluttes den med en afrapportering til alle medarbejderne i det område, hvor kaizeneventen har været afholdt. Til denne afrapportering indkaldes lederen for området samt ledelsen (repræsentant). Medarbejdere i de funktioner med relationer til det, der er behandlet i denne kaizenevent, indkaldes også til afrapporteringen. Ved de første 5S og Flow kaizenevent skal ledelsen fokusere på, at der er aftalt standarder for systemer og orden, samt at der er etableret tavler med daglig opfølgning. Ledelsen skal udvise interesse for det flow, der er etableret, da det er grundlaget for en senere reduktion af gennemløbstiden og dermed en lagerreduktion. Kaizeneventen er et af de værktøjer (de projekter), ledelsen anvender til at implementere de strategiske mål. Ledelsen skal derfor være garant for, at rammerne for en kaizenevent skal holdes, da ethvert ubehageligt emne ellers kan omgås ved at opdage nye forhold under kaizeneventen. Ledelsen må gerne spørge til, hvilke opdagelser og erkendelser gruppen for kaizeneventen har gjort under kaizeneventen, men det er vigtigt at huske, at denne læring først kan omsættes til forbedringer i den næste kaizenevent, da det med stor sandsynlighed ikke er inden for rammerne af denne kaizenevent. 2-3-1-5S Og Flow - Ledelsens Vejledning - 2015-01-13 Alle rettigheder tilhører DI side 4 af 6
Krav til forankring Fastholdelse af 5S-standarden er en forudsætning for den videre leanrejse. Kaizenlederen og lederen for det område, kaizeneventen udføres i, skal forstå, at evnen til at fastholde en standard er fundamental for arbejdet med lean. Hvis det ikke lykkes at fastholde en standard i forbindelse med 5S, bliver det helt umuligt senere, hvor standarden vedrører arbejdets udførelse. Standarden i forbindelse med 5S er en aftale. Hvis lederen i området ikke formår at fastholde en fælles aftale, er der det et ledelsesproblem, som ledelsen må løse. Hvis standarden for 5S ikke er fastholdt, skyldes det lederens manglende evne til at vise lederskab. Lederskab er en forudsætning for at kunne gennemføre en forandring. Hvert trin i leanrejsen er en forandring, hvor lederen skal forankre forandringen ved at vise lederskab. De følgende trin i leanrejsen indeholder også fagdiscipliner, som skal læres af lederen for at kunne forankres. Hvis lederen ikke har kvalifikationerne til at udvise lederskab, stopper lederens leanrejse her. Lederens standardarbejde Lederen skal lære at følge en standard for sit arbejde, lige som medarbejderne skal. For lederen består standarden i, at lederen til faste tidspunkter udfører bestemte opgaver. For at hjælpe lederen med at følge standarden for 5S og Flow er der udarbejdet en standard for lederens arbejde og for afholdelse af tavlemødet for det område, hvor 5S og Flow er implementeret. Standarden for lederens arbejde er udarbejdet for det tidspunkt, hvor der kun er udført 5S og Flow for et enkelt område, en celle. Når der indføres flere værktøjer, udvides denne standard til også at omfatte disse værktøjer. Når leankonvertering er gennemført, og virksomheden har udarbejdet en standard for virksomhedens tavler, kan implementeringen af lean fortsætte med andre celler. Når to-tre celler er Konverteret, starter virksomheden med fasen Stabilisering. Det første værktøj i denne fase er Lederens Standardarbejde, hvor de anvendte standarder for ledernes arbejde opdateres til et sammenhængende ledelsessystem. Nøgletal og procesindikatorer Nøgletal opgøres efter en periode og viser resultatet af aktiviteterne, når processerne er udført. Procesindikatorer vises løbende og anvendes til styring af processerne. Når perioden er gået, viser nøgletallene resultatet af, hvor effektivt ledelsen og lederne har været til at styre processerne og ressourcerne. Etablering af tavle Tavler anvendes til forskellige formål. Ved Konvertering etableres en tavle for et mindre område, som er opbygget som tavlen for en afdeling. Tavlen skal anvendes til styring og opfølgning. Den indeholder derfor en løbende status for processen eller området, som viser, hvorledes det går med at opfylde dagens mål. Den indeholder også en opfølgning på dagen i går samt en oversigt over de foregående dage og måneder. Tavlen etableres som en tavle for en afdeling, for at ledelsen kan afprøve en komplet tavle i dette afgrænsede område. Når målingerne på tavlen er indarbejdet og sammenhængen mellem målingerne er forstået, så de kan anvendes til styring, kan tavlen tilpasses virksomhedens spe- 2-3-1-5S Og Flow - Ledelsens Vejledning - 2015-01-13 Alle rettigheder tilhører DI side 5 af 6
cifikke behov. Den tilpassede tavle vil blive en central del af virksomhedens forretningssystem. Når tavlen er tilpasset virksomheden, opgraderes den til at være afdelingstavle for et større område, og der etableres en tavle med færre målinger i det mindre område, hvor Konverteringen er gennemført. Denne tavle ændres, så der følges op på processen med en eller nogle få målinger, som karakteriserer processen og status for processen. Tavlen for afdelingen opsamler resultatet for alle processerne i området. Målingerne skal vælges, så det er muligt at vise det samlede resultat for afdelingen. En komplet tavle indeholder to målinger for hver parameter. Den første måling viser den primære værdi, som ønskes overvåget. Den anden måling viser, om den første måling er retvisende. Hvis den første måling er et kvalitetsmål for processen, kan den anden måling for eksempel være for mængden af kundeklager. Under Konverteringen opbygges tavlen, så den får de første fem parametre (+KRLP). Den sidste (M) etableres i fasen Stabilisering: + Sikkerhed og 5S K Kvalitet R Rettidig levering L Lager P Produktivitet M Moral + Sikkerhed K Kvalitet R Rettidighed L Lager (kø) P Produktivitet M Moral Audit: 5S Sikkerhed Intern Andel godkendt første gang (GFG) Rettidig aflevering (OTD) RåV og FV Lagerværdi SAopfyldelse (Standard Arbejde) Moral Fejl hos kunder Skyldige leveringer (Past Due) GT Tavlestandard (Genanskaffelsestid) Produktivitet Rettidig fremmøde Standard for tavlemøde Problem liste Afvigelses skema A3 A3 Kvalifikationer Ved 5S og flow etableres der en opfølgning for 5S og for kvalitet. Målingen udføres med procesindikatorer, hvis det er muligt. Årsager til afvigelser fra målet for kvalitet skal være relateret til en proces. 2-3-1-5S Og Flow - Ledelsens Vejledning - 2015-01-13 Alle rettigheder tilhører DI side 6 af 6