Ledelse af digitalisering SCKK temamøde om digital forvaltning 7. april 2006 Mikael Skov Mikkelsen Finansministeriet msm@fm.dk - www.e.gov.dk
Dagsorden Hvorfor og hvordan ledelse af digitalisering? Den Digitale Taskforce s Projektmodel
Forum for offentlig topledelse
Rapporten ledelse af digitalisering Hvad kendetegner god ledelse af digitalisering? Topledelsen skal formidle en klar vision for digitaliseringen Digitaliseringsprojekter skal være forretningsmæssigt velbegrundede Den daglige ledelse skal holde fokus og retning på digitaliseringsprojekterne
Potentialet udnyttes ikke tilstrækkeligt Bonnerup-udvalget identificerede en række problemer med styringen af offentlige ITprojekter: Manglende forankring i organisationen Manglende opmærksomhed fra ledelsen Manglende mål og kobling til forretningen Manglende modenhed og kompetencer Manglende projektstyring Konsekvens: Ubehagelige forsinkelser og budgetoverskridelser
Mål og målingskultur eftersøges 77 pct. opnår effektivisering af interne processer som følge af IT-projekter 68 pct. opnår hurtigere borger- /virksomhedsbetjening Godt 50 pct. anvender en fælles projektstyringsmodel ifm IT-projekter 28 pct. benytter i høj grad business cases som udgangspunkt for IT-projekter 19 pct. følger løbende op på business casens målsætninger igennem projektet
Systematisk og fokuseret projektstyring betaler sig Af de offentlige myndigheder, der i nogen eller høj grad formår at høste effektiviseringsgevinster ifm digitale projekter, benytter mere end 80 pct. sig af konkrete styrings- og evalueringsredskaber.
Medlemmer Finansministeren (formand) Økonomi-og Erhvervsministeren Indenrigs-og Sundhedsministeren Økonomiudvalget Tilsyn og koordination Styregruppe for Tværoffentlige Samarbejder (STS) Tilsyn og koordination Projekt Digital Forvaltning Medlemmer Departementschefer fra: Finansministeriet (formand) Økonomi-og Erhvervsministeriet Indenrigs-og Sundhedsministeriet Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Direktører fra: Amtsrådsforeningen KL (Kommunernes Landsforening) Finansministeriet APC / Den Digitale Taskforce Lederskab af strategien for digital forvaltning (Sekretariat for styregruppen) Vigtige koordinerende kommittéer Statens IT råd Statens IT forum Statens IT-sikkerhedsråd KIU Det Kommunale Digitaliseringsråd De Digitale Amter Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling IT-strategisk kontor Lederskab for IT politik Offentlig IT politik
Ad hoc styregrupper Ad hoc styregrupper bliver etableret for specifikke projekter efter behov. Projektstyregrupperne bliver altid søgt organiseret på en måde så alle relevante parter (offentlige som private) er repræsenteret. Styregruppemedlemmer er normalt på kontorchef-eller afdelingschef-niveau. Den Digitale Taskforce hjælper til med at etablere og understøtte de enkelte styregrupper.
Styregruppe Ledelsen Seniorbruger Projektleder Projektmedarbejdere Referencegruppe Projektadministration Styregruppeformand Seniorleverandør
Dagsorden Hvorfor og hvordan ledelse af digitalisering? Den Digitale Taskforce s Projektmodel
Hvad kan en projektmodel? Skabe et fælles sprog og referenceramme internt i projektet Sikre ensartet projektdokumentation Støtte projektledere og medvirke til at sikre resultater, mindske fejl, reducere tid Sikre sammenhæng med de forretningsmæssige strategiske målsætninger Tilbyde konkrete anvendelige redskaber, skabeloner og eksempler fra allerede gennemført digitaliseringsprojekter Skabe et overblik over de ledelsesbeslutninger, der typisk ligger ved faseovergangene Anvendes til at reviewe projekter
Projektplan Målhierarki Business Case Milepælsplanlægning Potentialevurdering Faseindeling IT-arkitektur og teknologi Projektorganisering Interessentanalyse Løbende evaluering Risikostyring Kommunikationsplan Tolerancegrænser Kvalitetsplan PND og PFD Emnelog
Business case Formålet med at lave en business case allerede i idéfasen er at skabe overblik over de økonomiske og kvalitative konsekvenser af projektet, samt at give ledelsen/styregruppen informationer til at træffe beslutninger om projektets videre udformning. Taskforcen har i samarbejde med konsulenter udarbejdet værktøjer målrettet til brug ved udarbejdelse af business cases for offentlige digitaliseringsprojekter.
Produktnedbrydningsdiagram Del 1 Massemediekampagne Forundersøgelse Partnere bag kampagnen Valgt reklamebureau Producerede instrumenter Offentliggørelse Møder OMD prætest Skabelon til partneraftaler Udbudsbekendtgørelse Instrumenter til Jobnet Aftaler med medier Arbejdsgruppemøde 1 ACNielsen undersøgelse Underskrevne partneraftaler Fem prækvalificerede reklamebureauer Instrumenter til NemKonto Overvågning af offentliggørelse Arbejdsgruppemøde 2 Kravspecifikation Instrumenter til ToldSkat Kampagnemateriale tilgængeligt bredt Arbejdsgruppemøde 3 Valgt reklamebureau Instrumenter til Sundhed Arbejdsgruppemøde 4 EU ordretilkendegivelse Instrumenter til Bibliotek Individuelle møder lokale arbejdsgrupper EU udbudsrapport Instrumenter til Statstidende Heldagsworkshop Instrumenter til Digital signatur Statusmøder med leverandører Instrumenter til KL Instrumenter til lokalt brug Prætest af samlet materiale
Udvælgelse af softwarepakke Forhandle pris med leverandør Indkøb af software Leverance af software Produktflowdiagram Installation af ny softwarepakke i afd. A Installation af ny softwarepakke i afd. B Installation af ny Softwarepakke i afd. C Hotline ifm. installation af ny software Test af installation af software Forberede servere til ny software Intern udd. af installatører Afslutning af projekt
Interessentanalyse Nødvendig Medvirken Ikke nødvendig Lille Gidsel 14 17 18 11 19 20 Eksterne 9 15 16 10 6 12 13 5 8 7 Indflydelse Ressourceperson 1 3 2 4 Grå eminence Stor 1. Projektgruppe 2. Styregruppe 3. TNI 4. Bestyrelsen 5. KL 6. VTU 7. ARF 8. Arbejdsgruppe 9. Sponsorer 10. Samarbejdspartnere 11. Andre offentlige myndigheder 12. Dagspressen 13. Fagpressen 14. Kammeradvokaten 15. PR-bureau 16. Reklamebureau 17. Sundhedsstyrelsen 18. edag2 projektgruppe 19. Politikere 20. Observatører / Analytikere
Risikoanalyse og risikolog
Kontrolpunktsrapport
Visualisering af kommunikationsplan
Spørgsmål? Læs mere om Digital forvaltning på projektets hjemmeside www.e.gov.dk