Udvalget for Beskæftigelse og Uddannelse Nr. Effektiviseringsforslag 2019 2020 2021 2022 Investering Politikområde UAUN 2 Effektivisering og digitalisering af arbejdsgange 0,00-0,50-0,50-0,50 0,60 Beskæftigelse og AKBI 1 Udbud af dansk -0,60-0,80-0,80-0,80 0,00 Beskæftigelse og AKBI 2 AKBI 3 Konjunkturregulering af midler til den aktive beskræftigelsesindsats -1,00-2,00-3,00-4,00 0,00 Reduktion i omkostninger til lægeerklæringer -0,35-0,35-0,35-0,35 0,00 Delvis finansiering af HUSC 0,45 0,45 0,45 0,45 Samlet i mio. kr. -1,50-3,20-4,20-5,20 0,60 Beskæftigelse og Beskæftigelse og
Skema for notering af idéer til effektiviseringer og besparelser 2019-2022 Forslagets navn: Effektivisering og digitalisering af arbejdsgange Effektiviseringsforslag nr.: UAUN 2 Effektiviseringsforslag Besparelsesforslag Politisk udvalg (primær, her beslutning træffes) Kerneområde Politikområde (primær, her økonomien placeres) Kontaktperson Beskæftigelses- og Uddannelse til alle unge Beskæftigelse og David Jensen sudvalget Øvrige udvalg Øvrige politikområder Ved at effektivisere og digitalisere arbejdsgange kan der opnås både højere kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen. Vi ser det som ét projekt med en rækker delopgaver. Delopgaverne skal analyseres og prioriteres primo 2019, men på bruttolisten er bl.a.: Bedre udnyttelse af faciliteter i fagsystemerne: - Fremmødemodulet i Fasit: Modulet understøtter delvis automatisering af fremmøderegistrering i tilbud, journalisering af fremmødet og generering af partshøringsbreve. - Listedannelse i Fasit: Faciliteten erstatter og automatiserer nuværende Excel ark til styring og overblik af opgaver. - Godtgørelsesmodulet i Fasit: Modulet automatiserer beregning af transportgodtgørelse efter 82. - Få Schultz til at overvåge breve og dokumenter i Fasit: Der er mulighed for at lægge breve og dokukementer på en måde, så Schultz overvårger dem og sender advis når der sker lovændringer der har betydning. - Jobcenterplanner: Implementering af Jobcenterplanner vil gøre det muligt for borgerne at selvbooke. Det giver bedre borgertilfredshed og -inddragelse og giver mindre administration vedr. indkaldelser, aflysninger og ombookninger. (Implementeringen er aftalt til foråret 2018). Højnelse af IT kompetencer - Brug NemSMS - Lære at flytte dokumenter mellem fagsystemer - Fuld implemtering af Sikker Post - Journalisering: Udarbejdelse af og undervisning i retningslinjer for journalisering: Hvad er nødvendigt, hvor skal det journalieres og hvordan skal det navngives. Kompetenceudvikling - Callcentret på Level 2: Bedre oplæring af medarbejderne på Level 2 vil gøre det muligt at hjælpe borgeren et led tidligere. Udvikle et koncept for introduktion af nye medarbejdere: Oplæring i relevante fagssytemer, arbejdsgange, processer mm. Borgerrelaterede arbejdsgange - Gengangere mere fokus på flow og registreringspraksis: Der er et muligt besparelsespotentiale,
fordi der kan sættes fokusindsats i gang allerede fra henvendelsestidspunktet. - Fritagelse for E-Boks: Det giver ekstra arbejde og langsommere sagsbehandling, når en borger er fritaget for E-Boks. Måske er det for nemt at blive fritaget og for svært at få en E-Boks, hvis man er uden fast bopæl. - Fokuseret indsats vedrørende overgange. Både internt i UAUN og mellem kerneområderne. Administrative arbejdsgange - Sikre kvalitetssikring af lister der distribueres med henblik på sagsoprettelse (Minister-problematikken) - Udfase ledelsesønske om lister/oversigter der ikke kan genereres gennem fagsystemerne. - Minimere dobbeltregisrering pga. forskellige fagsystemer: Det kan ikke undgås, men arbejdsgange kan præcisere hvilke data der skal registreres i de forskellige fagsystemer og hvordan data kan/skal udveksles på tværs af systemerne. - Styring af tilbudsviften (vedr. tilbud efter LAB): I dag ligger der en liste der manuelt opdateres på Intranettet. Fasit kan styre oversigten over tilbud, men det forudsætter samarbejde og enighed om struktur og navngivning med AKBI. - Generelt fokus mail-og mødekultur: Kompliceret, men giver mange forstyrrelser. - Arbejdsgang mellem ungeteamet og team 2/3, bl.a. ift. glatsager. Her er forventeligt både timer og ydelse at spare. Struktureret samarbejde på tværs af kerneområderne - Der mangler erfaringsudveksling mellem kerneområderne og kendskabet til hinandens områder er begrænset. Det betyder, at kerneområderne ikke lærer af hinandens Best praksis. Når en borger overgår fra et kerneområde til et andet er der risiko for, at der sker tab af viden. Dette kan betyde, at borgerens sag forsinkes/forlænges, hvilket ikke er til gavn for borgeren. - Fokus på henvendelsesårsager og snitfladen til Ydelsescentret. - Lang periode fra indstilling til førtidspension fra rehabiliteringsteamet til der rejses sag og træffes afgørelse. I denne periode oplever borgerne sig under stort pres og der er risiko for at borgernes funktionsniveau forringes yderligere. Økonomisk potentiale 2019 2020 2021 2022 Økonomisk potentiale i mio. kr. 0,0-0,5-0,5-0,5 Investeringsbehov i mio. kr. (pulje) 0,6 Resultat i mio. kr. -0,6-0,5-0,5-0,5 Borger- og virksomhedsrelaterede konsekvenser Der vil være en række serviceforbedringer for borgerne ved indførelse af mere effektive arbejdsgange, øget brug af digitalisering mv. Samtidig vil en succesfuld implementering give den enkelte sagsbehandler mere tid til kerneopgaven frem for administrative opgaver, hvilket også vil kommer borgere og virksomheder til gode. Administrative konsekvenser Medarbejderne vil i processen blive udfordret i deres daglige rutiner og arbejdsgange. Det er en forudsætning for at tænke nyt. I slutningen af processen vil medarbejderne opleve at bruge mindre tid på administrative opgaver, der kan frigive tid til borgeren. Afledte konsekvenser Mange ideer kan gennemføres internt i Uddannelse til alle unge men der er også mange perspektiver på tværs af kerneområderne. Positive effekter Hvis der spares 1 time for 37 sagsbehandlere svarer det til en fuldtidsmedarbejder. Udgangspunktet er 1. januar 2019. Se endvidere under konsekvenser for borgere og administration. Investeringsbehov Vi kan ikke analysere arbejdsgange, definere nye arbejdsgange og gennemføre effektiviseringer og digitalisering med den nuværende bemanding. Der er behov for en udefra, der kan løfte sig op over de daglige rutiner. Derfor forudsættes det, at vi får midler fra strategiarbejdet svarende til én fuldtidsmedarbejder i 2019 (evt. med start i 2018).
Hvordan realiseres den økonomiske effekt? Billigere indkøb lønudgifter udbetalinger Lavere Højere Potentielt kan alle kilder komme i spil, men det afhænger af, hvilke delopgaver der gennemføres. Som udgangspunkt forventes det, at vi på sigt kan effektivisere med ét årsværk.
Skema for notering af idéer til effektiviseringer og besparelser 2019-2022 Forslagets navn: Udbud af dansk Effektiviseringsforslag nr.: AKBI 1 Effektiviseringsforslag Besparelsesforslag Politisk udvalg (primær, her beslutning træffes) Kerneområde Politikområde (primær, her økonomien placeres) Kontaktperson Udvalget for beskæftigelse og Alle kan bidrage Beskæftigelse og Martin Koch Pedersen Øvrige udvalg Øvrige politikområder Holbæk kommune har i dag samarbejdsaftale med AOF Holbæk/Odsherred om levering af dansk jf. danskslovgivningen. Samarbejdsaftalen udløber i 2018, og derfor skal aftalen udbydes på ny. Holbæk er i dialog med Kalundborg og Odsherred kommuner om at lave et fælles udbud, således at kommende ny leverandør kan opnå et større volumen og dermed må det forventes, at kommunerne kan opnå en bedre pris end hvis hver kommune laver eget udbud. Holbæk kommune har i 2018 afsat ca. kr. 20. mio til køb af dansk til borgere omfattet af danskslovgivningen. Det er flygtninge- og familiesammenførte, EU- borgere mv. En benchmarkanalyse foretaget i 2017 viser, at Holbæk kommune har konkurrencedygtig aftale med AOF Holbæk/Odsherred, idet Holbæk kommunes aftale ligger i den billigste tredje-del i forhold til samtlige sprogcentre i Danmark. Derfor er er det ikke sandlynligt, at der vil kunne spares væsentligt alene på prisen som følge af det kommende udbud, og gevinsten vurderes derfor lavere end de erfaringsmæssige 5% gevinst ved udbud. Økonomisk potentiale 2019 2020 2021 2022 Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,6-0,8-0,8-0,8 Investeringsbehov i mio. kr. (pulje) Resultat i mio. kr. -0,6-0,8-0,8-0,8 Borger- og virksomhedsrelaterede konsekvenser Der er ingen negative effekter for borgere og virksomheder, da danskslovgivningen er meget præcis i, hvad kommunerne skal levere af dansk til de borgere, der er omfattet af lovgivningen. Administrative konsekvenser Der er ingen effekter for medarbejderne Afledte konsekvenser Der skal koordineres med Indkøb, der står for udbudsprocessen Positive effekter Investeringsbehov Hvordan realiseres den økonomiske effekt? Billigere indkøb lønudgifter udbetalinger Lavere Højere Udbuddet gennemføres og implementeres
Skema for notering af idéer til effektiviseringer og besparelser 2019-2022 Forslagets navn: Konjunkturregulering af midler til den aktive beskræftigelsesindsats Effektiviseringsforslag nr.: AKBI 2 Effektiviseringsforslag Besparelsesforslag Politisk udvalg (primær, her beslutning træffes) Udvalget for beskæftigelse og Kerneområde Alle kan bidrage Politikområde (primær, her økonomien placeres) Beskæftigelse og Kontaktperson Bo Hammer Øvrige udvalg Øvrige politikområder I beskæftigelsesindsatsen kan kommunerne give borgerene en række tilbud, der fx medvirker til at ledige hurtigere kommer i selvforsørgelse, og sygemeldte borgere hurtige bliver raskmeldte. Det er fx kurser i at lave gode og indholdsrige ansøgninger, kurser i hvordan ledige går til samtale og sælger sig selv til arbejdsgiverne, kurser i hvordan borgere, der er sygemeldte med arbejdsrelateret stress i fremtiden bedre kan mestre arbejdsliv og stress. Alle disse aktive indsatser er hver dag medvirkende til, at ledige og sygemeldte borgere hurtige kommer i job og bliver raske. Men der er forskel imellem kommunerne på, hvor mange penge de enkelte kommuner anvender til tilbud til borgerne samt effekten af tilbuddene. Derfor vil en benchmarking mellem Holbæk kommune og sammenlignelige kommuner være nyttig ift. at vurdere om holbæk kommune anvender flere eller færre ressoucer på tilbud til borgerne. Hvis Holbæk kommune anvender flere ressoucer end sammenlignelige kommuner, kan det tyde på, at vores leverandøreres tilbud har en ringere effekt end andre kommuneres tilbud, eller også er jobkonsulenterne for ringe til til at følge op på borgerne, når de fx har gennemført et kursus. Med udgangspunkt i en benchmarkinganalyse vil det være muligt at vurdere, om Holbæk kommune kan spare på tilbud til borgerne eller om effekten af tilbuddene er ringere end andre kommuners tilbud. Økonomisk potentiale 2019 2020 2021 2022 Økonomisk potentiale i mio. kr. -1,0-2,0-3,0-4,0 Investeringsbehov i mio. kr. (pulje) Resultat i mio. kr. -1,0-2,0-3,0-4,0 Borger- og virksomhedsrelaterede konsekvenser Ingen umiddelbare negative effekter for borger og virksomhed Administrative konsekvenser Medarbejderne kommer til at opleve en ledelse, som kommer til at interessere dig meget mere for driften og indsatsen hos den enkelte medarbejder. Nogle medarbejdere vil hilse en benchmarkinganalyse velkommen, mens andre medarbejdere ikke vil bryde sig om, at ledelsen kommer tættere på driften og resultaterne hos den enkelte medarbejder. Afledte konsekvenser Koordinering med særligt Økonomi ift. at opbygge LIS. Ingen umiddelbare omkostninger Positive effekter Investeringsbehov Hvordan realiseres den økonomiske effekt? Billigere indkøb lønudgifter udbetalinger Lavere Højere
Skema for notering af idéer til effektiviseringer og besparelser 2019-2022 Forslagets navn: Reduktion i omkostninger til lægeerklæringer Effektiviseringsforslag nr.: AKBI 3 Effektiviseringsforslag Besparelsesforslag Politisk udvalg (primær, her beslutning træffes) Kerneområde Politikområde (primær, her økonomien placeres) Kontaktperson Udvalget for beskæftigelse og Alle kan bidrage Beskæftigelse og Henrik Sahlgreen Øvrige udvalg Øvrige politikområder AKBI anvender årligt ca. 3,5 mio. kr. på konto 6 til betaling af lægeregninger, der indhentes i forbindelse med sagsbehandlingen. Det vurderes, at der er et potentiale for at nedbringe disse omkostninger med ca. 10 % - svarende til 350.000 kr. årligt. Der skal i denne sammenhæng skelnes mellem de lovpligtige lægeerklæringer (indhentes typisk ved sagsbehandlingens start) og de lægeerklæringer, der indhentes ifm. sagsbehandlingen for at komme i mål med borgeren. Der er formodentlig ikke så meget der kan hentes/effektiviseres ved de lovpligtige lægeerklæringer (f.eks. LÆ 285), da de primært afhænger af udviklingen i tilgangen til forsørgelsesydelsen, samt de allerede fastsatte priser herpå som er indgået aftale om med lægerne. Det vurderes dog, at der kan effektiviseres på de lægeerklæringer, der indhentes i forbindelse med sagsbehandlingen. Dette kan ske ved f.eks. nedenstående: Ved at overholde deadlines i sagsforløbet, således at sagsbehandlerne ikke behøver at bestille den samme lægeerklæring flere gange fordi den når at udløbe inden færdiggjort sagsbehandling. Ved at sikre ensartede principper for indhentning af lægeerklæringer (så sagsbehandlerne kun bestiller den rigtige, eller billigste lægeerklæring i den konkrete sag) Ved at se på behovet for indhentning af lægeerklæringer. Måske indhentes der unødvendige lægeerklæringer som følge af usikkerhed hos sagsbehandlerne om hvordan sagen skal løses (en slags overdokumentation) Det anbefales, at der igangsættes en flowanalyse af arbejdsgangene vedr. bestilling af lægeregninger med henblik at finde forslag til arbejdsgangs-optimeringer og værktøjer der kan medvirke til at reducere omkostningerne til lægeerklæringer i AKBI. Det skal desuden nævnes, at det efterfølgende (evt. til efteråret) bør undersøges om der kan være effektiviseringspotentialer ifm. den administrative håndtering af betaling af lægeregningerne, gennem f.eks. anvendelse af robot-teknologi til regningsbetaling. Økonomisk potentiale 2019 2020 2021 2022 Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,35-0,35-0,35-0,35 Investeringsbehov i mio. kr. (pulje) Resultat i mio. kr. -0,35-0,35-0,35-0,35
Borger- og virksomhedsrelaterede konsekvenser Ingen effekter for borgere og virksomheder Administrative konsekvenser Der skal afsættes medarbejderressourcer til den tværgående arbejdsgruppe der skal gennemføre flowanalysen og udfærdige indstillinger til forbedringer af arbejdsgangene. Efterfølgende skal arbejdsgangsjusteringerne implementeres via primært kompetenceudvikling, og faglig sparring i enhederne og ved skrivebordene. Medarbejderne får tydelige og ensartede arbejdsgange Afledte konsekvenser Positive effekter Investeringsbehov Hvordan realiseres den økonomiske effekt? Billigere indkøb lønudgifter udbetalinger Lavere Højere