Referat for: Kongens Lyngby Provstiudvalg PU møde 25. januar 2017. Kl. 15.00-17.00 Mødested: Chr. X's Alle 118 Til stede: John Bagger-Pedersen, Julie Rebel, Hans-Christian Jørgensen, Ulla Jeppesen, provst Eigil Saxe og referent provstisekretær Beate Andreassen. Afbud: Vibeke Lentz Mødepunkt Beslutning 1 Godkendelse af dagsorden Punkt til dagsordenen tilføjet: Punkt 9: Sogneindsamling 2017. Ansøgning om dækning af annonceudgifter. Dagsorden derefter godkendt. 2 Postlisten Oversigt over indestående i banker. Kort drøftelse af fortsatte problemer med postlisten. Eventuelt kan "Find sag" anvendes. Indestående: Drift - Kr. 1.175.980 5% - Kr. 2.896.959 Udviklingspuljen - Kr. 793.718 5% beløbets størrelse skyldes manglende indbetaling til Lyngby-Taarbæk Kommune. 3 PUK - Økonomi Sag: PUK - Økonomi Fast punkt på PUmøder (577) 1) SØ's godkendelse af kvartalsrapport 3. kvartal 2) Godkendelse af PUK budget 2017. Budgettet er godkendt, men version "Endeligt budget afleveret (dato)" ikke godkendt. Budgettet kan ses på DAP'en i Dataarkivet. 3) Revisionsprotokollat vedrørende kasseeftersyn den 22. december 2016 til behandling. HUSK at vedhæfte protokollatet som bilag. 1) Taget til efterretning 2) Budget 2017 "Kongens Lyngby Provstiudvalg, CVR-nr. 21223042, Budget 2017, Endeligt budget afleveret d. 07.12.2016 16:24" godkendt. 3) PU laver udkast til samarbejdsaftaler for de samarbejder revisor nævner i revisionsprotokollatet. Revisionsprotokollatet tages til efterretning. [Dok.nr.:2108/17] Svar til Kongens Lyngby Provstiudvalgskasse vedr. kvartalsrapport, 3. kvartal 2016 4 Christianskirken - Byggeregnskab for renovering af klokke- og ringe-anlæg Sag: Renovering af klokkeringningsanlæg (907) - Christians Sogn Byggeregnskab til godkendelse. Byggeregnskabet godkendt. Merudgiften på kr. 14.127,01 bevilges af 5% midlerne. Referat,25-01-2017 Side: 1
Mødepunkt Beslutning Ansøgning om dækning af merudgift kr. 14.127,01. Christianskirken - Byggeregnskab for renovering af klokke- og ringe-anlæg 5 Kgs- Lyngby - Præstegården: Tag og badeværelse på 1. sal Sag: Præstegården, Lyngby Kirkestræde 12 - Taget (927) - Skal der evt. spørges nærmere ind til, hvad der sker i sagen? Sv: Præstegården: Tag og badeværelse på 1. sal SV: Præstegården: Tag og badeværelse på 1. sal På baggrund af provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsens mail af 19. december 2016 til arkitekt Peter Foged Rasmussen, bedes MR oplyse status i sagen samt oplyse om MR har aflyst den afholdte licitation og afholdt en ny. I bekræftende fald bedes de nye tilbud fremsendt med oplysning om, hvilket af dem, MR ønsker at benytte sig af. 6 Lundtofte - Regnskab 2015 og Budget 2017 Sag: Lundtofte - Budget 2017 og Regnskab 2015 (976) - Lundtofte Sogn Afventer bilag fra MR. Skulle være modtaget 31. december 2016. MR har meddelt provsten, at bilagene vil være klar 15. januar 2017. MR har ikke fremsendt den udbedte opgørelse og de udbedte rettelser. PU beder MR fremsende opgørelsen og rettelserne til PU senest den 15. marts 2017, hvorefter de vil blive behandlet på PUs møde den 29. marts 2017. MR gøres opmærksom på, at materiale til PU skal fremsendes af MR efter behandling i rådet. PU gør opmærksom på, at den ekstrabevilling der har været tildelt Lundtofte Sogns MR til honorar til regnskabsfører i 2015 ophører med udgangen af 2017. 7 Kvartalsrapporter 2016 Sag: Kvartalsrapporter 2016 (914) Christians - 3. kvartal 2016 til godkendelse. Christians - 3. kvartal 2016 8 Honorarer til MR-medlemmer med særlige opgaver (KLP 574) På baggrund af, at sidste regulering af beløbene skete i 2013 (gældende fra budget 2014), beslutter PU at løfte den samlede honorarramme med 10% gældende fra 1. januar 2018. Der må fortsat udbetales maksimalt 2/5 til en person. 9 Sogneindsamling 2017 PU bevilger de ansøgte kr. 13.000 til annoncering af sogneindsamlingen 2017 til Folkekirkens Nødhjælp. Referat,25-01-2017 Side: 2
Orientering 10 Kgs. Lyngby - Sognegården: Raftehegn Sag: Lyngby Kirkestræde12-14 (938) - 11 Kgs. Lyngby - Rustenborgvej: Raftehegn Sag: Rustenborgvej 5 (538) - Kongens Lyngby Sogn 12 Kgs. Lyngby - Kontorbygning 5%-midler Sag: Ansøgning om 5% midler til renovering af kontorbygning (926) - Kongens Lyngby Sogn Afventer byggeregnskab 13 Kgs. Lyngby - Kontorbygning Sag: Renovering af kontorbygning (928) - 14 Kgs. Lyngby - Gravminder på Lyngby Kirkegård Sag: Renovering af gravminder (898) - Afventer MR 15 Kgs. Lyngby - Kirkegårdsmur Sag: Renovering af kirkegårdsmur (766) - 16 Kgs. Lyngby - Præstegården: Skagenstakit Sag: Præstegården - Skagenstakit (939) - Referat,25-01-2017 Side: 3
Orientering 17 Lundtofte - Endeligt udkast til aftale for Julie F. B. Rebel: Honorar for varetagelse af hvervet som daglig leder Sag: Menighedsråd (548) - Lundtofte Sogn [Sag:13/1349] - [Dok.nr.:144726/16] Endeligt udkast til aftale for Julie F. B. Rebel: Honorar for varetagelse af hvervet som daglig leder 18 Lundtofte - Lundtofte Kirkevej 1 Sag: Lundtofte Kirkevej 1 (537) - Lundtofte Sogn Afventer byggeregnskab Lundtofte Kirkevej 1: Tidsplan 19 Lundtofte - Færdiggørelse af sognegård og Længen Sag: Færdiggørelse Sognegård og Længen- (Kopi) (770) - Lundtofte Sogn Afventer MR. 20 Taarbæk - Skovkirkegård Sag: Skovkirkegård (800) - Taarbæk Sogn Afventer MR. 21 Referater fra offentlige MR møder Sag: Referater fra offentlige menighedsrådsmøder (656) Kgs. Lyngby - MR møde den 15. november 2016 Taarbæk - MR møde den 6. december 2016 Virum - MR møde den 23. november 2016 og konstituerende møde den 23. november 2016. Ref. fra MR-møde 15/11 Virum - MR referat fra 23. november 2016 Referat fra MR-møde 6/12, Taarbæk Referat,25-01-2017 Side: 4
Orientering Taarbæk - Bilag til referat fra MR-møde d. 6/12 22 Indbydelse til Temadag om kirkegårde Sag: Indbydelse til Temadag om kirkegårde (983) Indbydelse til Temadag om kirkegårde 23 Orientering om regning for aflevering af arkivalier Sag: Orientering om regning for aflevering af arkivalier (981) Faktura for aflevering af arkivaler fra Provstiets ESDH-system for perioden 2007-2012. Beløbet skal fremover medtages i provstiets budget for afleveringsårene. Udgiften for aflevering af arkivalier vil være tilbagevendende. Orientering om regning for aflevering af arkivalier 24 GIAS - vejledning til ny version Sag: GIAS / Kirkegårdstakster (478) Genberegning af priserne skal ske mindst hvert fjerde år. Derudover sker der en årlig prisregulering i henhold til Danmarks Statistiks samlede forbrugerindeks. Stiger grundlaget for omkostningsberegningen mere (eller mindre) end forbrugerpriserne, kan der ske genberegning af priserne. Dette kan ske en gang om året, med ikrafttræden 1. januar. Det er PU der vælger, om der skal ske genberegning. For at kunne vurdere dette, foreslås det at der holdes et møde med de to kirkegårdsledere i august måned, for at PU kan vurdere om der evt. skal ske genberegning. GIAS - vejledning til ny version 25 Eventuelt Kort drøftelse af ideoplæg til intro-aften for MR. Mødet slut kl. Næste møde 29. marts 2016 Referat,25-01-2017 Side: 5
Underskrifter vedr. møde d. 25-01-2017 John Corlin Bagger-Petersen Eigil Lundholm Saxe Hans-Christian Jørgensen Julie Finne Bjorklund Rebel Ulla Willaing Jeppesen Vibeke Susanne Lentz Referat,25-01-2017 Side: 6