Referat tirsdag den 12. december 2017 Kl. 16:30 i Mødelokale 2, Lejrevej 15, 4320, Allerslev
Indholdsfortegnelse 1. ØU - Godkendelse af dagsorden...1 2. ØU - Orientering...2 3. Lukket - ØU - Godkendelse af udbudsmateriale for WAN og bredbåndsdækning...4 4. ØU - Økonomisk månedsopfølgning -December 2017...5 5. ØU - Forventet Regnskab 2017-3, 2. behandling...7 6. ØU - Finansiering af leaset udstyr på IT-området...15 7. ØU - Afskrivninger 2017...18 8. ØU - Lånoptagelse 2017...21 9. ØU - Overførsel af anlægsbevillinger fra 2017 til 2018...24 10. ØU - Effektiviserings- og besparelseskrav i budget 2018-2021...28 11. ØU - Budgetproces 2019-2022...34 12. ØU - Udligning og evt. samarbejde...38 13. ØU - Valg af tilbudsgiver, Lejrevej 15...41 14. ØU - Etablering af nye fritidsfaciliteter hvis Lejrevej 15 A-G sælges...44 15. ØU - Lejre Kommuneplan 2017...51 16. ØU - Henvendelse fra Bysamarbejdet i Hvalsø om køb af ejendom...56 17. ØU - Godkendelse af Skema A for almene boliger Baunemosen, Osted...58 18. ØU - Godkendelse af Skema A for almene boliger Ebbemosen, Ejby...63 19. ØU - Godkendelse af Skema A for almene boliger Elverbakken, Hvalsø...68 20. ØU - Godkendelse af Skema A for almene boliger Enghaven, Kr. Hyllinge...73 21. ØU - Godkendelse af Skema A for almene boliger Rynkebjerggårdsvej, Lejre...78 22. ØU - Godkendelse af Skema A for almene ældreboliger Ammershøj, Kr. Hyllinge...83 23. ØU - Status for tilgængelighedsgranskning 2017...87 24. ØU - Status for boliger til flygtninge...90 25. ØU - Social Kapital...94 26. ØU - Udpegning til Huslejenævn...96 27. ØU - Udpegning til fælles Beboerklagenævn...99 28. ØU - Uddeling Hans Hansen & Andrea Hansens legat...102 29. Lukket - ØU - Ansøgning om fornyelse af alkoholbevilling og godkendelse af bestyrer...104 30. Lukket - ØU - Ansøgning om alkoholbevilling og godkendelse af bestyrer..105 31. Lukket - ØU - Ansøgning om alkoholbevilling og godkendelse af bestyrer..106 32. SSÆ - 12 Plejeboliger - Godkendelse af programoplæg...107 33. KF - Fleksible haller. Frigivelse af midler...111 34. KF - Biblioteket i Lejre by. Kontraktvilkår...114
12-12-2017 Side 3 35. TM - Lokalplan LK 52 for boliger, Elverbakken, ved Hyllegården...117 36. TM - Lokalplan LK 53 for boliger ved Ryttergården i Kirke Hyllinge...120 37. TM - Forslag til Lokalplan LK 54 for Ejby Strandvej 4...124 38. TM - Istidsruten- skal vi fortsætte som partner?...126 39. TM - Godkendelse af takstblad 2018 for vand og spildevand...129 40. TM - Godkendelse af regulativ for husholdningsaffald...133 41. TM - Administration af taxabevillinger...136
12-12-2017 Side 1 1. ØU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 12-12-2017: Godkendt. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
12-12-2017 Side 2 2. ØU - Orientering Sagsnr.: 17/45 Resumé: Status for udbud af administrationen af ældreboliger og udlejningsboliger Kommunalbestyrelsen besluttede på mødet den 19. juni 2017 at konkurrenceudsætte administrationen af almene ældreboliger og kommunale udlejningsboliger. blev på mødet den 14. november orienteret om at overdragelsen af opgaven til en ekstern administrator var forsinket. Det har imidlertid vist sig nødvendigt at arbejde mere med udbudsmaterialet inden det sendes ud. Det betyder at udbuddet planlægges udsendt i februar eller marts måned og opgaven forventes overdraget til en ekstern administrator den 1. januar 2019. Administrationen af ældreboliger udgør langt den største del af opgaven ca. 90% af samtlige ud- og indflytninger. Udbud af opgaven med udbud af administration af de kommunale udlejningsboliger udsættes. Opdateret designlinje Der har med tiden udviklet sig en noget forskelligartet praksis for, hvilke skrifttyper og farver, våbenskjold, m.v. kommunen bruger i annoncerer, pjecer, e-mailsignaturer og så videre. Da Lejre Kommune blev dannet, vedtog Kommunalbestyrelsen en designlinje. Men med tiden er der opstået mange varianter af den. Derfor er der nu lavet en opstramning og opdatering, der skal rydde ud i alle varianterne med respekt for den allerede vedtagne designlinje og Vores Sted. Formålet er at sikre et mere ensartet udtryk i Lejre Kommunes kommunikation, som skal være med til at skabe bedre brugeroplevelser for modtagerne. Sygefravær Sygefraværet for perioden januar til og med november 2017 er i gennemsnit 11,4 sygedage pr. fuldtidsbeskæftiget medarbejder hvilket er på niveau for samme periode i 2016. De umiddelbare hovedkonklusioner på baggrund af opgørelsen af sygefraværet er: At 4 centre (der repræsenterer 41 % af det samlede antal årsværk) - har fald i sygefraværet i forhold til 2016. Det drejer sig om Center for Kultur & Fritid, Center for Velfærd & Omsorg, Center for Job & Social og Koncernøkonomi & Analyse. At 5 centre (der repræsenterer den resterende del af det samlede årsværk svarende til 59%) har stigninger i sygefraværet i forhold til 2016. Det drejer sig om Center for Service & Ejendomme, Center for Børn, Unge & Familie, Koncernsekretariat & Udvikling, Center for Børn & Læring og Center for Teknik & Miljø. Alle arbejdspladser fastlægger i januar/første del af februar mål for deres nærvær i 2018. Disse vil indgå i den løbende status på udviklingen i sygefravær til s møde i marts og frem. I marts forelægges også en nærmere status på hvordan sygefraværet, herunder kort- og langtidssygefraværet, har udviklet sig i 2017, og hvilke målrettede tiltag ledelsen tager for at øge nærværet på de
12-12-2017 Side 3 arbejdspladser, hvor det ikke er lykkedes at øge nærværet, og hvor sygefraværet vedvarende er højt. Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 12-12-2017: Taget til orientering. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Bilag: 1. Sygefravær ØU december 2017.xlsx
12-12-2017 Side 4 3. Lukket - ØU - Godkendelse af udbudsmateriale for WAN og bredbåndsdækning Sagsnr.: 14/11648 Beslutning den 12-12-2017: Indstillingerne tiltrådt. Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den 12-12-2017: Indstillingerne anbefales. Afbud: Flemming Damgaard Larsen (V)
12-12-2017 Side 5 4. ØU - Økonomisk månedsopfølgning -December 2017 Sagsnr.: 17/28 Resumé: forelægges her Økonomisk overblik, der viser udviklingen i Lejre Kommunes økonomi for 2017. Den månedlige opfølgning er et led i Lejre Kommunes budgetopfølgningspraksis. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller; 1. at økonomioverblikket pr. 30. november 2017 tages til efterretning, 2. at fokusopfølgning på skoleområdet tages til efterretning. Beslutningskompetence: Beslutning den 12-12-2017: Indstillingerne tiltrådt. Sagsfremstilling: Formålet med Økonomisk overblik er at give en månedlig status for den samlede økonomiske udvikling i Lejre Kommune. For at sikre dette overordnede overblik opgøres udgiftsudviklingen pr. politikområde frem for på bevillingsniveau. Rapporten er baseret på det faktuelle forbrug, der er registreret i økonomisystemet, og den viser forbruget til og med den forudgående måned. Det her forelagte Økonomisk overblik er således baseret på forbrugstal pr. 30. november 2017. Økonomisk overblik indeholder ikke forklaringer på eller vurderinger af udgiftsudviklingen på de enkelte bevillinger; dette sker i forbindelse med de forventede regnskaber, eller hvis det besluttes særskilt. Forbrugsprocenten på politikområder sammenholdes med sidste års forbrugsprocent, da denne er bedste bud på, hvordan udgifterne falder i løbet af året (periodisering af udgifterne). På udgiftssiden er årsagen til den ujævne fordeling bl.a. udbetaling af feriepenge, abonnementer, tilskud, A-dagpenge, aktivitetsbestemt medfinansiering m.v. Derudover er der forskydninger i forhold til driftsindtægterne, der betyder, at de heller ikke kommer fast hver måned. Ses der på nettodriftsudgifterne pr. 30. november 2017 er der brugt 1.513,3 mio. kr., svarende til 89,3 % af budgettet. I samme periode sidste år var der brugt 89,8 % af budgettet. Fokusopfølgningen viser udviklingen på skoleområdet. Som følge af de problemer, der i 2016 blev konstateret på skoleområdet, blev det politisk besluttet, at man gerne vil følge den økonomiske udvikling på skoleområdet månedsvis. I fokusopfølgningen gives et mere detaljeret billede end i Økonomisk overblik. Udgiftsudviklingen er således beskrevet på bevillingsniveau Den her forelagte fokusopfølgning på skoleområdet er baseret på skolernes opfølgning indtil den 31. oktober 2017 og økonomidata pr. 30. november 2017.
12-12-2017 Side 6 Nedenstående tabel viser resultatopgørelsen pr. 30. november 2017. Forbrugsprocenten for samme tid sidste år angiver forbruget for november 2016 i forhold til de samlede udgifter i 2016. Hvis alle udgifter og indtægter falder ligeligt i årets 12 måneder vil forbrugsprocenten efter 11 måneder være 91,7 %. Resultatopgørelse pr. 30. november 2017 Oprindelig t budget (a) Resultatopgørelse (mio. kr.) Korrigere t budget ( b) Forbrug pr. 30/11-2017 Forbrugspct. Pr. 30/11-2017 Forbrugspct. Samme tid sidste år Indtægter -1.584,1-1.584,2-1.450,3 91,6% 91,8% Skattefinansierede nettodriftsudgifter 1.496,2 1.513,3 1.351,6 89,3% 89,8% Anlægsudgifter 64,2 153,2 48,4 31,6% 34,1% Optagne lån -7,0-50,6 0,0 0,0% 40,4% Renter 8,2 8,1 6,4 78,3% 77,3% Afdrag på lån 27,5 27,5 20,3 73,7% 68,3% Balanceforskydninger 3,2 3,2 23,6 Udgifter i alt 1.592,3 1.654,7 1.450,3 87,6% 88,5% LIKVIDITETUNDERSKUD (+) LIKVIDITETOVERSKUD (-) 8,2 70,5 0,0 Kilde: OPUS pr. 30-11-2017 Udtalelser: Ingen bemærkninger. Administrationens vurdering: Ingen bemærkninger. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Ingen bemærkninger. Bilag: 1. Økonomioverblik pr. 30-11-2017 2. FOKUS-Skoleområde november 2017
12-12-2017 Side 7 5. ØU - Forventet Regnskab 2017-3, 2. behandling Sagsnr.: 17/23 Resumé: I henhold til den fastlagte budgetopfølgningsproces forelægger administrationen her Forventet Regnskab 2017-3. FR-3 viser et forventet mindreforbrug på driften på 16,8 mio. kr. i 2017, svarende til et forbrug på 1.496,5 mio. kr. På anlægsområdet forventes et mindreforbrug 91,9 mio. kr. i 2017, svarende til udgifter på 61,3 mio. kr. I budget 2018 er der afsat et anlægsbudget på 66,6 mio. kr. Drift Det samlede driftsresultat dækker over, at hovedparten af bevillingsområderne forventer et mindreforbrug, men også at et mindre antal bevillinger har udfordringer. Der er særligt en udfordring i forhold til områderne udlejningsejendomme, specialundervisning, aktivitetsbestemt medfinansiering samt på området dagpenge og forsørgelsesydelser. Anlæg På anlægssiden forventes udgifter i størrelsesordenen 61 mio. kr. Dette svarer til ca. 3 mio. kr. mindre end det oprindeligt vedtagne anlægsbudget for 2017. Likviditet Med FR-3 forventer Lejre Kommune et samlet likviditetsoverskud på 4,0 mio. kr. i 2017. Af det korrigerede budget fremgår et forventet likviditetstræk på 71 mio. kr. Grunden til at likviditetstrækket forventes at blive væsentligt mindre end det korrigere budget er, at en del af de overførte anlægsmidler fra 2016 til 2017 som indgår i det korrigerede budget - ikke forventes at blive brugt i 2017, men søges overført til 2018. Oprindeligt var budgetteret med et likviditetstræk i 2017 på 8,2 mio. kr. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Forventet Regnskab 2017-3 godkendes, 2. at administrative budgetkorrektioner (omplaceringer) jf. bilag 2 godkendes, 3. at der gives en negativ tillægsbevilling på 0,9 mio. kr. jf. bilag 3. Beslutning den 27-11-2017: Indstillingerne anbefales. Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den 04-12-2017: Indstillingerne anbefales. Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den 04-12-2017: Indstillingerne anbefales for udvalgets budgetrammer. Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 04-12-2017: Indstillingerne anbefales for udvalgets budgetrammer. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 04-12-2017: Indstillingerne anbefales.
12-12-2017 Side 8 Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den 05-12-2017: Indstillingerne anbefales på udvalgets område. Afbud: Christian Plank (F) Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den 05-12-2017: Indstilling anbefales. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning Kommunalbestyrelsen den 18-12-2017: Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Mikael Ralf Larsen (F) Beslutning den 12-12-2017: Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: Forventet Regnskab 2017-3 (FR3) udtrykker forventningerne til Lejre Kommunes årsregnskab for 2017. Formålet med budgetopfølgningen er at gøre status på de økonomiske resultater, og derved give den politiske og administrative organisation et overblik over udviklingen i økonomien. Samtidig skal opfølgningen identificere udfordringer, der medfører risiko for overskridelse af budgettet. FR-3 omfatter alle kommunens udgiftstyper, såvel drifts- og anlægsudgifter samt indtægter og renter og lån. Hovedresultaterne i forventet regnskab 3-2017 Budgetopfølgningen er baseret på forbrugsdata pr. 31. oktober 2017, og det korrigerede budget pr. 31. oktober 2017. Tabel 1: Resultat for Lejre Kommune pr. 31.10.2017 FV. Regnskabsafvigelse i forhold til: Resultatopgørelse (mio. kr.) Fv. regnskab (a) Oprindeligt budget (b) Korrigeret budget (c) Opr. Budget (e) Kor. Budget (f) Indtægter -1.582,2-1.584,1-1.584,2 2,0 2,0 Skattefinansierede nettodriftsudgifter 1.496,5 1.496,2 1.513,3 0,3-16,8 Anlægsudgifter 61,3 64,2 153,2-2,9-91,9 Optagne lån -18,5-7,0-50,6-11,5 32,1 Renter 8,1 8,2 8,1-0,1 0,0 Afdrag på lån 27,5 27,5 27,5 0,0 0,0
12-12-2017 Side 9 Resultatopgørelse (mio. kr.) Fv. regnskab (a) Oprindeligt budget (b) Korrigeret budget (c) FV. Regnskabsafvigelse i forhold til: Opr. Budget (e) Kor. Budget (f) Balanceforskydninger 3,2 3,2 3,2 0,0 0,0 Udgifter i alt 1.578,1 1.592,3 1.654,7-14,2-76,5 LIKVIDITETUNDERSKUD (+) LIKVIDITETOVERSKUD (-) -4,0 8,2 70,5-12,2-74,5 ikke gammel gæld på 32,3 mio. kr. i det korrigerede budget 2017 Hovedresultaterne i forventet Regnskab 2017-3 er: Driftsvirksomheden viser et forventet mindreforbrug på 16,8 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Heraf forventes 10 mio. kr. at gå til betaling af gammel gæld. 9 mio. kr. af de 16,8 mio. kr. kommer fra opsamling på bevillingen puljer til sparemål (1.70.80), hvor der er opnået større besparelser og effektiviseringer end forudsat i budget 2017. Besparelserne kan hovedsageligt henføres til udmelding omkring lavere prisfremskrivning fra KL (5,7 mio. kr.) Derudover er der opnået 1,4 mio. kr. mere end forudsat i effektiviseringer vedr. administrativt personale. Der forventes gennemført anlægsprojekter for 61 mio. kr., svarende til 3 mio. kr. mindre end i det oprindelige budget 2017. Lånoptag viser merindtægter på 12 mio. kr. i forhold til oprindeligt budget, som primært skyldes hjemtagelse af lån i forbindelse med energirenovering. Et forventet likviditetsoverskud (kasseopbygning) på 4,0 mio. kr. svarende til summen af alle øvrige bevægelser. Ligesom det har været tilfældet i tidligere år, kan der også i 2017 forventes overført mindreudgifter på anlæg og drift til 2018. På anlægssiden forventes overført i størrelsesordenen 80 mio. kr. til 2018, hvor de 32 mio. kr. kan lånefinansieres. Forventninger til årsresultatet fremgår af tabel 2, nedenfor. Tabel 2: Resultat for Lejre Kommune pr. 31.10.2017 i mio. kr. Resultatopgørelse (mio. kr.) Fv. regnskab (a) Oprindeligt budget (b) Korrigeret budget (c) Opr. Budget (e) Kor. Budget (f) Driftsindtægter Skat/tilskud udligning -1.582,2-1.584,1-1.584,2 2,0 2,0 Nettodriftsudgifter 1.496,5 1.496,2 1.513,3 0,3-16,8 ØKONOMIUDVALG 183,7 169,8 187,0 13,9-3,3
12-12-2017 Side 10 Resultatopgørelse (mio. kr.) Fv. regnskab (a) Oprindeligt budget (b) Korrigeret budget (c) Opr. Budget (e) Kor. Budget (f) POLITISK ORGANISATION 6,8 6,7 6,8 0,1 0,0 ADMINISTRATIV ORGANISATION 152,1 150,3 153,7 1,8-1,6 UDLEJNING M.V. -16,2-19,7-19,4 3,4 3,1 LEJRE BRANDVÆSEN 5,6 5,4 5,6 0,1 0,0 IT OG KOMMUNIKATION 23,7 22,7 22,4 1,0 1,3 FORSIKRINGER OG VIKARPULJER 14,0 13,5 11,3 0,5 2,7 GEBYRER -0,8-1,0-1,1 0,1 0,2 PULJER TIL SPAREMÅL -1,5-8,2 7,6 6,7-9,1 UDVALGET FOR KULTUR OG FRITID 29,0 31,7 29,7-2,7-0,8 KULTUR & FRITID 29,0 31,7 29,7-2,7-0,8 UDVALGET FOR BØRN OG UNGDOM 464,5 474,4 469,1-9,8-4,5 SKOLETILBUD 280,0 285,5 283,2-5,5-3,1 BØRN, UNGE OG FAMILIE 77,9 89,1 77,6-11,2 0,3 DAGTILBUD 106,6 99,7 108,2 6,9-1,7 UDVALGET FOR TEKNIK OG MILJØ 112,5 113,5 122,7-1,0-10,3 BYG & MILJØ 4,5 3,7 5,2 0,7-0,8 VEJE & TRAFIK 62,0 65,8 64,4-3,8-2,4 FORSYNINGSVIRKSOMHED -1,5 2,4 3,1-3,9-4,6 EJENDOMSDRIFT 47,4 41,5 50,0 5,9-2,6 UDVALGET FOR JOB OG ARBEJDSMARKED 161,6 170,0 169,3-8,4-7,7 JOBCENTER 161,6 170,0 169,3-8,4-7,7 UDVALGET FOR SOCIAL,SUNDHED OG ÆLDRE 543,7 535,3 533,9 8,4 9,8 VELFÆRD & OMSORG 327,4 323,0 321,8 4,3 5,5 SOCIALE TILBUD 129,1 130,6 130,8-1,6-1,7 DIVERSE YDELSER MV. 87,3 81,6 81,4 5,7 6,0 UDVALGET FOR ERHVERV & TURISME 1,5 1,5 1,5 0,0 0,0 ERHVERV & TURISME 1,5 1,5 1,5 0,0 0,0 Anlægsudgifter 61,3 64,2 153,2-2,9-91,9 Optagne lån -18,5-7,0-50,6-11,5 32,1 Renter 8,1 8,2 8,1-0,1 0,0 Afdrag på lån 27,5 27,5 27,5 0,0 0,0 Balanceforskydninger 3,2 3,2 3,2 0,0 0,0 Udgifter i alt 1.578,1 1.592,3 1.654,7-14,2-76,5
12-12-2017 Side 11 Fv. regnskab (a) Oprindeligt budget (b) Korrigeret budget (c) Opr. Budget (e) Kor. Budget (f) Resultatopgørelse (mio. kr.) LIKVIDITETUNDERSKUD (+) LIKVIDITETOVERSKUD (-) -4,0 8,2 70,5-12,2-74,5 * Der indgår ikke gammel gæld på 32,3 mio. kr. i det korrigerede budget 2017 A) Indtægter Indtægter, renter og lån forudsættes og forventes at ende 2,0 mio. kr. under det budgetlagte. B) Drift Driftsvirksomheden viser et mindreforbrug på 16,8 mio. kr. i forhold til korrigeret budget (ekskl. overførte merforbrug fra 2016 på 32,3 mio. kr.). De væsentligste forklaringer på ændringen fra oprindeligt til korrigeret budget er, at der er givet tillægsbevilling til rottebekæmpelse, BBR-forbedring og -udvidelse samt badebro ved Herslev strand. Derudover kommer overførsel af ubrugte driftsmidler fra 2016. I nedenstående tabel er vist de tillægsbevillinger, som Kommunalbestyrelsen har vedtaget i forhold til budget 2017. Tillægsbevilling Godkendt af KB den: Mio. kr. Oprindeligt vedtaget budget 2017 1.496,2 Kapitalforvaltning 19.12.2016 0,1 Skadedyrsbekæmpelse (Rotter) 27.02.2017 0,2 BBR - forbedring og udvidelse (Løn) 27.02.2017 0,9 Renovering badebro ved Herslev strand 27.03.2017 0,2 Overførsler fra 2016 til 2017 27.03.2017 16,5 Reduktion af budgettet for privatinstituioner med 5%, da der i det oprindelige budget er indeholdt moms. -0,7 Korrigeret budget 1.513,3 De væsentligste udfordringer i forhold til at overholde det afsatte budget på bevillingsniveau er områderne udlejningsejendomme, specialundervisning, aktivitetsbestemt medfinansiering samt på området dagpenge og forsørgelsesydelser. Væsentligste merforbrug omfatter: Aktivitetsbestemt medfinansiering (5,6 mio. kr.) bevilling er øget i budgetforslag 2018-2021 Mellemkommunal afregning af pleje i plejeboliger mv. (7,3 mio. kr.) Dagpenge til forsikrede ledige og arbejdsmarkeds-foranstaltninger (5,1 mio. kr.) bevilling er øget i budgetforslag 2018-2021.
12-12-2017 Side 12 Specialundervisning (5,5 mio. kr.) Førtidspension (3,9 mio. kr.) bevilling er øget i budgetforslag 2018-2021 Sygedagpenge (4,7 mio. kr.) bevilling er øget i budgetforslag 2018-2021 Udlejningsejendomme (3,2 mio. kr.) der forventes i 2018 færre tomme boliger til flygtninge i takt med at antallet af flygtningeboliger nedbringes, hvilket kan bidrage til at reducere merudgifterne På arbejdsmarkedsområdet er det særligt udgifter til sygedagpenge og til forsikrede ledige, som er højere end budgetteret. Udfordringen i forhold til udlejningsejendomme omfatter de almindelige udlejningsboliger, men ikke erhvervsudlejning eller ældreboliger. Udover de ovenfor nævnte områder er der også afdækket en række områder, hvor der forventes mindreforbrug i 2017. De væsentligste mindreforbrug omfatter: Flygtninge (-15,7 mio. kr.) Puljer til sparemål (-9,1 mio. kr.) Skoleområdet, ekskl. Specialundervisning (-8,6 mio. kr.) Forsyning (-4,7 mio. kr.) Det tekniske område (-5,6 mio. kr.) Ovenstående mindreforbrug bidrager til, at der kan opnås budgetoverholdelse for Lejre Kommunes samlede drift i 2017 i forhold til det korrigerede budget. Forbrugsudviklingen fra januar til oktober 2017 viser i øvrigt, at forbruget ligger på samme niveau som i 2016, og dette understøtter således forventningen om budgetoverholdelse i 2017. C) Anlæg De samlede anlægsudgifter forventes i 2017 at udgøre 61 mio. kr. i 2017, svarende til et mindreforbrug på 91,9 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Der er tale om en markant reduktion i forhold til tidligere vurderinger, hvilket blandt andet skyldes tilbagekøb af ældreboliger først forventes at ske i 2018. Der er i forbindelse med FR-3 udarbejdet en statusoversigt over igangværende anlægsprojekter. Oversigten indgår i bilag 1. H) Finansiering Med de omtalte forudsætninger for udgiftsudviklingen i 2017 vil der være et forventet likviditetsoverskud (kasseopbygning) på knap 4 mio. kr. i 2017.
12-12-2017 Side 13 Faldet i ovenstående likviditetsgraf er hovedsageligt at der i slutning af 2016 er betalt 18,8 mio. kr. for tilbagekøb af vejbelysning. Denne investering vil 31-12-2017 have fuld likviditetsvirkning. Bevægelserne igennem 2017 bygger på den historiske udvikling i de seneste år, hvor bl.a. indtægter fra ejendomsskat kommer 2 gange årligt. Administrationens vurdering: FR-3 peger fortsat på, at Lejre Kommune i 2017 vil overholde det korrigerede budget og dermed opnå budgetoverholdelse. Budget 2018 er på niveau med det forventede regnskab 2017, hvilket betyder, at der fortsat i resten af 2017 og i 2018 vil være behov for en stram økonomistyring på alle områder. Fokus skal være på at minimere merforbrug på de udfordrede områder og fastholde mindreforbrug hvor muligt. Det antages, at den planlagte gældsafvikling gennemføres som forudsat med en gældsafvikling på 10 mio. kr. i 2017. Handicappolitik: Denne sag har ingen handicappolitisk konsekvens. Økonomi og finansiering: Jf. sagsfremstilling. Bilag: 1. Bilag 1 - Uddybning af forventninger på udvalgsniveau og politikområder 2. Bilag 2 - Administrative budgetkorrektioner (omplaceringer).pdf 3. Bilag 3 - Tillægsbevillinger 4. Bilag 4 - Udgiftsudvikling på Specialundervisning m.v. 5. Bilag 5 - Redegørelse for Udlejningsboliger i 2017
12-12-2017 Side 14
12-12-2017 Side 15 6. ØU - Finansiering af leaset udstyr på IT-området Sagsnr.: 17/13466 Resumé: Lejre Kommune har løbende finansieret indkøb af IT-udstyr ved hjælp af leasing. Der skal finansieres betaling af leaset IT-udstyr for 5,9 mio. kr. over en 6-årig periode. Der er i forbindelse med Forventet Regnskab 3 fundet finansiering i 2017, hvorfor der udestår 5,9 mio. kr., som der skal tages stilling til. I denne sag fremlægges muligheder for finansiering i 2018 og efterfølgende år. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der tages stilling til valg af model for finansiering af leaset udstyr samt at administrationen bemyndiges til at indgå aftale med KommuneLeasing om den valgte model. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning Kommunalbestyrelsen den 18-12-2017: s indstilling tiltrådt med den præcisering, at leasinggælden over tid ikke må overstige niveauet ultimo 2017 på 5,9 mio. kr. Afbud: Mikael Ralf Larsen (F) Beslutning den 12-12-2017: indstiller at Model C vælges som model for finansiering af leaset udstyr samt at administrationen bemyndiges til at indgå aftale med KommuneLeasing om den valgte model. Sagsfremstilling: Administrationen har standset en hidtidig praksis med at finansiere IT-udstyr ved hjælp af leasing. Denne praksis er videreført fra det tidligere Bramsnæs Kommune, som i 2004 indgik en såkaldt teknologisikringsaftale. Aftalen er efterfølgende løbende blevet forlænget. Der er oparbejdet en samlet forpligtelse i forbindelse med leasing af IT-udstyr på 5,9 mio. kr., som skal tilbagetales enten ved at fortsætte den hidtidige praksis med leasing eller ved at betale det leasede udstyr over driften eller ved en tillægsbevilling. For 2017 er der i FR3 forudsat finansiering af 1,4 mio. kr., hvorefter der resterer 5,9 mio. kr., som skal betales frem til 2022, jf tabel 1. Tabel 1. Afvikling af leasingaftaler 2017 2018 2019 2020 2021 2022 1.368 1.281 1.281 1.281 1.281 600 Den samlede bevilling til IT er på 22,5 mio. kr. På denne bevilling afholdes udgifter til drift og vedligehold af Lejre Kommunes IT-systemer, herunder hardware, brugerlicenser og PC-arbejdspladser til medarbejderne. Der er ikke afsat budget til betaling af leasingydelser.
12-12-2017 Side 16 I denne sag forelægges udvalget tre modeller for fremtidig praksis for 2018 og frem. Model A: Afvikling af leasing frem til 2022 Aktuelt er der leaset udstyr for i alt 5,9 mio. kr. hos KommuneLeasing. Der er i aftalen fra KommuneLeasing fastlagt en årlig leasingydelse på 1,3 mio. kr. i perioden 2018 til 2021. 1. januar 2022 vil udstyret kunne frikøbes for 600.000 kr. Bevillingsmæssige konsekvenser af model A Med denne løsning skal der findes finansiering af 1,3 mio. kr i forbindelse med budgetopfølgningerne for 2018. Fra 2019 til 2022 vil løsningen forudsætte, at leasingydelsen indarbejdes i budgetforslag 2019-2022. Model B: Det leasede udstyr betales ud med det samme Man kan vælge at indfri gælden til KommuneLeasing i 2018. Dette vil kræve en tillægsbevilling på 5,7 mio. kr. når der tages højde for, at der afdrages yderligere 0,2 mio. kr. i 2017 Bevillingsmæssige konsekvenser af model B Kommunekassen vil skulle finansiere indfrielse frikøb af leasingudstyr for 5,7 mio. kr., og den gennemsnitlige likviditet vil blive reduceret tilsvarende. Model C: Fortsat leasing Som alternativ til model A og B kan Lejre Kommune vælge at fastlåse den nuværende leasinggæld på f.eks. 5,9 mio. kr. Efter f.eks. 5 år eller 10 år vil leasinggælden fortsat være på de oprindelige f.eks. 5,9 mio. kr. Der er mulighed for at indgå en teknologisikringsaftale, hvor Lejre Kommune får mulighed for løbende at udskifte/supplere det udstyr, som er leaset. Denne model svarer til den model, der blev lavet i det oprindelige Bramsnæs Kommune, hvor der blev indgået en 10-årig teknologisikringsaftale for perioden 2004 til 2014. Hvert år åbnes der en kassekredit, som svarer til det beløb man årligt afdrager i forhold til de oprindelige 5,9 mio. kr. Kassekreditten kan så bruges til at indkøb nyt IT-udstyr, eller beløbet kan overføres til brug for indkøb af udstyr året efter. Teknologiskringsaftaler etableres for en 5-årig periode, og vil efter forelægges for Kommunalbestyrelsen kunne forlænges i f.eks. yderligere 5 år. Med en teknologisikringsaftale fastlåses Lejre Kommunes leasinggæld, og den årlige udgift vil ligeledes blive fastlåst på 1,3 mio. kr. Ordningen vil således fravige de normale overførselsprincipper, hvor ansøgning om overførsel af uforbrugte driftsmidler forelægges Kommunalbestyrelsen. Bevillingsmæssige konsekvenser af model B Da renten er meget lav pt. vil de årlige indkøb næsten svarer til de årlige afdrag på 1,3 mio. kr. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at såvel model A, B og C kan finde anvendelse. Ved valg af model A eller B udestår fortsat en politisk beslutning om, hvorvidt fremadrettede indkøb skal finansieres via leasing eller ej. Ved valg af model C tages samtidig stilling til, at fremtidige indkøb foretages via leasing. Model B rummer den udfordring, at kassebeholdningen reduceres og dermed muligheden for at investere midlerne aktivt, f.eks. i strategisk jordopkøb.
12-12-2017 Side 17 Model C rummer den udfordring, at der i en 5-10 årig periode ikke vil ske afdrag af den oparbejdede leasinggæld. Omvendt er finansieringen billig for Lejre Kommune. Administrationen har ingen særlige bemærkninger til model A. Administrationen arbejder pt. på at udrede investeringsbehovene i de kommende år. Der er i hovedsagen fire centrale områder, som kræver investeringer: - investeringer for at holde de eksisterende løsninger kørende på et acceptabelt niveau - investeringer som følge af lovkrav o. lign., navnlig Persondataforordningen - investeringer som følge af Monopolbruddet - investeringer i fremtidige løsninger Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Bilag: 1. A04258 - Oversigt over frikøb af gammelt udstyr.pdf 2. A04258 - Tillæg til leasingaftale.pdf
12-12-2017 Side 18 7. ØU - Afskrivninger 2017 Sagsnr.: 17/13242 Resumé: Hvert år vil der være et behov for at afskrive tilgodehavende beløb, som kommunen af forskellige årsager ikke har mulighed for at inddrive. I 2017 udgør disse tilgodehavender i alt 2.254.549 kr. For hvert enkelt tilgodehavende fremlægges årsagen til, at den ikke kan inddrives. Vedrørende tilgodehavende fra debitor, afskrives der for perioden 28. november 2016 til den 28. november 2017. Beløb til afskrivning fra andre fagsystemer er for årene 2010-2016. skal i denne sag træffe beslutning om afskrivning af de fremlagte tilgodehavender. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at godkender, at Lejre Kommune afskriver 2.254.549 kr. Beslutningskompetence:. Beslutning den 12-12-2017: Indstillingen tiltrådt. Sagsfremstilling: Administrationen har afdækket en række tilgodehavender, som ikke vil kunne inddrives. Sådanne beløb skal i henhold til gældende regler afskrives. Ved afskrivning forstås, at kravet opgives helt og det ikke efterfølgende gøres gældende overfor debitor. Dette kan være tilfældet ved forældelse, dødsfald, gældssanering mv. Nedenfor vises samlet oversigt over de beløb, som kommunen i 2017 ikke har haft mulighed for at inddrive. Alle beløb og de konkrete årsager fremgår af bilag 1. Oversigt over tilgodehavende til afskrivning 2017 System Beløb til afskrivning Årlige Afskrivningssag vedr. debitor 853.817 Ejendomsskat 935 KMD Aktiv 907.622 Opkrævningsningsgebyr 250 Renovation 6.575 Billån 6.986
12-12-2017 Side 19 System Beløb til afskrivning Årlige afskrivninger i alt 1.776.185 Fagsystemer Beboerindskudslån (refusioner) 384.331 Dagtilbud -286 Debitor manuelle afskrivninger -34.583 Løn mellemregning/afregningskonti 96.386 Grønne områder -1.984 KMD Aktiv 24.154 Personlige tillæg 17.408 Ordninger overgået til Udbetaling Danmark -32.806 Sygedagpenge 37.734 Uanbringelige beløb -11.990 Afskrivning i forbindelse med oprydning i alt 478.364 I alt til afskrivning 2.254.549 I 2017 er der et samlet behov for at afskrive 2.254.549 kr. af kommunes tilgodehavender. Årlige afskrivninger Den årlige afskrivning udgør 1.776.185 kr. heraf er der afskrivninger fra SKAT 259.890 kr. I 2016 blev der afskrevet for 285.803 kr. i forhold til anmodninger fra SKAT. Heraf vedrører 907.871 kr. bortfald af kontanthjælp. Her gælder særligt, at når der er gået 3 år efter hjælpen ophør, uden at der har været økonomisk mulighed for at gennemføre kravet bortfalder tilbagebetalingskravet. Årsag 2016 2017 Afskrivning (Kr.) Afskrivning (Kr.) Gebyrer 0 26 Smårestancer 866 213 Dødsfald 307.518 379.330 Gældssanering 252.946 29.589 Forældelse 104.804 340.610 Anden afskrivning 27.567 18.245
12-12-2017 Side 20 Årsag 2016 2017 Afskrivning (Kr.) Afskrivning (Kr.) Konkurs 24.021 86.395 Bortfald af kontanthjælp - afskrives over driften 1.122.029 907.871 Eftergivelse 664.492 13.906 Ejendomsskat 90.636 Oprydning KMD Aktiv 42.775 Total 2.637.655 1.776.185 Løbende oprydning Udover den årlige afskrivning af tilgodehavender hos debitor, er der beløb til afskrivning fra andre fagsystemer som sygedagpenge, kontanthjælp, løn, boliglån m.fl. for i alt 478.365 kr. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at det angivne beløb ikke er muligt at inddrive, hvorfor beløbet i henhold til gældende regler bør afskrives. Handicappolitik: Ingen bemærkninger. Økonomi og finansiering: Der skal ikke gives tillægsbevillinger til afskrivninger. Afskrivninger betyder alene en nedskrivning af kommunens tilgodehavender enten over balancekontoen (egenkapitalen) eller tilbageførsel på driftskonti. Bilag: 1. Bilag 1 - krav vedr. debitor til afskrivning 2017 2. Bilag 2 - manuelle beløb til afskrivning 2017
12-12-2017 Side 21 8. ØU - Lånoptagelse 2017 Sagsnr.: 17/5889 Resumé: Kommunalbestyrelsen skal træffe beslutning om optagelse af lån på baggrund af den foreløbigt opgjorte låneramme for regnskabsåret 2017. Den endelige låneramme forelægges i marts måned 2018. Samtidig indstilles tillægsbevilling på lånoptagelse, så budgettet tilpasses teknisk. Grunden til at der forelægges en foreløbig sag om låneoptagelse er, at lånet bør optages i samme regnskabsår, som afholdelsen af de udgifter låneadgangen er betinget af. Derved sikres der tidsmæssig overensstemmelse mellem udgifter og låntagning. Beslutningen om optagelse af lån skal endelig være truffet af Kommunalbestyrelsen senest den 31. marts året efter regnskabsåret og lån skal være optaget senest den 30. april året efter regnskabsåret. På baggrund af de afholdte låneberettigede udgifter pr. 30. november 2017 kan Lejre Kommune hjemtage et lån på maksimalt 13,2 mio. kr. i 2017. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der optages lån på 13,2 mio. kr. i 2017, 2. at indtægtsbevillingen nedjusteres med 37,5 mio. kr. i 2017, så budgettet svarer til lånoptagelsen. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning Kommunalbestyrelsen den 18-12-2017: Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Mikael Ralf Larsen (F) Beslutning den 12-12-2017: Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: Lejre Kommunes faktiske låneoptagelse kan maksimalt svare til kommunens beregnede låneramme i 2017 (maksimal låneramme på baggrund af afholdte udgifter). I henhold til vejledning omkring kommunernes låntagning, bør lånet dog optages i samme regnskabsår, som afholdelsen af de udgifter låneadgangen er betinget af. Herved sikres der tidsmæssig overensstemmelse mellem udgifter og låntagning. På baggrund af det aktuelle forbrug har administrationen lavet en opgørelse over de forventede låneberettigede udgifter i 2017. Den foreløbige låneramme for 2017 er opgjort på baggrund af følgende afholdte udgifter, som giver låneadgang: Energibesparende foranstaltninger
12-12-2017 Side 22 Ældre- og flygtningeboliger Den foreløbige låneramme for 2017 er opgjort til 13,2 mio. kr. jf. tabel 1. Tabel 1 Foreløbig opgørelse af låneramme 2017 og ansøgning om nedjustering af indtægtsbevilling i 2017. Adgang til lånefinansiering (1.000 kr.) Foreløbig låneramme 2017 FR-3 2017 Budget 2017 Nedjustering af indtægtsbevilling 2017 Kommende lånoptag 2017 Energisparende foranstaltninger Pulje 2017-0,1-1,5-2,1-2,0 Overførsel 2016 til 2017-0,6-1,2-1,2-0,6 Lærkereden -3,9-3,9-3,9 0,0 Vejbelysning -0,7-0,7-3,9-3,2 Skimmelsvamp Hvalsø skole -5,9-5,9-5,9 0,0 Dispensation fra Økonomi-og Indenrigsministeriet Materielgården sammenlægning -2,0-2,0-2,0 0,0 Øvrige Lån til indefrysning af ejendomsskatter 0,0 0,0-0,3-0,3 Midlertidige flygtninge boliger 0,0 0,0-8,1-8,1 Låneomlægning (Hvalsø Ældreboliger) 0,0 0,0-23,3-23,3 I alt -13,2-15,2-50,7-37,5 Det forventede låneoptag for 2017 er herefter i alt -13,2 mio. kr., hvilket er 2,0 mio. kr. mindre end forudsat i forbindelse med udarbejdelsen af FR-3. Det lavere låneoptag kan henføres til der nu forventes lavere låneberettiget udgifter i forbindelse med energisparende foranstaltninger i 2017. Rammer for lånevilkår: De lånevilkår, kommuner kan optage lån efter, er fastsat i lånebekendtgørelsen. Iflg. lånebekendtgørelsen kan lån maksimalt løbe 25 år som annuitetslån og maksimalt 10 år som stående lån (afdragsfri indtil forfald). Renten kan være variabel eller fast, og den kan ændres i løbet af perioden. Der kan kun optages lån i DDK eller EURO. Nuværende andel af lån med variabel rente Andelen af variabel gæld er p.t. 8 pct. Lejre Kommunes Finansielle Strategi tilsiger, at andelen af fastforrentet gæld og af variabelt forrentet gæld hver skal udgøre mellem 25 og 75 pct. Som følge heraf anbefaler administrationen, at nye lån som udgangspunkt optages med variabel rente. Administrationens vurdering:
12-12-2017 Side 23 Administrationen anbefaler at udnytte muligheden for at lånefinansiere udgifter afholdt i 2017 for 13,2 mio. kr., da denne mulighed kun kan udnyttes frem til 31. marts 2018. Den variable rente ændres dagligt, hvorfor det vurderes hensigtsmæssigt, at der ved den endelige låneoptagelse på dagen indhentes tilbud fra KommuneKredit og Danske Bank. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Låneoptagelsen vil styrke Lejre Kommunes kommunekasse. Renter og afdrag for det nye lån kan afholdes inden for de på budgettet afsatte beløb til renter og afdrag. Kommunens egne retningslinjer ved optagelse af lån er beskrevet i Kommunens Finansielle strategi, som blev vedtaget af Kommunalbestyrelsen den 22. juni 2015. Hovedreglen er, at andelen af fastforrentet gæld og af variabelt forrentet gæld hver skal udgøre mellem 25 og 75 pct. af den samlede gældsportefølje.
12-12-2017 Side 24 9. ØU - Overførsel af anlægsbevillinger fra 2017 til 2018 Sagsnr.: 17/14197 Resumé: Administrationen indstiller, at 29 anlægsbevillinger, der ikke er brugt i 2017, overføres til 2018. Anlægsbevillinger, der overføres, skal godkendes som tillægsbevillinger i 2018 (genbevilling). For hver anlægsbevilling skal Kommunalbestyrelsen derfor tage stilling til, om overførslen skal genbevilges i 2018. Der fremlægges denne foreløbige sag om anlægsoverførsler nu i december 2017, så igangsatte anlægsprojekter kan fortsætte fra 2017 til 2018, og ikke skal afvente at genbevilling gives ved den endelige overførselssag, som fremlægges samtidig med fremlæggelse af regnskabet for Lejre Kommune. Regler for overførsel af uforbrugte anlægsmidler fremgår af Lejre Kommunes Principper for Økonomistyring. For anlægsbevillinger gælder, at der er automatisk overførsel af ikke forbrugte rådighedsbeløb til flerårige ikke afsluttede anlægsarbejder, hvortil der er meddelt anlægsbevilling. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der på anlægsområdet gives tillægsbevillinger til rådighedsbeløb på i alt 87,4 mio. kr. til budget 2018 og en tilsvarende negativ tillægsbevilling i 2017 2. at tillægsbevillingerne finansieres af kassebeholdningen ved mindreforbrug fra 2017 (55,2 mio. kr.) og låneoptag (32,2 mio. kr.), 3. at der frigives 87,4 mio. kr. vedr. de overførte beløb til 2018, 4. at der gives indtægtsbevilling vedr. lånoptag i 2018 på 32,179 mio. kr. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning Kommunalbestyrelsen den 18-12-2017: Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Mikael Ralf Larsen (F) Beslutning den 12-12-2017: Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: Lejre Kommune forventes jf. FR-3 i 2017 at have anlægsudgifter for i alt 61 mio. kr. ud af et budget på 153,3 mio. kr. Restbudgettet for kommunens anlægsbevillinger i 2017 forventes at være i alt 92,3 mio. kr., hvoraf 87,4 mio. kr. søges overført til 2018 og de resterende 4,9 mio. kr. tilgår kassen. Det realiserede anlægsniveau er i 2017 2,9 mio. kr. lavere end oprindeligt budgetteret.
12-12-2017 Side 25 Forbruget af anlægsmidler i 2017 svarer således stort set til den finansiering, der indgik i budgetvedtagelsen 2017. Det skal bemærkes, at forbruget i 2017 dækker over både mindreforbrug i forhold til investeringsoversigten for 2017 og gennemførelse af anlægsprojekter fra tidligere budgetår. Mindreforbruget i forhold til det korrigerede budget på anlægsområdet skyldes hovedsageligt periodeforskydninger af anlægsaktiviteten og søges overført til anvendelse i 2018. Forskydninger i gennemførelse af de enkelte anlægsprojekter bør undgås, men er ikke usædvanlige, idet der i arbejdet med de enkelte projekter kan forekomme situationer, der forsinker den planlagte gennemførelse. Uafsluttede anlæg udgør for størstepartens vedkommende bygningsrenovering, vejprojekter og nybyggerier. Konkret handler det om fx hjemtagelse af ældreboliger i Hvalsø, flygtningeboliger samt byudvikling og udstykning. I alt indstiller direktionen overførsel af anlægsbudgetter for 87,4 mio. kr., fordelt på 29 konkrete projekter, hvilket fremgår af nedenstående tabel. Tabel 1: Oversigt over aktivitetsområder, der søges overført fra 2017 til 2018 Nr. Natur og Miljø Anlægsprojekt Korr. Budget 2017 FV. Udgift 2017 169 Vandløbsprojekter 0 0 Ansøgt overførsel 2017 til 2018-1.193.000 169 Vandløbsprojekter 4.403 3.916 1.167.484 173 Natura 2000-438.190-136.750-301.440 Restaurering af 40 Ledreborg Å 41.000 12.800 28.200 36 Fjordstiprojekt 186.000 0 186.000 Udstykning 94 Sarbjerg - udstykning 150.000 30.000 120.000 230 Skullebjerg byggemodning erhvervsområde 800.000 50.000 350.000 100 Erhvervsgrunde i Kr. Såby 779.000 1.000 778.000 181 Færdiggørelse Vestervang 1.018.814-2.918 1.018.814 98 Salg af 11 grunde i Baunemosen 1.756.339 0 1.756.339 Heraf lånefinansieret Vej og planlægning 133 Pendlerparkeringspla dser 2.090.157 264.866 1.825.291 204 Energirenovering 4.220.000 700.000 3.520.000
12-12-2017 Side 26 Nr. Anlægsprojekt vejbelysning m.m Korr. Budget 2017 FV. Udgift 2017 Ansøgt overførsel 2017 til 2018 195 Materielgården sammenlægning 4.471.222 3.735.622 250.000 136 Trafiksikkerhed samt cykel-/gangsti 8.449.077 1.563.427 6.885.650 108 Renovering af kommunale bygværker 4.627.190 3.836.328 790.862 141 Byfornyelsespulje 7.333.835 1.180.245 5.142.290 Heraf lånefinansieret Fritid og kultur 148 151 149 Halanlæg Kirke Hyllinge 9.781.560-258.630 9.930.468 Kunstgræsbane i Osted 3.085.790 255.459 2.720.766 Pulje til halanlæg 2017 5.000.000 0 5.000.000 Ejendomme 140 Energioptimering 2.066.300 1.466.300 600.000 600.000 Pulje til tilgængelighed 137 (handicap) 1.377.404 843.556 533.848 138 Vedligeholdelse af kommunale ejendomme 9.279.966 5.762.929 3.517.037 Skoler og daginstitutio ner 144 Anlægsbehov på dagtilbudsområdet 22.519.177 20.186.09 6 3.700.000 145 Skole- og faglokaler 3.891.418 100.000 3.791.418 Øvrige 168 85 142 199 176 Netdækning landsbyer 2.863.865 525.454 2.338.411 Indkøb af hjælpemidler 172.936 0 172.936 Anvendt borgernær teknologi 2015 1.726.587 508.260 1.159.627 Flygtningeb, Møllev 2, Karlebyv 130 og Bygaden 28 2.733.000 2.558.871 174.100 174.100 Flygtningeboliger Birkely/Bøgely 8.088.549 0 8.088.549 8.088.549
12-12-2017 Side 27 Nr. I alt 175 Korr. Anlægsprojekt Budget 2017 FV. Udgift 2017 Overtagelse ældreboliger fra BOSJ 23.316.844 0 131.392.2 43 43.186.8 32 Ansøgt overførsel 2017 til 2018 23.316.84 4 87.368.4 94 Heraf lånefinansieret 23.316.84 4 32.179.4 93 Af restbudgettet på 92,3 mio. kr. er der 4,9 mio. kr., der ikke overføres til kommende år. De 4,9 mio. kr. vedrører anlægsprojekter fra 2017 eller tidligere år, som enten er færdige, og derfor kan lukkes, eller at projekterne ikke vurderes at have behov for at overføre rådighedsbeløb fra 2017 til 2018. Det skal endvidere bemærkes, at der i forhold til anlægsbehov på dagtilbudsområdet overføres 1,4 mio. kr. mere end der forventes i mindreforbrug i 2017. De seneste vurderinger viser at projekterne Lærkereden og Skjoldungerne vil blive 1,4 mio. kr. højere end det afsatte rådighedsbeløb. Merudgifterne forslås finansieret af de midler der fra andre anlægsprojekter ikke overføres til 2018. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de ansøgte overførsler ligger inden for Lejre Kommunes Principper for Økonomistyring. Administrationen vurderer, at frigivelse af overførslerne er en forudsætning for, at anlægsarbejderne kan blive gennemført. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen handicappolitiske elementer. Økonomi og finansiering: Forudsat at alle de overførte anlægsmidler og lånefinansiering bliver anvendt i 2018, vil det medføre en forværring af kassebeholdningen i 2017 på netto 55,2 mio. kr., da 32,2 mio. kr. vil kunne lånefinansieres. Forværringen af kassebeholdningen modsvares af et tilsvarende mindreforbrug i 2017. Til sammenligning udgjorde overførslen fra 2016 til 2017 netto 80,5 mio. kr. Visse af projekterne er helt eller delvist lånefinansierede., og i denne sag indgår derfor den lånefinansiering, der vedrører almindelig energioptimering, ældreboliger og boliger til flygtninge. I alt indstilles overførsel af rådighedsbeløb og genbevilling på netto 87,4 mio. kr. med frigivelse i 2018.
12-12-2017 Side 28 10. ØU - Effektiviserings- og besparelseskrav i budget 2018-2021 Sagsnr.: 17/12100 Resumé: I budget 2018-2021 indgår effektiviserings- og besparelseskrav vedtaget i forbindelse med tidligere års budgetter. Endvidere indgår krav som følger af Økonomiaftalen 2017 (ØA2017) med virkning fra 2018 og frem. Samlet set er der i 2018 vedtaget effektiviserings- og besparelseskrav på 7,6 mio. kr., stigende til 12,1 mio. kr. i 2020 og frem. I denne sag gøres status på disse, og direktionen giver sine betragtninger i forhold til realiseringen af disse i budget 2018 og frem. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at tager udmøntningen af effektiviseringsog besparelseskravene i 2018 og frem til efterretning Beslutningskompetence:. Beslutning den 12-12-2017: Taget til efterretning. Sagsfremstilling: 1. Baggrund Der er gennem de senere år gennemført en række politisk besluttede effektiviserings- og besparelseskrav i Lejre Kommune. Effektiviserings- og besparelseskravene har langt overvejende været øremærkede effektiviseringer og besparelser, dvs. kravene har været koblet til konkrete indsatser f.eks. inden for administration, udbud, kopi/print mv. Og så vidt muligt baseret på business cases, analyser eller lign. Der er forelagt systematisk opfølgning og rapportering til, for krone for krone at vise om de målsatte effektiviseringer og besparelser er gennemført med den ønskede effekt. I alt er der realiseret omkostningsreduktioner for mere end 25 mio. kr. siden 2015, og alene i 2017 er der gennemført effektiviseringer og besparelser med varig effekt for godt 10 mio. kr. 2. Status på effektiviserings- og besparelseskrav i budget 2018-2021 Tabel 1 viser de krav til omkostningsreduktioner, som er indarbejdet i budget 2018-2021. I det følgende gives en status på de enkelte effektiviseringskrav. Tabel 1: Oversigt over effektiviserings- og besparelseskrav i budget 2018 2021 1 Effektivisering af tekniske servicefunktion 2018 2019 2020 2021 206 206 206 206 2 Effektiv ejendomsdrift -4.228-4.228-4.228-4.228 3 Compliance på indkøbsaftaler -431-431 -431-431 4 Øvrige
12-12-2017 Side 29 Optimering, eff, tilpas af service på borgernære omr. -256-256 -256-256 5 Omstilling- og effektiviseringspulje -641-641 -641-641 Moderniserings- og Effektiviseringsprogram, ØA2017-2.234-4.468-6.706-6.706 6 Tilbagekøb af vejbelysningsanlæg 0 0 0 0 Effektiviseringer i alt -7.584-9.818-12.057-12.057 Ad 1) Effektivisering af tekniske servicefunktioner Der er i budget 2017 og frem indarbejdet et effektiviseringskrav på 1,1 mio. kr. vedr. Teknisk Service. Effektiviseringen er indhentet med etablering af en ny teknisk serviceenhed pr. 1. april 2017. Ved etableringen er tekniske servicemedarbejdere samlet i én enhed, fordelt på hhv. team Nord og Syd. Medarbejdere i enheden har tidligere været fordelt på fagområderne Kultur & Fritid, Dagtilbud, Skole og Ældre. Der er ved etableringen af Teknisk Service indhentet 0,2 mio. kr. mere end forudsat, og dette beløb vil kunne bruges i forhold til investeringer på området eller på tværs af organisationen. Ad 2) Effektiv ejendomsdrift Det samlede effektiviseringskrav vedr. effektiv ejendomsdrift er i 2018 på 4,2 mio. kr. Der blev forelagt sag for Kommunalbestyrelsen med forslag til udmøntning af effektiviseringskravet den 19. juni 2017. Kommunalbestyrelsen vedtog, at administrationen ikke skulle forfølge de forslag, der vedrørte konkurrenceudsættelse, men skulle arbejde videre med de øvrige forslag nævnt i sagen. Samlet set blev der vedtaget effektiviseringer for knap 2 mio. kr. årligt. Administrationen har i efteråret 2017 arbejdet videre med effektiviseringsforslagene, herunder tidshorisonten for de forskellige elementer. Der vil ikke være helårseffekt for alle forslagene, og på nuværende tidspunkt er det administrationens vurdering, at der i 2018 vil kunne hentes effektiviseringer for 1,5 mio. kr. Fra 2019 og frem vil beløbet stige til 2,9 mio. kr. I 2018 mangler der således konkrete forslag til effektiviseringer for 2,7 mio. kr. Administrationen arbejder fortsat på at finde yderligere gevinster ved effektiv ejendomsdrift, så en større del af effektiviseringskravet kan indfries i 2018. Af tabel 2 fremgår elementerne, der skal bidrage til at indfri reduktionskravet i 2018. Fra 2019 forventes på nuværende tidspunkt, at der kan gennemføres effektiviseringer for 2,9 mio. kr., således at mankoen i forhold til kravet på de 4,2 mio. kr. vil være reduceret til 1,3 mio. kr. i 2019. Tabel 2. Elementer til realisering af effektiviseringskravet Effektiv ejendomsdrift. Budget og forventning i 2018. Estimeret effektiviserin 2018, mio. kr. Budget g Tiltag - Fase 1, 2017-18 Ind- og udvendig vedligeholdelse Strategisk indkøb af håndværkerydelser -0,750-0,3
12-12-2017 Side 30 Overblik over serviceaftaler -0,150-0,1 Koordineret prioritering af midler til ind- og udvendig vedligeholdelse Terræn og udearealer Terræn og udearealer - intern effektivisering af opgaveløsning Rengøring 0 0-0,400-0,4 Samling af rengøringsopgaver -0,100-0,1 Ejendomsadministration Ejendomsadministration - konkurrenceudsættelse af adm. af almene ældreboliger Ejendomsadministration - konkurrenceudsættelse af adm. af almindelige udlejningsboliger 0 0 0 0 Ejendomsstrategi -Forberedelse af reduktion af m2-0,570-0,5 Tiltag - Fase 2, 2018-19 Systematiske bygningssyn og vedligeholdelsesplaner 0-0,1 Ejendomsstrategi - Fortsat reduktion af m2 0 0 I alt -1,970-1,5 Besparelseskrav -4,200-4,2 Afvigelse -2,230-2,7 Ad 3) - Compliance på indkøbsaftaler Lejre Kommune har siden 2015 arbejdet med gevinstrealisering i forbindelse med nye indkøbsaftaler. Fra 2017 og frem var der oprindeligt budgetteret med indkøbsbesparelser på 2,3 mio. kr. I løbet af året er der indhentet en række besparelser med varig effekt, og i budget 2018 er der udestående reduktionskrav for 0,4 mio. kr. i 2018 og frem. Det forventes, at der i 2018 kan realiseres yderligere gevinster på indkøbsområdet. På nuværende tidspunkt forventer administrationen udbudsgevinster på nedenstående områder, jf. tabel 3. Det skal bemærkes, at de skønnede gevinster er bedste bud på nuværende tidspunkt. Det præcise beløb afhænger af de kommende udbud. Ligeledes skal nævnes, at der i løbet af 2018 kan komme yderligere udbud end de her nævnte. Tabel 3. Gevinstrealisering ved indkøbsaftaler. Budget og forventning i 2018. Budget Udbudsområde 2018 (mio. kr.) Estimeret gevinst 2018 (mio. kr.) Vejsalt -0,1 Vikarudbud -1,0 Sprogundervisning -1,4 Øvrige gevinster Kopi og print, Tolkebistand, hjælpemidler mv. -0,2 I alt, estimeret gevinst -0,4