Det generelle og administrative tilsyn Tilsynsrapport 2010/2011 Gentofte Kommune Børn, Unge og Fritid Tilsynet skal ses som et redskab til dialog mellem tilsynsmyndighed og institution. Dette er for at sikre de bedst mulige rammer for børnene. Det er institutionens leder der i sidste ende har ansvaret for institutionens drift og virke. Dato: Torsdag d. 10. februar 2011 Institution: Jægersborg vuggestue og børnehave Pædagogisk konsulent: Sam Hammershøy/Maj-Britt Skjøth Administrativ konsulent: Annette Koch Deltagere fra institutionen: - Leder - Souschef - Afdelingsleder - Tillidsrepræsentant - Sikkerhedsrepræsentant Ann Chérie Fleron Katja Bremer 1
Baggrundsmaterialer Tidligere udarbejdede tilsynsrapporter Den læreplan Institutionens udarbejdede evalueringsmateriale Institutionens hjemmeside Diverse materialer gennemset på tilsynsbesøget Dialog med relevante samarbejdspartnere i Børn, Unge og Fritid Generel opsummering: Tilsynets generelle vurdering er, at der i institutionen fortsat i høj grad sammenhænge mellem sit teoretiske værdigrundlag, dets tilknyttede metodikker og den til daglige praktiserede praksisser. Institutionens værdier og fundament er velintegrerede i dagligdagens organisering. Institutionens formidling af praksisser bærer præg af at være funderet i en fælles institutionelle kultur, hvor der lægges i høj grad vægt på en løbende stillingstagen og refleksion over operationalisering af handlinger set i børnehøjde. Ledelsesteamet opleves at have etableret en solid samarbejdsplatform. Der er i høj grad balanceret fokus på sikring og udvikling af institutionens faglighed samtidig med der sikres en helhedsorienteret trivsel i personalegruppen. Tilsynet talte med fire medarbejdere undervejs i tilsynsbesøget. Tilsynet var deltagende i følgende børneaktivitet: - Tværgruppens aktivitet. Temaet i fokus: sprogstimulering. Opsummering af udfordringer: - Den på tilsynsbesøgets tidspunkt forestående certificeringsproces. - Sikring af fremtidens økonomistyring. - En fortsat sikring af balancen mellem at leve op til forventninger til den interne kvalificerede organisering af dagligdagens praksisser og til udefra kommende beslutninger som har indflydelse på de interne strukturer. Opsummering af anbefalinger: - En forsat sikring af processer som nedbringer sygefraværet. 2
Opsummering af henstillinger: Ingen. Definition af begreber i tilsynsrapporten Kommentar: En kommentar dækker over en forklaring eller bemærkning Anbefaling: En anbefaling kan være forslag til ændringer. Henstilling: En henstilling indebærer mangler, der kan medføre at børn eller voksne kan komme til skade. Om der tilføjes en konkret tidsfrist afhænger af henstillingens karakter. 3
Fysiske rammer Indendørs Sikkerhed Kommentarer Anbefalinger Henstillinger Institutionen har god fokus på den indendørs sikkerhed. Der arbejdes løbende på at indretningen af institutionens indendørsrammer afspejler institutionens værdier og forankring. Der har været, og fortsat er, fokus på indretning som øger muligheder for integreret leg i leg miljøer. Sundhedsplejerskernes hygiejnetilsyn Udendørs Sikkerhed Institutionen havde modtaget det hygiejnetilsynsbesøg november 2010. Der var blevet givet enkelte anbefalinger som institutionen var på tilsynsbesøgets tidspunkt i gang med at efterkomme. Institutionen har fortsat god fokus på 4
sikring af en sikker færden for børnene både på legepladsen og udenfor institutionens matrikel. Legeplads Legeplads - logbog Bygningsvedligeholdelse Beredskabsinstruks med planer Udfordringer Der er siden det sidste tilsynsbesøg ikke sket store forandringstiltag på legepladsen. Institutionen har systematiseret vedligeholdelsen af legepladsen. Lederen har god fokus på den løbende sikring af indendørs vedligeholdelse. Vedkommende er i den forbindelse initiativtageren på at sikre rettidigt kontakt til relevante samarbejdspartnere. Kan findes på intranettet. Ingen særlige bemærkninger. 5
Den læreplan Godkendelse og evt. bemærkninger til den læreplan Kommentarer Anbefalinger Henstillinger Institutionens læreplan er blevet godkendt af lederen for kommunes inkluderende tilbud. Institutionens samlet personale har gennem tværgående processer samarbejdet om både evaluering og revidering af sin tidligere læreplan. Institutionens bestyrelse er blevet medinvolveret i relevante diskussioner i denne forbindelse. Organisering af nye medarbejderes tilegnelse af den praksis set i henhold til den læreplan Institutionen har velsystematiseret rutiner som sikre nye medarbejderes tilegnelse af viden over sammenhænge mellem den oplevet dagligdag og den teoretiske fundering som benævnes i 6
institutionens læreplan. Organisering af den hverdag set i henhold til den læreplans nævnte mål og metoder Institutionens organisering af sine praksisser afspejler i høj grad de i sin læreplans nævnte mål og metoder. Der er i institutionen løbende refleksioner over i hvor høj grad de igangværende organiseringer og strukturer tilgodeser den aktuelle børnegruppes omsorgs- og udviklingsbehov som tiltænkt. Nødvendige systematiske opfølgninger og justeringer på tiltag er integreret i personalets fagligkultur. Den daglige praksis set i henhold til nævnte dokumentation Den daglige praksis set i henhold til nævnte forbyggende arbejde sårbare børn Institutionens dokumentationspraksisser afspejler i høj grad de i sin læreplans nævnte mål og metoder. Institutionens praksisser for sit arbejde med sårbare børn 7
afspejler i høj grad de i sin læreplans nævnte mål og metoder. I godkendelsen af den læreplan, fremsætter leder for kommunes inkluderende tilbud, ønske om der i højere grad ses i den skriftlige formidling, en differentiering af institutionens brug af begreberne selvtillid og selvværd. Det fremsatte ønske blev drøftet på tilsynsbesøget. Tilsynet har ingen yderligere bemærkninger dertil Evaluering af de i den læreplans nævnte mål og metoder Børnemiljøvurdering Udfordringer Institutionens proces for evaluering af sin læreplan bar i høj grad præg af en helhedsorienteret refleksionsindsats. Ikke berørt som selvstændigt punkt. Ingen særlige bemærkninger. 8
Organisation Ledelse og Medarbejdere Ledelse Kommentarer Anbefalinger Henstillinger Varetagelse af ledelsesfunktionen: administration Sikring af de administrative opgaver er fordelt mellem partnerne i ledelsesteamet. Varetagelse af ledelsesfunktionen: økonomi Lederen er hovedansvarlig for sikring af den daglige økonomistyring og planlægning af langsigtede strategier der understøtter igangsættelse af fleksible løsninger i forhold til fremtidens økonomiske udfordringer. Lederen har god fokus på at sikre sammenhænge mellem kvalificeret praksisser og den udmeldte budget. Lederen har fokus på at souschefen opkvalificeres i at kunne i højere grad være understøttende i forhold til den langsigtede del af økonomistyringen. Souschefen har siden oktober 2010 haft en ekstra 9
ledelseskontordag. Varetagelse af ledelsesfunktionen: faglig pædagogisk udvikling I forhold til at sikre en fælles platform for den videreudvikling af institutionens pædagogfaglige udvikling, har lederen sikret sig at ledelsesteamet har været sammen om at deltage i diplomuddannelsen og har dertil haft skrevet opgave sammen. Det for at sikre at institutionens fremtid i det ledelsesmæssige perspektiv tager afsæts i fælles faglige drøftelser og fælles dannede visioner. Samarbejdet i ledelsen Der er i ledelsesteamet en veletableret samarbejdsplatform. Der er i den forbindelse fokus på en opkvalificering af opgaveuddelegering og fælles kompetenceløft. Der vægtes afholdelse af ledelsesdage ca. hver anden/tredje måned, hvor hele ledelsesteamet er samlet og der sættes ekstra fokus på både opfølgning på den daglige drift og på den strategiske planlægning af handlingstiltag der 10
understøtter institutionen i at komme fremtidens udfordringer i møde. Der er i ledelsesteamet god fokus på ledelsesstøtten mellem partnerne. Ledelsens samarbejde med personalet Ledelsens samarbejde med bestyrelsen Ledelsens samarbejde med Børn, Unge og Fritid Ledelsen vægter i høj grad en balanceret samarbejdsrelation med sit personale. Der fokuseres på at sikre at samarbejdet er fagligfunderet samtidig med der i videst mulig omfang bliver taget hensyn til den enkelte medarbejders personlige kompetencer og private ståsted. Ledelsen har en veldefineret samarbejdsrelation med forældrebestyrelsen. Lederen har haft, og har fortsat, relevant fokus på udvikling af samarbejdet. Det set både i henhold til institutionens faglige fremtid set i lyset af på tilsynsbesøgets forestående certificering, og i henhold til en sikring af at videndele praksisser funderet i det inkluderende menneskesyn. 11
Lederen orienterer om et generelt tilfredsstillende samarbejde med relevante samarbejdspartnere i Børn, Unge og Fritid. Lederen tager selv initiativ til at sikre sig relevant rådgivning og støtte. Ledelsens deltagelse i samarbejdsfora Lederen er aktiv deltagende i de samarbejdsfora som Børn, Unge og Fritid stiller til rådighed. Der vægtes i høj grad medinddragelse af souschefen der hvor relevant og muligt. Lederen er aktiv deltagende i sit styringsnetværk, i netværket for lederne i de inkluderende tilbud og i sit tværgående netværk. Souschefen vægtes deltagelse i souschef netværket. Gentoftemodellen Ledelsens udviklingsprofil Udfordringer Ledelsesteamet har et godt kendskab til, og indsigt i, brugen af Gentoftemodellen og dets tilknyttede værktøjer. Ikke berørt som selvstændigt punkt. Sikring af fremtidens økonomistyring. 12
Organisation Ledelse og medarbejdere Medarbejdere Kommentarer Anbefalinger Henstillinger Personalepolitikker Institutionen har siden det sidste tilsynsbesøg haft en stigning i sygefraværet. Ledelsen har meget relevant fokus på denne tendens og har gjort sig mange relevante refleksioner over både mulige årsager og handlingstiltag for håndteringen af udfordringen. Ledelsen har et godt indblik i den enkelte medarbejderes sygdomsbilledet og sikring af differentieret handlingstiltag. Lederen gennemfører på relevant vis omsorgssamtaler med den enkelte medarbejder. Der anbefales: - En forsat sikring af processer 13
som nedbringer sygefraværet. Medudvalg Institutionen har et veletableret medudvalg og der afholdes systematiseret møder hvert kvartal. Lederen afholder planlagte møder af en times varighed med arbejdsmiljørepræsentanten og tillidsrepræsentanten hver måned. I forbindelse med de økonomiske udfordringer grundet nedskæring i budgettet, havde lederen sikret at medudvalgets repræsentanter i høj grad var medinformeret og medinvolveret i beslutningstiltag. Medarbejdernes medinddragelse og medindflydelse Der sikres i høj grad medarbejdernes medinddragelse og medindflydelse i relevante personalepolitiske tiltag og der sikres i høj grad medinvolvering i henhold til institutionens faglige udvikling Se øvrige bemærkninger. Personalerekruttering Der har i institutionen siden det sidste tilsynsbesøg været enkelte udskiftninger i personalegruppen. Den ene var en opsigelse. Der var på tilsynsbesøgets tidspunkt 14
tre personaler på barsel. Personalefastholdelse Der er god fokus på sikring af tiltag som understøtter relevant fastholdelse af personalet. Eksempelvis er der for at sikre en stabil dagligdag med fortsat mulighed for at gennemføre planlagte projekter og strukturelle tiltag, blevet omorganiseret i personalegruppen og der er blevet indsat en flyver som kan gå på tværs af børnegrupperne. Lederen sikrer gennemførelse af handlingstiltag der bidrager til at medarbejdere som vender tilbage efter barsel o.l. oplever at blive informeret om institutionens nuværende ståsted og bliver budt velkommen i god tid ved dialogisk kontakt til lederen. Personaleuddannelse I kraft af at institutionen er et af kommunes tilbud med pladser til børn med særlige behov og i kraft af den på tilsynsbesøgets tidspunkt forestående certificering proces, er der i høj grad fokus på en løbende sikring af personalets faglige kompetencer i forhold til at løfte opgaven på kvalificeret vis. 15
Der er i institutionen fokus på både at skabe og styrke det tværgående samarbejde mellem vuggestuegrupperne og børnehavegrupperne, og at der sikres det kollegiale samarbejde personalerne i mellem. Der arbejdes i høj grad på at institutionens ressource- og værditænkning indtænkes i udviklingstiltag målrettet personalegruppen. Institutionens personale var på tilsynsbesøgets tidspunkt i gang med at gennemgå den faglige del af certificeringsproces. APV Institutionen har gennemført trivselsundersøgelse og der blev givet gode tilbagemeldinger. Handlingstiltag som blev udarbejdet i forbindelse med trivselsundersøgelsen, bliver arbejdet videre med i medudvalgets regi. Der planlægges gennemførelse af APV i løbet af 2011 med støtte fra Arbejdsmiljø Gentofte. Udfordringer Den på tilsynsbesøgets tidspunkt forestående certificeringsproces. En fortsat sikring af balancen mellem at leve 16
op til forventninger til den interne kvalificerede organisering af dagligdagens praksisser og til udefra kommende beslutninger som har indflydelse på de interne strukturer. 17
Børn og Forældre Børn Kommentarer Anbefalinger Henstillinger Organisatorisk struktur Institutionens organisatoriske strukturer afspejler både institutionens værdigrundlag og børnegruppens aldersmæssige behov. Børnenes trivsel Institutionen har i høj grad fokus på det enkelte barns trivsel og børnegruppens generelle trivsel. Se øvrige bemærkninger. Udviklingsinitiativer Institutionen har haft, og har fortsat, særlig fokus på opkvalificering af sin viden og kunnen i henhold til sikring af præmatur børns særlige omsorgsog udviklingsbehov. Der er i den forbindelse blandt andet blevet arrangeret temaaftener for personalet og med mulighed for 18
forældredeltagelse. Inklusion Præmaturebørn Fri for Mobberi Institutionen har velintegreret praksisser for operationalisering af det menneskesyn bag begrebet inklusion. Ikke relevant for institutionen. Institutionen har i høj grad implementeret systematiseret brugen af Fri for Mobberi koncepten i dagligdagens praksis. I tråd med institutionens faglige mål for læring, er der i høj grad fokus på at sikre en løbende videndeling om brugen af koncepten og erfaringer draget ved børnenes oplevelser gennem koncepten. Børnepolitikker Solpolitik Mad- og måltidspolitik Ikke berørt som selvstændigt punkt. Institutionen har en solpolitik. Den findes på institutionens hjemmeside. Institutionen har en mad- og måltidspolitik som 19
afspejler Børn, Unge og Fritids retningslinjer for denne. Den findes på institutionens hjemmeside. Velkomstpjece Udfordringer Ikke berørt som selvstændigt emne. Ingen særlige bemærkninger. 20
Børn og Forældre Forældre Kommentarer Anbefalinger Henstillinger Forældreinddragelse / dialog Der er i institutionen i høj grad fokus på sikring af forældredialogen og forældrenes mulighed for at få indsigt i institutionens praksisser og dets sammenhænge med institutionens værdigrundlag. Børnegenvej Institutionen havde på tilsynsbesøgets tidspunkt ikke fuldt ud implementeret brugen af Børnegenvej. Det på grund af tekniske vanskeligheder og nødvendige prioriteringer. Der blev dog sikret dokumentation over institutionens dagligdag en gang om ugen. Institutionen har fokus på en opkvalificering af de tekniske muligheder 21
den nyere version tilbyder i henhold til at der højere grad sker en formidling af dokumentation om sine læreplanstemaer og dets operationalisering i dagligdagens aktiviteter. Der vægtes at forældrene har et højt niveau af relevant information om institutionens status billedet og om kommende tiltag. Forældretilfredshed Forældretilfredshedsundersøgelse Forældreklage/bekymring Lederen orienterer om generelle positive tilbagemeldinger fra forældrene over den oplevet daglig. Institutionen har igangsat tiltag over temaer som forældretilfredshedsundersøgelsen vist kunne forbedres. Lederen orienterer at der i perioden siden det sidste og nuværende tilsynsbesøg ingen forældreklager været. Der har været forældre henvendelser som i højere grad har haft karakter af misforståelser over 22
forståelsen af sammenhængen mellem institutionens kerneopgave og pædagogfaglige løsningsmuligheder. Relevante samarbejdspartnere har været medinddraget i sikring af relevant forventningsafstemning. Hjemmeside Udfordringer Institutionen har en opdateret og velinformativ hjemmeside. Ingen særlige bemærkninger. 23