20190328 Bilag 9.1. INDSTILLING Status på fusionen Til orientering Københavns Professionshøjskole 21. marts 2019 Indstilling Det indstilles at bestyrelsen drøfter status på fusionen og tager vedlagte orientering til efterretning. Baggrund KP er i sin korte levetid allerede nået rigtig langt: Organisationen er på plads og snart er også Hovedsamarbejdsudvalget nedsat. Flere it-systemer og databaser, der er centrale for det studieadministrative område og ressourcestyringen, er sammenlagt og danner grundlag for det videre arbejde med at etablere fælles KP systemer og processer. Vores omverden begynder at kende KP, og de første studerende er dimitteret herfra. Fusionen følger fortsat den overordnede plan, og bevæger sig ind i fasen, hvor der for alvor tages hul på den faglige fusion og realisering af de synergier, som var målet med fusionen. Nedenfor er udvalgte større aktiviteter i første halvår 2019 i fusionsporteføljen: Med strategien er sporet for den faglige fusion nu lagt, og implementeringen af de indsatser, der er prioriteret igangsat, kan begynde. Den faglige fusion indebærer desuden projekter så som sammenlægning af studieordninger for sygeplejerske-, fysioterapeut- og læreruddannelsen, som hastigt nærmer sig sin afslutning, samt udformning af videreuddannelsesområdets fremtidige faciliteter på forventeligt Tagensvej 18. KP s studenterråd er i gang med en proces, hvor de reorganiseres, udvikles og professionaliseres. Organisationen understøtter og bakker op om denne udvikling. Der vil blive tilstræbt et tæt samarbejde mellem KP og de studenterpolitiske organer på alle niveauer. Der er udarbejdet et Studenterråd (SRKP) årshjul, som suppleres med en aktivitetskalender. Der arbejdes på at oprette og professionalisere Campusråd på alle campus. Derudover bliver der bl.a. udviklet en Studenterhåndbog, som skal udleveres til nye studerende ved studiestart og fungere som en invitation til det eksisterende fællesskab for studerende på KP. Det er blevet besluttet, at der skal være et intranet til alle studerende og ansatte på KP samt et Learning Management System (LMS), og at disse to løsninger vil blive samlet under et fælles velkomstlag, så brugerne oplever én indgang. KP s nye hjemmeside vil primært være rettet mod eksterne, fx kommende studerende. Proces med strømlining og produktion af indhold til såvel intranet som hjemmeside startes op her i foråret i samarbejde med store dele af organisationen, og begge forventes lanceret i efteråret 2019. På det administrative område arbejdes der med de mange it-projekter i højt tempo samtidig med, at der er fokus på stabil og sikker drift. Der er stadig en stor portefølje af de gamle it-systemer fra de to tidligere organisationer, og der arbejdes med at samle, skifte over og udfase i en takt og Side 1 af 2
rækkefølge, som griber mindst muligt ind i hverdagen. Når det er sagt, vil hele organisationen og KP s studerende komme til at opleve forandringer det kommende år i takt med en gradvis overgang til nye fælles KP systemer, og der er stor fokus på tydelig og rettidig kommunikation. Som eksempel vil de første afdelinger tage det nye fælles journaliseringssystem i brug i løbet af de næste måneder, og det forventes fuldt udrullet i hele KP inden udgangen af 2019. Bilag Bilag 9.2. Implementering af KP milepæle indtil nu og fusionsaktiviteter 1. halvår 2019 Bilag 9.3. Orientering om status på fusionsgevinster Side 2 af 2
IMPLEMENTERING AF KØBENHAVNS PROFESSIONSHØJSKOLE Milepæle indtil nu og fusionsaktiviteter 1. halvår 2019 12. marts 2019
Milepæle indtil nu Retning og rammer Rammekontrakt indgået Organisation på plads Virksomhedsaftale indgået KP strategi Fælles om fremragende undervisning Administrative systemer og processer KP budget 2019 Centralt studieadministrativt system i drift Centrale systemer til ressourcestyring i drift Faglig fusion 2 Københavns Professionshøjskole Første studerende dimitteret fra KP Første KP Åbent Hus
Organisation og ledelse retning og rammer - 1. halvår 2019 Bemanding af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation Reorganisering og professionalisering af studenterråd 2019 1. kvartal 2. kvartal Udrulning af designlinje i skiltning mv. 3 Københavns Professionshøjskole 12. marts 2019
Strategisk retning og faglig fusion - 1. halvår 2019 Udvikling af strategiske indsatser Udvikling af studieordninger for sammenlagte uddannelser 2019 1. kvartal 2. kvartal Strategiimplementering Oplæg til udformning af videreuddannelsesområdets faciliteter 4 Københavns Professionshøjskole 12. marts 2019
Administrative systemer og processer - 1. halvår 2019 Centrale styringssystemer i drift Forberedelser til samling og udfasninger, øvrig it 2019 1. kvartal 2. kvartal Udrulning af journaliseringssystem påbegyndes Indholdsproduktion intranet og hjemmeside påbegyndes 5 Københavns Professionshøjskole 12. marts 2019
20190328 Bilag 9.3. Orientering om status på fusionsgevinster Københavns Professionshøjskole 21. marts 2019 I forlængelse af status på fusionen uddybes arbejdet med fusionsgevinster herunder i forhold til arbejdet med 1) faglige ressourcer 2) igangsættelse af indtægtsprogram og 3) det videre arbejde med og opfølgning på fusionsgevinster. Formål med arbejdet med fusionsgevinster Drivkraften for etableringen af KP er en faglig ambition, hvor vi sammen skal sikre stærkere faglige miljøer og skabe bedre rammer for læring. En ambition der siden er foldet ud i vores strategiske retning Fælles om Fremragende Undervisning. Ved etableringen af KP fik KP ligeledes mulighed for realisering af gevinster direkte udledt af sammenlægningen af de to tidligere organisationer samt stordriftsfordele. Primo 2018 blev der udarbejdet en business case af konsulenthuset Valcon, der med afsæt i fusionsgrundlaget gav et kvalificeret skøn på 50-74 mio. kr. i varige mulige omkostningsreduktioner afledt af fusionen. Indtægtspotentialerne (taxametertilskud, ekstern finansiering til forskning og udvikling samt øget omsætning på Videreuddannelsen) blev identificeret, men indgik ikke i ovennævnte skøn. Med afsæt i business casen godkendte bestyrelsen d. 11. december 2018 mål for gevinstrealisering i 2019-2021 jf. KP s budget for 2019: Tabel 1: Fusionsgevinster (mio. kr.) i perioden 2019-2021, jf. Valcons business case Mio. kr. 2019 2020 2021 Fusionsgevinster indarbejdet i budget 2019 20,2 20,5 20,5 A1. Direkte sammenlægningsgevinster - besparelse ledelsesårsværk* 13,0 13,0 13,0 A3. Direkte sammenlægningsgevinster - driftsbesparelser 0,6 0,9 0,9 D1. Administrative områder - besparelse årsværk 6,6 6,6 6,6 Forventede fusionsgevinster (ikke indarbejdet i budget 2019) 5,0 15,0 30,0 A2. Bedre udnyttelse af fysisk kapacitet - ikke kvantificeret B. Indkøb 4,0 8,0 12,0 C. Sammenlægning på IT-området 1,0 3,0 9,0 A3, D1-2. Administrative områder 4,0 5,0 E. Faglige ressourcer 4,0 F. Indtægtspotentiale - ikke kvantificeret Fusionsgevinster i alt 25,2 35,5 50,5 *Grundet forventet ansættelse af flere niveau 3 ledere - jf. ambitionen om ledelsesspænd i fusionen - kan der forventes en reducering af gevinsten fra 2020. Med budget 2021 skal KP således have realiseret varige, årlige gevinster på minimum 50,5 mio. kr. Med regeringens seneste finanslov er omprioritereringsbidraget for professionshøjskolerne forlænget frem til 2022, og derfor vil gevinstrealiseringen udligne omprioriteringsbidraget på 2 pct. Realiseringen af KP s strategi forudsættes således finansieret via omprioritering og optimering af det ordinære budget suppleret med ekstern finansiering mv. Der er dog en prioriteringspulje på 10 mio. kr. i budget 2019, som kan anvendes i løbet af 2019 til at kickstarte nye prioriterede strategiske indsatsområder jf. bilag 9.1. Side 1 af 2
1. Faglige ressourcer systematisk arbejde med optimering af undervisningens tilrettelæggelse Omprioriteringen og optimeringen med henblik på finansiering af KP s strategi forventes at ske via betydelige ændringer i KPs ordinære drift, herunder optimering af undervisningens tilrettelæggelse. KP har tidligere skønnet et gevinstpotentiale for optimeringen af undervisningens tilrettelæggelse på 4 mio. kr. fra 2021 jf. ovenstående tabel 1 Faglige ressourcer. Disse gevinstpotentialer skulle realiseres primært ved gevinster ved fusionen af de identiske uddannelser dvs. lærer-, sygeplejerske og fysioterapeutuddannelserne. Direktionen besluttede imidlertid d. 6. februar 2019, at KP vil arbejde med en mere systematisk måde i forhold til optimering af undervisningens tilrettelæggelse bredt på KP. Det betyder, at der fra marts 2019 vil blive påbegyndt et arbejde med at analysere potentialer ind i kernen af undervisningen fx effektiv udnyttelse af undervisningsressourcer, eksamen, holdstørrelser o. lign., således at KP s strategiske ambitioner kan løftes via omprioritering og optimering af det ordinære budget suppleret med ekstern finansiering mv. 2. Indtægtsprogram Fokus på gevinstrealiseringen har ind til nu fokuseret på realisering gennem mulige omkostningsreduktioner afledt af fusionen. Direktionen besluttede d. 6. februar 2019 at etablere et indtægtsprogram, der indgår i Gevinstrealiseringsprogrammet. Formålet er at sætte ambitioner for KP s indtægtsprofil (taxametertilskud, ekstern finansiering til forskning og udvikling samt øget omsætning på Videreuddannelsen). Arbejdet påbegyndes i marts 2019 og vil inddrage Valcons business case med skøn af indtægtspotentialer. 3. Etablering af Gevinstrealiseringsprogrammet 2019-2021 For at understøtte de ledelsesmæssige beslutninger om gevinstrealiseringen på KP samt styrke implementeringen af programmets projekter er der etableret en samlet organisering af gevinstrealiseringsprogrammet. Direktionen er programstyregruppe og der er en tydelig organisering af projekter med konkrete gevinstmål. Det vurderes væsentlig med denne tydelige organisering, da gevinstrealiseringen er kendetegnet ved: - Programprojekterne har stor strategisk betydning for, hvad vi vil med KP og er kendetegnet ved høj kompleksitet - Programprojekterne vil blive forankret både på fakulteter, Videreuddannelse og i Ressourceområdet - Realiseringen af programprojekterne nødvendiggør nye strukturer (fx It-systemer) og adfærd (fx skemaplanlægning el. indkøbsadfærd) på tværs af KP, hvilket vil kræve bred ledelsesmæssig opbakning Projekterne er af meget forskellig karakter, og de enkelte projektejere vil derfor have individuelle projektplaner og -metoder for realiseringen. Fælles for projekterne er opfølgning på og metode for realisering af gevinster i budget- og trimesteropfølgninger. Der etableres baselines og gevinstmål for alle projekter, de steder hvor det ikke allerede er etableret. Gevinsterne indarbejdes løbende i forbindelse med budgetlægning og trimesteropfølgning. Bestyrelsen orienteres om status i forbindelse med trimester- og budgetopfølgninger næste gang på bestyrelsesmødet i juni 2019. Her vil således også indgå en status på gevinstrealisering vedr. faglige ressourcer samt status på indtægtsprogram. Side 2 af 2