EU-UDBUD 2015/S 186-336779 Varer Offentligt udbud På levering af Kompressionsstrømper og strømpepåtagere til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb September 2015 Side 0 af 62
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 2. Ordregiver... 4 3. Tidsplan... 4 4. Spørgsmål... 5 5. Udbuddets omfang... 5 6. Egnethedsvurdering... 6 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold... 6 6.2 Økonomisk og finansiel formåen... 7 6.3 Teknisk og/eller faglig formåen... 7 6.4 Konsortier... 7 6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen... 7 7. Brug af rammeaftaler... 8 8. Tildelingskriterium og underkriterier... 8 8.1 Delaftale 1... 8 8.1.1 Underkriterium Pris... 8 8.1.2 Underkriterium Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet... 9 8.1.3 Underkriterium Sortiment... 9 8.2 Delaftale 2...10 8.2.1 Underkriterium Pris...10 8.2.2 Underkriterium Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet...11 8.2.3 Underkriterium Sortiment...12 8.3 Delaftale 3...13 8.3.1 Underkriterium Pris...13 8.3.2 Underkriterium Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet...14 8.3.3 Underkriterium Sortiment...14 9. Afgivelse af tilbud... 14 9.1 Tilbudsfrist...14 9.2 Vedståelsesfrist...15 10. Tilbuddets indhold... 15 10.1 Tilbuddets indhold...15 10.2 Sprog...15 10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud...15 10.4 Forbehold...16 11. Tilbudsevaluering... 16 Side 1 af 62
11.1 Egnethedsvurdering...16 11.2 Forbehold og konditionsmæssighed...16 11.3 Tildelingskriterium og underkriterier...16 11.4 Vareprøver og afprøvning...16 12. Orientering om resultatet af udbuddet... 17 13. Aktindsigt... 17 Udbudsbilag A Tro- og loveerklæring... 18 Udbudsbilag B - Virksomhedsoplysninger samt økonomiske nøgletal... 20 Udbudsbilag C - Referenceliste... 21 Udbudsbilag D - Konsortieerklæring... 22 Udbudsbilag E - Erklæring fra anden enhed... 23 Rammeaftale kompressionsstrømper og strømpepåtagere... 24 1. Parterne... 24 2. Aftalegrundlag... 24 2.1 Rammeaftalens grundlag...24 2.2 Betingelser...25 2.3 Ændringer...25 2.4 Underleverandører...25 3. Aftaleperiode... 25 4. Rammeaftalens omfang... 26 4.1 Omfang...26 4.2 Medarbejder ressourcer...26 4.3 Sortimentsændringer...27 5. Samarbejde... 27 6. Kvalitet... 27 6.1 Generelt...27 6.2 CE-mærkning mv....28 6.3 Miljø...28 6.4 Kvalitetssikring...28 7. Priser og prisregulering... 28 7.1 Pris...28 7.2 Prisregulering...29 7.3 Afgifter...29 7.4 Bonus og godtgørelse...29 8. Bestilling... 29 Side 2 af 62
9. Levering... 30 9.1 Leveringsbetingelser...30 9.2 Følgeseddel...30 9.3 Returvarer...30 10. Fakturering... 31 11. Betalingsbetingelser... 32 12. Statistik... 32 13. Leverandørens misligholdelse... 33 13.1 Generelt...33 13.2 Forsinkelse af enkelte ordrer...33 13.3 Mangler...33 13.4 Ophævelse af rammeaftalen...34 13.5 Erstatning...35 14. Ordregivers misligholdelse... 35 15. Force majeure... 35 16. Produktansvar og forsikring... 36 17. Etik... 36 18. Arbejdsklausul... 37 19. Overdragelse... 37 19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser...37 19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter...37 20. Tavshedspligt... 37 21. Lovvalg og værneting... 38 22. Underskrifter... 38 Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet... 39 Bilag 2 Kravspecifikation... 40 Bilag 3A-C Tilbudsliste... 51 Bilag 4 Databehandleraftale... 52 Bilag 5 Liste over vareprøver... 55 Bilag 6 Leverandørens tilbud... 58 Bilag 7 Jysk Fællesindkøbs prisliste... 59 Bilag 8 Liste over depoter... 60 Side 3 af 62
1. Indledning Udbuddet vedrører levering af kompressionsstrømper og strømpepåtagere til Jysk Fællesindkøb. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. EU's udbudsdirektiv (2004/18/EF), hvilket betyder, at enhver der opfylder de i punkt. 6.1 til 6.3 anførte mindstekrav kan afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S 186-336779 Udbudsbetingelser med udbudsbilag A-E Udkast til rammeaftale med bilag 1-8 (herunder kravspecifikation). Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale. 2. Ordregiver Udbuddet gennemføres af Favrskov Kommune på vegne af Jysk Fællesindkøb, som består af følgende kommuner: Favrskov Haderslev Mariagerfjord Norddjurs Rebild Skanderborg Skive Syddjurs Viborg Udbuddet er gældende for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af ordregiver, herunder også selvejende institutioner, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomst. Ordregivers kontaktperson fremgår af pkt. 4. 3. Tidsplan Offentliggørelse: 22. september 2015 Spørgefrist: 19. oktober 2015 kl. 8.00 Svarfrist: 26. oktober 2015 Tilbudsfrist: 2. november 2015 kl. 10.00 Indlevering af vareprøver: 5. november 2015 kl. 17.00 Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 47 Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Side 4 af 62
Leveringsstart: 1. februar 2016 4. Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til: Sanne Svendsen pr. e-mail til ssve@favrskov.dk med emnet Kompressionsstrømper og strømpepåtagere spørgsmål Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål der modtages efter udløb af spørgefristen besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftlig og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort via www.favrskov.dk Alle spørgsmål og svar vil ligeledes, i anonymiseret form, blive samlet på bilag 1 til rammeaftalen. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 5. Udbuddets omfang Udbuddet vedrører indkøb af kompressionsstrømper og strømpepåtagere. Begrebet strømpepåtagere dækker i dette udbud over påtagere, aftagere, stativer til på- og aftagning samt kompressionshandsker (herved forstås handsker med anti-skrid funktion lavet til af- og påtagning af kompressionsstrømper). Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler: Delaftale 1: Kompressionsstrømper Ordregivers egne folk tager mål. Følgende kommuner deltager i delaftale 1: Favrskov, Haderslev, Mariagerfjord, Norddjurs, Rebild, Skive, Syddjurs og Viborg Forventet omsætning pr. år: 3.720.000 kr. Delaftale 2: Kompressionsstrømper og strømpepåtagere Leverandøren tager mål Skanderborg Kommune. Forventet omsætning pr. år: 675.000 kr. Skanderborg Kommune bevilger ved førstegangsansøgning om kompressionsstrømper automatisk en strømpepåtager til borgeren. Det er som udgangspunkt alene denne type Side 5 af 62
bevilling der er omfattet af delaftale 2 og bevilling sker i så tilfælde på baggrund af aftalen med vindende tilbudsgiver. Såfremt borgerens rehabiliteringspotentiale gør, at borgeren ikke kan benytte den påtager, som er på aftale, kan ordregiver købe påtager hos en anden leverandør. Anden gang borgeren har brug for en påtager, er kommunen frit stillet med hensyn til hvilken leverandør der vælges. Kommunens hjemmepleje og terapeuter kan dog vælge at købe strømpepåtagere ind på aftalen. De tilbudte priser skal være inkl. måltagning og hjemmebesøg i det omfang som er beskrevet i kravspecifikationen. Delaftale 3: Strømpepåtagere. Følgende kommuner deltager i delaftale 3: Favrskov, Haderslev, Mariagerfjord, Norddjurs, Rebild, Skive, Syddjurs og Viborg Forventet omsætning pr. år: 925.000 kr. Der kan afgives tilbud på én eller flere delaftaler. For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder mindstekrav til produkterne, henvises til kravspecifikationen bilag 2 og tilbudslisten bilag 3A-3C. Den forventede omsætning for hver delaftale er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten. Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 3 år. Rammeaftalen kan forlænges i op til 12 måneder. 6. Egnethedsvurdering Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag A. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af 31.3.2004. Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag A. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke har indgået konkurrencebegrænsende aftaler i strid med konkurrencelovens 6, stk. 1. Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag A. Side 6 af 62
6.2 Økonomisk og finansiel formåen Nøgletal for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Skema til oplysningerne er vedlagt som udbudsbilag B. Hvis tilbudsgiver har eksisteret i mindre end 2 år, skal tilbudsgiver på anden egnet måde dokumentere tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen, eksempelvis ved fremlæggelse af perioderegnskab, budget eller soliditetserklæring. 6.3 Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leverancer til sammenlignelige kunder for de sidste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Følgende oplysninger skal angives: o Beskrivelse af sammenlignelige leveringer o Omsætning o Ordregiver o Kontaktperson ved ordregiver o Tidspunkt/periode for levering af de sammenlignelige leveringer Der skal om muligt angives minimum tre referencer. Er det ikke muligt at angive tre referencer, eller referencer overhovedet, skal årsagen hertil fremgå af udbudsbilag C Referenceliste. Skema til oplysningerne er vedlagt som udbudsbilag C. 6.4 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Hvis de krævede oplysninger ikke vedlægges af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (udbudsbilag D), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de i fællesskab afgiver tilbud, samt hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen med hvilken konsortiedeltager, ordregiver med bindende virkning kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler. 6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til Udbudsdirektivets artikel 47-48 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver sammen med tilbuddet indsende en erklæring fra den anden enhed om at stille den pågældende kapacitet til rådighed for tilbudsgiver (udbudsbilag E). Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at den anden enhed forpligtiger sig i forhold til ordregiver. Side 7 af 62
Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.3 for den anden enhed. Hvis tilbudsgiver ikke vedlægger disse oplysninger, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. 7. Brug af rammeaftaler De udbudte aftaler er rammeaftaler, som forudsættes indgået med 1 leverandør for hver delaftale. Ordregiver vil i videst muligt omfang anvende de indgåede rammeaftaler til at dække sit forbrug. Det bemærkes dog, at der i henhold til Servicelovens 112 pr. 01.10.2010 er indført frit hjælpemiddelvalg, hvilket medfører, at borgere frit kan vælge anden leverandør end den, kommunen har indgået aftale med. Benyttes det frie hjælpemiddelvalg kan borgeren maksimalt få bevilget tilskud, svarende til det beløb, som kommunen vil kunne anskaffe det pågældende hjælpemiddel til i henhold til den rammeaftale, som vil blive indgået på baggrund af dette udbud. Implicit i det frie hjælpemiddelvalg ligger også, at borgeren til enhver tid har mulighed for at vælge et dyrere produkt end det, kommunen bevilger som værende det bedst egnede og billigste. En eventuel prisforskel skal da afregnes direkte mellem borger og tilbudsgiver. Ordregiver vil efter nærværende udbuds afslutning, i forbindelse med bevilling, informere borgeren om indgået samhandelsaftale med vindende tilbudsgiver, og om det frie hjælpemiddelvalg samt om konsekvenserne ved valg af anden leverandør end ordregivers aftaleleverandør. 8. Tildelingskriterium og underkriterier Rammeaftalerne vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver de(t) økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra følgende underkriterier og vægtning. 8.1 Delaftale 1 Underkriterium: Vægtning: Pris 55 % Den sygeplejefaglige vurdering af 25 % produktets kvalitet Sortiment 20 % For så vidt angår delaftale 1 bliver underkriterierne vurderet på følgende måde: 8.1.1 Underkriterium Pris Vurderingen af underkriteriet Pris er en samlet vurdering af tilbudsgivers oplyste priser i bilag 3A (Delaftale 1) tilbudslisten. Tilbudsgiver skal tilbyde ét fabrikat af kompressionsstrømper samt alle de serier der hører ind under det pågældende fabrikat. Ved fabrikat forstås et brand, f.eks. er Mediven et fabrikat og Sigvaris er et fabrikat. Ved serie forstås f.eks. comfort og cotton inden for fabrikatet Sigvaris. Det gælder både inden for standardstrømper og specialstrømper at der skal tilbydes ét fabrikat, men Side 8 af 62
det behøver ikke at være det samme fabrikat der tilbydes af specialstrømper som der tilbydes af standardstrømper. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på samtlige positionsnumre. Det vil sige at fabrikatet skal dække 100 % af positionsnumrene og tilhørende variationer (med og uden tå samt det i kravspecifikationen krævede antal størrelser og farver). Hver enkelt serie inden for fabrikatet behøver dog ikke at dække alle positionsnumre. Det er tilstrækkeligt hvis alle serierne til sammen dækker alle positionsnumre. Mindst en serie skal dække alle størrelser (inkl. længder og vidder), men hvis det tilbudte fabrikat indeholder mere end en serie, behøver de øvrige serier ikke at dække alle størrelser. Tilbudsgiver skal afgive én tilbudspris for hvert positionsnummer. Denne tilbudspris skal være gældende for alle de under positionsnummeret tilbudte variationer (serier, fodstørrelser, fodlængder lukket tå, fodlængder uden tå, benvidder, benlængder, fodbredder og farver). For så vidt angår strømper med selvhold og hoftegjord betyder dette også, at tilbudsprisen skal være den samme uanset hvilket materiale ordregiver vælger til selvhold og hoftegjord, men der må gerne være forskellige priser for f.eks. AD med selvhold og AD uden selvhold. Tilbudsprisen skal angives som nettopris i danske kroner inkl. tillæg, gebyrer og afgifter men eksklusiv moms. Priserne er inkl. omkostninger til levering. Evaluering af underkriteriet Pris : Tilbudsgiver opnår en pointscore på baggrund af en evaluering af de samlede tilbudssummer og denne pointscore multipliceres med de 55 %, som underkriteriet Pris vægter i det samlede udbud. 8.1.2 Underkriterium Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet Ved vurdering af underkriteriet Den sygepleje faglige vurdering af produktets kvalitet vil ordregiver lægge vægt på følgende delkriterier: Funktionalitet (30 %) Produktets egenskaber (25 %) Brugervenlighed (25 %) Komfort (20 %) Tilbudsgiver bør i sit tilbud vedlægge en beskrivelse af de tilbudte produkter. Der vedlægges endvidere jf. pkt. 11.4 vareprøver, som vil indgå i vurderingen. Evaluering af underkriteriet Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet : Tilbudsgiver opnår en pointscore på baggrund af evalueringen af produkternes kvalitet og denne pointscore multipliceres med de 25 %, som underkriteriet Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet vægter i det samlede udbud. 8.1.3 Underkriterium Sortiment Ved vurderingen af underkriteriet Sortiment vil der blive lagt vægt på hvor mange serier, der findes inden for det tilbudte fabrikat og hvor mange størrelser inden for den enkelte serie. Ved fabrikat forstås et brand, f.eks. er Mediven et fabrikat og Sigvaris er et fabrikat. Ved serie forstås f.eks. comfort og cotton inden for fabrikatet Sigvaris. Side 9 af 62
Det vægtes positivt: Jo flere serier det tilbudte fabrikat indeholder. Det vægtes yderligere positivt, hvis der udover kravene i kravspecifikationen, tilbydes: Yderligere standardstørrelser (ankelmål/cb) og/eller hvis størrelserne dækker et videre felt end 18-32 cm cb. Yderligere længder og/eller vidder. Strømper med en bredere fod (herrestrømper). 2 nuancer af hudfarvet. Der må gerne tilbydes flere farver, men der gives ikke point herfor. Evaluering af underkriteriet Sortiment : Tilbudsgiver opnår en pointscore på baggrund af sortimentsbredden og denne pointscore multipliceres med de 20 %, som underkriteriet Sortiment vægter i det samlede udbud. 8.2 Delaftale 2 Underkriterium: Pris, herunder: - Kompressionsstrømper - Strømpepåtagere Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet, herunder: Vægtning: 55 % 70 % 30 % 25 % - Kompressionsstrømper 70 % - Strømpepåtagere 30 % Sortiment (kompressionsstrømper) 20 % For så vidt angår delaftale 2 bliver underkriterierne vurderet på følgende måde: 8.2.1 Underkriterium Pris Vurderingen af underkriteriet Pris er en samlet vurdering af tilbudsgivers oplyste priser i bilag Bilag 3B (Delaftale 2) tilbudslisten. Særligt gældende for kompressionsstrømper: Tilbudsgiver skal tilbyde ét fabrikat af kompressionsstrømper samt alle de serier der hører ind under det pågældende fabrikat. Ved fabrikat forstås et brand, f.eks. er Mediven et fabrikat og Sigvaris er et fabrikat. Ved serie forstås f.eks. comfort og cotton inden for fabrikatet Sigvaris. Det gælder både inden for standardstrømper og specialstrømper at der skal tilbydes ét fabrikat, men det behøver ikke at være det samme fabrikat der tilbydes af specialstrømper som der tilbydes af standardstrømper. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på samtlige positionsnumre. Det vil sige at fabrikatet skal dække 100 % af positionsnumrene og tilhørende variationer (med og uden tå samt det i kravspecifikationen krævede antal størrelser og farver). Hver enkelt serie inden for fabrikatet behøver dog ikke at dække alle positionsnumre. Det er tilstrækkeligt hvis alle serierne til sammen dækker alle Side 10 af 62
positionsnumre. Mindst en serie skal dække alle størrelser (inkl. længder og vidder), men hvis det tilbudte fabrikat indeholder mere end en serie, behøver de øvrige serier ikke at dække alle størrelser. Tilbudsgiver skal afgive én tilbudspris for hvert positionsnummer. Denne tilbudspris skal være gældende for alle de under positionsnummeret tilbudte variationer (serier, fodstørrelser, fodlængder lukket tå, fodlængder uden tå, benvidder, benlængder, fodbredder og farver). For så vidt angår strømper med selvhold og hoftegjord betyder dette også, at tilbudsprisen skal være den samme uanset hvilket materiale ordregiver vælger til selvhold og hoftegjord, men der må gerne være forskellige priser for f.eks. AD med selvhold og AD uden selvhold. Tilbudsprisen skal angives som nettopris i danske kroner inkl. tillæg, gebyrer og afgifter men eksklusiv moms. Priserne er inkl. omkostninger til levering. Særligt vedrørende delaftale 2 gælder det, at de afgivne priser er inklusiv måltagning og hjemmebesøg i borgers eget hjem, herunder på plejecenter. Særligt gældende for strømpepåtagere: Tilbudsgiver skal afgive tilbud på samtlige positionsnumre. Tilbudsgiver skal angive rabatsatsen i tilbudslisten for udregningen af nettoprisen. Tilbudsgiver skal anvende samme rabatsats for alle strømpepåtagere (inkl. -aftagere og stativer) og samme rabatsats for alle kompressionshandsker, men der må gerne anvendes forskellige rabatsatser for henholdsvis strømpepåtagere og kompressionshandsker. Rabatsatserne er faste i hele rammeaftaleperioden, og gælder for alle varianter der naturligt er underlagt produktgruppen. Tilbudsgiver konkurrerer udelukkende på nettopriserne på de på tilbudslisten beskrevne produkter efter rabatten er fratrukket (priserne i kolonne I). Evaluering af underkriteriet Pris : Evaluering af de samlede tilbudssummer - på baggrund af tilbudsgivers nettopriser - sker individuelt for hvert af de to produktområder. Tilbudsgiver vil således opnå én pointscore for tilbud på Kompressionsstrømper og én pointscore for tilbud på Strømpepåtagere. Ovenstående to pointscorer vil herefter blive multipliceret med den individuelle vægtning af delkriterierne til underkriteriet Pris. Scoren for Kompressionsstrømper vil således blive multipliceret med 70 % og scoren for Strømpepåtagere med 30 %. Resultatet af disse beregninger lægges herefter sammen og multipliceres med de 55 %, som underkriteriet Pris vægter i det samlede udbud. 8.2.2 Underkriterium Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet Vurdering af Kompressionsstrømper : Ved vurdering af underkriteriet Den sygepleje faglige vurdering af produktets kvalitet vil ordregiver lægge vægt på følgende delkriterier for så vidt angår kompressionsstrømperne: Funktionalitet (30 %) Produktets egenskaber (25 %) Brugervenlighed (25 %) Side 11 af 62
Komfort (20 %) Tilbudsgiver bør i sit tilbud vedlægge en beskrivelse af de tilbudte produkter. Der vedlægges endvidere jf. pkt. 11.4 vareprøver, som vil indgå i vurderingen. Vurdering af Strømpepåtagere : For så vidt angår strømpepåtagerne vil ordregiver lægge vægt på følgende: Brugervenlighed (45 %) Funktionalitet (45 %) Materiale (10 %) Tilbudsgiver bør vedlægge en beskrivelse af de tilbudte produkter. Der vedlægges endvidere jf. pkt. 11.4 vareprøver, som vil indgå i vurderingen. Evaluering af underkriteriet Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet : Evaluering af hvert delkriterium sker individuelt for hvert af de to produktområder. Tilbudsgiver vil således opnå én pointscore vedrørende Kompressionsstrømper og én pointscore vedrørende Strømpepåtagere. Ovenstående to pointscorer vil herefter blive multipliceret med den individuelle vægtning af delkriterierne til underkriteriet Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet. Scoren for Kompressionsstrømper vil således blive multipliceret med 70 % og scoren for Strømpepåtagere med 30 %. Resultatet af disse beregninger lægges herefter sammen og multipliceres med de 25 %, som underkriteriet Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet vægter i det samlede udbud. 8.2.3 Underkriterium Sortiment Særligt gældende for Kompressionsstrømper : Ved vurderingen af underkriteriet Sortiment vil der bliver lagt vægt på hvor mange serier, der findes inden for det tilbudte fabrikat og hvor mange størrelser inden for den enkelte serie. Ved fabrikat forstås et brand, f.eks. er Mediven et fabrikat og Sigvaris er et fabrikat. Ved serie forstås f.eks. comfort og cotton inden for fabrikatet Sigvaris. Det vægtes positivt: Jo flere serier det tilbudte fabrikat indeholder. Det vægtes yderligere positivt, hvis der udover kravene i kravspecifikationen, tilbydes: Yderligere standardstørrelser (ankelmål/cb) og/eller hvis størrelserne dækker et videre felt end 18-32 cm cb. Yderligere længder og/eller vidder. Strømper med en bredere fod (herrestrømper). 2 nuancer af hudfarvet. Der må gerne tilbydes flere farver, men der gives ikke point herfor. Evaluering af underkriteriet Sortiment : Side 12 af 62
Sortimentet evalueres og tilbudsgiver opnår en pointscore for Kompressionsstrømper. Pointscoren multipliceres med de 20 %, som underkriteriet Sortiment vægter i det samlede udbud. 8.3 Delaftale 3 Underkriterium: Vægtning: Pris 55 % Den sygeplejefaglige vurdering af 30 % produktets kvalitet Sortiment 15 % For så vidt angår delaftale 3 vil underkriterierne blive vurderet på følgende måde: 8.3.1 Underkriterium Pris Vurderingen af underkriteriet Pris er en samlet vurdering af nettopriserne i bilag 3C (delaftale 3) tilbudslisten. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på samtlige positionsnumre. Tilbudsgiver skal angive rabatsatsen i tilbudslisten for udregningen af nettoprisen. Tilbudsgiver skal anvende samme rabatsats for alle strømpepåtagere (inkl. -aftagere og stativer) og samme rabatsats for alle kompressionshandsker, men der må gerne anvendes forskellige rabatsatser for henholdsvis strømpepåtagere og kompressionshandsker. Rabatsatserne er faste i hele rammeaftaleperioden, og gælder for alle varianter der naturligt er underlagt produktgruppen. Tilbudsgiver skal vedlægge en prisliste over deres fulde sortiment af strømpepåtagere og aftagere, stativer samt kompressionshandsker (bilag 7). Prislisten skal gælde den dag tilbuddet afleveres og kan prisreguleres i overensstemmelse med rammeaftalens pkt. 7.2. Når ordregiver ønsker at købe påtagere eller kompressionshandsker, der ikke er oplistet direkte på tilbudslisten, men som naturligt hører ind under den oplistede produktgruppe på tilbudslisten skal tilbudsgiver sælge det ønskede produkt til den på prislisten angivne pris fratrukket den i tilbudslisten anvendte rabatsats for den aktuelle produktgruppe. Ordregiver skal således altid kunne købe alle leverandørens strømpepåtagere til den på prislisten angivne pris fratrukket den i tilbuddet angivne rabatsats for produktgruppen. Tilbudsgiver skal i rammeaftaleperioden stille hele sit sortiment af på- og aftagere, som naturligt hører ind under den beskrevne produktgruppe, som ordregiver har anført på tilbudslisten, til rådighed for ordregiver. Tilbudsgiver skal positivt angive i sit tilbud under tilbudsgivers forbehold, hvis der er varer i tilbudsgivers sortiment, som naturligt hører ind under den oplistede produktgruppe, der ikke hører under tilbuddet. Tilbudsgiver gøres opmærksom på pkt. 10.4 Forbehold. Tilbudsgiver konkurrerer udelukkende på nettopriserne på de på tilbudslisten beskrevne produkter efter rabatten er fratrukket (priserne i kolonne I). De på tilbudslisten anførte produkter vurderes til at udgøre et repræsentativt udsnit af forbruget af påtagere og handsker. For så vidt angår det yderligere sortiment, som tilbudsgiver stiller til rådighed, konkurrerer tilbudsgiver ikke på priserne herpå. Side 13 af 62
Tilbudsprisen skal angives som nettopris i danske kroner inkl. tillæg, gebyrer og afgifter men eksklusiv moms. Priserne er inkl. omkostninger til levering. Evaluering af underkriteriet Pris : Tilbudsgiver opnår en pointscore på baggrund af en evaluering af de samlede tilbudssummer og denne pointscore multipliceres med de 55 %, som underkriteriet Pris vægter i det samlede udbud. 8.3.2 Underkriterium Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet For så vidt angår strømpepåtagerne vil ordregiver lægge vægt på følgende: Brugervenlighed (45 %) Funktionalitet (45 %) Materiale (10 %) Tilbudsgiver bør vedlægge en beskrivelse af de tilbudte produkter. Der vedlægges endvidere jf. pkt. 11.4 vareprøver, som vil indgå i vurderingen. Evaluering af underkriteriet Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet : Tilbudsgiver opnår en pointscore på baggrund af en evaluering produkternes kvalitet og denne pointscore multipliceres med de 25 %, som underkriteriet Den sygeplejefaglige vurdering af produktets kvalitet vægter i det samlede udbud. 8.3.3 Underkriterium Sortiment Ved vurderingen af underkriteriet Sortiment vil der blive lagt vægt på hvor mange strømpepåtagere og aftagere, stativer samt kompressionshandsker tilbudsgiver tilbyder til den for produktgruppen fastsatte sortiment. Det vægtes positivt, hvis der udover kravene i kravspecifikationen, tilbydes: Yderligere typer af strømpepåtagere, - aftagere, stativer og/eller handsker. Evaluering af underkriteriet Sortiment : Tilbudsgiver opnår en pointscore på baggrund af sortimentsbredden og denne pointscore multipliceres med de 20 %, som underkriteriet Sortiment vægter i det samlede udbud. 9. Afgivelse af tilbud 9.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal afleveres i 1 papireksemplar og 1 elektronisk eksemplar på usb-stik. Det elektroniske eksemplar skal være kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal bilag 3 A-C være i Microsoft Excel kompatibelt format. Det elektroniske eksemplar har forrang frem for papireksemplaret, hvis der er uoverensstemmelser herimellem. Tilbuddet skal inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist sendes til: Favrskov Kommune Skovvej 20 8382 Hinnerup Side 14 af 62
Att. Sanne Svendsen, Indkøbsfunktionen Tilbud skal mærkes Kompressionsstrømper og strømpepåtagere og Tilbuddet må kun åbnes af indkøbsfunktionen. Forsendelsen skal være lukket. Ved personlig aflevering skal dette aftales forud med kontaktpersonen for udbuddet. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 9.2 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 10. Tilbuddets indhold 10.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: Tilbudsgivers navn, CVR-nr., adresse, kontaktperson og kontaktoplysninger. Forretningsadresse borgere kan betjenes fra for så vidt angår delaftale 2. Den i pkt. 6 krævede dokumentation, herunder eventuel konsortieerklæring, jf. pkt. 6.4 og eventuel erklæring om anvendelse af andre enheders økonomiske eller tekniske formåen, jf. pkt. 6.5. Udfyldt tilbudsliste samt bilag 7. Oplysninger eller beskrivelser der kræves i forbindelse med vurderingen af øvrige underkriterier. Udfyldt kravspecifikation CV for den fagkonsulent, der skal bistå kommunerne med råd, faglig assistance og undervisning Vareprøver bør være klar til afsendelse, så de kan være fremme senest på det i tidsplanen angivne tidspunkt. Se nærmere herom i pkt. 11.4. Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende. 10.2 Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter, herunder produktdatablade, kan dog være på engelsk, svensk, norsk eller tysk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning. 10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Side 15 af 62
10.4 Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet og forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. Forbehold om udelukkelse af produkter fra det øvrige sortiment (jf. pkt. 8.3.1) betragtes ikke som grundlæggende forbehold og vil ikke blive prissat. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 11. Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter: 11.1 Egnethedsvurdering Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Skønner ordregiver at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. 11.2 Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet. Hvis et tilbud indeholder forbehold behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 10.4. Det undersøges derudover om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 10.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Ukonditionsmæssige tilbud indgår ikke i den efterfølgende tilbudsevaluering. 11.3 Tildelingskriterium og underkriterier De resterende tilbud vurderes herefter på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterierne pris, kvalitet og sortiment, jf. pkt. 8 og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftalerne. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag, samt afprøvning af de tilbudte produkter. 11.4 Vareprøver og afprøvning Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier og konstatering af overholdelse af mindstekrav af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver levere vareprøver inkl. udfyldt bilag 5. Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende anmodning til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Side 16 af 62
Vareprøver skal inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist sendes til: Favrskov Kommune Skovvej 20 8382 Hinnerup Att. Sanne Svendsen, Indkøbsfunktionen Ved personlig aflevering skal dette aftales forud med kontaktpersonen for udbuddet. De ønskede vareprøver fremgår af bilag 5. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudsgivers navn, tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad og brugervejledning sammen med vareprøven. Afprøvningen finder sted i uge 46 og foretages af ordregivers brugergruppe. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne til yderligere vareprøver, der forbruges. Eventuelle overskydende vareprøver returneres ikke. 12. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb. Mailen vil blive sendt til tilbudsgivers digitale postkasse. 13. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 17 af 62
Udbudsbilag A Tro- og loveerklæring Om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger 100.000 kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes efter udbudsdirektivet art. 45, enhver ansøger eller tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed Side 18 af 62
e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående, ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde. Virksomhedens navn: CVR nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Side 19 af 62
Udbudsbilag B - Virksomhedsoplysninger samt økonomiske nøgletal Virksomhedsoplysninger Virksomhedens navn: Adresse: Postnr. og by: Telefonnummer: CVR nr.: Kontaktperson (navn, tlf. og e-mail): Selskabsform: Resultat Omsætning Årets resultat Balance Egenkapital Nøgletal i % Overskudsgrad Afkastningsgrad Soliditetsgrad Virksomhedens økonomiske nøgletal Regnskabsår 1 2014 Regnskabsår 2 2013 Side 20 af 62
Udbudsbilag C - Referenceliste Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr Omsætning Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken produktkategori der er tale om, hvorvidt leverancen var en enkeltstående eller løbende og tidspunkt/periode for levering) Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr Omsætning Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken produktkategori der er tale om, hvorvidt leverancen var en enkeltstående eller løbende og tidspunkt/periode for levering) Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr Omsætning Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken produktkategori der er tale om, hvorvidt leverancen var en enkeltstående eller løbende og tidspunkt/periode for levering) (Tilbudsgiver kan tilføje flere celler efter behov) Såfremt der ikke kan opgives 3 sammenlignelige referencer skal dette begrundes. Side 21 af 62
Udbudsbilag D - Konsortieerklæring Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt og består af: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver, har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen. Under henvisning til udbudsmaterialets afsnit 10.1 skal alle oplysninger krævet i afsnit 6 afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Side 22 af 62
Udbudsbilag E - Erklæring fra anden enhed om at stille kapacitet til rådighed for tilbudsgiver Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Ovennævnte virksomhed erklærer hermed, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over følgende ressourcer: Beskrivelse af ressourcer: og som ovennævnte virksomhed herved forpligtiger sig til at stille til rådighed overfor ordregiver. Dato og underskrift: Hvis ovennævnte virksomhed stiller økonomiske og finansielle ressourcer til rådighed for tilbudsgiver skal virksomheden under beskrivelsen af ressourcer erklære at hæfte direkte og solidarisk overfor ordregiver for opfyldelse af rammeaftalen, eventuelt for et begrænset beløb. Side 23 af 62
Rammeaftale kompressionsstrømper og strømpepåtagere 1. Parterne Mellem [Indsæt navn på ordregiver] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet ordregiver) Og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) Er der indgået aftale vedrørende levering af kompressionsstrømper og strømpepåtagere til ordregiver. 2. Aftalegrundlag 2.1 Rammeaftalens grundlag Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af kompressionsstrømper og strømpepåtagere. Begrebet strømpepåtagere dækker i denne aftale over påtagere, aftagere, stativer til på- og aftagning samt kompressionshandsker (herved forstås handsker med anti-skrid funktion lavet til af- og påtagning af kompressionsstrømper). Rammeaftalen vedrører følgende delaftale: Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3 Aftale grundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne rammeaftale 2. Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Side 24 af 62
3. Bilag 2 Kravspecifikation 4. Bilag 3A-3C Tilbudsliste 5. Bilag 4 Databehandleraftale 6. Bilag 5 Liste over vareprøver 7. Bilag 6 Leverandørens tilbud af [indsæt dato] 8. Bilag 7 Prisliste 9. Bilag 8 Liste over depoter Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene går det først nævnte forud for et senere nævnt bilag. 2.2 Betingelser Leverandøren skal senest i forbindelse med underskrift af rammeaftalen, fremsende følgende dokumentation til ordregiver: 1. Serviceattest, der er udstedt efter tilbudsfristen 2. Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 16. 3. Underskrevet databehandleraftale (bilag 4) 4. Godkendelse fra datatilsynet Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver. 2.3 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 2.4 Underleverandører Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. 3. Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 01.02.2016 til den 31.01.2019 og er uopsigelig for begge parter, jf. dog pkt. 13 til 15. Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med op til 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til leverandøren senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald Side 25 af 62
ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden, jf. dog pkt. 13 til 15. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for uden virkning, eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. 4. Rammeaftalens omfang 4.1 Omfang Denne rammeaftale omfatter levering af kompressionsstrømper og/eller strømpepåtagere til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3A-3C). Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsdirektivet. Rammeaftalen medfører ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. De forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende. Ordregiver vil i videst muligt omfang anvende de indgåede rammeaftaler til at dække sit forbrug. Det bemærkes dog, at der i henhold til Servicelovens 112 pr. 01.10.2010 er indført frit hjælpemiddelvalg, hvilket medfører, at borgere frit kan vælge anden leverandør end den, kommunen har indgået aftale med. Benyttes det frie hjælpemiddelvalg kan borgeren maksimalt få bevilget tilskud, svarende til det beløb, som kommunen vil kunne anskaffe det pågældende hjælpemiddel til i henhold til den rammeaftale, som vil blive indgået på baggrund af dette udbud. Implicit i det frie hjælpemiddelvalg ligger også, at borgeren til enhver tid har mulighed for at vælge et dyrere produkt end det, kommunen bevilger som værende det bedst egnede og billigste. En eventuel prisforskel skal da afregnes direkte mellem borger og tilbudsgiver. Ordregiver vil efter nærværende udbuds afslutning, i forbindelse med bevilling, informere borgeren om indgået samhandelsaftale med vindende tilbudsgiver, og om det frie hjælpemiddelvalg samt om konsekvenserne ved valg af anden leverandør end ordregivers aftaleleverandør. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt de af rammeaftalen omfattede strømpepåtagere ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver/borgeren. 4.2 Medarbejder ressourcer Leverandøren er forpligtet til at anvende de medarbejderressourcer, som fremgår af leverandørens tilbud. Udskiftning af leverandørens medarbejdere i aftaleperioden kan udelukkende finde sted, hvor den pågældende medarbejder har lovligt forfald i en periode eller ophører sin ansættelse hos leverandøren. I tilfælde af udskiftning af medarbejdere skal ordregiver orienteres herom samt Side 26 af 62
årsagen til udskiftningen. Forud for eventuel udskiftning af ledende medarbejdere skal ordregiver hurtigst muligt, og med mindst 7 dages varsel, skriftligt underrettes herom af leverandøren. Såfremt tilbudsgiver undtagelsesvis er nødsaget til at udskifte en medarbejder (f.eks. som følge af at en medarbejder fratræder sin stilling), må udskiftningen ikke påføre ordregiver omkostninger eller forsinkelser herunder ekstra arbejder. Den nye medarbejder skal have mindst tilsvarende kvalifikationer og indsigt, og leverandøren skal for egen regning sørge for videns overdragelse til den pågældende. Før en medarbejder kan blive udskiftet skal ordregiver godkende udskiftningen og den nye medarbejder. Ordregiver skal kunne anmode leverandøren om at udskifte en fagkonsulent, hvis kompetencer eller samarbejdsforhold betinger dette. 4.3 Sortimentsændringer Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen uden forudgående godkendelse fra ordregivers indkøbsafdeling. Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum, lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris leverandøren fastsætter overfor andre kunder, dog maksimalt til samme pris som det produkt, der udskiftes. Ligeledes, hvis der fremkommer nye eller ændrede produkter, der har relation til de tilbudte produkter, skal leverandøren omgående tilbyde disse ud fra samme kriterier, som er gældende for dette udbud. 5. Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten medmindre andet er aftalt med ordregiver. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 6. Kvalitet 6.1 Generelt Side 27 af 62