Regionshospitalet Horsens Veje til introduktion og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft Koncern HR Viborg
Baggrund De danske hospitaler har i de forløbne år rekrutteret en del sundhedspersonale fra udlandet og gjort erfaringer med introduktion, integration og fastholdelse. Der rekrutteres ikke p.t. i samme tempo som hidtil, men prognoserne fortæller, at det igen om få år bliver aktuelt. Ved allerede nu at evaluere på hidtidige erfaringer, kan den fremtidige indsats forbedres. Af samme grund tog Anæstesiologisk afdeling ved Regionshospitalet Horsens, med støtte fra Region Midtjylland, initiativ til en erfaringsopsamling og temadag, som danner forlæg for denne drejebog for veje til introduktion og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft. Afdelingen har gennem årene ansat udenlandske læger og for nylig også udenlandske sygeplejersker. Da alle hospitaler og afdelinger har forskellige traditioner og kulturer, kan denne drejebog ikke være udtømmende. Bogen er tænkt som inspiration til tiltag, debatter og refleksioner, der kan hjælpe med at sikre den bedst mulige vej til introduktion og fastholdelse af udenlandske kolleger. Proces Drejebogen bygger på interviews med danske og udenlandske læger og sygeplejersker ved Anæstesiologisk afdeling på Regionshospitalet Horsens foretaget af konsulentfirmaet Inside Denmark. De indledende interviews blev fulgt op af en temadag med yderligere idéudvikling. Det gennemgående tema er kommunikation: Når mennesker med forskellige traditioner for at praktisere samme fag skal arbejde sammen, hvordan da udtrykke og afstemme forventningerne? Hvordan spørge, reflektere, evaluere og undre sig? Afgrænsning Denne drejebog fokuserer på introduktionen til arbejdspladsen, ikke på den medfølgende familie, selvom undersøgelser dokumenterer familiens store betydning i forbindelse med fastholdelse af en medarbejder. Danske Regioner og Aalborg Sygehus afholdt i maj 2009 en konference om familieintegration i forbindelse med rekruttering af udenlandske sundhedspersonale. Der er et arbejdspapir på vej. Derudover er der i denne drejebog fokus på introduktion af læger, da der er flest erfaringer med denne personalegruppe på Anæstesiologisk afdeling. Læsevejledning Drejebogen henvender sig til alle, der arbejder med introduktion og integration af udenlandsk arbejdskraft, herunder ledelse, introduktionsansvarlige, HR medarbejdere, mentorer og kolleger. Drejebogens syv temaer kan bruges som inspirationskatalog og dialogredskab til afdelingsledelserne. Vi opfordrer til, at man arbejder videre med stoffet og bruger drejebogen som anledning til refleksion og nye ideer 3
med det formål at optimere introduktionen og blive bedre til at fastholde udenlandsk arbejdskraft. Trafiklyset er valgt som metafor for denne proces, da det netop er vigtigt at stoppe op og tænke før man kører og sikre, at der er enighed om færdselsreglerne. Kontaktpersoner Mangfoldighedskonsulent Anders Kristensen, Region Midtjylland, tlf. 87285483 Oversygeplejerske Marie-Louise Ulsøe, Anæstesiologisk afdeling, Regionshospitalet Horsens, tlf. 79274473 Rødt lys Hvor er vi nu? Her skitseres de udfordringer, medarbejderne har påpeget i interviewene. Gult lys Hvilke overvejelser har vi? Hvordan kan vi tackle tingene og konkretisere ideerne yderligere? HR-medarbejder Christel Beck Laursen, Regionshospitalet Horsens, tlf. 79273965 Lotte Skovborg og Stine Skaarenborg konsulentfirmaet Inside Denmark, tlf. 60677080 Grønt lys Hvor skal vi hen? Ideer og anbefalinger til fremtidige initiativer. 4
Udfordringen ifølge medarbejderne Mål. Hvordan ser den ideelle introduktion ud på vores afdeling? Hvilke elementer indeholder den? Indenlandsk. Hvordan forbereder vi bedst danske kolleger på at modtage udenlandske kolleger? Overblik. Hvordan skaber vi overblik, så alle kender til introduktionen? Lytte. Hvordan sørger vi for, at personalet bliver hørt, hvis der opstår problemer undervejs i introduktionen? Det er mit indtryk, at mange bliver kastet ud i det. (dansk sygeplejerske) Det største problem var, at de ikke var forberedt på os ( ) Vores danske kolleger, som vi skulle arbejde med hver dag, kendte ikke noget til os. Det tog tid, før vi lærte hinanden at kende. (udenlandsk læge) Situationen nu Mangler. Danske og udenlandske medarbejdere giver udtryk for en mangelfuld introduktionen af nye udenlandske kolleger. Fortrolighed. Når man ikke kender hinanden, ved man ikke ved, hvad man kan forvente sig. Forberedelse. Det udenlandske personale efterlyser bedre forberedelse af de danske kolleger, når de skal tage imod nye, udenlandske kolleger. Grundighed. Personalet siger, at der er brug for en grundigere og bredere introduktion og de fornødne ressourcer hertil. Dobbeltdøre. Det danske personale påpeger, at det er hårdt at introducere udenlandske læger, samtidig med at der kommer nyt dansk personale til afdelingen. Inddragelse. Sygeplejerskerne efterlyser inddragelse og indblik i lægernes introduktion. Investering. Afsæt tid og ressourcer til den optimale introduktion det betaler sig. Grænse. Overvej hvor mange nye medarbejdere afdelingen kan introducere samtidigt. Forventninger. Lav en struktureret og forpligtende introduktion. Indled med en gensidig forventningsafstemning, afhold midtvejssamtale og afslut med at evaluere forløbet. Ansvar. Skematiser introduktionen. Det giver den nye medarbejder overblik selv at have ansvaret for krydse af, når et punkt er vel overstået. Kolleger. Giv kollegerne overblik over introduktionen ved at hænge en oversigt op med introduktionens elementer, og hvor langt kollegaen er kommet i processen. Udenlandsk. Lad en erfaren udenlandsk læge holde et oplæg for afdelingen. Mulige temaer: Hvordan det føles at være ny. Hvad man undrer sig over. Hvordan man hjælper nye kolleger på afdelingen. 5
Kommunikation og åbenhed Vi er lidt for slemme til at brokke os i krogene, indtil der sker noget ( ) Det er nok smart, at man tager fat i problemerne med det samme. (dansk sygeplejerske) Undring. Hvordan kan vi skabe åbenhed og rum for undring i afdelingen, når kommunikationen er mangelfuld? Rollemodel. Hvordan kan man som kollega være rollemodel for nye kolleger? Hvordan udtrykker og håndterer vi selv usikkerhed? Formidling. Hvordan formidler vi gode kommunikationsstrategier til hele personalet? Læring. Hvordan kan de indsigter og den læring, der foregår i en mentorrelation, udbredes til det øvrige personale i afdelingen (uden at bryde fortroligheden i relationen)? Feedback. Hvordan sikres kommunikation og feedback mellem ledelse og medarbejdere om hverdagens udfordringer? Situationen nu Åbenhed. Både danske og udenlandske kolleger ønsker mere åbenhed i introduktionen og i samarbejdet, og en mere konstruktiv dialog om ligheder og forskelle. Tvivl. Danske og udenlandske kolleger siger, at de ikke kender hinanden godt nok og ikke altid spørger kollegerne, hvis de er i tvivl. Initiativ. Det danske personale efterlyser initiativ fra det udenlandske personale. Det er vigtigt at sige fra og tilkendegive uenighed og herefter indlede en dialog. Dialog. Danske medarbejdere efterlyser bedre dialog med ledelsen om hvordan introduktionen og samarbejdet forløber. Handling. Danske medarbejdere påpeger, at deres engagement i introduktionen afhænger af, om ledelsen lytter og er handlekraftig. Manglende handling fører til brok og snak i krogene. Struktur. En struktureret introduktion med klare mål og evalueringer kan gøre det lettere for kolleger og nyansatte at give og modtage feedback. Hent inspiration fra introduktionen af sygeplejersker og introduktionslæger. Mentorer. Åbn op for undring og læring mellem danske og udenlandske kolleger. Mentorer kan komme fra samme eller en anden afdeling, afhængig af om formålet er faglig eller social og kulturel introduktion. Omvendt mentoring. Erfarne, udenlandske læger kan hjælpe deres danske kolleger med at forbedre introduktionen. Kaffe. Få konstruktiv snak i kaffestuen også med de nye. Gør kaffestuen indbydende og fortæl nye udenlandske kolleger om afdelingens sociale konventioner (fx kaffepauser) og skrevne som uskrevne regler. Skriftestolen. Gør ledelsen synlig på et fysisk sted, hvor medarbejderne kan komme forbi med deres problemer. 6
Opbygning af tillid Situationen nu Jeg har oplevet, at mine kollegaer siger: Kender du den person? Så må jeg sige, Nej. Det kunne være en, som ikke burde være her, der gik rundt i en kittel! Faktisk ved vi ikke, hvem folk er. Det må også være utilfredsstillende for dem [de udenlandske kolleger]. (dansk sygeplejerske) Utryghed. Særligt sygeplejerskerne fremhæver, at de er utrygge ved at arbejde med udenlandske medarbejdere, de ikke er blevet præsenteret for. Uvidenhed. Både dansk og udenlandsk personale efterlyser en bedre gensidig præsentation og kendskab til hinandens baggrund og kompetencer. Metode. Hvordan præsenteres nye medarbejdere på afdelingen i dag? Er måden hensigtsmæssig, når den nye kollega ikke er dansk? Kultur. Hvordan skaber man en kultur, hvor man interesserer sig for hinanden og tør spørge til baggrund og faglighed? CV. Overvej at starte præsentationen inden den nye medarbejder ankommer. Informer den modtagende afdelings medarbejdere om den nye kollegas uddannelse, erfaringer og specialer fx i form af et CV med foto. Tilgængelighed. Sørg for at afdelingens ansatte har deres CV liggende i en mappe, alle har adgang til. Gensidighed. Kommende udenlandske medarbejdere har også brug for informationer om de danske læger og sygeplejerskers uddannelse og kompetencer. Foto. Det kan være svært at holde styr på en hel afdeling. Hæng fotos af alle afdelingens medarbejdere op i kaffestuen eller på intranettet. Forum. Sociale arrangementer skaber tillid. Lav et velkomstmøde, hvor nye medarbejdere kan fortælle om sig selv. Noget af præsentationen kan evt. foregå på engelsk for at give den nye medarbejder mulighed for at præsentere sine faglige kompetencer og svare på spørgsmål. Netværk. Afhold løbende mindre arrangementer. De er vigtige for at skabe netværk. 7
Strukturering af introduktionen Vi havde mange problemer med at vide, hvad lægen egentlig kunne. De er jo uddannede læger, men vi kunne mærke, at deres traditioner var anderledes. Man ville få et glattere forløb, hvis en lægelig supervisor fulgte dem, ligesom vi gør med introduktionslæger. (dansk overlæge) Situationen nu Starten. De danske læger siger, at manglende kendskab til lægernes erfaringer og faglige kunnen gør det svært at vide, hvordan de bedst kan bruges i starten, og at det tager lang tid at finde ud af. Barrierer. De danske kolleger siger, at de udenlandske kolleger er fagligt velkvalificerede, men at der kan opstå tvivl og misforståelser, når man ikke har samme rutiner og samme sprog. Sproget. De udenlandske læger fremhæver sproget som en barriere for at udfolde deres faglige potentiale i begyndelsen. Teamwork. De danske sygeplejersker fremhæver særligt introduktion til faggruppernes samarbejde og teamarbejde som noget, der har fået for lidt opmærksomhed i hidtidige introduktioner. Kompetenceafklaring. Lav en detaljeret arbejdsbeskrivelse, så den rekrutterede kandidats kompetencer matcher afdelingens behov bedst muligt. Supervisor. En lægelig supervisor, der følger den nye læge i den første tid, kan afdække behov for faglig supplering og samtidig få kendskab til den nye kollegas kompetencer. Trinvist. Begynd med introduktionen i egen afdeling, udvid med andre samarbejdspartnere og få til sidst hele huset med. Moduler. Giv en modulbaseret introduktion til faglige emner og fx EPJ, receptskrivning, etik, medicin og apparatur. Tværfagligt. Inddrag andre faggrupper i lægernes introduktion særligt sygeplejerskerne. Lastværk. En grundig introduktion er bedre end en hurtig. Sæt ikke nye læger i vagt de første par måneder. Forventninger. Afstem forventningerne til lægens indsats med de danske kolleger, så de ved, at den nye læges læringsperiode kan tage måneder. Struktur. Hvad vil den ideelle struktur for introduktionen være hos os? Kompetencer. Hvordan afdækker vi bedst kompetencer hos nye medarbejdere? Inddragelse. Hvordan kan sygeplejerskerne bruges i den forbindelse? 8
Ekspertrollen Situationen nu Tillidssvigt. Danske sygeplejersker udtrykker ofte manglende tillid til deres udenlandske lægekolleger. De mener, at mange udenlandske læger i kritiske situationer mangler overblik og vilje til dialog. Frustration. De udenlandske læger er frustrerede, når danske kolleger ikke har tillid til deres faglighed. Undervurderet. De udenlandske læger har svært ved at udtrykke faglig kunnen på et nyt sprog og føler sig ofte undervurderede pga. sproglige vanskeligheder. Attitude. Flere udenlandske læger fremhæver danskernes attitude som uhensigtsmæssig for samarbejdet. For danskere er der kun den danske måde. Styrker. Find nye læges mulige styrker og ansvarsområder inden jobstart. Viden. Træk på udenlandske medarbejderes viden. Fokuser på det positive, ikke på manglerne. Ekspertrollen. Giv udenlandske medarbejdere ekspertrollen og lad dem undervise i deres speciale. Fokus. Dårligt dansk er ikke det samme som manglende faglighed. De har ikke megen tro på os. Når der er kritiske situationer, synes de vi skal ringe til overlægen. De synes ikke, vi kan klare det, vi er ikke er dygtige nok ( ). Vi kan ikke forklare dem, at vi kan klare tingene på samme måde, som deres overlæge kan. Det er spild af vores energi ( ). Men det er lige meget for mig. Jeg skal snart rejse tilbage. (udenlandsk læge) Mangfoldighed. Hvordan kan man arbejde med attituden og opfatte mangfoldighed som en ressource, ikke et problem? Kompetencer. Hvordan kan introduktionen tilrettelægges, så udenlandske kollegers kompetencer kommer i spil fra starten? Respekt. Hvad skal der ske, før de danske medarbejdere respekterer deres nye kollegers faglighed? Ordforråd. Kan det, der opfattes som manglende vilje til dialog, skyldes manglende ordforråd? 9
Tværfaglighed og samarbejdsrelationer De er måske introduceret til den lægelige del, men ikke til hvordan man samarbejder faggrupperne imellem. (dansk sygeplejerske) Teamkultur. Hvordan fungerer vores afdelings teamkultur i dag? Hvordan ønsker vi, at den skal fungere i fremtiden? Involvering. Hvordan kan vi aktivt bruge de udenlandske medarbejdere til at opbygge den ideelle teamkultur? Forventninger. Har vi særlige forventninger til udenlandske kolleger, når det gælder teamkultur? Har vi fordomme? En nyuddannet, dansk læge afkoder meget hurtigere, hvordan et stueteam fungerer, selvom det ikke er blevet fortalt. Han opfatter nuancerne og de små ting. Når man ikke forstår sproget, fanger man ikke koden på en operationsstue eller hvordan man forventes at opføre sig. (dansk sygeplejerske) Situationen nu Faggrupper. Det er en stor udfordring for de udenlandske læger at forstå den administrative struktur og faggruppernes indbyrdes arbejdsfordeling. Det er stressende og tager lang tid. Forståelse. Danske sygeplejersker siger, at det kan være svært for udenlandske læger at have en dialog med sygeplejersken. De efterlyser bedre introduktion til faggruppernes samarbejde og teamarbejde, så der hurtigere etableres en fælles forståelse. Åbenhed. Nogle udenlandske læger efterlyser mere åbenhed, når det danske personale er utilfredse med noget. Det bakkes op af danske sygeplejersker, der siger, at de danske kolleger ofte er indforståede. Sygeplejerskerne. Inddrag sygeplejerskerne i introduktionen af både danske og udenlandske læger. De kender afdelingens arbejdsrutiner, kultur og kommunikationsformer. Rytme. Når en ny læge følger en erfaren sygeplejerske, lærer lægen rytmen at kende og får fokus på arbejdsgange og teamarbejde. Rollen. Introduktionen til teamkulturen skal berøre den konkrete læges rolle i teamet og teamets samlede opgave. Skriv. Udarbejd eventuelt en beskrivelse af teamarbejdet, som nye medarbejdere kan få udleveret. Misforståelser. Det danske personale bør kommunikere forventninger til kollegerne åbent og tydeligt. Sæt ord på tingene. Aftaler. Lav konkrete aftaler i teamet, inden I går i gang. Gensidig forpligtelse skaber et gensidigt overblik. Øvelse. Træn akutte situationer som fx hjertestop. Evaluering. Brug 5-10 minutter af eftermiddagskonferencen på at evaluere en dag i teamet mellem læger og sygeplejersker. 10
Situationen nu Fokus på sprog Indlæring. Hvordan kan ledelse og kolleger støtte op om den sproglige indlæring? Hvordan kan man indbyrdes og i forhold til patienterne sikre sig, at man er forstået? Livslang. Hvordan gøres danske medarbejdere opmærksomme på, at det tager tid at lære dansk, og at der i praksis er tale om livslang læring. Kompetenceudvikling. Hvordan opfatter vi danskundervisningen? Er det kompetenceudvikling, der skal finde sted i arbejdstiden, eller hører det hjemme i fritiden? Enighed. Sproget er en udfordring både i forhold til kolleger og patienter. Kendskab. Sproget betyder mindre, når man kender hinanden og arbejdsgangene. Kvalitet. Danske kolleger er frustrerede over, at udenlandske kolleger ikke siger fra overfor ting, de ikke forstår. Det går ud over kvaliteten og patienterne. Dansk. Udenlandske læger efterlyser, at danske kolleger støtter dem i at lære dansk samt anerkender, at det er et svært sprog, som mange aldrig kommer til at tale perfekt. Sproglærer. Udenlandske læger vil gerne have en sproglærer ansat ved hospitalet, så undervisningen integreres med praksis og sproglæreren kan give feedback på konkrete situationer. Orientering. Danske læger er ofte ikke orienterede om, at danskundervisningen foregår i arbejdstiden, hvilket kan betyde underbemanding på afdelingen. Det hele handler om den sproglige barriere. Ikke det hele, men MEGET af det handler om det. (dansk sygeplejerske) Sprogmentor. Få den udenlandske medarbejder til at udpege en kollega, som (foruden sproglæreren) hjælper med at bevare fokus på sproget. Vagtplan. Sørg for at afdelingen er orienteret om, hvornår udenlandske kolleger går til sprogundervisning, så det kommer med i vagtplanen. Indforstået. Brug kun ironi og fagjargon med omtanke. Undgå anæstesi-slang som at tage patienten i hånden og en kvik bemærkning om, at få fingeren ud. Den slags er svært at forstå, når man ikke mestrer sproget 100%. English. Lav klare aftaler, om hvor og hvornår det er i orden at bruge engelsk. Brug evt. engelsk i akutte situationer, men vær fleksibel. Afstemning. Aftal om muligt, hvad der skal ske, inden I går ind til en patient. Tonen. Personalet bør indbyrdes holde en ordentlig tone og give patienten den nødvendige information. Tal ikke henover hovedet på en patient, men fortæl dem, hvad der sker ( vi taler lige sammen på engelsk for at sikre ). Tag diskussionerne udenfor stuen. Nonverbal. Der er andre måder at kommunikere på end de sproglige øjenkontakt og kropssprog medvirker til at skabe tryghed hos patienten. 11
Målet med»veje til introduktion og fastholdelse af udenlandske medarbejdere«er at give ledere og medarbejdere i sundhedssektoren et redskab til at skabe dialog, debat og eftertanke om dagens mangfoldige arbejdsplads. Drejebogen giver ligeledes konkrete anvisninger til hvordan man kan gribe introduktion af udenlandske medarbejdere an på landets hospitaler, og hvad man skal være opmærksom på i processen. Anæstesiologisk afdeling ved Regionshospitalet Horsens har i flere år haft udenlandske medarbejdere ansat og haft et tæt samarbejde med udenlandske kolleger i andre specialer. Erfaringerne er nu opsamlet, idéer videreudviklet og personalet inddraget, så introduktionen af nye kolleger fremover kan blive endnu bedre. Erfaringerne i afdelingen viser, at investeres der i en god introduktion, kan de udenlandske kollegers kompetencer komme i spil hurtigere og derved tilføre afdelingen udvikling og innovation. Drejebogen opsummerer de vigtigste erfaringer til inspiration for andre, der vil afprøve nye veje til introduktion og fastholdelse. For mere information kontakt: oversygeplejerske ved Anæstesiologisk afdeling Marie-Louise Ulsøe tlf. 79274473 eller HR-konsulent Christel Bech Laursen tlf. 79273965 Inside Denmark har udarbejdet drejebogen og rådgiver hospitaler om integration og fastholdelse af udenlandske medarbejdere. Inside Denmark tilbyder integrationsforløb, undersøgelser samt workshops og kurser i kommunikation og kulturforståelse i den mangfoldige organisation. Kulturel indsigt og forståelse skaber resultater i det daglige arbejde, når danske såvel som udenlandske kolleger får de nødvendige værktøjer til at udvikle et positivt samarbejde. For mere information kontakt: Stine Skaarenborg eller Lotte Skovborg på tlf. 60677080»Veje til bedre introduktion og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft«er bl.a. støttet af Mangfoldighedsindsatsen i Region Midtjylland. Til at understøtte regionens arbejds pladser i arbejdet med mangfoldighed er der ansat en mangfoldighedskonsulent i Region Midtjylland - Koncern HR. Kontakt mangfoldighedskonsulenten: Anders K. Kristensen, Region Midtjylland, Koncern HR, Skottenborg 26, 8800 Viborg, tlf. 87285483, mobil 51270740, mail: anders.kristensen@stab.rm.dk, www.hr.rm.dk Koncern HR Skottenborg 26 Viborg www.rm.dk