Bilag 5.1 20161212 Dato 28. november 2016 J. nr.:. Initialer Koncernadministration Tagensvej 18 2200 København N Tlf. nr. 72 48 75 00 info@phmetropol.dk www.phmetropol.dk CVR. 3089 1732 Orientering - Opsamling på personalereduktion orientering om og uddybning af konsekvenser 1.0 Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen: tager orienteringen til efterretning. 2.0 Baggrund På ekstraordinært bestyrelsesmøde den 27. september 2016 orienterede rektor om udviklingen i Metropols økonomi. Efter andet trimester 2016 forventes et underskud på 37,1 mio. kr., hvilket er 15 mio. kr. mere end forudsat i efteråret 2015. Kombineret med fortsat faldende bevillinger på finansloven i årene frem på mere end 10 mio. kr. årligt, og den ikke realiserede vækst på efter- og videreuddannelsesområdet (EVU) står Metropol over for en betydelig ubalance mellem indtægter og udgifter i de kommende år. Der er tale om en ubalance, som er betydelig større, end det med budget 2016 iværksatte effektiviseringsprogram kan ændre på. Det var derfor vurderingen, at det ville være nødvendigt at foretage en betydelig reduktion i lønsummen i forbindelse med udarbejdelse af budgettet for 2017. Efter en grundig gennemgang af forventninger til indtægter på EVU og udviklingen i de øvrige indtægts- og omkostningselementer i 2017 og årene frem er der fastsat et reduktionskrav på 53 mio. kr. af lønsummen. 3.0 Reduktionen I arbejdet med udmøntningen af reduktionerne har der været fokus på at undgå, at den fulde reduktion skulle findes gennem uansøgte fratrædelser. Derfor blev der iværksat såvel afværgeforanstaltninger så som frivillig fratrædelse, men også en fortsat tæt gennemgang af samtlige budgetelementer. Der er nu modtaget 74 anmodninger om frivillig fratrædelse eller nedsat tid. Anmodningerne fordeler sig noget ujævnt i organisationen; nogle institutter/afdelinger har fået syv - andre ingen. Det har været muligt at imødekomme stort set alle ønsker. Der er givet to afslag på anmodninger, der ikke opfyldte betingelserne, og én anmodning er trukket tilbage. 1
Tabel 1: Oversigt over frivillig fratræden Sted Frivillig fratræden Nedsat tid Afslag Ansøgning trukket KA/ LKS 16 2 SUND 15 10 2 SAMF 17 11 1 I alt 48 23 2 1 Omfanget af afværgeforanstaltningerne er positivt, og det har bragt behovet for uansøgte afskedigelser ned, men langt fra fjernet det. Der har således været brug for at afskedige 41 medarbejdere for at nå det samlede besparelsesmål på de 53 mio. kr. Tabel 2: Samlet udmøntning af besparelserne Frivillig Frivillig ned i Nedlagte Total Sted fratræden tid stillinger Uansøgt reduktion LKS 0 1 1 2 3 KA 16 1 8 3 27 SUND 15 10 4 20 39 SAMF 17 11 2 16 35 I alt Metropol 48 23 15 41 104 Udgangspunktet for udmøntningen har været reduktionsmål fastsat på forretningsområder og ikke i første omgang organisatorisk, hvilket er i fuld overensstemmelse med Metropols budgettænkning, og den måde Metropol gennem de sidste 4 år har arbejdet med at investere i realisering af 2020-strategien. Tabel 3: Reduktioner fordelt på forretningsområder Reduktionsmål i % Reduktionsmål i kr. Realiseret i % Realiseret i kr. Diff. i % Diff. i kr. Projekter 12% 10.600.000 9% 8.384.389-3% -2.215.610 OU (ordinær uddannelse) 4% 10.600.000 5% 13.318.971 1% 2.718.971 EVU 19% 15.900.000 17% 13.716.567-2% -2.183.432 Administration 9% 15.900.000 10% 17.746.358 1% 1.846.358 Total 9% 53.000.000 9% 53.166.286 0% 166.286 Som det fremgår af tabel 3 er den realiserede udmøntning meget tæt på de pejlemærker, i form af reduktionsmål, som blev sat for forretningsområderne. Afvigelserne fra pejlemærkerne skyldes dels ønsket om at imødekomme de mange ansøgninger om frivillig fratræden, dels det forhold at den endelige allokering fra ordinær uddannelse (OU) til EVU og projekter ikke foreligger, hvilket betyder, at OU i opgørelsen ligger lidt højere og EVU og projekter lidt lavere. Hertil kommer en lidt større reduktion af administration. 2
4.0 Konsekvenser Udmøntningen af reduktionen har fundet sted inden for de rammer, der er udstukket af bestyrelse og direktion og drøftet i HSU og følger således disse principper: Kerneydelsen skal beskyttes mest muligt. Timeantallet på uddannelserne bevares. Feedback garantien bevares. I forhold til de fremadrettede pejlemærker betyder dette derfor, at: FoU fortsat er et strategimål med tyngde, men at ambitionen skal justeres. EVU stadig er et nødvendigt og strategisk element i Metropols forretning, strategien skal implementeres, men vækstskønnet skal justeres og lønsomheden forbedres. Vi holder fast i Strategi 2020, men tempo må justeres og projekter udskydes eller aflyses. I det følgende skitseres på overordnet niveau konsekvenserne for henholdsvis studerende, EVU-kursister, medarbejdere, organisatorisk og administrativt/service. Der vil i de kommende måneder lokalt blive arbejdet med den konkrete håndtering af reduktionerne. 4.1 Studerende For de studerende vil der generelt set være tale om uændrede timetal, men flere uddannelser vil dog opleve, at der fremover vil være færre hold med 2 undervisere, og der vil ligeledes være tale om lidt større hold og klynger end tidligere. Ligeledes bevares feedback-garantien for alle studerende, men feedback vil ikke udelukkende blive tilbudt individuelt, men også i grupper og med peers. På enkelte uddannelser vil de studerende opleve lidt færre test og eksamener og Sundhedsklinikken vil fremadrettet skifte status fra et ekstra-curriculært tilbud til et ordinært valgmodul. På nogle uddannelser vil bachelorprojekter fremadrettet skulle udarbejdes i grupper frem for som individuelle projekter. Generelt vil Metropols ressourcer anvendt til internationalisering blive nedskaleret. Som følge af besparelserne på de administrative områder, som også omfatter studieservice, facility mangement, bibliotek og it, vil de studerende fremover opleve et lavere serviceniveau. Det vil komme til udtryk ved kortere åbningstider fx i receptioner, studievejledning, IT-support, vagttimer på biblioteket mv. og det vil også i nogle tilfælde medføre en længere responstid. Samlet set vil der kunne håndteres en mindre fleksibilitet i forhold til særønsker, individuelle hensyn og frister end hidtil. Generelt vil besparelserne medføre større krav om selvbetjening ligesom Metropolguiderne, på uddannelsesstederne ophører. 3
4.2 Efter- og videreuddannelser På Metropols efter- og videreuddannelser vil der fremadrettet blive arbejdet med at forbedre økonomien på de forskellige uddannelses- og kursusudbud, ved at se på en række holdsammenlægninger, fx mulighed for at sammenlægge diplomhold på tværs af institutter (fx videnskabsteori og metode). Herudover vil der blive foretaget en skarpere prioritering af fagområder og dermed udbud af diplomforløb, således at visse fagligt afgrænsede forretningsområder ikke længere vil blive aktivt opdyrket. Ligeledes begrænses åbne udbud, således at holdstørrelsen bliver større og aflysningerne færre. Antallet af hold, der forløber både som deltids- og fuldtidshold vil ligeledes blive reduceret. 4.3 Medarbejdere For medarbejderne på grunduddannelserne vil der i begrænset omfang blive tale om reduktion af forberedelsestiden. Omfanget heraf vil dog variere på tværs af uddannelser. Der vil ikke blive igangsat nye eksperimenter (Intense studier), men dog vil gennemførte eksperimenter blive brug som inspiration til kommende tiltag. På efter- og videreuddannelserne vil omfanget af eksterne undervisere blive reduceret, og der vil ske en konvertering til brug af interne undervisere fra de øvrige institutter. Der vil blive igangsat færre phd er med Metropol-finansiering og færre, men gerne større, forsknings- og udviklingsprojekter, hvor der er fokus på og hvor der prioriteres i forhold til ekstern finansiering og mindre Metropols finansiering. For medarbejderne vil besparelserne - ligesom for de studerende - betyde, at der vil være et lidt lavere serviceniveau fra administrationen og andre services som fx it, HR, bibliotek etc. 4.4 Organisatoriske Besparelsen har endvidere medført en række mindre organisatoriske justeringer. Den tværprofessionelle enhed bliver således flyttet til Institut for Fysioterapi og Ergoterapi, for at kunne udnytte de tværprofessionelle samarbejder bedre. Med virkning fra studieåret 2017/2018 vil der blive implementeret en ny og mindre kompleks struktur for studieordningen på læreruddannelsen, hvilket forventes at reducere ressourcetræk og mindske frafald. På de enkelte institutter sammentænkes flere af de administrative processer på tværs af institutter, hvilket vil reducere den administrative ledelsesstøtte lokalt og medføre, at en række opgaver vil blive løst på tværs af institutter. 4
5.0 Processen Under hele forløbet har der været en meget tæt inddragelse af og samarbejde med samarbejdsorganisationen og tillidsværket. Denne løbende dialog har medvirket til, at processen har kunnet tilrettelægges grundigt og med blik for lokale forhold og hensyn. Mandag den 28. november blev 41 medarbejdere varslet afskediget. Dagen var forberedt og struktureret nøje i samarbejde med medarbejderrepræsentanterne og tilrettelagt lokalt i en tæt dialog med TR og LSU. Dagen forløb efter omstændighederne godt. Enkelte steder valgte man at aflyse hele eller dele af dagens planlagte aktiviteter. Alle høringsbreve blev udleveret lidt før kl. 12 og der er efterfølgende holdt orienteringsmøder på alle institutter og afdelinger. Samtidig med udleveringen af høringsbrevene har de medarbejdere, der påtænkes afskediget, fået udleveret materiale fra firmaet AS3 Transition med tilbud om deltagelse i et jobrådgivningsprogram, og der var via samme firma etableret en telefonisk hotline til en krisepsykolog, som både direkte berørte og kolleger kunne benytte den 28. november. De 41 medarbejdere som er varslet afskediget har høringsfrist frem til den 12. december. Det er vurderingen, at grundlaget hvorpå afskedigelserne er varslet er godt og grundigt gennemarbejdet, men der vil naturligt i sådan en proces være forhold, som giver anledning til kommentarer og evt. forhandlinger med de faglige organisationer. Den 15. december gives endelig besked til de medarbejdere, som afskediges. 5