Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 11. maj 2015 Referat af: Kombineret bestyrelsesmøde og ordinært repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Lundebjerggård Mødedato og -tid Tirsdag den 21. april 2015 kl. 16.30 Sted Afdeling Lundebjergs lokaler, Lundebjerggårdsvej 262 Deltagere Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Mogens Kjeldstrøm Pedersen, Allan Bogholdt, Ingelise Buczio, Sven Levitin og Per Mortensen Repræsentantskabsmedlemmer Inger Bogholdt, Anne Grethe Guldfeldt, Frederik Gylstorff, Jette Bork, Kirsten Christophersen og Yvonne Ahlgren Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 11. november 2014 3. Optagne lån i perioden 11. november 2014-21. april 2015 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg b. Afdeling Ravnsletlund c. Boligorganisationen Lundebjerggård d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 6. Budget 2016 a. Fastsættelse af administrationsbidrag 7. Renoveringsarbejder a. Status - udskiftning af faldstammer og brugsvandrør samt renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg b. Status nyt ejendomskontor i afdeling Lundebjerg c. Udskiftning af vinduer i afdeling Ravnsletlund 8. Lukning af børneinstitutionen Lundebjerggårdsvej 264 9. Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2015 a. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem af Almenbos bestyrelse b. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse vælges af generalforsamlingen c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 10. Gennemgang af styringsdialograpport 11. Tablets til bestyrelsesmedlemmer/repræsentantskabsmedlemmer 568
12. Evaluering af Almenbos konference 2014 13. Behandling af indkomne forslag 14. Valg af revisor 15. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra kommunens repræsentant d. Fra administrationen 16. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag torsdag den 12. november 2015 17. Eventuelt. ad 1 - Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt og konstaterede, at mødet var indkaldt efter reglerne. ad 2 - Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 11. november 2014 Referatet blev godkendt. Endvidere blev referat fra det ekstraordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 15. december 2014 godkendt. ad 3 - Optagne lån i perioden 11. november 2014-21. april 2015 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Formanden aflagde følgende beretning: Så er der gået endnu et år, hvor der er sket mange ting og foran venter store, nye udfordringer ikke mindst med udskiftningen af badeværelserne i afdeling Lundebjerg det bliver hårdt, men jeg er sikker på, at ejendomskontoret og afdelingsbestyrelsen vil forsøge at løse opgaven så godt som muligt og med så få gener som muligt for beboerne. Som formand for organisationsbestyrelen og repræsentantskab, kan det være vanskeligt at følge med i afdelingsbestyrelsernes arbejde. Derfor foreslår jeg, at afdelingsbestyrelserne i Lundebjerg og Ravnsletlund fremsender en kopi af referaterne fra afdelingsbestyrelsesmøderne og kvartalsmøderne til mig. I afdeling Lundebjerg skal der bygges nyt ejendomskontor og det nuværende ejendomskontor skal fremadrettet bruges som frokoststue til ejendomsfunktionærerne. Projektet er dog blevet udskudt, da resultatet af den første licitation var væsentligt højere end det afsatte budget og projektet er nu blevet reduceret og sendt i ny licitation. Det er tanken, at der i ejendomsfunktionærenes nuværende opholdsrum vil blive etableret en PC klub. Pr. 1. april 2015 har vi ansat en sekretær Gitte Weicher, som skal hjælpe ejendomsmesteren og afdelingsbestyrelserne. Vi har gennem mange år haft en formand, som udover at være formand i organisationsbestyrelsen og i repræsentantskabet, også var formand for afdelingsbestyrelsen i Lundebjerg samt med- 569
lem af Almenbos bestyrelse. Nu er det anderledes, idet Allan Bogholdt er formand for afdelingsbestyrelsen i Lundebjerg, Ingelise Buczio er formand for afdelingsbestyrelsen i Ravnsletlund og undertegnede er formand for organisationsbestyrelsen og for repræsentantskabet. Formanden har foreslået organisationsbestyrelsen, at bestyrelseshonoraret ændres, så organisationsbestyrelsen honoreres efter post og ansvar. Jeg har bedt direktør Lisbet Schaltz om at fremlægge mit forslag om at uddanne organisationsbestyrelserne for samtlige tilknyttede bestyrelser. Det er mit håb, at vi kan blive mere professionelle, for vi alle arbejder med samme sag - ikke at vi laver det samme, men at vi kan bruge de samme værktøjer. Jeg håber, at direktøren vil tage forslaget med rundt på alle møder i organisationsbestyrelserne. På dagsordenen for nærværende møde er et punkt om tablets til bestyrelsen og jeg kan i den forbindelse oplyse, at jeg som formand har fået en tablet og nu også en ny mailadresse: Org.formand@lundebjergnet.dk Jeg vil bede bestyrelsen og repræsentantskabet rette henvendelse til mig fremover på denne mailadresse. Driften i afdeling Lundebjerg kører fint. Der er netop afholdt bygningsgennemgang og dette har medført som I kan se - en del ændringer på langtidsbudgettet. Der kommer nok flere ændringer, når den store badeværelsesrenovering påbegyndes. Afdeling Lundebjerg har etableret en hyggeklub/aktivitetsklub. Beboerhuset har atter fået slebet gulv, der er snart ikke så meget at slibe på mere, så der skal at findes en løsning på dette problem. Ejendomsmesteren er i gang med opmåle og tælle alle kælderrum, og herefter kan der udlejes ekstra kælderrum. Det er ikke alle beboere, der pt. betaler for deres ekstra kælderrum, men dette vil de komme til fremadrettet. Der er sat nye varmemålere op, og aflæsningen vil fremover foregå uden adgang til lejemålet. I samme moment blev der sat røgalarm op i alle lejemål. Hjemfaldspligten er i gang, lånet til dette er underskrevet og vi er i gang med at betale det tilbage. På organisationsbestyrelsens vegne vil jeg gerne takke begge afdelingsbestyrelser, ejendomsfunktionærerne og hele Almenbo - uden jer kunne hverken bestyrelser eller ejendomskontoret fungere optimalt. Der var følgende bemærkninger til beretningen: Der blev spurgt, hvorfor formanden ønskede at ændre bestyrelseshonoraret, idet flere mente, at det var en fair ordning, at alle i bestyrelsen blev honoreret ens. Det blev besluttet at godkende beretningen med forbehold om, at forslaget om ændring af fordeling af honorar skal behandles på næste bestyrelsesmøde. ad 5 - Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg Afdeling Lundbjergs regnskab anviser et overskud på 988.279 kr., der skyldes mindre ejendomsskat, lavere vandafgift og vandforbrug samt besparelser på almindelig vedligeholdelse. Afdeling Lundebjergs regnskab for 2014 blev godkendt. 570
b. Afdeling Ravnsletlund Afdeling Ravnsletlunds regnskab anviser et overskud på 178.140 kr., der skyldes lavere vandafgift samt ikke anvendte afskrivningsbeløb. Afdeling Ravnsletlunds regnskab for 2014 blev godkendt. c. Boligorganisationen Lundebjerggård Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab for 2014 blev godkendt med et overskud på 47.760 kr., der overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør 1.012.086 kr. Egenkapitalen udgør 6.813.290 kr. d. Sideaktiviteterne Regnskabet blev godkendt. e. Spørgeskemaet Spørgeskemaet blev godkendt. f. Revisionsprotokollat Revisionsprotokollatet blev godkendt. ad 6 - Budget 2016 Boligorganisationens administrationsbidrag for 2016 er reguleret med 0,6% til 4.097 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed. Stigningen svarer til stigningen i Almenbos administrationsbidrag, der udgør 0,6% jævnfør Almenbos takstoversigt 2016, som er godkendt af Almenbos bestyrelse den 25. februar 2015. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2016 på efterårsmødet. ad 7 - Renoveringsarbejder a. Status udskiftning af faldstammer og brugsvandsrør samt renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg Henrik Larsen, Rådgivende Ingeniørfirma A/S projekt er blevet udbudt til fem entreprenører, hvor Hald og Haldberg A/S vandt licitationen. Hald og Haldberg A/S har tidligere udført tilsvarende renoveringer og kunne derfor foreslå en model, hvor beboerne genhuses i en af afdelingens andre lejligheder, mens renoveringen pågår. Denne model har flere fordele; byggeperioden halveres for hver enkelt lejlighed, ingen toiletvogne, ingen støjgener, minimering af administrativt arbejde, stue og værelser forsegles, mens arbejdet udføres. Til formålet skal bruges et antal lejligheder i afdelingen, som skal indrettes til midlertidige hjem for de beboere, der får renoveret badeværelser. Administrationen bad om bestyrelsens godkendelse til at arbejde videre med denne model. Bestyrelsen godkendte, at administrationen arbejder videre med ovennævnte model. Bestyrelsen bad om medbestemmelse i valg af produkter til badeværelset. Administrationen svarede, at bestyrelsen i samarbejde med entreprenør og administrationen skal udvælge de produkter, der skal opsættes i de kommende badeværelser. 571
b. Status nyt ejendomskontor i afdeling Lundebjerg Projektet var i anden udbudsrunde, idet tilbuddene, som var modtaget i 1. udbudsrunde, var over budget. Der afholdes licitation den 30. april 2015 og bestyrelsen vil blive informeret om resultatet snarest herefter. c. Udskiftning af vinduer i afdeling Ravnsletlund Administrationen oplyste, at udover udskiftning af vinduer, skal også terrassedøre og sidepartier udskiftes. Arbejdet igangsættes jf. aftale på bygningsgennemgangen. ad 8 Lukning af børneinstitutionen Lundebjerggårdsvej 264 Administrationen orienterede om kommunens beslutning om at lukke børneinstitutionen og i stedet åbne én stor institution i området i skoleåret 2017/2018, hvor den nuværende lejeaftale vil blive opsagt. Administrationen foreslog boligorganisationen at opføre rækkehuse på institutionens areal og bad om bestyrelsens godkendelse til at entrere med en arkitekt om at udarbejde et skitseforslag til fremlæggelse på efterårsmødet. Bestyrelsen besluttede at bevilge 100.000 kr. til udarbejdelse af skitseforslag. ad 9 - Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2015 a. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse Jette Bork blev valgt som suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse. b. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen Svend Levitin blev valgt som kandidat til Almenbos bestyrelse. c. Udlevering af valgkort til Almenbos bestyrelse Administrationen udleverede seks valgkort til boligorganisationens formand. ad 10 - Gennemgang af styringsdialograpport Det blev besluttet, at styringsrapporten gennemgås af formand og næstformand. ad 11 - Tablets til bestyrelsesmedlemmer/repræsentantskabsmedlemmer Det blev besluttet, at organisationsbestyrelsesmedlemmer vil få udleveret en tablet, såfremt dette ønskes. Det blev besluttet ikke at udlevere tablets til repræsentantskabsmedlemmer. ad 12 - Evaluering af Almenbos konference 2014 Der var stor tilfredshed med konferencen, specielt var Bent Madsens indlæg fredag aften glimrende. Administrationen havde fremsendt de udfyldte spørgeskemaer som inspiration til hvilke forhold, der kan forbedres i afdelingerne. 572
ad 13 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 14 - Valg af revisor Revisionsselskabet Deloitte blev genvalgt. ad 15 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. b. Fra afdelingerne Afdeling Lundebjerg Afdeling Lundebjerg havde ingen meddelelser. Afdeling Ravnsletlund Afdeling Ravnsletlund havde ingen meddelelser. c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde ingen meddelelser. d. Fra administrationen Administrationen orienterede om Ballerup Kommunes projekt, som skal analysere hvilke boliger, der er brug for fremadrettet i kommunen. Målet med projektet er at gøre Ballerup Kommune attraktiv for borgere i alle livets faser. Endvidere orienterede administrationen om, at Ballerup Kommune har nedsat en arbejdsgruppe med deltagere fra samtlige boligselskaber i kommunen som sammen skal udarbejde en fælles fleksibel anvisningsaftale, som kan sikre en økonomisk bæredygtighed i kommunen og en bred beboersammensætning. Administrationen vil indkalde til et ekstraordinært bestyrelsesmøde - hvor også organisationsbestyrelsen for boligselskabet Kirstinevang deltager - for at drøfte den nye anvisningsaftale. Organisationsbestyrelserne skal på dette møde godkende den overordnede aftale og administrationen vil så herefter indkalde til endnu et ekstraordinært individuelt for boligorganisationerne møde, hvor fortrinsretten skal drøftes og godkendes. Administrationen orienterede om, at Pia Mielko gik på efterløn den 1. marts og at administrationen pr. 1. maj har ansat Marianne Nielsen Hansen som ny udlejningsmedarbejder. ad 16 - Fastsættelse af dato for næste møde Næste møde blev fastsat til tirsdag den 17. november kl. 16.30. ad 17 - Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl. 18.45. Referent Formand Dirigent Lene Terpe Mogens Kjeldstrøm Pedersen Claus Sieben Hansen 573