27. marts 2014 Til medlemmerne af Rosenvængets sogns menighedsråd, personalerepræsentant og kirkeværge Referat af møde nr. 10 i menighedsrådet Hermed referat af møde nr. 10 i Rosenvængets sogns menighedsråd afholdt tirsdag den 25. marts 2014 kl. 19.30 i Luther Kirkens menighedssal. Indledning 1. Godkendelse af referat fra møde nr. 9 Referat af møde nr. 9 blev godkendt. Pkt. 10 om PR-opfølgning af gallaarrangement ved Ivan Rod var aflyst, da det ikke længere er aktuelt. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 3. Formandens kommentarer Der bedes om at alle medlemmer af menighedsrådet husker at melde rettidig afbud til formanden eller sekretæren. Ved fremtidige referater skal der være en ansvarlig person samt deadline på opgaver, for at sikre at vedtagne punkter bliver udført. Der er vigtigt vi ved, hvem der er ansvarlig, hvad der skal gøres og hvornår, så der ikke opstår forvirring i forhold til beslutninger. Der skal også være resume af diskussioner i referatet. 4. Nyt om situationen omkring den nye præstestilling. Der er intet nyt om dette på mødet, da biskoppen har holdt ferie i sidste uge. Der har været fire præster indkaldt til prøveprædikener. Menighedsrådet er glade for valg af præst og afventer med spænding på biskoppens godkendelse. Der skulle gerne komme svar fra biskoppen denne uge og Michael giver besked, så snart han hører fra biskoppen. 5. Årsregnskab 2013, punkt ved Anders Aarup. Årsregnskabet 2013 (afleveret til provstiet 21.03.2014 kl.11.29) blev godkendt. Grundet ny procedure for indsendelse af regnskab, er dette indsendt til provstiet inden, det har været gennemgået på MR-mødet. Resume af diskussion vedr. noter i regnskab: De forholdsvise store enkeltposter med overskridelser af budgettet, skulle have været oppe på møder i løbet af året. Løbende kontrol med budgettet kunne have afhjulpet dette. Der skal for fremtiden være flere detaljer i kvartalsrapporterne, så eventuelle større udsving bliver opdaget og taget højde for i budgetter. Anders Aarup går videre med dette til KAM, med krav fra menighedsrådet om mere detaljerede rapporter. 6. Orientering om Frihavnskirkens børnehaves sanering af gården. Punkt ved Anders S. og Ulla.
Der besluttes at tilbyde børnehaven et rammebeløb på 25.000 kr. til gårdprojektet. Menighedsrådet skal dog godkende projektet inden arbejdet kan gå i gang. I projektet skal der huskes at itænke vedligehold af gården efterfølgende. Børnehavnen fremsender et oplæg, hvorpå punktet atter taget op på et møde. 7. Punkt vedr. julekalender 2015 ved Kristine og Lene. Julekalenderen er stadig på et opstartsniveau, og der skal derfor nedsættes en arbejdsgruppe. Følgende meldte sig: Kristine, Lene, Stine, Kate og Benedikte. Jan gør opmærksom på at FDF-spejderne også ønsker at deltage. Grundlæggende er ideen med julekalenderen, at afholde 24 mindre arrangementer/aktiviteter i løbet af december, primært kl 17:00. Der kan indgå forfatterforedrag med bl.a. Kathrine Marie Guldager, men dette bliver først i 2015, da hun skal søge fondspenge. Ideen er også at lave et julemarked. Julekalenderen skal være et sognearrangement, så man kan inddrage menighedsplejen, lokaleerhvervsdrivende og lave juletræstænding. Der skal søges om penge i lokaludvalg. Der ønskes en finansiel opbakning fra menighedsrådet, men inden da skal projektet yderligere konkretiseres, hvorfor punktet blive taget op på mødet til august. Arbejdsgruppen mødes i sommerferien og laver et oplæg. 8. Ansøgning om 25.000 kr. til afholdelse af kærlighed og kommunikation til næste år. Punkt ved Kristine Penge søges til honorarbetaling af en eller to uddannede vejledere, beværtning af kursisterne samt til at nedsætte deltagernes egenbetaling. Der er i år afholdt fire kursusdage og endnu en vil blive afholdt i april. Det har været en stor succes med 14-15 par, der har modtaget vejledning i samtale og pleje af parforholdet. Parrene er alle fra sognet. De har fået tilbuddet om kurset i forbindelse med at de er blevet viet eller har fået døbt barn viet i sognet. Kurset skal afholdes igen fra januar 2015, og med bevilget tilskud, skal kursisterne således selv betale kr. 600 kr. pr. par for kurset. Menighedsrådet besluttede enstemmigt at sætte beløbet på budgettet for 2015. 9. Plan for kontorindretning i Luther Kirken, punkt ved Jan. Planen for indretning af personalets kontorer har mødt stor glæde hos personalet. Projektet kommer til at foregå i to tempi. Først skal lokalet ved korcenteret indrettes til Ars Nova, derefter skal kontorerne på 1. sal laves om. Pengene er sat af i anlægsbudgettet. Jan og Ulla fik opbakning til at gå videre med opgaven, som vil blive igangsat til sommer. Punktet tages op på møde i august. 10. Evaluering af hver migrantmenighed efter 1 års anvendelse af Luther Kirkens lokaler. Herefter afstemning om fortsat udleje til hver enkelt migrantmenighed. Migrantmenighederne lejede sig midlertidigt ind sidste år og derfor er en evaluering og afstemning for fremtiden relevant, punkt ved Michael. Det blev enstemmigt vedtaget at fortsætte med at udleje til migranter. Det blev enstemmigt vedtaget ikke at forlænge kontrakten med to af migrantmenighederne og opsige den tredje. Kontrakterne udløber 31.7.2014 og Anne-Sofie laver et opsigelsesbrev til den pågældende migrantmenighed. Kontrakterne og opsigelsesbrev fremsendes senest primo juni. Resume af diskussion: De nye kontrakter skal gennemgås hvert år. Begrundelsen for udleje til migrantmenigheder er, at de mangler lokaler, og vi har lokaler ledige. Tre menigheder på en gang giver logistiske problemer.
Der er for meget støj med så mange menigheder. Det er et problem at nogle af brugerne ikke rydder op efter sig og ikke sætter møbler og andre ting på plads efter brug. Dette kan blive løst med fastere regler i kontrakterne. Der er manglende opsyn med brugernes børn. Alle kontrakterne udløber 31. juli 2014. Alle ønsker at fortsætte. Ønske fra præsteboligen om mindre højtalerlarm. Provstiet har besluttet, at der skal laves en decibeltest i præsteboligen under migranternes gudstjenester. 11. Gennemgang af nye standardkontrakter for udleje brug af lokaler i Luther Kirken. Kontrakterne var vedhæftet dagsordenen til gennemlæsning og ønskes diskuteret og tilrettet på menighedsrådsmødet, så de er klar til brug, punkt ved Michael. De som har tilføjelser til den nye standartkontrakt, bedes sende dem hurtigst til Michael. Den nye standardkontrakt skal ligge klar til MR-mødet den 22. maj. 12. Evaluering af Ars Nova efter knap 1 års leje i Luther Kirkens lokaler. Overvejelse om istandsættelse af lokaler i korcenteret og dets budget ift. hvor længe Ars Nova ønskes som lejer og selv ønsker at blive. Herefter afstemning om fortsat udleje, punkt ved Michael. Der er enighed i menighedsrådet om at fortsætte udlejningen til Ars Nova. Ivan taler med dem om en forlængelse af kontrakten og de skal også omfattes af den nye standardkontrakt, men med nødvendige tilføjelser, bl.a. tilføjes en længere forløbsperiode og en længere opsigelse. Dette sikrer både os og Ars Nova. Der skal desuden arbejdes på en udviklingsplan med Ars Nova om et samarbejde og fælles arrangementer. Marlene og Ivan er i løbende dialog med Ars Nova, og fremtidigt samarbejde og planer tages igen op på møde i august. Kontoret ved korcentret bliver sat i stand, så Ars Nova hurtigst muligt kan flytte derned. 13. Musikskolens perspektiv. Ivan tjekker op på Musikskolens planer om at flytte over på Østre Farimagsgades Skole. Foreløbigt ved vi, at de venter på at istandsættelsen bliver færdig. Planen er at byggeriet er færdigt, så de fraflytter Luther Kirken (og Frihavnskirken) den 30. juni. Orientering om præcis fraflytning på møde i maj. 14. Til de lejere sognet ønsker at huse, herunder migrantmenigheder samt Ars Nova diskuteres pris for leje af lokaler. Lejen kan ikke hæves til markedsniveau, men i betragtning af beliggenheden kan den diskuteres hævet. Ligeledes betaling for leje ud over de aftalte i kontrakterne samt leje af yderligere lokaler kan fastsættes. Herefter fastsættes priser, punkt ved Michael. Der ændres ikke ved de nuværende priser. De to migrantmenigheder der fortsat skal leje sig ind i Luther Kirken fortsætter med uændret månedlig ydelse, dog med ekstrabetaling ved leje af lokaler ud over de fastsatte tidspunkter iht. de nye standardkontrakter. Ars Nova fortsætter med uændret månedlig ydelse. Orientering 15. Orientering fra kasserer, kontaktperson, kirkeværge og præster
Kasser: Der er kommet en indbydelse til alle MR-medlemmer til økonomimøde i provstiet den 8. april 2014. Alle har tilbuddet, men kun Anders deltager. Kontaktperson: Anne-Sofies stilling deles i to under barslen, en administrativ del og en kirketjener del. Der er fundet en afløser til den administrative del, Tora Herborg, som tidligere har været kirketjenervikar og i præstepraktik her i sognet. Præster: Glæder sig til at den nye kollega begynder. Foreslår at der afholdes en afskedsreception for Louise den 27. april 2014 med lidt pindemadder og en skål. Der er konfirmandevent i samarbejde med Sankt Jakobs Sogn, Sions Sogn og Rosenvængets Sogn med ca. 200 konfirmander. Dette skal afholdes lørdag den 24. januar 2015 i Luther Kirken. Da gallaarrangement allerede er fastsat til samme weekend, dog fredag, forslås at man rykker gallaarrangement til lørdag aften, som en stor afslutning på konfirmandevent-dagen. Kristine taler med Sankt Jakobs Sogn om at flytte dagen samt at dele udgifter for arrangementerne. Desuden at lave en langtidsplan for en lignende arrangement i Sankt Jakobs Sogn i januar 2016. Punktet tages op på møde i maj. 16. Orientering fra udvalg og ordførere Kirkeudvalg: holder møde onsdag d. 26.03.14. Musikudvalg: se referat fra sidste musikudvalgsmøde. PR. der er et ønske om mere synliggørelse af Vesper-gudstjenesterne. Kirkeudvalget vil også se på dette på deres møde. IT: den gamle printer bliver opsagt 1.7.14. Ny aftale på vej. Kunstudvalg: der har været møde med Selskabet for Kirkelig Kunst. De sender en rapport fra deres besøg, hvor de bl.a. kommer med bud på anskaffelse af kors, alterkalk og gulvbelægning til Frihavnskirken. Mere orientering på møde i maj. Bestyrelsespost i omsorgscenteret Fælledgården: der er snart 1-års fødselsdag, og vi er inviteret til fest d. 03.04.14. Kontaktperson til sognets menighedspleje: der vil snarest i april blive afholdt møde. Julebazar + tidligere omtalt artikel til kirkeblad tages op på møde i maj. Kontaktperson til spejderne i Luther Kirken og Frihavnskirken: spejderne i Luther Kirken opstarter snart hold med 6-8 årige spejdere i krypten. Post i Folkekirkens Skoletjeneste: Stine får sit eget dueslag i printerrum i Luther Kirken, så hun kan modtage post. Afslutning
17. Eventuelt / Runde blandt deltagerne Diskussion om kirkeudvalg har opslugt kunstudvalget. Dette er ikke korrekt. Dog vil kunstudvalget være inviteret til kirkeudvalgets møde i slutningen af april. Provstesyn: Lenes lejlighed trænger til en gennemgående istandsættelse efter mere end 19 års manglende renovering. Luther Kirken lider under alm. slitage, og der er diverse større tiltag som provsten anbefalede. Kristines lejlighed trænger også en lettere istandsættelse. Frihavnskirken trænger til maling. Ulla skal lige have tid til at gennemlæse rapporten, og derefter følger en plan for arbejderne. Punktet tages op på møde i maj. Nøgler: Michael vil undersøge muligheden for at lave et elektronisk nøglesystem, som er ens for begge kirker. Dette skal kunne differentieres til de forskellige brugeres behov. Punktet tages op på møde i august. 18. Næste ordinære mødedato er 22. maj 2014 kl 19.30 i Luther Kirkens menighedslokale. 19. Oplæsning, godkendelse, rundsendelse og underskrift af protokol Sådant opfattet. Med venlig hilsen på vegne af Michael Thormann Anne-Sofie Kopi af referat sendes til: Menighedsråd, præster og kirkeværge Fast personale Inge Thormann / www.rosenvaengetssogn.dk