DIREKTIONEN Udvidet direktionsmøde Tirsdag den 18. maj 2010 kl. 08.30 Rådhuset, lokale 77 Referat 1. Budgetprocedure 2011 præcisering af administrative og politiske roller 2. Befolkningsprognose for 2010-2021 3. Overvejelser om lederfeedback i Jammerbugt Kommune 4. Strategisk kompetenceudvikling kommunale arbejdspladsers deltagelse 5. Orientering om sager på vej til politisk behandling 6. Rapportering fra tværgående/tværkommunale grupper 7. Emner til kommende møder 8. Eventuelt Deltagere: Mogens Gade, Henrik Hartmann Jensen, Mogens Fransen, Jes Lunde, Knud Nørgaard, Jane Hvas, Arne Kristensen, Carl Stefan Bauditz, Noel Mignon 1
1. Budgetprocedure 2011 præcisering af udvalgenes og administrationens roller Økonomiudvalget godkendte den 20. januar 2010 budgetproceduren for 2011. Det var centralt i budgetproceduren, at udvalgene som udgangspunkt for budget 2011 havde uændrede økonomiske rammer i forhold til 2010. Administrationen skulle udarbejde et katalog over anbefalede tekniske ændringer. Den 14. april drøftede økonomiudvalget igen de økonomiske rammer for budget 2011. Det var på dette tidspunkt blevet klart, at de økonomiske rammer for 2011 og ikke mindst 2012 ville blive strammere end forudset i januar. Økonomiudvalget besluttede derfor, at der ud over et katalog over tekniske ændringer skal uarbejdes et effektiviseringskatalog og et prioriteringskatalog på 3% af serviceudgifterne i 2011 og 5% af serviceudgifterne i 2012. Det er vigtigt at prioriteringen foregår på tværs af udvalg og politikområder, idet der på nogle områder er gratis mindreudgifter (eksempelvis faldende børnetal i dagpleje og skole) mens der på andre områder er uundgåelige merudgifter (eksempelvis stigning på det aktivitetsbaserede sundhedsområde). På baggrund heraf er der behov for at få præciseret hvilke roller fagudvalgene, økonomiudvalget og direktionen (administrationen) har. Direktionen foreslår følgende: Direktionen udarbejder et katalog over anbefalede tekniske ændringer laver oplæg til effektiviseringskatalog samt prioriteringskatalog (alle fordelt på udvalg og politikområder) udarbejder forslag til budget i balance til drøftelse i økonomiudvalget Fagudvalgene indstiller til økonomiudvalget hvilke tekniske ændringer, der bør indarbejdes i budgettet. udarbejder på baggrund af direktionens oplæg katalog til økonomiudvalget over effektiviseringstiltag og 3% / 5% prioriteringsblokke. udarbejder katalog over eventuelle budgetønsker (såvel drift som anlæg). Økonomiudvalget udarbejder på baggrund heraf et forslag til et budget i balance, som sammen med alle forslag sendes til Kommunalbestyrelsen til drøftelse på budgetseminaret beslutter på baggrund af budgetseminaret hvilke forslag, der skal sendes i høring udarbejder budgetforslag i balance til førstebehandling Kommunalbestyrelsen drøfter i juni budgetsituationen drøfter på baggrund af økonomiudvalgets oplæg på budgetseminaret et budget i balance Politisk tidsplan 2
Maj-juni Udvalgene udarbejder på fagforvaltningernes oplæg emner til effektiviseringskataloget og prioriteringskataloget. 24. juni Kommunalbestyrelsen præsenteres på temamøde for: administrationens bud på udsigterne for budgetlægningen på baggrund af økonomiaftale mellem KL og Regeringen. et overordnet budgetoverslag i balance udarbejdet af administrationen en status på budgetarbejdet i de enkelte udvalg Kommunalbestyrelsen drøfter udvalgenes arbejde med katalogerne og udstikker retningslinjer for det fortsatte arbejde med budgettet og med katalogerne. 6. 12. august De stående udvalg færdiggør budgetarbejdet og oversender teknisk katalog, effektiviseringskatalog og prioriteringskatalog til Økonomiudvalget (oversendes senest 13. august). 18. august Økonomiudvalget udarbejder forslag til budget i balance og godkender katalogerne til drøftelse på budgetseminaret. 26. august Administrationen præsenterer på temamøde det tekniske basisbudget og gennemgår forslagene i det tekniske katalog, effektiviseringskataloget og 3% / 5% kataloget. 27.-28. august Kommunalbestyrelsens budgetseminar. 1. september Økonomiudvalget drøfter og beslutter hvilke forslag, der skal sendes i høring. 2.-13. september Høringsproces: Ældreråd, Handicapråd, Integrationsråd, brugerbestyrelser, Folkeoplysningsudvalg, Hovedudvalg mv. 15. september Økonomiudvalget førstebehandler budgettet afholder dialogmøde med hovedudvalget 23. september Kommunalbestyrelsen førstebehandler budgettet. 27. september Politiske budgetdrøftelser. 30. september Sidste frist for indlevering af ændringsforslag. kl. 12.00 6. oktober Økonomiudvalget andenbehandler budgettet. 14. oktober Kommunalbestyrelsen andenbehandler budgettet. Referat Budgetprocessen blev den 17. maj drøftet på udvalgsformandsmøde, hvor principperne ovenfor blev støttet. Direktionen indstiller til Økonomiudvalget, at det klarere skal fremgå, at udvalgene skal prioritere forslagene for at videresende et budget for udvalgets område i balance. Administrationen udarbejder korrigerede rammer for de enkelte udvalg. B2011-rammerne korrigeres for budgettjek 2010 og budgetopfølgning 1. 3
2. Befolkningsprognose for 2010-2021 Beslutningstema En ny befolkningsprognose med opdaterede tal for flytninger, nye boliger og scenarier for den kommende udvikling fremlægges til drøftelse. Sagsbeskrivelse På baggrund af udviklingen i folketal med nye tal for fødte/døde, til- og fraflyttede og nyopførte boliger er der udarbejdet en ny prognose for den forventede udvikling i kommunens forskellige områder. De sidste års aftagende boligbyggeri og en negativ flyttebalance får indflydelse på prognosen, og fremskrivningen viser en lille nedgang i folketal over 12 år på 0,5%. De tendenser, som er set ved arbejdet med befolkningsdataene kan kort beskrives således: Selv om visse udviklingstendenser peger i retning mod en nedgang i folketal, forventes ikke et lavere tal end det hidtidige tal fra 2005. Folketallet forventes at være stabilt, og ikke falde så kraftigt, som det bl.a. ses i andre nordjyske kommuner. Antal fødsler ser ud til fortsat at falde og hænger sammen med en stadig større nedgang i kvinder mellem 15 og 49 år. Boligbyggeriet er faldet, antal parcelhuse ligger ca. 30 lavere end for de forrige tre år, og byggeriet for både rækkehuse og etageboliger har også i de seneste par år været væsentligt lavere end perioden omkring 2002-05. Antal til- og fraflyttede ligger ca. 200 under niveauet de øvrige historiske år. Fra at have en positiv flyttebalance i de seneste år er den nu blevet negativ. Internt i kommunen ses en vækst på 7% i byerne nærmest Aalborg og en nedgang i de fleste landområder, også de landområder som ligger nærmest Aalborg. Sammenholdes udviklingstendenserne viser udviklingen en forventet nedgang i arbejdsbefolkning og en stadig større fald i børn og ældre. Det kan give anledning til overvejelse om Jammerbugt Kommunen mere aktivt skal søge at påvirke boligbyggeriet og føre en boligpolitik, der kan prioritere indsatser i områder, hvor nybyggeri fører til et større antal eksterne tilflytninger. Med udgangspunkt i temadrøftelser om almene boliger og uddannelsescampus i Aabybro er der udarbejdet scenarier for en vækst i tæt boligbyggeri i Aabybro. Scenarierne viser klart, at satsning på flere tæt-lave/etageboliger i Aabybro vil give en positiv effekt på befolkningsfremskrivningen. I Aabybroområdet forventes en meget stor vækst i ældre borgere i de kommende år. Ved opførelse af seniorboliger forventes et større antal store familieboliger frigjort til potentielle tilflyttere fra især Aalborg. Flyttemønstre i forhold til vore nabokommuner viser, at det især er aldersgrupper fra 18 år til ca. 50 år der flytter. Der er forholdsmæssigt ikke mange flytninger for borgere over 60 år. Tallene fra befolkningsprognosen indgår i materiale til skolestrukturdebat og i processen med opdatering af materiale til helhedsplanen. Bilag Notat med befolkningsprognose udarbejdet i maj 2010 4
Indstilling Udviklingsafdelingen indstiller, at notat om befolkningsprognose drøftes med henblik på udarbejdelse af materiale til økonomiudvalget for orientering om befolkningsudviklingen. Referat: Boligbyggeprogrammet vurderes, og der arbejdes videre med analyse af flyttemønstrene. I forbindelse med vurdering af tendenserne skal forvaltningen være opmærksomme på usikkerhederne ved prognoserne der forventes et relativt stabil befolkningsgrundlag. Prognosen færdiggøres og sendes til behandling i Økonomiudvalget. 5
3. Overvejelser om lederfeedback i Jammerbugt Kommune Baggrund og introduktion: Jammerbugt Kommune gennemførte i 2008 sin første lederevaluering, kaldet lederfeedback. Formålet var bl.a. at sætte den gode ledelse på dagsordenen ud fra devisen, at god ledelse er en forudsætning for god service og for at skabe attraktive arbejdspladser. Lederevalueringen skal i henhold til trepartsaftalen mellem regeringen og det offentlige arbejdsmarkeds parter gennemføres minimum hvert tredje år. Jammerbugt Kommune har imidlertid besluttet, at man her ønsker at gennemføre undersøgelsen hvert andet år. Det betyder således, at der planmæssigt skal gennemføres en lederevaluering i 2010. Proces og erfaringer fra 2008-undersøgelsen: I forbindelse med den første undersøgelse i 2008 var der tilrettelagt en omfattende proces, inden den konkrete evaluering blev gennemført. Indtrykket er da også, at processen har været medvirkende til at skabe en vellykket lederevaluering i kommunen. Der var nedsat en arbejdsgruppe bestående af såvel ledere, som medarbejdere, der var ansvarlige for projektet. Derudover har både ledere, og medarbejdere løbende været involveret i og orienteret om projektet. Hovedudvalg og Økonomiudvalget har desuden drøftet og blåstemplet konceptet, spørgeskemaer mv. Endelig var der i 2008 tilknyttet et eksternt konsulentfirma. Erfaringer fra trivselsundersøgelsen i 2009: Umiddelbart kan det synes oplagt at genbruge konceptet fra 2008 med nogle få primært kosmetiske justeringer. Modsat kan der være gode grunde til at genoverveje konceptet, herunder såvel metoder, som kadencen i undersøgelsens gennemførelse. Dette synspunkt er bl.a. aktualiseret af en nyligt afviklet trivselsundersøgelse (ligeledes udsprunget af trepartsaftalerne). Trivselsundersøgelsen mindede i sin form en del om lederevalueringen, forstået sådan, at det var en elektronisk undersøgelse, der var rettet mod samtlige medarbejdere og ledere i kommunen. Emnemæssigt kom trivselsundersøgelsen omkring en række aspekter fx arbejdsforhold, samarbejdsrelationer, anerkendelse mv., og undersøgelsen dækkede desuden den lovpligtige psykiske APV. Det interessante i nærværende sammenhæng er imidlertid, at trivselsundersøgelsen indeholdt spørgsmål om ledelse og lederens opgavevaretagelse og på den måde havde et element af lederevaluering. Det er der for så vidt ikke noget odiøst i, da der i forhold til arbejdslivet naturligt vil være en sammenhæng mellem trivsel og ledelse. Men trivselsundersøgelsens element af lederevaluering har bidraget til en diskussion af det meningsfulde i at afvikle flere undersøgelser, der på nogle måder minder om hinanden. På lignende vis er selve processen omkring trivselsundersøgelsen blevet genstand for flere diskussioner om metoder, lokal forankring, ressourceforbrug, ejerskab mv. Alt i alt har det bl.a. resulteret i, at Direktionen d. 2. marts 2010 har drøftet forskellige bidrag til evalueringen af undersøgelsen. Direktionens overvejelser indgår i betragtningerne om den kommende lederevaluering. 6
Overvejelser om den kommende proces: Både bredden i trivselsundersøgelsen, og forskellige aspekter omkring processen er med andre ord medvirkende til, at formen og metoden i lederevalueringen tages op til fornyet overvejelse. På den baggrund er der i nærværende sammenhæng skitseret tre forskellige modeller, som på hver sin måde søger at imødegå behovene i Jammerbugt Kommune. Det drejer sig om: Den eksisterende model for lederevaluering fra 2008 (model 1) En model hvor trivselsundersøgelse, lederevaluering og psykisk APV afvikles i en undersøgelse (model 2) og endelig Udvikling af et nyt koncept, hvor der er mulighed for andre evalueringsmetoder (model 3). Model 1 den eksisterende model for lederfeedback i Jammerbugt Kommune Som tidligere nævnt har Jammerbugt Kommune allerede et afprøvet koncept for lederevaluering. Bag dette ligger en grundig proces med en stærk grad af involvering og information. Konceptet er specialbygget til kommunen. Det tager udgangspunkt i kommunens værdier og ledelsesgrundlag, der er blevet ombrudt til et konkret spørgeskema, som ledere og medarbejdere efterfølgende har udfyldt. Kommunens ledere er blevet orienteret om konceptet på ledermøder, og der er udformet skriftligt orienteringsmateriale om undersøgelsen. Sidst men ikke mindst har der været konkrete krav til opfølgningen på undersøgelsen. Lederne har skullet følge op på undersøgelsen, både i forhold til medarbejderne, og i forhold til egen leder. I forbindelse med en eventuel gentagelse af undersøgelsen vil det være nødvendigt at give spørgeskema og informationsmateriale et servicetjek. Desuden er der et opmærksomhedspunkt i forhold til at sikre orientering, opbakning og ejerskab hos ledere og medarbejdere. Dette kommer ikke af sig selv, til trods for at mange kender konceptet. Endvidere er der behov for at synliggøre opfølgningen. Der skal være et tydeligt perspektiv i at evaluere, formålet skal være klart og tydeligt fra starten, og på sigt bør vi kunne svare på, hvad effekten har været. Det er afgørende for at undgå undersøgelsestræthed hos såvel ledere, som medarbejdere. Endelig er der behov for en afstemning af forventninger til ressourceforbrug, dette både for ledere og medarbejdere og i forhold til det teknisk-praktiske omkring undersøgelsens afvikling. Model 2 kombination af lederevaluering, trivsel og APV Efter afviklingen af trivselsundersøgelsen er en ny mulighed kommet i spil, nemlig at kombinere trivsel, psykisk APV og lederevaluering i en spørgeskemaundersøgelse. Modellen synes på mange måder plausibel. Kommunen skal i henhold til aftaler og gældende regler afdække de tre områder, og der er en fornuftig sammenhæng mellem de tre komponenter, idet trivsel, psykisk arbejdsmiljø og ledelse influerer på hinanden. Ved at vælge modellen reduceres undersøgelseskadencen til hvert andet år, hvis det nuværende niveau fastholdes. Det bør mindske risikoen for undersøgelsestræthed. Der til kommer, at opfølgningen på en måling og de efterfølgende handleplaner ofte er den mest ressourcekrævende del af en evaluering, men det er også den del, der giver 7
undersøgelsen mening. Ved at afvikle undersøgelser hvert år er der en risiko for, at en arbejdsplads knap når at blive færdig med den ene undersøgelse, før den næste sættes i gang. Samlet set må ressourceforbruget anvendt til målinger og evalueringer på sigt blive reduceret ved at vælge at slå undersøgelserne sammen. Ulemperne er modsat, at vi nu skal afdække tre selvstændige komponenter i et spørgeskema. Tidligere har den ene undersøgelse (lederevalueringen) været en anonym undersøgelse, mens trivselsmålingen (inkl. psykisk APV) har været ikke anonym. Set i lyset af de tidligere erfaringer anbefales det her, at en eventuelt kommende 3 i 1 undersøgelse i Jammerbugt Kommune afvikles som en anonym undersøgelse, og at det ligger fast helt fra starten. I forbindelse med trivselsundersøgelsen blev spørgsmålet om anonymitet, eller ej genstand for en heftig diskussion meget sent i forløbet. Det gavnede ikke processen. Vi skal ikke fortabe os i argumenter for og imod anonymitet, blot pointere, at den største ulempe ved at vælge den anonyme model er, at vi fremadrettet ikke har mulighed for at tage hånd om individuelle trivselsproblemer, da vi ikke kan lokalisere disse. Et andet aspekt ved at samle undersøgelserne er skemaets omfang. Det må ikke blive for stort, og samtidig skal hvert element have en selvstændig profil. Det betyder, at der skal foretages en slankning af indholdet i vores eksisterende spørgeskemaer. Endelig vil modellen afføde et element af at starte forfra. Kommunen har mange erfaringer at bygge på, men processen, udformning af koncept, metoder, overvejelser om ressourceforbrug skal op til fornyet overvejelse, hvis vi vælger kombinationsløsningen. I skrivende stund arbejder bl.a. Aalborg Kommune med denne 3 i 1-model. Undersøgelsen er ikke afviklet endnu, men i sin grundform har kommunen været gennem en proces, der i høj grad minder om den, Jammerbugt Kommune gennemgik i forbindelse med den første lederevaluering (fx at omsætte værdier og ledelsesgrundlag til spørgeskemaer, sikring af ejerskab etc.). I Aalborg Kommune lægges der ligeledes op til en grundig opfølgning, både mellem ledere og medarbejdere, og mellem ledere med deres ledere. Vælger Jammerbugt Kommune fremadrettet en 3 i 1-løsning, vil det være oplagt at afsøge erfaringer fra fx Aalborg, bl.a. for at sikre at vi får afdækket alle tre komponenter hensigtsmæssigt, ikke mindst den lovpligtige APV-del. Desuden virker opfølgningsdelen mere centralt styret i Aalborg-modellen, end i den model Jammerbugt Kommune har brugt i sine undersøgelser. Det er interessant, om det reelt styrker opfølgningsdelen. Model 3 udvikling af nyt koncept med muligheder for andre evalueringsformer De to forrige modeller er begge tænkt som en fælles spørgeskemaundersøgelse, der afvikles samtidigt i hele kommunen. Den foregår elektronisk, der sker en form for afrapportering, som efterfølgende danner grundlag for en opfølgning på den enkelte arbejdsplads. Modellerne kan kritiseres for at være ufleksible. Arbejdspladsernes individuelle særpræg, ønsker og behov er svære at tilgodese i en kollektiv undersøgelse. Derfor har det også været drøftet, om andre mere frie former kunne bringes i spil. Som eksempler kan nævnes: At tilføje lokale elementer i spørgeskemaet Afvikle målingerne på forskellige tidspunkter 8
Vælge andre metoder, herunder kvalitative interviewformer Holde arbejdsmiljødelen ude af undersøgelsen mv. Fordelen er naturligvis, at den enkelte arbejdsplads kan få individuelt tilpassede målinger, afviklet med individuelt tilpassede metoder. Det er motiverende for det fremadrettede arbejde. Der til kommer, at der kan udvikles nye velfungerende praksisser, som inspirerer og udvikler arbejdspladserne. Også model 3 nødvendiggør, at der tages stilling til formål, ressourceforbrug osv. Her bliver disse forhold naturligvis af mere lokal karakter. Endelig vil valgfriheden betyde, at det samlede organisatoriske overblik vil fortabe sig i undersøgelsernes mangfoldighed. En variant af ovenstående kan være, at kommunen ganske vist fastholder en ensartet metode, men fx vælger en anden model end spørgeskemaet. Det kan være fokusgruppeinterviews, 360 feedback i interviewform osv. Dvs. at tanken her er, at vi tager spørgeskemametoden op til revision og overvejer, om der kan være mere hensigtsmæssige undersøgelsesformer, som vi derefter udvikler et koncept for. Fordelen er naturligvis, at vi her kommer ud over spørgeskemametoden og får mulighed for at tilføre undersøgelsen et mere kvalitativt aspekt, samtidig med at det organisatoriske overblik kan fastholdes. Vi kommer dog ikke udenom, at det vil være mere ressourcekrævende at slippe modeller og metoder løs, og det uanset hvilken variant af model tre vi bringer i spil. Det vil derfor langt hen ad vejen bero på en prioritering af ressourcerne, om model 3 er en reel mulighed. Sammenfattende kan vi sige, at alle tre modeller har styrker og svagheder, og at der uanset model vil være behov for at holde et stærkt fokus på undersøgelsens formål, ejerskab og forankring samt ressourceforbruget forbundet med afvikling og opfølgning. Det væsentligste ved modellerne, herunder deres fordele og ulemper er for overskuelighedens skyld skitseret i oversigtsform nedenfor. Koncept Fordele Ulemper Obs.punkter Gentage lederevalueringen efter 2008- modellen Der ligger et gennemprøvet koncept. Mulighed for personlig benchmarking og i kommunen. Kombination af trivsel, psykisk APV og lederevaluering Samtlige målinger foretages i én undersøgelse. Der synes at være en sammenhæng mellem indholdselementerne. Der skal ikke laves store undersøgelser hvert år. Risiko for undersøgelsestræthed pga. overlap med trivselsundersøgelsen og den korte kadence mellem målingerne. Der bliver en større evaluering hvert år. Ressourcekrævende at opbygge et nyt koncept første gang. Udfordring at dække alle komponenter i en undersøgelse. Anonym undersøgelse gør det ikke muligt at Servicetjek af spørgeskema og proces Ejerskab og forankring Formål Ressourceforbrug De etiske overvejelser og dilemmaer APV er lovpligtig, trivsel og lederevaluering er aftalebaseret 9
Udvikling af nye koncepter for lederevalueringen - variant 1: Valgfrihed i metoder og koncepter Udvikling af nye koncepter for lederevalueringen - variant 2: En ny fælles model for hele kommunen Målinger tilpasset den enkelte arbejdsplads ønsker og behov. Udvikling af nye metoder og praksisser. At få et mere kvalitativt, mindre statisk alternativ til spørgeskemametoden. Muligt at fastholde et organisatorisk overblik. lokalisere individuelle trivselsproblemer Ressourcekrævende både at konceptudvikle og følge op. Det organisatoriske overblik kan ikke fastholdes. Ressourcekrævende at konceptudvikle. Interviewformen er meget ressourcekrævende både for deltagere og interviewer. statusforskel Ejerskab og forankring Formål Ressourceforbrug De etiske overvejelser og dilemmaer Ejerskab og forankring Formål Ressourceforbrug Vælge koncept De etiske overvejelser og dilemmaer Ejerskab og forankring Formål Ressourceforbrug Tidsperspektiv for undersøgelsens afvikling: Model 1 og 3 lægger op til, at lederevaluering og trivselsundersøgelse (inklusiv psykisk APV) afvikles som to forskellige undersøgelser, mens model 2 lægger op til at samle undersøgelserne i én. Falder valget på model 1 eller 3 skal lederevalueringen planmæssigt afvikles i 2010. Det betyder, at processen skal sættes i gang inden sommerferien. Er model 2 den foretrukne, bør undersøgelsen først afvikles i 2011. Kommunen har netop afviklet trivselsundersøgelsen. Den bør ikke gentages efter få måneder. Arbejdet med handleplaner og opfølgning er desuden ikke afsluttet endnu. Der til kommer, at der skal være en proces forud for selve undersøgelsens afvikling. Det synes ikke realistisk at nå at tilrettelægge en grundig proces og samtidig afvikle undersøgelsen inden udgangen af dette år. Afvikles målingen i 2011 bliver der ikke i denne omgang en lederevaluering hvert andet år, men derimod hvert tredje år. Dog overholdes aftalekravet om, at undersøgelsen skal afvikles mindst hvert tredje år. Anbefaling af model: Til trods for at Jammerbugt Kommune har udviklet et godt koncept for lederevaluering, anbefaler Udviklingsafdelingen, at der arbejdes videre med model 2, hvor lederevaluering, trivselsmåling og psykisk APV afvikles som en samlet spørgeskemaundersøgelse. Første gang i foråret 2011. Baggrunden for anbefalingen skal findes i, at det synes oplagt at kombinere undersøgelsens tre elementer. Det sender et vigtigt signal til både ledere og medarbejdere, nemlig at trivsel, ledelse og psykisk arbejdsmiljø er forbundne. 10
Set ud fra et ressourceperspektiv synes modellen også at være den mest velvalgte. Godt nok bliver der behov for at justere eksisterende koncepter og forberede en proces, der sikrer det størst mulige ejerskab, men der er erfaringer at trække på ud fra de undersøgelser, der allerede er afviklet. Endelig synes det ikke hensigtsmæssigt at afvikle to beslægtede undersøgelser lige efter hinanden. Kadencen med trivselsmåling det ene år, og lederevaluering det andet år virker lovlig tæt, hvis opfølgningen og handleplanerne på undersøgelserne skal tages seriøst. Der er behov for at tilrettelæggende en grundig proces som sikrer at relevante parter involveres i forberedelsen og kvalitetssikringen af undersøgelsen. Erfaringerne fra trivselsmålingen skal indgå i tilrettelæggelsen af processen (jf. referat at direktionsmødet d. 2. marts 2010), og det skal sikres, at alle tre elementer afdækkes i undersøgelsen. Endelig skal der arbejdes med ejerskab forankring og opfølgning. Indstilling: Udviklingsafdelingen indstiller At Jammerbugt Kommunes kommende lederevaluering skal indgå i en 3 i 1 undersøgelse dvs. model 2, hvor lederevaluering, trivselsmåling og psykisk APV afdækkes i samme undersøgelse. At At Undersøgelsen afvikles som en anonym spørgeskemaundersøgelse, første gang i foråret 2011. Udviklingsafdelingen udarbejder et kommissorium for forberedelsen og afviklingen af undersøgelsen. Kommissoriet skal bl.a. indeholde o de overordnede rammer for undersøgelsens afvikling o et oplæg til sammensætning af en arbejdsgruppe o forslag til proces for involvering af ledere og medarbejdere o tids- og handleplan for processen som sådan. Referat Emnet er sat på dagsordenen til fælles ledermøde i Tranum, hvor det drøftes med alle lederne, hvilken fremgangsmåde, der foretrækkes. Dernæst drøftes sagen igen i direktionen, og behandles i HovedMED. 11
4. Strategisk kompetenceudvikling kommunale arbejdspladsers deltagelse På baggrund af drøftelser i styregruppen for projekt Strategisk kompetenceudvikling af virksomheder i Jammerbugt Kommune den 19. april 2010 samt efterfølgende drøftelse mellem borgmester Mogens Gade, beskæftigelseschef Leif Sørensen og erhvervschef Povl Bjarne Jensen den 27. April s.å. er Erhvervscentret blevet bedt om et kort notat vedrørende: Principper, der kan ligge til grund for strategisk kompetenceudvikling indenfor det kommunale område. Efterfølgende skal direktion drøfte mulighed for at modellen kan danne baggrund/inspiration for igangsættelse af særskilt kompetenceudvikling i Jammerbugt Kommune indenfor Ældreplejen, Pedel- og Rengøringsområdet samt Det grønne område. De 3 virksomheder i virksomheden er udvalgt, fordi der her først vil blive mangel på arbejdskraft. Jobcenter Jammerbugt er overordnet ansvarlig i hele projektperioden. Bilag: Oplæg til proces Kortfattet info til samarbejdspartnere Skema Jammerbugt Referat Direktionen er enig i, at der også i den kommunale organisation skal være fokus på at benytte mulighederne i projekt: Strategisk kompetenceudvikling. Der er såleds opbakning til, at der igangsættes afklaring af mulighederne for særskilte kompetenceudviklingsprojekter på de 3 nævnte områder. Jobcentret og Erhvervscentret følger op og tager kontakt til de relevante afdelinger. 12
5. Orientering om sager på vej til politiks behandling Organisering af Ungdommens Uddannelsesvejledning behandles i direktionen på oplæg fra Leif Sørensen og Michael Stilling. Midlertidig placering af Ungdomsskolens administration og projektklasse under ombygning af Brovst Skole skal drøftes i B&F udvalget. Sagen drøftes med Teknisk Forvaltning. B&F udvalget drøftede på sidste møde aftalestyring for skolerne, og der er behov for en samlet opfølgning på metoden. Denne drøftelse startes i direktionen. Udbud på madområdet er behandlet i Socialudvalget. Sendes videre til Økonomiudvalget. Opfølgning på bosætningskampagne i KFL-udvalget. 13
6. Rapportering fra tværgående/tværkommunale grupper Styregruppemøde vedr. rammeaftaler på socialområdet herunder betalinger mellem kommuner. Møde vedr. regionale kulturaftaler ophævelse af nuværende regionale ordning. 14
7. Emner til kommende møder Arkiverings- og journaliseringsfunktionen i edoc (CSB) Nyt blanketsystem og større anvendelse af elektroniske selvbetjeningsløsninger (CSB) Kommunens digitaliseringsstrategi (2010 NM) Styring af anlægsprojekter (projektgruppe/ak) Oplæg energibesparelser (AK, KN, HHJ) Evaluering af sundhedsordningen både individuelle tilbud (Sundhedsdoktor) og holdtilbud (Sundhedsafdelingen) (JH) UU fremtidigt oplæg (LS/MS) Aftalestyringskonceptet 15
8. Eventuelt Der nedsættes en tværgående arbejdsgruppe, der skal se på evt. rationaler i at planlægge specialkørsel mere effektivt. Der udarbejdes et kommissorium der beskriver hvilke områder, der inddrages og hvilket serviceniveau, der bør sigtes efter. Analysen fremlægges senest på budgetseminaret i august. Skabeloner (PowerPoint mv.) skal opdateres i henhold til designskabelonen. Der afholdes møde mellem NT og direktører, udvalgsformænd og relevante fagpersoner status og samarbejde. Der er møde i Hovedudvalget den 20. maj. Dagsorden kan ses på nettet Der sker for øjeblikket en budgettilpasning på aktivitetscenterområdet. Opmærksomhed mod midler i Vækstforum ift. unges kompetenceudvikling 16