Hovedbestyrelsesmøde den 19. juni 2015 Bilag 8.1 Fundraising strategi Fondsgruppen 2015 Senest opdateret 04.06.2015 1 Introduktion Denne fundraising strategi er en forlængelse og fortsættelse af strategiarbejdet fra 2013 og 2014. De fundamentelle udfordringer og muligheder DGI står overfor, er ikke ændret væsentligt ift. bl.a. den analyse, som Kraft & Partners bidrog med i 2013. Og så er der alligevel sket én væsentlig ændring, nemlig samarbejdet med DIF og den fælles 25 50 75 vision. Visionen er fortsat så ny, at det endnu er vanskeligt at gennemskue konsekvenserne af den. Der vil i de kommende år blive arbejdet på, at finde fælles fodslag organisationerne i mellem. Også på fundraising området. Arbejdet i fondsgruppen vil derfor i de kommende år løbende skulle forholde sig til visionssamarbejdets udvikling. Arbejdet med fundraising strategien er opdelt i to niveauer. Dette dokument er hoveddokumentet og udstikker den overordnede retning for strategien. Hertil arbejdes der med 5 udvalgte strategiske indsatsområder, som er tematiske områder fundraising aktiviteterne vil fokusere på. Hver af disse områder vil i løbet af 2015 udarbejde en egen fundraising strategi, som ud over en vision for hvor man ønsker at bevæge sig hen med de enkelte indsatsområder, også vil fungere som operationelle dokumenter med handleplaner og konkrete målsætninger. 2 Formål Formål med strategien er, at understøtte DGI s arbejde med at udvikle og drive strategiske indsatsområder, ved at understøtte arbejdet med hjemtagning af eksterne bevillinger. 3 Fondsgruppens sammensætning Herværende forslag til fundraising strategi er udarbejdet af Fondsgruppen, som består af: Troels Rasmussen (DGI Lab), Peter Sig Kristensen (DGI Midtjylland), Claes Horne Kjældgaard (DGI Lab og DGI Storkøbenhavn), Jens Sune Jakobsen (DGI Lab), Ilir Shkoza (DGI Lab) og Christian Haahr Sørensen (DGI Lab). Det er leder af DGI Lab der sammensætter gruppens medlemmer. Udskiftning af gruppens medlemmer sker efter behov ift. gruppens opgaver og kompetencer. Landsdelene repræsenteres altid i Fondsgruppen. I fremtiden vil DGI Idræt & Motion på landsplan ligeledes være repræsenteret i Fondsgruppen. Fondsgruppens arbejdsområde er beskrevet i "Kommissorium for Fondsgruppen", jf. bilag 8.2. 4 Fundraising aktivitetsniveauer i DGI For at definere Fondsgruppens arbejdsområde, deles DGI s fundraising aktiviteter op i tre niveauer: Partnerskaber under visionen, strategiske indsatsområder og enkelt projekter. Partnerskaber under visionen: Visionen giver DGI og DIF en stærk fælles platform, for at tale med én stemme og dermed bedre mulighed for at indgå i store strategiske partnerskaber med toneangivende fonde, jf. aftalen med TrygFonden og 1
Norden-fonden i 2015. Det er ledelserne hos DGI og DIF, der definerer hvilke områder der skal fokuseres på og som udarbejder og indgår aftalerne. Fondsgruppens rolle i denne sammenhæng er, at sikre at organisationens andre fundraising aktiviteter er koordineret med DGI s visionssamarbejde med DIF. Strategiske indsatsområder For at skabe et klart fokus for Fondsgruppens fundraising arbejde, arbejdes der med begrebet strategiske indsatsområder. Det er på dette niveau at Fondsgruppens primære indsats foregår. Et strategisk indsatsområde forstås her, som et afgrænset tematisk område, med en relevans som rækker ud over DGI s eget umiddelbare idræts- og foreningsfelt, eks. inklusion. Områderne tager afsæt i centrale samfundsmæssige tendenser eller udfordringer og er forankret i DGI s strategiske målsætninger. Inden for hvert indsatsområde kan der indgås forskellige typer aftaler, fra strategiske samarbejdsaftaler med de store fonde og andre bevillingsgivere til aftaler vedr. mindre projektbaseret bevillinger. Afsnit 8 Strategiske indsatsområder, uddyber arbejdet med disse. Enkelt projekter Der skal fortsat arbejdes aktivt i hele DGI, på at indgå aftaler vedr. eksterne bevillinger, der understøtter de enkelte foreninger og landsdelenes arbejde med idræts aktiviteter mm. Fondsgruppen har til ansvar at koordinere ansøgninger ift. udvalgte bevillingsgivere, således at vi som organisation fremstår som en samlet enhed, når det er nødvendigt. Dette betyder bl.a. at Fondsgruppen ift. bestemte fonde og/eller puljer kan lukke disse for ansøgninger fra landsdelene m.fl., så kun udvalgte ansøgninger afsendes. 5 Målsætninger for Fondsgruppen Den overordnede målsætning for aktiviteterne i Fondsgruppen er: 1. Inden udgangen af 2018, skal der være indgået 3 strategiske samarbejdsaftaler. 2. Fundraising aktiviteterne skal indhente min. 10. mio. kr. årligt i eksterne bevillinger. Hertil udarbejdes der indenfor for hvert indsatsområde, konkrete målsætninger ift. indgåelse af strategiske samarbejdsaftaler og omfanget af hjemtagne bevillinger. 6 Fundraiser i DGI Lab For at styrke og koordinere fundraising aktiviteterne i organisationen, er der primo 2015 oprettet en stilling som fundraiser. Fundraiserens opgave er, at understøtte den positive fundraising proces DGI er inde i ved: at have ansvaret for at drive og understøtte udvikling og implementering af strategierne for de strategiske indsatsområder at sikre en proaktiv tilgang til dialogen med bevillingsgivere, partnere, det politiske system m.fl. at understøtte målsætningen om at der senest i 2018, indgås 3 strategiske samarbejdsaftaler med fonde samt at der årligt hjemtages min. 10 mio. kr. i eksterne bevillinger at understøtte og styrke ansøgningsprocessen ifm. større projektansøgninger at koordinere fundraising aktiviteter mellem fondsgruppen og landsdelene 2
i nogen grad at understøtte de enkelte landsdele med fundraising 7 Vision 25 50 75 I forhold til visionssamarbejdet, skal Fondsgruppen løbende forholde sig til processen og tilpasse samt understøtte denne når det bliver relevant. Indtil en mere formel aftale er på plads, vil Søren Brixen, Troels Rasmussen og Morten Mølholm fortsat varetage dialogen ift. områder der er relevante for Fondsgruppen. I forbindelse med at udføre praktiske opgaver vedr. fællesansøgninger mm., vil det være hensigtsmæssigt hvis DIF udpeger en fundraiser, eller fundraising ansvarlig, til at samarbejde med DGI s fundraiser, således at der også på det operationelle niveau, kan udvikles og aftales robuste procedurer. Troels Rasmussen kontakter Morten Mølholm, mhp. at fremme dette samarbejde. 8 Strategiske indsatsområder I strategien for Fondsgruppen fra 2014, blev fire områder identificeret som strategiske indsatsområder: idræt & sundhed, idræt & læring, idræt & inklusion samt idræt & medborgerskab. Fondsgruppen besluttede på fondsgruppemøde d. 09.04.2015, at indstille en ændring af disse områder til HB, således at følgende områder, fremover bliver Fondsgruppens strategiske indsatsområder: Inklusion, sundhed og læring fortsætter ift. den tidligere prioritering. Gadeidræt og landdistrikter er nye fokusområder. Medborgerskab tages ud. Inklusion: DGI er ved at etablere sig som en væsentlig aktør på inklusionsområdet og vores platform for at kunne bidrage yderligere på området er stærkt. Sundhed: Sammenhængene mellem sundhed og bevægelse er veldokumenterede, både ift. individets sundhed, men også ift. de samfundsøkonomiske fordele. Med de eksisterende og kommende udfordringer på sundhedsområdet, skal DGI udvide sundhedsindsatserne mhp. at etablere os som en relevant aktør på området. Læring: Med konsensuskonferencen er det understreget, at fysisk aktivitet stimulerer læring. Dette element er centralt i skolereformen. Der er basis for at finde partnere og økonomiske midler på både folkeskoleområder, børneinstitutioner og ungdomsinstitutioner. Gadeidræt: Området er i stærk vækst og udviklingen peger mod nye måder at dyrke og organisere idræt. DGI er en central spiller og indsatsen skal løftes yderligere, med tilførelsen af flere midler og nye partnere. Landdistrikter: Der er stor bevågenhed på området. Foreningerne er én af de aktører, der kan være med til at skabe en positiv forandring, via udviklingen af tiltag i fælleskab med andre relevante parter. Medborgerskab: Medborgerskab er en del af DGI s organisatoriske DNA, men det har vist sig vanskeligt at afgrænse det som et egentligt indsatsområde, da det er integreret i så mange dele af organisationens aktiviteter. Projektchefforum har på møde d. 22.04.2015 drøftet de fem nye indsatsområder og der var fuld opbakning til alle fem områder samt den overordnede strategi. For hvert indsatsområde udarbejdes i løbet af 2015 en selvstændig fundraising strategi og handleplan. 3
Inklusion, gadeidræt, sundhed og læring er allerede organisatorisk forankret i DGI Lab og det vil være i fællesskab med relevante medarbejdere, at fundraising strategierne udarbejdes og efterfølgende forankres. Landdistrikter er ikke på samme måde forankret i DGI Lab. Der sigtes mod, at strategien for landdistrikter udarbejdes med og forankres hos Per Rasmussen fra DGI F&L. 9 Strategi for hvert enkelt indsatsområde Fundraiser har ansvar for at der udarbejdes en fundraising strategi for hvert indsatsområde. Strategien udarbejdes i samarbejde med relevante nøglepersoner i DGI og efter tæt dialog med relevante aktører, herunder det politiske system. Strategiernes ambitionsniveau kan variere, men udgangspunktet for alle strategierne er, at der skal tilføres flere ressourcer som kan bidrage til at gennemføre aktiviteter der understøtter visionen. For hvert indsatsområde sigtes der på at indgå strategiske samarbejdsaftaler, men alm. projekt bevillinger vil også indgå i arbejdet. Det er fundraisers ansvar at koordinere og understøtte DGI s dialog med bevillingsgivere. Hertil skal fundraiser sikre at de strategiske indsatsområders mulighed for at hjemtage bevillinger, understøttes af en proaktiv og opsøgende indsats overfor bevillingsgivere, partnere, det politiske system m.fl. Som udgangspunkt er det en fordel, at den eller de medarbejdere som har den faglige indsigt i de enkelte fagområder varetager den direkte dialog med bevillingsgivere, partnere, myndigheder m.fl. Er der ikke en naturlig medarbejder til at varetage dialogen, skal det som udgangspunkt undersøges, om der kan tilknyttes en relevant medarbejder til at varetage dialogen, eks. den nærmeste leder. Til indledende møder vedr. strategiske samarbejdsaftaler og større bevillinger, skal det fra gang til gang vurderes hvem som er de mest hensigtsmæssige deltagere, men som minimum bør mindst én af følgende medarbejdere deltage: - Relevant leder - Nøglemedarbejder med fagindsigt - Den som har en eksisterende relation til fonden, hvis denne er relevant - Evt. andre, herunder den politisk ansvarlige Fundraiser understøtter med relevant information, herunder kortlægning af bevillingsgiverlandskabet, baggrundsinformation og sparring. Efterfølgende sikrer fundraiser at der samles op på dialog og aftaler, således at organisationen løbende er opdateret ift. den samlede dialog med eksterne parter. Dette mhp. at etablere en robust struktur ift. den interne koordinering af fundraising arbejdet. 1. 19. juni 2015, præsentere HB for denne strategi og herunder de fem udvalgte indsatsområder, mhp. godkendelse. I denne proces skal det overvejes om indsatsområderne skal iværksættes sammen med DIF og hvis de skal hvordan det forankres organisatorisk. 2. Der udarbejdes en fundraising strategi med tilhørende handleplaner og mål, for hvert indsatsområde. Såfremt indsatsområdet godkendes af HB d. 19. juni, skal første udkast til hver strategi være udarbejdet senest d. 30. september 2015. Hver indsatsområdes strategiske indsats skal indeholde følgende: a. Med afsæt i de 5 valgte indsatsområders strategier og visioner udarbejdes en vision for fundraising på området. 4
b. Der udarbejdes en handleplan med konkrete målsætninger. Målsætninger skal bl.a. opstille kvantitative mål for afsendte ansøgninger, hjemtagne bevillinger samt indgået samarbejdsaftaler. Tidsperspektiv er op til tre år. c. Kortlægning af bevillingslandskabet. Lokale og nationale politiske interessenter indgår her i samt potentielle samarbejdspartnere. d. Ideskitser udvikles iht. visionen. e. Handleplan for hvordan områderne kan legitimeres og evt. sættes på den offentlige dagsorden. i. Forskning og undersøgelser anvendes aktivt til at understøtte og legitimere vores formål. Det skal herunder overvejes om det er meningsfyldt at forskningsinstitutioner indgår i forløbet. Udover at samarbejder med forskere og deres institutioner kan bibringer legitimitet til aktiviteter, så er det også vigtigt at undersøge hvad der virker og hvad der ikke virker i de forskellige tiltag der iværksættes. f. Fundraiser udarbejder årligt en status for hvert indsatsområde, hvor der præsenteres en status om målsætninger for det foregående år er opnået. Status præsenteres projektchefforum og HB, ved disses første møde i hvert kalenderår. Det er fundraiser som har det ansvaret for, at ovenstående handlinger iværksættes og drives fremad. 10 Koordinering af ansøgninger og kontakter til fonde og puljer Den hidtidige procedure med at landsdelenes ansøgninger til de større fonde koordineres af Fondsgruppen fortsætter. Dokumentet Fonde puljer og sponsorer på landsplan - oversigt vilkår for landsdelsforeningerne angiver status på alle større relevante fonde og bevillingsgivere. Her har projektchefforum direkte adgang til information om hvilke fonde der er åbne. Dokumentet Registrering af kontakt med fonde skal fortsat anvendes til at beskrive eksisterende indsatser og dialoger ift. fonde. Dokumentet er et centralt værktøj i det strategiske arbejde med fondene, idet det giver et øjebliks billede samt en kronologisk dokumentation over kontakter, dialog samtindsatser. 3. Dokumentet Fonde puljer og sponsorer på landsplan - oversigt vilkår for landsdelsforeningerne er fast på dagsorden til Fondsgruppe møderne, hvor det besluttes hvilke fonde der er åbne/lukkede for landsdelene at søge. Fundraiser har ansvar for at det løbende opdateres. 4. Fundraiser får feedback ift. hvilke fonde mm. der er modtaget bevilliger fra, samt aktuelle ansøgninger, i CRM systemet. Dette registreres i Registrering af kontakt med fonde, hvor der kan tilføjes yderligere relevant kvantitativ og kvalitativ informationer. Der skal aftales en bagatelgrænse for hvornår ansøgninger skal registreres, ud fra det bevilligede beløbs størrelse. 5. Det er på møde i projektchefforum d. 23.04.2015 aftalt at fundraiser udsender et månedligt nyhedsbrev til projektchefforum, hvor der informeres om fundraising aktiviteter samt nyheder om nye puljer mm. 11 Fundraising i landsdelene Fundraiser skal som udgangspunkt ikke betjene landsdelene men have fokus på at drive fundraising på landsplan inden for de fem indsatsområder. Men med ansættelsen af en central placeret fundraiser, er der 5
opstået mulighed for at yde en hvis støtte til de landsdele som har behovet. Fundraiser vil derfor løbende være i dialog med de enkelte landsdele, bl.a. for at støtte op med sparring på konkrete ansøgninger. Et andet formål med besøgene i landsdelene vil være at skabe gennemsigtighed og forståelse for Fondsgruppens arbejde. 6. I løbet af 2015 vil fundraiser gennemføre 1-2 sparringsforløb, med henblik på at opbygge fundraising kapaciteten hos udvalgte landsdele. 12 Løbende overblik over bevillinger Ud over arbejdet med strategiske indsatser, er der også et element af opportunisme i fundraising. Relevante puljer dukker løbende op. Puljer som kan være relevante for landskontoret såvel som for landsdelene. Der skal derfor foregå en løbende og central indsamling af info fra fonde og andre bevillingsgivere, så potentielt relevante udbud løbende kan kommunikeres til projektchefforum og relevante medarbejdere på landskontoret. 7. Fundraiser skanner ugentligt fonde og relevante bevillingsgivere, via tilmelding til relevante nyhedsbreve, fonde.dk samt via relevante bevillingsgiveres hjemmesider. 8. Fundraiser sørger for at holde de indsatsansvarlige opdateret med relevante nyheder vedr. fundraising. 6