Udbudsbetingelser EU-udbud af rammeaftale vedrørende tøjvask fr brgere i eget hjem i Aarhus Kmmune Side 1 af 21
1 Indledning Nærværende udbud vedrører Aarhus Kmmunes anskaffelse af tjenesteydelser vedrørende tøjvask fr brgere i eget hjem (herefter benævnt Ordregiver). Udbuddet gennemføres sm et ffentligt udbud i henhld til prceduren i LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudslven). Der er tale m udbud af en rammeaftale med 2 leverandører, da ydelsen er mfattet af Servicelvens regler m frit-valg, jf. 91 i Servicelven. Udbuddet er bekendtgjrt i Supplement til EU Tidende (TED), der kan findes på http://ted.eurpa.eu. 2 Ordregiver Den rdregivende myndighed er: Aarhus Kmmune Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Tlstrup & Hvilsted Att.: Kristian Ax Myntevej 5 8920 Randers NV E-mail: kntakt@thv.dk 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Rammeaftale Rammeaftalebilag A Kravspecifikatin Rammeaftalebilag B Kvalitetsstandard fr tøjvask Rammeaftalebilag C Leverandørens løsningsbeskrivelse Rammeaftalebilag D Tilbudsliste Rammeaftalebilag E Databehandleraftale Rammeaftalebilag F Krt ver de 7 gegrafiske mråder Side 2 af 21
Rammeaftalebilag G Elektrnisk låsesystem Rammeaftalebilag H Prcedure fr indhentning af straffeattest Bilag 2 Fælles eurpæisk udbudsdkument (XML-fil) Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Erklæring fr virksmheder, der baserer sig på en anden virksmheds frmåen Bilag 5 Knsrtieerklæring Tilbudsgiver er selv ansvarlig fr, at alle vennævnte dkumenter er mdtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til prceduren beskrevet i afsnit 5.1.1. 4 Udbuddets mfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer fr rammeaftalen. Udbuddet mfatter den del af den praktiske hjælp efter servicelvens 83, der vedrører vask af visiterede hjemmebende brgeres tøj. Brgerens tøj er deres daglige beklædning samt linned g håndklæder. Leverandørens ydelser mfatter en basisvask, hvr følgende ydelser sm minimum indgår: Mdtagelse af visitatinen Aftale tidspunkt g hverdag fr afhentning g tilbagelevering af tøj Afhente vasketøj på brgerens bpælsadresse Srtering g mærkning af brgers tøj Håndtering af inficeret tøj Vask af tøj Tørring af tøj Sammenlægning g pakning af tøj Levere rent tøj på brgerens bpælsadresse g den anviste plads inden fr fristen, Afregne fr den leverede ydelse Møde med Ordregiver vedrørende samarbejdet, hvr frekvensen afhænger af hvrdan pgaven løses En basisvask mfatter tøj, sm tåler vask g efterfølgende tørretumbling. Vask af tøj, sm ikke er en del af basisvasken, vil være en tilkøbsydelse fr brgeren. Vask af uld, dyner, puder, g gardiner er tilkøbsydelser. Fruden basisvask skal de valgte Leverandører levere tilknyttede tillægsydelser, såsm akut vask g vask af smittet tøj, eksempelvis MRSA. Akut vask skal frstås sm Ordregivers behv fr i undtagelsestilfælde at Side 3 af 21
kunne bestille vask, hvr Leverandøren afhenter tøjet indenfr 24 timer fra mdtagelse af bestilling samt tilbageleverer tøjet inden fr 7 ugedage fra afhentningstidspunktet. Det er hensigten, at pgaven fremadrettet varetages af 2 private leverandører fr alle visiterede brgere i Aarhus Kmmune, jf. rammeaftalebilag F. I frhld til udbudslvens 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte delkntrakter. Ordregiver har, med baggrund i øknmiske- g markedsmæssige hensyn, vurderet, at det ikke er hensigtsmæssigt at fretage en sådan pdeling, da dette ikke skønnes at give yderligere virksmheder g SMV er mulighed fr at afgive tilbud. Der vil være en implementeringsperide, hvr brgerne skal underrettes m skiftet g valgmulighederne, g på baggrund heraf træffe et valg mellem de t leverandører af tøjvask. Leverandørerne skal frvente at spille en aktiv rlle i implementeringen af aftalen g efterfølgende pfølgning på rdningen. Fr yderligere detaljer vedrørende krav til den udbudte ydelse henvises til Rammeaftalebilag A Kravspecifikatin samt Rammeaftalebilag B - Kvalitetsstandarder, hvraf følger Ordregivers fastsatte krav g kvalitetsstandarder. 4.1 Brgers egenbetaling fr deltagelse i tøjvaskrdningen Der vil blive fastsat en egenbetaling fr brgeren. Det er sm udgangspunkt besluttet, at brgeren ikke pkræves mere end 100 danske krner pr. basisvask, g den enkelte brger kan ikke pkræves mere end 200 kr. m måneden uanset hvr mange gange m måneden brgeren får udført tøjvask. Tilbudsgiver skal være pmærksm på, at brgers egenbetaling kan blive besluttet at skulle være ens uanset, at de mdtagne priser fra de 2 vindende leverandører er frskellige. Egenbetalingen fastsættes endeligt i frbindelse med mdtagelse af tilbuddene, således brgeren eksempelvis ikke pkræves fr mkstninger til persnalet. Ordregiver må i frbindelse med fastsættelse af brgers egenbetaling ikke pkræve betaling hs brgeren fr persnalemkstningerne i frbindelse med hjælp efter servicelvens 83, stk. 1, nr. 1 g 2. Brgers egenbetaling kan derfr aldrig være højere end Leverandørens udgifter til øvrige mkstninger fr den laveste tilbudte pris. 4.2 Serviceniveau Serviceniveauet er plitisk bestemt, g kvalitetsstandarden vedtages én gang årligt. De vindende Leverandører af indeværende udbud skal derfr frvente at skulle indrette sig efter plitisk vedtagne ændringer af serviceniveauet i rammeaftaleperiden. Aarhus Kmmunens udgangspunkt fr tøjvask har hidtil været hver 3. uge, men efter gennemført markedsdialg i frbindelse med frberedelse af udbuddet samt ændringer fr kvalitetstandarden fr Side 4 af 21
praktisk hjælp, vil serviceniveauet fr tøjvask sm udgangspunkt være vask af en pse tøj indehldende p til 8 kg eller p til 12 kg hver 14. dag med tilbagelevering af det rene tøj ved næste afhentning. Der vil undtagelsesvist være et fåtal af brgere, sm har et større behv fr tøjvask, g hvr brgeren visiteres til vask af tøj hver uge. Der kan være tilfælde, hvr par bliver visiteret. I disse situatiner vil parret sm udgangspunkt blive visiteret sm én husstand g tildeles en vaskepse af 12 kg. Leverandører skal give priser på det vedtagne serviceniveau, men gså priser, sm kan frventes at blive aktuelle i rammeaftaleperiden. Det vil alene være de priser på det vedtagne serviceniveau, sm indgår i evalueringen af underkriteriet pris, jf. vejledningen i rammeaftalebilag D. De tilbudte ptinspriser på andre serviceniveauer vil være vejledende prissætninger fr de 2 vindende Leverandører i tilfælde af, at serviceniveauet ændres efter rammeaftalens indgåelse. 4.3 Histrik Fr nuværende er pgaven håndteret af den kmmunale hjemmepleje samt de tilknyttede gdkendte private leverandører af praktisk hjælp g persnlig pleje. Herunder er pstillet statistiske data til belysning af pgavens mfang. Det skal understreges, at disse histriske data ikke kan tages sm udtryk fr en garanteret msætning på rammeaftalen, helt eller delvist. 4.3.1 Tabel fr antal unikke brgere afregnet: Rækkenavne 2011 2012 2013 2014 2015 Praktisk hjælp - tøjvask 2942 2931 2874 2900 2797 Årene (2011-2015) viser, hvr mange brgere, der hvert år i marts måned mdtager hjælp til tøjvask. Det bemærkes at der er pleves udsving i løbet af året, hvilket illustreres på grafen nedenunder. Side 5 af 21
Antallet af persner, der hvert år får hjælp til tøjvask er i løbet af årene faldet. 4.3.2 Tabel fr netttal af tøjvask, 2014-2015: Tøjvask Antal Antal brgere, sm mdtager hjælp i 2015, men ikke i 2014 841 Antal brgere, sm stpper med ydelsen 1016 Difference 175 Der er altså flere brgere der stpper med ydelsen end der kmmer til, hvilket gør at antallet af brgere, der får hjælp til tøjvask er faldet i løbet af de seneste år. Nett giver dette altså 175 færre brgere til tøjvask i 2015. 4.3.3 Tabel fr tøjvask frdelt på måneder, 2015: Rækkenavne Antal unikke Brgere afregnet Januar 2782 Februar 2802 Marts 2797 April 2756 Maj 2720 Side 6 af 21
Juni 2692 Juli 2664 August 2656 September 2670 Oktber 2644 Nvember 2619 December 2606 4.3.4 Tabel fr Brgere visiteret til tøjvask d. 1. juni 2016 frdelt på pstnumre Pstnummer Antal brgere 2730 1 8000 558 8200 227 8210 267 8220 122 8230 93 8240 218 8250 70 8260 235 8270 248 8310 51 8320 21 8330 25 Side 7 af 21
8340 25 8355 16 8361 45 8362 1 8380 28 8381 75 8462 12 8471 23 8520 37 5 Prces 5.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED Den 10. juni 2016 Tidsfrist fr at indsende de sidste spørgsmål til udbuddet Den 5. august 2016, kl. 12:00 Sidste tidsfrist fr besvarelse af spørgsmål Den 12. august 2016 Tilbudsfrist Den 18. august 2016, kl 12:00 Evaluering af tilbud Uge 34 Tilbudsgivers berigtigelse af indhldet i Bilag 2 - Fælles eurpæisk udbudsdkument (ESPD) Uge 33-35 Side 8 af 21
Frventet udsendelse af underretning g standstill-peride 2. september 2016 Frventet rammeaftaleindgåelse efter udløb af standstillperide 13. september 2016 Implementering Uge 37, 2016 uge 02, 2017 Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag) Den 1. december 2016 5.1.1 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver pfrdres til at søge eventuelle uklarheder g usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser g spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt g skal rettes til den i afsnit 2 angivne kntaktpersn fra Tlstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud af tøjvask fr brgere i eget hjem i Aarhus Kmmune senest den 5. august 2016 kl. 12:00. Spørgsmål mdtaget inden venstående tidsfrist vil senest blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål mdtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det ufrhldsmæssigt byrdefyldt fr Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål mdtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Ordregiver vil besvare spørgsmålene løbende. Supplerende plysninger, herunder spørgsmål g svar, vil løbende, i annymiseret frm, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen http://www.aarhus.dk/da/erhverv/fr-leveranderer/aktuelle-udbudg-licitatiner.aspx Det er tilbudsgivers eget ansvar at hlde sig ajurført med materialet på hjemmesiden. 5.1.1 Verificering af plysninger i ESPD Tilbudsgivere skal på Ordregivers anmdning før tildeling af rammeaftalen fremlægge dkumentatin i henhld til udbudslvens 152 fr de plysninger sm er afgivet i bilag 2 Fælles eurpæisk udbudsdkument (ESPD). Ordregiver er berettiget, men ikke frpligtet til at anmde tilbudsgiveren m at supplere eller præcisere den mdtagne dkumentatin, jf. udbudslvens 151, stk. 4. Side 9 af 21
5.1.1.1 Verifikatin af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde Verifikatin af afgivne plysninger m Udelukkelsesgrunde sker ved at tilbudsgiver fremlægger en serviceattest med tilhørende samtykkeerklæring til indhentelse af straffeattest hs Kriminalregistret. Fr plysninger m hvrdan serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmesiden: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmd_m_serviceattest 5.1.1.2 Verifikatin af plysninger i ESPD ets Del IV - Udvælgelseskriterier Verifikatin af afgivne plysninger m Udvælgelseskriterier kan ske på følgende måde: Øknmisk g finansiel frmåen kan ske gennem årsregnskaber. Tilbudsgiverens kan ved en erklæring dkumentere tilbudsgivers samlede msætning inden fr det udbudte mråde, jf. 154. Der er ikke krav m, at plysninger m referencer skal verificeres. Det følger af svar fra Knkurrence g Frbrugerstyrelsen, jf. http://bedreudbud.dk/sperg-eksperterne 5.1.2 Underretning g standstill Alle tilbudsgivere vil i verensstemmelse med udbudslvens 171 samtidigt g skriftligt blive underrettet m, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesm resultatet af udbudsfrretningen vil blive bekendtgjrt i verensstemmelse med udbudslvens 129. Rammeaftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den bligatriske standstill-peride på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvr underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i verensstemmelse med Rådets frrdning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 m fastsættelse af regler m tidsfrister, dater g tidspunkter. 5.1.3 Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af rammeaftale vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår g er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Ordregiver indgår rammeaftalen med 2 leverandører m levering af vennævnte leverance(r). Brgeren har frit valg, jf. servicelven 91. Ordregiver kan sm følge heraf ikke garantere den private leverandør en given andel. Erfaringsmæssigt kan en utsurcing af pgaven medføre en større grad af frafald hs brgerne, hvilket yderligere medfører, at Ordregiver ikke garanterer den private leverandør en given andel. Rammeaftalen er gældende i en peride på 4 år g med mulighed fr at frlænge rammeaftalen i 2 X 12 måneder. Side 10 af 21
5.2 Tilbudsevaluering 5.2.1 Vurdering af knditinsmæssighed Ordregiver knstaterer indledningsvist m tilbuddet er knditinsmæssigt g m tilbudsgiver er egnet, samt at følgende punkter er pfyldt: Tilbuddet er indkmmet rettidigt g til krrekt adresse Tilbuddet indehlder den krævede dkumentatin g infrmatin Der er ikke taget frbehld fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet verhlder samtlige mindstekrav Er et eller flere af venstående punkter ikke pfyldt, vil tilbuddet sm udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Ordregiver er berettiget, men ikke frpligtet, til at indhente manglende plysninger, såfremt dette kan ske i verensstemmelse med udbudslvens 159, stk. 5. 5.2.2 Vurdering af under- g delkriterier De tilbud der vurderes at være knditinsmæssige, underlægges herefter evaluering i verensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske bjektivt g sagligt, g hvert tilbud vil således blive vurderet i frhld til, hvrledes det pfylder de af Ordregiver fastsatte under- g delkriterier. Den anvendte evalueringsmetde er beskrevet i afsnit 7.2. 6 Udvælgelseskriterier g dkumentatin Den nedenfr angivne dkumentatin g infrmatin bedes vedlagt tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende Bilag 2 Fælles eurpæisk udbudsdkument (ESPD). Ordregiver gør pmærksm på, at Bilag 2 er en XML-fil. Nedenfr beskrives prceduren fr at dwnlade g udfylde XML-filen i bilag 2. 1) Dwnlad XML-filen i bilag 1 ved at højreklikke på XML-filen g vælg Gem link/destinatin sm. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på cmputeren 2) Uplad/indlæs XML-filen fra den valgte placering på cmputeren til hjemmesiden https://ec.eurpa.eu/grwth/tls-databases/espd/filter?lang=da (se illustratin nedenfr) Side 11 af 21
3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på venstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt gemmes XML-filen ved at trykke på knappen Eksprter g den udfyldte XMLfil vedlægges tilbuddet 5) Den udfyldte XML-fil udskrives ved at trykke på knappen Udskriv, hvrefter der anvendes genvejstasten Ctrl + P på cmputerens tastatur eller udskriftsfunktinen i brwserens menulinje. Herefter vedlægges den udfyldte fysiske printede udgave af XML-fil tilbuddet Fr en generel frståelse af hvad ESPD et er, henvises til Knkurrence- g Frbrugerstyrelsens vejledning på http://www.kfst.dk/offentlig-knkurrence/udbud/udbudsregler/espd. A. Oplysninger m ansøger: Oplysninger m ansøgers identitet samt generelle plysninger m ansøger, jf. ESPD del ll. A Oplysninger m ansøgers repræsentanter, jf. ESPD del ll. B Oplysninger m, hvrvidt tilbudsgiver er mfattet af en af de bligatriske udelukkelsesgrunde i udbudslvens 135, jf. ESPD del lll, punkt A g B samt 136, jf. ESPD del lll, punkt C. B. Øknmisk g finansiel frmåen: Oplysninger m, hvrvidt tilbudsgiver lever p til følgende krav, sm rdregiver har fastsat til øknmisk g finansiel frmåen i medfør af udbudslvens 140, stk. 1, nr. 2, jf. ESPD del lv, punkt B: I muligt mfang, dvs. afhængigt af hvrnår ansøger blev etableret eller startede sin virksmhed, plysninger m ansøgers samlede årsmsætning indenfr tøjvaskerdninger fr de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene fr denne msætning freligger. Side 12 af 21
Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at ansøger det senest afsluttede regnskabsår har haft en msætning inden fr tøjvaskerdninger på minimum DKK. 2 milliner. I muligt mfang, dvs. afhængigt af hvrnår ansøger blev etableret eller startede sin virksmhed, nøgletal i frm af ansøgers sliditetsgrad fr de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene freligger. Frmel til beregning af sliditetsgrad er: Egenkapital Aktiver i alt Egenkapitalen skal af hensyn til ligebehandling af alle ansøgere pgøres efter en ensartet metde. Egenkapitalen skal således beregnes g plyses efter metden angivet i Årsregnskabslvens 31 (LBK nr. 1580 af 10/12/2015) fr regnskabsperider med start 1.1.2016 eller senere: 31. Ledelsens frslag til beslutning m anvendelse af virksmhedens verskud eller dækning af underskud skal placeres i tilknytning til resultatpgørelsen. Ledelsens frslag til udbytte skal fremgå sm en særlig pst i egenkapitalen under»overført verskud eller underskud«[ ] Såfremt ansøger ikke har anvendt denne metde i de seneste tre regnskabsår, skal der fretages en mregning efter venstående anvisning. Omregningen skal kunne attesteres behørigt af virksmhedens revisr. Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver minimum har en sliditetsgrad på min. 15 % i hvert af de 3 senest afsluttede regnskabsår C. Teknisk g/eller faglig frmåen: Oplysninger m, hvrvidt ansøger lever p til følgende krav, sm rdregiver har fastsat til teknisk g/eller faglig frmåen i medfør af udbudslvens 140, stk. 1, nr. 3, jf. ESPD del lv, punkt C: Referenceliste ver de betydeligste sammenlignelige referencer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af referencerne, tidspunktet fr udførelse af referencerne, angivelse af kntaktpersn fr den pågældende kunde med telefnnummer g/eller mailadresse samt msætning fr referencen pr. år. En sammenlignelig reference er leverance af en tøjvaskrdning fr minimum 600 brgere årligt, der br eget hjem g ikke på plejecenter samt på vegne af en ffentlig myndighed. Med udført menes både nuværende samt igangværende pgaver, men at rammeaftalen/kntrakten sm minimum har løbet i minimum 6 måneder. Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver sm minimum har 1 sammenlignelig reference fr de sidste 3 år Side 13 af 21
Det bemærkes, at venstående udvælgelseskriterier g dkumentatin kan blive ændret i frbindelse med besvarelsen af indkmne spørgsmål eller ffentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfr de udbudsretlige rammer. 6.1 Knsrtier g underleverandører 6.1.1 Knsrtier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (knsrtium) bedes tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudver bedes de øvrige virksmheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde g fremsende et særskilt ESPD i verensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Endvidere bedes tilbudsgiver (knsrtium) udfylde g vedlægge Bilag 5 Knsrtieerklæring, hvrmed parterne erklærer at udgøre et knsrtium eller anden frm fr sammenslutning, sm hæfter slidarisk, ubetinget g direkte fr pfyldelse af den udbudte pgave, samt bekræfter, at de hæfter slidarisk, ubetinget g direkte med et selskab, sm efter tildeling af rammeaftalen måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte pgave. 6.1.2 Tilbudsgiver der baserer sig på en anden virksmheds øknmiske/finansielle g/eller tekniske/faglige frmåen Tilbudsgiver kan i frbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) øknmiske g finansielle frmåen samt teknisk g/eller faglig frmåen. Tilbudsgiver bedes angive, hvrvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de plysninger, der anmdes m i del ll. A g B, del lll samt del IV, fr hver af de pågældende enheder/underleverandører, sm tilbudsgiveren baserer sig på. Del IV skal udfyldes fr så vidt angår de frhld, sm tilbudsgiveren baserer sin egnethed på. Endvidere bedes tilbudsgiver vedlægge dkumentatin fr disse enheders frpligtelse i så henseende (benyt venligst erklæringen i bilag 4). 6.2 Frsikring Tilbudsgiver er fra Rammeaftalestart frpligtet til at have etableret en erhvervs- g prduktansvarsfrsikring med en frsikringssum på minimum DKK 5 mi. pr. år fr persnskader g DKK 2 mi. pr. år fr tingsskader. Ordregiver kan når sm helst kræve dkumentatin herfr. Den valgte tilbudsgiver skal ved brug af frsikringssummerne genkøbe summerne uanset tidspunkt fr dette, så der altid er frsikringssummer på minimum DKK 5 mi. pr. år fr persnskader g DKK 2 mi. pr. år fr tingsskader. Ordregiver kan når sm helst kræve dkumentatin herfr. De vindende Tilbudsgivere skal senest frud fr Rammeaftaleunderskrift fremvise dkumentatin fr, at frsikringen er tegnet g træder i kraft senest ved rammeaftalens start. Side 14 af 21
6.3 Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed fr tilbudsgivers pfyldelse af rammeaftalen skal tilbudsgiver stille en anfrdringsgaranti på 500.000 danske krner, jf. bilag 1 Rammeaftalen, punkt 23. De vindende Tilbudsgivere skal senest frud fr Rammeaftalens underskrift fremvise dkumentatin fr, at sikkerheden stilles. 7 Tildelingskriterium 7.1 Tildeling af rammeaftale Ordregiver vil identificere det øknmisk mest frdelagtige tilbud på baggrund af bedste frhld mellem pris g kvalitet, hvr nedenstående under- g delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund fr tildeling af rammeaftalen: Underkriterier Vægtning i prcent Pris 50 % Underkriteriet Pris blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af rammeaftalebilag D. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. mms men inkl. alle øvrige mkstninger blive lagt til grund. Kvalitet Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag D i verensstemmelse med vejledningen hertil. 30 % Underkriteriet kvalitet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse fr følgende 2 delkriterier i Rammeaftalebilag C: Delkriterie 1: Leverandørens løsningsbeskrivelse fra mdtagelse af visitatinsgrundlaget til brgerens tøj tilbageleveres Delkriterie 2: Kvalitetssikring Fr delkriterie 1. Leverandørens løsningsbeskrivelse fra mdtagelse af visitatinsgrundlaget til brgerens tøj tilbagelevers vægtes det psitivt, at tilbudsgiver tilbyder: En fleksibel rdning fr brgeren ved afhentning samt tilbagelevering af tøjet Side 15 af 21
En veldkumenterbar prcedure fr håndtering af tøjet, så leverandøren til enhver tid kan identificere brgeres tøj uanset hvilet led i vaskeprces tøjet befinder sig i En veldkumenterbar prces fr inficeret g smittet tøj (f.eks. MRSA) g tilbudsgivers løsning fr at undgå smitte i hele prcessen En tilbudt løsning fr meget beskidt tøj, så gener fr brgeren så sm lugtgener mindskes mest muligt, g uden løsningen er vask før næste afhentning af Leverandøren med heraf følgende merbetaling. En veldkumenterbar prcedure fr pakning af tøjet g standen fr dette, så det rene tøj mdtages mindst muligt krøllet g jrdslået En struktureret prcedure fr håndtering af nøgler fr adgang til brgers hjem En fleksibel prcedure fr håndtering af Ordregivers behv g bestilling af akut vask, jf. punkt En fleksibel rdning fr Ordregivers bestilling g vask af dyner, puder g linned Fr delkriterie 2. kvalitetssikring vægtes det psitivt, at tilbudsgiver tilbyder: Et system fr g krav til chauffør g medarbejdere i kundeservice m uddannelse/kursus i håndtering af brger med særlige behv, herved frstås demente, scial udsatte, psykisk syge, misbrug g lignende. En indretning af pgaveløsningen, sm er enkelt, gennemsigtig, g er skalerbar ved tilgang af et større antal brgere, således det i størst mulig grad gdtgøres, at tilbudsgiver kan prethlde kvaliteten i ydelsen ved tilgang af brgere Side 16 af 21
En veldkumenterbar kntrl med den knkrete pgaveløsning med hvedvægten på kvalitet, miljø g arbejdsmiljø Implementering 20 % Underkriteriet implementering vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse i Rammeaftalebilag C. Tilbudsgiver skal beskrive en implementeringsplan, jf. den vejledende tidsplan i punkt 5.1. Implementeringsplanen skal udarbejdes ud fra, at alle brgere vælger tilbudsgiver. Det vægtes psitivt, hvis implementeringsplanen indehlder: En beskrivelse af tilbudsgivers første møde med brgeren, sm etablerer g sikrer det gde kntinuerlige samarbejde med brgeren En tydelig g hensigtsmæssig ansvarsfrdeling mellem tilbudsgiver, brger g Ordregiver En prces fr tilbudsgivers plan, såfremt alle brgere vælger tilbudsgiveren i implementeringsperiden samt efterfølgende i rammeaftaleperiden 7.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetde Nedenfr fremgår evalueringsmetden fr underkriterierne i henhld til udbudslvens 160. 7.2.1 Underkriterium Pris De samlede tilbudssummer evalueres relativt g ud fra en lineær pintmdel fra 0-10 pint. Laveste tilbudssum, blandt de knditinsmæssige tilbud, jf. afsnit 5.2, tildeles 10 pint. En tilbudssum, der svarer til laveste tilbudte tilbudssum plus 30 % tildeles 0 pint. Øvrige tilbudssummer tildeles pints ud fra en lineær interplatin mellem laveste tilbudssum g laveste tilbudssum plus 30 %. Mdtages 1 tilbudssum, der er større end laveste tilbudte tilbudssum plus 30 % tildeles 0 pint. Side 17 af 21
Ordregivers frmel ser ud sm følgende: Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmdel tilpasses frmlen i verensstemmelse med den ændrede evalueringsmdel. De tildelte pint vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Alternativ mdel1: Såfremt der md frventning mdtages min. 2 tilbud blandt de knditinsmæssige tilbud, jf. afsnit 5.2.1, der er 30 % eller højere end laveste tilbudssum plus 30 % tildeles 0 pint i stedet til højeste tilbudssum. Øvrige tilbudssummer tildeles pints ud fra en lineær interplatin mellem laveste tilbudssum g højeste tilbudssum. De tildelte pint vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Alternativ mdel 2: Såfremt højeste tilbudte pris blandt de knditinsmæssige tilbud, jf. afsnit 5.2.1, er højere end laveste tilbudssum plus 60 % tildeles 0 pint i stedet fr til laveste tilbudssum plus 60 %. Øvrige tilbudssummer tildeles pints ud fra en lineær interplatin mellem laveste tilbudssum g laveste tilbudssum plus 60 %. Tilbudssummer ver laveste tilbudssum plus 60 % tildeles 0 pint. 7.2.2 Underkriterium Kvalitet g Implementering Fr underkriterierne Kvalitet g implementering anvendes en evalueringsmetde, hvr tilbuddene fr under- g delkriterier vil blive vurderet på en pintskala fra 0-10. 0 pint tildeles tilbuddet, sm kun netp pfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet g 10 pint tildeles tilbuddet, sm fuldt ud pfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en abslut mdel. Delkriterierne g punkterne under underkriteriet vægtes indbyrdes lige. De tildelte pinttal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Kvalitet. Side 18 af 21
8 Tilbuds- g frmkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU udbud af tøjvask fr brgere i eget hjem i Aarhus Kmmune. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 18. august 2016, kl 12:00 på følgende adresse: Tlstrup & Hvilsted Att.: Kristian Ax Myntevej 5 8920 Randers NV E-mail: kntakt@thv.dk Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i frm af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt sm USB-stik). Ved uverensstemmende plysninger imellem det skriftlige g det digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag fr evalueringen. Manglende plysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke sm uverensstemmende plysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret fr, at tilbuddet når rettidigt frem. 8.2 Sprg Tilbud samt al kmmunikatin i udbuds- g rammeaftaleperiden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, nrsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmder m det, skal tilbudsgiver sørge fr versættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald fr tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendmsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes sm Ordregivers ejendm, g vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke gdtgørelse fr afgivelse af tilbud eller fr udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkmne tilbud Der vil ikke være adgang til at vervære åbningen af tilbuddene. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning m tildeling af rammeaftale, g phører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet. Side 19 af 21
8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.7 Siderdnede tilbud Der kan ikke afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver. 8.8 Frbehld 8.8.1 Ordregivers frbehld Ordregiver frbehlder sig ret til at annullere udbuddet, såfremt dette er sagligt begrundet. Det vil være sagligt at annullere, såfremt Ordregiver ikke pnår en dkumenterbar besparelse pgjrt isleret fr hvert af de tilbud, der efter tilbudsevalueringen udpeges sm henhldsvis det øknmisk mest frdelagtige g det øknmisk næstmest frdelagtige jf. afsnit 7.1. Det betyder, at tilbuddet i sig selv skal medføre en besparelse på den afgivet pris g ikke set i sammenhæng med en eventuel tilbudsgiver med en bedre pris. Såfremt der efter en besparelsesberegning alene tilbagestår ét tilbud, hvr Ordregiver pnår en besparelse, frbehlder Ordregiver sig yderligere retten til at vergå til en gdkendelsesmdel. Gdkendelsesmdellen består i, at den tilbageværende tilbudsgiver bliver hvedleverandør samt pris- g kvalitetssættende fr andre Leverandørers mulige gdkendelse til levering af tøjvask fr visiterede brgere i Aarhus Kmmune. Såfremt der ikke ansøges m gdkendelse fra andre Leverandører, frbehlder Ordregiver sig retten til at anvende frit-valgsbeviser efter Servicelven 91. 8.8.2 Tilbudsgivers frbehld Eventuelle frbehld skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver pfrdres til at søge eventuelle uklarheder g usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at frbehld i videst muligt mfang kan undgås. Det præciseres, at frbehld fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se brt fra tilbuddet. Ved frbehld, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se brt fra tilbuddet eller alternativt søge frbehldet prissat, i det mfang det skønnes muligt. Såfremt et frbehld af øknmisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se brt fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfr nøje verveje, m tilbuddet skal indehlde frbehld til udbudsmaterialet, idet ethvert frbehld indebærer en risik fr, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Side 20 af 21
Faglige frbehld, såsm branchestandardfrbehld, vil blive behandlet sm ethvert andet frbehld. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhld, herunder men ikke begrænset til verstregninger, mskrivninger g lignende. 8.9 Aktindsigt Tilbudsgiver udfylder Bilag 3 Aktindsigt, såfremt tilbuddet indehlder plysninger, sm bør undtages ved en eventuel anmdning m aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfr. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmdning m aktindsigt. Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmdning m aktindsigt. Ordregiver skal særligt fremhæve, at Ordregiver har pligt til i underretningen til de frbigåede tilbudsgivere at angive det vindende tilbuds relative frdele samt karakteristika. Side 21 af 21