Programpræciseringsdokument (PPD) (Programme Definition) - Vejledning Januar 2014
Indhold 1. CENTRALE BEGREBER... 1 2. HVAD ER PROGRAMPRÆCISERINGSDOKUMENT (PROGRAMME DEFINITION)... 1 3. FORMÅLET MED PROGRAMPRÆCISERINGSDOKUMENTET... 2 4. HVEM MODTAGER PROGRAMPRÆCISERINGSDOKUMENTET... 2 5. UDARBEJDELSE AF PROGRAMPRÆCISERINGSDOKUMENTET... 3 6. SKABELON... 4
1. Centrale begreber Nedenstående er forklaringer på en række centrale begreber, som man vil møde under arbejdet med programpræciseringsdokumentet. Begreb Vision Gevinst Processer Forklaring Visionen skal udtrykke den ønskede og realiserbare fremtid, som bliver resultatet af at gennemføre programmet. Gevinsterne er de målbare resultater, der kommer ud af at have gennemført programmet og forandringen. Processer, forretningsmodeller for myndigheden og dens funktioner. Det er fx. forretningsprocesser, arbejdsgange, beslutningsprocesser, procedurer og samarbejdsprocesser eller it-processer mellem enheder. Organisation Organisationsstrukturer som fx linje-, projekt-, program- og porteføljeorganisation og deres indbyrdes sammenhæng, ressortfordeling og bemanding af kontorer/afdelinger i årsværk, roller, ansvar og kompetencer eller ledelsesniveauer, former eller hierarkier og deres indbyrdes sammenhæng. Teknologi Bygninger, it-systemer (software) og værktøjer, andet udstyr (herunder hardware), maskineri og anden indretning af arbejdspladsen, som understøtter myndighedens opgavevaretagelse. Information Information og data, som myndigheden har behov for, bl.a. vejledninger, dokumentation (manualer), information (fx internet og intranet), ledelsesinformation, data, datakrav m.v. Kultur Holdninger, værdier, fysisk og socialt miljø, uformelle regler samt de grundlæggende antagelser, som alle handler om, hvordan myndigheden er som arbejdsplads. Bølge En bølge er defineret som en mængde af projekter, som tilsammen leverer forandring af organisationen. Dvs. at organisationen realiserer gevinster som en del af hver bølge (der kan dog være undtagelser fra dette, idet en indledende bølge kan anvendes til at afklare analytiske usikkerheder). Bølgeplan Ved indgangen til hver ny bølge skal der foreligge en plan for denne. Planen indeholder beskrivelse af rammerne for bølgen, de projekter, der indgår i bølgen, samt beskrivelse af de gevinster, der er realiseret, når bølgen er afsluttet. 2. Hvad er programpræciseringsdokument (Programme Definition) Programpræciseringsdokumentet er det grundlæggende ledelsesprodukt fra programfasen præcisering af program, og det skal sammen med en række andre obligatoriske ledelsespro- Vejledning til programpræciseringsdokument Side 1
dukter præcisere de foreløbige overvejelser og estimater, som blev skitseret i programgrundlaget. Programpræciseringsdokumentet tager udgangspunkt i programgrundlaget og beskriver flere detaljer om programmet. Dokumentet fungerer som en ramme for de andre ledelsesprodukter, som skal udarbejdes i fasen præcisering af program, og det henviser ud til dem. I programpræciseringsdokumentet præciseres Baggrunden for programmet Målsætningen med programmet Det overordnede omfang af programmet Tilgangen til programmet Programmets økonomiske rammer Programmets risikobillede Programpræciseringsdokumentet henviser ud til en række andre ledelsesprodukter, som præciserer programmets strategier den fremtidige forretningsmodel (fremtidsmodel), som programmets skal arbejde hen i mod programmets resultater og gevinster (gevinstdiagram og gevinstprofiler) programmets business case (Statens business case model) programmets risici (Risikoregister) programmets projekter (projektkatalog) planen for programmets bølger (Programplan og bølgeplan) 3. Formålet med programpræciseringsdokumentet Formålet med dokumentet er at give ledelsen et mere præcist billede af programmet i forhold til det programgrundlag, som de brugte i fasen identificering af program til at vurdere, om programmet var ønskeligt og opnåeligt. Programpræciseringsdokumentet skal fungere som kontrakten mellem programstyregruppen og programlederen. Det skal sammen med de ovennævnte ledelsesprodukter give programstyregruppen et grundlag til at træffe beslutning om programmets skal fortsætte til fasen ledelse af programbølger. Dokumentet fastlægger de samlede rammer for det program, der skal gennemføres. Dokumentet skal herefter sammen med de ovennævnte ledelsesprodukter opdateres som en del af overgangen fra en bølge til en anden. Det forelægges for programstyregruppen, som skal træffe beslutning om igangsættelse af hver bølge. Det skal ligeledes opdateres, hvis der kommer afvigelser, som overskrider de fastlagte tolerancer. Her skal programstyregruppen træffe beslutning, om programmet fortsat er levedygtigt og om det skal fortsætte samt om og hvordan, der kan ændres på rammerne for programmet. 4. Hvem modtager programpræciseringsdokumentet Målgruppen for programpræciseringsdokumentet er primært programstyregruppen og programejeren. Vejledning til programpræciseringsdokument Side 2
Programstyregruppe: Programstyregruppen skal med udgangspunkt i programpræciseringsdokumentet træffe beslutning, om programmet skal fortsætte til første bølge af programmet. I hver programbølge skal programstyregruppen træffe beslutning om igangsættelse af den næste bølge. Programejeren: Programejeren er sædvanligvis formand for programstyregruppen. Det er væsentligt, at selve programpræciseringsdokumentet er formuleret på et niveau, så det giver programstyregruppen et samlet overblik over programmet herunder både en overordnet masterplan for programmet, det overordnede ressourcetræk, der bliver på organisation, og hvordan programmets risikoprofil er. Derfor er der lagt op til, at programpræciseringsdokumentet er et ledelsesresume af de øvrige ledelsesprodukter, og at dokumentet på den måde fungerer som en ramme for de øvrige obligatoriske ledelsesprodukter. Sædvanligvis vil hele eller dele af programstyregruppen have været involveret i både udarbejdelse og godkendelse af de detaljerede ledelsesprodukter. Programpræciseringsdokumentet sammenfatter derfor det analyse- og planlægningsarbejde, der er foregået i fasen præcisering af program med henblik på at give programstyregruppen et ledelsesmæssigt overblik over programmet som afsætning for at beslutte, om programmet skal fortsætte til næste fase. Programpræciseringsdokumentet er sammen med de ovennævnte ledelsesprodukter også centrale dokumenter i forhold til programteamet, fordi dokumenterne til sammen giver de deltaljerede oplysninger om det program, og dermed den opgave, som programteamet står overfor. 5. Udarbejdelse af programpræciseringsdokumentet Programpræciseringsdokumentet udarbejdes i fasen præcisering af program med afsæt i programgrundlaget og organisationens strategi og forretningsmodel. Det anbefales, at udarbejdelsen af programpræciseringsdokumentet indledes med at præcisere visionen for programmet. Herefter anbefaler vi, at man arbejder sig igennem ledelsesprodukterne i nævnte rækkefølge: Trin Handling 1 Strategidokumentet: Begynd med at udforme programmets strategier. 2 Fremtidsmodellen: Fortsæt med at kortlægge den fremtidige forretningsmodel og beskrive den nuværende forretningsmodel og forskellen på de to. Se i øvrigt vejledning til fremtidsmodellen. 3 Gevinstdiagram og gevinstprofiler: Definer herefter programmets formål og målsætninger. Kortlæg gevinster, resultater, forandringsevner samt de projekter og aktiviteter, som skal føre til programmets resultater. Se i øvrigt vejledning til gevinstdiagram og gevinstprofiler. 4 Projektkatalog: Beskriv herefter de enkelte projekter. Se i øvrigt vejledning til projektkatalog. 5 Risikoregister: Identificer herefter programmets risici og udfyld risikoregisteret. Se i øvrigt vejledning til risikostyring. 6 Statens Business case-model: Udarbejd herefter et forudsætningsdiagram og udfyld business casen. Se i øvrigt vejledning til business case-model. Vejledning til programpræciseringsdokument Side 3
7 Programplan: Beskriv herefter de enkelte programbølger i den overordnede programplan og de detaljerede bølgeplaner. Se i øvrigt vejledning til programplan. 8 Gevinstrealiseringsplan: Udarbejd herefter en plan for realisering af gevinsterne. Se i øvrigt vejledning til gevinstrealiseringsplan. 9 Programpræciseringsdokument: Færdiggør til sidst programpræciseringsdokumentet. Programpræciseringsdokumentet og de øvrige ledelsesprodukter Nedenstående er en oversigt over sammenhængen mellem ledelsesprodukterne. Hvem bør inddrages i udarbejdelsen af programpræciseringsdokumentet Programpræciseringsdokumentet udarbejdes af programlederen med tæt inddragelse af programejeren. Dokumentet skal løbende afprøves i programstyregruppen. I begyndelsen af fasen præcisering af program får programlederen stillet tilstrækkelige ressourcer til rådighed til at kunne etablere et fast programteam til at dokumentere og udfylde programpræciseringsdokumentet og de øvrige ledelsesprodukter. Der er således behov for ressourcer med kompetencer i forhold til at tænke og tegne en fremtidsmodel samt designe de projekter, der skal til for at kunne realisere programmet. Samtidig er der behov for kompetencer i forhold til at udarbejde business casen, og ressourcer der kan udarbejde den overordnede og de detaljerede bølgeplaner. Programbestyrelsen, væsentlige interessenter, myndighedens direktion og chefer bør inddrages på workshops eller via interviewundersøgelser. 6. Skabelon Skabelonen er opbygget således, at man kommer rundt om alle de centrale elementer, som fastlægger programmet detaljer og redegør for, hvordan programmet kan realisere den ønskede forandring og opnå de forventede gevinster. Vejledning til programpræciseringsdokument Side 4
I skabelonen er der angivet en kort vejledning til, hvordan man skal udfylde kapitlerne. Vejledningen er markeret med manchet og skrevet med blå tekst. Det er meningen, at man sletter dem, når man har udfyldt afsnittet. Alle kapitler skal udfyldes, og hvis man ikke kan eller vil udfylde dem, skal man begrunde hvorfor. [Der er indsat konkrete anvisninger til indholdet af afsnittet. Disse er markeret med hård parentes] Vejledning til programpræciseringsdokument Side 5