Projektnavn ny Borger- og Virksomhedsplatform Projektleder Marcel Bigum Dato 27. februar 2012 6. marts 2012 24. april 2012 14. maj 2012 16. maj 2012 (endelig organisering tilrettet) Sagsnummer 330-2012-14883 Bilag Borger- og virksomhedsplatform Faseskitse Borger- og virksomhedsportal Idebeskrivelse.doc Borger- virksomhedsportal - Kommisorium.doc SLAGELSE KOMMUNE Projektorganisationen
Formål og baggrund Ideen er at få udviklet den bedste borger og virksomhedsportal som overhovedet muligt. Portalen skal for alvor signalere at Slagelse Kommune er en udviklingskommune og være en portal som samtidig gør at kommunikation, dialog og information mellem Kommunen, kulturinstitutioner, borgere, virksomheder, politikere og uddannelsesinstitutioner o.s.v. går op i en højere enhed. Hvis man som borger eller virksomhed går ind på den nye Slagelse.dk skal man let, hurtigt og effektivt kunne finde informationer, hjælp (og herunder alle relevante selvbetjeningsmuligheder) og sammenhæng imellem erhvervsliv, politik, uddannelser, kultur og alt andet der kan være med til i øvrigt at brande Slagelse som en kommune der tager sine borgere, erhvervsliv og alle andre seriøst. Vi vil i langt højere grad end tidligere fokusere på at lave en platform som samler tilbud og understøtter og møder borgere og andre der hvor de er dette vil vi gøre ved at have gode og så vidt muligt sømløse snitflader med andre portaler som virk.dk, borger.dk skoleintra, børneintra, udbudsportaler og mange andre. Derudover vil vi være med til at bane vejen for at vi får sociale medier i naturlig anvendelse og fokus. En af målsætningerne er naturligvis at vi skal lave en portal der bliver så intuitiv og brugervenlig at benytte også på tværs af aldersgrupper, og it-kompetencer at den automatisk bliver borgere og virksomheders første valg (og så vidt muligt eneste nødvendige) i forhold til kommunikation med Slagelse Kommune. Et primært fokus på borgerens egen side og virksomhedens egen side med mulighed for selv at kunne designe hvilke elementer som skal være tilgængelige på siden afhængig af den enkelte borgers behov og sitiation og den enkelte virksomheds ditto. Naturligvis med de nationale digitale signaturer som indgang med single-sign-on teknologi (man skal kun logge ind én gang). Projektet skal etablere en kanalløsning - en platform som kan moduleres, skaleres, designes og drives så effektivt at den værdifuldt kan benyttes på tværs af kommunale virksomheder, uddannelsesinstitutioner og borgere. Løsningen skal være tidssvarende og kunne tilfredsstille nuværende og fremtidige krav i forhold til digitale selvbetjeningsløsninger for borgere og virksomheder i Slagelse Kommune. Blandt andet med det mål at Slagelse kommune i fremtiden får et stærkere og mere attraktivt image som udviklingsorienteret og effektiv digital koncern. For at sikre at den nye portal vil føles som en gevinst og blive benyttet fremadrettet med størst mulig succes og udbytte for Slagelse kommunes egne virksomheder er det vigtigt at disse virksomheder fremover får langt bedre muligheder for at bestemme funktionalitet, design og indhold på deres egne sider. Der bør/skal stadig være overordnede retningslinjer for opbygning, design mm men der skal sigtes mod maksimal medindflydelse og medbestemmelse på egne sider. En vigtig del af processen er at få afdækket behov, krav og ønsker og muligheder i det hele taget for sammentænkning med relevante andre interessegrupper som Ungeråd, uddannelser, borgergrupper, erhvervsvirksomheder mm. Vi vil lave den bedste portal for at understøtte og være med til at realisere kommunens vision: SUND KLOG VÆKST Vi vil styrke erhvervsudviklingen og skabe vækst i kommunen ved at satse på innovation og samarbejde mellem virksomheder og uddannelser. Ved at udvikle nye uddannelsesmiljøer og udnytte kommunens store mangfoldighed, vil vi styrke uddannelsesniveauet, hæve indtægterne og skabe mere tryghed og sammenhæng i hele kommunen Derudover i forhold til Slagelse kommunes egne kanalstrategier og visioner om blandt andet at få den kommunale koncern til at fremstå mere sammenhængende og professionel og samtidig i forhold til de udefra kommende krav, som Slagelse Kommune er oppe imod blandt andet i forhold til de fællesoffentlige- og kommunale digitaliseringsstrategier, der dikterer at flere og flere henvendelser til kommunen fra borgere og virksomheder skal være digitale er der behov for at effektivisere og modernisere kommunens primære webkanal slagelse.dk. Politisk og ledelsesmæssigt er der ret stort fokus på innovation, samarbejde og dialog mellem virksomheder, uddannelser og borgere, og ved at få lagt en god webstrategi og etablere en egnet 2
webplatform er der rigtig gode muligheder for at understøtte denne vision. Den nuværende hjemmeside opleves fra flere interessenter som utidssvarende. Design og brugbarhed er ikke optimal i forhold til det øgede fokus og krav der er til sammenhængende og professionelle selvbetjeningsløsninger for borgere og erhverv. Udover fokus på digitale selvbetjeningsløsninger er der også stigende interesse og fokus på web 2.0 og 3.0 teknologier, som vil kunne muliggøre en langt større grad af dialog, kommunikation og samarbejde med borgere og virksomheder på tværs af medier som fx blogs, tubes og sociale medier i øvrigt (fx Facebook, Twitter, Blogs, Feedds, fildelingsmuligheder mfl.) Som en del af fase 1 vil der blive udarbejdet en webstrategi som projektets videre fremfærd (fase 2 og 3) kan læne sig op ad derfor vil en ret stor del af det indledende arbejde være at få afstemt mål og forventninger med relevante beslutningstagere i organisationen. Derudover er der en række fagstrategier, kanalstrategier mm som skal tilgodeses Leverancer Herunder listet nuværende kendte leverancer for 1. Fase (ikke udtømmende) - Ny moderne og fremtidssikret platform skal etableres med generelt indhold og struktur - Integrationer til minumum nationale platforme - Kommunikationsplan - Omlægning af alle nuværende kommunale virksomhedssites til ny platform - Projektplan for Fase 2 og 3 Succeskriterier At Slagelse Kommune 1. januar 2013 har en tidssvarende platform for www.slagelse.dk At den nye borger- og virksomhedsportal kan anvendes som fundament for digitaliseringstiltagene i de digitale strategier samt bidrage til udvikling af de enkelte centers anvendelse af digitalisering At udvikling af nye tiltag (fase 2 og 3) kan foretages ud fra standardiserede teknologier både set ud fra nationale tiltag og egne tiltag. At koncernen har fået en mere fleksibel og en-strenget digital platform i forhold til borgere og virksomheder som ikke er en barriere for digital kommunikation, dialog og information. Væsentligste risici i projektet Mange interessenter Der inddrages og involveres mange interessenter og interessentgrupper. Dette gøres for blandt andet at få et så robust produkt som muligt, der tilgodeser flest muliges behov. At inddrage mange interessenter anses som en styrke for det samlede resultat, men det er også en risiko for selve projektarbejdet i forhold til tid mm. Faseopdeling og afgrænsning En af de første store udfordringer bliver at få lavet en realistisk faseopdeling og afgrænsning. Der er rigtig mange nye (for Slagelse Kommune) aspekter omkring portalen blandt andet den større anvendelse og fokus på sociale medier end i dag. Projektet skal gøre det muligt at kunne sammenkøre og integrere mange forskellige tjenester og underportaler. Det vil være vigtigt at komme godt fra start og have tydelige afgrænsninger, således at ressourcer (personale og økonomi) bruges de rigtige steder. Første fase skal i høj grad bruges på at skabe platformen samt opfyldelse af de nationale krav. Adgange, snitflader mm En anden stor udfordring er at finde ud af hvor og hvordan adgangene til de digitale selvbetjeninger skal være, her tænkes på slagelse.dk vs borger.dk eller virk.dk. herunder tænkes der også på etablering, vedligeholdelse og fremtidig drift af disse løsninger. Ledelsesmæssig og politisk fokus At bevare ledelsesmæssig fokus på relevansen af projektet i relation til digitaliseringsstrategiens mål samt på at få skabt en nødvendig fælles udviklingsplatform for digitale initiativer som er borger- og virksomhedsrettet. 3
Tid Projektet vil sandsynligvis strække sig over en længere periode og der vil være mange personer involveret. Derfor er det en reel udfordring at bevare fokus og gejst både for projektgruppe, styregruppe og alle øvrige som skal participere til projektet. Kommunikation En stor del af projektets succes afhænger af hvordan portalen bliver modtaget af borgere, politikere, virksomheder (interne og eksterne) ledelse mfl. derfor vil det blive en stor udfordring at få kommunikeret bedst muligt ud i projektet. Afhængigt af faseopdeling, afgrænsninger mm vil der være mange interessenter, både interne og eksterne, og der vil derfor være behov for ret massiv fokus på kommunikation. Håndtering af vigtigste interessenter Så vidt det er muligt vil projektets væsentligste interessenter involveres enten i form af reference/følgegrupper eller som direkte bidragsydere til projektet via fokusgrupper m.v. Organisering Styregruppe, projektejer, projektleder, projektdeltagere, følgegruppe 4
Projektbudget Aktivitet/leverance Kr. Fase 1 Overslag køb af platformsgrundlag og licens Overslag leverandørassistance i projektfase 1 1 webspecialist (programmør primært) som projektansættes 9 mdr. Fase 1 1 2 studiejob (studerende fra multimediedesign på Erhvervsakademi Sjælland, Campus Slagelse) til diverse opgaver både i selve projektet og evt. som udviklingsopgaver på studiet Drift af portalløsning (for Fase 1) forventes at kunne blive afholdt inden for nuværende driftsbudget I alt Arbejdstidsforbrug Aktivitet/leverance Hvornår? Måned Arbejdsdage xxxx Ansvar Projektledelse og styring Arbejdsmøder for projektgruppe 10 x 5 x 10 = 500 timer Arbejde for projektgruppe mellem møder 10 x 7,5 x 10 = 750 timer Arbejde for redaktørkorps m.v. i alt 1000 timer Hele 2012 Maj-dec Maj-dec Juli-dec 180 75 100 120 Gevinster og effekter ved projektet Økonomi, kvalitet, service, politiske, m.m. - Kommunen kommunikerer mere målrettet end tidligere med borgere og virksomheder på kanaler hvor borgere/virksomheder er til stede. - Betjeningen via den digitale kanal - slagelse.dk - er kendt, attraktiv, effektiv, fokuseret og serviceret (og herved i overensstemmelse med kommunens kanalstrategiske principper) - Digital kommunikation og selvbetjening bliver det naturlige førstevalg for borgere og virksomheder, der vil i kontakt med Slagelse Kommune. - Politikere oplever at demokratiet udnytter og påvirkes af de digitale muligheder, og at kommunen får et attraktivt image som udviklingsorienteret og effektiv digital organisation. - Slagelse kommunes egne virksomheder oplever et klart løft, i de muligheder de har for at kommunikere ud fra slagelse.dk I alt 475 Forudsætninger for hjemtagelse Fx reduktioner, systemer, kompetencer, m.m. Den nye platform vil være hele grundlaget for at der kan hentes rationaler i koncernen hvad angår borger/virksomheds kommunikation, betjening, information m.v. jfr. de opstillede digitale mål i digitaliseringsstrategien. Forudsætning for hjemtagelse af rationaler er, at kommunens kanalstrategiske principper anvendes målrettet mod de løsninger som udvikles og at de ½- årlige målinger af henvendelser (KOMHEN) anvendes som måleredskab. 5