CHEFGRUPPEN Ullasvej 23 3700 Rønne Tlf.: 56 92 10 17 Fax: 56 92 00 01 E-mail: direktionsmoeder@brk.dk 28.2.2012 Referat, møde nr. 74. Chefgruppens møde den 28.2.2012 kl. 8.30-10.30, mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne Fraværende: Søren Lenau Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Forslag til en skolepolitik for Bornholms Regionskommunes Skolevæsen (O) v/ Steen Ebdrup og Johannes Nilsson 3. Forslag til strategisk projektstyring og koordinering i BRK (D) v/ Janne Westerdahl 4. Regelsæt for mediers fotografering af medarbejdere (D) v/ Claus Munk 5. Budgetbesparelser på administrationen for 2012 (D) v/ Søren Lenau og Claus Stensgaard Jensen 6. Deling af budgetter BRK Ejendomsservice (B) v/ Jørgen Dreyer 7. Samling af administrationen (B) v/martin Petersen og Kenth Ferning 8. Gensidig orientering (O) 9. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse
Side 2/12 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Godkendt. 2. Forslag til en skolepolitik for Bornholms Regionskommunes Skolevæsen (O) Sagsfremstilling I forbindelse med beslutningen om en tilpasning af skolestrukturen pr. 1. august 2011 blev det også besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde et forslag til en overordnet skolepolitik. Forslaget lå klar til politisk behandling den 27. september 2011. Det indeholder fem fokusområder, der alle tager udgangspunkt i, at den bornholmske folkeskole skal være så attraktiv og udviklingsorienteret, at den tilvælges af forældre, elever og personale. Børne- og Skoleudvalget ønskede en grundig debat om forslaget. Derfor blev det besluttet, at der den 29. februar 2012 afholdes et temamøde med deltagelse af alle skolens interessenter. I alt 220 personer er inviteret. Formålet med mødet er at drøfte hvilke handlinger, der skal udgøre indholdet i den bornholmske folkeskole i fremtiden. Efter mødet vil arbejdsgruppen tage stilling til, om den vil foreslå ændringer i oplægget til en skolepolitik. Derefter skal forslaget behandles i BSU den 10. april, i høring og endeligt godkendes i KB den 28. juni 2012. Indstilling Servicedirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bilag Forslag til skolepolitik Invitationen til temamødet "Skolens Dag" den 29. februar 2012. Orienteringen taget til efterretning. 3. Forslag til strategisk projektstyring og koordinering i BRK (D) Resumé Chefgruppen har ønsket udarbejdelse af forslag til strategisk projektstyringog koordinering i BRK. Sagsfremstilling
Side 3/12 Chefgruppen har identificeret et behov for et set op til styring og koordinering af projekter i BRK. Der er behov for et fælles sprog og en fælles begrebsramme for projekter, såvel som et strategisk perspektiv og en systematisk koordinering af projekterne på tværs af organisationen. Derfor er nedsat en arbejdsgruppe til udarbejdelse af forslag til strategisk projektstyring og koordinering. Arbejdsgruppen består af: Kristian Pihl, ØA, Mikkel Hviid Carlsen, HR og Janne Westerdahl, RU. Med afsæt i drøftelser på chefgruppemødet d. 8. november 2012 er nu udarbejdet revideret forslag til projektstyring og koordinering i BRK. Forslaget rummer konkrete bud på en kvalificering af hhv. projektstyring og koordinering, herunder: Opkvalificering af relevante medarbejdere i at designe projekter Lokalt uddannelsestilbud i projektplanlægning-/ledelse og evaluering Bilaterale møder mellem projektidé ejer og kommunens fundraiser/projektudvikler Proces for godkendelse, evaluering og kortlægning af den samlede projektportefølje Generelle kriterier til brug for godkendelse af projekter inden opstart Projekters strategiske relevans i forhold til blandt andet politiske visioner It løsning til understøttelse af en samlet projektportefølje styring i BRK Arbejdsgruppen deltager i behandlingen af punktet. Indstilling Arbejdsgruppen indstiller forslaget til drøftelse og beslutning. Bilag 1. Forslag til strategisk projektstyring og koordinering i BRK 2. Effektkæde mv. Drøftet. Bemærkningerne på mødet tages af arbejdsgruppen med som opmærksomhedspunkter. Arbejdsgruppen præsenterer det endelige forslag med opmærksomhedspunkterne indarbejdet til godkendelse i chefgruppen. 4. Regelsæt for mediers fotografering af medarbejdere (D) Sagsfremstilling
Side 4/12 Chefgruppen har tidligere besluttet, at der er behov for, at reglerne for hvorvidt journalister m.v. må fotografere og/eller filme medarbejderne, bliver tydeliggjort. Politisk & Administrativt Sekretariat har lavet et udkast, som nu er til drøftelse i Chefgruppen. Indstilling Stabschefen for PAS indstiller, at udkast til regler drøftes. Bilag Udkast: Må journalisten tage billeder af mig? Udkastet blev godkendt. 5. Budgetbesparelser på administrationen for 2012 (D) Resumé Med budgetvedtagelsen for 2012 er der vedtaget besparelser på det administrative område. Håndteringen af disse for indeværende år ønskes drøftet. Sagsfremstilling Med budgetvedtagelsen for 2012 er der vedtaget besparelser på det administrative område. Herudover er der ved budgetvedtagelsen for 2011 besluttet en række effektiviseringstiltag med virkning fra 2012, som også indebærer besparelse på personalesiden. Nedenfor er der opstillet en oversigt over besparelserne, idet beløbene er anført i 2012-prisniveua. Besparelse 2012 2013 2014 2015 Samling af administrationen 3.068.700 9.206.100 10.299.000 10.299.000 Organisatorisk 1.012.671 874.579 874.579 874.579 samtænkning i stabe og områder Lean på administrative 364.068 729.381 729.381 729.381 enheder Ny struktur/koordinering 260.937 260.937 260.937 260.937 på opkrævningsopgaverne Økonomifunktioner i stabe 52.187 52.187 52.187 52.187 samles I alt 4.758.563 11.123.184 12.146.084 12.146.084
Side 5/12 Indstilling ØA indstiller punktet til drøftelse. Besparelserne i 2012 på 4,7 mio. skal i mål og chefgruppen skal melde tilbage til ØA på mulige besparelser i 2012. Besparelserne for 2013 følger af projektet med ny organisering og drøftes videre i projektgruppen. Det er en løbende proces og punktet genoptages om14 dage med henblik på at få en status på arbejdet og det videre arbejde. 6. Deling af budgetter BRK Ejendomsservice (B) Sagsfremstilling I forbindelse med fuld indfasning af Facility Management og etablering af BRK Ejendomsservice, skal budgetter til drift og anlæg vedrørende bygninger overføres fra virksomhederne til BRK Ejendomsdrift. Det vedhæftede notat beskriver delingen af driftsbudgetter og håndteringen af anlæg. Deling af driftsbudgetter Ved delingen af driftsbudgetter sondres der mellem personale og drift og vedligehold, idet drift og vedligehold er budgetlagt så det kan henføres til bygningerne, mens der ikke overalt er et specifikt budget til det personale der overdrages til BRK Ejendomsservice. Budgetterne til drift og vedligehold overføres fra virksomhederne til BRK Ejendomsservice med de budgetbeløb, der er afsat i det oprindelige budget for 2012. Der overføres budgetter placeret under knude 70 Bygninger og grunde samt knude 7510 Indtægter, husleje/varme samt eventuelle andre indtægter, der relaterer sig direkte til bygningerne. Der er i bilag 1 en oversigt over de udgifts- og indtægtsarter som er omfattet. Budgetterne til personale opgøres med udgangspunkt i de konkrete medarbejdere, der overføres fra virksomhederne til BRK Ejendomsservice. Budgettet opgøres med udgangspunkt i lønudgiften for december måned 2011, og der tillægges en række følgeudgifter, der knytter sig til en ansættelse.
Side 6/12 Der er i bilag 2 en specifikation af, hvordan budgettet beregnes for den enkelte medarbejdergruppe. Da budgettet opgøres på to forskellige måder skal det i forbindelse med delingen sikres, at budgetbeløbet ikke overføres to gange. Dette kan være tilfældet, hvis et budgetbeløb under bygninger konsekvens har været anvendt til lønninger. Budgetter til administrative opgaver (økonomi og personaleadministration) sker ud fra en vurdering af medgået tid til disse opgaver, som er marginale i virksomhederne men centrale i BRK Ejendomsservice. Budgettet overføres som et antal timer pr. uge pr. virksomhed(-stype). [Der er endnu ikke fundet en måde at opgøre det på.] I det omfang BRK Ejendomsservice overtager funktioner eller driftsmidler opgøres budgettet hertil enten som det budget, der er afsat i 2012 eller med udgangspunkt i de faktiske udgifter i 2009-2011, hvis der er væsentlige afvigelser mellem disse. Eksempler herpå er kantinedrift og biler. Det skal også her sikres, at budgettet kun overføres én gang. Regulering af budgetter ifm. energibesparende investeringer I henhold til de gældende regler har flere virksomheder foretaget energibesparende investeringer, idet investeringen tilbagebetales gennem besparelserne. Virksomhederne kan beholde besparelsen i to år efter investeringen er tilbagebetalt. Reglerne om investeringer i bygningsmodellen udfases fra 2012 i forbindelse med beslutningen om en intern ESCO-model og etableringen af Facility Management. Fra 2012 foretages investeringer i energibesparende tiltag således af BRK Ejendomsdrift i regi af ESCO-modellen. I forbindelse med delingen af budgetterne nulstilles økonomien relateret til virksomhedernes investeringer. Dels reguleres virksomhedernes budgetoverførsel med restbeløbet på investeringen og dels tilrettes driftsbudgettet til det forventede udgiftsniveau. Overførsel af budget i overgangsperioden Budgetterne overføres som udgangspunkt på det tidspunkt i 2012, hvor den enkelte medarbejder og den enkelte bygning overgår til BRK Ejendomsservice.
Side 7/12 Fra 2013 er alle budgetter overført til BRK Ejendomsservice, også selv om området først overgår i 1. kvartal 2013. For personale kan der aftales andre overgangstidspunkter, idet der skal sikres overensstemmelse mellem den perioden der udbetales løn for og den periode der beregnes budget for. Overgangen kan ske med tilbagevirkende kraft via ændringsdatoer i lønsystemet. For drift og vedligehold overføres det restbudget der er tilbage på de pågældende konti på overdragelsestidspunktet. Denne tilgang fordrer, at virksomhederne indtil overdragelsestidspunktet kun foretager de økonomiske dispositioner, der er nødvendige for at opretholde den daglige drift, og at dispositioner herudover kun sker efter aftale med BRK Ejendomsservice. Procedure ved uenighed mellem virksomheden og BRK Ejendomsservice om budgettet Virksomheden og/eller BRK Ejendomsservice kan bede Økonomi og Analyse om en nærmere analyse af budget og forbrug for 2009-2011 på det pågældende område, med henblik på opstilling af et grundlag for fordeling af budgettet. Såfremt virksomheden og BRK Ejendomsservice fortsat er uenige, træffes beslutningen af Direktionen. Håndtering af anlæg I forhold til håndteringen af anlæg er der en sondring mellem eksisterende og nye anlæg og for nye anlæg en sondring mellem planlægning/bevilling og udførelse. Eksisterende anlæg gennemføres af den enkelte virksomhed frem til overdragelsestidspunktet, hvorefter håndteringen overgår til BRK Ejendomsservice. Der kan aftales et fremrykket overdragelsestidspunkt. I forbindelse med nye anlægsprojekter er der en række hensyn der skal tilgodeses i planlægningsfasen: Hensynet til fagudvalgets/fagområdets ønsker til udviklingen af servicetilbuddet på området Hensynet til helhedsorienteret og prioriteret vedligeholdelse og renovering af bygningsmassen Gennemførelsen af energibesparende tiltag i regi af intern ESCO
Side 8/12 Planlægningen skal derfor oftest ske i et samarbejde mellem det pågældende fagområde og BRK Ejendomsdrift, således at der kan gennemføres optimerede anlægsprojekter. Gennemførelsen af nye anlægsprojekter varetages af BRK Ejendomsdrift [med inddragelse af virksomhederne i forhold til planlægning af udførelse]. For anlægsprojekter med egen projektorganisation varetager BRK Ejendomsservice som udgangspunkt ikke projektgennemførelsen. [Plejeboliger, Rådhus, Børnehave, Svømmehal] I henhold til styrelsesvedtægten varetager fagudvalgene opgaven med drift og vedligeholdelse af bygninger, og hermed også anlægsopgaver i forhold til bygninger på udvalgets område. Behandlingen af ansøgninger om anlægsbevillinger skal således startes i fagudvalgene som det er i dag. Områderne rejser sagerne til fagudvalgene i samarbejde med Ejendomsservice. Indstilling Det indstilles: at principperne for deling af driftsbudgetter godkendes at budgetterne vedr. energiinvesteringer godkendes at principperne for budgetoverførsel i overgangsperioden godkendes at virksomhederne indtil overdragelsestidspunktet kun foretager de økonomiske dispositioner, der er nødvendige for at opretholde den daglige drift, og at dispositioner herudover kun sker efter aftale med BRK Ejendomsservice den beskrevne procedure for håndtering af uenighed godkendes at principperne for den fremtidige håndtering af anlæg godkendes Bilag Notat vedr. deling af budgetter i forb. m. BRK Ejendomsservice. Indstillingen blev godkendt, idet der tilføjes, at der skal tages konkret stilling til hver enkelt medarbejder i forbindelse med hel eller delvis overgang til BRK Ejendomsservice. Der skal også være opmærksomhed i BRK Ejendomsservice på det sociale kapitel. 7. Samling af administrationen (B) Resumé
Side 9/12 Godkendelse af procesplaner for projekterne Ny Organisation og Bornholms Rådhus. Sagsfremstilling Chefgruppen besluttede på møde den 24. januar 2012 en ny organisering af projektet for samling af administrationen. Det indebærer udarbejdelse af en procesplan for projekt Ny Organisation og en procesplan for projekt Bornholms Rådhus. Procesplanerne indeholder udgangspunktet for formulering af vision, organisering af arbejdet og en tidsplan. Af procesplan for Ny Organisation følger: - rammerne for arbejdet med vision fastlægges med udgangspunkt i KB s visioner o Et godt og aktivt liv for alle o Bornholm som videnssamfund o Grøn bæredygtig ø o Økonomisk bæredygtig ø Visioner fra drejebogen o Vi skal tilbyde den bedste borgerservice. o En effektiv og professionel administration. o Trivsel og arbejdsmiljø. o Administrationen der arbejder på tværs. Den brændende platform - hvilke udfordringer skal den nye organisation være et middel til at løse Herudover skal diskuteres rammerne for arbejdet med punkterne: 1. Politik og administration Politisk styreform og de fremtidige politikerroller hvordan skal arbejdsdelingen mellem politikere og administrationen være og hvilke krav stiller det til den administrative opbygning? 2. Borgeren i centrum og sikker myndighedsdrift Et centralt element siden reformen er øget fokus på borgeren, herunder pejlemærket om "én indgang til den offentlige sektor". Men hvilke krav stiller det konkret til den administrative opbygning? Og hvordan organiserer vi den rette balance mellem serviceydelser og myndighedsopgaver? 3. Centralisering og decentralisering Langt de fleste har decentralisering som et organisatorisk mål. Hvilke konkrete frihedsgrader skal de decentrale enheder have, og hvordan opbygges organisationen så der sikres de fornødne muligheder for udvikling, ledelse og styring? 4. Styreform og organisationsmodel
Side 10/12 Styreform og organisationsmodel bør hænge sammen. Traditionelle hierarkiske forvaltningsmodeller harmonerer dårligt med en udbredt form for kontraktstyring. 5. Geografisk spredning og én kommune Et vilkår for den kommunale administration har været en geografisk spredning i de tidligere rådhuse. En lille del af dette fastholdes. Så hvilke krav til organisationsmodellen stiller en sådan fysisk adskillelse, og hvordan kan helhedstænkningen i den nye samlede organisation tænkes ind i den nye organisationsmodel? 6. Effektivitet og virksomhedsdannelse Faglig, økonomisk og personalemæssig bæredygtighed vil få betydning for, hvordan for eksempel de decentrale enheder videreudvikles. Hvordan udvikler vi fortsat virksomhederne (via målog rammebudgetter, samt lederaftaler) med vægt på balance mellem centralisering og decentralisering, og sikring af den fornødne bæredygtighed? Og hvordan undgår vi, at bæredygtighed alene ender i et spørgsmål om centralisering, eller i opbygning af for mange ledelseslag? 7. Udviklingskraft og sikker drift Kravene til større udviklingskraft skal håndteres samtidig med forventninger til driftssikker myndighedsudøvelse, større fokus på dokumentation og effektiv udnyttelse af ressourcerne. Men hvordan tegner vi en organisation, der på samme tid har fokus på udvikling og sikker drift? Ovenstående vil blandt andet tage udgangspunkt i: De typiske organisationsmodeller Udvalgsstyre Betjening af udvalg Stabenes virke centralt og decentralt Organisationen set i forhold til centralisering og decentralisering generelt. Som nævn ovenfor er bæredygtighed ikke bare et spørgsmål om centralisering, ligesom det heller ikke er et mål i sig selv. Det vil skulle vurderes i forhold til opgaver og funktioner. Helhed, strategi og tværgående Politikere, direktion og chefgruppe (herunder snitfladerne mellem ledelsesniveauer, ressourcerne til planlægning og udvikling i forbindelse med direktørernes virke) Samt også emner som digitalisering, kommunikation etc. Af procesplan for Bornholms Rådhus følger at den etablerede organisation ændres således: Projektledelse nedlægges som gruppe. Byggegruppen ændres til projektgruppen.
Side 11/12 Alle kommissorier konsekvensrettes. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller ovenstående til drøftelse. Chefgruppen vil hvert møde følge op på arbejdet, der med udgangspunkt i ovenstående iværksættes. Drøftet og ændringerne blev godkendt, idet det er chefgruppen, der har den overordnede formidlingsrolle med at informere om projektet og vil om ca. 14 dage informere om status i projektet. Derudover fortsatte chefgruppen sin drøftelse af ovenstående rammer; gruppens bemærkninger fremgår efter hvert pkt. 1. Politik og administration Politisk styreform og de fremtidige politikerroller hvordan skal arbejdsdelingen mellem politikere og administrationen være og hvilke krav stiller det til den administrative opbygning? Fra chefgruppens møde den 7.2.2012: Virksomhedsmodellen fungerer og fastholdes, om end den fortsat kan optimeres. Snitflader fremgår fint af den eksisterende organisationsbeskrivelse. Stabenes organisering skal evt. tænkes i lighed med områdernes organisering. Derudover skal koncernledelse tænkes ind som en selvstændig enhed uafhængigt af de områder, der bliver. Der arbejdes videre med opgaver og snitflader for direktørernes organisering i forhold til områder, herunder også ressourcer. Eventuel tilpasning af udvalgsstyret mv. er ikke en del af dette arbejde. 2. Borgeren i centrum og sikker myndighedsdrift Et centralt element siden reformen er øget fokus på borgeren, herunder pejlemærket om "én indgang til den offentlige sektor". Men hvilke krav stiller det konkret til den administrative opbygning? Og hvordan organiserer vi den rette balance mellem serviceydelser og myndighedsopgaver? Fra chefgruppens møde den 7.2.2012: Chefgruppen drøftede muligheder for borgeres adgang til rådhuset (fx frivillige foreningers brug af mødelokaler o.lign.). Disse muligheder skal tænkes med i det nye rådhus. Det skal undersøges, om der er muligheder via et offentligt-privat-partnerskab, jf. drøftelserne under dagsordenens pkt. 3. Man kan evt. forestille sig et areal på x antal kvadratmeter, der drives for midler, der er skaffet til veje via en partnerskabsaftale. Derudover skal sikkerhedsbetragtninger mm. selvfølgelig også indgå i overvejelserne. 3. Centralisering og decentralisering
Side 12/12 Langt de fleste har decentralisering som et organisatorisk mål. Hvilke konkrete frihedsgrader skal de decentrale enheder have, og hvordan opbygges organisationen så der sikres de fornødne muligheder for udvikling, ledelse og styring? Fra chefgruppens møde den 31.1.2012: Centralisering ikke et mål i sig selv, og opgaver skal ikke flyttes pr. automatik. Chefgruppen den 28.2.2012: Ledelsesrollen i forhold til det centraledecentrale niveau blev drøftet med særligt fokus på opgavefællesskab og med hensyntagen til de politiske bindinger/beslutninger. 4. Styreform og organisationsmodel Styreform og organisationsmodel bør hænge sammen. Traditionelle hierarkiske forvaltningsmodeller harmonerer dårligt med en udbredt form for kontraktstyring. Fra chefgruppens møde den 31.1.2012: Den fremadrettede styreform være et miks af flere modeller. Der forventes en organisk udvikling af organisationen, netop kendetegnende for en levende organisation. 8. Gensidig orientering (O) Johannes Nilsson. Udestående af finansiering med Udbetaling Danmark bliver afklaret inden for nærmeste fremtid. 9. Evt. Intet.