Indhentning af tilbud på web-baseret administrations- og bestillingssystem til håndtering af fleksible lønpakker samt ydelser i forhold til implementering og drift af disse (outsourcing) Indholdsfortegnelse 1 BAGGRUND FOR UDBUDDET 2-4 2 DISPOSITION AF TILBUD 5 3 GENERELLE UDBUDSBETINGELSER 5 3.1 UDBUDSFORM 5 3.2 TIDSPLAN 5 3.3 KRAV TIL LEVERANCEN 6-7 3.4 PRISSÆTNING 7 4 KRITERIER FOR TILDELING AF KONTRAKT 8 4.1 MINIMUMSOPLYSNINGER 8 4.2 ANTAL LEVERANDØRER 8 4.3 TILDELINGSKRITERIER 8 4.3 DISPONERING AF TILBUDET 8 TILBUDDET DISPONERES EFTER NEDENSTÅENDE DISPOSITION: 8 4.4 VEDSTÅELSE AF TILBUDDET 8 5 SPØRGSMÅL 9 6 FREMSENDELSE AF TILBUD 9-10 7 KONTRAKT 10 1
1 Baggrund for udbuddet Hjørring Kommune ønsker at tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere i alle dele af kommunen. Som et led i at være en moderne og attraktiv arbejdsplads ønsker Hjørring kommune derfor som en del af ansættelsen, at kunne tilbyde medarbejderne attraktive personalegoder, som kan modsvare forholdene på det øvrige arbejdsmarked. Vi lægger vægt på, at personalegoderne har en værdi i forhold til medarbejdernes velfærd og mulighed for personlig og faglig udvikling. Vi lægger endvidere vægt på, at alle medarbejdere har mulighed for at udvikle sig i forhold til den øgede digitalisering, hvor kommunen i højere grad ønsker at benytte digitale muligheder i alle dele af organisationen både i arbejdsmæssige og personalemæssige sammenhænge. Vi ønsker at fremme en sund arbejdsplads, hvor medarbejderne får mulighed for at vælge muligheder til fremme af sundhed og medvirke forebyggende for at nedbringe sygefravær og arbejdsskader. På den baggrund har Økonomiudvalget i november 2008 besluttet, at tilbyde fleksible lønpakker til de ansatte med virkning fra den 1. maj 2009. Hjørring Kommune har p.t. ca. 5.400 månedslønnede medarbejdere. Sammensætningen af personalegoderne i de fleksible lønpakker, forventes udvidet eller på anden måde tilpasset efter 2009 under hensynstagen til erfaringer, efterspørgsel og ressourcer. Kommunen forventer, at afholde en personalemesse i løbet af 1. kvartal 2009, hvor de enkelte leverandører får mulighed for at præsentere sig selv, og hvor det for medarbejderne bliver muligt at tilmelde sig ordningen. Opgaverne i forbindelse med implementering og administration af ordningen løses via outsourcing. Der vil administrativt i kommunen blive tilknyttet en konsulent/konsulenter, der varetager kontakten til det valgte firma. Hjørring Kommune ønsker i den forbindelse udvidet adgang til det web-baserede bestillings- og administrationssystem. Der søges indgået en løbende aftale med en opsigelsesmulighed på 6 måneders varsel gældende for begge parter. 2
Den fleksible lønpakke: Kategorier: Fleksibel lønpakke er en fælles betegnelse for 4 forskellige typer af tilbud til medarbejderne: 1. Tilbud med skattefordel (bruttoløntræk) hvor produkter/ydelser betales via træk i medarbejderens løn før skat, så der opnås en skattefordel. 2. Tilbud med skattefordel (fradragsmulighed), hvor produkter/ydelser betales via træk i medarbejderens løn efter skat. 3. Tilbud med rabat(nettoløntræk), hvor produkter/ydelser betales via træk i medarbejderens løn efter skat, så medarbejderen får glæde af rabatter på de aftaler, som kommunen har forhandlet og indgået med den pågældende leverandør. 4. Gratis tilbud, hvor produkter/ydelser betales af arbejdsgiveren og/eller finansieres indenfor ordningen. Pakken planlægges til at omfatte tilbud i følgende kategorier a) Tilbud med skattefordel (bruttoløntræk) Bredbånd Bredbåndstelefoni Mobiltelefoni Aviser/Magasiner NT-erhvervskort Coaching forebyggelse af stress Rygestopprodukter GPS b) Tilbud med skattefordel (fradragsmulighed) PC c) Tilbud med rabat (nettoløntræk) Fitness Wellness Motion d) Gratis tilbud Personale-fordels-portal, hvor medarbejderne via et brugernavn og login kan benytte sig af eksisterende fordelagtige rabatter og tilbud på en af de eksisterende, store portaler på landsplan. Medarbejderne får tildelt et personligt medlemskort, som kan benyttes via en indgangsportal på internettet. Portalen indkøbes af Hjørring Kommune og finansieres indenfor den samlede ordning. 3
Forudsætninger for at benytte ordningerne: Kategori 1 Alle månedslønnede medarbejdere, hvor prøvetiden er udløbet, samt ansatte i tidsbegrænsede stillinger på ikke under 12 måneder kan benytte ordningen. Der skal ske en nøjagtig afgrænsning af, hvornår medarbejdere på orlov m.v. kan benytte/fastholde tilbuddene. Medarbejderen skal binde sig for en 12 måneders periode og der indgås individuel lønaftale herom. Der kan ikke foretages løntræk i grundløn/centralt aftalte løndele. Det vil sige, at medarbejderne skal have løntillæg i form af lokalt aftalte funktions- og /eller kvalifikationstillæg for at kunne benytte ordningen. Kategori 2 Alle fastansatte medarbejdere, hvor prøvetiden er udløbet kan benytte ordningen. Der skal ske en nøjagtig afgrænsning af, hvornår medarbejdere på orlov m.v. kan benytte/fastholde tilbuddene. Medarbejderen skal binde sig for en 36 måneders periode. Der skal indgås individuel aftale herom. Medarbejderen skal tillige binde sig til en bredbåndsordning i hele perioden (kategori 1 tilbud) Kategori 3 Alle månedslønnede medarbejdere, hvor prøvetiden er udløbet, samt ansatte i tidsbegrænsede stillinger på ikke under 12 måneder kan benytte ordningen. Der skal ske en nøjagtig afgrænsning af, hvornår medarbejdere på orlov m.v. kan benytte/fastholde tilbuddene. Medarbejderen skal binde sig for en 12 måneders periode. Kategori 4 Alle månedslønnede medarbejdere kan benytte ordningen. Leverancen forventes at indeholde: Konsulentbistand under opstartsfasen fx i forhold til indgåelse af aftaler med leverandører. Administration af til og afmeldinger i overensstemmelse med Hjørring Kommunes anvisninger. Den daglige administration af ordningen, herunder henvendelser fra medarbejdere, kontakt til de af kommunen valgte leverandører m.v. Udarbejdelse samt udsendelse af informationsmateriale/varekatalog om tilbuddene, skatteregler m.v. til samtlige medarbejdere i samråd med Hjørring Kommune. Den til opgaven relevante software. (webbaseret) Nærmere specifikation af opgaven fremgår af afsnit 3.3 Udbuddet omfatter ikke de produkter og ydelser, der er knyttet til de fleksible lønpakker. Hjørring Kommune fastsætter prisen herfor overfor de enkelte medarbejdere. 4
2 Disposition af tilbud Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres, idet eventuelle forbehold tydeligt anføres. Forbehold for grundlæggende elementer, kan medføre, at Hjørring Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Alle forbehold skal prisfastsættes i tilbuddet. Tilbuddet disponeres efter nedenstående disposition:: 1. Resumé 2. Systembeskrivelse 3. Beskrivelse af den administrative support og opgaveløsningen 4. Kravopfyldelse 5. Pris og prissætning, (herunder angivelse af Hjørring Kommunes udgifter over en 3-årig periode. 6. Handlingsplan for kontraktindgåelse og efterfølgende implementering under hensyntagen til tidsplan for udbud (jf. 3.2) og med angivelse af ressourceforbrug for Hjørring Kommune 7. Bilag jf. afsnit 4.1 8. Udkast til kontrakt 3 Generelle udbudsbetingelser 3.1 Udbudsform Der er tale om et dansk nationalt udbud. Tilbudsindhentning i henhold til tilbudslovens 15a 15d (annonceringspligten). Under hensyntagen til det offentligretlige ligebehandlingsprincip forbeholder Hjørring Kommune sig ret til at optage forhandlinger med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud og løsningsforslag. 3.2 Tidsplan Udbuddet gennemføres efter følgende tidsplan: 19. december 2008. Annoncen offentliggøres på nettet. 14. januar 2009 Frist for indsendelse af tilbud kl. 12:00 Medio - ultimo Januar 2009. Forventet demonstration af web-baseret administrations- og bestillingssystem 30. januar 2009. Meddelelse til tilbudsgiverne om resultat af udbuddet 5
3.3 Krav til leverancen Leverancen skal indeholde: a) Web-baseret system til elektronisk behandling af data til brug for administration af fleksible lønpakker. b) Herunder snitflade til Hjørring Kommunes til enhver tid gældende lønsystem (for tiden KMD-OPUS), således der kan hentes - samt overføres oplysninger til det web-baserede administrations- og bestillingssystem. c) Systemet skal kunne behandle løntrækket ud fra medarbejdernes skatteoplysninger samt de skattetekniske forudsætninger for hvert enkelt produkt/ydelse. d) Systemet skal kunne danne en fil til KMD-OPUS snitflade IND03, sådan at løntræk foretages automatisk hos medarbejderne. Leverandøren skal om muligt kunne dokumentere, at det har virket hos en anden kommune. e) Drift af IT-system (hosting, serverkapacitet, opgradering, adgangskontrol, backup m.v.) f) Informationsmateriale/varekatalog til alle medarbejdere med information om de, af Hjørring Kommune valgte produkter og ydelser samt de skattetekniske regler på området. g) Invitation til personalemessen 1. kvartal 2009 (udsendes sammen med informationsmateriale ca. 2 uger inden afholdelse af messen). h) Mulighed for elektronisk online (webbaseret) tilmelding med personligt login og password i) Mulighed for papir- eller telefonisk tilmelding i tilmeldingsperioden j) Den daglige administration tilmelding, afmelding, rådgivning af medarbejdere, kontakt til leverandører, k) overførsel til/fra lønsystem l) Leverandøren skal såvel ved opstart som løbende arbejde aktivt for indgåelse af kontrakter med leverandører til udfyldelse og supplement af kriterierne og den fleksible lønpakke. m) Undervisning af kommunens kontaktperson(er). n) Support og hotline o) Systemet skal tage højde for at der kan ske udvidelser af kriterier og lønpakkens indhold p) Systemet skal kunne tilgåes på en særlig web-side på Hjørring.dk q) Der skal være mulighed for link til en personalefordelsportal.. Kommunens tilbud til medarbejderen præsenteres på personalemesse i 1. kvartal 2009 og valg heraf finder sted i umiddelbar forlængelse heraf. Valget gælder for perioden 1. april 2009 til 31. marts 2010. Det bemærkes at bindingsperioden for PC er 36 måneder. Hjørring Kommune planlægger et åbent vindue årligt til tilmeldinger og/eller ændringer. Samtidig ønsker Hjørring Kommune, at nye medarbejdere løbende kan tilmelde sig de fleksible lønpakker dette dog med udgangspunkt i, at valg i den forbindelse vil gælde 12 måneder + tiden frem til udgangen af næste april måned. Det bemærkes at bindingsperioden for PC er 36 måneder. Krav til leverancen: 6
Systemet: 1. skal kunne integreres med og kunne overføre data til kommunens lønsystem(pt. KMD-OPUS), således at der automatisk sker et løntræk hos den enkelte medarbejder, der er tilmeldt et eller flere personalegoder. 2. være browserbaseret og være tilgængelig fra enhver PC med internet-adgang. 3. Skal kunne håndtere både træk i bruttolønnen og nettolønnen med hensyn til de gældende skatteoplysninger på medarbejderne. 4. skal kunne udskrive et tillæg til den eksisterende ansættelseskontrakt, ved tilmelding til personalegoderne i de fleksible lønpakker. Der påføres hvilke produkter/ydelser medarbejderen har tilmeldt sig, samt i hvilken periode med levering af den nødvendige information til brug for udfyldelse af medarbejderens selvangivelse. 5. Skal kunne levere kommunen relevante rapporter om anvendelsen af personalegoder. 6. Skal give hver enkelt medarbejder adgang til systemet via eget login og password via internetbrowser. 7. Sitet skal være udformet på dansk 8. Skal elektronisk kunne dokumentere medarbejderens accept af valg af fleksible lønpakker indenfor de aftaler der er indgået med de forhandlingsberettigede organisationer. 9. Skal indeholde et varekatalog med information om de tilbudte personalegoder samt de skattemæssige og andre lovgivningsmæssige konsekvenser af tilkøb af de enkelte goder. 10. Skal give medarbejderen direkte adgang til bestilling og afbestilling af hvert enkelt personalegode. 11. Skal ikke medføre krav om yderligere investering fra kommunens side i yderligere soft- eller hardware. 12. Skal løbende opdateres for opnåelse af tilfredsstillende sikkerhed, herunder beskyttelse af personfølsomme data og afklaring af registerforskrifter/anmeldelser. Forbindelsen skal være krypteret med et anerkendt certifikat. 13. Skal være tilgængeligt minimum 98 % af døgnet og tilbyde en acceptabel accesstid. Eventuel nedlukning meddeles kommunen i god tid og minimum 5 arbejdsdage forinden. 14. Leverandør er velkommen til at beskrive yderligere funktionalitet, som kan være relevant. Hjørring Kommune ønsker at medarbejderne kan få support og rådgivning i størst muligt omfang. Åbningstiderne skal angives i tilbuddet. Der kan ikke foretages løntræk i grundløn/centralt aftalte løndele. Det vil sige, at medarbejderne skal have løntillæg i form af lokalt aftalte funktions- og /eller kvalifikationstillæg for at kunne benytte ordningen. Hjørring kommune ønsker at systemet indeholder kontrolfacilitet til denne del. Eventuelle forhold til leverandørs underleverandører, licensiering m.v. vil være Hjørring Kommune uvedkommende. 3.4 Prissætning Tilbuddet skal indeholde alle omkostninger til hosting, den daglige drift som beskrevet, vedligeholdelse, sikkerhed, undervisning, hotline for kommunekontakt, hotline for medarbejdere, licens, relevant informationsmateriale til medarbejderne m.v. Det udarbejdede tilbud skal udarbejdes i 2009-prisniveau, således at første eventuelle prisregulering tidligst kan ske 1. januar 2010. Prissætning skal opdeles i en grundpris, der betales ved opstart og den forventede årlige pris for ydelsen ved det forventede aktivitetsniveau alt afhængig af leverandørens valgte prismodel. Såfremt prissætningen 7
er afhængig af antallet af tilmeldte ydelser og/eller tilmeldte medarbejdere til de tilbudte ordninger skal der redegøres for prissætningen ved ændringer i de grundlæggende forudsætninger. Derefter forventes som udgangspunkt én årlig tilmeldingsperiode for medarbejderne samt løbende tilmelding for nye medarbejdere og afmelding af fratrådte medarbejdere. Hvis Hjørring Kommune vælger at åbne for tilmelding mere end én gang årligt, skal der redegøres for prissætningen heraf. 4 Kriterier for tildeling af kontrakt 4.1 Minimumsoplysninger Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Soliditetserklæring fra tilbudsgivers bankforbindelse Referenceliste for tilsvarende opgaver i andre kommuner eller ved større private virksomheder En generel beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed 4.2 Antal leverandører Der vil blive valgt 1 (en) tilbudsgiver som leverandør. 4.3 Tildelingskriterier Leverandøren udvælges på basis af Pris og kvalitet ud fra følgende delkriterier: Pris Den samlede omkostning over en 3-årig periode Det tilbudte systems kvalitet (der bør vedlægges en uddybende beskrivelse af det tilbudte system) herunder brugerflade, sikkerhed, rapportmuligheder m.v. Pris og kvalitet vægtes hver med 50 % Ved pris gives det laveste bud 10 point og for hver 10 % et tilbud er dyrere gives et point mindre. Ved kvalitet gives der point fra 0 10 ud fra en vurdering af den beskrevne kvalitet. D.v.s. der behøver ikke være nogen der får maksimum point, ligesom der heller ikke behøver være nogen der får minimumpoint. Herunder foretages en vurdering af: Systemets funktionalitet og omfang. Her vurderes på hvilke og hvor mange funktioner systemet indeholder ud over det som minimum krævede Systemets brugervenlighed. Her vurderes på hvor intuitivt og let anvendeligt systemet i sin helhed er for den almindelige bruger 8
Systemets accestid. Her vurderes på hvor lang tid systemet bruger på at fremfinde de nødvendige oplysninger fra lønsystemerne Leverandøren skal beskrive hvordan de vil opfylde kravet i punkt 3.3.l Ovenstående vurdering foretages dels på baggrund af den fremsendte beskrivelse af systemet, dels på baggrund af en online demonstration af systemet (se tidsplanen i afsnit 3.2). Det er en forudsætning, at systemet ved demonstrationen kører på den server som vil blive brugt ved eventuel kontraktindgåelse eller som minimum en server med tilsvarende svartider. 4.3 Tilbudsfrist Tilbud skal være Hjørring Kommune i hænde sendt den 14. januar 2009 kl. 12:00. 4.4 Vedståelse af tilbuddet Tilbuddet skal være gældende indtil den 1.marts 2009.. 5 Spørgsmål Spørgsmål til dette materiale vil løbende blive behandlet af Hjørring kommune. Alle spørgsmål rettes skriftligt pr. post eller e-mail til: Kontorchef Lillian Andersen Løn & Personale Hjørring Kommune Nørregade 2 9800 Hjørring Lillian.Andersen@hjoerring.dk Svar på indkomne spørgsmål vil i anonymiseret form blive offentliggjort på kommunens hjemmeside www.hjoerring.dk. Spørgsmål bedes indsendt hurtigst muligt og senest den 18. december 2008. 6 Fremsendelse af tilbud Tilbud med relevante bilag skal affattes på dansk. Al kommunikation i forbindelse med aftalen skal foregå på dansk. Tilbuddet sendes pr. e-mail til: Kontorchef Lillian Andersen 9
Løn & Personale Hjørring Kommune E-mail: Lillian.Andersen@hjoerring.dk. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb (jfr. punkt 3.2), vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Tilbudsvurderingen forventes afsluttet således, at der den 30. januar 2009 kan gives skriftlig meddelelse til samtlige tilbudsgivere om udfaldet af udbuddet. Udarbejdelse af tilbud sker for tilbudsgivers egen regning og alle omkostninger i den forbindelse er Hjørring kommune uvedkommende. Tilbud vil ikke blive returneret, men arkiveret og destrueret i.h.t. de gældende bevarings- og kassationsregler. 7 Kontrakt Som en del af tilbuddet skal vedlægges kontraktudkast til forhandling. 10