Systematiseret tilgang til Virksomhedskontakt - executive summary Jobcenter Randers PricewaterhouseCoopers, CVR-nr. 16 99 42 94, Gentofte
1. Baggrund for projektet Hvert år gør Jobcenter Randers en stor indsats for at indgå samarbejde med erhvervet omkring praktikpladser. Jobcentret vurderer dog, at der er mulighed for at gøre arbejdet mere systematisk og derved få flere praktikpladser. Jobcenter Randers har iværksat et projekt i samarbejde med PwC, der har til formål at afdække og optimere arbejdsprocesser og it-understøttelse omkring arbejdet med at finde og indgå aftaler om praktikpladser. I dialogen mellem Jobcenter Randers og PwC er en række udfordringer identificeret: Behov for at Jobcenter Randers er i kontakt med en større del af arbejdspladserne i området for at få det bedst mulige grundlag for match mellem klienter og virksomhederne Behov for at Jobcenter Randers kender virksomhedernes udfordringer både her og nu udfordringer, men også kan forstå og forudsige fremtidige kompetencebehov som virksomhederne måtte have Behov for at Jobcenter Randers har overblik over, hvor, hvornår og hvordan der opstår flaskehalse/udfordringer i samarbejdet mellem jobcenteret, klienter og virksomhederne. Til at imødekomme disse udfordringer skal følgende etableres: Etablere et marked for jobtilbud (jobtræning, fleksjob etc.) i Randers Kommune, hvor det er enkelt og overskueligt både for Jobcenter Randers og Randers Erhverv at matche behov og kompetencer både på kort og lang sigt Etablere en klar forståelse af Randers Erhvervs krav og ønsker til kompetencer gennem en konsekvent opfølgning og god dialog mellem virksomhedskonsulenterne og virksomhederne Etablere en systematisk tilgang til virksomhedskontakt, hvor arbejdsgange, ansvar og systemer reducerer flaskehalse/udfordringer i samarbejdet og undgå dobbeltarbejde og for megen tid brugt på administration frem for kontakt til virksomhederne og borgerne. 1
Gennem en etablering af ovenstående forslag er det målet at Jobcenter Randers opnår følgende: En mere effektiv proces for kontakt til virksomhederne, hvor det er tydeligt, hvem der gør hvad og hvornår En standardiseret og systematiseret tilgang til virksomhedskontakt, der minimerer dobbeltarbejde og tid, der bruges på at genopfinde hjulet Virksomhedskonsulenterne bruger tiden ude hos virksomhederne for at skabe kontakt til virksomhederne og opnå viden om deres behov Realisere økonomisk potentiale ved at øge antal af praktikpladser i kommunen Styrke opfattelsen af Jobcenteret som en professionel samarbejdspartner, der kan skabe værdi for erhvervslivet Skabe et digitalt marked for etablering af flere jobpladser f.eks. erhvervspraktik, fleksjob og jobtræning. 1.2. Formål med projektet: Etablering af et digitaliseret jobmarked i Randers kommune Formålet med etablering af en systematiseret virksomhedskontakt for Jobcenter Randers er, at skabe et jobmarked i kommunen, hvor virksomheder aktivt indgår samarbejde med jobcenteret og stiller praktikpladser til rådighed. Jobmarkedet består i dette tilfælde af en database, hvor oplysninger om henholdsvis virksomheder og borgere indtastes og lagres som data. Gennem et digitaliseret jobmarked er det muligt for jobkonsulenterne i jobcenteret at foretage kvalificerede match mellem virksomheder og borgere i relation til praktikpladser. Ligeledes bliver databasen et effektivt arbejdsredskab for virksomhedskonsulenterne i jobcenteret, idet identificering, oprettelse og opfølgning på aftaler indgået med Randers Erhverv er samlet i én database. Figur 1. Overblik over Randers jobmarked database 2
Analysen af den nuværende virksomhedskontakt har afstedkommet en række anbefalinger for oprettelse, håndtering, drift og tiltrækning af virksomheder til det digitale jobmarked. Anbefalingerne er inddelt i tre hovedområder: Figur 5. Anbefalingernes 3 hovedområder Kommunikation: Dette hovedområde omhandler den eksterne kommunikation, der skal kommunikeres ud til interessenterne i Randers kommune. Herunder at få defineret budskaber, kommunikationsplan, kommunikationskanaler, kommunikationsstrategi samt opfølgning. Kommunikationen er en forudsætning for at få virksomhederne til at være en aktiv part i at få skabt flere praktikpladser, frem for at være passivt afventende på at blive kontaktet af medarbejdere på jobcenteret. It: Dette hovedområde omhandler it understøttelsen i relation til at kunne matche borgere og virksomheder med praktikpladser. Ligeledes omhandler hovedområdet it-understøttelse af virksomhedskonsulenternes arbejde med at etablere samarbejdsaftaler med lokal-virksomhederne i Randers kommune. It systemet vil blive det 3
primære omdrejningspunkt for etableringen af en systematiseret virksomhedskontakt, idet det skal skabe mulighed for dels bedre koordinering i jobcenteret, dels give virksomhederne mulighed for at indmelde pladser uden forudgående kontakt er etableret. Organisering: Dette hovedområde omhandler jobcenterets interne organisering i relation til match mellem borger/virksomhed samt varetagelse af virksomhedskontakten. Hovedområdet omhandler rolle/ansvar, organisatorisk setup og varetagelse af arbejdsopgaver/aktiviteter. En hensigtsmæssig omorganisering vurderes at være en forudsætning for at jobcenteret kan overkomme at håndtere det forventede øgede antal praktikpladser. 1.3. Opmærksomhedspunkter i forbindelse med analyse af nuværende virksomhedskontakt hos Jobcenter Randers Analysen har identificeret en række opmærksomhedspunkter som den foreslåede implementering bør håndtere. Jobkonsulenter søger primært praktikpladser i deres eget netværk. De jobkonsulenter der er blevet interviewet angiver alle at de primært søger praktikpladser i virksomheder de kender i forvejen. Dette bevirker at den enkelte jobkonsulents marked indsnævres. Der sker en begrænset koordination af ledige pladser mellem forskellige områder. Under interviewene angav nogle af jobkonsulenterne, at de ikke havde problemer med at finde praktikpladser, mens andre på samme møde gav udtryk for det modsatte. Det er især på tværs af hovedområderne dette gør sig gældende (f.eks. forsikrede vs. ikke forsikrede). Dette indikerer, at en vis koordination på tværs af områderne kunne forstærke muligheden for, at flere borgere fik en praktikplads. Dog er der forskel på typen af de efterspurgte praktikpladser alt efter hvilken målgruppe, praktikpladsen skal anvendes til. Derfor kan praktikpladserne ikke uden videre formidles fra den ene jobkonsulent til den anden. Det nuværende registreringssystem understøtter ikke mulighed for at udsøge praktikpladser. Det er i dag ikke muligt for den enkelte jobkonsulent at registrere at en virksomhed har ledige praktikpladser, på en måde så andre jobkonsulenter kan fremsøge disse via kriterier, der giver mening i forhold til borgeren. Det samme gælder de samarbejdsaftaler der er udarbejdet med, indtil videre, 15 virksomheder i Randers Kommune. Der er derfor brug for et samlet sted hvor disse kan registreres. Jobkonsulenterne skal kunne nå at fylde pladserne. Der blev under interviewene givet udtryk for, at det kan være en barriere for at kunne udnytte en mere systematiseret virksomhedskontakt, at jobcentret med den nuværende organisering ikke umiddelbart er i stand til at håndtere den større mængde praktikpladser, samt den 4
øgede arbejdsbyrde i opfølgning mv., som den øgede virksomhedskontakt, vil give anledning til. Denne barriere bør derfor figurere som en forudsætning for succesfuld implementering. Virksomhederne oplever at de bliver kontaktet af forskellige medarbejdere i jobcentret. Der blev under interviewene givet udtryk for at man blev kontaktet af flere medarbejdere fra jobcentret og Aden Aktør, der arbejder på vegne af jobcenteret, og man derfor kunne komme ud for at skulle fortælle den samme historie flere gange. Det blev oplevet som om der ikke var tilstrækkelig koordinering mellem de forskellige medarbejdere i jobcenteret. Det er derfor vigtigt at en fremtidig organisering driver koordinationen i virksomhedskontakten. Virksomhederne oplever mangel på viden om deres virke. Der blev givet udtryk for at virksomhederne af og til blev kontaktet af personer, der ikke havde tilstrækkeligt grundkendskab til deres virksomhed. Dette kunne modvirke lysten til at samarbejde efter hensigten. Det vil derfor være hensigtsmæssigt at der blev udarbejdet en arbejdsform der indebærer at virksomhederne fik en kontaktperson i jobcentret, der har et indgående kendskab til den pågældende virksomhed, og havde ansvaret for kontakten til denne. Mangel på kontakt og opfølgning. Flere af de interviewede virksomheder angav et ønske om en tættere opfølgning fra jobcenterets side. Den ene virksomhed oplever, at de har ledige praktikpladser, som jobcenteret ikke har taget initiativ til at fylde. Den anden af virksomhederne angav, at de aldrig havde været i kontakt med jobcentret, og ikke vidste hvad man kunne få ud af et samarbejde. Dette kan ikke direkte håndteres i den foreslåede implementering men er et generelt opmærksomhedspunkt for jobcenteret. 1.4. Anbefalinger til implementering af systematiseret virksomhedskontakt i Jobcenter Randers Etablering af en understøttende organisering for håndtering af den systematiserede virksomhedskontakt. Dækker over en organisering, der understøtter en fælles indsats rettet mod etablering af praktikpladser. En revideret organisering er nødvendig, for at håndtere en fremtidig systematiseret tilgang til virksomhedskontakt. Herunder at samarbejde, erfaringsudveksling og kommunikation fremmes gennem en tværgående organisering. Som udgangspunkt foreslås en matrixorganisation, hvor en række af de nuværende jobkonsulenter får ansvaret for at etablere og vedligeholde virksomhedskontakten. Disse vil fremover blive benævnt virksomhedskonsulenter. Det skal give mulighed for at jobkonsulenterne mere effektivt kan benytte deres tid på at matche borgere med ledige praktikpladser, samtidigt med at virksomhedskonsulenterne sikrer kontinuerlig og tæt kontakt og opfølgning ift. virksomhederne. 5
Etablering af en målrettet kommunikationsstrategi og plan. Dækker over en målrettet kommunikationsstrategi og plan, der kan understøtte indsatsen for at indgå samarbejdsaftaler med lokale virksomheder i Randers kommune. Samtidig skal kommunikationsplanen bidrage til en generel holdningsbearbejdning blandt borgere og virksomheder i Randers kommune omkring værdien ved etablering af praktikpladser. Strategien sigter imod to hovedformål: Medvirke til en holdningsdannelse i Randers kommune samt Informere relevante grupper, personer og virksomheder. Strategien arbejdes med kommunikation på tre overordnede niveauer: Niveau 1, Randers kommune/lokalsamfund; Niveau 2 Brancher og grupper af virksomheder; Niveau 3 Specifikke virksomheder og medarbejdere. Indenfor disse tre overordnede niveauer er en række konkrete initiativer blevet foreslået. It-support af jobcenterets indsatser for etablering af praktikpladser. Dækker over etableringen af en digitaliseret platform, hvorfra viden og data om praktikpladser, virksomheder og borgere kan deles blandt de af jobcenterets medarbejdere, der i det daglige er beskæftiget med etablering af praktikpladser. Samtidig giver systemet virksomhederne mulighed for, aktivt at søge og indtaste data omkring praktikpladser. Der er grundlæggende tre aktører i et kommende it system, som hver især har forskellige krav. Virksomhederne. Virksomhederne skal selv kunne oprette praktikpladser, slette og ændre disse, i takt med at deres behov opstår og ændrer sig. De skal også gerne kunne læse informationer der kan understøtte dem i deres valg og registreringerne. Virksomheds- og jobkonsulenter. Virksomheds- og jobkonsulenterne skal kunne se virksomhedernes praktikpladser. Det skal være muligt at søge på disse ud fra visse kriterier og/eller matche en jobsøger mod pladserne. Jobsøger. Jobsøgeren skal selv have mulighed for at søge praktikpladser, og tage kontakt til en virksomhed. Formålet med systemet er, at skabe kontakt til virksomhederne og dermed få flere praktikpladser til jobsøgerne, og derfor bør man i første omgang fokusere på dette. Systemet skal derfor ikke opfattes som et selvstændigt lukket system, som kan rumme alt hvad der har med formidling af praktikpladser at gøre. Systemet skal være et værktøj, som understøtter konsulenternes processer og letter kommunikationen med virksomhederne. Systemet skal være simpelt og anbefales, at man i udviklingen af systemet prioriterer at systemet skal være enkelt og hurtigt at betjene frem for en prioritering af avancerede muligheder i systemet. 6
1.5. Forslag til plan for implementering af systematiseret virksomhedskontakt I det følgende præsenteres en plan for implementeringen af aktiviteter, der skal virkeliggøre ønsket om et jobmarked, hvor virksomhederne aktivt kan tilmeldes sig jobcenterets praktikordninger, samt lette jobcenterets arbejde med kontakt til virksomheder og match mellem borgere og virksomhederne i kommunen. Figur 10. Overblik over implementering af systematiseret virksomhedskontakt i Jobcenter Randers 1. Organisering. Denne arbejdsstrøm dækker over implementeringen af anbefalinger indenfor organisering af virksomhedskonsulenter og jobkonsulenter samt rolle og ansvar relateret til varetagelse af arbejdsopgaver. 2. Kommunikation. I denne arbejdsstrøm etableres den anbefalede kommunikationsstrategi og plan, som skal understøtte at nuværende virksomheder fastholdes på det digitale jobmarked samt at nye virksomheder aktivt vælger, at indgå samarbejde med Jobcenter Randers. 3. It. I denne arbejdsstrøm analyseres, designes, testes og idriftsættes itsystemunderstøttelsen af det digitale jobmarked 4. Forandringsledelse og kommunikation. Denne arbejdsstrøm arbejder med at identificere målgrupperne for projektet, informere disse rettidigt og relevant med det formål at sikre åbenhed og støtte for de nye løsninger. Arbejdsstrømmen sikrer også passende involvering af interessenterne i udrulningen af projektets aktiviteter, så ejerskab for de nye værktøjer så tidligt som muligt forankres i organisationen. Kulturelle barrierer for succesfuld implementering tages der også hånd om i denne arbejdsstrøm. 7