Lean IT. 20 pct. værktøjer 80 pct. adfærd. Dato: 10. maj 2007 SAS CIO Networking

Lean IT 20 pct. værktøjer 80 pct. adfærd Dato: 10. maj 2007 SAS CIO Networking

Lean IT grundprincipper Afdelinger Afdelinger Leverandør Afdelinger Kunde De grundlæggende principper for at designe en Lean-organisation: Fokuser på værdi for kunden både bruger og slutkunde Value streams: Tænk i værdiskabelsen på tværs af IT organisationen, inklusive leverandører Flow: Eliminer alt spild [Muda], der forhindrer, at IT processerne strømmer Pull: Lad kunden udløse produktionen Perfektion [Kaizen]: Skab en lærende IT organisation, hvor vedvarende forbedringer er integreret i virksomhedens kultur. PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 3

Hvad kendetegner en Lean IT organisation? Traditionelle IT-organisationer Kontrakter, SLA, KPI er mv. Lean IT organisationer Hvad der betyder noget for kunden? Ledelsen beslutter Ydre motivation (belønning, konsekvens) Funktioner og processer Autoritet og kontrol IT faglig kompetence Måle performance og målopfyldelse Hierarkisk, Top-down Faglig organisering i siloer Opgave/aktivitetsorganisering Funktioner og processer Afdelingssyn Centralisering af ansvar Faglig forankring Os og de andre Teknisk fokus og indsigt (kun) Kun specialister Reaktiv Videreudvikle kompetencer Ledelse Organisation Kultur Beslutninger integreret i arbejdet og tæt på kunden Indre motivation (stolthed, arbejdsglæde) Systemer og flow Coaching, mentoring, uddelegering, synlighed, værdier Ledelsesmæssig kompetence Skabe kundeværdi, opfordre og belønne gode idéer Horisontalt flow imod kunden end-to-end Flow og kundefokus Flow og kundefokus Systemer og flow Holistisk, systemsyn Uddelegering af ansvar Forandringsparathed Vores kunder og os alle Forretningsmæssig fokus og indsigt (også) Også generalister Proaktiv Udvikle nye kompetencer Projekter, programmer og Big Bang Ønsker ikke at tage ansvar, frygter konsekvenser Løse umiddelbare problemer Små, vedvarende skridt imod det perfekte Ønsker at tage ansvar og ved at fejl ikke straffes Identificere bedre måder at gøre arbejdet på PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 5

Hvad kendetegner en Lean CIO? Traditionel ledelsesadfærd Lean Ledelsesadfærd Planlægger og prioriterer opgaver; medarbejderen opfylder mål sat af lederen Lederens dør er åben, hvis medarbejderen har brug for hjælp Sætter retning og forventninger. Coacher og udvikler dagligt medarbejderen i forhold hertil Er synlig, tilgængelig, lyttende og udøver personlig ros og anerkendelse Laver grafer og giver tilbagemelding, når mål ikke nås. Agerer problemløser, når noget går galt Drager konklusioner, springer til løsninger uden visuel undersøgelse af problem eller årsag Vurderer individuel opfyldelse af individuelle mål Tager for givet, at aftalte standarder bliver fulgt. Bebrejder og irettesætter, når noget går galt Bruger meget tid på brandslukning, møder og statusrapportering. Når noget går galt bebrejdes, skjules eller bortforklares problemet Monitorerer og auditerer teammål dagligt. Faciliterer dagligt problemløsning og sikrer brug af PDCA Problemer er velkomne og en mulighed for at Vejleder medarbejderen i årsag - virkning - analyser. Evig stræben efter at være bedre i dag end i går forbedre sig. Udforskes ved bruger af 5 x hvorfor Sikrer, at teammål Tager beslutninger supporterer visionen, og vurderer dagligt teams opfyldelse af teammål baseret på fakta og har simple, visuelle standarder for alle vigtige processer, som tjekkes dagligt PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 6

Hvad betyder Lean for fremtidens CIO? CIO som forretningsleder - Opbygger relationer på øverste ledelsesniveau - Forstår og supporterer forretningsstrategi og fælles visioner - Leder det brede forretningsperspektiv - Leder store transformationer - Har succes med tidligere projekter - Opererer sikkert i et politisk hav - Bygger bro til andre nøgleledere i forretningen - Kundefokuseret - Har både proces og systemperspektiv - Har fokus på benefits Forretningsstrateg PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 7

Hvad betyder Lean for fremtidens CIO? CIO som teknisk leder - Opbygger og leder IT organisationen - Leverer på IT strategien - Integrerer forretningsstrategi og IT strategi - Leder IT service processen - Tager svære tekniske beslutninger - Styrer leverandører og sourcer effektivt - Forstår IT operationen - Viden om IT og teknik - Teknisk visionær - Forstår og influerer forsyningskæden i branchen - Deltager i IT community og markedspladsen - Forstår innovationsprocessen IT IT innovator PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 8

Hvad betyder Lean for fremtidens CIO? CIO som personlig leder - Indrammer problemer kreativt - Løser problemer - Gode kommunikations- og forhandlingsevner - Teamwork og samarbejde - Inspirerende - Etisk engageret - Fortsat personlig forbedring - Selvtillid - Handlingsorienteret - Personlig integritet - Ambitiøs - Leder de ansatte - God til prioritering af tid Stærk leder PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 9

Sådan bliver du ikke en Lean CIO! 1. Vær hands on CIO 2. Dæk dig bag ITIL og procedurer 3. Vent på at forretningen stiller krav 4. Levér ikke projekter som forudsat 5. Brug mest mulig tid internt i IT organisationen 6. Markedsføring er da kun noget marketingafdelingen gør! 7. Skab flest relationer nedad i organisationen og indenfor IT 8. Undgå kontakt med kunder og samarbejdspartnere 9. Tænk som en CFO - se din hovedrolle som controller 10. Lad være med at udtale dig om forretningen PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 10

Implementeringen realiserer kortsigtede resultater i et langsigtet perspektiv Der skabes et effektivt forum for forankring og en åben og vedvarende forbedringskultur. Derved realiseres medarbejdernes potentiale for at blive lidt bedre. Hver dag! Kaizen Resultater Første Lean forløb Kaizen Uden Kaizen Køres af Andet Lean forløb organisationen selv Tid PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 11

Lean IT indføres bedst i en medarbejderdrevet fasemodel Lean IT er først og fremmest et spørgsmål om at skabe en varig og løbende forbedringskultur Fase I: Mobilisering og uddannelse Introduktion Lean Academy Fase II: Værdiskabelse og Flow A: Projekt Kaizen B: Værdi og Værdistrømme C: Faktaanalyse D: Løsninger og Transformation E: Detaljering og Implementering Kulturforandring i it-organisationen Fase III: Perfektion Løbende forbedringer Acceleratorer: Prædefinerede projektelementer Best Practice IT Governance model TITP process Transforming IT Performance MDM process Master Data Management HDM proces Help Desk Management ITIL Framework PACE ERP Best Practice Processer IT CPM proces Performance Management Accelerated CBI Continous Business Improvements PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 12

Eksempel på Kaizentavle i IT funktion Organisering Processer Problem Mennesker Systemer Problembeskrivelse (hvad, hvordan & hvornår) Aktiviteter Ansvar Deadline Konsekvenser (hvem og hvad) Omfang (hvor meget, hvor mange & hvor ofte) PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 13

At gøre de rigtige ting på den rigtige måde Lean IT hos stor dansk klient Incident Management & Service Requests (ITIL) Demand planning Åben kommunikation om konsekvenser Brændende platform Enkelhed der passer til kulturen Lean Lederskab Gemba Medarbejderdreven realisering Ledelsens involvering Kultur for at finde spild og fejl med glæde Fokus på forbedringer overalt Kaizen er kulturbærer for IT funktionen i hverdagen PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 14

PA Contact Sune Adam W. A. Schackenfeldt Tuborg Boulevard 5 2900 Hellerup Office: +45 3925 5000 Mobile: +45 4099 4675 E-mail: sune.schackenfeldt@paconsulting.com PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. - Schackenfeldt - Lean IT 16